Image
1000 ‎Rochester Hills Dr‎
Rochester Hills‎, ‎MI ‎
48309‎
(‎248‎) ‎656‎-‎4600‎
Home Page‎:  ‎
www‎.‎rochesterhills‎.‎org‎
Rochester Hills
Minutes
Planning Commission
Chairperson William Boswell‎, ‎Vice Chairperson Deborah Brnabic‎
Members‎:  ‎Gerard Dettloff‎, ‎Dale Hetrick‎, ‎Greg Hooper‎, ‎Nicholas O‎. ‎Kaltsounis‎,‎
David A‎. ‎Reece‎, ‎C‎. ‎Neall Schroeder‎, ‎Emmet Yukon‎
7:00 PM
1000 Rochester Hills Drive
Tuesday, April 15, 2014
CALL TO ORDER
Chairperson William Boswell called the Regular Meeting to order at ‎7‎:‎00 ‎
p‎.‎m‎. ‎in the Auditorium‎.‎
ROLL CALL
William Boswell‎, ‎Deborah Brnabic‎, ‎Gerard Dettloff‎, ‎Greg Hooper‎, ‎Nicholas ‎
Kaltsounis‎, ‎David Reece‎, ‎C‎. ‎Neall Schroeder and Emmet Yukon‎
Present
8 - 
Dale Hetrick
Absent
1 - 
Quorum present‎.‎
 
Also present‎:    ‎Ed Anzek‎, ‎Director of Planning and Economic Dev‎.‎
                         James Breuckman‎, ‎Manager of Planning‎
                         Tina Barton‎, ‎City Clerk‎
                         Alan Buckenmeyer‎, ‎Manager of Parks‎
                         Sean Canto‎, ‎Fire Chief‎
                         Ron Crowell‎, ‎Deputy Fire Chief‎
                         Scott Cope‎, ‎Director of Building‎
                         Kevin Krajewski‎, ‎Deputy Director of MIS‎
                         Keith Sawdon‎, ‎Director of Fiscal‎
                         Allan Schneck‎, ‎Director of DPS‎/‎Engineering‎
                         Leanne Scott‎, ‎Deputy Clerk‎
                         Joe Snyder‎, ‎Senior Analyst‎, ‎Fiscal‎
                         Maureen Gentry‎, ‎Recording Secretary‎
 
APPROVAL OF MINUTES
2014-0117
February ‎25‎, ‎2014 ‎Regular Meeting‎
 
A motion was made by Yukon‎, ‎seconded by Kaltsounis‎, ‎that this matter be ‎
Approved as Presented‎. ‎The motion carried by the following vote‎:‎
Aye
Boswell‎, ‎Brnabic‎, ‎Dettloff‎, ‎Hooper‎, ‎Kaltsounis‎, ‎Reece‎, ‎Schroeder and ‎
Yukon‎
8 - 
Absent
Hetrick
1 - 
 
COMMUNICATIONS
 A‎)‎     Planning ‎& ‎Zoning News dated February ‎2014‎
 B‎)‎     Ordinance Amendment ‎(‎No‎. ‎168‎) ‎to rezone former City Place ‎
 Parcels‎
 C‎)‎     PC Notice‎, ‎Auburn Hills dated March ‎20‎, ‎2014‎ re‎:  ‎Forester Hills‎
 D‎)‎     Letter from C‎. ‎Burckhardt‎, ‎dated March ‎11‎, ‎2014‎ re‎: ‎City of ‎
 Rochester Master Plan‎
  
 
NEW BUSINESS
2014-0130
Public Hearing and request for adoption of the ‎2015‎-‎2020 ‎Capital Improvement ‎
Plan‎
(‎Reference‎:  ‎Memo from Keith Sawdon‎, ‎dated April ‎15‎, ‎2014 ‎and Draft ‎
2015‎-‎2020 ‎Capital Improvement Plan had been placed on file and by ‎
reference became part of the record thereof‎).‎
 
Mr‎. ‎Anzek stated that it was the annual discussion regarding the Capital ‎
Improvement Plan ‎(‎CIP‎) ‎and that hopefully‎, ‎there would be a vote from ‎
the Planning Commission in support‎.  ‎All the project sponsors had been ‎
invited to present their proposals and answer any questions‎.  ‎Mr‎. ‎Anzek ‎
indicated that it was a straight‎-‎forward process they had been doing for ‎17 ‎
or ‎18 ‎years‎.  ‎He advised that the Michigan Planning Association always ‎
used Rochester Hills as a standard as to how to prepare a CIP‎.  ‎He had ‎
been asked by them to present it around the State‎.  ‎He turned it over to ‎
Mr‎. ‎Sawdon‎, ‎and mentioned that the City’s new Fire Chief‎, ‎Sean Canto‎, ‎
was present‎.‎
 
Mr‎. ‎Sawdon noted that there were ‎16 ‎new proposed projects added to the ‎
Draft ‎2015‎-‎2020 ‎CIP‎, ‎which had a cumulated total of almost ‎$‎2‎.‎7 ‎million‎.  ‎
That brought the ‎2015‎-‎2020 ‎CIP total to ‎$‎66‎.‎1 ‎million in identified capital ‎
projects‎.  ‎He also noted that there were some projects deleted from the ‎
plan‎; ‎19 ‎were completed‎; ‎four were reclassified to pending‎; ‎and one was ‎
withdrawn and deleted‎.  ‎He opened the floor to questions‎.  ‎
 
Mr‎. ‎Anzek pointed out that page ‎79 ‎showed a list of the projects they ‎
would be reviewing‎.   ‎The first up was the Cemetery Columbariums ‎
presented by Ms‎. ‎Barton‎, ‎City Clerk‎.  ‎
 
Ms‎. ‎Barton stated that the reason they felt they needed that project was ‎
because the community had expressed the need‎.  ‎Other cemeteries were ‎
offering this service‎.  ‎There were statistics that showed that in the next ten ‎
years‎, ‎approximately ‎50‎% ‎of burials would be cremations‎, ‎but the City ‎
only offered plots‎.   ‎The project would have approximately ‎40 ‎niches to ‎
begin with‎, ‎and they would go from there to see the demand‎.  ‎She asked if ‎
there were any questions‎.‎
 
Mr‎. ‎Kaltsounis welcomed Ms‎. ‎Barton‎.  ‎He asked if there were any plans ‎
for long‎-‎term maintenance for the Columbariums‎.  ‎Ms‎. ‎Barton said that ‎
once constructed‎, ‎there would only be minimal long‎-‎term maintenance‎.  ‎
Mr‎. ‎Kaltsounis said that his church had something similar in Detroit‎, ‎and ‎
he said that maintenance was a challenge‎.  ‎They had marble and granite ‎
popping out all over‎, ‎and they had to replace large plates every two or ‎
three years‎.  ‎He was not sure if the City’s would be all stainless steel‎, ‎but ‎
big panels tended to pop out all the time‎.  ‎Mr‎. ‎Schroeder advised that ‎
they would be pre‎-‎fabricated‎; ‎they were not constructed on site‎.  ‎
 
Mr‎. ‎Hooper asked what the City would charge for the use of the ‎
Columbariums‎.  ‎Ms‎. ‎Barton said that it would average ‎$‎1‎,‎000 ‎per niche‎.  ‎
Mr‎. ‎Hooper questioned the cost to provide the service‎.  ‎Ms‎. ‎Barton said ‎
they were estimating the cost for the project on the high end‎, ‎so they ‎
hoped to fall under that‎.  ‎If they charged ‎$‎1‎,‎250 ‎per niche‎, ‎they could ‎
break even‎.‎
 
Chief Canto came forward to discuss the SCBA Replacement Program‎.  ‎
He advised that the Fire Department was looking at replacing their ‎
self‎-‎contained breathing apparatus ‎(‎SCBA‎)‎, ‎which was a lifeline for their ‎
members‎.  ‎It would upgrade the system to the current National Fire ‎
Protection Association standards‎.   ‎Two unique options with the air pack ‎
were an integrated accountability system‎, ‎which would allow them to keep ‎
track of their members as they operated inside of buildings‎, ‎and also an ‎
integrated firefighter self‎-‎rescue system‎.  ‎If firefighters found themselves ‎
trapped in a building and could get to a window‎, ‎there was a way they ‎
could quickly escape‎.  ‎
 
Mr‎. ‎Yukon asked how many units would be replaced‎.  ‎Chief Canto ‎
responded that each apparatus carried five units‎, ‎and there were five ‎
engines and four ladder trucks‎, ‎and each of their ambulances carried two‎.  ‎
There would be ‎68 ‎total units replaced‎.  ‎Also included in the purchase ‎
were updated masks and bottles‎, ‎and each pack would come with a spare ‎
bottle‎.  ‎One of his goals was to find out if any neighboring communities ‎
were looking to purchase SCBAs and if they could go in on a larger ‎
purchase‎, ‎it would allow for interoperability between organizations‎.  ‎
 
Mr‎. ‎Yukon said that Chief Canto mentioned they had the ability to track ‎
where the firefighters were‎.  ‎He asked how that was done‎. ‎
 
Chief Canto said that currently‎, ‎they had a manual system‎.  ‎Each ‎
firefighter had velcro tags assigned‎.  ‎With the new system‎, ‎as soon as ‎
someone got into a truck and turned the SCBA cylinder on‎, ‎it would ‎
automatically pop up onto a computer screen at a command post‎.  ‎If a ‎
firefighter went down and was still for a period of time‎, ‎it would ‎
automatically alert a commander‎.  ‎It would track someone’s temperature ‎
and how much air was being used at a certain given point‎.  ‎If they needed ‎
to evacuate a building‎, ‎they could push a button on the touch screen and ‎
it would activate an alarm on the firefighter‎.  ‎He stated that the systems ‎
worked very well‎. ‎
 
Mr‎. ‎Yukon asked if the alarm would be activated from a station on a truck ‎
to find a firefighter‎, ‎and he questioned how someone would be tracked in ‎
a building‎.‎
 
Chief Canto said that each truck was assigned a certain number of ‎
SCBAs‎.  ‎A firefighter carried a tag‎, ‎and when the SCBA was turned on‎, ‎it ‎
flashed‎.  ‎If he went down‎, ‎his name would come up on the screen showing ‎
that he was down‎.  ‎If he was working inside a building and he went down ‎
and remained still for ‎30 ‎seconds‎, ‎the alarm would go off and show that ‎
he was down‎.  ‎Mr‎. ‎Yukon asked if they would still have to find a person in ‎
the building‎, ‎which was confirmed‎.  ‎Chief Canto said that they also ‎
currently used a system where if someone was getting close to someone ‎
else‎, ‎it would act like a mindsweeper and an alarm would sound‎.‎
 
Mr‎. ‎Kaltsounis asked if this would be an item they should add to page ‎74‎, ‎
which‎, ‎like a truck‎, ‎would outline the replacement schedule‎.  ‎It said that ‎
the replacement period for the SCBA was over eight to ten years‎.  ‎Mr‎. ‎
Anzek asked Mr‎. ‎Kaltsounis if he meant having something similar to a ‎
fleet replacement schedule‎.  ‎Mr‎. ‎Kaltsounis agreed‎, ‎and said that it was a ‎
rather high dollar item‎.  ‎It could be carried every year‎, ‎and he wondered If ‎
they should plan a schedule to track that‎.  ‎Mr‎. ‎Kaltsounis said that he had ‎
seen other things come back over the years again and again‎, ‎and he ‎
thought that perhaps the SCBAs should be tracked the way a fire truck ‎
was‎.‎
 
