City Council Regular Meeting
Rochester Hills
Meeting Agenda - Final Revised

1000 Rochester Hills Dr

Rochester Hills, MI 48309

(248) 656-4600

Home Page:  www.rochesterhills.org

Image

David J. Blair, Susan M. Bowyer Ph.D., Ryan Deel, Dale A. Hetrick, Carol Morlan,

Theresa Mungioli and David Walker

 

Vision Statement:  The Community of Choice for Families and Business

 

Mission Statement:  "Our mission is to sustain the City of Rochester Hills as the premier community of choice to live, work and raise a family by enhancing our vibrant residential character complemented by an attractive business community."

1000 Rochester Hills Drive
7:00 PM
Monday, August 14, 2023
 
 
CALL TO ORDER
ROLL CALL
PLEDGE OF ALLEGIANCE
APPROVAL OF AGENDA
COUNCIL AND YOUTH COMMITTEE REPORTS
RECOGNITIONS
2023-0394
Recognition of Clerk of the Year Leanne Scott

Attachments:

PRESENTATIONS
2023-0388

Rochester Hills Government Youth Council (RHGYC) 2022-2023 Final Report and Certificates of Recognition

Attachments:

2023-0389
Rochester Hills Government Youth Council (RHGYC) 2023-2024 Swearing In Ceremony

Attachments:

PLANNING AND ECONOMIC DEVELOPMENT
2023-0387

Request for Purchase Authorization - PLANNING:  Blanket Purchase Order/Contract for the gateway elements design services in the amount not-to-exceed $68,500.00; OHM Advisors, Livonia, MI

Attachments:

PUBLIC COMMENT for Items not on the Agenda
CONSENT AGENDA

All matters under Consent Agenda are considered to be routine and will be enacted by one motion, without discussion.  If any Council Member or Citizen requests discussion of an item, it will be removed from Consent Agenda for separate discussion.

2023-0392
Approval of Minutes - City Council Regular Meeting - May 22, 2023

Attachments:

2023-0380

Request for Purchase Authorization - DPS/FLEET:  Increase to the blanket purchase order for compressed gases in the amount of $10,000.00 for a new not-to-exceed amount of $35,000.00 through January 31, 2024; Airgas Great Lakes, Inc., Bay City, MI

Attachments:

2022-0374

Request for Purchase Authorization - DPS/ENG:  Approval of Amendment #1 of the Cost Participation Agreement between the Board of Commissioners (BOARD) for the County of Oakland and the City of Rochester Hills for the Local Government Critical Infrastructure Planning Grant Program for receipt of funding in the amount of $100,000.00

Attachments:

2023-0376

Request for Purchase Authorization - CLERKS:  Increase to the blanket purchase order for legal advertisements in the amount of $9,000.00 for a new not-to-exceed amount of $34,000.00; Oakland Press dba 21st Century Media - Michigan, Willoughby, OH

Attachments:

2023-0390

Request for Approval of the proposed amendments to the Van Hoosen Jones Stoney Creek Cemetery Rules and Regulations

Attachments:

2023-0397

Request for Approval of the temporary consolidation of Precincts for the November 7, 2023 General Election

Attachments:

LEGISLATIVE & ADMINISTRATIVE COMMENTS
ATTORNEY'S REPORT
NOMINATIONS/APPOINTMENTS
2023-0372

Designation of Voting Delegates to Michigan Municipal League business meeting to be held in Traverse City, Michigan on Wednesday, October 18, 2023

Attachments:

NEW BUSINESS
2023-0384

Request for Purchase Authorization - TREASURY/ASSESSING:  Blanket Purchase Order for printing and mailing of Treasurer property tax billings and various Assessor reports and forms in the amount not-to-exceed $160,500.00 through August 31, 2026; The Master's Touch LLC., Spokane, WA

Attachments:

2023-0385

Request for Purchase Authorization - FIRE:  Purchase of a rescue response trailer equipped with equipment needed for trench and urban search and rescue operations in the amount of $429,050.00; Safeware, Sandston, VA

Attachments:

2023-0381

Request for approval of submission of Special License Application to the State of Michigan Department of Licensing and Regulatory Affairs, Liquor Control Commission for Masquerade at the Museum fundraising event at the Rochester Hills Museum at Van Hoosen Farm on October 21, 2023

Attachments:

2023-0383

Request for Purchase Authorization - PARKS:  Contract/Blanket Purchase Order for preliminary engineering services for Spencer Park Parking Lot Improvements in the amount not-to-exceed $270,180.00; Nowak & Fraus Engineers, Pontiac, MI

Attachments:

2023-0382

Request for Purchase Authorization - DPS/ENG:  Cost Participation Agreement between the City and Board of Road Commissioners for Oakland County for the sanitary sewer and water main relocation work, and the decorative fencing associated with the project that entails the removal and replacement of the Dutton Road bridge over the Paint Creek in the amount of $42,800.00; Board of Road Commissioners for Oakland County, Waterford, MI

Attachments:

2023-0142

Request for Purchase Authorization - DPS/ENG:  Increase to contract/blanket purchase order for the 2023 Concrete Road and Sidewalk Replacement Program in the amount of $450,000.00 for a new total not-to-exceed contract amount of $2,751,414.90 and the initial 5% project contingency of $115,070.95 for a revised total not-to-exceed project amount of $2,866,485.85; Koala-T Construction Corporation, Holly, MI

Attachments:

2023-0361

Request for Purchase Authorization - DPS/ENG:  Blanket Purchase Order/Contract for catch basin and manufactured treatment devices cleaning services in the amount not-to-exceed $225,000.00 through December 30, 2026; Safeway Transport, Detroit, MI

Attachments:

2023-0395

Clinton River Water Resource Recovery Facility Drainage District Optimization Project Phase I - Electrical Improvements Prepayment

Attachments:

2023-0336

Rochester Avon Recreation Authority (RARA) 2024 Proposed Budget and 2025-2026 Projected Budget

a. Presentation

b. Adoption of Resolution acknowledging receipt of the 2024 Proposed Budget and 2025-2026 Projected Budet

Attachments:

2023-0334

City of Rochester Hills 2024 Proposed Budget and 2025-26 Projected Budget

a. Presentation

b. Adoption of Resolution acknowledging receipt of the 2024 Proposed Budget and the 2025-2026 Projected Budgets and establishing a Budget Public Hearing for September 11, 2023

Attachments:

ANY OTHER BUSINESS
NEXT MEETING DATE

City Council - Special Budget Meeting - August 21, 2023 - 5:30 p.m.

City Council Regular Meeting - August 28, 2023 - 7:00 p.m.

ADJOURNMENT
Note:

Anyone planning to attend the meeting who has need of special assistance under the Americans with Disabilities Act (ADA) is asked to contact the Clerk's Office at 248-841-2460 at least 48 hours prior to the meeting.