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1000 ‎Rochester Hills Dr‎
Rochester Hills‎, ‎MI ‎
48309‎
(‎248‎) ‎656‎-‎4600‎
Home Page‎:  ‎
www‎.‎rochesterhills‎.‎org‎
Rochester Hills
Minutes
Planning Commission
Chairperson William Boswell‎, ‎Vice Chairperson Deborah Brnabic‎
Members‎:  ‎Gerard Dettloff‎, ‎Dale Hetrick‎, ‎Greg Hooper‎, ‎Nicholas O‎. ‎Kaltsounis‎,‎
David A‎. ‎Reece‎, ‎C‎. ‎Neall Schroeder‎, ‎Emmet Yukon‎
7:00 PM
1000 Rochester Hills Drive
Tuesday, March 19, 2013
CALL TO ORDER
Chairperson William Boswell called the Regular Meeting to order at ‎7‎:‎00 ‎
p‎.‎m‎. ‎in the Auditorium‎.‎
ROLL CALL
 
William Boswell‎, ‎Deborah Brnabic‎, ‎Gerard Dettloff‎, ‎Dale Hetrick‎, ‎Greg ‎
Hooper‎, ‎Nicholas Kaltsounis‎, ‎David Reece‎, ‎C‎. ‎Neall Schroeder and Emmet ‎
Yukon‎
Present
9 - 
Quorum present‎.‎
 
Also present‎:  ‎Ed Anzek‎, ‎Director of Planning and Economic Development‎
                        James Breuckman‎, ‎Manager of Planning‎
                        Maureen Gentry‎, ‎Recording Secretary‎
APPROVAL OF MINUTES
2013-0060
January ‎15‎, ‎2013 ‎Regular Meeting‎
 
A motion was made by Schroeder‎, ‎seconded by Kaltsounis‎, ‎that this matter be ‎
Approved as Presented‎. ‎The motion carried by the following vote‎:‎
Aye
Boswell‎, ‎Brnabic‎, ‎Dettloff‎, ‎Hetrick‎, ‎Hooper‎, ‎Kaltsounis‎, ‎Reece‎, ‎Schroeder ‎
and Yukon‎
9 - 
 
COMMUNICATIONS
 A‎)‎     Planning ‎& ‎Zoning News ‎(‎2‎) ‎dated January and February ‎2013‎
 B‎)‎     Letter from Charlotte Burckhardt dated March ‎14‎, ‎2013‎ re‎: ‎
 Oakland Township‎
 C‎)‎     Letter from Terry Gonser‎, ‎received March ‎8‎, ‎2013‎ re‎: ‎Charter Twp‎. ‎
 of Oakland Rezoning‎
 D‎)‎     Documents‎/‎CD received March ‎8‎, ‎2013‎ re‎:  ‎Above Rezoning in ‎
 Charter Twp‎. ‎of Oakland‎
 E‎)‎     Letter from Mr‎. ‎and Mrs‎. ‎Frank Suhy‎, ‎dated March ‎15‎, ‎2013‎ re‎: ‎
 Harvard Place‎
 F‎)‎     City Council Resolution dated March ‎19‎, ‎2013‎ re‎:  ‎Blossom Ridge ‎
 of Oakland Twp‎.‎
 G‎)‎     Nomination Forms for Community First Program‎
 
NEW BUSINESS
2012-0056
Request for Final Site Condominium Plan Recommendation ‎- ‎Avon Lakes ‎
Condominium‎, ‎City File No‎. ‎11‎-‎011‎, ‎a two‎-‎unit development on Mackwood‎, ‎west ‎
of Dequindre‎, ‎zoned R‎-‎4‎, ‎One Family Residential‎, ‎Parcel No‎. ‎15‎-‎25‎-‎202‎-‎040‎, ‎
Hamlin Associates‎, ‎Applicant‎
(‎Reference‎:  ‎Staff Report prepared by Ed Anzek‎, ‎dated March ‎15‎, ‎2013 ‎
and Final Plan‎/‎Exhibit B had been placed on file and by reference ‎
became part of the record thereof‎.)‎
 
Present for the applicant was Dale Garrett‎, ‎Hamlin Associates‎, ‎5877 ‎
Livernois‎, ‎Suite ‎103‎, ‎Troy‎, ‎MI  ‎48098‎.   ‎
 
Mr‎. ‎Anzek stated that it was a fairly straight‎-‎forward request for a two‎-‎unit ‎
Final Site Condominium Plan Recommendation to City Council‎.  ‎He ‎
noted that the Preliminary Plan had been before the Commissioners ‎
about a year ago‎.  ‎There was a limited common element to serve both ‎
units‎.  ‎Mr‎. ‎Garrett had established that the common element would be ‎
preserved in its natural state‎. ‎The two units would become part of the ‎
Avon Lakes Homeowner’s Association‎, ‎which was put in the Master Deed ‎
and reviewed by the City Attorney‎, ‎John Staran‎.  ‎Engineering had no ‎
issues with the Plan‎, ‎and Mr‎. ‎Anzek concluded that Staff recommended ‎
approval‎.‎
 
Chairperson Boswell asked the Commissioners if they had any ‎
comments or questions‎.  ‎Hearing none‎, ‎Mr‎. ‎Schroeder moved the ‎
following motion‎, ‎seconded by Mr‎. ‎Hetrick‎.  ‎Chairperson Boswell ‎
confirmed that Mr‎. ‎Garrett was aware of and had agreed to the conditions‎.‎
 
MOTION‎ by Schroeder‎, ‎seconded by Hetrick‎, ‎in the matter of City File ‎
No‎. ‎11‎-‎011 ‎(‎Avon Lakes Condominium‎)‎, ‎the Planning Commission ‎
recommends that City Council ‎grants Approval‎ of‎ ‎the ‎Final Site ‎
Condominium Plan‎, ‎based on plans dated received by the Planning ‎
Department on March ‎1‎, ‎2013‎, ‎with the following six ‎(‎6‎) ‎findings and ‎
subject to the following  two ‎(‎2‎) ‎conditions‎.‎
 
 
Findings‎:‎
 
 1‎.‎     Upon compliance with the following conditions‎, ‎the Final Plan ‎
 meets all applicable requirements of the Zoning Ordinance and ‎
 One‎-‎Family Residential Detached Condominiums Ordinance‎.‎
 
 2‎.‎     Adequate utilities are available to properly service the proposed ‎
 development‎.‎
 
 3‎.‎     The Final Plan represents a reasonable lot layout and orientation ‎
 that is harmonious with the surrounding developments‎. ‎
 
 4‎.‎     The development should have no substantially harmful effects on ‎
 the environment‎.‎
  
 5‎.‎     The proposed use will not create additional requirements at public ‎
 cost for public facilities and services that will be detrimental to the ‎
 economic welfare of the community‎.‎
  
 6‎.‎     The Final Plan is in conformance with the Preliminary Plan ‎
 approved by City Council on April ‎2‎, ‎2012‎.‎
 
Conditions‎:‎
 
 1‎.‎     Provision of ‎$200‎ per unit for street trees‎, ‎payment made prior to ‎
 obtaining a Land Improvement Permit‎.‎
 
 2‎.‎     That the applicant receives all engineering‎-‎related permits‎, ‎including ‎
 a Soil Erosion and a Sedimentation Control Permit‎.‎
A motion was made by Schroeder‎, ‎seconded by Hetrick‎, ‎that this matter be ‎
Recommended for Approval to the City Council Regular Meeting‎. ‎The motion ‎
carried by the following vote‎:‎
Aye
Boswell‎, ‎Brnabic‎, ‎Dettloff‎, ‎Hetrick‎, ‎Hooper‎, ‎Kaltsounis‎, ‎Reece‎, ‎Schroeder ‎
and Yukon‎
9 - 
Chairperson Boswell stated for the record that the motion had passed ‎
unanimously‎.‎
2010-0106
Request for Recommendation of the Amended and Restated Final Planned Unit ‎
Development ‎(‎PUD‎) ‎Agreement ‎- ‎City File No‎. ‎04‎-‎037‎.‎2 ‎- ‎Harvard Place PUD‎, ‎a ‎
168‎-‎unit apartment complex development on approximately ‎26 ‎acres‎, ‎located ‎
east of John R‎, ‎north of School Rd‎.‎, ‎Parcel Nos‎. ‎15‎-‎24‎-‎100‎-‎009‎, ‎-‎010‎, ‎-‎018‎, ‎
-‎019‎, ‎-‎028‎, ‎-‎029‎, ‎-‎037‎, ‎-‎038‎, ‎and ‎-‎040‎, ‎zoned PUD overlay‎, ‎MJC Harvard Place‎, ‎
LLC‎, ‎Applicant‎
(‎Reference‎:  ‎Staff Report prepared by James Breuckman‎, ‎dated March ‎
15‎, ‎2013‎, ‎PUD Agreement and Final Site Plans had been placed on file ‎
and by reference became part of the record thereof‎.)‎
 
Present for the applicant were Louie Chirco and Shamik Tripathy‎, ‎MJC ‎
Harvard Place‎, ‎LLC‎, ‎46600 ‎Romeo Plank‎, ‎Suite ‎5‎, ‎Macomb‎, ‎MI  ‎48044 ‎
and Ralph Nunez‎, ‎Design Team‎, ‎Ltd‎.‎, ‎925 ‎E‎. ‎Maple Rd‎.‎, ‎Suite ‎103‎, ‎
Birmingham‎, ‎MI  ‎48009‎.‎
 