Chief Canto advised that the SCBA items had a serviceable life‎.  ‎The ‎
actual cylinder had to be replaced after so many years‎, ‎but he agreed with ‎
Mr‎. ‎Kaltsounis that they could add something‎.‎
 
Mr‎. ‎Kaltsounis mentioned the roof on the fire station at Auburn and ‎
Crooks‎, ‎which was sheet metal with white paint‎.  ‎He said that it was starting ‎
to rust‎, ‎and he asked if there were any plans to repair that‎.  ‎He wondered ‎
how repairs for something like that typically happened‎.‎
 
Chief Canto said that he would meet with Facilities and look at things that ‎
needed to be replaced‎.  ‎Mr‎. ‎Kaltsounis clarified that it would not be in the ‎
CIP‎.  ‎Chief Canto was not sure if it was in at this time‎.  ‎Mr‎. ‎Kaltsounis felt ‎
that those were the type of things they had to plan for the future‎.‎
 
Mr‎. ‎Hooper brought up the aerial truck‎, ‎which he had talked with Deputy ‎
Chief Crowell a number of times about‎.  ‎He asked Chief Canto if it had to ‎
be replaced this year or if it could be deferred‎.  ‎Chief Canto clarified that ‎
Mr‎. ‎Hooper was referring to ladder one‎, ‎and the Chief said that the truck ‎
was currently being repaired at DPS‎.  ‎The manufacturer for that truck was ‎
no longer in existence‎.  ‎He maintained that with that type of apparatus‎, ‎if ‎
one thing started going wrong‎, ‎other things started going wrong‎.  ‎For ‎
example‎, ‎it had two lift cylinders‎, ‎which allowed someone to lift the ladder ‎
out of its bed and extend‎, ‎and recently one went bad‎.  ‎In short order‎, ‎the ‎
other one would very likely start to go bad‎.  ‎They were spending more ‎
time on the apparatus‎, ‎and that vehicle would need to be replaced in the ‎
very near future‎.  ‎It also did not meet the rest of the fleet‎.  ‎He explained ‎
that when they had vehicles from several different manufacturers‎, ‎it made ‎
it hard for DPS to maintain parts‎, ‎stay abreast of new technology and train ‎
people‎.  ‎He suggested that they should stay with a consistent ‎
manufacturer‎.  ‎
 
Mr‎. ‎Hooper asked if it would have to be replaced in ‎2015‎.  ‎Chief Canto ‎
agreed‎.  ‎Mr‎. ‎Hooper asked if that vehicle would be kept or sold as ‎
surplus‎.  ‎Chief Canto believed it would be sold‎.  ‎They were getting ready ‎
to run it though ladder testing after the repairs‎.  ‎Any time maintenance ‎
was done to an aerial ladder‎, ‎it had to be tested for certification‎.  ‎He would ‎
like to look at the possibility of selling it once it was fixed and re‎-‎certified‎.‎
 
Mr‎. ‎Krajewski next talked about the Microsoft Office Suite Software‎.  ‎The ‎
City was using version ‎2007‎, ‎which was installed in ‎2008‎.  ‎They were ‎
proposing to replace it in ‎2017‎, ‎when it would go out of full support‎.  ‎It was ‎
already out of mainstream support‎, ‎which meant there were no functional ‎
updates made‎, ‎but it still got security updates‎.  ‎It was possible that they ‎
could move it into the ‎2016 ‎budget‎, ‎depending on the security climate ‎
and some of the other applications with which it interfaced‎.  ‎He added that ‎
they planned to use it as long as they could‎.‎
 
Mr‎. ‎Hooper said that it seemed as if everyone was going to a cloud‎-‎based ‎
system‎, ‎and he asked if MIS was proposing that‎.  ‎Mr‎. ‎Krajewski said that ‎
they might go with the Office Cloud version or the installable version‎.  ‎It ‎
was possible that the installable version might disappear‎, ‎and only the ‎
Cloud version would be available‎.  ‎It was three years out‎, ‎but it was a ‎
possibility‎.‎
 
Mr‎. ‎Sawdon talked about the Utility Billing Software System‎, ‎and said that ‎
the City had used the current system since the early ‎1980‎s‎.  ‎It had been ‎
maintained to keep the billing going‎, ‎but the system was outdated‎.  ‎He ‎
claimed that there were better systems out there with better features‎.  ‎The ‎
City only had one person maintaining the system ‎- ‎Bob Grace‎, ‎Director of ‎
MIS ‎- ‎which left the City in a dicey position‎.  ‎Mr‎. ‎Grace wrote the code and ‎
was the only one who knew it‎.  ‎The City was also going through a major ‎
upgrade of its financial system to JD Edwards ‎9‎.‎1‎, ‎and quickly following ‎
that would be an upgrade to the cash receipting system‎.  ‎It seemed ‎
appropriate that they looked at utility billing before they did cash ‎
receipting‎, ‎so it had the ability to interface with the financial system and ‎
cash receipting system‎.  ‎Mr‎. ‎Sawdon noted that utility billing was one of ‎
the last two production systems that resided on the AS‎400‎.  ‎AS‎400 ‎
worked‎, ‎but it was very old and outdated‎, ‎and he felt that they needed to ‎
be ready for the future‎.  ‎He pointed out that utility billing was one of the ‎
bigger revenue generators for the City‎, ‎and he would not want to see that ‎
system have trouble‎, ‎because it covered about half of the City’s revenue‎.‎
 
Mr‎. ‎Hooper said that he had talked with Mr‎. ‎Sawdon over the years about ‎
the ability to bill by the hour‎, ‎flag different meters and things like that‎.  ‎He ‎
asked if the new system would coincide with meter reading and give the ‎
City more flexibility‎.  ‎Mr‎. ‎Sawdon said that newer systems had more ‎
functionality‎, ‎and it depended on the bells and whistles they wanted to ‎
install‎.  ‎They did a request for information‎, ‎and the newer systems could ‎
do everything from collecting data to e‎-‎billing to letting customers view ‎
their bills electronically and make payments electronically‎.  ‎A new system ‎
would allow them to expand‎.  ‎Mr‎. ‎Hooper felt that it was key to Mr‎. ‎
Schneck’s issue‎.  ‎They needed to migrate toward an hourly billing for ‎
some of their large customers to be able to give different rate structures‎.‎
 
Mr‎. ‎Sawdon informed that it was not the utility billing system that did that‎, ‎
it was the meter reading devices that gave the data to utility billing‎.  ‎Utility ‎
billing would take meter data no matter when ‎- ‎it could be hourly‎, ‎daily or ‎
monthly‎.  ‎He stated that as they upgraded the utility billing‎, ‎they had to ‎
also be cognizant of the ability of the devices that read‎.  ‎
 
Mr‎. ‎Hooper said that hourly billing for some of the City’s large customers ‎
and giving a different rate structure and flagging the area maintenance ‎
meters for use during the winters was an issue‎.  ‎He felt sorry for some of ‎
the people that had come to appeal thousand dollar bills because of a ‎
water line or meter break‎.  ‎If the City had a way to flag that in its system ‎
and was able to see a huge spike that was out of the norm‎, ‎they could be ‎
proactive and send DPS out‎.  ‎With the way it was right now‎, ‎the City did ‎
not know until the bill came every month‎, ‎and there was no recourse‎. ‎
 
Mr‎. ‎Sawdon said that would again come back to meter reading devices‎, ‎
not necessarily utility billing‎.  ‎He advised that utility billing systems had ‎
the ability to have multiple rates structures‎, ‎so if they wanted to get into a ‎
rate tier structure‎, ‎newer systems would allow them to have late evening ‎
rates or low or high volume rates‎.  ‎Utility billings had improved greatly ‎
since the ‎1980‎s‎.  ‎Mr‎. ‎Hooper said that he just wanted to make sure that ‎
they would not buy something and have to buy something later‎.  ‎Mr‎. ‎
Sawdon assured that they were fully expandable‎.  ‎Mr‎. ‎Krajewski added ‎
that implementing that would require doing work on the meter reading ‎
side‎, ‎and they would need infrastructure and communications to support it ‎
as well‎.  ‎Currently‎, ‎the readers drove around in a truck and radio read ‎
them‎, ‎but to get them hourly‎, ‎there would have to be some ‎
communication system throughout the City‎.  ‎Mr‎. ‎Hooper said that he was ‎
not looking for everyone‎, ‎but for other systems that might be out there‎.  ‎
He wondered if there should be a companion project under meter ‎
reading‎.  ‎He knew that every year when the City did an annual blanket ‎
purchase order with a sole source provider of meters‎, ‎he always ‎
discussed with Mr‎. ‎Schneck about what else was out there and the ‎
capabilities‎.  ‎Mr‎. ‎Sawdon said that they did take a look at infrastructure for ‎
radio reads‎, ‎and it was pretty pricey‎.  ‎They had to look at what would be ‎
gained for the cost invested‎.  ‎At one time‎, ‎they were looking at ‎$‎4‎.‎5 ‎
million for an upgrade for meters‎.  ‎
 
Mr‎. ‎Kaltsounis asked what kind of efficiencies they would get with a new ‎
software platform‎.  ‎He asked if additional people would have to be hired‎.  ‎
Mr‎. ‎Sawdon said they would not have to use as many third parties‎.  ‎
Currently‎, ‎their customers had the ability to do electronic billing‎, ‎but it was ‎
done through a third party‎.  ‎With the upgrade‎, ‎they would not have to use ‎
a third party‎; ‎it would be part of the system‎.  ‎They would still have the ‎
same number of bills to read and send out the door‎, ‎but the flexibility ‎
would allow them to move in directions so they would not have to rewrite ‎
the whole package‎.  ‎Mr‎. ‎Kaltsounis noted the operating costs of ‎
approximately ‎$‎30‎k a year for maintenance‎.  ‎He asked what that would ‎
entail‎.  ‎Mr‎. ‎Sawdon advised that it entailed upgrading and patching to the ‎
system in the initial life‎.  ‎Currently‎, ‎that was done in house by Mr‎. ‎Grace‎.  ‎
They would be agreeing to a maintenance contract that would keep the ‎
system updated with patches and changes to make the system work more ‎
efficiently based on customers’ desires‎.  ‎Mr‎. ‎Kaltsounis commented that ‎
they would be switching from one third party to another‎.  ‎Mr‎. ‎Reece ‎
reminded that they would not be putting all their eggs in one basket‎, ‎
though‎.  ‎
 
Mr‎. ‎Dettloff asked if there would be service fees to the customer ‎
associated with the system‎.  ‎Mr‎. ‎Sawdon explained that there would ‎
always be a customer charge‎.  ‎It would be the same as currently existed‎.  ‎
Mr‎. ‎Sawdon said that most of the service charge was meter reading‎.  ‎
There would be no additional cost passed on to the customer‎.  ‎Mr‎. ‎
Sawdon said that if people chose to do things electronically‎, ‎which was ‎
encouraged‎, ‎over time the customer cost would drop‎, ‎because part of the ‎
charge was postage and printing‎. ‎
 
