Image
1000 ‎Rochester Hills Dr‎
Rochester Hills‎, ‎MI ‎
48309‎
(‎248‎) ‎656‎-‎4600‎
Home Page‎:  ‎
www‎.‎rochesterhills‎.‎org‎
Rochester Hills
Minutes
Planning Commission
Chairperson William Boswell‎, ‎Vice Chairperson Deborah Brnabic‎
Members‎:  ‎Gerard Dettloff‎, ‎Dale Hetrick‎, ‎Greg Hooper‎, ‎Nicholas O‎. ‎Kaltsounis‎,‎
David A‎. ‎Reece‎, ‎C‎. ‎Neall Schroeder‎, ‎Emmet Yukon‎
7:00 PM
1000 Rochester Hills Drive
Tuesday, May 21, 2013
CALL TO ORDER
Chairperson William Boswell called the Regular Meeting to order at ‎7‎:‎00 ‎
p‎.‎m‎. ‎in the Auditorium‎.‎
ROLL CALL
William Boswell‎, ‎Deborah Brnabic‎, ‎Gerard Dettloff‎, ‎Dale Hetrick‎, ‎Greg ‎
Hooper‎, ‎Nicholas Kaltsounis‎, ‎David Reece‎, ‎C‎. ‎Neall Schroeder and Emmet ‎
Yukon‎
Present
9 - 
Quorum present‎.‎
 
Also present‎:  ‎Ed Anzek‎, ‎Director of Planning and Economic Development‎
                        James Breuckman‎, ‎Manager of Planning‎
                        Maureen Gentry‎, ‎Recording Secretary‎
APPROVAL OF MINUTES
2013-0188
April ‎30‎, ‎2013 ‎Special Meeting‎
 
A motion was made by Schroeder‎, ‎seconded by Kaltsounis‎, ‎that this matter be ‎
Approved as Presented‎. ‎The motion carried by the following vote‎:‎
Aye
Boswell‎, ‎Brnabic‎, ‎Dettloff‎, ‎Hetrick‎, ‎Hooper‎, ‎Kaltsounis‎, ‎Reece‎, ‎Schroeder ‎
and Yukon‎
9 - 
 
COMMUNICATIONS
 A‎)‎     Planning ‎& ‎Zoning News dated March ‎2013‎
 B‎)‎     Email from K‎. ‎Reilly dated May ‎20‎, ‎2013‎ re‎:  ‎Used Car Lot request‎
 C‎)‎     Letter from J‎. ‎Horne of MDOT dated May ‎20‎, ‎2013‎ re‎:  ‎Rochester ‎
 Retail‎
 D‎)‎     Memo from A‎. ‎Schneck‎, ‎dated May ‎21‎, ‎2013‎ re‎: ‎CIP‎
 E‎)‎     Pictures of the proposed used car lot ‎(‎agenda item one‎)‎
 
NEW BUSINESS
2013-0189
Public Hearing and Request for Conditional Land Use Recommendation ‎- ‎City ‎
File No‎. ‎13‎-‎005 ‎- ‎to construct a used car lot on ‎.‎28 ‎acres at ‎1927 ‎E‎. ‎Auburn‎, ‎
between John R and Dequindre‎, ‎zoned C‎-‎I‎, ‎Commercial Improvement‎, ‎Parcel ‎
No‎. ‎15‎-‎25‎-‎482‎-‎021‎, ‎Syed Ahmed‎, ‎Applicant‎
(‎Reference‎:  ‎Staff Report prepared by James Breuckman‎, ‎dated May ‎17‎, ‎
2013 ‎and Site Plan had been placed on file and by reference became ‎
part of the record thereof‎.)‎
 
Present for the applicant were Syed Ahmed‎, ‎890 ‎E‎. ‎Hamlin‎, ‎Rochester ‎
Hills‎, ‎MI ‎48307‎, ‎owner of the property and Siraj Ahmad‎, ‎Ahmad ‎
Associates‎, ‎Engineering Consultant‎.‎
 
