1000 Rochester Hills Dr

Rochester Hills, MI 48309

(248) 656-4600

Home Page:  www.rochesterhills.org

Chairperson Deborah Brnabic, Vice Chairperson Greg Hooper

Members:  Susan Bowyer, Gerard Dettloff, John Gaber, Marvie Neubauer,

Nicholas O. Kaltsounis, David A. Reece, and Ben Weaver

Chairperson Deborah Brnabic called the Regular Meeting to order at 7:00 p.m. using Zoom software.  She outlined the procedure for the virtual meeting, stating, “In compliance with the Open Meetings Act, as amended, the Planning Commission will continue to move forward and carry out our Planning and Development meeting agendas using Zoom video conferencing to limit the potential exposure to the Covid-19 virus.  Any member of the public who would like to speak on an agenda item or during Public Comment (for non-agenda commentary) will be recognized by calling into the Zoom meeting and using the I.D. number.  Once you are on the call, press 9 to speak on the phone or raise your hand in the Zoom application.  All comments and questions will be audio only and limited to three minutes per person.  All questions will be answered together after every person has had the opportunity to speak on the same agenda item.  Each member of the public that wishes to speak on an item will be asked to state and spell their name and give their address for the record.  Members of the public may also comment on an item by sending an email to planning@rochesterhills.org prior to discussion on the agenda item.”

For the Roll Call, Chairperson Brnabic informed the Commissioners that they were required to state the City and State they were calling from after their names were called.

Deborah Brnabic, Gerard Dettloff, John Gaber, Greg Hooper, Nicholas Kaltsounis, Susan M. Bowyer, Ben Weaver and Marvie Neubauer

Quorum present.

Also present:   Sara Roediger, Director of Planning and Economic Dev.

                        Kristen Kapelanski, Manager of Planning

                        Jason Boughton, Services Utilities Manager, DPS/Eng.

                        Maureen Gentry, Recording Secretary

September 15, 2020 Regular Meeting

A motion was made by Kaltsounis, seconded by Dettloff, that this matter be Approved as Presented. The motion carried by the following vote:

Brnabic, Dettloff, Gaber, Hooper, Kaltsounis, Bowyer, Weaver and Neubauer

There were no Communications presented.

Chairperson Brnabic opened Public Comment at 7:04 p.m.  Seeing no one wishing to speak or in the Auditorium and no correspondence received, she closed Public Comment.

Request for a Tree Removal Permit - City File No. 20-009 - for the removal and replacement of as many as 39 trees for Rochester Hills Surgery Center, a proposed 60,000 s.f. medical building on 3.34 acres, located on South Boulevard, west of Dequindre, zoned O-1 Office Business, Parcel No. 15-36-376-014, Brad Chojnacki, The Alan Group Constructors, LLC, Applicant

(Reference:  Staff Report prepared by Kristen Kapelanski, dated November 11, 2020, Site Plans and Elevations had been placed on file and by reference became part of the record thereof).

Present for the applicant were Brad Chojnacki, The Alan Group Constructors, 1800 Brinston Dr., Troy, MI 48083; Scott Bowers, Bowers + Associates, 2400 South Huron Parkway, Ann Arbor, MI  48104; and Paul Tulikangas and Brett Buchholz, Nowak & Fraus, 46777 Woodward Ave., Pontiac, MI 48342.

Ms. Kapelanski noted that the applicants had appeared before the Planning Commission at the September 15th meeting, at which time the matter was postponed.  She summarized that they were proposing a 60,000 s.f. medical office employing about 60 people on South Boulevard.  The site was zoned O-1, which permitted medical offices.  The 

applicant had indicated that the facility would be geared towards outpatient procedures and surgeries.

Ms. Kapelanski recalled that at the September meeting, there were a number of concerns raised by the Commissioners, which the applicants had addressed.  161 of the required 171 parking spaces were proposed to be constructed immediately, and 10 spaces would be landbanked.  The previous plan was short one barrier-free space, and that had been added.  The Planning Commission had asked the applicants to consider shifting the building farther away from South Boulevard, and it had been shifted five feet to the north.  Additional landscaping had been added to soften the front façade, in the form of deciduous and ornamental trees, and some variation had been added to the front façade, including masonry insets and a projected glass element.  With the added landscaping, the applicant now met the required right-of-way trees along South Boulevard.  She advised that a Natural Features Setback Modification, a Wetland Use Permit Recommendation, a Tree Removal Permit and Site Plan approvals were being requested, and all staff reviews had recommended approval.  She said that she would be happy to answer any questions.  

Upon questioning by Chairperson Brnabic, Mr. Chojnacki said that he had nothing further to add, and he felt that Ms. Kapelanski had summed it up well.  They had tried to address all the concerns from the Commissioners, and he felt that what had been submitted, because of the input of the Commission, was a better plan than they had previously brought before them.

Mr. Gaber thanked the applicants for incorporating most of the changes requested.  He agreed that it was a better plan.  He asked if there were renderings of the building.  Mr. Bowers said that they had been provided.  Ms. Kapelanski agreed that the renderings had been posted to the website.  Mr. Gaber asked about the building materials.  Mr. Bowers explained that there would be precast stone at the top, a grayish-white limestone brick at the third floor, red brick with precast, limestone accents, windows with silver metal around the tower and a silver panel at the entranceway.

Dr. Bowyer thanked the applicants for doing all the things the Commissioners had requested.  She liked how the building was moved so that trees could be added.  She did not really understand where the ten landbanked parking spaces would be, and she asked if they would be green space.  Mr. Bowers advised that they would be in the northwest corner of the parking lot.  They were dotted in as future spots.  Dr. Bowyer felt that everything looked beautiful.

Chairperson Brnabic asked Ms. Roediger and Ms. Gentry if there was anyone wishing to speak or any email communications.  Both replied that there were none. She asked the projected timetable for the project.  Mr. Chojnacki said that they hoped to start in the winter, and it would be a 12-14 month process to completion.  Chairperson Brnabic had wanted to make sure that the EIS was updated to include that, and Mr. Chojnacki confirmed that it had been updated.

Mr. Kaltsounis remarked that the last meeting had been rough, and he appreciated the effort put forward.  He thought that it was a better layout.  He had not seen other tenants added to the second and third floors, so he looked forward to seeing how it all worked out. Hearing no further discussion, he moved the following motions, seconded by Mr. Hooper.

