Image
1000 ‎Rochester Hills Dr‎. ‎
Rochester Hills, MI ‎
48309‎
(‎248‎) ‎656‎-‎4600‎
Home Page‎:  ‎
www‎.‎rochesterhills‎.‎org‎
Rochester Hills
Minutes
Planning Commission
7:00 PM
1000 Rochester Hills Drive
Tuesday, April 20, 1999
CALL TO ORDER
Chairperson Eric Kaiser called the Regular Meeting to order at ‎7‎:‎30 ‎p‎.‎m‎. ‎in ‎
the Auditorium‎.‎
ROLL CALL
Present PC‎:    ‎Chairperson Eric Kaiser‎
                          William Boswell‎
                          Paul Corneliussen‎
                          John Gaber‎
                          Greg Hooper‎
                          Leah Potere‎
                          Christian Ramanauskas‎
                          James Rosen‎
                          Audrey Ruggiero‎
 
Absent PC‎:      ‎None‎
 
Quorum present‎
 
Also present‎:   ‎Patricia Goodwin, Director‎
                          Deborah Millhouse, Deputy Director, Planning‎
                          John Staran, City Attorney‎
                          Susan Vergeldt, Recording Secretary‎
 ‎
APPROVAL OF MINUTES
2000-1944
January ‎19‎, ‎1999 ‎Regular Meeting‎
 MOTION‎ by Ruggiero, seconded by Rosen, that the Minutes dated January ‎
 19‎, ‎1999 ‎be accepted as printed‎.‎
 
 Ayes‎:‎     All‎
 Nays‎:‎     None     ‎MOTION CARRIED‎.‎
 
Approved
 
2000-1945
April ‎6‎, ‎1999 ‎Regular Meeting‎
 MOTION‎ by Boswell, seconded by Ramanauskas, that the Minutes dated ‎
 April ‎6‎, ‎1999 ‎be accepted as printed‎.‎
 
 Ayes‎:‎     All‎
 Nays‎:‎     None     ‎MOTION CARRIED‎.‎
 
Approved
 
COMMUNICATIONS
 A‎.‎     The Chair welcomed new Planning Commissioners Greg Hooper and ‎
 Leah Potere to their first meeting‎.‎
 B‎.‎     The Chair urged everyone to keep the victims and their families in their ‎
 prayers regarding today's tragedy in Colorado‎.‎
 C‎.‎     The Chair welcomed Deputy Planner Deborah Millhouse to the city‎.  ‎She ‎
 has a rich background in planning and most recently was the principal ‎
 planner in Livingston County‎.‎
 D‎.‎     Attorney General Opinion No‎. ‎6892‎ regarding regulation of wetlands and ‎
 land adjoining wetlands by local units of government‎.‎
 E‎.‎     Invitation to the Rochester Hills Historic Districts Commission's Historic ‎
 Preservation Awards ceremony on May ‎5‎, ‎1999‎ at City Hall‎.‎
 F‎.‎     Notice of seminar regarding Economics of the New Urbanism‎.  ‎The Chair  ‎
 encouraged commissioners to attend‎.‎
 G‎.‎     Ordinance Amendment regarding the Body Techniques rezoning‎
 H‎.‎     Letter to the Chair regarding the sump pump hook‎-‎up issue‎.‎
 I‎.‎     Draft copies of Master Land Use Plan Update distributed to ‎
 commissioners‎
 J‎.‎     Updated roster of Planning Commission members‎
 
UNFINISHED BUSINESS
2000-1709
Request for a Wetland Use Permit ‎- ‎File No‎. ‎97‎-‎003 ‎- ‎Adams Garden Site  ‎
Concominiums, a ‎19‎-‎unit condominium development on ‎20 ‎acres, located on ‎
the west side of Adams, north of Tienken, Parcel No‎. ‎15‎-‎06‎-‎280‎-‎001‎, zoned ‎
R‎-‎2‎, One Family Residential, David Lombardo, Lombardo Building Company, ‎
6650 ‎Highland Road, Suite ‎213‎, Waterford, MI ‎48327‎, Applicant‎
(‎Ref‎. ‎Staff Memo prepared by Patricia A‎. ‎Goodwin dated April ‎13‎, ‎1999 ‎has been ‎
placed on file and by reference becomes part of the record hereof‎.)‎
 
Present for the applicant were David Lombardo, vice president, and his partner ‎
Robert Russell‎. ‎
 
Ms‎. ‎Goodwin stated that the staff memo dated April ‎13‎, ‎1999 ‎summarizes the ‎
changes made in the site plan from the previous submittal‎.  ‎The staff report dated ‎
November ‎23‎, ‎1998 ‎provides a more extensive analysis of the previous site plan‎.  ‎The ‎
staff memo address the three findings of the Planning Commission's denial of the ‎
preliminary plan‎.  ‎Also included is information provided by Engineering Services and ‎
review comments by their consultant Johnson & Anderson regarding flooding ‎
concerns and impacts to adjacent home sites as well as wetland fill‎.  ‎Lot ‎19 ‎has now ‎
been eliminated; the wetland impacts are discussed in Dr‎. ‎Jaworski's letter dated April ‎
13‎, ‎1999‎; the City Traffic Engineer's comments regarding his preference for a parallel ‎
access road; Page ‎6 ‎of the December ‎15‎, ‎1998 ‎minutes state reasons for his ‎
preference‎.‎
 
Mr‎. ‎Russell stated that they have addressed all the issues raised at the last meeting, ‎
and they hope the board finds the changes and alterations acceptable so that they can ‎
move forward to a preliminary site plan approval‎.  ‎
 
Regarding the three conditions in the staff memo dated April ‎13‎, ‎1999 ‎Mr‎. ‎Lombardo ‎
was willing to obtain a floodplain use permit; a conservation easement will be ‎
submitted with construction drawings; they are not taking issue with anything ‎
recommended by the city‎.  ‎All issues have been addressed‎.  ‎The wetland and ‎
floodplain impact will be less now because the number of lots has been reduced to ‎18 ‎
from ‎19‎.‎
 
The Chair invited comments from those in attendance at the meeting even though this ‎
was not a Public Hearing‎.‎
 