Mr‎. ‎Breuckman referred to the submitted application to establish a used ‎
car lot‎, ‎noting that it was at ‎1927 ‎E‎. ‎Auburn in the C‎-‎I‎, ‎Commercial ‎
Improvement district‎.  ‎He advised that the list of uses in the C‎-‎I district ‎
referred to the B‎-‎2 ‎district‎, ‎and that used car lots were a Conditional Land ‎
Use at the proposed site‎.  ‎Mr‎. ‎Breuckman mentioned that the proposal ‎
was before the Commissioners a few months prior to discuss the use‎, ‎and ‎
that the attached Minutes from that meeting summarized the discussion‎.  ‎
The applicant was proposing to use the site as is‎, ‎and to establish a ‎
limited sales lot there‎.  ‎Mr‎. ‎Breuckman had discussed the future of the ‎
site with the applicant‎, ‎who stated that the intent was to expand with ‎
improvements and to use the back half‎, ‎which was currently grass‎.  ‎That ‎
would have to come back for approval when and if that happened‎.  ‎Mr‎. ‎
Breuckman indicated that the proposal was a starter application to be ‎
able to begin to use the site and build the business‎.  ‎The site‎, ‎like many ‎
in the C‎-‎I district‎, ‎was deficient in terms of meeting some Ordinance ‎
standards‎; ‎however‎, ‎without any proposed improvements‎, ‎triggers to ‎
require improvements were not necessarily required by Ordinance‎.‎
 
Mr‎. ‎Breuckman noted that the Staff Report showed that the applicant ‎
planned to display ‎15‎-‎25 ‎cars‎, ‎for which Mr‎. ‎Breuckman had some ‎
concern‎, ‎and he felt that would have to be further explored‎.  ‎He thought ‎
that exterior lighting was important and could have a real impact on the ‎
neighbors in the area‎.  ‎He advised that no changes were proposed on the ‎
plans‎, ‎for which the applicant needed to further clarify‎.  ‎Mr‎. ‎Breuckman ‎
concluded that there were two motions in the packet for consideration‎, ‎and ‎
said that he would be happy to answer any questions‎.‎
 
Chairperson Boswell asked Mr‎. ‎Ahmed if he had anything to add‎.  ‎Mr‎. ‎
Ahmed said that he did not plan to change anything on the site now‎, ‎but ‎
in the future‎, ‎his plan was to add a nice building and fence the lot‎.‎
 
Mr‎. ‎Schroeder addressed exterior lighting‎, ‎which he felt was a major ‎
concern‎.  ‎He asked Mr‎. ‎Ahmed what he intended to provide‎.  ‎Mr‎. ‎Ahmed ‎
responded that he would add whatever the City required‎.  ‎Mr‎. ‎Ahmad ‎
stated  that there would be lighting on either side of the building and on ‎
the back‎, ‎so it would be well lit‎.  ‎Mr‎. ‎Schroeder cautioned that they did not ‎
want light spilling onto the neighbors’ property‎.  ‎Mr‎. ‎Ahmad said that it ‎
would be shielded‎.  ‎Mr‎. ‎Schroeder added that the lights should not be too ‎
high‎.  ‎
 
Chairperson Boswell asked if the lights would be on a light pole‎, ‎and Mr‎. ‎
Ahmad claimed that they would be on the building only‎.  ‎Chairperson ‎
Boswell asked about the number of cars on the site‎, ‎and Mr‎. ‎Ahmed said ‎
that they would start with ‎15 ‎cars or less‎.  ‎In the future‎, ‎there would not be ‎
more than ‎15‎-‎20 ‎cars‎.  ‎Mr‎. ‎Schroeder asked if they would put a lower sign ‎
on Auburn Rd‎.  ‎He clarified that there would not be a really high sign or ‎
any hoods propped up with signs‎.  ‎Mr‎. ‎Ahmed advised that most of the ‎
cars would be sold on the internet‎.  ‎Mr‎. ‎Schroeder asked if they would use ‎
the existing gravel or if Mr‎. ‎Ahmed would do any paving‎.  ‎Mr‎. ‎Ahmed said ‎
that he would not now‎.  ‎Mr‎. ‎Schroeder referred to the plan which showed ‎
access to Auburn Rd‎.‎, ‎and he felt that was good‎.  ‎He noticed from the ‎
pictures that someone could exit the site onto Hessel‎.  ‎He asked what Mr‎. ‎
Ahmed would do to block people from driving onto the side street‎.‎
 
