Image
1000 ‎Rochester Hills Dr‎
Rochester Hills‎, ‎MI ‎
48309‎
(‎248‎) ‎656‎-‎4600‎
Home Page‎:  ‎
www‎.‎rochesterhills‎.‎org‎
Rochester Hills
Minutes
Zoning Board of Appeals
Chairperson Ernest Colling‎, ‎Jr‎.‎, ‎Vice Chairperson Gerard Verschueren‎
Members‎: ‎Deborah Brnabic‎, ‎Adam Kochenderfer‎,‎
Kenneth Koluch‎, ‎Michael McGunn‎, ‎Ryan Schultz‎
7:00 PM
1000 Rochester Hills Drive
Wednesday, March 26, 2014
CALL TO ORDER
Chairperson Colling called the Special Meeting to order at ‎7‎:‎00 ‎p‎.‎m‎. ‎in the ‎
Auditorium‎.‎
ROLL CALL
Deborah Brnabic‎, ‎Ernest Colling‎, ‎Kenneth Koluch‎, ‎Michael McGunn and ‎
Ryan Schultz‎
Present
5 - 
Adam Kochenderfer and Gerard Verschueren
Absent
2 - 
APPROVAL OF MINUTES
2014-0066
January ‎8‎, ‎2014 ‎Regular Meeting Minutes‎
 
A motion was made by Koluch‎, ‎seconded by McGunn‎, ‎that this matter be ‎
Approved as Presented‎. ‎The motion carried by the following vote‎:‎
Aye
Brnabic, Colling, Koluch, McGunn and Schultz
5 - 
Absent
Kochenderfer and Verschueren
2 - 
 
COMMUNICATIONS
Planning ‎& ‎Zoning News ‎- ‎January ‎& ‎February ‎2014 ‎issues‎
PUBLIC COMMENT ON NON-AGENDA ITEMS
No member of the public came forward to speak on any non‎-‎agenda items‎.‎
NEW BUSINESS
2013-0189
PUBLIC HEARING ‎- ‎FILE NO‎. ‎13‎-‎005‎
Location‎:  ‎1927 ‎E‎. ‎Auburn Road‎, ‎located on the northwest corner of Auburn Rd‎. ‎
and Hessel Ave‎.‎, ‎Parcel Identification Number ‎15‎-‎25‎-‎482‎-‎021‎, ‎zoned C‎-‎I ‎
(‎Commercial Improvement‎).‎
 
Request‎:  ‎A request for a ‎13 ‎foot variance from Section ‎138‎-‎6‎.‎303‎.‎A‎.‎2 ‎
(‎Commercial Improvement Districts‎, ‎Minimum yard setbacks‎) ‎of the Code of ‎
Ordinances‎, ‎which establishes a minimum required rear yard setback of ‎25 ‎feet ‎
in the C‎-‎I zoning district‎.  ‎The submitted plot plan for a  proposed new structure ‎
indicates a proposed rear yard setback of ‎12 ‎feet at the west corner of the ‎
building‎, ‎requiring a variance of ‎13 ‎feet‎.‎
 
Applicant‎:  ‎Syed Ahmed‎
                  890 ‎E‎. ‎Hamlin Rd‎.‎
                  Rochester Hills‎, ‎MI  ‎48309‎
 
(‎Reference‎:  ‎Staff Report dated March ‎19‎, ‎2014‎, ‎prepared by Jim Breuckman‎, ‎
Manager of Planning‎, ‎and associated documentation were placed on file in the ‎
Planning and Economic Development Department and by reference becomes ‎
part of the record thereof‎.)‎
 
Chairperson Colling read the request for the record‎, ‎invited the applicant to ‎
come forward‎, ‎state his name and address for the record‎, ‎and provide a brief ‎
summary of the request‎.‎
 
Mr‎. ‎Syed Ahmed‎, ‎890 ‎Hamlin‎, ‎Rochester Hills‎, ‎MI‎, ‎the applicant and Mr‎. ‎
Chester Stempien‎, ‎29895 ‎Greenfield‎, ‎Southfield‎, ‎MI‎, ‎the project architect came ‎
forward‎, ‎stated their names and addresses for the record and provided an ‎
explanation of the request‎.  ‎
 