Mr‎. ‎Breuckman stated that the plans presented were consistent with the ‎
PUD concept previously approved by the Planning Commission and City ‎
Council‎.  ‎The applicant had now brought forward a PUD contract and ‎
Final Site Plan for review and recommendation to Council‎.  ‎A Tree ‎
Removal Permit was required as part of the submittal‎.  ‎Mr‎. ‎Breuckman ‎
advised that the City Attorney had reviewed the PUD contract‎, ‎which was ‎
an amendment to the approved Oakville Estates contract‎.  ‎It contained all ‎
offsite improvements and conditions as applicable‎, ‎and included a few ‎
new conditions as discussed with the concept review‎.  ‎The most notable ‎
change was that there was a reduction in the tree preservation‎.  ‎The ‎
reason was because there was a gas pipeline that crossed the site‎.  ‎As ‎
the applicants got into more detailed engineering‎, ‎they found that the ‎
pipeline had very minimal cover ‎- ‎24 ‎inches‎.  ‎They had to maintain four ‎
feet of cover over the gas pipeline‎, ‎which meant they had to raise the site‎.  ‎
That changed the grades‎, ‎which impacted tree removal in that area‎.  ‎The ‎
applicant had taken measures to minimize the tree removal as much as ‎
possible‎, ‎constructing additional retaining wall and other measures‎.  ‎
Those were in the vicinity between buildings four and five‎.  ‎He indicated ‎
that the good news was that this area of the site was not adjacent to any ‎
other houses and would not impact buffering or screening by existing ‎
trees‎.  ‎It was really internal and facing places where there were no ‎
neighbors‎.  ‎He pointed out the tree preservation percentage‎.  ‎With ‎
Oakville‎, ‎it would have been ‎15‎.‎5‎%‎, ‎but they had managed to save ‎49‎.‎6‎% ‎
with Harvard Place‎, ‎which was over the requirement‎.‎
 
Mr‎. ‎Breuckman advised that the applicant had applied for a Wetland Use ‎
Permit with the MDEQ‎.  ‎There were two regulated wetlands on site‎.  ‎The ‎
permit mainly was to be able to construct an elevated boardwalk in the ‎
northeast corner of the site‎.  ‎The previously approved Wetland Use ‎
Permit through the City was kept open because there had been no ‎
change in the impacts‎, ‎so no action was necessary for that‎.  ‎
 
Mr‎. ‎Breuckman further advised that the Final PUD met the requirements ‎
of PUD approval‎, ‎and that motions were included in the Staff Report‎.  ‎He ‎
mentioned that Staff had received a correspondence from neighbors to ‎
the east of the proposed development‎.  ‎They were asking for a privacy ‎
fence along the property line and guarantees that they would not be ‎
required to pay for paving School Rd‎.  ‎They had concerns about the ‎
retention pond and the ability of the drain‎.   ‎Mr‎. ‎Breuckman explained that ‎
the access to School Rd‎. ‎would be gated until School Rd‎. ‎was paved‎, ‎so ‎
he did not feel it would exacerbate any traffic concerns for the time being‎.  ‎
He concluded that he would be happy to answer any questions‎.‎
 
Mr‎. ‎Hetrick thought he remembered that the applicant would pay to pave ‎
School Rd‎.  ‎Mr‎. ‎Breuckman said that they would pay for their frontage ‎
costs as a property owner‎.  ‎Mr‎. ‎Hetrick asked if there would be a special ‎
assessment for School Rd‎.  ‎Mr‎. ‎Breuckman said that the City could do ‎
one‎, ‎but there were no plans‎.  ‎
 
Mr‎. ‎Chirco noted that since the last time they were before the Planning ‎
Commission‎, ‎they had done a lot of fine tuning and gone through reviews ‎
from all the City departments‎.  ‎He was hopeful they were good‎, ‎and they ‎
were excited to get started‎.  ‎He added that they had taken down the ‎
abandoned houses on the site‎.‎
 
Mr‎. ‎Hooper recalled that when Oakville Estates was approved‎, ‎a condition ‎
in the PUD was that there would be screening of the home on the south ‎
side of School Rd‎. ‎across from the entrance drive‎.  ‎The last time it was ‎
discussed‎, ‎it was going to be added as a condition‎.  ‎He could not see ‎
anything in that regard on the landscape plans or in the PUD Agreement‎.  ‎
 
Mr‎. ‎Nunez clarified that Mr‎. ‎Hooper was talking about adding landscaping ‎
on adjacent property across School‎, ‎and said that he was not aware of ‎
that‎, ‎and he apologized that it was missed‎.  ‎He said that they had ample ‎
trees and they had vegetation on site they could place there‎.  ‎Regarding ‎
the neighbor’s letter‎, ‎he answered that they showed a mix of deciduous ‎
and evergreen on the east side of the property‎, ‎and there were ‎24 ‎existing ‎
trees‎.  ‎They proposed evergreen‎, ‎shade and ornamental trees‎.  ‎He said ‎
that they could swap those out to make sure some additional evergreens ‎
could be placed on the east side to provide privacy for the homeowner‎.  ‎
They could also move several of those to the south side of School‎.  ‎He ‎
commented that he did not normally put plants on other people’s property ‎
unless they had an easement‎.  ‎Mr‎. ‎Hooper agreed‎, ‎and explained that in ‎
the past‎, ‎a developer would talk to a homeowner and say what the City ‎
was asking for and ask the neighbor what they would like done‎.  ‎
Sometimes‎, ‎the homeowner did not want anything‎, ‎but the Commission ‎
liked to see some type of shield from headlights for affected neighbors‎.  ‎
He asked for a condition to be added‎, ‎and Chairperson Boswell agreed ‎
he could add one to the Site Plan motion‎.‎
 
Ms‎. ‎Brnabic mentioned that the PUD stated that the Site Plans would be ‎
submitted and approved after execution of the Agreement‎.  ‎It also stated ‎
that the project would be developed over a period of time‎.  ‎She ‎
questioned whether the development would be done in phases or if there ‎
was a timeframe for development‎.‎
 
Mr‎. ‎Chirco replied that ideally‎, ‎they would put in the street at one time‎, ‎
along with the sewer lines and other infrastructure‎.  ‎They would start ‎
building units by John R and work their way down‎.  ‎He said that for a ‎
project of that nature‎, ‎in order to do it properly‎, ‎it had to be done ‎
contiguously‎, ‎one after the other‎.  ‎It was the most economical way to keep ‎
all the contractors on site and keep the costs down‎.  ‎If the timing allowed ‎
and the rentals went smoothly‎, ‎they would build the whole site in a year ‎
and a half to two years‎.  ‎He believed that the whole project would be ‎
completed in two to four years‎.  ‎
 
Ms‎. ‎Brnabic confirmed that the timeframe would be four years maximum‎.  ‎
Mr‎. ‎Chirso said there was no guarantee‎, ‎but he thought so‎.  ‎In order to do ‎
it in an economical fashion and knowing how they had done projects in ‎
the past and knowing the demand in the community‎, ‎he did not see a ‎
problem from an economic standpoint‎.‎
 
Ms‎. ‎Brnabic indicated that she had recently become aware of an issue ‎
that existed among apartment buildings in the City‎.  ‎She wanted to run it ‎
by the applicants in an effort to avoid repeating some of the current ‎
conditions that contributed to problems‎.  ‎The issues concerned building ‎
numbers and addresses‎, ‎and she cautioned that they needed to be ‎
visible from the street for firefighters‎, ‎paramedics and police officers‎, ‎who ‎
often times had difficulty finding addresses‎.  ‎Certain things‎, ‎like pillars at ‎
a front entrance that blocked or partially blocked numbers‎; ‎shrubbery had ‎
grown to a height that blocked addresses‎; ‎and trees planted in front yards ‎
totally obstructed views of an address‎.  ‎Plantings had to be considered‎, ‎
because once trees grew‎, ‎they could block addresses‎.  ‎The size‎, ‎color or ‎
background of the numbers could make a difference and make it difficult ‎
to see‎.  ‎In some complexes‎, ‎the building numbers were not clearly ‎
identified‎.  ‎She noted that those circumstances were apparent during ‎
daylight hours‎, ‎so it would be compounded during nighttime‎.  ‎She was ‎
bringing it up because it would be a new development and in the course ‎
of development‎, ‎she suggested that they think about those issues‎.  ‎It ‎
would help with safety to easily see the numbers‎, ‎because a couple of ‎
minutes trying to find an address could make a difference in someone’s ‎
life‎.‎
 
Mr‎. ‎Chirco said that it was timely that Ms‎. ‎Brnabic brought that up ‎
because towards the end of his last‎, ‎similar project‎, ‎they called in a sign ‎
person to put signs on all their buildings‎. ‎There would be lights on the ‎
porches‎, ‎and the addresses would go over the front doors‎. ‎The lights ‎
would shine on the porches‎, ‎which were concrete‎, ‎and nothing would be ‎
growing in front of them‎.  ‎The garages would have a light right next to the ‎
address‎.  ‎He said that they put big plaques on both sides of the buildings ‎
with the numbers‎.  ‎He agreed it could be confusing having two sides of a ‎
building‎.  ‎He noted that the garages had addresses above them also‎, ‎so ‎
they were cognizant of that issue‎.  ‎They were going to own the buildings‎, ‎
and they did not want them to burn down‎.  ‎Ms‎. ‎Brnabic indicated that not ‎
only was it better for burning buildings‎, ‎but if someone were having a ‎
heart attack and an address could not be identified because it was ‎
blocked‎, ‎it would not be good‎.  ‎Mr‎. ‎Chirco said they were not going to ‎
build the buildings and move on ‎- ‎they would be responsible for them‎.  ‎
Ms‎. ‎Brnabic said that she was glad they were aware of it‎.‎
 
Mr‎. ‎Yukon referred to Mr‎. ‎Suhy’s letter and point number four about the ‎
retention pond‎.  ‎He wanted to confirm that Engineering was satisfied with ‎
the plans‎.  ‎
 
Mr‎. ‎Breuckman stated that as always‎, ‎the rate of discharge from the site ‎
would not exceed the predevelopment rate because any stormwater that ‎
was generated would be held on site and let off at the predevelopment ‎
rate‎.  ‎It would not overload the drain any more than it was currently during ‎
a rain event‎. ‎He confirmed that the plans met all of Engineering’s ‎
standards‎.‎
 
Mr‎. ‎Yukon asked Mr‎. ‎Breuckman to review the process for paving School ‎
Rd‎. ‎and advise as to when it might be paved‎.‎
 