MOTION by Kaltsounis, seconded by Hooper, in the matter of City File No. 20-009 (Rochester Hills Surgery Center), the Planning Commission grants a Tree Removal Permit, based on plans dated received by the Planning Department on October 16, 2020 with the following two (2) findings and subject to the following two (2) conditions.

Findings

1.     The proposed removal and replacement of regulated trees is in conformance with the Tree Conservation Ordinance.

2.     The applicant is proposing to remove 39 regulated trees replacing some onsite and paying the majority into the City’s Tree Fund.

Conditions

1.     Tree protective, as reviewed and approved by the City staff, shall be installed prior to temporary grade being issued by Engineering.

2.     Payment into the City’s Tree Fund of $43,776.00 prior to temporary grade being issued by Engineering.

A motion was made by Kaltsounis, seconded by Hooper, that this matter be Granted. The motion carried by the following vote:

Brnabic, Dettloff, Gaber, Hooper, Kaltsounis, Bowyer, Weaver and Neubauer

Request for a Wetland Use Permit Recommendation - City File No. 20-009 - for impacts up to 14,375 s.f. for construction activities associated with Rochester Hills Surgery Center, a proposed 60,000 s.f. medical building on 3.34 acres located on South Boulevard, west of Dequindre, zoned O-1 Office Business, Parcel No. 15-36-376-014, Brad Chojnacki, The Alan Group Constructors, LLC, Applicant

MOTION by Kaltsounis, seconded by Hooper, in the matter of City File No. 20-009 (Rochester Hills Surgery Center), the Planning Commission recommends to City Council approval of a Wetland Use Permit to temporarily and permanently impact approximately 14,375 square feet for construction activities, based on plans dated received by the Planning Department on October 16, 2020 with the following two (2) findings and subject to the following four (4) conditions.

Findings

1.     Of the .33 acre of wetland area on site, the applicant is proposing to impact approximately .33 acre.

2.     The wetland area is of low ecological quality and is only a semi-valuable natural resource, so the City’s Wetland consultant, ASTI, recommends approval.

Conditions

1.     City Council approval of the Wetland Use Permit.

2.     If required, that the applicant receives an applicable EGLE Part 303 Permit prior to issuance of a Land Improvement Permit.

3.     That the applicant provides a detailed soil erosion plan with measures sufficient to ensure ample protection of wetlands areas, prior to issuance of a Land Improvement Permit.

4.     That any temporary impact areas be restored to original grade with original soils or equivalent soils and seeded with a City approved wetland seed mix where possible and implement best management practices, prior to final approval by staff.

A motion was made by Kaltsounis, seconded by Hooper, that this matter be Recommended for Approval to the City Council Regular Meeting. The motion carried by the following vote:

Brnabic, Dettloff, Gaber, Hooper, Kaltsounis, Bowyer, Weaver and Neubauer

Request for a Natural Features Setback Modification - City File No. 20-009 - for impacts to approximately 825 linear feet for construction activities associated with Rochester Hills Surgery Center, a proposed 60,000 s.f. medical building on 3.34 acres located on South Boulevard, west of Dequindre, zoned O-1 Office Business, Parcel No. 15-36-376-014, Brad Chojnacki, The Alan Group Constructors, LLC, Applicant

MOTION by Kaltsounis, seconded by Hooper, in the matter of City File No. 20-009 (Rochester Hills Surgery Center), the Planning Commission grants natural features setback modifications for 825 linear permanent impacts for construction activities, based on plans dated received by the Planning and Economic Development Department on October 16, 2020 with the following two (2) findings and subject to the following two (2) conditions.

Findings

1.     The temporary impact to the Natural Features Setback area is necessary for construction activities.

2.     The proposed construction activity qualifies for an exception to the Natural Features Setback per the ASTI Environmental letter dated August 10, 2020, which also states that the areas are of low vegetative quality and function.

Conditions

1.     Work to be conducted using best management practices to ensure flow and circulation patterns and chemical and biological characteristics of wetlands are not impacted.

2.     Site must be graded with onsite soils and seeded with City approved seed mix.

A motion was made by Kaltsounis, seconded by Hooper, that this matter be Approved. The motion carried by the following vote:

Brnabic, Dettloff, Gaber, Hooper, Kaltsounis, Bowyer, Weaver and Neubauer

Request for Site Plan Approval - City File No. 20-009 - Rochester Hills Surgery Center, a proposed 60,000 s.f. medical building on 3.34 acres, located on South Boulevard, west of Dequindre, zoned O-1 Office Business, Parcel No. 15-36-376-014, Brad Chojnacki, The Alan Group Constructors, LLC, Applicant

MOTION by Kaltsounis, seconded by Hooper, in the matter of City File No. 20-009 (Rochester Hills Surgery Center), the Planning Commission approves the Site Plan, based on plans dated received by the Planning Department on October 16, 2020, with the following four (4)  findings and subject to the following three (3) conditions.

Findings

1.     The site plan and supporting documents demonstrate that all applicable requirements of the Zoning Ordinance, as well as other City Ordinances, standards, and requirements, can be met subject to the conditions noted below.

2.     The proposed project will be accessed from South Boulevard, thereby promoting safety and convenience of vehicular traffic both within the site and on adjoining streets. 

3.     The proposed improvements should have a satisfactory and harmonious relationship with the development on-site as well as existing development in the adjacent vicinity.

4.     The proposed development will not have an unreasonably detrimental or injurious effect upon the natural characteristics and features of the site or those of the surrounding area. 

Conditions

1.     Address all applicable comments from other City departments and outside agency review letters, prior to final approval by staff.

2.     Provide a landscape bond for landscaping and irrigation, plus inspection fees, as adjusted as necessary by staff in the amount of $60,660, and posting of bond prior to temporary grade certification being issued by Engineering.

3.     Payment into the City’s Tree Fund of $43,776.00 prior to temporary grade certification being issued by Engineering.

A motion was made by Kaltsounis, seconded by Hooper, that this matter be Approved. The motion carried by the following vote:

Brnabic, Dettloff, Gaber, Hooper, Kaltsounis, Bowyer, Weaver and Neubauer

After each motion, Chairperson Brnabic stated for the record that the motion had passed unanimously.  She congratulated the applicants and thanked them.  She said that they had really done a great job listening to the Commissioners, and with the improvements made, she felt that it 

would be a very nice development.  Vice Chairperson Hooper thanked them for their investment in Rochester Hills.