Ms‎. ‎Brnabic asked why the operating costs were so high at ‎$‎30‎k per year‎.  ‎
Mr‎. ‎Sawdon said that when they did a request for information to determine ‎
if it was worth moving to a new system or not‎, ‎they noticed that the ‎
average maintenance costs for all the systems ran in that general area‎.  ‎
Software had to be maintained with patches‎, ‎repairs and upgrades from ‎
the new vendor‎.  ‎Mr‎. ‎Sawdon added that all the information related to the ‎
numeric was a preset to the request for proposals‎.‎
 
Mr‎. ‎Reece said that he was not as surprised at the annual operating ‎
costs‎, ‎and if they looked at the IS systems‎, ‎they all had operating costs ‎
per year‎.  ‎He asked if that was factored into the budget for the upcoming ‎
years‎.  ‎Mr‎. ‎Sawdon agreed‎.  ‎Mr‎. ‎Reece asked Mr‎. ‎Anzek if the CIP used ‎
to show the operating costs in the header of each project‎.  ‎That is‎, ‎he ‎
questioned whether the ‎$‎30‎k per year was shown for the life of the system‎, ‎
and if it went up incrementally each year‎.  ‎
 
Mr‎. ‎Sawdon advised that there would be an initial contract period where it ‎
would remain stable and after that‎, ‎it would most likely go up‎.  ‎Mr‎. ‎
Krajewski related that they typically saw ‎4‎-‎5‎% ‎per year‎.  ‎They would ‎
negotiate a five‎-‎year period‎, ‎and after that the cost would go up based on ‎
the vendor’s costs increasing‎.‎
 
Mr‎. ‎Anzek said that about four years ago‎, ‎they did re‎-‎evaluate and modify ‎
some of the questions that were asked and how the scoring factors were ‎
developed‎.  ‎They included one about operating costs and return on ‎
investment‎.  ‎They wanted to know if someone would charge them a high ‎
amount annually to maintain‎.  ‎Mr‎. ‎Reece was correct‎; ‎it was not reflected ‎
in the banner of the project‎.  ‎Mr‎. ‎Reece suggested that if they added all ‎
the operating costs‎, ‎it could be a significant number‎.   ‎He realized they ‎
were at risk if something happened to Mr‎. ‎Grace‎.‎
 
Mr‎. ‎Anzek called Mr‎. ‎Schneck to the table‎.  ‎Mr‎. ‎Schneck highlighted ‎
some projects ‎, ‎and he mentioned Tinken between Adams and Livernois‎, ‎
which was very bad‎.  ‎Recently‎, ‎the Road Commission for Oakland County ‎
(‎RCOC‎) ‎was awarded ‎$‎2‎.‎3 ‎million in Federal funds for ‎2017 ‎to ‎
rehabilitate that section of Tienken‎.  ‎The City was working with the Road ‎
Commission to advance the project to ‎2015 ‎or ‎2016‎.‎
 
Mr‎. ‎Schroeder asked if it would be a complete reconstruction‎, ‎and Mr‎. ‎
Schneck advised that it would be a ‎3‎-‎R project‎.  ‎It would not be a total ‎
reconstruct‎; ‎some of the existing infrastructure might remain such as the ‎
curb and gutter depending on its condition‎.  ‎They would look at safety and ‎
capacity improvement at some of the intersections‎, ‎and they would revisit ‎
the signalization at some of the intersections and add center left turn and ‎
right turn lanes‎.  ‎They would not tear everything out and put it back‎.  ‎They ‎
might utilize the existing base and try to mill and pulverize the existing ‎
pavement for the base‎.  ‎He added that an R‎-‎4 ‎was a total reconstruct‎.  ‎
 
Mr‎. ‎Schneck referred to project MR‎-‎31‎D‎, ‎and said that it stemmed from a ‎
City of Troy project‎.  ‎Troy was proposing to construct a five‎-‎lane section of ‎
Dequindre from Long Lake to South Boulevard‎.  ‎In order to take that ‎
five‎-‎lane section and bring it down to the City’s three‎-‎lane section‎, ‎there ‎
had to be some geometric improvements through the intersection‎.  ‎There ‎
would be a new signal at the intersection for the capacity improvements‎.  ‎
There would be a pathway connection that currently‎, ‎on the west side of ‎
the street‎, ‎terminated prior to the signal‎.  ‎The City intended to construct a ‎
pathway on the north side of South Boulevard to connect to the pathway to ‎
the east and enclose an open drain‎.   ‎Mr‎. ‎Schneck asked if there were ‎
questions about any of the other projects‎.‎
 
Mr‎. ‎Yukon questioned Mr‎. ‎Schneck about MR‎-‎02‎H‎, ‎Hamlin Blvd‎. ‎
Irrigation‎, ‎and asked what was in the project that qualified it for Metro Act ‎
51 ‎funding‎.  ‎Mr‎. ‎Schneck said that the money could be classified as ‎
telecommunications funds‎.  ‎Some time ago‎, ‎the communications ‎
companies such as AT‎&‎T and SBC had to come to each agency to ‎
garner a permit for work within the right‎-‎of‎-‎way‎.  ‎They went to the State and ‎
said it was very cumbersome‎, ‎and they asked if there was a way the State ‎
could collect all those permit fees and redistribute them to eligible ‎
agencies‎.  ‎Through the Metro Act‎, ‎those funds could be used for most ‎
anything that was within road right‎-‎of‎-‎way ‎- ‎maintenance‎, ‎certain capital ‎
improvements‎, ‎etc‎. - ‎so it was a good source of funding‎.‎
 
Mr‎. ‎Anzek announced that if anyone had questions about the ‎
roundabouts‎, ‎that he or Mr‎. ‎Breuckman would answer them‎.‎
 
Mr‎. ‎Kaltsounis asked if they should put a project in the CIP that predicted ‎
the amount of road reconstruction and repatching they might have to do ‎
in the next few years‎.  ‎He knew they had already done a good job of ‎
predicting how the roads looked‎, ‎but he wondered if they could have a line ‎
item that said that “in these particular years‎, ‎the City expected to do X ‎
amount of road repairs‎,‎” so they could guide Council as to what to look ‎
forward‎.  ‎He understood that the winter was horrible‎.  ‎He helped maintain ‎
his church‎, ‎and the parking lot was awful‎.  ‎He wondered if they had a ‎
forecast for repairing the roads‎, ‎so they could judge how much they had to ‎
spend in the future‎.‎
 
Mr‎. ‎Hooper pointed out that the streets were identified by poor conditions ‎
through the Pacer program‎, ‎and there were local and major street ‎
concrete and asphalt replacements to identify how much funding they ‎
needed‎.  ‎Mr‎. ‎Kaltsounis indicated that he was asking about repairs‎.  ‎Mr‎. ‎
Hooper clarified that it was for repairs‎.  ‎Mr‎. ‎Hooper asked if Mr‎. ‎Kaltsounis ‎
was talking about pothole patching‎, ‎which was confirmed‎, ‎and Mr‎. ‎Hooper ‎
said that would be maintenance‎, ‎not a capital project‎.  ‎Mr‎. ‎Schneck ‎
agreed that it would be put through during the budgeting process‎.  ‎They ‎
would historically look at what they had utilized in the past‎.  ‎They ‎
consulted with their maintenance and operations staff at the DPS and ‎
about their needs‎.  ‎Mr‎. ‎Hooper added that pothole patching‎, ‎dust control ‎
and re‎-‎graveling were all maintenance‎.‎
 
Mr‎. ‎Anzek offered that annual maintenance was not a one‎-‎time event like ‎
a CIP project was‎.  ‎It was an ongoing thing‎, ‎and the dollars for it became a ‎
budgetary function‎.  ‎They always tried to find as much as they could to put ‎
toward maintenance‎, ‎but they did not have a crystal ball to see what would ‎
happen‎.  ‎They used to try to identify neighborhoods projected to be ‎
repaired‎, ‎but it changed every spring depending on the winter‎.  ‎That ‎
program was dropped several years ago‎, ‎because it was putting out a ‎
false message‎. ‎He stressed that the policy was to go after the worst first‎.‎
 
Mr‎. ‎Sawdon commented that they had more needs than funding‎.  ‎They ‎
prioritized‎, ‎and it became quite challenging‎.  ‎Mr‎. ‎Kaltsounis wondered ‎
where the line was drawn and something was on one side of the fence or ‎
the other‎.  ‎Mr‎. ‎Sawdon could understand his question‎; ‎at what point did ‎
they just patch a hole and at what point did they put it in the capital plan‎.  ‎
When the expenditure for maintenance outlived the life of the repair‎, ‎it ‎
became an issue that needed to be addressed in the CIP‎.  ‎
 
Mr‎. ‎Schneck said that working with the Road and Police Technical ‎
Committee‎, ‎they talked about pavement strategies and repair strategies‎, ‎
and a mix of fixes‎.  ‎In Pacer‎, ‎though it was still in its infancy‎, ‎there was a ‎
program which had evolved to where they could start tying costs to ‎
different mixes of fixes based on the Pacer rating‎.  ‎The program analyzed ‎
and gave insight based on different strategies‎.  ‎To Mr‎. ‎Sawdon’s point‎, ‎
that was where the insight of the operations and maintenance people ‎
came in‎.  ‎They could set up a pothole patching crew at such and such a ‎
location for an entire winter‎, ‎but that would not be a good use of resources‎.  ‎
They then would look at putting a capital project together‎.  ‎
 
Mr‎. ‎Hooper referred to LS‎-‎03‎, ‎Local Street Concrete Program‎, ‎and said ‎
that the City had funded ‎$‎5 ‎million for ‎2014‎-‎2016‎.  ‎Beyond that‎, ‎the CIP ‎
showed ‎$‎2 ‎million in funding‎, ‎but they knew that the need was greater‎.  ‎He ‎
proposed that it should remain at ‎$‎4 ‎million a year thereafter‎, ‎knowing ‎
that it was an annual budget decision‎.‎
 
Mr‎. ‎Schneck agreed‎, ‎and he complimented Mr‎. ‎Hooper‎.   ‎He said that ‎
they had changed the strategy and rather than doing piecemeal slab ‎
replacement‎, ‎they had moved to doing longer stretches of roadway‎.  ‎They ‎
would start at a block length and finish the entire stretch‎, ‎knowing they ‎
would not have to work on it‎, ‎other than doing preventative maintenance‎, ‎
for another ‎15‎-‎20 ‎years‎.  ‎It was a better use of money‎, ‎and they were ‎
employing that strategy this year‎.‎
 
Mr‎. ‎Reece echoed what Mr‎. ‎Hooper said‎.  ‎He stated that some of the ‎
roads were so bad that the funding shown was not realistic‎.  ‎Tienken going ‎
west from Livernois‎, ‎which he traveled every morning‎, ‎had the vast ‎
majority of people straddling the center lane‎, ‎because it was so bad that ‎
people could blow out their front ends or get into a head on collision‎.  ‎It ‎
had degraded so much‎, ‎and he would be pleased to see some of the ‎
funding diverted‎.  ‎He realized it was nice to have landscaping in the ‎
boulevards and some water maintenance‎, ‎but if there was anything they ‎
could do to get some of the major roads at least patched to where people ‎
could stay in a lane‎, ‎he felt that it would be better planning‎.‎
 
