Administration and Information 
Services Committee
Rochester Hills
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Rochester Hills, MI 48309
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Minutes
John L. Dalton, Bob Grace, Katie Hauswirth, Melinda Hill, Barbara Holder, Bev Jasinski, 
Andrew Kenzie, Pam Lee, Gerard Verschueren
CALL TO ORDER
Chairperson Hill called the meeting to order at 8:05 a.m.
ROLL CALL
Melinda Hill, Barbara Holder, John Dalton and Gerard Verschueren
Present:
Stephen Kirksey
Absent:
Non-Voting Members Present: Bob Grace, Bev Jasinski and Pam Lee
Non-Voting Members Absent: Katie Hauswirth and Andrew Kenzie
APPROVAL OF MINUTES
No minutes for approval.
COMMUNICATIONS
None.
UNFINISHED BUSINESS
2004-0199
Establish Committee Meeting Packet Distribution Medium
Committee members discussed paperless packet:
 
*Distribution of packet is working via e-mail.
 
Committee members discussed option of installing a stationary projector in 
Communication's Committee conference room:
 
*  Possibility of bringing a projector/laptop set-up prior to meeting.
*  Projector/laptop are user friendly.
*  Projector would remain stationary on the ceiling.
*  Check other technology options.
*  Intent was agenda item would be displayed so everyone could read it.
*  Camera/Projector is approximately $2,000.
*  Check other less costly options (i.e. large TV).
*  Involve all other committees in this decision.
*  Obtain feedback from other committees.
Discussed
2004-0511
Conclusion of City Council Appointee Review Process
It was the consensus of the committee to move on to finishing the review process for the 
Council Appointed Directors and self-evaluation forms.
 
*  Reviewed Kurt Dawson, Bev Jasinski evaluation forms.
*  Evaluation forms are not linked to Legistar.
*  Members must view the email packet.
*  Legistar gives everyone ability to view evaluation forms.
*  Discussed computer hardware problem with downloading packet.
 
A motion was made by Holder, seconded by Dalton, that this concludes the review 
process for the Council Appointees for the 2003-2004 year.
A motion was made by  Holder, seconded by  Dalton, that this matter be Approved
.  
 
Resolved that the Administration & Information Services (AIS) Committee has 
completed the City Council Appointee Review Process for the 2003 - 2004 period.
 
The motion carried by the following vote:
Aye:
Hill, Holder, Dalton and Verschueren
Absent:
Kirksey
2004-0211
2005 Salary Recommendation for Directors' General Adjustment 
Recommendation
Agenda Summary.pdf; Salary History-Directors.pdf; Memo Somerville 
033104.pdf; Memo Lee 022704.pdf; MML Director Survey DataUPDATE.
pdf; Revenue Reductions 2004.pdf; Res Directors Gen Adjustment 2004.
pdf; Minutes, AIS 030204 Draft Excerpt.pdf; Minutes, AIS
Attachments:
Committee members discussed Salary Recommendations
 
*  Mayor Somerville and Ms. Lee recommend a two (2) percent adjustment for 
    Directors and Mayor.
 
*  Adjustments approved for Directors are an indicator for other employment groups.
*  Two employment groups' contracts expiring in 2005.
*  Information provided by MML based on survey conducted at end of 2003 - 
    beginning 2004.
*  1917 will receive 2.2 percent for entire year 2005.
*  2491 will receive 2.5 percent through first quarter 2005 (03/31/05).
 
Committee members discussed overtime pay.
 
*  Directors do not receive overtime pay.
 
*  Overtime pay put non-exempt employees at equal pay with Directors.
 
 *  Directors and Administration need to decide if work is better based on:
     -  Overtime for employees
     -  Hiring additional employees
     -  Hiring through outside agencies
 
Committee members discussed Directors performance bonus and general adjustment
 
*  Performance bonus intent was to recognize Directors for work beyond the basic 
adjustment.
 
*  Provided from year-to-year.
 
*  Mayor Somerville uncomfortable with bonuses which provide extra compensation 
without affecting base salary.
 
*  A generous adjustment will elevate the rest of work force expectations.
 
*  City has a zero increase budget.
 
*  Increased salaries increase benefit costs.
 
*  Additional money will be taken from operating expenses.
 
*  Impact on services.
 
*  Director salaries were at risk prior to wage and class study.
 
*  Committee would recommend a certain percentage adjustment.
 
*  Director did not automatically receive entire adjustment.
 
*  Director may have received additional increase based on performance.
 