Mr‎. ‎Ahmed said that people would make a right turn when doing a road ‎
test‎.  ‎One of his people would go with them to make sure‎.  ‎Mr‎. ‎Schroeder ‎
asked if he could put a fence up to stop them‎.  ‎Mr‎. ‎Ahmed agreed he ‎
could‎.  ‎Mr‎. ‎Schroeder did not think the existing fence at the back of the lot ‎
might be adequate or high enough‎, ‎and he thought the Commissioners ‎
might want to explore that issue‎.‎
 
Mr‎. ‎Kaltsounis recalled talking about paving certain areas at the last ‎
meeting‎.  ‎He asked Mr‎. ‎Ahmed if he considered that‎.  ‎Mr‎. ‎Ahmad ‎
explained that the surface was not plain gravel‎; ‎it was enriched with ‎
asphalt and was a very hard surface‎.  ‎Mr‎. ‎Kaltsounis believed that it had ‎
to be redone every year to compact it‎.  ‎Mr‎. ‎Ahmad said that he was ‎
initially a skeptic‎, ‎but once he looked at it‎, ‎he saw it was a smooth and ‎
hard surface‎, ‎and he recommended using it as it was‎.  ‎When Mr‎. ‎Ahmed ‎
developed it fully‎, ‎they would have to pave it‎.  ‎
 
Mr‎. ‎Kaltsounis commented that he was not too wild about the plan in front ‎
of him‎.  ‎He was not a fan of how it looked like gravel‎.  ‎He understood that ‎
they wanted to get the business going‎, ‎but he wondered if it would be ‎
possible to add conditions to the recommendation‎.  ‎Mr‎. ‎Breuckman felt ‎
that it was within the Commissions’ ability‎.  ‎Mr‎. ‎Kaltsounis noted that there ‎
could be areas with oil and it could become a brownfield‎, ‎and he ‎
wondered what they could do to spruce up the site so they could get ‎
going‎.  ‎He wondered if they could put in a timeframe to improve the lot as ‎
a condition‎.  ‎
 
Mr‎. ‎Ahmed agreed that he wanted to get going and then add a nice ‎
building‎.  ‎Mr‎. ‎Kaltsounis said that he was more worried about the paving‎, ‎
and if they had shown a paved lot‎, ‎he would have been a lot happier‎.  ‎It ‎
was his opinion‎, ‎and he was interested to hear what the other ‎
Commissioners thought‎.‎
 
Chairperson Boswell asked Mr‎. ‎Ahmed if he had purchased the property‎, ‎
which was confirmed‎.  ‎
 
Mr‎. ‎Dettloff clarified that Mr‎. ‎Ahmed would use the existing building for the ‎
office‎, ‎and that he would put up a nicer building in the future‎.  ‎Mr‎. ‎Dettloff ‎
asked the timeframe to do that‎.  ‎Mr‎. ‎Ahmed said it would be less than two ‎
years‎.  ‎Mr‎. ‎Dettloff asked if he would demolish the existing building‎, ‎and ‎
Mr‎. ‎Ahmed agreed‎.  ‎Mr‎. ‎Dettloff said that in looking through the Minutes ‎
from the last meeting‎, ‎he had strongly encouraged that Mr‎. ‎Ahmed take ‎
advantage of a business plan‎.  ‎He realized that Mr‎. ‎Ahmed had ‎
experience selling cars‎, ‎but it was a different venture being an owner and ‎
operator‎.  ‎Mr‎. ‎Dettloff recommended that Mr‎. ‎Ahmed pay a visit to ‎
Oakland County’s One Stop Shop and talk with the Staff‎, ‎who dealt with a ‎
lot of startups‎.  ‎He encouraged that the more Mr‎. ‎Ahmed prepared up ‎
front‎, ‎the better his chances of succeeding down the road‎.  ‎Mr‎. ‎Dettloff ‎
said that he still strongly encouraged having a business plan‎, ‎and he ‎
asked Mr‎. ‎Ahmed if he had done one‎.  ‎Mr‎. ‎Ahmed said that he had ‎
worked in the business since ‎1986‎.  ‎His long time dream was to open a ‎
used car lot‎, ‎and he had prepared a business plan‎.  ‎Mr‎. ‎Dettloff asked if ‎
the financing would be through a bank‎, ‎which Mr‎. ‎Ahmed confirmed‎.  ‎Mr‎. ‎
Dettloff asked which bank‎, ‎and Mr‎. ‎Ahmed answered that he had several ‎
different banks ‎- ‎Chase‎, ‎primarily‎, ‎and also Charter One Bank‎.‎
 
