Image
1000 ‎Rochester Hills Dr‎
Rochester Hills‎, ‎MI ‎
48309‎
(‎248‎) ‎656‎-‎4600‎
Home Page‎:  ‎
www‎.‎rochesterhills‎.‎org‎
Rochester Hills
Minutes
Planning Commission
Chairperson William Boswell‎, ‎Vice Chairperson Deborah Brnabic‎
Members‎:  ‎Gerard Dettloff‎, ‎Dale Hetrick‎, ‎Greg Hooper‎, ‎Nicholas O‎. ‎Kaltsounis‎,‎
David A‎. ‎Reece‎, ‎C‎. ‎Neall Schroeder‎, ‎Emmet Yukon‎
7:00 PM
1000 Rochester Hills Drive
Tuesday, December 11, 2012
CALL TO ORDER
Chairperson William Boswell called the Special Meeting to order at ‎7‎:‎02 ‎
p‎.‎m‎. ‎in the Auditorium‎.‎
ROLL CALL
 
William Boswell‎, ‎Deborah Brnabic‎, ‎Gerard Dettloff‎, ‎Greg Hooper‎, ‎Nicholas ‎
Kaltsounis‎, ‎David Reece‎, ‎C‎. ‎Neall Schroeder and Emmet Yukon‎
Present
8 - 
Dale Hetrick
Absent
1 - 
Quorum present‎ ‎(‎Mr‎. ‎Hetrick entered at ‎7‎:‎11 ‎p‎.‎m‎.)‎
 
Also present‎:  ‎Ed Anzek‎, ‎Director of Planning and Economic Dev‎.‎
                        Maureen Gentry‎, ‎Recording Secretary‎
APPROVAL OF MINUTES
2012-0468
October ‎23‎, ‎2012 ‎Special Meeting‎
 
A motion was made by Schroeder‎, ‎seconded by Yukon‎, ‎that this matter be ‎
Approved as Amended ‎(‎two typos‎). ‎The motion carried by the following vote‎:‎
Aye
Boswell‎, ‎Brnabic‎, ‎Dettloff‎, ‎Hooper‎, ‎Kaltsounis‎, ‎Reece‎, ‎Schroeder and ‎
Yukon‎
8 - 
Absent
Hetrick
1 - 
 
COMMUNICATIONS
 A‎)‎     Planning ‎& ‎Zoning News dated Oct‎. ‎2012‎
 B‎)‎     Email from Ed Anzek‎, ‎dated Nov‎. ‎12‎, ‎2012‎ re‎: ‎IRS Rules ‎- ‎Board ‎
 Employees‎
 C‎)‎     Email from Ken Klinzman‎, ‎dated Dec‎. ‎10‎, ‎2012‎ re‎: ‎The Legacy Site ‎
 Condos‎
 D‎)‎     Letters ‎(‎2‎) ‎from Charlotte Burckhardt dated Dec‎. ‎4‎, ‎2012‎ and Oct‎. ‎
 26‎, ‎2012‎ re‎: ‎Oakland Township MLUP‎
  
NEW BUSINESS
2012-0479
Request for Tree Removal Permit ‎- ‎City File No‎. ‎05‎-‎031 ‎- ‎The Legacy Site ‎
Condominiums‎, ‎for the removal and replacement of up to ‎12 ‎trees associated ‎
with the development of ‎11‎-‎unit Site Condos on ‎4‎.‎5 ‎acres located on the north ‎
side of Hamlin‎, ‎east of Livernois‎, ‎zoned R‎-‎3‎, ‎One Family Residential‎, ‎Parcel ‎
No‎. ‎15‎-‎22‎-‎351‎-‎013‎.  ‎There are ‎21 ‎regulated trees on site‎.  ‎Paul Rosati‎, ‎Rosati ‎
Mason Contractors‎, ‎Applicant‎.‎
Chairperson Boswell announced that if anyone wished to speak on an ‎
agenda item‎, ‎there were cards in the back of the Auditorium to be filled ‎
out and returned to the Secretary‎.‎
 
(‎Reference‎:  ‎Staff Report prepared by Ed Anzek‎, ‎dated December ‎7‎, ‎
2012 ‎and site condo plan had been placed on file and by reference ‎
became part of the record thereof‎.)‎
 
