Financial Services Committee
Rochester Hills
1000 Rochester Hills 
Drive
Rochester Hills, MI 48309
(248) 656-4660
Home Page:  www.
rochesterhills.org
Minutes
Donald Atkinson, Bryan Barnett, David Byrne, John Dalton, Kurt Dawson, 
Melinda Hill, Julie Jenuwine, Jillian Rataj, Lee Zendel
5:00 PM
1000 Rochester Hills Drive
Thursday, October 21, 2004
CALL TO ORDER
Chairperson Melinda Hill called the Financial Services Committee
meeting to order at 5:27 p.m.
ROLL CALL
Melinda Hill, Bryan Barnett, John Dalton, Donald Atkinson and Lee Zendel
Present:
Non-Voting Members Present:  Kurt Dawson, Julie Jenuwine
 
Non-Voting Members Absent:  David Byrne and Jillian Rataj
 
Others Present:  None
 
Youth Representative Jillian Rataj provided previous notice that she was not able to 
attend and asked to be excused.
APPROVAL OF MINUTES
2004-0674
Regular Meeting -  June 24, 2004
062404 FS Draft Minutes.pdf; Resolution.pdf
Attachments:
A motion was made by  Zendel, seconded by  Barnett, that this matter be 
Approved.  
 
Resolved that the Financial Services Committee hereby approves the Minutes of 
the Regular Meeting of June 24, 2004 as presented.
 
The motion carried by the following vote:
Aye:
Hill, Barnett, Dalton, Atkinson and Zendel
2004-0898
Regular Meeting -  July 22, 2004
20040722FS Draft Minutes.pdf; 20040722 Resolution.pdf
Attachments:
A motion was made by  Zendel, seconded by  Barnett, that this matter be 
Approved.  
 
Resolved that the Financial Services Committee hereby approves the Minutes of 
the Regular Meeting of July 22, 2004 as presented.
 
The motion carried by the following vote:
Aye:
Hill, Barnett, Dalton, Atkinson and Zendel
COMMUNICATIONS
2004-0899
Amended Financial Services Bylaws
FS Bylaws Final 09-22-04.pdf; Memo Galeczka - Bylaws Amdmts 092204.
pdf
Attachments:
Chairperson Hill noted everyone received a copy of the amended Financial Services 
Committee Bylaws.
Closed
UNFINISHED BUSINESS
2004-0541
Auditing Services Discussion - Potential RFP
Auditor RFP Memo.pdf; Memo Jenuwine 101504.pdf
Attachments:
Julie Jenuwine provided to Committee information pertaining to Auditing Services - 
Potential RFP including the following:
 
*  City currently has an RFP out for Financials Auditing Services and Compliance.
 
*  City employees will be involved with selection process.
 
*  Goal is to have a selection made by the end of November.
 
*  Committee members were invited to participate in selection process.
 
*  Mr. Lee Zendel, Citizen Representative, offered to be part of selection process.
 
Discussed
2004-0684
Budget vs. Actuals Review - 2004
Chairperson Hill noted that this item was discussed in July and no further discussion 
was needed.
Closed
NEW BUSINESS
2004-0891
Third Quarter 2004 (YTD October) Variance Report.
financials expenditures.pdf; financials revenue.pdf; financials trial balance.
pdf; Memo re 3rd quarter variance reports.doc
Attachments:
Ms. Jenuwine provided to Committee information with explanation of Third Quarter 2004 
(YTD October) Variance Report as follows:
 
*  Variance reports are actual expenditures of revenue to budget after the
    third quarter, which is ending 09/30/04.
 
*  Debts are at (100%) one-hundred percent, two payments made annually.
 
*  OPC is slightly higher caused by capital expenditures that were not budgeted
    and OPC will submit a budget amendment for 4th quarter.
 
*  RARA is slightly high and will submit a budget amendment.
 
*  It was noted that the third quarter budget amendments will be reflected in
    October financials.
 
Discussed
YOUTH COMMENTS
None Presented
ANY OTHER BUSINESS
Ms. Hill made mention that DWSD released water rate increases for
next year at three (3%) to three and one-half (3 1/2%) percent.
NEXT MEETING DATE
November 18, 2004
ADJOURNMENT
There being no further business to discuss, Chairperson Hill adjourned
the meeting at 5:36 p.m.
 
Minutes prepared by Sue Busam.
NOTE:
Minutes were approved as presented at the February 17, 2005, Regular Financial 
Services Committee Meeting.