Mr‎. ‎Hetrick said that from looking at the lot size‎, ‎it did not appear that Mr‎. ‎
Ahmed would be able to put in more than three or four cars‎.  ‎He wondered ‎
how and where Mr‎. ‎Ahmed would park ‎12 ‎cars‎.‎
 
Mr‎. ‎Ahmed said that he had space to park more cars‎.  ‎When he ‎
demolished the building‎, ‎he could put more cars on the lot‎.  ‎Mr‎. ‎Hetrick ‎
asked Mr‎. ‎Ahmed how many cars he would have if he started his ‎
business tomorrow‎.  ‎Mr‎. ‎Ahmed said there would be seven to eight‎, ‎and ‎
that he sold cars very quickly on the internet‎.  ‎Mr‎. ‎Hetrick asked Mr‎. ‎
Ahmed if he had any inventory‎.  ‎Mr‎. ‎Ahmed said that he could buy cars at ‎
an auction‎, ‎and he did not have to bring them to his lot‎.  ‎He could leave ‎
cars at the auction for six to seven months‎, ‎but most of the cars were sold ‎
on the internet‎.  ‎Mr‎. ‎Hetrick asked why Mr‎. ‎Ahmed would need a lot if he ‎
was going to sell the cars via the internet‎.  ‎Mr‎. ‎Ahmed said that he wanted ‎
to be his own boss‎.  ‎Mr‎. ‎Hetrick said that it was still a little confusing as to ‎
how many cars would be on the lot‎.  ‎Mr‎. ‎Ahmed said there would be seven ‎
to eight cars‎.  ‎Mr‎. ‎Hetrick asked about security for the vehicles on the lot‎.  ‎
Mr‎. ‎Ahmed said that he would install a security camera‎.  ‎Mr‎. ‎Hetrick ‎
asked if there would be a fence in front of the egress to Hessel‎.  ‎Mr‎. ‎
Ahmed said there might be one in the future‎, ‎but not right away‎.  ‎He ‎
added that if the City asked for it‎, ‎he could put one up‎.  ‎Mr‎. ‎Hetrick ‎
believed that it had been asked as part of the Site Plan‎.  ‎Mr‎. ‎Ahmed ‎
agreed that he would put up a fence‎.  ‎Mr‎. ‎Hetrick recommended that it ‎
would be important to think about what the business really would be‎.  ‎If Mr‎. ‎
Ahmed was selling over the internet versus selling via the lot‎, ‎it would be ‎
two different things‎.  ‎He could perhaps use the property for something ‎
other than a car dealership‎.  ‎Mr‎. ‎Hetrick was still a little confused as to ‎
how the property would be used‎.  ‎Mr‎. ‎Ahmed said there would be less ‎
than ‎10‎-‎15 ‎cars‎.  ‎Mr‎. ‎Hetrick asked Mr‎. ‎Breuckman if the Commissioners ‎
could stipulate the number of cars on the lot‎.  ‎Mr‎. ‎Breuckman said they ‎
absolutely could‎.  ‎Mr‎. ‎Hetrick also suggested that they might want to ‎
stipulate the hours of operation‎.‎
 
Mr‎. ‎Hooper asked the applicants to put the Site Plan up for the overhead ‎
camera‎.  ‎He pointed out the area shown for used car parking‎, ‎and he did ‎
some measurements and said that there was no way ‎15‎-‎20 ‎cars would fit ‎
there‎.  ‎He referred to the east‎/‎west line that touched the corner of the used ‎
car parking and asked if it denoted the milled asphalt area‎, ‎which was ‎
confirmed‎.  ‎Mr‎. ‎Hooper said that if they stacked cars pointing north‎/‎south‎, ‎
they could probably get nine cars‎.  ‎Mr‎. ‎Ahmad said that if nine was ‎
correct‎, ‎they could do another line of nine behind them‎.  ‎Mr‎. ‎Hooper said ‎
they would have to improve the lot because they could not park cars on ‎
grass‎.  ‎He stated that the Site Plan would be conditioned on a maximum ‎
of six cars on the lot if they were going to use the area shown for used car ‎
parking‎.  ‎He believed that they would stack cars north‎/‎south along the ‎
edge of the asphalt and they could fit nine going north‎/‎south and they ‎
could fit a couple more on the west side‎.  ‎Realistically‎, ‎they might get ‎11 ‎
cars using the gravel portion‎.  ‎He stated that he was not interested in ‎
seeing parking on the grass‎, ‎and they would have to improve that‎. ‎
 