Present for the applicant were  Marco Rosati‎, ‎Rosati Mason Contractors‎, ‎
Inc‎.‎, ‎1683 ‎W‎. ‎Hamlin‎, ‎Rochester Hills‎, ‎MI ‎48309 ‎and Albert Mickalich‎, ‎
Mickalich Engineering‎, ‎Inc‎.‎, ‎15243 ‎Hawley Rd‎, ‎Holly‎, ‎MI  ‎48442‎.‎
 
Mr‎. ‎Anzek recapped that the proposed development had been approved ‎
in ‎2007‎.  ‎The applicants had received Preliminary and Final Site Condo ‎
approval‎, ‎all Engineering approvals‎, ‎approval of the Master Deed and ‎
By‎-‎Laws and approval from all outside agencies‎.  ‎The City thought the ‎
process was completed‎, ‎but construction never commenced due to the ‎
economy‎.  ‎When things turned around and the applicant came in to get ‎
permits‎, ‎Staff found that the approvals had expired‎, ‎and determined that ‎
the applicants would have to go through the process for a re‎-‎approval‎.  ‎
One reason was that there had been new Engineering standards ‎
established and also‎, ‎there were changes to the trees on site‎. ‎Several ‎
had been removed by the Road Commission due to the improvements to ‎
the Hamlin and Livernois intersection‎.  ‎
 
Mr‎. ‎Anzek advised that the project had the same lot layout‎; ‎it met all the ‎
zoning requirements‎; ‎the retention basin had been expanded to meet the ‎
new standards‎; ‎the tree survey was updated‎, ‎in which he participated‎; ‎and ‎
all other requirements had been met‎.  ‎Staff recommended that the ‎
Planning Commission re‎-‎issue a new Tree Removal Permit and ‎
Recommend the Preliminary and Final Site Condo Approval so it could ‎
be taken to Council‎.  ‎Mr‎. ‎Rosati had informed him that they had a buyer ‎
and builder ready‎, ‎and Mr‎. ‎Rosati was eager to get it finalized‎.  ‎Mr‎. ‎Anzek ‎
asked if there were any questions‎, ‎noting that he had received an email ‎
from a neighbor concerned about water runoff to his property ‎(‎copy given ‎
to the Commissioners and also placed on file in the Planning and ‎
Economic Development Department‎).  ‎Mr‎. ‎Anzek discussed the matter ‎
with Mr‎. ‎Mickalich‎, ‎who advised that there would be systems installed that ‎
should remedy any problem‎.  ‎The runoff was actually generated offsite ‎
and brought onto the Rosati site‎.  ‎Mr‎. ‎Anzek also received a call from ‎
another neighbor who expressed a similar concern about the site being ‎
wet‎.  ‎Mr‎. ‎Anzek believed that with the addition of the detention facilities ‎
and the approval of the Engineering Department‎, ‎that those matters ‎
would be resolved‎.‎
 
Chairperson Boswell asked the applicants to introduce themselves for the ‎
record and asked if they wished to add anything‎.‎
 
Mr‎. ‎Rosati introduced himself and answered that he did not have anything ‎
further to add‎.  ‎Chairperson Boswell asked the Commissioners if they had ‎
any questions or comments‎.‎
 
Mr‎. ‎Dettloff congratulated the applicants on a significant moment in ‎
moving the project forward‎.  ‎He asked if all the financing was intact and ‎
whether they were going through a bank‎.  ‎Mr‎. ‎Rosati confirmed that it was ‎
in place‎.  ‎
 
Chairperson Boswell opened the Public Hearing at ‎7‎:‎12 ‎p‎.‎m‎.‎
 
Jon Berg‎, ‎857 ‎Dressler‎, ‎Rochester Hills‎, ‎MI  ‎48307‎  ‎Mr‎. ‎Berg stated ‎
that his house was adjacent to the property under review‎.  ‎He had ‎
comments regarding the drainage‎, ‎and said that he echoed the concerns ‎
he heard‎.  ‎He said that he could confirm that there was a lot of drainage ‎
every time it rained‎, ‎especially in the spring when it went into the storm ‎
drain on the southwest corner of his property‎.  ‎He would like to see what ‎
would be going in to address his concern‎.  ‎He indicated that if there would ‎
be some sort of retention pond that he would like it to be safe for kids‎.  ‎He ‎
noted that there were several neighbors by him with young children‎, ‎and ‎
safety was a concern‎.  ‎He mentioned a line of trees and shrubs in the ‎
easement between his property and the Rosati property‎, ‎and stated that if ‎
those needed to be removed‎, ‎it would be fine with him‎.  ‎There were a lot of ‎
grape vines and materials that were choking things‎.  ‎He wished the ‎
applicants good luck‎.‎
 