 Bill Kidder, ‎3048 ‎Charlwood Dr‎.‎, ‎submitted pictures of his backyard ‎
expressing his concern for how wet the backyards get‎.  ‎He was not against the ‎
proposed development; his big concern is the wetlands in the southeast corner and the ‎
wildlife present‎. ‎In fact it should improve the property values in the area‎.  ‎Lot ‎7 ‎will ‎
cause additional runoff into the pond and the wetlands which are adjacent to his ‎
backyard‎.  ‎Lot ‎7 ‎will be four feet higher than his backyard‎. ‎He has not heard from the ‎
developer‎. ‎
 
 Debra Kneifel, ‎1775 ‎Jason Circle, ‎president of the Adams West ‎
Homeowners Association, was glad to see the development coming and improving the ‎
area‎.  ‎She feels that the proposed development will improve the drainage problems‎.‎
 
 Judy Varga, ‎3064 ‎Charlwood‎, lives in the fourth house in next to Mr‎. ‎
 Kidder, drainage was her main concern‎.  ‎She welcomes the proposed development‎.‎
 
There were no further comments from the public‎.‎
 
Mr‎. ‎Russell responded to the public comments‎.  ‎He has not heard any specific remedy ‎
for the drainage‎.  ‎He acknowledged the presence of water in the area, but it was there ‎
long before the  subject developers were‎.  ‎They are looking for direction on how to ‎
alleviate the problem‎.‎
Mr‎. ‎Lombardo believed they would be helping the situation ‎-- ‎not adding to it‎. ‎
Engineering Services has told them that a swale would be the best method of ‎
providing drainage‎.  ‎Engineering did not want to see pipes in there that could freeze ‎
and would require maintenance‎.  ‎This will alleviate a lot of the existing problems‎.  ‎They ‎
have painstakingly worked around the wetlands‎.  ‎They are proposing to create a ‎
swale on the south side of Lot ‎7‎.  ‎Any water shed off the proposed development will ‎
hit that swale and go down into the wetlands‎.  ‎Engineering has no problems with this ‎
design‎.  ‎The water will be retained more than it is presently‎.  ‎Retention ponds will be ‎
retaining the water and letting it out at an agricultural rate‎.  ‎And they are creating a ‎
larger wetlands to the south end of the existing pond‎.  ‎They have explored all avenues ‎
regarding Lot ‎7‎.  ‎Moving Lot ‎7 ‎to the north would encroach into the wetlands, and ‎
Dr‎. ‎Jaworski would have a problem with that‎.  ‎Mr‎. ‎Lombardo has not met with the ‎
neighbors since the last meeting‎. ‎He has attempted to talk to them but has not ‎
knocked on every door‎.  ‎He left a copy of the site plan with Darlene Janulis, and he ‎
has received no phone calls‎.‎
 
Member Ruggiero repeated her comments from the last meeting that she echoed the ‎
neighbors' concerns about Lot ‎7‎.  ‎She confirmed with Mr‎. ‎Lombardo that the swale is ‎
proposed on the south side of Lot ‎7‎.  ‎Mr‎. ‎Lombardo indicated the location of the ‎
swale for a distance of about ten feet along the south property line and extending ‎
about ten feet wide to the north‎.  ‎Mr‎. ‎Lombardo would anticipate that the ‎
homeowners association would maintain it‎.  ‎The swale will actually be in the open ‎
space to the south of Lot ‎7‎.‎
 
Ms‎. ‎Goodwin explained how the responsibility for maintaining the swale would be ‎
conveyed to a property owner‎.  ‎If it is an improvement to the benefit of the entire ‎
subdivision, it probably should be an outlot deeded to the homeowners association ‎
with some maintenance agreement between the homeowners association and the city ‎
such that,  if the homeowners association did not adequately maintain it the city would ‎
step in and maintain it‎.  ‎That has basically happened in Adams West Subdivision with ‎
Monticello Park and is typical of what has happened throughout the city with privately ‎
owned detention basins‎.  ‎As far as a swale intended to handle runoff that is not within ‎
an easement that is dedicated to the public or dedicated to the homeowners ‎
association, then that facility would be under the jurisdiction of the homeowner and ‎
would be a totally private matter, not providing for any recourse for properties ‎
downstream that may be aggrieved by that not being kept open‎.‎
 
Mr‎. ‎Staran supplemented that peculiar situations relating to one building site or ‎
maintenance responsibilities can be addressed in the master deed, which is recorded ‎
and is of record, and puts a new homeowner on notice‎.  ‎
 
Mr‎. ‎Lombardo could not guarantee that would alleviate Mr‎. ‎Kidder's problem, but he ‎
could guarantee that the proposed development will not add to it‎.   ‎He would ‎
anticipate that it will improve the situation because the water will permeate through the ‎
swale‎.  ‎There will be a very coarse sand in the swale, the purpose of which is for ‎
water to percolate through‎.  ‎Member Boswell pointed out that there is no way to ‎
enforce the property owner to maintain the swale since it would be on private ‎
property‎.  ‎It would appear better to turn it over to the homeowners association‎.‎
 
Responding to questions from Member Ramanauskas, Mr‎. ‎Lombardo stated that the ‎
swale would stop shy of the existing wetlands to the east so the higher grade of the ‎
wetlands would not be a problem‎.  ‎The swale would start on the east side of Lot ‎7 ‎
before the wetlands and swale down to the wetlands to the west‎. ‎
 
Member Gaber summarized that there are now ‎18 ‎lots instead of ‎19‎; a lot of ‎
reconfiguration has been done and many accommodations have been made; the road ‎
issue was resolved  last time; now drainage is the single issue‎.  ‎He believed the swale ‎
could be preserved because it is in the open space, which makes it enforceable‎.  ‎
There probably will have to be some type of storm water maintenance agreement ‎
signed with the city before the site plan is fully accepted by the city‎.  ‎Now the ‎
commission needs to rely on the professional staff to make sure the engineering is ‎
done properly‎.  ‎It is the obligation of the Engineering Department to make sure that ‎
the proposed drainage plan from one project demonstrates that there will not be ‎
added  drainage problems for neighboring subdivisions‎.  ‎He urged commissioners to ‎
keep in mind that they will have another opportunity to look at the plan‎.  ‎
 