Mr‎. ‎Hooper noted that just for that reason‎, ‎Tienken was planned for ‎2017‎, ‎
but the City had been in conversations with the Road Commission and ‎
MDOT about the City pre‎-‎paying for repairs‎, ‎moving it up and getting ‎
reimbursed in the future‎.  ‎Mr‎. ‎Reece stressed that they had to be ‎
proactive‎.  ‎If they waited another two years‎, ‎it would need a total ‎
replacement‎.  ‎The worse it got‎, ‎the worse the cost would be to fix it‎.  ‎If ‎
there was anything they could do to categorize those extreme road ‎
conditions and accelerate funding or transfer funding‎, ‎he felt it would be ‎
judicious‎.  ‎They had to figure out the greatest needs for the residents‎, ‎and ‎
in his opinion‎, ‎it was to not get someone killed because they were ‎
straddling the center lane because of a road condition‎.  ‎He mentioned ‎
that Tienken east of Livernois was like that too‎, ‎although he realized that it ‎
was scheduled to be replaced‎.‎
 
Mr‎. ‎Schneck agreed that was a great point‎.  ‎As Mr‎. ‎Reece indicated‎, ‎
Tienken‎, ‎between Rochester and Livernois‎, ‎was on the MDOT letting on ‎
April ‎4‎th‎. ‎ ‎The City was aggressively pushing the Road Commission by ‎
telling them that the City would bankroll the portion from Livernois to ‎
Adams‎.  ‎In three years‎, ‎Tienken‎, ‎from the corporate limits from the east to ‎
the west‎, ‎will have been rehabilitated‎.  ‎Avon Road was being rehabbed ‎
this year from Adams to Livernois‎.  ‎In ‎2015‎, ‎Hamlin would be ‎
rehabilitated from Livernois to Dequindre‎.  ‎He felt that the City had done ‎
a good job in partnering with the Road Commission and MDOT‎.‎
 
Mr‎. ‎Reece said that he could not speak for anyone on the Commission or ‎
Council‎, ‎but he felt that there would be a majority of support for taking the ‎
funding and moving it to the greatest needs‎.  ‎He appreciated that Tienken ‎
would get done‎, ‎but it would still be three years until it was finished‎.  ‎He ‎
emphasized that there were so many needs but so few dollars to do it all‎.  ‎
He felt that the City had the Commission’s support to find solutions to ‎
improve the worst first‎.‎
 
Mr‎. ‎Schroreder indicated that he could preach all day about Tienken‎.  ‎He ‎
lived there and drove it every day‎.  ‎Recently‎, ‎the Road Commission ‎
came through with one truck and one guy shoveling cold patching with no ‎
traffic control‎.  ‎They were really stretched thin‎.  ‎That cold patch was gone ‎
within a week‎, ‎so that was not the solution‎.  ‎He remembered that Tienken ‎
was like an experimental project‎, ‎and he was very much against it‎.  ‎They ‎
put the drain down the center of the road and sloped the bottom‎, ‎and the ‎
slope was too flat‎.  ‎The low areas did not drain‎, ‎and that was why the edge ‎
broke up‎.  ‎If they did not put in new edge drains on the sides of the road‎, ‎it ‎
would not solve anything‎.  ‎He strongly encouraged that they put in edge ‎
drains‎.  ‎Mr‎. ‎Schneck agreed that the storm sewers were down the center of ‎
the road‎, ‎and the bases sloped towards the middle‎.  ‎The top of the road ‎
was parabolic‎.  ‎He noted that they did talk about putting in edge drains ‎
behind the curbs‎.‎
 
Ms‎. ‎Brnabic agreed with Mr‎. ‎Reece‎.  ‎Regarding the intersection ‎
enhancements‎, ‎it stated that they were currently being maintained under ‎
the City’s lawn mowing contract‎, ‎and that they would be maintained under ‎
the plant health care contract‎.  ‎She asked if Staff could explain that‎.‎
 
Mr‎. ‎Breuckman advised that the City had two contracts‎.  ‎One was for the ‎
guys on a mower‎.  ‎Plant health care was for plantings that required ‎
attention‎.  ‎If plants were put in a roundabout‎, ‎different people maintained ‎
them‎.  ‎Ms‎. ‎Brnabic asked how the plants would be maintained‎.  ‎Mr‎. ‎
Breuckman claimed that they did not require much care‎.  ‎When they did ‎
the Livernois and Hamlin roundabout‎, ‎the designer gave them a ‎
maintenance schedule‎.  ‎The maintenance depended on what plants were ‎
there‎.  ‎Ms‎. ‎Brnabic remembered that years ago‎, ‎it did not look very good ‎
around the high school ‎(‎Livernois and Walton‎).  ‎She wondered if there ‎
had been a different approach since that time‎.‎
 
Mr‎. ‎Schneck responded that when the Livernois boulevard was originally ‎
constructed‎, ‎there was no irrigation‎, ‎and all the plantings died‎.  ‎That was a ‎
learning experience‎, ‎and irrigation should go in as part of a construction ‎
project‎.  ‎Also‎, ‎when they looked at plantings‎, ‎they looked at the ‎
environment‎.  ‎Oftentimes‎, ‎they used salt tolerant types of plantings‎, ‎or ‎
they planted them outside of the spinners that threw the salt‎.  ‎They looked ‎
at irrigation requirements‎, ‎and he felt that the whole industry had evolved‎.  ‎
Ms‎. ‎Brnabic asked if the maintenance was being taken care of by City ‎
employees or an outside contractor‎.  ‎Mr‎. ‎Breuckman advised that they ‎
used an outside contractor‎.‎
 
Mr‎. ‎Hooper noted that they did Livernois from Avon to Walton under the ‎
tri‎-‎party system‎.  ‎There were miscellaneous joint replacements‎, ‎but he ‎
commented that driving down that road now‎, ‎he had to wonder what they ‎
did‎.  ‎He wondered if they missed joints or did the wrong ones‎.  ‎The City ‎
saved some money using tri‎-‎party funds and applied those to Tienken‎, ‎
for which he was supportive‎.  ‎He wondered if the City had been in contact ‎
with the Road Commission about the condition of Livernois‎. ‎
 
Mr‎. ‎Schneck said that project was small in scope‎, ‎and they tried to do the ‎
worst joints‎.  ‎Typically‎, ‎northbound‎, ‎the joints were in bad shape‎.  ‎There ‎
was a section of southbound in the midpoint where the pavement was fine‎.  ‎
He did not think that the preventative maintenance on the northbound ‎
section of roadway was such that it prevented‎.  ‎Once those joints started ‎
opening up‎, ‎saltwater got in and deteriorated them‎.  ‎He confirmed that ‎
they had talked about it with the Road Commission‎.‎
 
Mr‎. ‎Hooper did not think they should necessarily put it in the CIP‎, ‎
because the City did not own the road‎, ‎but he wondered if there were ‎
projects the City should be doing‎, ‎knowing they had to work with the owner ‎
of the road‎.‎
 
Mr‎. ‎Sawden said that those kinds of roads were included in the CIP when ‎
they had participation in a project‎.  ‎They did not have an identified ‎
project‎; ‎they just knew they would eventually be working with the Road ‎
Commission on a road‎.  ‎He thought it might be a little premature‎.  ‎Mr‎. ‎
Hooper realized that as they knew about something they would plan for it‎, ‎
but he wondered if there was anything they could do short of Mr‎. ‎Schneck ‎
asking the Road Commission to spend more money in the City‎.‎
 
Mr‎. ‎Schneck gave the example of Hamlin between old and new Adams‎, ‎
which was somewhat of an orphaned section‎.  ‎Oakland County ‎
communities put applications together for funding‎, ‎and if a community did ‎
not score enough points to get funded‎, ‎they would not get funded‎.  ‎Hamlin ‎
was submitted‎, ‎but it did not garner funding‎.  ‎Last year‎, ‎Tienken was ‎
submitted and did not get funding‎, ‎and this year the City applied again ‎
and got it for ‎2017‎.  ‎The City did its best to partner with those agencies‎.‎
 
Mr‎. ‎Hooper asked if there was a possibility that the Road Commission ‎
would turn that road over ‎(‎Hamlin‎) ‎to the City‎.  ‎Mr‎. ‎Schneck said that was ‎
originally planned‎, ‎because when the bridge on Adams was demo‎-‎ed and ‎
made a cul‎-‎de‎-‎sac‎, ‎that section was supposed to be conveyed‎.  ‎There ‎
was an outstanding right‎-‎of‎-‎way issue yet to be resolved‎.  ‎Mr‎. ‎Hooper ‎
asked if it was pending to be turned over to the City‎, ‎if the right‎-‎of‎-‎issue ‎
was solved‎.  ‎Mr‎. ‎Schneck said they would like the road rehabbed before it ‎
was conveyed‎.  ‎Mr‎. ‎Hooper remarked that it would never happen‎.  ‎Mr‎. ‎
Schroeder added that was why the City got John R‎.  ‎The Road ‎
Commission did not want to pay for it so they turned it over to the City‎.  ‎
 
Mr‎. ‎Schneck said that the City was working on getting the right‎-‎of‎-‎way ‎
issue resolved‎.  ‎He added that it was confusing for motorists from Auburn ‎
Hills into that small section of Hamlin that was under the jurisdiction of the ‎
Road Commission‎, ‎to east of Adams‎, ‎and it became the City’s ‎
jurisdiction‎.  ‎The City fielded a lot of calls about that‎.  ‎Mr‎. ‎Hooper said ‎
that he understood the financial consequences‎, ‎but he felt that the City ‎
might be best served by getting the road fixed‎.  ‎They would be further ‎
ahead in the end game‎, ‎versus continually calling the Road ‎
Commission‎.  ‎
 
Chairperson Boswell asked if there were any other questions about major ‎
roads‎.  ‎Mr‎. ‎Schroeder noted that Rochester Road‎, ‎which was recently ‎
resurfaced‎, ‎was not faring too well‎.  ‎Mr‎. ‎Schneck said that microsurfacing ‎
was done about five years ago‎.  ‎It was a ‎3‎/‎8‎” slurry seal with sand‎, ‎cement ‎
and some petroleum‎, ‎and its design life was getting to where it was about ‎
five years‎.  ‎He just exchanged an email with MDOT‎, ‎and the email stated ‎
that when funding became available ‎- ‎he hoped this year ‎- ‎they would do ‎
a hot mixed asphalt and concrete slab replacement program on ‎
Rochester from Avon to M‎-‎59‎.‎
 
Mr‎. ‎Schroeder asked if there were any ASR ‎(‎Alkali‎-‎silica Reaction‎) ‎
problems in Rochester Hills‎.  ‎Mr‎. ‎Schneck said Livernois had a problem ‎
and maybe some of the local roads‎.  ‎Mr‎. ‎Hooper had noticed that some ‎
of the approaches off of Adams Road had significant ASR‎.  ‎Mr‎. ‎Schneck ‎
agreed that it was about ‎15 ‎years ago when some of those pavements ‎
were poured‎.  ‎
 