Mr‎. ‎Hooper observed that the plan was not accurate regarding the used ‎
car parking‎; ‎there was no shielding for the lights shown‎; ‎the ‎
ground‎-‎mounted sign was not shown‎; ‎and adding a fence along Hessel ‎
had to be on the plan‎.  ‎He commented that the plan was one step above a ‎
napkin sketch‎, ‎and it was really limited in the details‎.  ‎He needed to have ‎
more of a comfort level with what they would be approving‎.  ‎He believed ‎
Mr‎. ‎Ahmed was a great guy‎, ‎and he wanted to wish him the best of ‎
success‎, ‎but if something went wrong and they had to go back and look at ‎
the plan‎, ‎they would really question what they approved‎. ‎He felt that they ‎
needed to see more details and more accuracy so they were all looking at ‎
the same thing and not approving a plan that was subject to ‎12 ‎
conditions‎.  ‎He did not want there to be any misunderstanding about what ‎
was approved‎.  ‎There was nothing in writing about what Mr‎. ‎Ahmed said‎.  ‎
Mr‎. ‎Hooper stated that in his opinion‎, ‎and to be fair‎, ‎if the project moved ‎
forward there should be better clarity on the plan to address some of the ‎
significant issues‎.  ‎If they were going to have lighting on the building‎, ‎that ‎
was fine‎, ‎but it needed to be shielded‎, ‎and it could not project onto the ‎
neighbor’s property next door‎.  ‎If they were going to add a fence along ‎
Hessel‎, ‎they had to show what it would be made of‎, ‎how high it would be ‎
and what it would look like‎.  ‎He did not want to see a chain link fence ‎
along Hessel‎.  ‎He would like to see a decorative fence so it looked ‎
presentable for the neighborhood‎.  ‎The parking area was not accurate‎.  ‎
There should be a location shown for the ground‎-‎mounted sign‎, ‎and even ‎
though it would be subject to a permit‎, ‎the proposed location and size ‎
should be shown‎.  ‎It could not be put in the right‎-‎of‎-‎way‎, ‎and Mr‎. ‎Hooper ‎
was not sure where it could be put‎.  ‎
 
Mr‎. ‎Ahmed advised that he would put the sign on the building‎.  ‎Mr‎. ‎
Hooper said that Mr‎. ‎Ahmed said he would be putting up a ‎
ground‎-‎mounted sign‎, ‎and Mr‎. ‎Ahmed said he would not do that right now‎.  ‎
He was going to use the same signboard that was on the existing ‎
building‎.  ‎Mr‎. ‎Hooper said that was another example of what he was ‎
talking about‎.  ‎He heard one thing‎, ‎and Mr‎. ‎Ahmed said another‎.  ‎If the ‎
proposed plan was approved‎, ‎some people might say something was ‎
there they did not remember‎.  ‎He stressed that the plan needed to be ‎
accurate so the Commissioners knew what the applicants wanted‎.  ‎Mr‎. ‎
Hooper believed Mr‎. ‎Ahmed was asking for an approval‎, ‎saying that he ‎
would do something later on when he got some money‎.  ‎Mr‎. ‎Hooper ‎
indicated that was fine‎, ‎but for the starting point‎, ‎things needed to be ‎
accurate‎.   ‎He summarized the issues that needed clarification‎:  ‎the used ‎
car parking‎; ‎shielded lighting‎; ‎signage on the building‎; ‎details for the ‎
fence‎; ‎and stating on the plan that there would be no parking on the grass‎.  ‎
Conditions could include hours of operation‎.  ‎Mr‎. ‎Hooper said that he did ‎
not want Mr‎. ‎Ahmed to think he was opposed to the project ‎- ‎he wanted ‎
him to be successful‎.  ‎Mr‎. ‎Hooper wanted to be sure that what might be ‎
approved was accurate‎, ‎and that everyone was on the same page‎.‎
 