Ms‎. ‎Goodwin noted that the site condominium provisions do not explicitly state that ‎
the engineering plans be approved prior to the final preliminary plan being provided‎.  ‎
However, given the concerns about drainage, Johnson & Anderson's report seems to ‎
conclude that some issues will be require additional engineering data on a lot‎-‎by‎-‎lot ‎
basis‎.  ‎If the Planning Commission wants further assurances that there will not be ‎
off‎-‎site runoff and drainage problem, they could condition the preliminary plan ‎
approval on detailed grading, utility and drainage plans being submitted in an ‎
approvable form prior to the final preliminary plan coming back for approval‎.   ‎In ‎
addition, the open space is not currently designated as an outlot, which would then ‎
require an open space agreement‎.  ‎This could also be addressed in a resolution to ‎
approve‎.  ‎Mr‎. ‎Lombardo responded that he would have no difficulty with the ‎
proposed conditions‎.‎
 
Member Corneliussen stated with cooperative efforts with Engineering, it would ‎
appear that some solution could be reached to resolve the drainage issue as discussed‎.‎
 
Ms‎. ‎Goodwin stated that a conservation easement is being conveyed, not the land ‎
itself‎.  ‎The open space concept has not been nailed down yet‎.  ‎Mr‎. ‎Staran perceived it ‎
as a general common element or a limited common element as opposed to being ‎
actually deeded‎.  ‎This could be determined at the staff level‎.  ‎Mr‎. ‎Staran confirmed ‎
the state law prohibiting the altering of or causing the flow of storm water onto a ‎
neighbor's property in excess of the agricultural rate‎.‎
 
Member Ramanauskas addressed basements and the frequent comments by the ‎
developer regarding soil borings‎.  ‎Member Ramanauskas pointed out that soil borings ‎
might be only for soil conditions not for hydrology‎.  ‎Mr‎. ‎Lombardo pointed out that he ‎
has not seen the letter from Johnson & Anderson dated February ‎24‎, ‎1999‎, but his ‎
engineering firm has‎.‎
 
The Chair asked what would ensure that the access road is one way only‎.  ‎Mr‎. ‎
Lombardo recommended ‎"‎one way do not enter‎" ‎signs as he cannot police it‎.  ‎The ‎
Chair suggested that the exit drive could steer people only to the south onto Adams ‎
Road‎.  ‎Member Gaber did not perceive a safety problem due to the small number of ‎
homes‎.  ‎The access road is narrow, so signage would be adequate; but it would be ‎
onerous to limit people to going only right or left onto Adams Road‎.   ‎Mr‎. ‎Russell was ‎
more than willing to comply with the Planning Commission's wishes‎.‎
 
Member Ruggiero addressed safety issues involving the proposed access road and its ‎
interaction with adjacent side streets and those across the street and the existing ‎
tapers‎.  ‎The Adams Road situation is very dangerous in the area of the proposed ‎
development‎.  ‎Member Ruggiero requested that the record show that the Planning ‎
Commission would like the situation reviewed thoroughly‎. ‎
 
Member Potere suggested creating a chute‎-‎type device,  triangular pieces similar to ‎
those used at Meijer's, to steer vehicles north or south but not allowing entrance from ‎
Adams Road‎.‎
*‎Assuming that a one‎-‎way parallel road had an ingress at the north end and an egress ‎
at the south end, Member Potere suggested creating a chute‎-‎type egress at the south ‎
end, with triangular pieces similar to those used at Meijer's, to prevent wrong‎-‎way ‎
traffic from entering the parallel road at the south end‎.‎
 
Members Boswell and Hooper stated they would prefer six curbcuts for seven lots to ‎
a parallel access drive, with possibly a full paved lane on Adams Road in the area of ‎
the existing taper‎.  ‎The Chair preferred six curbcuts‎.  ‎Mr‎. ‎Staran added that Lots ‎6 ‎
and ‎7 ‎could share a driveway as a common driveway easement, which can be ‎
addressed in the master deed‎.  ‎Ms‎. ‎Goodwin added that City Traffic Engineer Steve ‎
Dearing has indicated his support of a combined driveway‎.  ‎She also reminded ‎
commissioners that the Road Commission reviews the driveway locations and ‎
determines the need for a taper‎.  ‎Staff also prefers the combined driveway‎.‎
 
     [ ‎Recess ‎9:09‎ p‎.‎m‎. - ‎9:17‎ p‎.‎m‎. ]‎
 
The Chair was certain that the drainage issues would not be resolved this evening‎.  ‎
However, the Planning Commission can assure that no development and no final ‎
approval will occur until all requirements and approvals have been met and obtained‎.  ‎
The Planning Commission could impose a condition requiring all engineering approvals ‎
to be obtained and evidence that all necessary state and county approvals have been ‎
obtained‎.  ‎
 
After having time to review the Johnson & Anderson letter dated February ‎24‎, ‎1999 ‎
during the recess, Mr‎. ‎Russell stated they would have no problem with any of the ‎
requirements and they were agreeable to their inclusion in an ultimate motion‎. ‎
 
The Chair reviewed the three primary issues of the open space, the access road, and ‎
drainage‎.‎
 
MOTION‎ by Corneliussen, seconded by Hooper, in the matter of File No‎. ‎97‎-‎003 ‎
(‎Adams Garden Site Condominiums‎)‎, to ‎recommend approval of the Wetland Use ‎
Permit ‎incorporating the five findings and one condition in the staff report dated ‎
November ‎23‎, ‎1998‎; the findings and conditions in letters from J & L Consulting ‎
Services dated April ‎13‎, ‎1999 ‎and March ‎1‎, ‎1999‎; and based on plans dated ‎
received by the City of Rochester Hills Planning Department on February ‎9‎, ‎1999‎, ‎
and including the indication of the most inclusive wetland boundary on the plans‎.‎
 