Mr‎. ‎Breuckman replied that there were no immediate plans to pave it‎.  ‎
The condition in the PUD Agreement asked the developer to contribute ‎
their frontage share for paving for whenever it happened‎.  ‎There could be ‎
a special assessment if the property owners requested it‎, ‎or the City could ‎
use its funds to pave it‎.  ‎Mr‎. ‎Yukon asked if the decision would be based ‎
on volume‎.  ‎Mr‎. ‎Breuckman agreed‎, ‎and said that when the Master ‎
Transportation Plan was updated‎, ‎if they saw a need‎, ‎it would be added‎.  ‎
In the foreseeable future‎, ‎there would not be a need‎.‎
 
Chairperson Boswell called the first speaker at ‎7‎:‎26 ‎p‎.‎m‎. ‎and asked that ‎
all questions be directed to the Chair‎.‎
 
Steve Smith‎, ‎1115 ‎School Rd‎.‎, ‎Rochester Hills‎, ‎MI  ‎48307 ‎ ‎Mr‎. ‎Smith ‎
mentioned the paving of School Rd‎.  ‎He had a concern because in the ‎
wintertime‎, ‎when the frost came to the surface to the southwest of his ‎
home‎, ‎the whole road became a rutted‎, ‎muddy mess‎, ‎and cars were ‎
getting stuck‎.  ‎He would like the City to look into paving School Rd‎. ‎
because there would be more traffic in a few years‎.  ‎There were cars in the ‎
middle of the night that got stuck‎.  ‎It was like driving through a mud pit‎, ‎
and he would like to have more discussion about paving the road‎, ‎from at ‎
least John R to the entrance of Harvard Place‎.  ‎At the last meeting‎, ‎he ‎
had asked about vegetation‎.  ‎His property was right next to the proposed ‎
development‎, ‎and it appeared from the designs that one of the buildings ‎
would abut up against his garage‎.  ‎He was concerned about headlight ‎
traffic‎.  ‎There was a lot of vegetation‎, ‎and the applicants said it would be ‎
left and that more trees would be added‎.  ‎If they started moving trees ‎
around and used credits for other areas‎, ‎some trees would be taken away ‎
from behind his home and he was concerned about what he would see ‎
from his patio‎. ‎He said that he wanted to get some reassurance that ‎
regarding the visibility from the backs of the building that he would not be ‎
looking at someone five feet away‎.  ‎He commented that he honestly liked ‎
his privacy‎.  ‎Thirdly‎, ‎regarding water‎, ‎he had previously brought up that ‎
he had a very high water table‎, ‎and he had to install pumps all around the ‎
house to keep the water from filling his duct work‎.  ‎He was very concerned ‎
that once the construction started‎, ‎that the water level would rise if the ‎
grade was changed‎.  ‎Along School Rd‎.‎, ‎there was a very good drainage ‎
system‎.  ‎About three years ago when the snow melted and there was two ‎
inches of rain‎, ‎the drain actually filled up‎.  ‎If there was another moment ‎
like that‎, ‎he was concerned there would be serious flooding‎.   ‎He was not ‎
sure if anyone had looked at the drainage system along School Rd‎.  ‎It ‎
was a newer system and was there before he purchased the property‎, ‎and ‎
he wanted to make sure the issues he raised would be looked at‎.  ‎He was ‎
also worried about headlights in his backyard from ‎5 ‎p‎.‎m‎. ‎until ‎11 ‎p‎.‎m‎.‎
 
Frank Suhy‎, ‎1233 ‎School Rd‎.‎, ‎Rochester Hills‎, ‎MI  ‎48307‎  ‎Mr‎. ‎Suhy ‎
noted that the homes on School Rd‎.‎, ‎as well as his home‎, ‎had ‎
basements‎.  ‎The water table could be as little as eight feet deep‎, ‎so ‎
someone did not have to dig very deep to hit water‎.  ‎A big concern for him ‎
was the water plan of the project‎.  ‎All of the surface water would be ‎
diverted to the retention pond‎.  ‎Sometimes‎, ‎the drains got plugged on ‎
School‎.  ‎He acknowledged that they did not always have heavy rains‎, ‎but ‎
when they did in the future‎, ‎everything from the site would come down to ‎
the retention pond‎.  ‎The seepage from the retention pond would go into ‎
the ground water and raise the level at the homes up and down School ‎
Rd‎.  ‎The sump pumps would not be able to get rid of the water‎.   ‎He was ‎
not talking about the spill over that went to the creek‎; ‎that worked just fine‎.  ‎
He said there would be a lake at the end of the property‎, ‎and it was all ‎
down hill to the pond‎.  ‎He noted the sight lines from the parking lots to the ‎
front and back of his property‎.  ‎He pointed out the parking next to his ‎
home and asked them to imagine the trajectory of lights that would go into ‎
the front of his house‎.  ‎The next set of parking lots would have cars ‎
shining into the back of his house‎.  ‎He said that trees were trees‎, ‎and they ‎
worked nicely when they went all the way to the ground‎.  ‎However‎, ‎with ‎
landscaping‎, ‎they would need to cut the grass and rip the trees up from ‎
the bottom‎.  ‎The lower level of branches would not be there to block the ‎
headlights‎.  ‎There would be potentially ‎48 ‎cars coming in and out of the ‎
parking lots‎.  ‎He was asking for a sight line blockage between his property ‎
and the applicant’s property‎.  ‎He did not care if it was a berm or ‎
permanent wall or fencing‎, ‎but he did not want to see lights shining into ‎
the front and back of his house at all different hours of the day‎.  ‎He ‎
indicated that there were a lot of unknowns about the project‎, ‎and they ‎
would not know what would happen until a couple of years down the road‎.  ‎
Regarding the shedding of water‎, ‎sprinkler systems or whatever‎, ‎it would ‎
all shed downhill‎, ‎and he was a little concerned about what would flow into ‎
the wetland ‎- ‎as far as fertilizers and pesticides‎, ‎etc‎.  ‎He acknowledged ‎
that the plan looked very nice‎.  ‎The blockage from the planted trees up ‎
and down the line looked nice‎, ‎but he said that he really wanted some ‎
privacy protection between his property and the new development‎.  ‎He ‎
was a homeowner‎, ‎and there would be rental units going in‎. ‎The people ‎
living there would have short term plans for being in the area‎.  ‎He would ‎
not consider them neighbors like the ones on School Rd‎.  ‎He would like ‎
to be reassured that the apartment complex was going to afford him some ‎
protection from people or animals wandering onto his property‎.‎
 
Chairperson Boswell closed the public comments‎. ‎He said that Mr‎. ‎Smith ‎
had brought up somewhat of a catch‎-‎22‎.  ‎There would not be more traffic ‎
on School Rd‎. ‎unless the road was paved‎.  ‎If Mr‎. ‎Smith wanted the road ‎
paved to get rid of the mud‎, ‎then there would be more traffic‎.  ‎
 
Mr‎. ‎Smith said that it was his understanding from the previous meeting ‎
that the road would be paved up to the bridge‎, ‎but the discussion was ‎
dropped‎.  ‎He indicated that there was not much traffic that came down ‎
School Rd‎.  ‎His concern was that upon completion‎, ‎there would be a lot ‎
more traffic‎.  ‎It was winter outside now‎, ‎and if anyone took a drive down ‎
School Rd‎. ‎but did not have a four‎-‎wheel drive vehicle‎, ‎more than likely‎, ‎
he or she would get stuck‎.  ‎If there were another ‎40‎-‎50 ‎cars‎, ‎it would bring ‎
more ground water to the surface with the weight of the vehicles‎, ‎and more ‎
traffic was a major concern‎.‎
 
Mr‎. ‎Breuckman explained that Chairperson Boswell was alluding to the ‎
fact that the School Rd‎. ‎entrance would be gated‎.  ‎There would not be any ‎
traffic from the development onto School Rd‎.  ‎It would be an emergency ‎
only access until School was paved‎.  ‎In the short run‎, ‎it would not change ‎
the conditions on School Rd‎. ‎for better or worse‎.‎
 
Chairperson Boswell said that both gentlemen had problems with light ‎
pollution from the parking lots‎.  ‎He agreed that Mr‎. ‎Suhy was absolutely ‎
correct that unless there were evergreen trees‎, ‎the trees would get ‎
trimmed at the bottom and lights would probably shine through‎.  ‎He ‎
wondered if more evergreens could be installed to help with screening ‎
wherever there was a direct neighbor‎, ‎noting that was not the case ‎
everywhere next to the development‎.‎
 
Mr‎. ‎Nunez said that they had tried to meet and exceed the buffer ‎
requirements‎.  ‎They wanted to make sure that there was a diversity of ‎
plantings‎.  ‎There was a healthy mix of deciduous‎, ‎evergreen and ‎
ornamental trees‎, ‎as well as shrubs‎.  ‎He related that the setback ‎
requirement on the east property line was ‎40 ‎feet‎.  ‎They had exceeded ‎
that and tried to move the buildings more to the center of the site‎.  ‎
Building seven was ‎115‎-‎120 ‎feet from the property line‎.  ‎It was ‎175‎-‎180 ‎
feet from the neighbor‎, ‎and there was existing vegetation there‎.  ‎They ‎
proposed evergreens‎, ‎but they could swap some of the ornamental trees ‎
from other sides of the properties and add them on the east‎.  ‎He said that ‎
he could not guarantee that the neighbor would not get any lights‎.  ‎Mr‎. ‎
Nunez indicated that he lived in a subdivision and when his neighbor ‎
came home‎, ‎his headlights hit Mr‎. ‎Nunez’ front door‎.  ‎He realized that the ‎
neighbors had lived there a long time‎, ‎and they were not used to any ‎
lights‎.  ‎They would do their best to work with them and put in more ‎
evergreens‎.‎
 
Mr‎. ‎Breuckman asked if it would be possible to add a hedge of evergreen ‎
shrubs ‎(‎up to four or five feet‎) ‎at the ends of the parking lot drives‎.  ‎It could ‎
be planted densely‎, ‎and it would be an immediate screen for headlight ‎
glare‎.  ‎Mr‎. ‎Nunez said that they would need to move them back far ‎
enough because of snow removal‎, ‎but they could move some of the ‎
larger evergreens closer‎.  ‎They had to be careful of the utility lines and ‎
the drainage swale through there‎, ‎which had to be kept open‎.  ‎He noted ‎
that the majority of the vegetation they were proposing was upsized from ‎
the normal minimum requirements‎.  ‎
 