Mr‎. ‎Schroeder agreed that the plan was inadequate‎.  ‎They were talking ‎
about things Mr‎. ‎Ahmed said he would do which kept changing‎.  ‎Mr‎. ‎
Schroeder noted that the existing wood fence was shown on someone ‎
else’s property‎.  ‎There was space on the east side of the building where ‎
there was gravel‎, ‎and where he believed there would be parking‎.  ‎He ‎
stated that the Commissioners had to have more detail‎.  ‎They could not ‎
just talk about what was going to be done and when‎.  ‎They had to have ‎
more specifics and an accurate picture to look at‎.‎
 
Ms‎. ‎Brnabic said she absolutely agreed that there were significant issues ‎
about accuracy and details‎, ‎and there were other questions‎.  ‎She kept ‎
hearing different numbers about the amount of cars‎.  ‎Mr‎. ‎Ahmed first said ‎
that there would be up to ‎25 ‎cars‎, ‎then ‎10‎-‎20 ‎then seven to eight‎.  ‎That ‎
raised a red flag for her ‎- ‎stories that kept changing‎.  ‎Mr‎. ‎Ahmed said that ‎
most of the cars would sell on the internet‎.  ‎Ms‎. ‎Brnabic said that she ‎
understood that but at times‎, ‎Mr‎. ‎Ahmed said there would be up to ‎25 ‎cars ‎
on the lot‎.  ‎Mr‎. ‎Ahmed said that he had enough space to park ‎20 ‎cars‎.  ‎
Ms‎. ‎Brnabic questioned that he was making no improvements to the ‎
property‎.  ‎Mr‎. ‎Ahmed agreed that was right for now‎, ‎but in two years‎, ‎he ‎
would get a bank loan and make improvements‎.  ‎Ms‎. ‎Brnabic asked Mr‎. ‎
Breuckman if the used car lot would have to follow current Ordinance ‎
standards‎, ‎because she did not think the Commissioners were reviewing ‎
a Site Plan that was completely sufficient with Ordinance standards‎.  ‎
 
Mr‎. ‎Breuckman said that typically for existing sites that did not meet ‎
current Ordinance standards‎, ‎the City tried to require proportional ‎
improvements to the use being established or changes being made‎.  ‎
They could address things like lighting and screening‎.  ‎When there were ‎
significant changes being made to the site‎, ‎that was where the City would ‎
require the site upgrades to meet current Ordinance standards as best as ‎
possible‎.  ‎The C‎-‎I district was different from other parts of the City‎, ‎so they ‎
would require things proportionally‎.  ‎
 
Ms‎. ‎Brnabic asked if the applicant would have to follow basic rules‎, ‎such ‎
as no cars allowed to be parked five feet from the lot line or no parking on ‎
the grass‎.  ‎Parking on the grass would breach the Conditional Land Use ‎
in her opinion‎.  ‎Mr‎. ‎Breuckman said that the plan stated “no parking or ‎
other use of grass area proposed or allowed‎.‎”  The issue of the parking ‎
being separated from the sidewalks by five feet was being met‎.  ‎Those ‎
were legitimate things to consider when looking at a Site Plan‎.‎
 
Ms‎. ‎Brnabic agreed with the other Commissioners that they needed more ‎
accuracy and details‎.  ‎It would really bother her if the grass area was ‎
used‎.  ‎It could turn into an enforcement issue‎, ‎and she would want to see ‎
something stronger regarding using the grass area‎.  ‎She believed the ‎
grass area was more than ‎25 ‎feet‎.  ‎She thought that what was proposed ‎
could look very unsightly‎.  ‎She said that she did not have anything ‎
against used car lots‎, ‎but she felt that another location‎, ‎perhaps the ‎
parcels on the south side of Auburn‎, ‎would be a better site for one‎.  ‎They ‎
could put up a new building and pave the lot‎, ‎and there was more room‎.  ‎
She would like to see more details before she could approve a ‎
Conditional Land Use‎.‎
 
Mr‎. ‎Reece agreed with Ms‎. ‎Brnabic about the location‎.  ‎What concerned ‎
him more was that in the future‎, ‎the applicant would put up to ‎25 ‎cars ‎
there‎.  ‎If Mr‎. ‎Reece was a resident of the neighborhood‎, ‎particularly on ‎
Hessel‎, ‎he would not have expected to sign on for a used car lot moving ‎
into the neighborhood‎.  ‎He had been concerned about the location the ‎
last time the applicants were before them‎.  ‎He was also concerned that ‎
there would be no improvements‎.  ‎The applicants might or might not ‎
come back in two years and ask to do improvements‎, ‎but Mr‎. ‎Reece still ‎
did not think it was the right location for a used car lot‎.‎
 