FINDINGS‎:‎
 1‎.‎     A wetland use permit must be issued by the City of Rochester Hills regarding this ‎
 20.948‎ acre parcel because the developer, Lombardo Development ‎
 Company, intends to fill ‎0.15725‎ acres of City‎-‎regulated wetlands, displace ‎
 approximately ‎1,036‎ linear feet of wetland setback, and to create ‎0.6887‎ ‎
 acres of wetland replacement‎.  ‎In addition, ‎0.764‎ acres of ‎100-‎year ‎
 floodplain is to be filled‎.  ‎However, floodplain fill does not come under ‎
 Ordinance ‎#355‎ (‎Wetland and Watercourse Protection‎).‎
 
 2‎.‎     The proposed wetland fill amounts to ‎0.15725‎ acres ‎(‎or ‎6,850‎ sq ft‎)‎, and the ‎
 wetland fill volume is ‎830‎ cubic yards‎.  ‎This wetland fill is in regard to the ‎
 driveway for Lot ‎#16‎ and in regard to Albany Drive & driveway leading to ‎
 Lot ‎#17‎.  ‎The wetland fill is largely unavoidable, and is occurring as a result of ‎
 roadway‎/‎driveway construction, but not fill for house sites‎.  ‎Thus, the ‎
 proposed wetland fill is acceptable‎.‎
 
 3‎.‎     An estimated ‎1,036‎ linear feet of wetland setback will also be displaced‎.  ‎See ‎
 below for list of wetland setback encroachment‎.‎
 - ‎180 ‎ft for driveway to Lot #‎7‎
 - ‎180 ‎ft for Detention Basin B‎
 - ‎230 ‎ft for Mitigation Area west of Dutton Drain‎
 - ‎190 ‎ft for Mitigation Area east of Dutton Drain‎
 - ‎63 ‎ft for driveway and ‎40 ‎ft for house, Lot #‎16‎
 - ‎150 ‎feet for Albany Drive NW of Lot #‎17‎
 - ‎43 ‎ft in Lot #‎18‎
 
 4.‎     100-‎Year Floodplain Fill ‎- ‎Floodplain fill is not regulated under Ordinance ‎#355‎ ‎
 (‎Wetland & Watercourse Protection‎).  ‎The proposed ‎100-‎year floodplain fill ‎
 is ‎0.764‎ acres ‎(‎or ‎30,000‎ sq ft‎).  ‎The fill volume is ‎1,960‎ cubic yards‎.  ‎This ‎
 floodplain fill is in regard to‎: ‎Detention Basin A; Bit of rear yard for Lot ‎#3‎; ‎
 Driveway & House site for Lot ‎#7‎; House site for Lot ‎#14‎; Driveway for Lot ‎
 #16‎; and Driveway and adjacent Albany Drive for Lot ‎#17‎.‎
 
 5‎.‎     Wetland Mitigation ‎(‎Replacement‎) - ‎The developer is proposing to create ‎0.6887‎ ‎
 acres of wetlands in two areas adjacent to the Dutton Drain‎.  ‎These two ‎
 mitigation areas are located within the ‎100-‎year floodplain, but do not ‎
 constitute loss of the ‎100-‎year floodplain due to the excavations‎.  ‎The ‎
 purpose of the two wetland mitigation areas is to offset the loss of ‎0.15725‎ ‎
 acres of wetlands, ‎1,036‎ linear feet of wetland buffer, and the impact on ‎
 0.764‎ acres of ‎100-‎year floodplain‎.  ‎The location of the mitigation areas is ‎
 most appropriate, as these areas will derive excess water from the Dutton ‎
 Drain when that county drain overflows‎.  ‎The size is most sufficient, and ‎
 includes mitigation for impacts on the ‎100-‎year floodplain‎.‎
 
 6‎.‎     Wetland‎/‎Floodplain Easement ‎- ‎This wetland‎/‎floodplain easement appears to be ‎
 very restrictive, and probably unrealistic in the long view‎.  ‎The placement of ‎
 the easement as indicated on Site Plan ‎- ‎Version ‎1‎, by Kieft Engineering, ‎
 which was revised ‎2-2-99‎, seems too restrictive on the rear yards of Lots ‎#2‎, ‎
 3‎, ‎6‎, ‎7‎, ‎12‎, ‎14‎, ‎15‎, ‎16‎, ‎17‎, and ‎18‎.  ‎The restriction in the rear yards is most ‎
 severe on Lots ‎#2‎, ‎3‎, ‎7‎, ‎14‎, ‎17‎ and ‎18‎.  ‎Expanding this easement to ‎35‎ feet in ‎
 the rear yards seems most reasonable, and represents a minimum distance ‎
 which has been employed by the City of Rochester Hills on other ‎
 developments‎.  ‎However, if the easement in the rear yard of Lot ‎#14‎ is ‎
 extended, the ‎25-‎foot wetland setback would be completely eliminated along ‎
 with some wetland‎.  ‎Also, in order to prevent future easement encroachment, ‎
 a wooden fence or some other physical device in the field may be necessary ‎
 on the individual lots‎.‎
 
 7‎.‎     The deletion of Lot ‎19‎ in the far southwest corner of this ‎21-‎acre parcel will ‎
 further protect the existing wetland in that corner of the property‎.  ‎Hence, the ‎
 deletion of the lot is regarded as a positive step‎.‎
 
 8‎.‎     The parallel road near Adams Road as designed does not directly affect the ‎
 wetlands or watercourse on this property‎.  ‎
 
 9‎.‎     It appears as though the easement ‎(‎to the City of Rochester Hills‎) ‎may prevent ‎
 construction work and landscaping in that area during the construction period‎.  ‎
 Also, that easement could prevent future lot owners from fully utilizing their ‎
 backyards which the City of Rochester Hills has set at a minimum width of ‎35‎ ‎
 feet‎.‎
 
CONDITIONS‎:‎
 1‎.‎     It is recommended that the Planning Department re‎-‎evaluate the proposed ‎
 wetland‎/‎floodplain easement as it seems overly restrictive for reasonable use ‎
 of the rear yards of Lots ‎#2‎, ‎3‎, ‎7‎, ‎14‎, ‎17‎, and ‎18‎.‎
 
 2‎.‎     In terms of wetland, floodplain and watercourse impacts, these small changes of ‎2‎
 -9-99‎ will have no impact on the natural resources‎.  ‎Therefore, it is ‎
 recommended that these changes be accepted by the City of Rochester Hills‎.‎
 