Chairperson Boswell mentioned the other concerns raised regarding ‎
drainage and water detention‎.  ‎He confirmed with Mr‎. ‎Breuckman that ‎
Engineering had signed off on all the plans to date‎.  ‎He asked if ‎
Engineering went out when construction was taking place to make sure ‎
everything was being done properly‎.  ‎Mr‎. ‎Breuckman assured that they ‎
did‎.  ‎Chairperson Boswell said that as far as not knowing what would ‎
happen two years down the road‎, ‎that was probably true‎, ‎and it was pretty ‎
much true of life in general‎.  ‎He stated that he could not vote based on ‎
the fact that someone might put some pesticides or weed killer on their ‎
yard that could drift into the detention pond‎.  ‎That would probably happen‎.  ‎
He agreed that they did not know what would happen two or four years ‎
down the road‎.  ‎He stressed that the City’s Engineering Department had a ‎
very good record with developments over the last ‎15‎-‎20 ‎years‎.  ‎Some ‎
older developments might have had flooding problems‎, ‎but those were ‎
being corrected‎.  ‎He asked if there was anything he did not mention from ‎
the public comments or if anyone had other comments‎.‎
 
Mr‎. ‎Anzek asked the members if they would like to see the paving of ‎
School Rd‎. ‎added to the CIP‎, ‎at least to get it on the radar screen for ‎
some point in the future‎.  ‎He reiterated that there would be no traffic from ‎
the new development that would be using School Rd‎. ‎unless and until it ‎
was paved‎, ‎and the developer would have to pay his portion for that ‎
before construction‎.  ‎
 
Chairperson Boswell said that he went down School Rd‎. ‎from time to time‎, ‎
although he had avoided it the last couple of months‎, ‎and if he lived on ‎
School‎, ‎he would rather not see it paved‎, ‎because as soon as that ‎
happened‎, ‎all the people that lived in the new apartment complex would ‎
begin using School Rd‎.  ‎He commented that he liked School Rd‎. ‎the way ‎
it was‎.‎
 
Mr‎. ‎Kaltsounis asked the applicants‎, ‎based on the conversation‎, ‎if they ‎
would be willing to accept a condition to add evergreen shrubs at a ‎
four‎-‎foot height at the ends of the parking lots facing any adjacent ‎
housing‎.  ‎He included the lots south of building nine‎, ‎north and south of ‎
seven and south of eight‎.  ‎He asked if there was some other type of berm ‎
that could be raised a little‎.‎
 
Mr‎. ‎Nunez felt they would be better off using larger evergreen trees ‎
because they were taller and could be pushed closer without affecting ‎
snowplowing‎.   ‎Mr‎. ‎Nunez pointed out the places he could add evergreen ‎
trees‎.  ‎Mr‎. ‎Kaltsounis said that he appreciated it‎.  ‎He noted that he lived ‎
on a corner and he saw lights all the time ‎- ‎but he said he signed up for ‎
that‎, ‎and the neighbor did not‎.  ‎Mr‎. ‎Kaltsounis said they also talked about ‎
Mr‎. ‎Hooper’s suggestion to plant screening offsite on the south side of ‎
School‎.‎
 
Mr‎. ‎Anzek thought it would be a good idea to get the parking lots built‎, ‎and ‎
then he would meet with Mr‎. ‎Nunez to select the appropriate methods of ‎
screening‎.  ‎They might have to go with arbor vitae for shallow root ‎
systems if they were close to a utility‎, ‎for example‎.  ‎They would also meet ‎
with the neighbors across School Rd‎. ‎to see if they wanted trees planted‎.  ‎
 
Mr‎. ‎Reece commented that it sounded like they were getting into the right ‎
time of the year for snow melt and runoff‎, ‎so he suggested it would be a ‎
good time for Engineering to pay a site visit to get a visual check in terms ‎
of the present conditions‎.  ‎He thought that would confirm their ‎
assumptions from a real world environment‎, ‎not necessarily on pure ‎
calculations‎.  ‎Chairperson Boswell said the Planning Commissioners ‎
would ask Mr‎. ‎Anzek to coordinate that‎.‎
 
Hearing no further discussion‎, ‎Mr‎. ‎Kaltsounis moved the following ‎
motion‎, ‎seconded by Mr‎. ‎Yukon‎:‎
 
MOTION‎ by Kaltsounis‎, ‎seconded by Yukon‎, ‎in the matter of City File No‎. ‎
04‎-‎037‎.‎2 ‎(‎Harvard Place PUD‎)‎, ‎the Planning Commission ‎recommends‎ ‎
that City Council ‎approves ‎the Amended and Restated Final PUD ‎
Agreement‎, ‎dated received February ‎26‎, ‎2013‎, ‎with the following five ‎(‎5‎) ‎
findings and subject to the following two ‎(‎2‎) ‎conditions‎.‎
 
Findings‎:‎
 1‎.‎     The proposed final PUD is consistent with the proposed intent and ‎
 criteria of the PUD option‎.‎
 2‎.‎     The proposed final PUD is consistent with the approved PUD concept ‎
 plan‎.‎
 3‎.‎     The PUD will not create an unacceptable impact on public utility and ‎
 circulation systems‎, ‎surrounding properties‎, ‎or the environment‎.‎
 4‎.‎     The proposed PUD promotes the goals and objectives of the Master ‎
 Plan as they relate to providing varied housing for the residents of ‎
 the City‎.‎
 5‎.‎     The proposed plan provides appropriate transition between the ‎
 existing land uses surrounding the property‎. ‎
Conditions‎:‎
 1‎.‎     The appropriate sheets from the approved final plan set shall be ‎
 attached to the PUD agreement as exhibits‎, ‎including the color ‎
 elevation of the buildings previously provided by the applicant to ‎
 the Planning Commission‎.‎
 2‎.‎     All other conditions specifically listed in the Agreement shall be met‎, ‎
 prior to final approval by Staff‎.‎
 
Ms‎. ‎Brnabic informed that there were a couple of typos in the PUD ‎
contract‎.  ‎Page ‎10‎, ‎first line‎, ‎change ‎"‎used of land‎" ‎to ‎"‎uses of land‎;‎" ‎and ‎
page ‎12‎, ‎number ‎21‎, ‎end of second line‎, ‎change ‎"‎No prior o‎" ‎to ‎"‎No prior ‎
or‎."‎
 
Prior to the vote‎, ‎Mr‎. ‎Suhy asked to speak again‎.  ‎He referred to his letter‎, ‎
and said that the first item on his list asked for a privacy fence along his ‎
property line‎.  ‎He said that he realized it was designed as an open space ‎
development with a common property line‎, ‎but he did not think that was ‎
practical with so many neighbors being added to the area‎.  ‎Chairperson ‎
Boswell replied that the Commissioners saw it in the letter‎.‎
 
Mr‎. ‎Chirco showed a google map and pointed out Mr‎. ‎Suhy’s home‎.  ‎
There were a lot of trees along the property line‎, ‎and he was not ‎
entertaining the idea of taking down the trees to put up a fence‎.  ‎It did not ‎
seem to go along with the City’s Ordinance‎.‎
 
Chairperson Boswell agreed‎, ‎and he asked if any Planning ‎
Commissioners would like to see a wall or fence‎.  ‎He did not think it would ‎
be a good idea to take out the trees‎.‎
 
Mr‎. ‎Suhy asked if they would consider a chain link fence‎.  ‎Chairperson ‎
Boswell thought that would look somewhat ugly‎, ‎and he did not like the ‎
idea of a fence‎.  ‎Mr‎. ‎Kaltsounis said that the City’s buffering requirements ‎
stated that the use of fences was not desired‎.  ‎He did not think the ‎
Planning Commission had approved a fence as long as he was on it ‎
(‎over ten years‎).   ‎Chairperson Boswell concluded that there was no ‎
support for either a wall or a fence from the Commissioners‎.  ‎He read the ‎
motion and called for a vote‎.‎
A motion was made by Kaltsounis‎, ‎seconded by Yukon‎, ‎that this matter be ‎
Recommended for Approval to the City Council Regular Meeting‎,‎. ‎The motion ‎
carried by the following vote‎:‎
Aye
Boswell‎, ‎Brnabic‎, ‎Dettloff‎, ‎Hetrick‎, ‎Hooper‎, ‎Kaltsounis‎, ‎Reece‎, ‎Schroeder ‎
and Yukon‎
9 - 
Chairperson Boswell stated for the record that the motion had passed ‎
unanimously‎.‎
 
2013-0061
Request for a Revised Tree Removal Permit ‎- ‎City File No‎. ‎04‎-‎037‎.‎2 ‎- ‎to ‎
remove and replace as many as ‎656 ‎regulated trees of the ‎1‎,‎301 ‎regulated ‎
trees on site associated with the construction of Harvard Place PUD‎, ‎a ‎168‎-‎unit ‎
apartment complex on approximately ‎26 ‎acres‎, ‎Parcel Nos‎. ‎15‎-‎24‎-‎100‎-‎018‎, ‎
-‎019‎, ‎-‎029‎, ‎-‎028‎, ‎-‎040‎, ‎-‎037‎, ‎-‎038‎, ‎-‎009 ‎and ‎-‎010‎, ‎located east of John R and ‎
north of School Rd‎.‎, ‎zoned PUD‎, ‎MJC Harvard Place‎, ‎LLC‎, ‎Applicant‎.   ‎
Mr‎. ‎Kaltsounis asked Staff if the Tree Removal Permit for Oakville ‎
Estates had expired‎.  ‎Mr‎. ‎Anzek answered that a Tree Removal Permit ‎
ran with an approved plan‎, ‎and the original PUD had been withdrawn by ‎
the original applicant‎, ‎which caused the Tree Removal Permit to expire‎.  ‎
Mr‎. ‎Kaltsounis moved the following motion‎, ‎seconded by Mr‎. ‎Hetrick‎:‎
 