Seeing no one else who wished to speak‎, ‎Chairperson Boswell closed the ‎
Public Hearing at ‎7‎:‎14 ‎p‎.‎m‎.‎
 
Mr‎. ‎Anzek attested that the City Engineers had approved and refined the ‎
detention system‎.  ‎It had been expanded for additional capacity‎.  ‎He ‎
asked Mr‎. ‎Mickalich to further clarify‎.  ‎Mr‎. ‎Mickalich maintained that they ‎
incorporated all City standards with the resizing of the detention basin to ‎
meet a ‎10‎-‎25 ‎year storm‎.  ‎All slopes met the City’s standards‎.  ‎Regarding ‎
sheet flow runoff onto adjacent properties‎, ‎he explained that it would not ‎
occur because it would be part of the standards they had to accept‎.  ‎They ‎
had to accept other people’s runoff and their ‎(‎Legacy‎'‎s‎) ‎runoff would not ‎
leave the site and go onto anyone else’s‎.  ‎They would be improving the ‎
situation and collect storm runoff‎.‎
 
Mr‎. ‎Schroeder asked if it would be a dry pond‎, ‎and Mr‎. ‎Mickalich advised ‎
that it would not be‎.  ‎Mr‎. ‎Schroeder asked how deep the water would be‎, ‎
and was told two‎-‎and‎-‎a‎-‎half feet‎.‎
 
Mr‎. ‎Kaltsounis concurred with what Mr‎. ‎Mickalich mentioned about water ‎
runoff‎, ‎and Mr‎. ‎Kaltsounis felt that it was in the perfect spot‎.  ‎He was ‎
concerned about safety for children‎, ‎since it would not be a dry pond and ‎
would collect water‎.  ‎He felt that could create an issue for a lost child‎, ‎for ‎
example‎.  ‎He mentioned the Islamic church near Auburn and Crooks and ‎
said that they had installed a gate around their pond‎.  ‎He asked the ‎
applicants if they would be willing to do that‎.‎
 
Mr‎. ‎Rosati said that he recalled a similar situation with the adjacent ‎
church property ‎(‎Covenant Church‎).  ‎They had a pond that held water at ‎
all times‎, ‎and there was no fence‎.  ‎It was a common area with swings‎, ‎and ‎
it was kind of established as a park‎.  ‎He was trying to understand the ‎
difference between the two‎.  ‎He noted that his pond would be shallower‎.‎
 
Mr‎. ‎Kaltsounis said that the difference was that they would be right up ‎
against neighbors‎.  ‎Mr‎. ‎Rosati believed that the church was against ‎
neighbors‎, ‎and that it was at the same type of location‎.  ‎Mr‎. ‎Kaltsounis ‎
pointed out that it was at the far side of the property‎, ‎and that Mr‎. ‎Rosati’s ‎
property was right behind homes‎.  ‎Mr‎. ‎Rosati maintained that there were ‎
homes right behind the church’s pond also‎.  ‎He mentioned that as a kid‎, ‎
he had a tree house in the nearby trees‎.  ‎Mr‎. ‎Kaltsounis asked if there ‎
were other options to keep it safer‎.‎
 
Mr‎. ‎Mickalich stated that they would have to make it a dry pond‎.  ‎Mr‎. ‎
Kaltsounis asked if that would be a lot of work‎.  ‎Mr‎. ‎Mickalich said it would ‎
not be‎, ‎but Engineering wanted a wet pond‎.  ‎Mr‎. ‎Kaltsounis felt that the ‎
easiest way to solve the problem would be to put a fence around the ‎
basin‎.  ‎Mr‎. ‎Mickalich said that they followed the Engineering standards ‎
adopted‎, ‎and slopes determined what was safe and what was not‎.  ‎Mr‎. ‎
Kaltsounis asked about the slope ratio‎, ‎and Mr‎. ‎Mickalich said that it was ‎
a one on six‎.  ‎Mr‎. ‎Kaltsounis asked how deep it was from the top to the ‎
bottom and how deep it would be if he was standing at the edge‎.  ‎Mr‎. ‎
Mickalich answered that per Ordinance‎, ‎the standing water on a normal ‎
day that had to be retained was two‎-‎and‎-‎a‎-‎half feet deep‎.   ‎For the worst ‎
storm in ‎25 ‎years‎, ‎the level would be about three‎-‎and‎-‎a‎-‎half feet deep to ‎
the permanent water elevation‎.  ‎Mr‎. ‎Kaltsounis asked what the typical ‎
water level would be‎, ‎and Mr‎. ‎Mickalich advised that it would be ‎831‎.‎50‎.  ‎
The bottom of the basin was at ‎829‎, ‎and he reiterated that it would be a ‎
one on six slope‎, ‎meaning that if someone was in the water‎, ‎that would be ‎
a comfortable slope to get out of the basin‎.  ‎
 