 3‎.‎     J & L Consulting does have concern about the location of the Wetland‎/‎Floodplain ‎
 easement, and its potential impact on construction activities as well as future ‎
 use of the ‎10‎ lots listed above‎.  ‎The easement should apply only to structures, ‎
 but not to lawn maintenance and other open space usages upslope of the ‎25‎ ‎
 foot wetland setback‎.‎
 
Roll call vote‎:‎
 Ayes‎:‎     Boswell, Corneliussen, Gaber, Hooper, Kaiser, Potere, Ramanauskas, Rosen‎
 Nays‎:‎     Ruggiero     ‎MOTION CARRIED‎.‎
 
     * * * * * * * *‎
Ms‎. ‎Goodwin clarified that there is some encroachment of the wetlands setback on ‎
Lot #‎7 ‎for the driveway as addressed in Dr‎. ‎Jaworski's letter dated April ‎13‎, ‎1999‎.  ‎
Mr‎. ‎Lombardo added that the encroachment on the natural features setback might be ‎
reduced further with combining the drives for Lots ‎6 ‎and ‎7‎, but it would be a minor ‎
reduction‎.  ‎Ms‎. ‎Goodwin advised that a final decision on the natural features setback ‎
modification could be delayed until the final site condominium plan is reviewed so that ‎
it would be known to what extent it would have to be modified‎.  ‎Mr‎. ‎Lombardo had ‎
no problem with waiting on that‎.‎
Recommended for Approval  to the City Council Regular Meeting
 
2000-1914
Request for Approval of a Natural Features Setback Modification ‎- ‎File No‎. ‎
97‎-‎003 ‎- ‎Adams Garden Site Condominiums‎
The Chair ‎postponed the Natural Features Setback Modification‎ until the final ‎
site condominium plan is reviewed in the matter of File No‎. ‎97‎-‎003  ‎(‎Adams Garden ‎
Site Condominiums‎).‎
 
(‎Reference‎: ‎Site Plans prepared by Kieft Engineering, Inc‎. ‎dated revised ‎2‎/‎2‎/‎99 ‎and ‎
received by the City of Rochester Hills Planning Department on February ‎9‎, ‎1999‎; ‎
Staff Memo prepared by Patricia A‎. ‎Goodwin dated April ‎13‎, ‎1999‎; Staff Report ‎
prepared by Paul Rizzardi dated November ‎23‎, ‎1998‎; Letters from J & L Consulting ‎
Services dated ‎13 ‎April ‎1999 ‎and ‎1 ‎March ‎1999‎; Memo from James A‎. ‎Dietrick ‎
dated February ‎25‎, ‎1999‎; Letter from Johnson & Anderson, Inc‎. ‎dated February ‎24‎, ‎
1999‎; Letter from Lombardo Building & Development Co‎. ‎dated February ‎9‎, ‎1999‎; ‎
State of Michigan Department of Environmental Quality Permit No‎. ‎97‎-‎10‎-‎1273‎; ‎
Conservation Easement; Environmental Impact Statement Prepared By Brooks ‎
Williamson and associates dated October ‎1997‎; Planning Commission Meeting ‎
Minutes of December ‎15‎, ‎1998 ‎and December ‎1‎, ‎1998 ‎and February ‎4‎, ‎1997‎; ‎
Notice of Meeting Rochester Hills Planning Commission regarding Wetland Use ‎
Permit; Land Use and Tree Removal Permit Application; Wetland Use Permit ‎
Application; Letter from William H‎. ‎Kidder dated December ‎12‎, ‎1998‎.)‎
 
Postponed
 
2000-1917
Request for Preliminary Site Condominium Approval ‎- ‎File No‎. ‎97‎-‎003 ‎- ‎Adams ‎
Garden Site Condominiums‎
MOTION‎ by Ramanauskas, seconded by Hooper, in the matter of File No‎. ‎97‎-‎003 ‎
(‎Adams Garden Site Condominiums ‎)‎, that the Planning Commission ‎approve the ‎
Preliminary Site Condominium Plan‎ incorporating the findings and conditions in the ‎
staff memo dated April ‎13‎, ‎1999‎, the staff report dated November ‎23‎, ‎1998‎, plus ‎
additional conditions, plus the requirements of the Johnson & Anderson letter dated ‎
February ‎24‎, ‎1999‎, based on plans dated received by the City of Rochester Hills ‎
Planning Department on February ‎9‎, ‎1999‎.‎
 
FINDINGS‎:‎
 1‎.‎     All applicable ordinances and code provisions can be met‎.‎
 
 2‎.‎     Adequate public utilities are available for use in the proposed development‎.‎
 
 3‎.‎     A comprehensive development plan is not needed since the site cannot be ‎
 engineered to connect with adjacent undeveloped properties‎.‎
 
 4‎.‎     The preliminary plan indicates a reasonable street and lot layout had been ‎
 indicated‎.  ‎The proposed layout allows all zoning standards to be met while at ‎
 the same time preserving the sensitive natural features of the site‎.‎
 
 5‎.‎     An environmental impact statement and plan have been incorporated into the ‎
 design and layout of the plan proposal showing no substantially harmful ‎
 effects‎.‎
 
 6‎.‎     The drainage district limits along the rear of Lots ‎11‎, ‎12‎ and ‎13‎ have been revised ‎
 and now indicate that a portion of the rear yard drainage will be directed to ‎
 the detention basin; also it appears that the total runoff from this site for a ‎
 ten‎-‎year event will be less than currently exists because of the detention being ‎
 provided for the developed areas‎.‎
 
 7‎.‎     Lot ‎19‎ has been eliminated, thereby reducing the overall density of the ‎
 condominium plan by one, and reducing the amount of fill in the wetland and ‎
 floodplain areas by more than two‎-‎thirds‎.‎
 