Mr‎. ‎Yukon said that based on their discussion on March ‎19‎, ‎he was ‎
hoping the applicants would come back having taken some of the ‎
Commissioners‎' ‎suggestions to heart‎.  ‎He said that he was very ‎
uncomfortable with the Site Plan‎.  ‎It was incomplete‎, ‎and things were ‎
missing‎.  ‎He noted that when the applicants came before them previously ‎
asking for advice‎, ‎the Commission was there to give their thoughts‎.  ‎It was ‎
important for the applicant to take that advice when they were putting ‎
together a plan‎.  ‎He had said at the last meeting that he thought it was a ‎
great concept and great that Mr‎. ‎Ahmed wanted to put his business in ‎
Rochester Hills‎, ‎but Mr‎. ‎Yukon stated that he could not support what was ‎
before them‎.‎
 
Mr‎. ‎Kaltsounis agreed that the Commissioners expressed a lot of things ‎
at the March meeting‎.  ‎The Commissioners wanted Mr‎. ‎Ahmed to ‎
succeed‎, ‎but there were some things they needed first‎.  ‎What they were ‎
hearing and what was being said did not work‎.  ‎He said that he gave ‎
thought to making a motion for denial or possibly a postponement to a ‎
later date‎.  ‎He suggested that the applicants should write down the ‎
concerns‎, ‎and the first one was to show a plan where the cars were parked‎.  ‎
The plans needed to have more details‎, ‎and he agreed with Mr‎. ‎Hooper ‎
that it was more of a napkin sketch‎.  ‎He felt that things could be worked ‎
through‎.  ‎He also believed that six cars total should be allowed at one ‎
time for sale‎, ‎and that no parking on the grass would be allowed‎.  ‎For the ‎
Conditional Land Use‎, ‎they needed to add hours of operation‎.  ‎The Site ‎
Plan also needed to show an acceptable buffer plan in the back for the ‎
parking lot‎.  ‎They should add that no cars would be allowed to be ‎
displayed on the corner of Hessel and Auburn‎.  ‎A lighting plan needed to ‎
be submitted to Staff‎.  ‎They needed to put in some type of traffic calming ‎
device for Hessel‎.  ‎It was currently all open‎, ‎and they needed to keep cars ‎
off of Hessel‎.  ‎Mr‎. ‎Ahmad asked Mr‎. ‎Kaltsounis if he felt that a fence ‎
would do that‎.  ‎Mr‎. ‎Kaltsounis said that Mr‎. ‎Ahmed could work with Staff‎, ‎
but he thought that a fence could work‎.  ‎Mr‎. ‎Kaltsounis said that he ‎
understood that Mr‎. ‎Ahmed wanted to get started‎, ‎and that there would be ‎
improvements in the future‎, ‎but how those were documented today would ‎
be critical‎.  ‎He wished to propose a finding‎:  ‎The Planning Commission ‎
was concerned with the current content of improvements to parking ‎
surfaces and recommended a time period for when the improvements ‎
had to happen in the future‎.  ‎He would also add a condition to the ‎
Conditional Land Use motion‎:  ‎The Conditional Land Use Plan would ‎
expire after one year from the date of approval‎.  ‎The applicants could ‎
come back‎, ‎and the Commissioners could see how they were ‎
progressing‎.  ‎It would be a way to get them going and be a way to check ‎
on the improvements in the future‎.  ‎He was more concerned about the ‎
parking surface than the building‎.   ‎He would also add a condition to the ‎
Site Plan motion‎:  ‎The Site Plan would expire when the Conditional Land ‎
Use expired‎.  ‎
 
Mr‎. ‎Hetrick would add on the Site Plan that the security camera had to be ‎
mounted on a structure that was in a place that made sense‎.‎
 
Mr‎. ‎Dettloff clarified that Mr‎. ‎Ahmed was the owner‎, ‎and that he did not ‎
enter into a land contract‎.  ‎Mr‎. ‎Ahmed said that he bought it outright‎.  ‎Mr‎. ‎
Dettloff asked Mr‎. ‎Breuckman if the Commission could add a timeframe ‎
to the Conditional Land Use‎.  ‎He wondered if the Commission needed a ‎
legal opinion about that‎.  ‎Mr‎. ‎Breuckman said that he was not aware of ‎
anything that would stop the Commission from doing that‎.  ‎He did not‎, ‎
however‎, ‎feel that it was a great thing to do‎.  ‎Mr‎. ‎Dettloff said that he would ‎
feel a little more comfortable if they got a legal opinion‎.  ‎
 