Public Hearing and request for recommendation of an Ordinance to amend Sections 138-1.203, 138-2.206.C.5, 138-5.200.A, 138-10.101.A.2, 138-10-308.2.e, 138-11.304, 138-12.304 of Chapter 138, Zoning of the Code of Ordinances of the City of Rochester Hills, City of Rochester Hills, Applicant 

(Reference:  Memo prepared by Ms. Kapelanski, dated November 9, 2020 and draft Ordinance Amendment had been placed on file and by reference became part of the record thereof).

Ms. Kapelanski recapped that Planning staff had presented several potential Zoning Ordinance amendments to the Planning Commission at the July and August meetings for discussion.  They now had the finalized draft text for the amendments for consideration and for the Public Hearing.  The amendments included requiring on-site signage for Planned Unit Development requests, requiring five-foot sidewalks on roads with a right-of-way of less than 120 feet, requiring average lot widths equal to the minimum lot width for the Lot Size Variation Option, clarifying when an accessory structure was considered attached, removing parking lot double stripes and requiring street trees on private roads.  Staff was seeking a recommendation to City Council if the Commission was comfortable with the language proposed.   

Chairperson Brnabic opened the Public Hearing at 7:23 p.m.  Seeing no one wishing to speak or in the Auditorium and no email communications received, she closed the Public Hearing.

Mr. Gaber had some questions about the sidewalk changes.  He asked if there were any circumstances in the City where there was a main road with a right-of-way of 120 feet that was not existing or planned.  He wanted to make sure that there would be nothing that fell in that category that could end up with a five-foot sidewalk rather than an eight foot pathway.  He wanted to make sure there was nothing lesser than 120 feet where they expected to have an eight-foot wide pathway that could get by under the change with a five-foot wide sidewalk. 

Ms. Kapelanski was not aware of any.  She did not think that anything would slip through the cracks.  Mr. Boughton agreed with Ms. Kapelanski that it would not impact any major or local roads, and that nothing would slip through.

Mr. Gaber referred to Section 5.a.i. that talked about either existing or planned right-of-ways greater than 120 feet.  The new Section ii. talked about existing or planned less than 120 feet.  He asked what would happen if the existing was less than 120 feet but the planned was 120 feet or more.  It seemed to him to be somewhat of an overlapping circumstance where it was not clear what would happen.  

Ms. Kapelanski felt that it was a good point.  If it was a planned right-of-way of 120 feet, the City would ask for the larger pathway.  Mr. Gaber said that it did not say that.  If it was existing less than that, something could qualify for a.i instead of a.ii.  It would be a situation where something could qualify for i. or ii.  Ms. Kapelanski noted that it had been read by a lot of staff, but Mr. Gaber caught it, so she assured that it would be addressed.   She believed that the City would defer to the greater pathway, but they could clean up the language to make sure it was clear.

Mr. Kaltsounis asked if that was corrected if the item needed to be re-advertised for a public hearing. Ms. Kapelanski did not think so.  She said that it was a fairly minor change, so they did not need another public hearing.  Mr. Kaltsounis asked if a condition needed to be added to the motion.  Ms. Kapelanski said that he could add a condition that staff would clarify the intent of the five-foot path on right-of-ways planned for 120 feet.  Ms. Roediger reminded that the matter would still have a first and second reading at Council, so there would be more opportunity for public comment.  She indicated that they were just trying to clean up some things.

Hearing no further discussion, Mr. Kaltsounis moved the following, seconded by Mr. Hooper.

MOTION by Kaltsounis, seconded by Hooper, the Rochester Hills Planning Commission hereby recommends to City Council approval of an ordinance to amend Sections 138-1.203, 138-2.206.C.5, 138-5.200.A, 138-10.101.A.2, 138-10-308.2.e, 138-11.304 AND 138-12.304 of Chapter 138, Zoning, of the Code of Ordinances of the City of Rochester Hills, Oakland County, Michigan, to require public hearing signs for planned unit developments, to require sidewalks on roads with a right-of-way of 120 feet or less, to clarify regulations for lot size variation, to clarify regulations for accessory structures, to remove regulations inconsistent with the sign ordinance, to modify parking lot striping requirements, to require street trees along private roads and to ensure consistency across various ordinance sections; to, repeal conflicting or inconsistent ordinances, and prescribe a penalty for violations with the following 

condition:

Condition:

1.  Staff shall clarify Section 138-2.205C.5a. regarding sidewalks and pathways on planned and existing right-of-ways per the discussion.

A motion was made by Kaltsounis, seconded by Hooper, that this matter be Recommended for Approval to the City Council Regular Meeting. The motion carried by the following vote:

Brnabic, Dettloff, Gaber, Hooper, Kaltsounis, Bowyer, Weaver and Neubauer

Public Hearing and request for recommendation of an Ordinance to amend Sections 138-8.600.A, 138-8.604, 138-11.204, Table 14, and 138-11.302 of Chapter 138, Zoning, of the Code of Ordinances of the City of Rochester Hills, City of Rochester Hills, Applicant

(Reference:  Memo prepared by Ms. Kapelanski, dated November 9, 2020 and draft Ordinance Amendment had been placed on file and by reference became part of the record thereof).

Ms. Kapelanski noted that Ms. Bahm from Giffels Webster was present.  Giffels Webster had been working with the Commission to address multiple-family parking over the past several months, and draft language for consideration and for the Public Hearing had now been provided.  Staff was looking for a recommendation to City Council.  She indicated that both of them were available for questions.

Ms. Bahm pointed out that the language in the draft had been discussed last at the September meeting, and nothing had been changed since that time.  The amendment was in response to potential concerns by the Planning Commission about parking and if enough was being provided, primarily for multi-family developments.  She felt that it had been a very interesting process to look at the causes and the perceptions and how they could address it in a way that made an impact.  The amendment increased the parking standards for visitor parking to ensure that the parking provided was sufficient for the residents and their visitors.  The amendment also talked about tandem parking.

Chairperson Brnabic opened the Public Hearing at 7:34 p.m.  Seeing no one wishing to speak or in the auditorium and no email communications received, she closed the Public Hearing.