MOTION‎ by Kaltsounis‎, ‎seconded by Hetrick‎, ‎in the matter of City File ‎
No‎. ‎04‎-‎037‎.‎2 ‎(‎Harvard Place PUD‎)‎, ‎the Planning Commission ‎grants ‎a‎ ‎
Revised Tree Removal Permit‎, ‎based on plans dated received by the ‎
Planning Department on February ‎26‎, ‎2013‎, ‎with the following four ‎(‎4‎) ‎
findings and subject to the following two ‎(‎2‎) ‎conditions‎.‎
 
Findings‎:‎
 1‎.‎     The proposed removal and replacement of regulated trees on‎-‎site is ‎
 in conformance with the Tree Conservation Ordinance‎.‎
 2‎.‎     The applicant is removing up to ‎656‎ regulated trees from the site‎.‎
 3‎.‎     The applicant is proposing to provide ‎674‎ replacement credits on‎-‎site‎.‎
 4‎.‎     No payment into the City’s tree Fund is required‎.‎
Conditions‎:‎
 1‎.‎     All tree protective fencing must be installed‎, ‎inspected and approved ‎
 by City Staff‎, ‎prior to issuance of a Land Improvement Permit‎.‎
 2‎.‎     Correct the discrepancy on Sheet LA‎-‎1.0‎ where the proposed tree ‎
 removal is listed as ‎721‎ trees‎, ‎when the actual removal is ‎656‎ ‎
 trees‎.‎
 
Ms‎. ‎Brnabic stated that she would like to be assured that the land would ‎
not be cleared until the development was set in motion‎.  ‎Mr‎. ‎Chiro ‎
confirmed that it would not be cleared until he got all the appropriate ‎
approvals‎.  ‎He had asked Mr‎. ‎Breuckman if when he got the Permit he ‎
could start taking down trees‎, ‎and Mr‎. ‎Breuckman told him he could ‎
absolutely not‎.‎
 
Mr‎. ‎Anzek explained that the sequence was to get a Land Improvement ‎
Permit‎, ‎which required getting all bonds and outside agency approvals ‎
before they could begin to turn dirt or take down trees‎.  ‎Hearing no further ‎
discussion‎, ‎Chairperson Boswell called for a vote‎.‎
A motion was made by Kaltsounis‎, ‎seconded by Hetrick‎, ‎that this matter be ‎
Granted‎. ‎The motion carried by the following vote‎:‎
Aye
Boswell‎, ‎Brnabic‎, ‎Dettloff‎, ‎Hetrick‎, ‎Hooper‎, ‎Kaltsounis‎, ‎Reece‎, ‎Schroeder ‎
and Yukon‎
9 - 
 
Chairperson  Boswell again stated for the record that the motion had ‎
passed unanimously‎.‎
2012-0166
Request for Revised Site Plan Approval Recommendation ‎- ‎City File No‎. ‎
04‎-‎037‎.‎2 ‎- ‎Harvard Place PUD‎
MOTION‎ by Kaltsounis‎, ‎seconded by Yukon‎, ‎in the matter of City File No‎. ‎
04‎-‎037‎.‎2 ‎(‎Harvard Place PUD‎)‎, ‎the Planning Commission ‎recommends‎ ‎
that City Council ‎approves ‎the‎ Revised Final Site Plans‎, ‎dated received ‎
February ‎26‎, ‎2013 ‎by the Planning and Development Department‎, ‎with ‎
the following seven ‎(‎7‎) ‎findings and subject to the following seven ‎(‎7‎) ‎
conditions‎.‎
 
Findings‎:‎
 1‎.‎     The site plan and supporting documents demonstrate that all ‎
 applicable requirements of the Zoning Ordinance‎, ‎as well as other ‎
 City ordinances‎, ‎standards and requirements can be met subject ‎
 to the conditions noted below‎.‎
 2‎.‎     The location and design of driveways providing vehicular ingress to ‎
 and egress from the site will promote safety and convenience of ‎
 both vehicular and pedestrian traffic both within the site and on ‎
 adjoining streets‎.‎
 3‎.‎     Automobile parking areas have been designed to avoid common ‎
 traffic problems and promote safety‎.  ‎Further‎, ‎deferred parking ‎
 spaces have been identified on‎-‎site for future consideration‎.‎
 4‎.‎     There will be a satisfactory and harmonious relationship between the ‎
 development on the site and the existing and prospective ‎
 development of contiguous land and adjacent neighborhoods‎.‎
 5‎.‎     The proposed development does not have an unreasonably ‎
 detrimental‎, ‎nor an injurious‎, ‎effect upon the natural characteristics ‎
 and features of the parcels being developed and the larger area of ‎
 which the parcels are a part‎. ‎
 6‎.‎     The proposed Final Plan promotes the goals and objectives of the ‎
 Master Plan that the City provides a variety of housing‎.‎
 7‎.‎     The proposed plan provides appropriate transition between the ‎
 existing land uses surrounding the property‎.‎
Conditions‎:‎
 1‎.‎     All remaining engineering issues identified in the memo dated March ‎
 11‎, ‎2013‎ to be addressed prior to issuance of a Land Improvement ‎
 Permit‎.‎
 2‎.‎     All comments from Fire Department memo dated March ‎12‎, ‎2013‎ to ‎
 be addressed prior to final Staff approval of the plans‎.‎
 3‎.‎     Provision of a performance guarantee in the amount of ‎$232,113.00‎, ‎
 as adjusted if necessary by the City‎, ‎to ensure the proper ‎
 installation of trees and landscaping‎. ‎Such guarantee to be ‎
 provided by the applicant prior to issuance of a Land Improvement ‎
 Permit‎.‎
 4‎.‎     Submittal of an irrigation plan prior to final Staff approval of the plans‎.‎
 5‎.‎     Obtain appropriate Permit from Engineering Services for any work in ‎
 the John R right‎-‎of‎-‎way‎, ‎and dedicate and convey to the City a ‎
 right‎-‎of‎-‎way along the John R and School Road frontages‎, ‎both ‎
 prior to obtaining a Land Improvement Permit‎.‎
 6‎.‎     Offsite screening shall be provided for the neighbor to the south ‎
 across from Academy Drive‎, ‎if agreed to by the neighbor‎, ‎to be ‎
 approved by Staff prior to Final Approval‎.‎
  
7‎.‎     Evergreen screening‎, ‎at a minimum height of four feet‎, ‎shall be ‎
installed at the ends of parking ‎
 lots north and south of building seven‎, ‎south of building eight‎, ‎and ‎
 south of building nine‎, ‎to be approved by Staff prior to Final ‎
 Approval‎.‎
A motion was made by Kaltsounis‎, ‎seconded by Yukon‎, ‎that this matter be ‎
Recommended for Approval to the City Council Regular Meeting‎,‎. ‎The motion ‎
carried by the following vote‎:‎
Aye
Boswell‎, ‎Brnabic‎, ‎Dettloff‎, ‎Hetrick‎, ‎Hooper‎, ‎Kaltsounis‎, ‎Reece‎, ‎Schroeder ‎
and Yukon‎
9 - 
 
Chairperson Boswell stated for the record that the motion had passed ‎
unanimously‎.  ‎He wished Mr‎. ‎Chirco good luck and said that he looked ‎
forward to a very nice looking development‎, ‎which he hoped would be a ‎
boon to the City‎.‎
 
DISCUSSION
2013-0093
Discussion regarding potential used‎-‎car lot at ‎1927 ‎East Auburn‎, ‎zoned C‎-‎1‎, ‎
Commercial Improvement‎, ‎located on the south side of Auburn‎, ‎between John ‎
R and Dequindre‎
(‎Reference‎:  ‎Memo prepared by James Breuckman‎, ‎dated March ‎15‎, ‎
2013 ‎had been placed on file and by reference became part of the record ‎
thereof‎.)‎
 
Present for the applicant was Keith McAuliff‎, ‎owner of the above property ‎
and S‎. ‎Ahmad‎, ‎a gentleman interested in purchasing the property‎.  ‎
 
Chairperson Boswell noted that this particular lot was one block from his ‎
home‎.  ‎He said that he had no problem participating in the discussion‎, ‎
but if a formal proposal came through‎, ‎he thought that he might have to ‎
discuss the possibility of recusal‎.  ‎Mr‎. ‎Kaltsounis said that he did not ‎
know why Chairperson Boswell would have to recuse himself because he ‎
would not have any monetary gain‎.  ‎Chairperson Boswell did not want the ‎
potential for impropriety‎.  ‎He remembered that when the Marathon station ‎
went in across from ‎1927 ‎E‎. ‎Auburn‎, ‎he participated and voted on that‎. ‎He ‎
would not want people thinking he voted against a used car lot because ‎
he did not want it in his backyard‎. ‎
 
Mr‎. ‎Breuckman stated that he brought this item forward as a discussion ‎
item because since November‎, ‎he had entertained a number of inquiries ‎
about the site‎.  ‎All people had asked about the possibility of putting in a ‎
used car lot there‎.  ‎He had not had one request for anything other than ‎
that‎.  ‎He advised that used car lots were a Conditional Land Use in every ‎
district in the City‎, ‎noting that the subject property was located in the C‎-‎I ‎
district‎.  ‎The challenge was when he answered people who wanted to do a ‎
used car lot ‎- ‎his answer to them was “maybe‎.‎”  Going through the process ‎
and getting a definitive answer required people to get plans and go ‎
through the CLU process‎, ‎which was time consuming and expensive‎.  ‎In ‎
the hopes of having better direction‎, ‎they thought it was time to come ‎
forward for a discussion‎.‎
 