Chairperson Boswell indicated that he was not sure it was different from ‎
any other development in the City‎.  ‎He asked Mr‎. ‎Davis‎, ‎Deputy Director ‎
of DPS‎/‎Engineering to comment‎.  ‎Mr‎. ‎Davis was present for the third ‎
agenda item‎.‎
 
Mr‎. ‎Davis agreed that it was not any different‎.  ‎There was a similar project ‎
under construction currently ‎(‎he referred to Rochester Meadows on the ‎
south side of Avon‎, ‎east of Rochester‎) ‎where they had heard the same ‎
type of concerns from adjacent residents‎.  ‎That basin was constructed ‎
with a detention area and also a forebay area‎.  ‎It had a permanent ‎
standing water level with a minimum of two feet‎.  ‎It was over‎-‎excavated to ‎
provide that‎.  ‎He agreed that what Mr‎. ‎Mickalich had said was correct‎; ‎per ‎
the City’s Engineering Standards‎, ‎if there was a one‎-‎on‎-‎six side slope for ‎
the basin‎, ‎it was considered a walkable slope and a slope that was flat ‎
enough so that it did not require fencing‎.  ‎When there were steeper side ‎
slopes‎, ‎the City would allow a basin to be constructed with a one‎-‎on‎-‎three ‎
slope‎, ‎but anything steeper than that was not permitted‎.   ‎Between a ‎
one‎-‎on‎-‎three and a one‎-‎on‎-‎six‎, ‎the City would require a basin to be ‎
fenced‎.  ‎If there was a flatter side slope‎, ‎the basin would take up more ‎
area‎.  ‎Generally‎, ‎developers would go with that to avoid having to put a ‎
fence around the basin‎.  ‎The proposed design was a result of the City’s ‎
Engineering Standards that were adopted four years ago‎.  ‎It was a ‎
balance to try to encourage sediment not being transferred downstream‎.  ‎
The sediment would settle into the forebay before it hit the detention area ‎
and then exit‎.  ‎To make it safer‎, ‎it would have to be a dry basin‎, ‎but the ‎
Oakland County Water Resources Commissioner preferred the ‎
incorporation of forebays and incorporating provisions in basins to ‎
encourage sediment to settle out‎.‎
 
Hearing no further discussion‎, ‎Mr‎. ‎Kaltsounis read and moved the first ‎
motion in the packet‎.  ‎He thanked Staff for re‎-‎looking at the development‎, ‎
and said that he appreciated getting a second look at the changes‎.‎
 
MOTION‎ by Kaltsounis‎, ‎seconded by Yukon‎, ‎in the matter of City File No‎. ‎
05‎-‎031 ‎(‎The Legacy Site Condominiums‎)‎, ‎the Planning Commission ‎
grants a Tree Removal Permit for an ‎11‎-‎unit site condo development on ‎
4‎.‎5 ‎acres‎, ‎located on Hamlin between Livernois and Rochester‎, ‎zoned ‎
R‎-‎3‎, ‎One Family Residential‎, ‎Parcel No‎. ‎15‎-‎22‎-‎351‎-‎013‎,  ‎based on plans ‎
dated received by the Planning and Development Department on ‎
October ‎19‎, ‎2012‎, ‎with the following three ‎(‎3‎) ‎findings and subject to the ‎
following one ‎(‎1‎) ‎condition‎.‎
  
 Findings‎:‎
  
1‎.  ‎The proposed removal and replacement of regulated trees is in ‎
conformance with the Tree Conservation Ordinance‎.‎
2‎.  ‎The applicant is  proposing to preserve ‎43 ‎percent of regulated trees ‎
on‎-‎site‎.‎
3‎.  ‎The applicant is proposing to replace as many as ‎6 ‎regulated trees ‎
with ‎12 ‎replacement tree credits on site‎.‎
 