Mr. Kaltsounis thanked staff.  He knew it had been an interesting road.  He thanked Ms. Bahm and her team for the legwork, which resulted in a nice Ordinance.  Hearing no further discussion, he moved the following:

MOTION by Kaltsounis, seconded by Dettloff, the Rochester Hills Planning Commission hereby recommends to City Council approval of an ordinance to amend Sections 138-8.600.A, 138-8.604, 138-11.204, Table 14, and 138-11.302 of Chapter 138 Zoning of the Code of Rochester Hills, Oakland County, Michigan; to replace the reduced FB minimum parking requirements with a reference to the Article 11 minimum parking requirements, to delete minimum parking requirements as a modifiable standard in the FB District, to increase the multiple family visitor space requirement and to exclude garage, carport and driveway spaces from counting as required visitor spaces, to copy standards for tandem parking spaces from Section 138-6.406 to apply to all residential districts and to ensure consistency across various ordinance sections; to, repeal conflicting or inconsistent ordinances, and prescribe a penalty for violations.

A motion was made by Kaltsounis, seconded by Dettloff, that this matter be Recommended for Approval to the City Council Regular Meeting. The motion carried by the following vote:

Brnabic, Dettloff, Gaber, Hooper, Kaltsounis, Bowyer, Weaver and Neubauer

Request for Final Site Condominium Plan Recommendation - City File 19-033 - Cambridge Knoll, a proposed 16-unit site condo development on 4.72 acres located on the north side of Avon, east of Rochester Rd., zoned R-3 One Family Residential with an MR Mixed Residential Overlay, Parcel Nos. 15-14-351-020 and -058, Cambridge Knoll, Applicant

(Reference:  Staff Report prepared by Kristen Kapelanski, dated November 11, 2020, Site Plans and Elevations had been placed on file and by reference became part of the record thereof).

Present for the applicant were Jim Polyzois and Mark Gesuale, Cambridge Knoll, 14955 Technology Dr., Shelby Township, MI 48315 and Ralph Nunez, Nunez Design, 249 Park St., Troy, MI 48083.

Mr. Gaber recused himself from the matter, as he did for the Preliminary Plan, relating that the applicants were clients of his.

Ms. Kapelanski advised that the applicant had received approval from City Council of the Preliminary Site Condo Plan, a 16-unit development 

on the north side of Avon, east of Rochester Rd. using the MR Mixed Residential Overlay standards on September 14, 2020 after a recommendation by the Planning Commission.  The MR Overlay allowed for some flexibility in design to account for the protection of natural features and the creation of site amenities for active open space.  There had been some standard conditions attached to be addressed at final staff review, and some specific conditions to be addressed prior to Final Plan review.  The applicant was asked to work with the neighbor on the south side of Avon to develop a screening plan.  The applicant had agreed to plant 12 giant arbor vitaes in the neighbor’s front yard.  Also, deciduous trees along Arsenal Ct. had been replaced with evergreens that were more closely spaced to provide better screening in that area, and the discrepancies between the landscape plan and the concept plan had been corrected.  The applicant was seeking Final Site Condo recommendation, and all staff reviews had recommended approval.

Mr. Nunez put up a power point and showed the original plan presented to the Planning Commission.  There were a couple of issues.  The first required plant verification, which had been addressed on LA 1.0.  They had originally proposed eight evergreens and a couple deciduous trees at the end of Arsenal Ct., and that had been increased to 15 evergreens spaced 12 feet on center rather than 15.  The north property area within the 60-foot setback had been intensified with plantings.  He showed the placement of the evergreens on the neighbor’s property across Avon to screen headlights from the development.  He thanked the Engineering, Forestry and Planning Depts. which had negotiated over the last several weeks with the neighbor at 180 E. Avon.  They hoped the proposed plan would satisfy her.  He said that he would be happy to answer any questions.

Chairperson Brnabic said that it sounded as if the applicants had made every effort to work with the homeowners.  She assumed that the proposal of giant arbor vitae evergreens was the final plan.  Mr. Nunez said that they hoped so.  Chairperson Brnabic hoped that it ended with some reasonableness.  The Commissioners appreciated every effort a developer made with neighbors, but they hoped that the recipients would not be entirely difficult, either.

Mr. Weaver commented that the applicants had done a great job addressing the Commission’s concerns.  He felt that the arbor vitae were a great choice for the neighbor.  He wondered if they would have a one-year warranty and if the applicants would water them, or if that would be the homeowner’s responsibility.  He indicated that he would hate to see all that work and have them dry out and die.

Mr. Polyzois stated that they had agreed to plant the arbor vitaes per the negotiations with staff and the neighbors.  They had agreed to remove the deciduous tree that was currently there.  They would grade the site to allow for proper planting.  He had been pretty specific that they would not make any modifications to the sprinkling system or be responsible for watering the trees.  There would be a one-year warranty after installation that they would honor, but if the homeowner did not take care of the trees, the warranty could get negated.  They would be planted in the right-of-way close to the street, so he was not sure what impact salt could have on the trees.  He maintained that it could not be an annual, recurring issue where the neighbor or City kept coming back to him to address every little issue with the arbor vitaes.

Mr. Weaver did not feel that was unreasonable, he just wanted it clear that the homeowner was aware that they were responsible for watering or burlapping or whatever else needed to be done.  Mr. Polyzois said that he would send an email to Planning and related parties regarding the scope he set forth.

Chairperson Brnabic asked if there was anyone wishing to speak or any email communications received.  Ms. Roediger verified that there was no one wishing to speak.  She noted that the neighbors that lived at 180 E. Avon were on vacation.  She thought that they might be at the Council meeting.  She agreed that staff and the applicants worked really hard with the residents to come up with a plan that protected the quality of life for the neighbors but allowed the applicants to use the property as they were entitled.  She would continue to work with the neighbors and the applicants throughout the development, but she agreed that the neighbors would be in charge of their own maintenance.  Ms. Gentry confirmed that no email communications had been received.

Hearing no further discussion, Mr. Kaltsounis moved the following, seconded by Mr. Hooper.

MOTION by Kaltsounis, seconded by Hooper, in the matter of City File No. 19-033 (Cambridge Knoll Site Condominiums), the Planning Commission recommends that City Council grants Approval of the Final Site Condominium Plan, based on plans dated received by the Planning Department on October 9, 2020, with the following four (4) findings and subject to the following five (5) conditions.

Findings

1.     Upon compliance with the following conditions, the proposed condominium plan meets all applicable requirements of the zoning ordinance and one-family residential detached condominium.