Mr‎. ‎Breuckman said that there were two questions involved‎.   ‎The first was ‎
whether the use was something the Planning Commission would entertain ‎
on the site and the second regarded specific improvements‎.  ‎The ‎
Ordinance required a fence‎, ‎and lighting would have to follow the ‎
Ordinance‎, ‎which they would look at closely‎.  ‎The site currently was in ‎
between paved and unpaved and had recycled asphalt‎, ‎which was ‎
basically crushed gravel that did not create negative impacts that regular ‎
gravel would‎.  ‎Surfacing for the lot was important‎.  ‎There was nothing in ‎
the Ordinance that required a used car lot to be paved‎, ‎and allowing the ‎
site to go forward unpaved would not trigger Engineering standards‎.  ‎If ‎
they had to pave the site‎, ‎they would have to provide stormwater ‎
management‎, ‎which would significantly increase the cost‎.  ‎It was an ‎
important question for the applicant and could tip the balance of ‎
feasibility‎.  ‎A used car lot was a fairly low value use‎.  ‎When property ‎
values were low‎, ‎it could be done‎, ‎but when property values were high‎, ‎it ‎
was typically not feasible‎.  ‎It was kind of a holding use‎.  ‎When property ‎
values went up in the area‎, ‎the properties would turn for something else‎.  ‎
He hoped the Commissioners could provide some guidance as to what ‎
Staff could expect moving forward‎.  ‎He pointed out the Little Caesars in ‎
the strip mall to the south‎, ‎and said that there were three vacant parcels ‎
next to it that Mr‎. ‎Ahmad was also looking at for the same use‎.  ‎He hoped ‎
to get some thoughts for that property as well‎, ‎and Mr‎. ‎Breuckman noted ‎
that it was a greenfield‎, ‎with three vacant pieces of land‎. ‎The subject ‎
property had a building and some existing impervious surface‎.  ‎
 
Chairperson Boswell asked Mr‎. ‎Ahmad if he had anything to add‎, ‎which ‎
he did not‎. ‎
 
Ms‎. ‎Brnabic pointed out that the property was not very big‎.  ‎She thought ‎
the aerial was a little deceiving‎, ‎because it made the car in the picture ‎
look really small‎, ‎and it gave the impression the land was bigger than it ‎
was‎.  ‎Personally‎, ‎she thought that having a lot of cars lined up on that ‎
property would be very unsightly‎.  ‎She could not imagine it in that ‎
location‎.  ‎The back half was grass and the front half was gravel‎, ‎and she ‎
did not think it could operate well like that‎.  ‎She did not think it was the ‎
right choice for a used car lot‎.‎
 
Mr‎. ‎Hetrick said that he was not too concerned about whether it was a ‎
paved lot‎.  ‎If they wanted to have an impervious surface over the entire ‎
lot‎, ‎that would be fine with him‎.  ‎The questions for him were about lighting‎, ‎
a fence and other improvements that would have to be made‎.  ‎If the ‎
applicant was willing to do that‎, ‎Mr‎. ‎Hetrick thought he could be in the ‎
game‎.  ‎Mr‎. ‎Hetrick agreed with Ms‎. ‎Brnabic that it might not fit the ‎
character of the area‎, ‎and he felt that was the bigger question to deal with‎.  ‎
He looked at the other properties in the area‎, ‎and they did not appear to ‎
be paved either‎.  ‎He did not think that type of improvement was ‎
necessary for the property‎.  ‎Being harmonious was somewhat of an issue‎, ‎
but as long as the applicant was willing to deal with some of the other ‎
issues of lighting‎, ‎fencing‎, ‎property egress and ingress‎, ‎Mr‎. ‎Hetrick felt ‎
that it would suggest a possibility‎.‎
 
Mr‎. ‎Dettloff asked Mr‎. ‎Ahmad if he had any existing lots in or around the ‎
area where he operated the same type of business‎.  ‎Mr‎. ‎Ahmad said that ‎
he did not‎.  ‎Mr‎. ‎Dettloff confirmed that it would be a first venture for Mr‎. ‎
Ahmad‎.   ‎He asked if Mr‎. ‎Ahmad had done a business plan or talked with ‎
anyone outside of the City to get some of the requirements of what it took ‎
to own and operate a business‎.  ‎Mr‎. ‎Ahmad also replied no to that‎.  ‎Mr‎. ‎
Dettloff encouraged him to do a business plan to prepare him and also so ‎
he did not go into something blindly‎.  ‎Mr‎. ‎Ahmad said that he had worked ‎
for a used car sales company and he had a lot of experience‎.  ‎Mr‎. ‎Dettloff ‎
clarified that his experience was more in sales as opposed to managing‎.  ‎
Mr‎. ‎Ahmad said that he knew what he was doing‎, ‎and it was his dream to ‎
open a used car lot‎, ‎and he was looking for the proper location‎.  ‎Mr‎. ‎
Dettloff asked Mr‎. ‎Ahmad if his experience was in new or used cars and ‎
was told used‎, ‎at a used car lot‎.  ‎Mr‎. ‎Dettloff recommended that Mr‎. ‎
Ahmad took time to prepare to be safer going into such a venture‎.  ‎He ‎
asked Mr‎. ‎Ahmad how many cars would be on the site at a time‎.  ‎Mr‎. ‎
Ahmad said ‎15‎-‎25‎.  ‎Mr‎. ‎Dettloff asked if the structure that was there would ‎
be used for an office‎, ‎which Mr‎. ‎Ahmad confirmed‎, ‎and Mr‎. ‎Ahmad said ‎
that in the future‎, ‎he would like to build a nicer building in the back‎.‎
 
Mr‎. ‎Kaltsounis said that he was not against the selling of used cars‎, ‎and ‎
there was a great market now‎.  ‎He could definitely see that it would be a ‎
spot that would do well‎.  ‎He had an issue with the execution‎, ‎not the use‎.  ‎
The City had master planned the area for a long time‎, ‎and he was not ‎
sure about a used car lot with dirt‎.  ‎He would like to know what would be ‎
done to upgrade the site and what the plans would look like‎.  ‎He would ‎
have a hard time saying a used car lot could go in without the applicant ‎
doing anything to upgrade‎.  ‎He did not have a problem seeing Mr‎. ‎
Ahmad do well‎; ‎he questioned what the area would look like‎.  ‎Lighting was ‎
important and so was some type of pavement‎.  ‎There was a great gas ‎
station across the street which went from nothing to something‎.  ‎He ‎
mentioned that it would be important to keep a buffer in the back area and ‎
to keep the beautiful tree in the back‎.  ‎He would like to see how the cars ‎
would be laid out on the site‎.  ‎
 
Mr‎. ‎Reece asked Mr‎. ‎Ahmad the anticipated price point of the cars‎.  ‎Mr‎. ‎
Ahmad said they would range from ‎$‎15‎k to ‎$‎25‎k‎.  ‎They would be nice ‎
cars‎, ‎like ‎2011 ‎Hondas or Camrys‎,   ‎Mr‎. ‎Reece asked if there would be ‎
repair facilities or a car wash on site‎.  ‎Mr‎. ‎Ahmad said that there would not ‎
be anything like that ‎- ‎it would be sales only‎.  ‎Mr‎. ‎Reece stated that in ‎
terms of the location‎, ‎he was a little apprehensive‎, ‎and he would have to ‎
look at the site in more detail‎.  ‎He said that relative to the paving‎, ‎he ‎
would prefer to see the site paved‎.  ‎He asked Staff if there were any stand ‎
alone used car facilities in the City other than the dealership models ‎
along Rochester Rd‎.‎
 
Mr‎. ‎Breuckman was not aware of any‎.  ‎He said that the closest thing to ‎
that would be car rental places‎.  ‎There were cars outside and they were ‎
smaller sites‎.  ‎
 
Chairperson Boswell asked about the corner of John R and Auburn‎.  ‎Mr‎. ‎
Anzek said that it was a car repair facilitiy‎, ‎but he was under court order to ‎
clean it up‎.  ‎Chairperson Boswell said that he seemed to sell used cars ‎
there‎.  ‎Mr‎. ‎Breuckman agreed there were car repair shops that sold cars ‎
for which people did not come back to pay‎.‎
 
Mr‎. ‎Reece felt that if they were going to sell cars in the ‎$‎20‎k range‎, ‎that it ‎
would be acceptable‎.  ‎If they were backyard junkers‎, ‎it would be different‎.  ‎
If Mr‎. ‎Ahmad was selling the cars in the ‎$‎20‎k range‎, ‎Mr‎. ‎Reece said that ‎
he would expect the facility to represent the cars‎.  ‎He suggested that the ‎
applicants could spend a little money on the site and make it look good‎, ‎
so the City would be proud of how it looked‎.  ‎Mr‎. ‎Reece said it was not an ‎
issue about used cars‎; ‎the City did not want something that looked like a ‎
junkyard with a bunch of cars piled up‎.‎
 
Mr‎. ‎Schroeder maintained that the site should be surfaced‎, ‎and would ‎
agree to crushed asphalt‎.  ‎He thought there should be a fence at the back ‎
of the property‎.  ‎Mr‎. ‎McAuliff said that there was a six‎-‎foot‎, ‎wood privacy ‎
fence in back‎.  ‎He mentioned that he just had the parking lot redone with ‎
recycled asphalt‎.  ‎There was a fence along the west end of the parking lot ‎
and the asphalt went all the way to the fence and all the way to the road on ‎
the Hessel side‎.  ‎He felt that it improved the site at least ‎60‎%.  ‎He was not ‎
positive‎, ‎but thought that the property just to the west of his was already ‎
zoned for a used car lot ‎(‎it was also zoned C‎-‎1‎).  ‎Chairperson Boswell ‎
explained that it would still have to go through a Conditional Land Use ‎
process‎.‎
 
Mr‎. ‎Schroeder asked what was to the east of the site and whether there ‎
was a house‎.  ‎Mr‎. ‎McAuliff said there was a brand new Marathon gas ‎
station‎.  ‎Mr‎. ‎Schroeder stated that they would have to have sufficient ‎
customer parking‎.  ‎He thought the Commissioners should see a sketch of ‎
where the cars would be parked and where customers would park‎.‎
 
Mr‎. ‎McAuliff said that he did not know anything about used cars ‎- ‎he had ‎
a T‎.‎V‎. ‎repair business in the building‎.  ‎He said that for some reason‎, ‎
there were a lot of business people out there who thought the site was a ‎
perfect spot for a used car lot‎.  ‎He had taken ‎30 ‎different people by it‎.   ‎
However‎, ‎a lot of people did not want to put the time in to get it approved‎, ‎
and they walked away‎.  ‎
 