Mr‎. ‎Kaltsounis noted that Auburn Rd‎. ‎was paved about two years ago‎, ‎and ‎
it was cracking between Crooks and Adams‎.  ‎Mr‎. ‎Schneck said that was ‎
also a very thin‎, ‎1 ‎½” maintenance overlay‎.  ‎He thought it was the snow‎, ‎
Michigan had the snowiest winter ever‎, ‎and the pavement conditions were ‎
reflecting that‎.  ‎Rochester Hills was not the only area experiencing it‎, ‎and ‎
legislators were trying to find appropriate ways to fund things‎.‎
 
Mr‎. ‎Schroeder asked if the City planned any joint sealing projects‎.  ‎Mr‎. ‎
Schneck said that the City did its own joint sealing as preventative ‎
maintenance‎.  ‎He said it had worked out great‎.  ‎
 
Chairperson Boswell recalled that in ‎1989 ‎or ‎1990‎, ‎the City ‎
commissioned a traffic study‎, ‎and he commented that City Council ‎
meetings were very entertaining in those days‎.  ‎He came to one to talk‎, ‎
because the traffic study recommended making Tienken a major ‎
east‎-‎west‎, ‎five‎-‎lane road‎.  ‎He lived on Tienken‎, ‎and so he went to Billy ‎
Ireland‎, ‎then Mayor‎, ‎and said that he would like to get on the Planning ‎
Commission‎.  ‎He joked that he had come full circle‎.‎
 
Mr‎. ‎Buckenmeyer talked next about park projects‎.  ‎The first was the ‎
replacement of roller hockey rinks at Borden Park‎.  ‎They were plastic ‎
dasher boards and plastic tile rinks that they had done maintenance on‎, ‎
and in the past‎, ‎they had been able to replace boards as they were ‎
destroyed‎.  ‎He said that unfortunately‎, ‎the company that supplied the ‎
boards was out of business‎, ‎and so they had to replace the entire system‎.  ‎
They also planned to replace the tile surfaces as well‎.  ‎It would be ‎
approximately ‎$‎80‎k to do both rinks‎, ‎which they hoped to do next year‎.  ‎
 
The next project was the Paint Creek Trail resurfacing project‎.  ‎Every ‎15 ‎
years‎, ‎a major rehab was done to grade and add new material‎, ‎and it was ‎
practically a new trail at that point‎.  ‎The last time it was done was ‎2003‎, ‎so ‎
they were scheduled again in ‎2018‎.  ‎The City was responsible for a mile ‎
and a quarter‎, ‎and the share would be ‎$‎50‎k‎.‎
 
Mr‎. ‎Buckenmeyer’s last project was to plan for green space stewardship‎.  ‎
He recalled that eight years ago‎, ‎a millage to purchase land for green ‎
space was passed‎.  ‎Last year‎, ‎there was a vote to repurpose some of the ‎
money to allow for stewardship‎, ‎which included management of invasives ‎
and maintenance for preservation‎.  ‎The proposed project called for ‎
management plans to be developed for the sites purchased by the Green ‎
Space Committee‎, ‎for the Clinton River and for a few other natural areas‎.  ‎
Once the management plans were developed‎, ‎he would be back perhaps ‎
for the CIP‎, ‎but it definitely would be in the budget for the actual projects ‎
once they had been prioritized‎.‎
 
Mr‎. ‎Yukon referenced the stewardship plan‎, ‎and he asked how many ‎
years the management plans would cover ‎- ‎that is‎, ‎how many years in the ‎
future they were projected to cover‎.‎
 
Mr‎. ‎Buckenmeyer replied that it would essentially be forever‎.  ‎It would tell ‎
them what was needed to preserve the properties and how often they ‎
would have to remove invasives‎, ‎for example‎.  ‎If it was stream bank ‎
erosion‎, ‎it would hopefully only have to be done once‎.  ‎Mr‎. ‎Yukon asked if ‎
they would survey the areas and based on that information‎, ‎if it would ‎
drive the plan‎.  ‎Mr‎. ‎Buckenmeyer advised that it would be done on a ‎
case‎-‎by‎-‎case basis‎.‎
 
Mr‎. ‎Anzek said that the last project on the list was the Master Land Use ‎
Plan update‎.  ‎It was added as a placeholder in the process‎.  ‎The last ‎
update was done in ‎2012‎, ‎and it was State mandated to be updated every ‎
five years‎.  ‎They wanted to earmark funds for ‎2017‎.  ‎It was uncertain at ‎
this time exactly how extensive the update would be‎.  ‎It was fairly simple a ‎
couple of years ago‎, ‎but there could be changes in the future‎, ‎or some ‎
new area development plans might be included‎.  ‎
 
Chairperson Boswell opened the Public Hearing at ‎8‎:‎17 ‎p‎.‎m‎.‎
 
Scott Beaton‎, ‎655 ‎Bolinger St‎.‎, ‎Rochester Hills‎, ‎MI ‎48307‎  ‎Mr‎. ‎Beaton ‎
brought up roads‎, ‎and commented that Christianity was an obscure little ‎
cult at one time which did not have a lot of money‎.  ‎The Romans built ‎
great roads and the early Christians‎, ‎who only numbered in the hundreds‎, ‎
could not afford sea‎-‎faring vessels to take them throughout the ‎
Mediterranean to spread their religion‎.  ‎Instead‎, ‎they used those great ‎
Roman roads and spread the word of Christianity and within ‎300 ‎years‎, ‎
turned it into the state religion of Rome‎.  ‎If it had not been for those roads‎, ‎
there would not be Christianity‎, ‎and he was making the point to show how ‎
important roads were‎.  ‎Mr‎. ‎Beaton said that his concern was Dequindre‎.  ‎It ‎
was in the CIP three times‎.  ‎One was the Road Commission project from ‎
Long Lake to Auburn for which a five‎-‎lane highway was proposed‎.  ‎
Dequindre was in the CIP as another five‎-‎lane highway from Auburn to ‎
Hamlin‎, ‎and the plan was to go behind the Cider Mill‎, ‎but it did not say ‎
how big the road would be‎.  ‎He added that they were all Road ‎
Commission projects‎.  ‎$‎16 ‎million was earmarked to work on Dequindre ‎
from Troy into Rochester Hills‎.  ‎He read that Congressman Gary Peters ‎
said it would cost ‎$‎25 ‎million‎, ‎so Mr‎. ‎Beaton thought they should look into ‎
what the number actually should be‎.  ‎Mr‎. ‎Beaton stated that he did not ‎
like five‎-‎lane highways‎.  ‎He wished the City would not encourage them to ‎
be built‎.  ‎Since the City would be contributing about ‎$‎450‎k for the project‎, ‎
he would like to see it be a four‎-‎lane boulevard‎.  ‎He thought that a ‎
four‎-‎lane boulevard would be a better buffer between the residents who ‎
lived on one side of the street and the commercial on the other side‎.  ‎He ‎
had learned that the difference between a four and a five‎-‎lane boulevard ‎
was that one would allow a loon‎, ‎where an ‎18‎-‎wheeler truck could make an ‎
easy u‎-‎turn‎. ‎He stated that it was also always about money‎.  ‎He thought ‎
that if Congressman Peters was talking about ‎$‎25 ‎million and the City ‎
was talking about ‎$‎16 ‎million‎, ‎that perhaps there was money to be able to ‎
look at the possibility of a four‎-‎lane boulevard through that section of ‎
Dequindre‎.   ‎He thought that would be a nicer road improvement for the ‎
people who lived there‎.‎
 
Mr‎. ‎Anzek stated that if the questions had been satisfactorily answered ‎
and the Planning Commission was comfortable going forward‎, ‎Staff would ‎
like to request a motion to adopt the CIP as presented‎.  ‎He indicated that ‎
it was a tremendous boost for the Fiscal team to move along in the ‎
budget process‎.‎
 
Chairperson Boswell closed the Public Hearing at ‎8‎:‎21 ‎p‎.‎m‎.‎
 
Hearing no further business regarding the CIP‎, ‎Mr‎. ‎Kaltsounis moved the ‎
following‎, ‎seconded by Mr‎. ‎Schroeder‎:‎
 
MOTION‎ by Kaltsounis‎, ‎seconded by Schroreder‎, ‎that the Rochester ‎
Hills Planning Commission Approves the Capital Improvement Plan that ‎
has been proposed for the years ‎2015‎-‎2020‎.  ‎The Rochester Hills ‎
Planning Commission has determined the following‎:‎
 
WHEREAS‎, ‎the Municipal Planning Act‎, ‎Act ‎285 ‎of Public Acts of ‎1931‎, ‎
as amended‎, ‎requires the Rochester Hills Planning Commission to ‎
annually accept a Capital Improvement Plan for the benefit of the health‎, ‎
safety and welfare of the community as those criteria relate to the physical ‎
development of Rochester Hills‎; ‎and‎
 
WHEREAS‎, ‎the Rochester Hills Fiscal Office has consulted with the ‎
City‎'‎s professional staff who carry out the business of planning for and ‎
providing for the present and future needs and desires of the citizens of ‎
Rochester Hills‎; ‎and‎
 
WHEREAS‎, ‎the Capital Improvement Plan is meant to consider the ‎
immediate and future needs and goals of Rochester Hills‎, ‎as identified by ‎
the public‎, ‎City Boards and Commissions‎, ‎and the Mayor‎'‎s staff‎, ‎in light ‎
of existing projects and plans and anticipated resources‎; ‎and‎
 
WHEREAS‎, ‎the Capital Improvement Plan is a flexible document‎, ‎
necessarily meant to be reevaluated and amended each year‎, ‎to project ‎
into the six ‎(‎6‎) ‎succeeding years‎, ‎and further amended as needed to ‎
address practical realities as they relate to policies and philosophies of ‎
relevant Boards‎, ‎the City Council and the Mayor‎'‎s office‎; ‎and‎
 
WHEREAS‎, ‎the Capital Improvement Plan is a guide and forum to aid ‎
the Rochester Hills Mayor‎'‎s Office and the Rochester Hills City Council in ‎
making decisions regarding the physical development and infrastructure ‎
maintenance of the City and determining what‎, ‎if any‎, ‎resources can or ‎
should be available to carry out City Council‎'‎s policies and budgetary ‎
decisions‎; ‎and‎
 
WHEREAS‎, ‎the components of the Capital Improvement Plan have been ‎
subject to a Public Hearing‎, ‎public review‎, ‎and committee reviews over ‎
the course of several years and a duly noticed full Public Hearing on April ‎
15‎, ‎2014‎; ‎and‎
 
WHEREAS‎, ‎the components of the Capital Improvement Plan were ‎
arrived at through a point system using variables that included‎, ‎among ‎
other things‎, ‎whether the project has begun‎, ‎funds committed‎, ‎sources of ‎
funds‎, ‎prior City Council decisions‎, ‎Planning Commission or ‎
administrative recommendations and decisions‎; ‎and‎
 