2.     Adequate utilities are available to properly serve the proposed development.

3.     The final plan represents a reasonable and acceptable plan for developing the property.

4.     The final plan is in conformance with the preliminary plan approved by City Council on September 14, 2020.

Conditions

1.     Engineering approval of all permits and agreements prior to issuance of a land improvement permit.

2.     Inspection and approval of tree protection and silt fencing by the City prior to issuance of a land improvement permit.

3.     Post a landscape and irrigation bond in the amount of $92,738.00 plus inspection fees, as adjusted as necessary by the City, prior to issuance of a land improvement permit.

4.     Provide Master Deed with Exhibit B to the Department of Public Services/Engineering for review and approval prior to the Engineering Department issuing Preliminary Acceptance of any site improvements.

5.     Compliance with all outstanding staff review comments, prior to final approval by staff.

Mr. Kaltsounis said that he looked forward to the trail planned to see how it worked out.  He liked the design.  The Commissioners liked to see amenities added to certain developments, and he felt that Mr. Nunez had done a very good job.  Mr. Kaltsounis said that he looked forward to seeing what was planned become an example for future developments in the City, and he thanked them for their work.

A motion was made by Kaltsounis, seconded by Hooper, that this matter be Recommended for Approval to the City Council Regular Meeting. The motion carried by the following vote:

Chairperson Brnabic stated for the record that the motion had passed unanimously, and she congratulated the applicants on moving forward.

Potential Zoning Ordinance Amendments - New

(Reference:  Memos prepared by Ms. Kapelanski and Giffels Webster, dated November 9, 2020 had been placed on file and by reference became part of the record thereof).

Ms. Kapelanski explained that the items were new for discussion.  Staff had been working on them in response to some Planning Commission and City staff requests, and details for each of the items had been noted in the memo.  She advised that staff could not proceed with requiring additional open space for standard one-family developments per the City Attorney but would continue to encourage it, as would the Commission and Council.  They could look at requiring it per the discretionary and optional development options such as the MR Overlay or PUDs that required open space.  There were two amendments included at the request of the Ordinance Enforcement division.  Mr. White, Supervisor, was supposed to join the meeting to help answer any questions for those requests (later found he had technical difficulties joining).  One request dealt with recreational vehicle storage on single-family properties.  Staff was recommending an amendment to allow up to two vehicles per property.  They would likely look at allowing more vehicles for larger properties.  Currently, there were no restrictions on the number, and the amendment would prohibit unused vehicles in the side or rear yard for more than 90 days.  That was to address some blight issues that Ordinance Enforcement had noticed on their rounds.  They also had some additional information from surrounding communities and the City’s consultant, Giffels Webster to address concerns with the Vibration Ordinance.  Staff was asking the Commissioners how they would like them to proceed - with something similar to what other communities had or with something more specific, such as addressed in the Giffels memo.  

Mr. Kaltsounis brought up open space, and he understood that the City Attorney said the City could not require it.  He asked if they should consider wetlands or areas that could not be developed as part of an 

open space requirement.  If the property in the City was getting tighter and tighter, he wondered why they would give a developer a benefit for property that they could not use.

Ms. Kapelanski responded that some of the development options, such as the MR Overlay, did require active open space, so it could not be a wetland area.  With some of the cluster options, wetlands were allowed to be counted.  Mr. Kaltsounis asked if not counting them should be across the board, as there was less and less property to be developed.  Ms. Kapelanski said that it could be a possibility, but she would want to check with the City Attorney.  The Planning Enabling Legislation did require the City to have certain development options in the Ordinance.  One was an open space option, and it might have specific standards that allowed for the preservation of wetlands to be counted as open space.  Staff could look into that further.  Mr. Kaltsounis pointed out that a wetland or retention pond could be open space, but it could not be used by the public.  A developer would be able to get a lot of density and take advantage of one of the last properties left in the City.  He would like to see that tightened up, so that if someone used the open space option, it would not be to take advantage but something from the heart.

Mr. Gaber asked how they got residential subdivisions in the past to provide parks and amenities if there was nothing in the Ordinance.  Ms. Kapelanski said that staff always asked, and people had been fairly accommodating.  Ms. Roediger added that a lot of developments that included those things did so because they were PUDs or mixed-residential developments, which were alternative, not just straight, zonings.  

Mr. Gaber said that the Ordinance provided options for open space with a density trade-off and smaller lots.  The developer could choose to go with the straight zoning, however.  He thought that the discussion had been triggered because of the Cumberland Village development on Livernois.  Nothing in that development had been set aside for parkland or common areas for the residents.  In that circumstance, he wondered if the City had any tools to employ to be able to get a developer to provide amenities.  Ms. Roediger said that the only way would be to incentivize it and allow for additional density or smaller lots.  The City could not just demand it without a trade-off.  The City prioritized tree preservation, and they were concerned about density and height.  She was not sure how they could marry all the competing interests and what they would incentivize.  

Mr. Gaber thought that it would be one or the other.  They either had larger lots without common open space or to get the common open 

space, they would have to allow the same density on smaller lots.  They would not want to run afoul of the Enabling Act.  He thought that they had to decide which way they wanted to go.  He asked if they wanted bigger lots spread throughout a sub or if the common area was more important as an objective with a density trade-off.  He claimed that they could not have both, and he thought that was the question they needed to answer to move further on the issue.

Dr. Bowyer agreed that it was disappointing to hear that the City could not have it as a requirement.  She had asked the Lombardo (Cumberland) developers at City Council if they would provide open space.  She stated that if any developer were to come before City Council and ask for a variance for anything, if there was not green space involved, she could not see why the developer would be given any leeway.  She did not think they should make allowances for anything unless they included green space.  If they were developing exactly as zoned, and no changes were being requested, the City could incentivize.  She said that she would prefer to see more green spaces and a denser development, as long as people could get out and enjoy congregating.  She felt that as they were building out the City, it was very important for people to have those kinds of areas within their communities so they could socialize.  In her subdivision, Cumberland Hills, they had 22 acres of open spaces.  There were 516 homes, and on a past weekend, they had four food trucks and over 200 people from the sub gather and get food.  It was great, because they had a large common area where people could socially distance with masks on, and she knew that it built community.  If someone came forward asking for modifications from Council, she would state that unless they planned green space, they should not even go before Council, because there would be pushback.  She suggested that they could incentivize with a little more density if there was green space offered.