 The revised site plan indicates that ‎33‎,‎150 ‎square feet of floodplain area will ‎
 be filled with ‎1‎,‎960 ‎cubic yards of fill; and ‎6‎,‎850 ‎square feet of wetland area ‎
 will be filled with ‎830 ‎cubic yards of fill material‎.  ‎The previous plan indicated ‎
 wetland fill of ‎1‎,‎160 ‎cubic yards and floodplain fill of ‎2‎,‎470 ‎cubic yards‎.‎
 
 8‎.‎     Based on engineering data required to be submitted for preliminary plan review by ‎
 the city staff and the Planning Commission, the proposed plan will not ‎
 adversely impact surrounding development or existing homes‎.  ‎Engineering ‎
 data must be presented on a lot‎-‎by‎-‎lot basis, where there is less than two feet ‎
 of difference in the lowest floor and ‎100‎ year elevation‎.‎
 
 *‎9‎.‎     The proposed parallel access road provides access for seven of the proposed ‎
 lots, improving the functioning of Adams Road and providing additional area ‎
 for landscaping adjacent to the roadway in this area‎.‎ [‎Finding ‎#9‎ deleted‎]‎
 
CONDITIONS‎:‎
 1‎.‎     The applicant provide a note on the plan indicating that a City Floodplain Use ‎
 Permit is required for this project prior to commencement of construction ‎
 activities on the site‎.  ‎
 
 2‎.‎     The proposed wetland and floodplain conservation easement to be given to the ‎
 City of Rochester Hills adjacent to Units ‎2‎, ‎3‎, ‎6‎, ‎7‎, ‎11‎, ‎14‎, ‎15‎, ‎16‎, ‎17‎, and ‎
 18‎ should apply only to structures, and not preclude temporary construction ‎
 activities, future lawn maintenance and open space usage by homeowners ‎
 within the upslope of the ‎25‎ foot natural features setback‎.‎
 
 3‎.‎     In cooperation with the city attorney and other city staff, that the final plan include ‎
 a legal determination and description for how the swale to the south and east ‎
 of Lot ‎7‎ will be described and preserved in perpetuity, and the manner of ‎
 maintenance‎. ‎
 
 4‎.‎     The swale be constructed with the appropriate composition of ‎2‎NS sand and in ‎
 any other manner as approved by Engineering Services‎.‎
 
 5‎.‎     The watermain easement length be determined and depicted correctly on the final ‎
 plan‎. ‎That the easements, now in draft form, be actually executed‎.‎
 
 6‎. ‎     Prior to final approval the applicant provide engineering plans and permit ‎
 approvals related to drainage and watercourse and floodplain usage‎.‎
 
 7‎.‎     The plan be changed to reflect six curbcuts off Adams Road to access Lots ‎1‎ ‎
 through ‎7‎, with the curbcut for Lots ‎6‎ and ‎7‎ to be combined into one access ‎
 drive, with a legal mechanism as approved by the City Attorney‎.‎
 
 8‎.‎     That the tapers be connected on the west side of Adams Road from the Kilburn ‎
 passing lane to the Charlwood deceleration lane as approved by the Road ‎
 Commission for Oakland County‎.‎
 
Roll call vote‎:‎
 Ayes‎:‎          Boswell, Corneliussen, Gaber, Hooper, Kaiser, Potere, Ramanauskas, ‎
 Rosen ‎
 Nays‎:‎          Ruggiero     ‎MOTION CARRIED‎.‎
Granted
NEW BUSINESS
2000-1662
Request for a Wetland Use Permit ‎- ‎File No‎. ‎96‎-‎010 ‎- ‎Hazelwood Site ‎
Condominiums, a ‎35‎-‎unit residential development on ‎19‎.‎52 ‎acres, located at the ‎
southwest corner of Auburn and M‎-‎59‎, Parcel Nos‎. ‎15‎-‎34‎-‎126‎-‎001 ‎thru ‎-‎009‎, ‎
zoned R‎-‎4‎, One Family Residential, Hazelwood Associates, ‎54259 ‎
Queensborough, Shelby Township, MI ‎48315‎, Applicant ‎(‎A tentative preliminary ‎
plat for Hazelwood SUBDIVISION was approved by City Council on ‎8‎/‎5‎/‎98‎.  ‎The ‎
proposed condominium plan is identical to the previously approved plat‎)‎
(‎Ref‎. ‎Staff Memo prepared by Patricia A‎. ‎Goodwin dated April ‎15‎, ‎1999 ‎has been ‎
placed on file and by reference becomes part of the record hereof‎.)‎
 
Present for the applicant were Joe Galvin and Leroy Asher of Miller Canfield ‎
Paddock & Stone, Joe Cottone of Urban Land Consultants, and John Socks of ‎
Hazelwood Associates‎.‎
 
Ms‎. ‎Goodwin referenced her memo dated April ‎15‎, ‎1999 ‎which outlined some of the ‎
background and pertinent information‎.  ‎She explained that the wetland use and tree ‎
removal permits were tied to the previous preliminary plat that was approved by City ‎
Council, and those permits are no longer in effect‎.  ‎Both permits would need to be ‎
reissued in conjunction with a preliminary site condominium plan‎.  ‎In addition, the ‎
variance granted by City Council pursuant to the preliminary plat would also need to ‎
be reconsidered by City Council, even though the property is the same and the terms ‎
and findings are the same‎.  ‎Ms‎. ‎Goodwin would recommend that the tree removal ‎
permit be considered at the time of final site condominium plan approval when more ‎
grading and utility information is available and would allow for better review‎.  ‎The ‎
wetland use permit needs to proceed to City Council along with the variance and the ‎
floodplain use permit‎.  ‎Since City Council is the reviewing authority for the wetland ‎
use permit,  noticing would be before City Council and was not required before the ‎
Planning Commission‎.‎
 
Mr‎. ‎Galvin stated that they are asking the Planning Commission to affirm that which ‎
the city has approved for developed of the subject property, specifically approval of a ‎
site condominium plan that is identical to a plat that was approved along with each ‎
ancillary permit for the Hazelwood property‎.  ‎The reason they are before the Planning ‎
Commission this evening is to avoid a long tedious lawsuit which is occasioned by the ‎
provisions of the Subdivision Control Act and by the decision in the Big Tree case‎.  ‎
Mr‎. ‎Galvin referenced a letter included in the packet from Mr‎. ‎Staran regarding ‎
replatting and the fact that, under the condominium law, there is no requirement to ‎
replat‎.  ‎Mr‎. ‎Galvin emphasized that there is absolutely no physical change to the ‎
proposal presented this evening from the previous Hazelwood Subdivision proposal‎.  ‎
Mr‎. ‎Galvin asked that there be no rehash of previous discussions‎.‎
 