RESOLVED‎, ‎that the Capital Improvement Plan presented for review on ‎
April ‎15‎, ‎2014‎, ‎is adopted by the Rochester Hills Planning Commission ‎
on April ‎15‎, ‎2014‎; ‎and‎
 
BE IT FURTHER RESOLVED‎, ‎that this Plan should be published and ‎
attested to according to law‎.‎
  
Regarding Mr‎. ‎Beaton’s comments‎, ‎Mr‎. ‎Reece asked if residents did ‎
have concerns about five‎-‎lane versus four‎-‎lane‎, ‎how they could get that ‎
information to the Road Commission‎.‎
 
Mr‎. ‎Anzek felt that the Road Commission was pretty effective in running ‎
public information forums on any proposed road projects‎.  ‎They held two ‎
at City Hall a few weeks ago regarding Tienken and Avon‎.  ‎All the ‎
residents were sent a letter‎, ‎and they worked with them individually ‎
showing where their houses were and where the improvements would be ‎
and so on‎.  ‎He was sure the same would happen with Dequindre when ‎
they had plans‎.  ‎The Road Commission took residents’ input early on in ‎
order to make any necessary design changes‎.  ‎The question of five‎-‎lane ‎
versus four was more of a policy question and would perhaps be ‎
something better suited to be taken up during the Master Thoroughfare ‎
Plan update‎.  ‎During the last MTP update‎, ‎the City intentionally used ‎
Dequindre to take the load off of Tienken to keep Tienken at three lanes‎.  ‎
Since that time‎, ‎there had been a significant shift in traffic trips‎, ‎and they ‎
were declining‎.  ‎He thought they could revisit the question during the MTP ‎
update and have a policy discussion‎.‎
 
Voice Vote‎:‎
 
Ayes‎:            ‎All‎
Nays‎:           ‎None‎
Absent‎:        ‎Hetrick                                                          ‎
 
 
Chairperson Boswell stated that the ‎2015‎-‎2020 ‎Capital Improvement ‎
Plan was adopted‎.  ‎
 
DISCUSSION
2014-0099
Introduction of the Regional Employment Center ‎(‎REC‎) ‎district‎, ‎James ‎
Breuckman‎, ‎Manager of Planning‎
(‎Reference‎:  ‎Memo from James Breuckman‎, ‎dated April ‎10‎, ‎2014 ‎had ‎
been placed on file and by reference became part of the record thereof‎).‎
 
Mr‎. ‎Anzek recalled that when the Zoning Ordinance was updated in ‎2009‎, ‎
Staff wanted to address the Regional Employment Center ‎(‎REC‎) ‎
identified in the ‎2007 ‎Master Land Use Plan to try to deal with that area as ‎
one large‎, ‎strategic district‎.  ‎Subsequent to that‎, ‎the M‎-‎59 ‎Corridor Plan ‎
was completed‎, ‎which gave a harder look at the targeted area‎.  ‎Staff would ‎
present what had been drafted to date‎, ‎keeping in mind all the policy ‎
statements made with the M‎-‎59 ‎Corridor Plan‎, ‎to keep it flexible‎, ‎simple ‎
and responsive to evolving needs as they moved forward with industrial‎, ‎
office and R‎&‎D changes and structure‎.  ‎They did not want to lump areas ‎
into something too specific‎.  ‎He advised that Mr‎. ‎Breuckman would walk ‎
the members through it‎, ‎and they could study it prior to the next meeting‎.‎
 
Mr‎. ‎Breuckman referred to the colored development plan from the M‎-‎59 ‎
Corridor Plan that he had placed on an easel‎, ‎which he noted formed the ‎
basis for a lot of the recommendations‎.  ‎There were more detailed ‎
recommendations for each area in the Ordinance‎.  ‎The first he noted was ‎
the Crooks‎/‎M‎-‎59 ‎interchange‎, ‎which was called the interchange area‎.  ‎
There was a technology and office image corridor‎, ‎and on the perimeter ‎
of the district was the work place area‎, ‎which were mostly the industrial ‎
parks‎.  ‎There was the corridor mixed‎-‎use area‎, ‎located along the main ‎
thoroughfares around the perimeter of the district‎, ‎and last was the ‎
regional commercial‎, ‎which was the Adams Marketplace retail ‎
development along Adams Rd‎.‎
 
Regarding the proposed amendments‎, ‎he wanted to go through it page ‎
by page without getting into a lot of detail‎.  ‎Rather than creating a ‎
separate and detailed set of standards like there were for the Flex ‎
Business Overlay districts‎, ‎Staff tried to incorporate the districts into the ‎
Ordinance as seamlessly as possible to make everything flow‎.  ‎Most of ‎
the development in the area had been operating as industrial for a long ‎
time and would continue‎.  ‎It was an evolution‎, ‎but there was not a real ‎
dramatic change proposed‎.  ‎They wanted to keep as much continuity with ‎
the development standards as they could‎.‎
 
Mr‎. ‎Breuckman referenced page ‎17‎, ‎which showed the type of site plan ‎
review required‎.  ‎Staff got a lot of requests for expansions for new users ‎
coming into buildings‎.  ‎Staff was proposing to allow an increase of up to ‎
25‎% ‎of the existing floor area in an office building or up to ‎20‎% ‎of any ‎
other building to be approved administratively‎.  ‎All other codes and ‎
ordinances would still apply‎, ‎such as engineering standards and building ‎
and fire codes‎.  ‎It would just give Staff the ability to approve additions and ‎
expansions more easily‎.  ‎They would get rid of the middle ground sketch ‎
plan review‎, ‎which in the past was for an addition of up to ‎10‎% ‎when ‎
certain conditions were met‎.  ‎They had not used that in the past five ‎
years‎, ‎and it had not panned out as a useful tool‎.‎
 
Mr‎. ‎Kaltsounis asked if the increase for approving something would be ‎
just for the REC district or for everything‎.  ‎Mr‎. ‎Breuckman said that it ‎
would be for everything in general‎.  ‎Mr‎. ‎Kaltsounis asked if they were ‎
talking about other amendments besides the REC district‎.  ‎Mr‎. ‎
Breuckman said that they would be taking their experience with the ‎
Ordinance over the past five years and making changes they felt were ‎
better‎.  ‎Mr‎. ‎Kaltsounis said that he just wanted to make sure they were ‎
talking about things outside the REC scope as well‎.  ‎Mr‎. ‎Breuckman ‎
agreed that Staff was taking the opportunity to look at a few City‎-‎wide ‎
issues‎.   ‎He read‎, ‎“An increase of ‎25‎% ‎of the existing floor area of ‎
industrial or office or ‎20‎% ‎for other uses would come to the Planning ‎
Commission for site plan review‎.‎”‎
 
Mr‎. ‎Breuckman referred to page ‎18‎, ‎parking areas‎.  ‎In the past‎, ‎if there ‎
was an increase of up to ‎10‎% ‎or ‎6‎,‎000 ‎square feet‎, ‎whichever was less‎, ‎it ‎
could be approved administratively‎.  ‎They found that those numbers were ‎
rarely even close to each other‎, ‎particularly for office and industrial‎, ‎which ‎
was where the parking increase requests had come‎.  ‎Staff felt that a ‎15‎% ‎
cutoff without the ‎6‎,‎000 ‎square feet or less would be more appropriate ‎
based on the requests they had seen‎.  ‎Anything above ‎15‎% ‎would come ‎
to the Planning Commission with a sketch plan review‎.‎
 
On page ‎20‎, ‎given that the design guidelines had been adopted and ‎
given that the flexibility for when those applied or not was built into the ‎
guidelines‎, ‎Mr‎. ‎Breuckman felt it would be appropriate to change item G‎. ‎
at the bottom to say‎, ‎“Proposed buildings shall comply with the City’s ‎
design guidelines” rather than “should also‎.‎”  There were “shoulds” in the ‎
design guidelines‎, ‎so it was covered‎.  ‎They wanted to make sure the ‎
design guidelines had the support of the Ordinance‎.  ‎He pointed out that ‎
the building design guidelines did not apply to industrial development‎.  ‎If ‎
they were talking about facilitating and encouraging evolution in the ‎
industrial districts‎, ‎those would not come into play‎.‎
 
Moving on to page ‎41‎, ‎it showed that four new REC districts were added to ‎
the table of zoning districts‎.  ‎Those corresponded with the work place ‎
(‎REC‎-‎W‎)‎, ‎the technology and office corridor mixed‎-‎use areas ‎(‎REC‎-‎M‎)‎, ‎
the M‎-‎59 ‎corridor ‎(‎REC‎-‎C‎) ‎and the interchange around the Crooks Rd‎. ‎
area ‎(‎REC‎-‎I‎).  ‎There were would be no new REC zoning district for the ‎
regional commercial shown on the development plan‎, ‎because that was ‎
under a consent judgment‎.  ‎On page ‎46‎, ‎purpose statements were added ‎
for each of the new zoning districts‎.  ‎He encouraged the members to read ‎
through those‎, ‎and if there were any issues‎, ‎they could talk about them ‎
next month‎.  ‎Page ‎52 ‎had a new table of permitted uses‎.  ‎It looked exactly ‎
the same as the permitted use table in the current Ordinance‎, ‎except that ‎
Section ‎138‎-‎4‎.‎302 ‎was a new section‎.  ‎He indicated that adding the four ‎
districts to the existing table from a formatting standpoint would be ‎
unworkable‎.  ‎Instead‎, ‎they duplicated the land use table for the REC ‎
districts‎.  ‎There would be two land use tables‎; ‎one for all the other districts ‎
and one for the REC districts‎.  ‎He noted that the uses in the table were the ‎
same uses in the other table‎, ‎except that some of those uses had been ‎
deleted‎, ‎because not all uses permitted elsewhere in the City were ‎
permitted in the REC districts‎.  ‎They added a clause at the top of page ‎
52‎:  ‎“Any use not listed in the following table is not permitted in the REC ‎
district‎.‎”  ‎
 
In a lot of cases‎, ‎in the REC‎-‎C and the REC‎-‎W‎, ‎the list of uses was ‎
exactly the same as what was permitted in the industrial district‎.  ‎The ‎
REC‎-‎C and REC‎-‎W were predominately where the City’s industrial parks ‎
were‎.  ‎The REC‎-‎I and REC‎-‎M were more geared towards the potential for ‎
mixed‎-‎uses and a wider range of uses‎.  ‎
 
Mr‎. ‎Breuckman referred to page ‎70‎, ‎Section ‎138‎-‎4‎.‎430 ‎which listed ‎
outdoor storage standards‎.   ‎He recalled that they were just updated and ‎
amended‎.  ‎With the REC districts‎, ‎they added a new clause‎, ‎item A‎.‎3‎.‎, ‎
which addressed outdoor storage in the REC districts‎.  ‎
 