Mr. Hooper noted that his sub was developed under the open space provisions, where the developer got more density for creating open space.  He felt that was already in the Ordinance.  Lombardo could have chosen to develop that way, but Ms. Kapelanski said that they chose to develop under the standard zoning.  Mr. Hooper wondered how they could encourage a developer to go the open space route rather than the standard zoning route.  

Ms. Roediger said that they talked about incentivizing a project so that it could get more units by going the open space route.  She considered that it was a policy decision, and she reminded that there would be a joint City Council/Planning Commission meeting coming up.  She suggested that it might be a good topic to discuss with both boards.  

Mr. Hooper suggested that they could offer a developer a bonus of additional, smaller lots by providing open space, but he wondered if that would be enough of a carrot to make it happen.

Mr. Weaver agreed that open space was crucial.  He asked how they would write that in the Ordinance.  He wondered if they would set how many additional lots a developer could get or how much they would get to reduce a lot size.  He wondered if they would allow a lot size to be reduced by 10%, or five more lots, for example, if they included so much open space.  He said that there had to be a limit on how much a lot size could be reduced, but he agreed that the only way was to incentivize.  He asked if on-street parking would be allowed to be reduced.

Ms. Kapelanski said that if Council and Planning Commission were interested in moving down that path of incentivizing, they would probably look at other communities and see if they had any examples for a starting point for reducing.

Dr. Bowyer recalled that the Lombardo development had to come before Council with a request for a modification but still said no to adding open space.  As Mr. Hooper mentioned, there was an option for a developer to get increased density, and she wondered if that was available when that sub was developed. Ms. Kapelanski said that she could provide some information at the next meeting for the options the City had.  Not all of them had been used.  The Lombardo development did meet all Ordinance standards, and they did not ask for any waivers, so the City could not do much.  Dr. Bowyer asked why it came before council, and Ms. Kapelanski advised that all site condos did.

Mr. Kaltsounis said that his sub, Kingston Pointe South, had a massive amount of wetlands that could not be developed.  He believed that it was developed under the open space provisions.  Unlike Dr. Bowyer’s sub, they could not use their open space.  He thought that the Lombardo development was very disappointing for all of them, and they wanted to know what options they had going forward.

Mr. Dettloff noted that Ms. Kapelanski said that she would research other communities, but he pointed out that in her memo it said that the City Attorney was not aware of any instances in the State where such a requirement existed.  He asked where they could go with it then.  Ms. Kapelanski said that the City Attorney was saying that he was not aware of any instances in the State where open space was required without also providing an incentive.  She felt that the next step would be for staff to 

catalog all of the existing options, what open space, if any, they required, and what incentives the City provided in exchange for asking for open space.  They would go to the surrounding, peer communities and do the same thing.  They would ask what options they had and what they required in terms of open space and what was given to a developer in exchange for providing it.  Mr. Dettloff agreed that it would be a good idea to discuss it at the joint meeting to see if everyone was on the same page (or not) moving forward.

Mr. Weaver referred to the Lombardo development, and he asked if they met all the Ordinances but chose not to do any open space.  Ms. Kapelanski stated that was correct.  Mr. Weaver wondered how they could prevent that from happening in the future.  If the carrot was not big enough, no one might want to opt for having green space.  He thought that it would be sad if someone came in and said that no carrot would help.  He would not like to see that happen again.  Ms. Kapelanski said that they could look at options to further incentivize, but there was always the possibility that someone could just want to develop under the standard Ordinance provisions, which did not require open space.  There would be nothing that they could do about that.

Ms. Neubauer had read the City Attorney’s comments, which said that “he is not aware of instances in the State where the requirement exists and that it could be considered a taking.”  She asked if staff knew how he based his finding, for example, if there were previous cases where a City was sued.  She stated that just because it did not exist, it did not necessarily mean that it was an improper requirement.  There would have to be more of a basis for it.  She knew that staff followed up with the consultant, but she reiterated that just because it did not exist, it did not mean that it was an improper requirement.  

Ms. Kapelanski said that she had a lengthy discussion with the City Attorney.  He was very adamant that he did not think it would work.  She said that she could get more information from him, but he was talking about cases in the past where Ordinances, such as for tree preservation, had been considered a taking.  He felt that asking for a gathering space in subdivisions would be beyond asking for the preservation of wetlands and trees.  There had been cases struck down regarding a city’s tree preservation and wetland ordinances.

Ms. Neubauer said that she would be interested in finding out about those things more specifically from the City Attorney.  She stated that it would have to be actionable.  She wondered if the things that had been struck down were actionable because of language or something else.  She felt 

that it was unfortunate that they were losing their ability, and developers just fulfilled minimum requirements and took away green space.  She would like to hear more from the City Attorney about how it would be different, if it had been actionable in the past, or if he was being conservative in order to avoid action.  If it were actionable, she questioned if it would be worth it for developers to go against the Planning Commission in order to get what they wanted, rather than accommodating the request.

Ms. Kapelanski said that she would ask the City Attorney for a memo that detailed his concerns a little further.  Ms. Neubauer said that she would like to know specifically what cases he based things on, and if there had been specific cases where the request for open space had been struck down, and if they were struck down, what the basis was - how the court defined a taking in those cases.

Chairperson Brnabic asked Ms. Kapelanski if she would have the additional information by the December 15 meeting.  Ms. Kapelanski wondered if it should be a joint meeting topic.  Ms. Roediger felt that it would be an ideal conversation for a joint meeting, because it was a policy question, and the City Attorney would be at that meeting.  

The next discussion topic was the Vibration Ordinance.  Ms. Roediger said that it really came about because of a specific property to property issue.  They talked to neighboring communities that had not had to use their Ordinance.  They worked with Mr. Staran and the Code division and hired an engineering firm that evaluated the current Ordinance who said that it did not work.  Staff wanted to give it a quick fix recognizing that an issue came up once every 20 years, and they probably did not want to spend a lot of time researching.  They engaged Giffels Webster to look into it.  She did not want to spend lots of resources writing an elaborate Ordinance, as it was not commonly used or challenged even in other communities.  They wanted to have an Ordinance that protected them, but it should be vague enough to allow the enforcers to work with a property owner.  Staff wanted to bring it before the Commissioners to see how to proceed, and she asked if there were any thoughts.