Condition‎:‎
 1‎.‎     Install tree protective fencing‎, ‎as reviewed and approved by the City’s ‎
 Landscape Architect‎, ‎prior to issuance of the Land Improvement ‎
 Permit‎.‎
A motion was made by Kaltsounis‎, ‎seconded by Yukon‎, ‎that this matter be ‎
Approved‎. ‎The motion carried by the following vote‎:‎
Aye
Boswell‎, ‎Brnabic‎, ‎Dettloff‎, ‎Hetrick‎, ‎Hooper‎, ‎Kaltsounis‎, ‎Reece‎, ‎Schroeder ‎
and Yukon‎
9 - 
 
Chairperson Boswell stated for the record that the motion had passed ‎
unanimously‎.‎
 
Mr‎. ‎Schroeder recalled that when the project was reviewed previously‎, ‎the ‎
Commission questioned the need for a passing lane‎.  ‎He asked if that ‎
was looked at again‎.‎
 
Mr‎. ‎Rosati said that he was not aware of that request‎.  ‎Mr‎. ‎Anzek advised ‎
that with the improvements to Hamlin and the taper lanes‎, ‎with the ‎
reactivation of the project‎, ‎the question was brought to the Traffic ‎
Engineer‎.  ‎He stated that a passing lane would not be necessary at this ‎
time because of how the improvements were done‎.  ‎
 
2007-0325
Public Hearing and request for Preliminary and Final Site Condominium ‎
Plan Approvals ‎- ‎The Legacy Site Condominiums‎, ‎a proposed ‎11‎-‎unit ‎
development on approximately ‎4‎.‎5 ‎acres‎, ‎located on the north side of ‎
Hamlin‎, ‎east of Livernois‎, ‎zoned R‎-‎3‎, ‎One Family Residential‎, ‎Parcel No‎. ‎
15‎-‎22‎-‎351‎-‎013‎, ‎Rosati Mason Contractors‎, ‎LLC Applicant‎.‎
MOTION‎ by Kaltsounis‎, ‎seconded by Schroeder‎, ‎in the matter of File No‎. ‎
05‎-‎031 ‎(‎Legacy Site Condominiums‎)‎, ‎the Planning Commission ‎
recommends that City Council approve the Preliminary and Final Site ‎
Condominium Plans‎ ‎for an ‎11‎-‎unit development on ‎4‎.‎5 ‎acres‎, ‎located on ‎
Hamlin between Livernois and Rochester‎, ‎Parcel No‎. ‎15‎-‎22‎-‎351‎-‎013‎, ‎
zoned R‎-‎3‎, ‎One Family Residential‎, ‎based on plans dated received by ‎
the Department of Planning and Economic Development on October ‎19‎, ‎
2012‎, ‎with the following four ‎(‎4‎) ‎findings and subject to the following  five ‎
(‎5‎) ‎conditions‎.‎
  
 Findings‎:‎
  
 1‎.‎     Upon compliance with the following conditions‎, ‎all applicable ‎
 requirements of the One‎-‎Family Residential Detached ‎
 Condominiums Ordinance and Zoning Ordinance can be met‎.‎
  
 2‎.‎     Adequate public utilities are currently available to properly service the ‎
 proposed development‎.‎
  
3‎.‎     The Tentative and Final Plan represent a reasonable and acceptable ‎
plan for developing the property‎.‎
 
 4‎.‎     The Tentative and Final Plan are in conformance with the Final Plan ‎
 approved by City Council on June ‎27‎, ‎2007‎.‎
  
 Conditions‎:‎
 
 1‎.‎     Provide a performance guarantee in the amount of ‎$23,510.00‎, ‎as ‎
 adjusted if necessary by the City‎, ‎to ensure the proper installation ‎
 of replacement trees‎, ‎irrigation and other landscaping‎.  ‎Such ‎
 guarantee to be provided by the applicant prior to issuance of a ‎
 Land Improvement Permit‎.‎
 
 2‎.‎     The applicant must post a bond for any monuments and irons not set‎, ‎
 prior to issuance of the Land Improvement Permit‎.‎
 
3‎.         ‎Compliance with the Engineering Department memo dated ‎
October ‎31‎, ‎2012 ‎prior to Construction      Plan Approval and compliance ‎
with the Fire Department memo dated October ‎31‎, ‎2012‎, ‎prior to Final    ‎
Approval by Staff‎.‎
 
 4‎.        ‎Deposit ‎$‎2‎,‎200‎.‎00 ‎into the City’s Tree Fund for one street tree per ‎
 lot‎.‎
 