The Chair reviewed the previous approvals and denials by the Planning Commission ‎
and City Council‎.‎
 
The Chair invited comments from those in attendance at the meeting even though this ‎
was not a Public Hearing‎.‎
 
 Craig Hart, ‎3433 ‎Hazelton, ‎directly east of the proposed access road, has ‎
always been against the proposed development‎. ‎The applicant cannot claim that no ‎
one was willing to sell, because he never heard from the developer after he made a ‎
counter‎-‎offer‎. ‎The developer has not talked to the neighbors‎. ‎Turning it into a ‎
condominium plan is just a way to get around the Subdivision Control Act and ‎
something that has been turned down by the Planning Commission‎.  ‎He submitted a ‎
letter from his sister, Candy Hart Ross‎. ‎The reason the developer gave for needing the ‎
variance was that no one would sell‎.  ‎It was not that no one would deal with them; ‎
there were people who were not contacted‎.‎
 
 Nancy Raffler, ‎713 ‎West Auburn ,‎ referenced the Michigan Court of ‎
Appeals Brookshire Big Tree decision and suggested an Attorney General opinion ‎
should be sought regarding the use of a lot for a roadway access‎.  ‎She reiterated ‎
previous comments regarding Mr‎. ‎Socks' assertion that no one would sell property to ‎
him‎.   ‎Mr‎. ‎Hart was willing to make a corner of his property available to Mr‎. ‎Socks, ‎
 so there is no hardship for the granting of a variance‎.  ‎One access road into the site ‎
does not protect the health, safety or welfare of future residents of the development‎.  ‎
A hardship variance is not required as the circumstances are self created‎.  ‎She ‎
requested that the variance be canceled‎.  ‎She requested a response by mail‎.‎
 
 Jamie Dolmage, ‎3695 ‎Hazelton,‎ stated that the site condominium law ‎
appears to be a loophole‎. ‎She suggested a thorough review of the project might be ‎
prudent‎.  ‎She mentioned three commitments from the developer at City Council ‎
meetings which the Planning Commission may not be aware of, such as protecting ‎
Mrs‎. ‎Raffler's trees and property, construction traffic would use Livernois; the ‎
developer pave Hazelton connecting the entrance of Hazelwood to the pavement ‎
going out to Livernois to current city standards‎.  ‎
 
 David Niedbalski, ‎3403 ‎Hazelton, ‎directly abutting the proposed ‎
entranceway to the west, referenced a recent lawsuit in Troy involving issues similar to ‎
those associated with Hazelwood‎.  ‎He suggested waiting for the courts to make a ‎
decision first‎.  ‎It appeared that the city was not going to assume responsibility for any ‎
flooding caused by wetlands use or crossing of the floodplain‎.  ‎He had a problem with ‎
the hardship variance without the proper procedures‎.  ‎From citizens' responses during ‎
Master Land Use Plan Update discussions and Speak Up‎! ‎sessions it is apparent that ‎
citizens want more open spaces and limited development of open spaces‎.  ‎The subject ‎
parcels were landlocked when the developer purchased them, and why should the city ‎
help the developer burden the surrounding residents‎.  ‎The ‎400 ‎additional car trips per ‎
day anticipated will create additional safety concerns‎.  ‎There are no sidewalks in the ‎
area, and the developer has requested a sidewalk variance‎.  ‎Who will dredge the ‎
retention pond when it cannot hold the amount of runoff originally intended?  When ‎
Mr‎. ‎Niedbalski bought his house, he did not anticipate owning a corner lot with ‎400 ‎
cars driving by his house all day and night‎.  ‎There are laws to prevent this from ‎
happening‎.  ‎The developer has created his own problems and wants his plan pushed ‎
through at the expense of the existing residents‎.‎
 
 Letter from ‎Candy Hart Ross, ‎3441 ‎Hazelton Rd‎.‎, ‎read into the record ‎
stating she is not in favor of the proposed development, and would have been open to ‎
an offer to sell her property‎.‎
 
     [ ‎Recess ‎11:05‎ p‎.‎m‎. - ‎11:15‎ p‎.‎m‎. ]‎
 
Mr‎. ‎Galvin responded to the public comments‎.  ‎They have ratified Conditions ‎1‎, ‎2 ‎and ‎
3 ‎in the staff memo dated April ‎15‎, ‎1999‎.  ‎Mr‎. ‎Galvin thought it was not a proper ‎
purpose for the use of the zoning power to bring any project to a halt‎.  ‎Over the last ‎
three years a series of negotiations were attempted with a number of the abutting ‎
property owners‎.  ‎The comments made by the property owners attest to the fact that ‎
offers were made to them‎.  ‎Mr‎. ‎Galvin did not think the planning process should be ‎
utilized by an applicant or any other person as a means of causing either a lower or ‎
higher price to be paid for a piece of property‎.  ‎The only legitimate function of asking ‎
an applicant to go out and talk to neighbors about the purchase of property was ‎
served in the subject situation years ago, and that is, the community as a whole thinks ‎
it might be better if something else was developed other than what a developer is ‎
proposing‎.  ‎They have done that‎.  ‎The prices that were being demanded would have ‎
made it  impossible to develop economically‎.  ‎The primary issue should be that the ‎
health, safety and welfare of the community is met with this particular development ‎
plan‎.  ‎
 
The Chair commented that part of the current Master Land Use Plan Update ‎
discussions have included the possibility of a residential PUD ‎(‎Planned Unit ‎
Development‎) ‎for the subject area‎.  ‎He explained that the Planning Commission's task ‎
is not to either follow the previous determination or to affirm City Council's ‎
determination‎.  ‎The Chair remarked that the issues need to be rehashed to a greater or ‎
lesser degree; otherwise the Planning Commission might just as well adopt the issues ‎
as previously discussed and deny the preliminary site condominium plan unanimously ‎
once again‎.   ‎
 