Mr‎. ‎Stempien stated it is understood that the ordinance requires a ‎25 ‎foot ‎
setback‎.  ‎This is a unique situation in that there is also a ‎20 ‎foot abandoned ‎
alley‎, ‎which in essence would keep the structure ‎45 ‎feet away from the ‎
residential fence‎, ‎which is also screening the residences to the rear‎.  ‎The ‎
request is also unique because this is a used car sales facility that will also do ‎
minor repairs‎.  ‎In order to have the vehicles in and out of the proposed  building‎, ‎
we had to orient the building so that the vehicles can get in and out‎.  ‎The gas ‎
station next door has a ‎12 ‎foot setback which was approved by this Board‎.  ‎In ‎
this case‎, ‎we had to orient the building with one side flush to the property line‎, ‎
creating a wedge‎.  ‎So even though the request is for a ‎13 ‎foot setback‎, ‎it is only ‎
the one corner of the building that needs the variance‎.  ‎The other end of the ‎
structure is over ‎27 ‎feet from the property line‎, ‎sort of a pie shape‎.  ‎Mr‎. ‎
Stempien explained if he built according to the ‎25 ‎foot setback‎, ‎he would ‎
actually have a ‎40 ‎foot setback to the side street‎.  ‎It is unique in that much of ‎
the site is taken up by landscaping because of the way the building must be ‎
oriented to make it serviceable‎.  ‎It‎'‎s a three‎-‎bay unit that would allow cars to be ‎
brought in and prepped for sale‎.  ‎They do the finishing of the vehicle and minor ‎
repairs‎.  ‎The way the proposed building is oriented it allows vehicles to get in ‎
and out without any problem‎.  ‎If it was oriented along the ‎25 ‎foot setback‎, ‎it ‎
would be hard to get cars in and out‎.  ‎Basically‎, ‎he is asking for a setback‎, ‎but in ‎
essence‎, ‎it‎'‎s not ‎13 ‎feet across ‎- ‎the setback will vary from ‎12 ‎feet to over ‎27 ‎
feet‎.  ‎The average is a little over ‎20 ‎feet‎, ‎but the bonus is that there‎'‎s an alley ‎
behind the setback that is also a buffer to the residences‎.  ‎
 
Chairperson Colling asked if there is any particular difficulty other than the ‎
orientation of the building for getting vehicles in and out‎.  ‎
 
Mr‎. ‎Stempien responded it also compounds the balance of the site in that the ‎
applicant is trying to present vehicles for people to look at‎, ‎and if the building is ‎
moved more towards Auburn Road‎, ‎there are fewer cars that could be ‎
displayed‎.  ‎
 
Mr‎. ‎Colling then asked the applicant if there are any engineering practical ‎
difficulties that prevent him from putting the building anywhere on the lot‎, ‎e‎.‎g‎.‎, ‎
any soil substructure or anything physical‎.‎
 
Mr‎. ‎Stempien replied there is no issue with drainage or other obstructions that ‎
would impede putting the building forward other than it does affect the operation ‎
of the building itself‎.  ‎The lot is very small and when there is so much green ‎
area‎, ‎it already has a good buffer‎.  ‎
 