*  Directors went to a divided system where they received a guaranteed base and bonus 
based on performance; however, bonus never been given.
Discussed
Enactment No: RES0204-2004
NEW BUSINESS
2004-0210
Administration & Information Services Committee 2005 Salary 
Recommendation for City Council
Agenda Summary - CC.pdf; Salary History-Council.pdf; Resolution 
Council Salary 2004.pdf; Salary Comparison CC.pdf; Minutes, AIS 050402 
Draft Exceprt.pdf; Minutes, AIS 040604 Draft Excerpt.pdf; Minutes, AIS 
030204 Draft Excerpt.pdf; 0210 Resolution.pdf
Attachments:
City Council discussion commenced on whether Council should increase base salary 
versus paid per meeting:
 
*  Discussed comparisons between cities.
*  Rochester Hills averages 55 City Council meetings per year.
*  44 Council Communication Committee meetings.
*  15 Closed Session meetings.
*  Total number does not include sub-committee meetings.
*  Suggestion made base salary to remain same, delete 50 meeting minimum.
*  Committee will continue discussion next month.
 
Committee inquired on the possibility of having various out-of-pocket expenses 
reimbursed.
 
*  Gas mileage and meals.
*  Determined that $60 was adequate for meeting cost.
*  Human Resources Director to provide more information for Council.
 
Committee further discussed laptops vs. desktop computer.
 
*  Clarification needed on whether to purchase new laptops for City Council or for 
Council members to receive a dollar amount to purchase a personal computer.
 
*  Whole objective was decided with the implementation of www.gotomypc.com
 
*  The concern is obsolete laptops need total replacement.
 
Committee briefly discussed Longevity for City Council members.
Discussed
Enactment No: RES0197-2004
2004-0284
Request for Purchase Authorization - MIS:  Redesign of the Rochester Hills 
web site and implementation of the Content Management System, blanket 
purchase order not-to-exceed $35,910.00; Municipal Web Services, 
Birmingham, MI
Agenda Summary.pdf; Tabulation.pdf; Resolution.pdf
Attachments:
Committee discussed authorization to simplify Rochester Hills current web site.
 
*  Cost just under $36,000.
*  Goal - execute a complete redesign of current web site for:
     -  Improve navigation
     -  Improve search capabilities
     -  Updating our technology
     -  Calendaring
     -  Content managing system
 
Current process reviewed:
 
*  Department creates content information.
*  Information is then sent to MIS
*  MIS then posts the information on the web site.
 
New technology will allow:
 
*  Department will create, review and send content directly to Internet.
*  Intent is that Departments will be more efficient in updating.
*  Savings of $11,500 per year.
 
 
*  Design team in place:
                - Mike McGinnis
     -Ed Anzek
     -Jamie Smith
     -Margaret Strate
     -Pam Olson or Charlotte Taravella
*  Design team will regulate Departments so that there is consistency.
*  Our current web site evaluated by Plante Moran.
*  Suggestion to get outsider opinion.
*  New technology will give us input on what most visitors are looking for or at.
*  Intent is to keep it simple.
Discussed
Enactment No: RES0099-2004
2004-0296
Request for Purchase Authorization - MIS:  2004 Equipment, Supplies and 
Software Purchases Project, blanket purchase order not-to-exceed $190,300.
00
Agenda Summary.pdf; Lease Case Studies.pdf; Resolution.pdf
Attachments:
Committee briefly discussed proposed MIS equipment purchases:
 
*  MIS discussed list of equipment purchases.
*  All needed equipment is purchased at separate times throughout the year.
*  Several companies have State contracts.
*  Basically asking for authorization now so that there is no delay.
Discussed
Enactment No: RES0100-2004
2004-0359
Recommendation from Administration & Information Services Committee 
regarding Changes to Council Work Session Broadcast Policy
Agenda Summary.pdf; CC WS Rules of Procedure.pdf; Minutes AIS 
040604 Draft Excerpt.pdf; 0359 Resolution.pdf
Attachments:
Committee discussed policy concerning broadcasting work sessions.
 
*Council debated whether it was necessary to televise workshops.
*Council discussed certain workshops should not be televised.
*In workshops no action is taken, adversary discussion on a topic.
*Some other cities do televise their workshops.
A motion was made by  Dalton, seconded by  Verschueren, that this matter be 
Approved and Referred to City Council Liaison.  
 
Resolved that it is the recommendation of the Administration & Information 
Services (AIS) Committee that the Rochester Hills City Council consider 
eliminating televising Work Session meetings.
 
The motion carried by the following vote:
Aye:
Hill, Holder, Dalton and Verschueren
Absent:
Kirksey
ANY OTHER BUSINESS
Laptop Computers:
 
*Need confirmation on the usage of laptops to determine what needs to be budgeted.
 
Trader Joe's Liquor License:
 
*Trader Joe's applied for a commercial liquor license.
*Committee will verify if Trader Joe's is too close to CVS pharmacy.
 
Elimination of the Primary Election:
 
*  Need to determine whether Primary Election can or should be eliminated.
*  Any change will impact the budget.
NEXT MEETING DATE
Tuesday, May 4, 2004 at 8:00 a.m.
ADJOURNMENT
There being no further business to discuss, Chairperson Hill adjourned the meeting at 9:
55 a.m.
 
Minutes prepared by Sue Busam.
Note:  Approved as presented at the July 13, 2004 AIS Meeting.