In the Schedule of Regulations on page ‎81‎, ‎existing table ‎7 ‎for ‎
non‎-‎residential districts showed a little different development requirement ‎
in the REC districts that did not quite fit in that table neatly‎, ‎so they ‎
created a new Article ‎6‎, ‎Chapter ‎6 ‎for REC district regulation‎.  ‎It was how ‎
they were handling the C‎-‎I district‎, ‎the RCD‎, ‎Cluster Housing and the MH‎, ‎
Manufactured Housing districts‎.  ‎All those districts had more specific ‎
standards that applied‎.  ‎Page ‎111 ‎was where a new Chapter ‎6 ‎was added ‎
with the specific development standards for the REC district‎.  ‎Table ‎8 ‎was ‎
the new Schedule of Regulations with setbacks and height standards‎, ‎
which came straight from the recommendations of the M‎-‎59 ‎Corridor ‎
Plan‎.  ‎There were notes to Table ‎8 ‎which had some exceptions and ‎
additional explanatory standards‎.   ‎There was a section on street layout ‎
and design on the development plan‎.  ‎There was a framework for the ‎
continued evolution of the street system within the REC district‎.   ‎
Currently‎, ‎it was very fragmented and did not connect over time‎.  ‎They ‎
wanted to connect‎, ‎particularly east‎-‎west connectivity south of M‎-‎59‎.  ‎The ‎
street layout and design referred to the street plan so if they did get any ‎
major redevelopment‎, ‎there was something to stand on to require that ‎
new streets be provided‎.‎
 
Mr‎. ‎Breuckman explained that cross reference standards were a ‎
convenience for anyone who might be reviewing the Ordinance and trying ‎
to figure out what standards applied in the REC district‎.  ‎There would be ‎
an approval process‎, ‎purpose statements‎, ‎permitted uses‎, ‎supplemental ‎
provisions‎, ‎general provisions‎, ‎parking and loading and landscaping‎.  ‎He ‎
commented that it was a convenience item more than anything‎.  ‎
 
Page ‎190 ‎referred to off‎-‎street parking and loading‎, ‎and in order to weave ‎
the RECs into the current fabric of the Ordinance as seamlessly as ‎
possible‎, ‎they had to clarify some standards where parking setbacks fell‎.  ‎
They treated the REC‎-‎W and REC‎-‎C like they would industrial districts‎, ‎in ‎
terms of parking setbacks‎, ‎and for the REC‎-‎I and REC‎-‎M‎, ‎they treated ‎
those as they did the business‎, ‎commercial improvement‎, ‎office and ‎
ORT districts‎.  ‎Page ‎194 ‎showed the parking requirements table‎.  ‎They ‎
did not have to change any of the uses under industrial and ‎
manufacturing‎, ‎because they applied to all of the uses in the REC use ‎
table‎.  ‎They found that the parking requirements were a little bit on the ‎
high side for the industrial district‎.  ‎The City had some building ‎
re‎-‎occupancies‎, ‎and the parking requirements required more parking ‎
than existed in a lot of cases‎, ‎which was a problem‎, ‎because there was no ‎
space to find new parking‎.  ‎It would change from one space per ‎400 ‎
square feet of floor area to one space per ‎500 ‎square feet of floor area ‎
and one space per ‎350 ‎square feet for office‎, ‎as opposed to ‎300 ‎square ‎
feet‎.  ‎He was not sure why‎, ‎but every other place where there was office ‎
parking requirements‎, ‎it showed one space per ‎350 ‎square feet‎, ‎except in ‎
the industrial districts‎, ‎which was one per ‎300 ‎square feet‎.   ‎He felt that it ‎
should be consistent‎.‎
 
Mr‎. ‎Kaltsounis mentioned that he was at one of the City’s local tire ‎
establishments on Rochester Road north of Barnes and Noble‎, ‎and he ‎
noticed that they had ‎44 ‎parking spots that were used that day‎.  ‎He ‎
wondered if they needed to look at the number of spaces needed for a tire ‎
service center‎.  ‎The spaces were probably being used by employees and ‎
cars being worked on‎.‎
 
Mr‎. ‎Anzek said that some of those problems were self‎-‎correcting‎, ‎or that ‎
establishment would lose business‎.  ‎Regarding that operation‎, ‎he also ‎
got tires there‎, ‎and he pre‎-‎bought the tires‎.  ‎He had a ‎9‎:‎00 ‎a‎.‎m‎. ‎
appointment‎, ‎and they got to him at ‎11 ‎a‎.‎m‎.  ‎It was ‎1‎:‎00 ‎p‎.‎m‎. ‎before they ‎
were completely finished‎.  ‎A ‎45‎-‎minute visit became a four‎-‎hour visit‎, ‎and ‎
that was why they ran out of parking spaces‎.  ‎The waiting room was full of ‎
people‎, ‎and they were not keeping on top of their game‎.  ‎Other tire shops ‎
did not have that problem‎.  ‎Mr‎. ‎Kaltsounis indicated that they had to ‎
consider if it was just this one establishment‎.  ‎Mr‎. ‎Anzek said that it was ‎
hard to write a rule to govern one operation that did not seem to make it ‎
work‎.  ‎By design‎, ‎when the building was laid out‎, ‎they said there was ‎
ample parking‎, ‎but that was apparently not true‎.  ‎
 
Mr‎. ‎Breuckman remembered that in ‎2009‎, ‎they made the choice to move ‎
away from a system where the City said it knew better than the business ‎
owners about parking‎.  ‎The conscience choice was to set the parking ‎
requirements very low‎, ‎and if people needed more‎, ‎they would provide it‎.  ‎
Staff was trusting people to know their business‎.  ‎He thought that they ‎
could find examples in any category of businesses that generated more ‎
parking than other users‎, ‎but he did not want to punish the operators that ‎
did not generate as much parking‎.  ‎Mr‎. ‎Kaltsounis felt that it was a ‎
discussion they could have‎.‎
 
Regarding off street loading‎, ‎Mr‎. ‎Breuckman said that they had to weave ‎
the REC districts in‎, ‎so for the REC‎-‎I and REC‎-‎M‎, ‎which were more akin ‎
to business districts‎, ‎they added loading spaces required for all buildings ‎
over ‎20‎,‎000 ‎square feet in floor area‎.  ‎The REC‎-‎W and REC‎-‎C were ‎
woven in with the existing I ‎(‎Industrial‎) ‎and SP ‎(‎Special Purpose‎) ‎district ‎
loading space requirements‎.  ‎The standards said that they had to be laid ‎
out in a dimension of at least ‎10 ‎x ‎50 ‎or ‎500 ‎square feet in area‎.  ‎They ‎
would delete the “or ‎500 ‎square feet in area” clause‎, ‎and they upped the ‎
minimum building size‎.  ‎In the past‎, ‎a loading dock had to be provided for ‎
any building that was ‎2‎,‎000 ‎square feet or more‎, ‎but at that size‎, ‎the ‎
loading dock would take up more space than the building‎.  ‎That was ‎
upped to ‎5‎,‎000 ‎square feet of floor area before a loading zone was ‎
required‎.  ‎Also‎, ‎in the past‎, ‎a minimum of five loading spaces plus one for ‎
every ‎40‎,‎000 ‎square feet for a ‎100‎,‎000 ‎square‎-‎foot building was required‎.  ‎
There were only one or two buildings in the City that exceeded ‎100‎,‎000 ‎
square feet‎.  ‎That was a requirement where Staff was presuming that a ‎
loading dock might be necessary‎.  ‎The requirements were reduced to ‎
40‎,‎000 ‎square feet for the increment for additional spaces over ‎20‎,‎000 ‎
square feet with a minimum of three spaces for buildings over ‎100‎,‎000 ‎
square feet‎.‎
 
Regarding pavement striping on page ‎199‎, ‎Mr‎. ‎Breuckman noted that the ‎
City required double striping in those districts which were more retail or ‎
office‎, ‎and where the uses dealt with the general public more‎.  ‎The ‎
REC‎-‎M district was the only one that had a real chance of ‎
accommodating those kinds of uses‎, ‎so parking space striping ‎
requirements were added to that‎.  ‎On page ‎210‎, ‎landscape standards‎, ‎he ‎
added the REC‎-‎M and REC‎-‎I in with B‎-‎2 ‎for purposes of buffering ‎
requirements‎.  ‎They added REC‎-‎W and REC‎-‎C in with the Industrial ‎
district for buffering requirements‎, ‎as those were the most similar‎.  ‎
 
Mr‎. ‎Breuckman concluded the run through of the background and how the ‎
district was established‎.  ‎He asked the members to look through ‎
everything‎, ‎and Staff would bring it back at a future meeting that was not ‎
packed‎.  ‎Staff requested a special meeting on June ‎3 ‎because he had a ‎
stack of site plans on his desk that he had not seen the likes of since ‎
2005‎.  ‎Depending on how things shook out in the review process and ‎
when they were ready‎, ‎most of them required a public hearing notice‎, ‎and ‎
Staff needed extra lead time to get them ready‎.  ‎They might or might not ‎
have a meeting on June ‎3‎, ‎but he asked the members to reserve it‎.  ‎
 
Mr‎. ‎Kaltsounis referred to page one‎, ‎building improvements‎, ‎and he said ‎
that Mr‎. ‎Breuckman talked about different steps that could be done before ‎
a project went to the Planning Commission‎, ‎and one of them was ‎
demolition‎.  ‎Under minor modifications to a building‎, ‎it talked about the ‎
façade or architectural features that significantly altered the appearance ‎
of a building or increased the height‎.  ‎Mr‎. ‎Kaltsounis noted that Kroger on ‎
Livernois was administratively approved‎, ‎and a section of the building ‎
was demolished‎.  ‎He asked if the façade would be similar to what was ‎
there‎. ‎
 
Mr‎. ‎Anzek advised that it would match the existing Kroger‎.  ‎Mr‎. ‎Kaltsounis ‎
asked if the height would be increased‎.  ‎Mr‎. ‎Anzek asked if he meant the ‎
parapet‎.   ‎Mr‎. ‎Kaltsounis said that it was taller and stepped down‎.  ‎Mr‎. ‎
Anzek replied that it did in the middle‎, ‎and then it stepped down as it went ‎
out from the main entrance‎.  ‎Mr‎. ‎Kaltsounis wondered about the ‎
reasoning behind administrative approvals‎.  ‎He remembered that Target ‎
brought out a wall a couple of feet and added a pharmacy‎, ‎and it looked ‎
the same‎.  ‎He thought that there would be a lot more done to the Kroger ‎
store‎, ‎and he wondered how Staff determined if it should or should not go ‎
to the Planning Commission‎.‎
 
Mr‎. ‎Anzek said that because they were matching what they had‎, ‎he did not ‎
feel there was a big enough issue to bring it to the Planning Commission‎.  ‎
The additional square‎-‎footage was way below the amount that would ‎
trigger that threshold‎.  ‎They were adding ‎3‎,‎000 ‎feet to the back of the ‎
building‎, ‎as well‎, ‎but it was still below the requirement for Planning ‎
Commission review‎.  ‎Mr‎. ‎Anzek said that it would be an upgrade‎; ‎a lot of ‎
Krogers were investing in their stores‎.  ‎Mr‎. ‎Kaltsounis said that he was not ‎
questioning the size‎, ‎it was just the façade‎.   ‎He wondered‎, ‎with regards to ‎
minor modifications and the look of the building‎, ‎how they decided if ‎
something should go to the Planning Commission‎.   ‎Mr‎. ‎Anzek said that it ‎
was a subjective call‎.  ‎If he thought something was offensive‎, ‎it would go ‎
to the Planning Commission‎.  ‎Mr‎. ‎Kaltsounis agreed that it was ‎
subjective‎, ‎but he did not see any guidelines regarding the design or ‎
changing a façade under minor modifications‎.  ‎
 