Chairperson Colling asked for a summary of the staff report‎.‎
 
Mr‎. ‎Breuckman explained the use on the site has been in operation less than a ‎
year‎.  ‎Used car sales are a conditional use in the CI district‎; ‎this was approved ‎
by Planning Commission and City Council last summer‎.  ‎At that time‎, ‎the ‎
property owner owned only the eastern portion of the site‎, ‎the smaller site‎.  ‎This ‎
is actually what is shown on the site plans‎.  ‎The overview maps show a larger ‎
parcel to the west of the subject parcel‎, ‎which the applicant has also purchased‎.  ‎
At the time of approval‎, ‎there was a condition placed on the site plan that no ‎
more than five cars could be displayed for sale‎, ‎because the applicant was ‎
proposing to use only the existing developed portion of the site and not expand ‎
the site as it would trigger compliance with storm water requirements‎.  ‎Because ‎
the applicant was only using half of the small site‎, ‎the Planning Commission and ‎
City Council added a condition that no more than five cars be displayed for sale‎.  ‎
That was subsequently violated‎.  ‎The applicant described his plans to expand ‎
the use with the new site to the west after the notice of violation was sent‎.  ‎The ‎
City is now in a holding pattern on that enforcement action until the expanded ‎
site plan is resolved‎.  ‎The variance request is the first step‎, ‎as the proposed ‎
plan has not been before the Planning Commission‎.  ‎Formal site plans have not ‎
been submitted for review‎.  ‎The gas station site to the east of the subject ‎
property was cited as a precedent for this variance‎, ‎but it is important to note ‎
that that parcel is B‎-‎5 ‎zoning‎, ‎not the CI district‎.  ‎Other particulars of the gas ‎
station site include that the station was developed prior to ‎1971‎, ‎there was ‎
subsequent expansion of Auburn Road right‎-‎of‎-‎way which took some of the ‎
property on which the gas station was originally developed‎, ‎and Avon Township ‎
enacted difference zoning ordinances‎, ‎which changed the setback requirements ‎
from when the old gas station was developed‎.  ‎There are a lot of different ‎
circumstances surrounding the variance request for the gas station on the B‎-‎5 ‎
parcel to the east‎.  ‎The key thing was that the setback requirements that were in ‎
place in ‎2007 ‎left a buildable area of about one foot wide on that site‎.  ‎These ‎
setbacks made it impossible to develop the gas station site‎.  ‎That is not the ‎
case with the subject site‎.  ‎While the ‎25 ‎foot rear yard setback may be ‎
inconvenient for the applicant‎'‎s preferred layout‎, ‎it is not a deal breaker and ‎
does not make it impossible to locate the building on the site‎.  ‎Most of the Old ‎
Towne area was developed prior to ‎1962‎, ‎which was the adoption date of a more ‎
modern zoning ordinance‎.  ‎Zoning was in place prior to ‎1962‎, ‎but it was much ‎
more basic with no real setback requirements‎; ‎only use requirements‎.  ‎1962 ‎
established a lot of setback requirements‎.  ‎As the Old Towne area was ‎
developed substantially prior to that‎, ‎there is a lot of nonconformity in this area‎.  ‎
The CI district was later adopted recognizing that this part of town is different ‎
than most other parts of town with the buildings being located close to the front ‎
setback line‎.  ‎Alleys are very common and exist in platted format for almost the ‎
entire area‎.  ‎They have been vacated in a few places‎, ‎but alleys are not a ‎
unique circumstances ‎- ‎they are the rule rather than the exception in this area‎.  ‎
The alleys are considered unbuilt public rights‎-‎of‎-‎way‎, ‎are not abandoned and ‎
are used by utilities for access and by fire and police‎.  ‎The staff report contains ‎
an analysis of the five criteria for granting a dimensional variance and finding ‎
that a practical difficulty exists‎.  "‎Compliance with the strict letter of the ‎
restrictions governing area‎, ‎setback‎, ‎etc‎.‎, ‎will unreasonably prevent the owner ‎
from using the property for a permitted use or render conformity with such ‎
restrictions unnecessarily burdensome‎" - ‎there is ample space on the site to ‎
locate the building while meeting the rear setback requirement as there are no ‎
front and side yard setback requirements‎, ‎providing a lot of flexibility‎.  ‎Whether ‎
"‎granting the variance will do substantial justice to the applicant as well as other ‎
property owners in the district‎" - ‎approval of the variance request would provide ‎
a special benefit to this property owner that is not enjoyed by any other property ‎
owner in the CI district‎.  ‎A study of the area shows that there are five sites that ‎
do not comply with the ‎25 ‎foot rear yard setback‎, ‎one of which was granted the ‎
variance‎, ‎the other one is a B‎-‎5 ‎gas station‎, ‎and all the sites were developed ‎
prior to ‎1962‎.  ‎No relief has been granted to any other site from the ‎25 ‎foot rear ‎
yard setback requirement in the CI district since it has existed‎.  "‎The plight of ‎
the applicant is due to unique circumstances of the property‎" - ‎there are no ‎
unique circumstances of the property‎.  "‎The problem is not self‎-‎created‎" - ‎this is ‎
a self‎-‎created problem due to the applicant‎'‎s desire to push the building back on ‎
the site‎.  "‎The spirit of the ordinance will be observed and substantial justice ‎
done‎" - ‎granting the variance would be contrary to the spirit of the ordinance and ‎
would not result in substantial justice being done for other property owners in the ‎
CI district‎.  ‎It would‎, ‎in fact‎, ‎have the potential to spur further requests in the ‎
future for similar rear yard variances‎.  ‎Mr‎. ‎Breuckman indicated he would ‎
answer any questions the Board may have‎.‎
 