5‎.       ‎Entryway signage shall be approved and permitted by the Building ‎
Department‎.‎
A motion was made by Kaltsounis‎, ‎seconded by Schroeder to Recommend ‎
Approval and send to the City Council Regular Meeting‎. ‎The motion carried by ‎
the following vote‎:‎
Aye
Boswell‎, ‎Brnabic‎, ‎Dettloff‎, ‎Hetrick‎, ‎Hooper‎, ‎Kaltsounis‎, ‎Reece‎, ‎Schroeder ‎
and Yukon‎
9 - 
Chairperson Boswell stated again for the record that the motion had ‎
passed unanimously‎.  ‎He commented that although the project had been ‎
approved‎, ‎it had been five years‎, ‎and he thanked Staff for bringing it ‎
forward again so they all knew‎.  ‎He wished the applicants good luck‎, ‎and ‎
said that hopefully‎, ‎it was a sign of things to come‎, ‎commenting that ‎
things had been a little slow at the Planning Commission for the past few ‎
years‎.‎
 
UNFINISHED BUSINESS
2012-0062
Request for Site Plan Approval ‎- ‎City File No‎. ‎04‎-‎034‎.‎2 ‎- ‎A proposed ‎6‎,‎010 ‎
square‎-‎foot‎, ‎3500‎-‎ton Salt Storage Facility on ‎7‎.‎6 ‎acres next to the City‎'‎s DPS ‎
Facility on Auburn Road‎, ‎west of John R‎, ‎zoned R‎-‎4‎, ‎One Family Residential‎, ‎
Parcel No‎. ‎15‎-‎26‎-‎451‎-‎032‎, ‎City of Rochester Hills DPS‎/‎Engineering ‎
Department‎, ‎Applicant‎
(‎Reference‎:  ‎Memo prepared by Ed Anzek‎, ‎dated December ‎7‎, ‎2012 ‎and ‎
Site Plan had been placed on file and by reference became part of the ‎
record thereof‎.)‎
 
Present for the City was Paul Davis‎, ‎Deputy Director of DPS‎/‎Engineering‎. ‎
 
Mr‎. ‎Davis stated that when he was last before the Planning Commission ‎
in October‎, ‎he presented some of the changes to the facility and the ‎
drawings reflected those changes prior to the meeting‎.  ‎During the ‎
meeting‎, ‎Mr‎. ‎Hooper suggested that additional landscaping should be ‎
incorporated in the berm area‎, ‎perhaps adding ‎30‎, ‎10 ‎to‎12‎-‎foot tall ‎
evergreen‎-‎type trees‎, ‎to provide screening from Auburn Rd‎. ‎to the facility‎.  ‎
He showed a landscape drawing and mentioned that in the bottom right ‎
corner‎, ‎it showed the height at six to seven feet‎.  ‎After the October ‎
meeting‎, ‎he met with the Forestry Manager‎, ‎Gerry Lee and Parks and ‎
Forestry Director‎, ‎Mike Hartner and asked them to prepare the landscape ‎
plan‎.  ‎They recommended using six or seven‎-‎foot trees‎.  ‎They explained ‎
that the taller ones had a poor survival rate‎, ‎were easily wind‎-‎thrown‎, ‎and ‎
an adequate root system could not be established‎.  ‎They were also quite ‎
expensive for a short‎-‎term benefit‎.    ‎
 
Mr‎. ‎Davis indicated existing trees on the drawing‎.  ‎There were ‎15 ‎
deciduous and pine trees shown‎.  ‎He noted that the proposed trees could ‎
be moved around‎.  ‎They decided to put some trees east of the primary ‎
entrance into the salt storage building to provide additional screening‎.  ‎
He asked if there were any questions‎, ‎and said that he was asking for ‎
approval so they could move forward and bid it‎, ‎which they planned to do ‎
in January ‎2013‎.‎
 
Chairperson Boswell asked if there were any comments‎.  ‎He said that he ‎
showed the proposed building to some people‎, ‎and they agreed with Mr‎. ‎
Reece about the building‎.  ‎Chairperson Boswell remarked that it was the ‎
prettiest ugly building they had reviewed‎, ‎but he acknowledged that it was ‎
a salt storage building‎.‎
 