Mr. Hooper referenced Giffels Webster’s memo under 2018 SME Vibration Ordinance & Test Report Review which talked about Section 138-10.310 of the City’s Ordinance.  In D.2.b., it stated that “Vibrations resulting from temporary construction activity shall be exempt from the requirements of this section.”  He asked if that meant to imply that all road and building construction was exempt.  Ms. Bahm believed that was the intent.  Mr. Hooper said that in his experience, and he had dealt with it 

three times, there had been road construction that created vibrations through homes, and his company was sued.  In all cases, they hired a firm to go out with meters to test whether it was the particle or impact velocity or the frequency. The experts came back with measured numbers that stated that the company did not create the damage people were alleging and therefore, the company was not responsible.  If the City did not have some kind of a number, whatever that was, he did not think it would get them anywhere.  If those statements were already in the Ordinance, he was good with what they had.  However, Ms. Roediger said that it was not good enough.  Ms. Roediger remarked that SME found that the numbers in the Ordinance would be exceeded by the wind blowing, and that was why they did not work.  In looking at other communities, it was not a simple fix, because there was not a good example.  Some communities talked about human perception and disruption.  Some communities did not talk about it at all.  Mr. Hooper knew that it rarely happened.  He gave the example of someone living near M-59 where big machines were brought in to break up pavement, and it created vibrations for them.  He thought that they needed to have measurable data, without spending a lot of money, and he would suggest that rather than a “feel good” measure.

Mr. Weaver agreed that he would like to have a number attached, but he was not sure what that should be or if it should be something the neighboring communities had.  He asked Mr. Hooper how hard it would be to get that information.  Mr. Hooper said that he would research some company reports.

Mr. Gaber agreed that they needed a standard to utilize at the property line that would decide things.  He advised that there was a private nuisance law regarding neighbors that could be actionable by a property owner, so property owners had other legal ramifications other than the Zoning Ordinance regulations.  He agreed that they should pick the right number and go with it.

Mr. Kaltsounis said that in the automotive world, they put an accelerometer on the floor and got a frequency range.  It was then up to the person reviewing the data to determine the frequency and harshness, etc.  He asked about windmills.  He had heard about people complaining about the vibration and the sound, etc.  He asked if that would be related, and if it was something they should consider.  Ms. Kapelanski believed that there was a separate Ordinance that addressed wind power, but it did not talk about vibration.

Ms. Neubauer noted that Ms. Kapelanski had mentioned that some cities 

did not have a Vibration Ordinance, and she wondered if they used a nuisance Ordinance to address it.  She wondered if it would be better to eliminate the City’s, if it was going to take a lot of time and resources, and follow what other cities did.  Ms. Kapelanski advised that the communities that they had reached out to had never had a vibration complaint.  Ms. Neubauer suggested that it might be a better plan to eliminate the Ordinance, if it was going to be too difficult to nail down that magic number, and use the City’s other resources to deal with a problem should one arise.

Mr. Dettloff believed that Royal Oak had had an issue a while back, and he suggested asking them if they had something on their books for dealing with it.  Ms. Kapelanski said that she would look into it.

Hearing no further discussion on that item, Chairperson Brnabic moved on to Recreational Vehicle Storage.  Ms. Kapelanski noted that Ordinance Enforcement had brought the issue to them.  There had been complaints about landscape trailers and other recreational vehicles being stored on smaller, single-family lots, and Enforcement had advised that there was nothing to address it now.  

Chairperson Brnabic pointed out that the example showed a corner lot with no screening to block the vehicles, and she asked if that was a common situation.  Ms. Kapelanski said that based on her conversations with Building, it regarded less than five properties in the City.  Chairperson Brnabic was not really sure that they should change something that was not a big issue across the City.  She asked if two snowmobiles on one trailer would be considered one or two recreational vehicles.  Ms. Kapelanski believed that the trailer would be considered one.  Chairperson Brnabic agreed that the picture made it look like blight, but it was one example out of very few.  She wondered about landscape trailers, and Ms. Kapelanski said that they would be allowed as long as there was not advertising.  

Ms. Neubauer felt that since it was not a widespread problem that it should be up to individual HOAs. Mr. Hooper joked that his HOA would be the last place he would look to have a problem solved.  He read that the proposed amendment would limit it to two vehicles or prohibit more than one unused vehicle in the side or rear yard for more than 90 days.  He asked if Enforcement had suggested both of those.  Ms. Kapelanski explained that they were two separate amendments.  The second dealt with any unused vehicles parked in the rear or side lawn area, not just RVs.   Mr. Hooper thought that the current Ordinance allowed parking recreational vehicles in the side or rear on a gravel or paved surface.  Ms. Kapelanski said that they did not have to be on a paved surface.   They 

could not be parked in the front or required side yard.  Mr. Hooper recalled that motorhomes could be parked up to two weeks in the front yard.  He clarified that there was no limit on the number of recreational vehicles that could be stored in the rear or side yard, which was not as much of an issue with large lots.  The issue was filling up small yards with vehicles.  Mr. Hooper said that someone could not run a business out of a home, so he felt that it could be addressed that way for things like landscape trailers.  Ms. Kapelanski said that someone could have a home occupation and park a vehicle, but the primary function would still have to be a residential use - there could not be a shed full of landscaping equipment, for example.

Ms. Roediger said that there were two issues, and as Ms. Neubauer had mentioned, it could get kind of unpleasant quickly.  Ms. Roediger had worked on RV Ordinances in other communities, a lot of which were boaters, and they got really offensive about their boats or wave runners.  The City did not have an abundance of problems like that, but it was common in cities to regulate the number of vehicles, because it could get abused.  Currently, Ordinance did not have a lot teeth to enforce.  She suggested that it might be another topic to discuss at the joint meeting.  She indicated that the intention was to avoid blight but balance personal rights and the greater good of the community.  They could take a poll and see how high of a priority it was to Council and the Planning Commission and see how (much) they wanted to address it.  Mr. Hooper agreed.  He was not sure if two was the magic number or not.  He remembered having to deal with people complaining about trash cans in a neighbor’s side yard when he was on Council.  Chairperson Brnabic knew that the Ordinance allowed a boat or RV to be stored in the side yard, which should not be an issue.  She agreed that having further conversation with Council would be a good idea.

Mr. Gaber felt that it was an issue they needed to address.  Even though it did not apply all over the City, and HOAs did enforce, he thought that it happened in the older areas of the City that did not have deed restrictions.  He did not think that people should be subjected to a lot of RVs in their neighborhood because they lived in such areas.  He liked the amendments proposed, and he agreed with Ms. Roediger about balancing things.  If they did discuss it with Council, he would like to know more about how it dovetailed with the Commercial Vehicle Ordinance and under which enforcement would apply.