Chairperson Colling opened the public hearing at ‎7‎:‎17  ‎p‎.‎m‎.  ‎There being no ‎
persons wishing to speak‎, ‎the public hearing was closed at ‎7‎:‎18 ‎p‎.‎m‎.  ‎The floor ‎
was opened for board discussion‎.‎
 
Chair Colling indicated his concern is with the service bay and where the fluids ‎
will be drained into‎.  ‎Service bays are required by law to have a pit area so the ‎
fluids can be captured to avoid any leakage into the sanitary sewer system‎.  ‎Mr‎. ‎
Colling is reluctant to approve any variance without a building plan showing how ‎
the structure will be built and whether it will comply with the law‎.  ‎He is also ‎
concerned about the side yard setback to Hessel‎.  ‎Even the gas station next ‎
door where the variance was granted has a side yard setback from Hessel‎.  ‎
This proposed building has no setback from the side street‎.  ‎He questioned if ‎
this should be treated as a second front yard‎.‎
 
Mr‎. ‎Breuckman clarified there is no side yard setback requirement in the CI ‎
district‎.  ‎He is not sure if any of the existing sites go right up to the side yard ‎
property line‎, ‎but there are many buildings that are very close to the side yard‎.  ‎
As far as two front yards on a corner lot‎, ‎when the zoning ordinance was ‎
rewritten in ‎2009‎, ‎it was clarified that in any commercial district a front yard ‎
setback is not required from two streets‎, ‎unless it‎'‎s specifically called out‎, ‎as in ‎
the B‎-‎5 ‎district‎.  ‎
 
Mr‎. ‎Schultz asked if the greenbelt buffer area in the rear could possibly be ‎
paved and used to park a car‎.‎
 
Mr‎. ‎Breuckman explained there is a landscape requirement in the rear yard‎, ‎but ‎
a lot of sites actually use the alley to turn into parking in this district‎.  ‎So‎, ‎there is ‎
flexibility to use that ‎25 ‎foot rear yard setback space‎.‎
 
Mr‎. ‎Schultz feels there is substantial flexibility on the site to orient the building in ‎
a different configuration given the parameters that exist‎.  ‎
 
Chairperson Colling is concerned because we are essentially combining two ‎
properties for one utilization‎.  ‎He does not know if the applicant intends to ‎
combine the parcels or if they will remain separate‎.  ‎If the applicant owns both ‎
properties‎, ‎between both properties there is sufficient room to legally build the ‎
structure within the required setbacks‎.  ‎Since both properties are one use‎, ‎the ‎
fence around the one property will likely be removed to open up the second ‎
property‎.  ‎The building could be oriented north to south instead of east to west ‎
on the eastern most parcel‎.  ‎Cars could then drive to the building from the ‎
western property without any issue‎.  ‎Several different possible combinations ‎
exist that would allow this property to be used without a variance‎.   ‎He is also ‎
bothered by the fact that there were conditions about how this property was to be ‎
used‎, ‎and yet there are two violation notices that indicate the applicant ignored ‎
these conditions on the property and brought in more vehicles than allowed‎.  ‎Mr‎. ‎
Colling is concerned about this because he lives in the neighborhood‎.  ‎
Noncompliance with conditions doesn‎'‎t help the applicant‎'‎s case‎.  ‎
 