Mr‎. ‎Schroeder moved the following motion‎, ‎seconded by Mr‎. ‎Hetrick‎:‎
 
MOTION‎ by Schroeder‎, ‎seconded by Hetrick‎, ‎in the matter of City File ‎
No‎. ‎04‎-‎034‎.‎2 ‎(‎DPS Salt Storage Facility‎)‎, ‎the Planning Commission ‎
Approves the Site Plan for a ‎6‎,‎010 ‎square foot salt storage building on ‎
the City’s ‎7‎.‎6 ‎acre DPS facility on Auburn‎, ‎west of John R‎, ‎zoned R‎-‎4‎, ‎One ‎
Family Residential‎, ‎Parcel No‎. ‎15‎-‎26‎-‎451‎-‎032‎, ‎based on plans received ‎
by the Planning and Economic Development Department dated ‎
November ‎12‎, ‎2012‎, ‎with the following four ‎(‎4‎) ‎findings‎:‎
 
Findings‎:‎
 
1‎. ‎All requirements of the Zoning Ordinance‎, ‎other City Ordinances‎, ‎
standards and requirements can be met‎.‎
 
2‎. ‎Site circulation‎, ‎parking and loading areas are designed to avoid ‎
common traffic problems and promote safety‎.‎
 
3‎. ‎There will be a satisfactory and harmonious relationship between the ‎
development on the site and the existing development of contiguous land ‎
and adjacent neighborhoods‎.‎
 
4‎. ‎The proposed development will not have an unreasonably detrimental ‎
or an injurious effect upon the natural characteristics and features of the ‎
parcel being developed and the adjacent parcels of land‎.‎
A motion was made by Schroeder‎, ‎seconded by Hetrick that this matter be ‎
Approved‎
Aye
Boswell‎, ‎Brnabic‎, ‎Dettloff‎, ‎Hetrick‎, ‎Hooper‎, ‎Kaltsounis‎, ‎Reece‎, ‎Schroeder ‎
and Yukon‎
9 - 
 
Chairperson Boswell stated for the record that the motion had passed ‎
unanimously and thanked Mr‎. ‎Davis for the great addition to the City‎.  ‎Mr‎. ‎
Davis said that the employees at the garage were very excited to have it ‎
in place‎, ‎and it would take three to four months to construct‎.  ‎He ‎
concluded that it would be in place for next winter‎.‎
 
ANY OTHER BUSINESS
2012-0469
Request for Approval of the ‎2013 ‎Meeting Schedule‎
After reviewing the proposed ‎2013 ‎meeting schedule‎, ‎Mr‎. ‎Hooper ‎
suggested that the April‎, ‎July and September meetings be moved to the ‎
third Tuesday of the month because the first Tuesday was right by a ‎
holiday for each‎.  ‎Mr‎. ‎Reece felt that made sense‎.‎
 
Mr‎. ‎Anzek said that Staff discussed the schedule internally‎.  ‎He recalled ‎
that the Commissioners used to meet on the first and third Tuesdays of ‎
the month‎, ‎and it was decided to go to one meeting a month‎, ‎with the ‎
understanding that if business required‎, ‎a special meeting could be ‎
called‎.  ‎They decided on the first Tuesday of the month‎.  ‎He suggested ‎
that since they were going to move some meetings to the third Tuesday‎, ‎
that they should perhaps make all the meetings on the third Tuesday as ‎
the regularly scheduled meetings ‎- ‎to be consistent‎.  ‎They would not have ‎
conflicts with July ‎4‎th‎, ‎Labor Day or the elections‎.  ‎They could reserve the ‎
first Tuesday for special meetings if needed‎.  ‎He read the proposed dates ‎
for the third Tuesday of each month‎.‎
 
MOTION‎ by Kaltsounis‎, ‎seconded by Hetrick‎, ‎the Rochester Hills ‎
Planning Commission hereby establishes its ‎2013 ‎meeting schedule as ‎
revised at the December ‎11‎, ‎2012 ‎Special Meeting as follows‎:   ‎
 
 
ROCHESTER HILLS PLANNING COMMISSION‎
2013 ‎MEETING DATES‎**‎
                          January ‎15‎, ‎2013                 ‎July ‎16‎, ‎2013‎
                          February ‎19‎, ‎2013               ‎August ‎20‎, ‎2013‎
                         March ‎19‎, ‎2013                   ‎September ‎17‎, ‎2013‎
                        April ‎16‎, ‎2013                       ‎October‎15‎, ‎2013‎
                        May ‎21‎, ‎2013                       ‎November ‎19‎, ‎2013‎
                        June ‎18‎, ‎2013                      ‎December ‎17‎, ‎2013‎
 