Mr‎. ‎Schroeder did not believe there should be access from the side street ‎
and that full access should be from Auburn Rd‎.  ‎They would have to go ‎
through MDOT to get a permit for an approach‎.  ‎Chairperson Boswell ‎
thought they would have to go in from Hessel‎.  ‎Mr‎. ‎Schroeder then agreed ‎
because of the location‎, ‎but he suggested that the customers should be ‎
discouraged from test driving the cars on the side street‎.   ‎He said that in ‎
his experience‎, ‎that would be a major problem‎, ‎and residents would ‎
complain‎.  ‎He wondered if the minor improvements would require ‎
detention improvements‎, ‎and Mr‎. ‎Breuckman said that he was not sure‎.‎
 
Mr‎. ‎Hetrick noted that Mr‎. ‎McAuliff had already made an improvement ‎
and expanded the size of the paved lot‎.  ‎Mr‎. ‎McAuliff explained that grass ‎
had started growing in the gravel lo‎, ‎so he removed the grassy area and ‎
added recycled asphalt‎.  ‎He claimed that it had really helped how it ‎
looked‎.  ‎
 
Mr‎. ‎Hetrick said that Mr‎. ‎Breuckman mentioned there was some other ‎
property Mr‎. ‎Ahmad was thinking of purchasing‎.  ‎He clarified that it was ‎
completely undeveloped property‎.  ‎Mr‎. ‎Hetrick asked if his intent there ‎
would be to develop the property from the ground up‎, ‎meaning it would ‎
have to be paved‎, ‎a building would have to be put up‎, ‎etc‎.‎, ‎and Mr‎. ‎
Hetrick thought that anything was possible in that regard‎.  ‎Chairperson ‎
Boswell noted that it would be a larger site also‎.  ‎Mr‎. ‎Hetrick said that he ‎
agreed with Mr‎. ‎Dettloff’s suggestion that Mr‎. ‎Ahmad should do some type ‎
of business plan‎.  ‎The investment in the three parcels would be ‎
significantly larger than the investment in the subject property‎.  ‎If Mr‎. ‎
Ahmad was willing to do “B‎,‎” he might think about what he wanted to do in ‎
terms of “A‎.‎”  It might be worth his time to go through the planning process ‎
and figure out what type of investment he wanted to make‎, ‎especially if he ‎
was willing to do a greenfield investment with the other property‎.‎
 
Mr‎. ‎McAuliff said that in speaking with Mr‎. ‎Ahmad‎, ‎he believed it was his ‎
intention to buy the property and make it nicer and nicer as he went along‎.  ‎
Mr‎. ‎Hetrick wondered if Mr‎. ‎Ahmad could discuss with Staff the vision he ‎
had for the site if it were built it in a phased way‎.  ‎Mr‎. ‎Hetrick was not sure ‎
what type of commitments could be made in that regard‎.  ‎If that was what ‎
he wanted to do‎, ‎Mr‎. ‎Hetrick reiterated that it would be in Mr‎. ‎Ahmad‎'‎s ‎
best interest to do a business plan to know what he wanted his business to ‎
become and to explain how he would get there‎.‎
 
Mr‎. ‎Hooper said that Mr‎. ‎McAuliff mentioned a fence along the north side ‎
of the property‎.  ‎He asked if it was on Mr‎. ‎McAuliff’s property‎.  ‎Mr‎. ‎McAuliff ‎
said that it was actually on the alley property‎, ‎and he was not sure if it was ‎
his property or not‎.  ‎He had maintained it for ‎18 ‎years‎, ‎and the City had ‎
actually charged him for not cutting the grass once‎.  ‎Mr‎. ‎Hooper said that ‎
the Site Plan showed that it was not Mr‎. ‎McAuliff’s property‎, ‎so that would ‎
have to be investigated if it went further‎.‎
 
Mr‎. ‎Hooper said that he had been on the Planning Commission for ‎15 ‎
years‎, ‎and he had never seen a used car lot come through‎.  ‎There were ‎
used cars sold at the Enterprise facility on Auburn west of Rochester and ‎
that was all paved‎, ‎and there was a Hertz rental facility on Rochester north ‎
of Avon‎.  ‎He did not care for that because cars were parked on a grass ‎
area‎.  ‎Mr‎. ‎Anzek said there was a paved area‎, ‎but the cars spilled onto the ‎
grass and the street‎, ‎which was an enforcement issue‎.  ‎Mr‎. ‎Hooper said ‎
that looking at the subject site‎, ‎if they were going to go the route of a used ‎
car dealership and they would truly be selling ‎$‎15‎k vehicles‎, ‎he would not ‎
be opposed to that‎.   ‎He did not think they would want to do that on a ‎
gravel surface‎, ‎however‎.  ‎Mr‎. ‎Ahmad said he would pave it if he got the ‎
money‎.  ‎Mr‎. ‎Hooper remarked that was the “chicken and the egg” ‎
scenario‎, ‎and that was the problem‎.  ‎He was sure Mr‎. ‎Ahmad was a great ‎
guy and he could make all the promises in the world‎, ‎but he could change ‎
his mind about paving‎.  ‎Mr‎. ‎Hooper indicated that it did not work that way‎.  ‎
At a minimum‎, ‎he would like to see the area for employee and customer ‎
parking paved and if they wanted to have a pervious surface of crushed ‎
asphalt for car storage‎, ‎he would not be opposed‎.  ‎Like the gas station ‎
next door‎, ‎they would have to have a paved access onto Hessel and onto ‎
Auburn‎, ‎which would require a permit from MDOT‎.  ‎The issues with ‎
lighting‎, ‎etc‎. ‎would have to be worked out‎.  ‎He said that he was not ‎
opposed per se‎, ‎and he liked the idea of higher priced cars‎, ‎but Mr‎. ‎
Ahmad would need to do an investment in the property and not one after ‎
the fact‎.  ‎It would have to be done up front to make a presentable‎, ‎top ‎
flight used car dealership‎, ‎not a fly by night operation where he opened ‎
his doors and threw a bunch of cars out there‎.  ‎
 
Mr‎. ‎Reece asked Mr‎. ‎McAuliff if he would lease or sell the property‎.  ‎Mr‎. ‎
McAuliff said that if a used car lot went in‎, ‎he would want to sell it‎.  ‎If they ‎
were not interested in a used car lot‎, ‎he would lease the building‎.  ‎It had ‎
been empty for about six months‎.  ‎He had it possibly leased to a limo ‎
service‎.  ‎When he originally talked to the limo owner‎, ‎he thought it would ‎
be for normal stretch limos‎.  ‎After the fact‎, ‎he found out they were renting ‎
party busses‎, ‎so he told the owner he would not allow that‎.  ‎He did not ‎
think that would have been right for the neighborhood‎, ‎so he walked away ‎
from that lease‎.‎
 
Mr‎. ‎Dettloff asked if he would sell outright or do a land contract‎. ‎As an ‎
investment for someone‎, ‎Mr‎. ‎McAuliff said that he would wash his hands ‎
of it and sell it outright‎.‎
 
Mr‎. ‎Yukon thought it was great that Mr‎. ‎Ahmad was considering Rochester ‎
Hills and the Auburn area for his business‎.  ‎He agreed with the other ‎
Commissioners‎, ‎and wanted to stress that making the initial investment ‎
was important‎, ‎but it was important to look at it long term‎.  ‎They would want ‎
to have a business that attracted people‎, ‎and he thought a paved lot ‎
would be an important piece to that‎.  ‎Not only from an aesthetic ‎
standpoint‎, ‎but they would be parking cars and they tended to leak oil‎.  ‎He ‎
clarified that a paved lot would be better with regards to something ‎
leeching into the soil‎.  ‎Mr‎.  ‎Breuckman said that it would be assuming ‎
there was the proper stormwater management‎.  ‎Just paving it would not ‎
really improve it‎, ‎because everything would run to somewhere and into ‎
the ground‎.  ‎They would have to put in a sedimentation bay or vortex ‎
system‎.  ‎The question was whether they would have to do the stormwater ‎
management system‎, ‎and he noted again that it would be very expensive ‎
for the parcel size‎.‎
 
Mr‎. ‎Schroeder referred to his comments about an access only for Auburn ‎
Rd‎.  ‎If MDOT issued a permit‎, ‎Mr‎. ‎Ahmad should only have access onto ‎
Auburn and not onto the side street‎.  ‎Mr‎. ‎Ahmad would want to do ‎
everything he could to keep people from driving on the side street ‎
because he would get a lot of complaints‎.  ‎Also‎, ‎Mr‎. ‎Ahmad would not ‎
want customers walking in the mud and going into the cars with muddy ‎
feet‎, ‎so it was important to have a nice surface for everyone‎.‎
 
Chairperson Boswell asked Mr‎. ‎Breuckman if‎, ‎in his opinion‎, ‎the ‎
applicant could get a drive onto Auburn Rd‎.  ‎He commented that a parcel ‎
60 ‎feet wide was pushing it‎.  ‎Mr‎. ‎Breuckman agreed it would be tough‎, ‎
since they had a side street access‎, ‎and he could see MDOT refusing it ‎
because of that‎.  ‎Chairperson Boswell did not think they would allow it‎.‎
 
Chairperson Boswell asked if there were any other comments‎.   ‎He ‎
summarized that‎, ‎although Ms‎. ‎Brnabic objected a little bit‎, ‎he did not ‎
think that anyone would say no to a used car lot‎.  ‎Most of them thought ‎
that the surface would have to be improved‎, ‎and that money would have ‎
to be spent up front‎.  ‎He suggested that the location across the street ‎
might be better with more room‎.‎
 