Ms‎. ‎Brnabic agreed with Mr‎. ‎Colling and believes this is more of an ‎
inconvenience‎.  ‎There is sufficient room on the lot to allow different orientations ‎
of the building‎.  ‎She is very disappointed that the applicant has not followed the ‎
conditions placed on the  site plan by the Planning Commission since he‎'‎s been ‎
in operation‎.  ‎Ms‎. ‎Brnabic stated the applicant is allowed up to five cars on the ‎
site‎, ‎but she has personally counted as many as ‎14 ‎on the property‎.  ‎There was ‎
also a condition that said no parking on the east side of the building‎, ‎but there ‎
have been a few cars parked there‎.  ‎Another condition prohibited parking on the ‎
grass area in the back of the property‎, ‎but there was a pick‎-‎up truck parked ‎
there today‎.  ‎She is concerned because the site plan was approved with ‎
conditions and the conditional land use was granted in good faith‎, ‎and she does ‎
not think the owner is honoring the approval‎.  ‎Part of being a good business is ‎
also being a good neighbor and honoring the contract and approval that was ‎
given‎.  ‎She has had several concerns with how the applicant is dealing with the ‎
property now‎.  ‎Ms‎. ‎Brnabic realizes the applicant purchased the adjoining ‎
property and has had ‎20‎-‎25 ‎unplated cars on that property‎, ‎but that property ‎
does not yet have conditional land use approval‎.  ‎Although the applicant has a ‎
future plan for the property‎, ‎a detailed site plan has not been submitted to the ‎
Planning Department for review‎.  ‎
 
Mr‎. ‎McGunn agreed with previous comments and believes there are multiple ‎
options available to reorient the building and maximize the remaining space so ‎
that everything will function correctly while maintaining all of the requirements of ‎
the zoning laws‎.  ‎
 
Chairperson Colling indicated there are two parcels‎, ‎but they will be treated as ‎
one business‎.  ‎He asked if there should also be one site plan‎.‎
 
Mr‎. ‎Breuckman explained it would be one site plan‎.  ‎One of the conditions of the ‎
site plan approval would be to combine the parcels‎.  ‎
 
Mr‎. ‎Colling assumes the old coin shop would be demolished‎.  ‎There is an ‎
existing building on the second parcel that was used to sell propane gas‎.  ‎That ‎
building is bigger than what is shown on the plan and at this point‎, ‎he does not ‎
know if the site plan is to scale‎.  ‎If the two properties are going to be combined‎, ‎
then a site plan should be reviewed for the entire property if the Board is going to ‎
issue any variances‎.  ‎
 
Mr‎. ‎Breuckman clarified when it comes time for Planning Commission site plan ‎
and conditional use review‎, ‎the applicant will absolutely have to have a site plan ‎
for the entire property‎.  ‎
 
Chairperson Colling added that if the two parcels are combined‎, ‎there are plenty ‎
of alternatives to build a structure that wouldn‎'‎t require a variance‎, ‎and still allow ‎
appropriate and free use of the land‎.  ‎Without a site plan‎, ‎he is reluctant to grant ‎
any variance‎.  ‎
 
Ms‎. ‎Brnabic agreed‎.  ‎She commented when the applicant came before the ‎
Planning Commission‎, ‎he indicated most of his business was done on the ‎
internet‎, ‎and when he bid on cars at the auction‎, ‎the cars could be stored for up ‎
to nine months at the auction site‎.  ‎She asked what has changed‎.  ‎
 
Mr‎. ‎Ahmed indicated he used to sell the cars on the internet‎, ‎but local also‎.  ‎He ‎
is a retailer dealer‎, ‎and can sell cars to the public and also through the auction‎.  ‎
He does both‎, ‎but most of his sales are on the internet‎.  ‎
 