Mr‎. ‎Breuckman responded that specific to design‎, ‎when there was a flat ‎
roof‎, ‎the height was actually the roof surface‎.  ‎The parapets could change‎, ‎
and it would not be an increase in height by Ordinance definition‎.  ‎The ‎
parapets in the Target center had gotten taller as the tenants got bigger‎.  ‎
When that came through‎, ‎Staff went through a whole process of working it ‎
out with the property owner‎.  ‎Mr‎. ‎Kaltsounis wondered if they should ‎
outline that in the Ordinance‎.  ‎Mr‎. ‎Anzek did not think they should tie ‎
Staff’s hands‎.  ‎Mr‎. ‎Kaltsounis wondered about saying “no” to someone but ‎
giving it to someone else‎.  ‎Mr‎. ‎Breuckman explained that it was ‎
incumbent on Staff to be able to reason why they made a decision‎.  ‎If they ‎
started becoming arbitrary and capricious‎, ‎it would be a problem‎, ‎but he ‎
felt they had been very even‎-‎handed and reasoned in the way they ‎
enforced things‎.  ‎He felt that putting more specificity in the Ordinance‎, ‎
particularly now that they had adopted architectural design guidelines‎, ‎
was not really a path they wanted to go down‎.  ‎
 
2014-0098
Introduction of a zoning amendment for the Commercial Improvement ‎(‎C‎-‎I‎) ‎
district‎, ‎James Breuckman‎, ‎Manager of Planning‎
(‎Reference‎:  ‎Memo prepared by James Breuckman‎, ‎dated April ‎10‎, ‎2014 ‎
and proposed ordinance amendment had been placed on file and by ‎
reference became part of the record thereof‎).‎
 
Mr‎. ‎Breuckman explained that the proposed amendments to the C‎-‎I ‎
district were spurred by recent events‎.  ‎The proposed changes were ‎
basically for the Olde Towne area along Auburn Rd‎. ‎between John R and ‎
Dequindre‎.  ‎The list of uses permitted was tied to the B‎-‎2 ‎district‎, ‎which ‎
were predominately retail and some office‎.  ‎The C‎-‎I district was created in ‎
1996‎, ‎and that was the best option at the time‎.  ‎The City now had the FB‎-‎2 ‎
districts‎, ‎which permitted a range of uses‎.  ‎Olde Towne was an existing ‎
part of town that could really be in conformance with FB‎-‎2‎, ‎in terms of ‎
bringing buildings closer to the street and with a little more of a traditional ‎
building pattern‎, ‎albeit with lots of room for improvement‎.  ‎Most ‎
significantly‎, ‎the FB‎-‎2 ‎district did not permit used car lots‎.  ‎There were ‎
some structures that could be suitable for residential and had been used ‎
for residential occupancy‎, ‎but that was not permitted currently in the C‎-‎I ‎
district‎.  ‎Adding the FB‎-‎2 ‎district would solve a couple of issues‎.  ‎The rest ‎
of the changes proposed were to bring the standards up‎-‎to‎-‎date with a ‎
reference to FB‎-‎2 ‎instead of B‎-‎2‎.   ‎He asked if there were any questions or ‎
comments‎.‎
 
Mr‎. ‎Hooper agreed that they needed to do it‎.  ‎He brought up the applicant ‎
that precipitated it‎, ‎and said that the applicant had completely lied to the ‎
Planning Commission on his intentions and how he would operate his ‎
business‎.  ‎
 
Mr‎. ‎Breuckman said that the owner had recently purchased the lot next ‎
door to him‎, ‎and he wanted to do a revised plan for that block on the north ‎
side of Auburn‎.  ‎He applied for a Variance to reduce the rear yard ‎
setback‎, ‎which was denied‎.  ‎The Planning Commission might have to see ‎
another site plan from the owner‎.  ‎Mr‎. ‎Hooper stated that if the owner did ‎
come back‎, ‎the Planning Commission would need to see some ‎
significant improvements‎.  ‎Mr‎. ‎Hooper said that he was willing to give ‎
anyone a chance‎, ‎but when someone flat out misrepresented himself‎, ‎
that was crossing the line‎.‎
 
Mr‎. ‎Anzek said that Mr‎. ‎Hooper’s comments were well taken‎.  ‎The ‎
surprises started happening four weeks after approval‎.  ‎Code ‎
Enforcement had seen a bunch of Toyotas show up on the lot next door‎.  ‎
Mr‎. ‎Anzek agreed that it appeared to be deceptive‎.  ‎
 
Mr‎. ‎Kaltsounis said that a concerned citizen approached him ‎(‎today‎)‎, ‎and ‎
said that it appeared that the owner cut a deal with the coin guy next door‎, ‎
and there were about ‎20 ‎vehicles parked on the grass‎.  ‎Mr‎. ‎Kaltsounis ‎
concluded that he wondered where the oil went that dripped on the grass‎.‎
 
Mr‎. ‎Anzek said that the Olde Towne area had always been a targeted ‎
redevelopment corridor in need of help‎.  ‎He recalled that Staff had talked ‎
with the Planning Commission about an area development plan and ‎
looking at walkability issues and streetscapes‎.  ‎Although the City did not ‎
have standards in place for that‎, ‎he felt that they needed to think about ‎
those things‎.  ‎If the applicant who sold used cars came forward and made ‎
a significant investment in the area‎, ‎they wanted to make sure it was done ‎
right‎.  ‎They did not want it to be the sore thumb that stuck out when that ‎
corridor was redeveloped‎.  ‎
 
Ms‎. ‎Brnabic agreed that the gentleman had not honored any of the ‎
conditions under the Conditional Land Use‎.   ‎One condition was that no ‎
cars could be parked on the east side of the building‎, ‎and within weeks ‎
there were‎.  ‎He put signs on his building about parking there‎, ‎and she ‎
noted that Ordinance did take care of that‎.  ‎He has had up to ‎14 ‎cars ‎
parked on the lot when he was allowed five‎.   ‎When he requested a ‎
Variance from the ZBA‎, ‎Ms‎. ‎Brnabic went to and looked at the site twice‎, ‎
and there was a vehicle parked on the grass‎.  ‎The only thing he had ‎
honored was putting up a fence‎.  ‎She also had the opportunity to mention ‎
the violations to him at the ZBA meeting‎, ‎and she reminded him that he ‎
told the Planning Commission that he did most of his business through ‎
the internet‎.   ‎He told them if he bid on cars at the auction‎, ‎that they would ‎
be kept at the auction house for up to nine months‎, ‎and she asked him if ‎
something had changed‎.  ‎He answered that it had not changed‎, ‎and that ‎
he had always done retail‎.  ‎He told her that he was advised that the City ‎
could not tell him how many cars could be parked on his lot‎.  ‎Ms‎. ‎Brnabic ‎
told him that whoever advised him was misinformed‎.  ‎She told him that ‎
part of being a successful businessman was also being a good neighbor ‎
in the community‎.  ‎Since the meeting‎, ‎she had not seen more than five or ‎
six cars parked on the approved lot‎, ‎however‎, ‎he did have ‎25 ‎or ‎30 ‎
parked next door‎.  ‎She asked if he had submitted a new site plan‎.‎
 
Mr‎. ‎Breuckman said that he had not been in‎, ‎but his architect had been in ‎
a couple of times with some preliminary plans‎, ‎but nothing formal had ‎
been submitted‎.   ‎The owner was issued a violation notice‎, ‎and he was ‎
given time to bring the site into compliance‎, ‎and Mr‎. ‎Breuckman felt it was ‎
getting to the end of that grace period‎.  ‎The City would probably send him ‎
a letter asking for the plans‎, ‎or he could be given another notice‎.  ‎
 
Mr‎. ‎Breuckman said that if the Commissioners were comfortable with the ‎
proposed changes‎, ‎that it would be scheduled for a Public Hearing‎.  ‎
 
ANY OTHER BUSINESS
Ms‎. ‎Brnabic asked about the property at Avon and John R‎.  ‎There was a ‎
convenience store demoed‎, ‎and she thought the plan was to build ‎
another convenience store‎.  ‎She noticed that there was a for‎-‎lease sign ‎
advertising B‎-‎2 ‎(‎Commercial‎)‎, ‎and she wondered if something fell ‎
through‎.‎
 
Mr‎. ‎Anzek said the owners were locked into a site plan as part of a ‎
Consent Judgment‎.  ‎It was sold‎, ‎and the buyer wanted the eyesore ‎
removed‎.  ‎There was a ‎4‎,‎200 ‎square‎-‎foot building approved as part of the ‎
Consent Judgment‎, ‎and they were debating whether it would all be a ‎
convenience store or if they might rent the northern portion to another ‎
small tenant‎.  ‎The new owners were the Allen Brothers‎, ‎who also owned ‎
the industrial complex at the southeast corner of Avon and John R‎.  ‎
 
Mr‎. ‎Kaltsounis noticed that Mark’s Coney Island at Adams and Auburn ‎
was torn down the other day‎.  ‎Mr‎. ‎Anzek advised that it was destroyed by a ‎
fire and could not be rebult‎.  ‎The City had been working with the owner‎, ‎
who also owned Muldoon’s‎, ‎to do something better‎.  ‎The owner might do a ‎
retail development and expand Muldoon’s‎, ‎but it was in the early ‎
conceptual stage‎.‎
 
Mr‎. ‎Kaltsounis noted the recently razed property at Rochester and ‎
Auburn‎, ‎and he asked if the McDonald’s went through‎.  ‎Mr‎. ‎Anzek said ‎
that Staff did not know yet‎.  ‎Mr‎. ‎Kaltsounis asked if they would be ‎
proceeding with anything‎.  ‎Mr‎. ‎Anzek said that the owner must want to‎, ‎
because he would not be spending the money to knock everything down‎.  ‎
He was trying to get a Brownfield Plan approved‎, ‎but because he took ‎
ownership of the gas station and it still operated‎, ‎he was no longer eligible ‎
for tax credits‎.  ‎Mr‎. ‎Anzek believed that the owner had significant tenants ‎
for the retail buildings‎.  ‎They had called about phasing in the street ‎
improvements‎, ‎but were told that they had to be done in one phase‎.  ‎
NEXT MEETING DATE
Chairperson Boswell reminded the Commissioners that the next Regular ‎
Meeting was scheduled for May ‎20‎, ‎2014‎.‎
ADJOURNMENT
Hearing no further business to come before the Planning Commission‎, ‎and ‎
upon motion by Mr‎. ‎Kaltsounis‎, ‎Chairperson Boswell adjourned the Regular ‎
Meeting at ‎9‎:‎06 ‎p‎.‎m‎.‎
 
 
 
 
 
 
 
_____________________________‎
William F‎. ‎Boswell‎, ‎Chairperson‎
Rochester Hills Planning Commission‎
 
 
 
 
_____________________________‎
Nicholas O‎. ‎Kaltsounis‎, ‎Secretary‎
Rochester Hills Planning Commission‎