Chairperson Brnabic said that she would like to have a further written explanation from Building about the extent and why the request was being made.  Ms. Kapelanski said that she would make sure they received that.

Mr. Weaver agreed that in the newer communities, the issue was best left with the HOAs.  However, as Mr. Gaber had mentioned, there were areas without HOAs.  He recalled a home on Walton that had a lot of old equipment, and he felt that there was room for intervention in those instances, but he agreed that there was a fine line.  He felt that there was merit to having a discussion at the joint meeting, and he would be open to hearing from others.

Further to that, Ms. Neubauer said that she would be interested to find out where and how often the problems were occurring and if they were in subs without an HOA or in the same areas.  That would give them an idea if it was something to pursue.  As Ms. Roediger had said, they did not want to infringe on the rights of individuals in a manner that would cause an uproar.  She knew of several people in the City with several recreational vehicles, and in her work place, she had seen things become very nasty.  If it was really not affecting a large portion of the population, that would be good information to have.

Dr. Bowyer said that there were no trailers allowed outside in her sub, and it was enforced.  RVs were only allowed for 72 hours.  She would not like to see it where something was allowed and the residents in her sub, for example, would think that they could have vehicles outside.  She would be in favor of having no changes as opposed to having people think there was a change allowed City-wide. She commented that HOAs were always having to battle for things in their by-laws as it was.  Chairperson Brnabic asked if staff had any further questions for the Commissioners.  Ms. Roediger concluded that they would go back and look at different options.  Chairperson Brnabic moved on to vehicle storage in residential off-street parking areas.

Ms. Kapelanski said that based on her conversations with Enforcement, it was a bit more of an issue than RV storage.  They had no way currently to get someone to move an unused vehicle out of the front yard.  Chairperson Brnabic asked for clarification about the language.  Ms. Kapelanski said that someone could store three unused vehicles in the rear yard, which could be unsightly.  Chairperson Brnabic asked how 90 days would be monitored.  Ms. Kapelanski said that Enforcement was somewhat flexible.  The amendment would be for more obvious cases and vehicles clearly not in use, such as for a car without tires sitting in the front yard for a long time.  Enforcement would not run out on the 91st day to check.  It would be more complaint-based.

Mr. Gaber felt that it was a good change to the Ordinance.  He thought 

that the details were key.  He would not make a distinction for which yard, although he felt that the front yard was the most objectionable area.  He thought that 90 days was too long, and he questioned why they would let it there for 89 days.  He considered that people could move a car for a day and bring it back, and he wondered if the clock started over.  He had seen people take advantage to get around some Ordinance requirements, and he felt that they had to address that as well.

Ms. Neubauer said that she did not have a problem with the concept; she had a problem with the execution.  In her line of work, they served the vulnerable population or people who had dementia who could no longer drive.  People had to go to court to seize assets.  Another example was when someone had passed away and someone else had to take control of the estate.  She thought that there had to be some kind of waiver allowed for situations where it took a court order to remove vehicles.  She mentioned a situation she was handling where someone passed away with six cars, and she had to get them removed but did not have the titles.  It took her longer than 90 days to get what she needed in order to get them removed from the property.  

Ms. Kapelanski reiterated that Enforcement was flexible with people, and that was one reason for the 90 days.  She said that she would touch base with them further to see why they felt that 90 days was appropriate.  Ms. Neubauer mentioned the fact that some people could not afford to have cars towed right away, and she felt that they needed something to address that.  She did not think people were intentionally leaving a junk car.

Dr. Bowyer said that she wished someone from Building had been present.  She remembered that about four years ago, Council changed the Ordinance because of a car parked in front of a house for a long time.  An un-plated car could not be parked in the front yard for a long period, and they changed the number of days a car could sit with a flat tire.  She thought that they were just revisiting what had already been changed.  At the time they changed it, the joke was that she had four cars in her driveway, and one was un-plated.  She did not know what was different from what was approved at Council at that time.  Ms. Kapelanski said that staff could look into it further.  

Mr. Kaltsounis knew that if there was a 30-day limit, and he had a car he could not drive in the winter because of its tires, he could fall victim to the Ordinance.  He looked forward to hearing more details.  He wondered if he could flip a car over and plant flowers, and if that would be ok because it was on a concrete driveway.  He did have some concerns.

Chairperson Brnabic asked if there would or would not be enforcement for a plated vehicle, even if had been unused for 90 days.  Ms. Kapelanski felt that should be a question for the Commission.  Chairperson Brnabic said that she would not want something in place that would pertain to a plated vehicle, because there could be a variety of reasons why it was sitting.  She would not want a family to have to deal with it if someone passed away, and they had not decided what to do with a vehicle.  A person could have dementia and have a car just sitting.  She would not want the Ordinance enforced in those instances.  Ms. Kapelanski did not think that those were the instances Enforcement was talking about.  They tried very hard to work with people with extenuating circumstances and to try to help them come into compliance - not issue citation after citation with no regard for their personal circumstances.  Chairperson Brnabic said that as Mr. Kaltsounis had mentioned, someone could have a vehicle that they only drove in the spring and summer months.  She thought that most people would store that vehicle in a garage, but there were instances where it might just be covered up outside.  Ms. Kapelanski said that would be another facet they would have to look into.  

Ms. Roediger mentioned that Ms. Kapelanski had been spending a lot of time reviewing the Lighting Ordinance.  There had been some complaints about light pollution, meeting footcandles and the intent of the Ordinance.  A lot had to do with the technology of lighting with LED bulbs versus the older bulbs.  While they might technically meet the Ordinance, they spread more light and were causing more light pollution.  They were looking at that Ordinance and would bring something forward at a future meeting.

Chairperson Brnabic reminded the Commissioners that the next Regular Meeting was scheduled for December 15, 2020.

Hearing no further business to come before the Planning Commission and upon motion by Mr. Kaltsounis, seconded by Mr. Dettloff, Chairperson Brnabic adjourned the Regular Meeting at 9:07 p.m.

ROLL CALL VOTE:

All ayes

_____________________________

Deborah Brnabic, Chairperson

Rochester Hills Planning Commission

_____________________________

Nicholas O. Kaltsounis, Secretary