Mr‎. ‎Colling commented a variance goes with the land‎.  ‎If the Board grants the ‎
variance‎, ‎something happens where the properties are not combined or the ‎
usage doesn‎'‎t get approved‎, ‎there is a variance that can‎'‎t be rescinded and ‎
runs with the land‎.  ‎He is most reluctant under the circumstances‎, ‎and knowing ‎
that if the property and the use is granted‎, ‎a much larger piece of property is ‎
available to redesign without the need for any variances‎.  ‎He would rather see ‎
the parcels combined and the whole site developed‎, ‎than grant a variance at this ‎
time‎.  ‎
 
MOTION‎ by Koluch‎, ‎seconded by McGunn‎, ‎in the matter of File No‎. ‎13‎-‎005‎, ‎
that the request for a variance from Section ‎138‎-‎6‎.‎303‎.‎A‎.‎2 ‎(‎rear yard setback ‎
requirement in the CI district‎) ‎of the Rochester Hills Code of Ordinances to ‎
grant a variance of ‎13 ‎feet from the rear yard setback requirement‎, ‎Parcel ‎
Identification Number ‎15‎-‎25‎-‎482‎-‎021‎, ‎zoned CI ‎(‎Commercial Improvement‎)‎, ‎be ‎
DENIED ‎because a practical difficulty does not exist on the property as ‎
demonstrated in the record of proceedings and based on the following findings‎:‎
 
1‎.  ‎Compliance with the strict letter of the restrictions governing rear yard ‎
setbacks will not prevent the owner from using the property for a permitted ‎
purpose in a reasonable manner‎, ‎and will not be unnecessarily burdensome‎.‎
 
2‎.  ‎There are no unique circumstances of the property that necessitate granting ‎
the variance‎.  ‎There are no unique circumstances that would prevent a different ‎
plan and a different way of accomplishing what the applicant wishes to do within ‎
the building envelope‎.  ‎
 
3‎.  ‎The granting of the variance would be materially detrimental to the public ‎
welfare by establishing a precedent that could be cited to support similarly ‎
unwarranted variances in the future‎.‎
 
4‎.  ‎The granting of this variance could encourage further incursions upon the ‎
Zoning Ordinance which would result in further variances being considered by ‎
the Zoning Board of Appeals and could be construed as removing the ‎
responsibility of meeting the Zoning Ordinance from applicants and those ‎
wishing to build similar structures within the City‎.‎
 
5‎.  ‎Approval of the requested variance would not provide substantial justice to ‎
nearby property owners by the fact that it will impair the supply of light and air to ‎
adjacent properties‎, ‎increase congestion‎, ‎provide a special benefit to the ‎
applicant not enjoyed by other property owners in the CI district‎, ‎and‎/‎or impair ‎
established property values in the surrounding area‎.  ‎
A motion was made by Koluch‎, ‎seconded by McGunn‎, ‎that this matter be Denied‎. ‎
The motion carried by the following vote‎:‎
Aye
Brnabic, Colling, Koluch, McGunn and Schultz
5 - 
Absent
Kochenderfer and Verschueren
2 - 
ANY OTHER BUSINESS
No further business was brought before the Board‎.  ‎
NEXT MEETING DATE
The April ‎9‎, ‎2014 ‎meeting is cancelled‎, ‎so the next Regular Meeting is ‎
scheduled for May ‎14‎, ‎2014‎.‎
ADJOURNMENT
Hearing no further business‎, ‎Chairperson Colling adjourned the meeting at ‎7‎:‎43 ‎
p‎.‎m‎.‎
 
 
 
 
 
 
 
 
 
_______________________________‎
Ernest W‎. ‎Colling‎, ‎Jr‎.‎, ‎Chairperson‎
Zoning Board of Appeals‎
City of Rochester Hills‎
 
 
 
 
 
_______________________________‎
Sandi DiSipio‎, ‎Recording Secretary‎