Mr‎. ‎Reece felt that the price point was important‎.  ‎Ms‎. ‎Brnabic asked if ‎
there would be any guarantee that Mr‎. ‎Ahmad would have to remain within ‎
that price range‎.  ‎Mr‎. ‎Breuckman said that as a Conditional Use‎, ‎the ‎
Commission could impose conditions‎, ‎but enforcement of that would be ‎
another issue‎.  ‎Chairperson Boswell questioned whether a nice looking ‎
car for ‎$‎13‎,‎900 ‎could not be sold because Mr‎. ‎Ahmad said ‎$‎15‎,‎000‎.  ‎Ms‎. ‎
Brnabic clarified that they were talking about much lower prices‎.‎
 
Mr‎. ‎McAuliff asked if any of the Commissioners had been on a parking lot ‎
with recycled asphalt‎.  ‎He brought it up because he saw such an ‎
improvement between the gravel part and the asphalt‎.  ‎He was very ‎
impressed‎.  ‎It made sense to him to not want mud getting into the cars‎, ‎
and as long as the recycled asphalt was maintained‎, ‎there would be no ‎
mud‎.  ‎It was as close as someone could get to a nice surface‎, ‎and he was ‎
really pleased‎.  ‎
 
Chairperson Boswell asked Mr‎. ‎Ahmad if he had any questions and if he ‎
had gotten enough answers to know in which direction to go‎.  ‎Mr‎. ‎Ahmad ‎
concluded that he did get the direction he needed‎.‎
 
ANY OTHER BUSINESS
2013-0092
Recommendation of a Planning Commission Representative to the Zoning ‎
Board of Appeals for a one‎-‎year term to expire on March ‎31‎, ‎2014‎.‎
Mr‎. ‎Schroeder asked Ms‎. ‎Brnabic if she would like to be nominated and ‎
serve again‎, ‎which she accepted‎.‎
 
MOTION‎ by Kaltsounis‎, ‎seconded by Hetrick‎, ‎the Rochester Hills ‎
Planning Commission hereby recommends to City Council that Deborah ‎
Brnabic shall serve as its representative on the Zoning Board of Appeals ‎
for a one‎-‎year term to expire March ‎31‎, ‎2014‎.‎
 
A motion was made by Kaltsounis‎, ‎seconded by Hetrick‎, ‎that this matter be ‎
Recommended for Approval to the City Council Regular Meeting‎,‎. ‎The motion ‎
carried by the following vote‎:‎
Aye
Boswell‎, ‎Brnabic‎, ‎Dettloff‎, ‎Hetrick‎, ‎Hooper‎, ‎Kaltsounis‎, ‎Reece‎, ‎Schroeder ‎
and Yukon‎
9 - 
 
ANY FURTHER BUSIENSS‎:‎
 
Mr‎. ‎Hooper asked if anyone had seen the Kroger gas station on ‎
Rochester Rd‎. ‎in Troy‎.  ‎He remarked that if that was what someone ‎
wanted them to approve in Rochester Hills‎, ‎it would be DOA‎.  ‎Several ‎
Commissioners agreed that it looked awful‎.  ‎Mr‎. ‎Kaltsounis stated that it ‎
was a really unsightly‎, ‎party store type building where the pumps were put ‎
in the back‎.  ‎Mr‎. ‎Hooper said that it was similar to what they had been ‎
discussing‎, ‎where the building was moved closer to the road‎.   ‎
 
Mr‎. ‎Kaltsounis said that the station at South Boulevard and Crooks ‎
looked o‎.‎k‎.‎; ‎it was recessed and there was a lot of srubbery‎, ‎but the one ‎
on Rochester was troubling‎. ‎
 
Mr‎. ‎Anzek responded to Mr‎. ‎Schroeder’s earlier question about the ‎
detention meeting with the neighbors at the Vistas Subdivision‎.  ‎Mr‎. ‎
Anzek advised that he‎, ‎the developer‎, ‎Mr‎. ‎Schneck‎, ‎Mr‎. ‎Davis‎, ‎Mr‎. ‎
Moore‎, ‎Ms‎. ‎Balint and about five neighbors attended‎.  ‎Prior to going out ‎
there‎, ‎Staff discussed that a better way of handling the access road would ‎
be to put top soil over it and seed and mulch rather than ripping out the ‎
base that was there‎.  ‎There would be a total grassy field with a compacted ‎
base for access‎.  ‎The residents thought that would be fine‎.  ‎Also‎, ‎Staff ‎
talked with the developer about several solutions to what the neighbors ‎
considered as an unsightly gabion basket‎/‎divider wall within the retention ‎
system‎.  ‎One of the neighbors wanted ivy planted‎, ‎but they were not sure ‎
that would work‎.  ‎Staff talked with Gerry Lee‎, ‎the Forestry Manager‎, ‎and he ‎
strongly recommended a series of specific arbor vitae that grew to about ‎
20 ‎feet high with an eight to ten‎-‎foot spread‎.  ‎They would grow and mature ‎
quickly‎, ‎and he recommended planting them spaced at eight feet‎.  ‎It ‎
would cover the line of sight but still leave a ‎15‎-‎foot wide access point to ‎
get to the structures‎.  ‎Everyone thought that was a good solution‎, ‎and the ‎
developer agreed to do it‎.  ‎They took it to City Council and made it a ‎
condition of approval‎.  ‎One of the residents had thanked Council for their ‎
hard work and for making that happen‎.‎
 
Mr‎. ‎Schroeder asked if there was really a drainage problem‎.  ‎Mr‎. ‎Anzek ‎
said that not really‎; ‎they had to raise the base of the forebay‎.  ‎The bottom ‎
was too low and had to be brought up a foot‎.  ‎Mr‎. ‎Reece thought that ivy ‎
sounded like a pretty intriguing idea‎.  ‎Mr‎. ‎Anzek said that Mr‎. ‎Davis lived ‎
hear a wall with that and he said that it looked really horrible‎, ‎especially in ‎
the winter‎.  ‎Mr‎. ‎Schroeder said that too much root would collect dirt‎.  ‎Mr‎. ‎
Anzek said that topsoil on top of the rocks would be a detriment and kids ‎
could climb on it‎.  ‎Mr‎. ‎Reece said that he was talking more about ‎
climbing ivy that grew up a brick wall‎.  ‎He agreed it would take a while to ‎
cover‎.‎
 
Mr‎. ‎Anzek reported that Ms‎. ‎Gentry was recently appointed to the ‎
Communities First Committee‎.  ‎The Committee reviewed applications ‎
that were submitted for consideration in the program‎, ‎and each quarter an ‎
individual or group was selected ‎- ‎someone who helped the community or ‎
went above and beyond‎.  ‎The program used to be called Families First‎, ‎
but it had been expanded to include businesses or non‎-‎profits‎, ‎for ‎
example‎.  ‎He passed around nomination forms and said that if the ‎
Commissioners knew of anyone‎, ‎Ms‎. ‎Gentry would appreciate them filling ‎
out a form‎.‎
 
Mr‎. ‎Anzek talked briefly about the proposed Blossom Ridge senior ‎
development in Oakland Township‎, ‎and mentioned that residents had ‎
been at the City Council meeting the previous evening speaking in ‎
opposition‎.   ‎President Hooper had prepared a Resolution from Council‎, ‎
which had been included in the Commissioners’ Communications‎, ‎which ‎
asked Oakland County to consider the residents’ comments at a March ‎
26‎, ‎2013 ‎meeting at which this development would be discussed‎.  ‎
 
Mr‎. ‎Breuckman mentioned that the comment period for the Master Land ‎
Use Plan update was over‎.  ‎Staff received no comments from anyone‎, ‎
and he advised that he would be bringing amendments forward for a ‎
Public Hearing next month‎.‎
 
Mr‎. ‎Anzek advised that the CIP update would be brought forward as a ‎
Public Hearing at next month’s meeting‎.   ‎If the Commissioners were not ‎
comfortable with the projects they could continue the discussion at the ‎
following meeting‎, ‎but it was being brought forward for a vote for ‎
expediency‎.  ‎He noted that the Policy Team had met earlier in the day ‎
and there was a pretty good list of projects shown‎.  ‎A lot of things that had ‎
not been done over the last several years were coming on board‎.  ‎
 
Mr‎. ‎Dettloff asked if it was too late to add School Rd‎. ‎paving to the CIP‎.  ‎
Mr‎. ‎Anzek said that he would talk to Mr‎. ‎Shumejko ‎(‎Traffic Engineer‎).  ‎Mr‎. ‎
Anzek thought it would be a good idea to get it on the radar screen and in ‎
the CIP if Council decided to move on in quickly‎.  ‎
 
Mr‎. ‎Dettloff asked the latest news about the Auburn and Rochester Rd‎. ‎
development‎.  ‎Mr‎. ‎Anzek said that the applicants had hired a new ‎
architect‎, ‎who seemed to understand the City’s requirements a lot better‎.  ‎
At the last concept‎, ‎they provided a significant improvement over what ‎
Staff and the Planning Commission had initially looked at‎.  ‎They pushed ‎
McDonald’s further west and made more massing of the buildings on the ‎
corner‎.  ‎There was still a huge issue with MDOT with curb cuts and access ‎
points and turning movements‎.  ‎He said that the development was ‎
starting to move in the right direction‎, ‎however‎.‎
 
Mr‎. ‎Kaltsounis thanked City Council for approving some of the members’ ‎
re‎-‎appointments for another three years‎.  ‎Mr‎. ‎Hooper said at the Council ‎
meeting that he had had the pleasure of serving with those members for a ‎
number of years‎.  ‎He was ecstatic that they were willing to continue to ‎
serve on the Planning Commission and stressed that they did a great job‎.‎
NEXT MEETING DATE
Chairperson Boswell reminded the Commissioners that the next Regular ‎
Meeting was scheduled for April ‎16‎, ‎2013‎.‎
ADJOURNMENT
Hearing no further business to come before the Planning Commission‎, ‎and ‎
upon motion by Kaltsounis‎, ‎Chairperson Boswell adjourned the Regular ‎
Meeting at ‎8‎:‎59 ‎p‎.‎m‎.‎
 
 
 
 
 
_____________________________‎
William F‎. ‎Boswell‎, ‎Chairperson‎
Rochester Hills Planning Commission‎
 
 
 
 
______________________________‎
Maureen Gentry‎, ‎Recording Secretary‎