**‎Meetings will be held on the third Tuesday of the month‎. ‎The Planning ‎
Commission reserves the right to add special Meetings or Workshops on ‎
another Tuesday of the month at the applicant’s request and cost or as ‎
necessary‎.  ‎Meetings may be cancelled if no applications are received in ‎
the appropriate timeframe‎.  ‎Meetings will be held at ‎7‎:‎00 ‎p‎.‎m‎. ‎in the ‎
Auditorium of the City Municipal Offices at ‎1000 ‎Rochester Hills Dr‎.‎, ‎
Rochester Hills‎, ‎MI ‎48309‎.‎
 
Voice Vote‎:       ‎All Ayes                                                       ‎
 
Chairperson Boswell stated that the ‎2013 ‎meeting schedule had been ‎
adopted unanimously‎.‎
 
ANY FURTHER BUSINESS‎:‎
 
Mr‎. ‎Dettloff asked the latest update for the southwest corner of Rochester ‎
and Auburn Rd‎.  ‎Mr‎. ‎Anzek said that Staff met with the applicant following ‎
the October Planning Commission meeting‎.  ‎They were starting to push ‎
buildings around and make it a little more respective of what Staff ‎
believed met the B‎-‎3 ‎intent‎.  ‎He and Mr‎. ‎Breuckman could not quite get ‎
the message to the applicants about McDonald’s‎, ‎and that there needed ‎
to be flow across the site‎, ‎and that it was treated as an island within the ‎
complex‎.  ‎The applicants filed concept plans‎, ‎and they were going ‎
through a departmental review‎.  ‎He and Mr‎. ‎Breuckman met with the Fire ‎
Department a little over a week ago to get their thoughts‎.  ‎The Fire ‎
Department saw a lot of problems with traffic on site‎.  ‎Everyone was ‎
meeting with the applicants again tomorrow‎.  ‎He remarked that if the Fire ‎
Department was not happy‎, ‎Staff was not happy‎.  ‎Staff also suggested that ‎
McDonald’s should be put on Rochester Rd‎.‎, ‎and they could then create ‎
frontage along Auburn that would be more in line with B‎-‎3‎, ‎but it appeared ‎
to fall on deaf ears‎.‎
 
Chairperson Boswell was surprised that McDonald’s did not want to be on ‎
Rochester Rd‎.  ‎Mr‎. ‎Anzek said that Mr‎. ‎Breuckman sent their architect a ‎
letter‎, ‎detailing the advantages and how it would fit in with B‎-‎3 ‎better‎.  ‎He ‎
guessed that the developer wanted a premium to be on Rochester Rd‎.  ‎
Mr‎. ‎Anzek spoke with a representative from Tim Hortons who looked at ‎
the plan‎, ‎and he did not think they could make a Tim Hortons the way it ‎
was designed with only six stacking lanes‎.   ‎Mr‎. ‎Anzek noted that the ‎
applicants also proposed moving the retail building on Rochester and ‎
wrapping it around Auburn‎, ‎with an uncommitted design for the building to ‎
the furthest west on Auburn‎, ‎but he would have to see what happened in ‎
the meeting planned for the following day‎.  ‎
 
Ms‎. ‎Brnabic noticed that they started construction of the Tim Hortons on ‎
Rochester north of Avon‎.  ‎Mr‎. ‎Dettloff asked about the soil issues for Taco ‎
Bell on Walton‎.  ‎Mr‎. ‎Anzek said that the applicants were redesigning the ‎
structure because of the soil‎.  ‎It was marl ‎(‎peat bog‎)‎, ‎and not suitable for a ‎
structure‎.  ‎He believed that they would have to build it on pilings‎.  ‎They ‎
were going to take the winter to redesign it and resubmit to the Building ‎
Department in January or February‎.  ‎Mr‎. ‎Kaltsounis noted that the ‎
development at the northeast corner of Auburn and Crooks was all built ‎
on moorings‎, ‎because he saw the way they ‎"‎pounded‎" ‎in the materials‎.‎
NEXT MEETING DATE
Chairperson Boswell reminded the Commissioners that the next Regular ‎
Meeting was scheduled for January ‎15‎, ‎2013‎.‎
ADJOURNMENT
Hearing no further business to come before the Planning Commission‎, ‎and ‎
upon motion by Kaltsounis‎, ‎Chairperson Boswell adjourned the Special ‎
Meeting at ‎8‎:‎50 ‎p‎.‎m‎.‎
 
 
 
_____________________________‎
William F‎. ‎Boswell‎, ‎Chairperson‎
Rochester Hills Planning Commission‎
 
 
 
_____________________________‎
Maureen Gentry‎, ‎Recording Secretary‎