The Chair put on the record that, during the course of time that has passed regarding ‎
the subject development, the Chair has met privately with Mr‎. ‎Galvin and separately ‎
with Mr‎. ‎Socks to  confirm some of the comments made by the public as well as by ‎
Mr‎. ‎Galvin and Mr‎. ‎Socks that efforts have been made to purchase adjoining lots and ‎
were to no avail‎.‎
 
Mr‎. ‎Staran stated that, if the Planning Commission is inclined to move forward with an ‎
approval, it would be appropriate to condition it on City Council's approval of the ‎
appropriate variances for street width as well as the sidewalk issue and wetland use ‎
permit‎.  ‎Mr‎. ‎Staran stated that the subject plan would not be considered in terms of ‎
the discretionary decision criteria‎.  ‎The subject site plan would be reviewed and ‎
approved pursuant to the zoning ordinance and the condominium ordinance‎.  ‎
Standards that would be applied would essentially be the standards applied in the ‎
review of a plat‎.  ‎Looking at it another way, City Council is not in a position to grant ‎
variances unless it knows what the Planning Commission is looking at‎.  ‎If City Council ‎
does not have a plan that has been through the Planning Commission, City Council is ‎
not in a position to grant any variances because it does not know what it is granting ‎
variances to‎.  ‎Ms‎. ‎Goodwin's recommended procedure is appropriate‎.  ‎The subject ‎
plan obviously cannot be considered apart from its history; however, the Planning ‎
Commission is not bound by any particular precedent from that history‎.  ‎The Planning ‎
Commission can consider the subject plan and make an unencumbered decision this ‎
evening; it is not bound to follow what was done previously with the plat, or what City ‎
Council did with regard to the plat‎.  ‎In that sense the plan is coming to the Planning ‎
Commission as a clean slate‎.  ‎
 
Mr‎. ‎Staran explained that the condominium option has always been available, and the ‎
City of Rochester Hills has had a site condominium ordinance since ‎1994‎.  ‎Before that ‎
condominium plans were approved as site plans, no different from an office building‎.  ‎
The decision in the Big Tree case was not a reaffirmation of the law, but rather was a ‎
distinct change in what the law had been understood to be‎.  ‎The court decision ‎
changed the law, and that is what is affecting the Hazelwood project‎.  ‎Until the Big ‎
Tree case this wouldn't even be an issue because the plat was being processed and ‎
approved under what was thought to be the law until the law changed‎.  ‎The process ‎
cannot be stopped just because a  case is filed in court‎.  ‎
 
Mr‎. ‎Galvin explained that from the time the Planning Commission initially acted on the ‎
tentative preliminary plat in ‎1996 ‎to the time City Council reviewed it, there had been ‎
some changes to the plat‎.  ‎The changes related to issues that were raised by the ‎
Planning Commission‎.  ‎The condominium plan is substantially the same as the one ‎
considered in ‎1996‎.  ‎
 
Several commissioners requested the opportunity to review the previous minutes that ‎
were not included in the packet‎.  ‎
 
The Chair ‎postponed‎ further discussion on a recommendation to reissue a wetland ‎
use permit, the natural features setback modification, and the preliminary site ‎
condominium plan approval for File No‎. ‎98‎-‎051 ‎(‎Hazelwood Condominiums‎) ‎until the ‎
previous Planning Commission and City Council minutes can be distributed to ‎
commissioners‎.  ‎The Chair requested that the subject item be placed early on the ‎
agenda on which it is scheduled‎.  ‎Mr‎. ‎Galvin requested that all requests be placed on ‎
the agenda at one time‎.‎
 
(‎Reference‎: ‎Site Condominium Plan prepared by Urban Land Consultants dated ‎
12‎/‎11‎/‎98 ‎and received by the City of Rochester Hills Planning Department ‎12‎/‎22‎/‎98‎;  ‎
Staff Memo prepared by Patricia A‎. ‎Goodwin dated April ‎15‎, ‎1998‎; City Council ‎
Resolution regarding a Wetland Use Permit supplied for reference; Staff Memo ‎
prepared by James A‎. ‎Dietrick dated January ‎13‎, ‎1999‎; Staff Memo prepared by ‎
Stephen B‎. ‎Dearing dated January ‎12‎, ‎1999‎; Staff Report prepared by Paul Rizzardi ‎
dated December ‎16‎, ‎1997‎; Letter from Miller Canfield dated December ‎22‎, ‎1998‎; ‎
Letter from Beier Howlett dated April ‎12‎, ‎1999‎; Letter from Williams, Williams, Ruby ‎
& Plunkett dated April ‎12‎, ‎1999‎; State of Michigan Circuit Court for the County of ‎
Oakland Complaint for Declaratory Judgment, Injunctive and Other Relief dated ‎
received by the City of Rochester Hills April ‎14‎, ‎1999 ‎with attachments; ‎
Environmental Impact Statement dated received by the City of Rochester Hills ‎
December ‎22‎, ‎1998‎; State of Michigan Department of Environmental Quality Permit ‎
No‎. ‎97‎-‎10‎-‎1394‎; City Council Meeting minutes of August ‎5‎, ‎1998‎; Planning ‎
Commission Meeting minutes of December ‎16‎, ‎1997‎.)‎
Postponed
 
2000-1663
Request for Tentative Approval of the Preliminary Plat ‎- ‎File No‎. ‎96‎-‎010 ‎- ‎
Hazelwood Site Condominiums‎
 
Postponed
 
2000-1818
Request for a Natural Features Setback Modification ‎- ‎File No‎. ‎96‎-‎010 ‎- ‎
Hazelwood Site Condominiums‎
 
Postponed
 
ANY OTHER BUSINESS
There was no other business to come before the Planning Commission‎.‎
 
NEXT MEETING DATE
Chairperson Kaiser reminded Commissioners that the next Regular Meeting is ‎
scheduled for May ‎4‎, ‎1999‎.‎
 
ADJOURNMENT
Hearing no further business to come before the Planning Commission, Chairperson ‎
Kaiser adjourned the regular meeting at Midnight Michigan time‎.‎