Mr‎. ‎Reece wondered what would happen after a year‎, ‎where they would be ‎
and what they would be left with‎.  ‎Chairperson Boswell felt that it was pretty ‎
much a moot point‎, ‎because he did not feel that they would make any ‎
motions at this meeting‎.  ‎
 
Chairperson Boswell opened the Public Hearing at ‎7‎:‎45 ‎p‎.‎m‎.‎
 
Marie Demres‎, ‎2915 ‎Hessel Ave‎.‎, ‎Rochester Hills‎, ‎MI ‎48307‎  ‎Ms‎. ‎
Demres stated that she was opposed to the used car lot‎.  ‎She did not see ‎
a plan that would improve the site‎.  ‎At this point‎, ‎she indicated that it was ‎
an eye sore‎, ‎and it would become more of one‎, ‎in her opinion‎.  ‎She knew ‎
the Commissioners had asked for clarification on the very vague plan‎.  ‎
She could envision some type of cheap fence put up‎.  ‎The applicants ‎
were using the same decrepit building‎, ‎which had been used over and ‎
over for several different businesses‎.  ‎The area needed a continuation of ‎
improvements‎.  ‎It needed curbs‎, ‎and there was no grass or sidewalk in the ‎
front‎.  ‎She and her husband would like to see improvements to the site ‎
and a concrete plan ‎- ‎one which would add to the aesthetics of the site‎.‎
 
Seeing no one else come forward‎, ‎Chairperson Boswell closed the Public ‎
Hearing‎.‎
 
Mr‎. ‎Kaltsounis agreed with Mr‎. ‎Dettloff and Mr‎. ‎Reece about getting a ‎
legal opinion about adding an expiration date to the Site Plan‎.  ‎He asked ‎
Mr‎. ‎Ahmed to work with Staff to try to get everything worked out‎, ‎because ‎
he did not want to add a finding if he did not have to‎.  ‎He moved the ‎
following motion‎:‎
 
MOTION‎ by Kaltsounis‎, ‎seconded by Hetrick‎, ‎in the matter of City File ‎
No‎. ‎13‎-‎005 ‎(‎Syed Used Car Lot‎)‎, ‎the Rochester Hills Planning ‎
Commission hereby postpones the Conditional Land Use and Site Plan ‎
Approval requests until a later Planning Commission meeting so the ‎
applicant can address the concerns raised at the May ‎21‎, ‎2013 ‎meeting‎.‎
 
Chairperson Boswell said that personally‎, ‎he would not feel comfortable ‎
voting for a Conditional Land Use knowing that the Site Plan was ‎
incomplete‎, ‎and he said that he certainly could not vote for the Site Plan‎.  ‎
He told Mr‎. ‎Ahmed that he realized it inconvenienced him‎, ‎and he ‎
realized that Mr‎. ‎Ahmed wanted to get started‎, ‎but the Planning ‎
Commission was charged with certain duties‎, ‎and they could not fulfill ‎
those duties looking at a Site Plan that had so many holes in it‎.  ‎They ‎
needed to have a more definitive Site Plan‎, ‎and they needed to know ‎
what improvements could be made and would be asked to be made‎.  ‎If ‎
they were to vote on it‎, ‎he believed that both items would go down ‎9‎-‎0‎.‎
Postponed
Aye
Boswell‎, ‎Brnabic‎, ‎Dettloff‎, ‎Hetrick‎, ‎Hooper‎, ‎Kaltsounis‎, ‎Reece‎, ‎Schroeder ‎
and Yukon‎
9 - 
 
Chairperson Boswell stated that the motion had passed unanimously‎.  ‎He ‎
hoped that Mr‎. ‎Ahmed had taken some notes‎, ‎and he offered that Mr‎. ‎
Breuckman would be happy to work with him‎.  ‎He knew Mr‎. ‎Ahmed was ‎
probably disappointed‎, ‎but he stated that the Site Plan could not be voted ‎
on as it was‎.‎
 
Mr‎. ‎Schroeder asked Mr‎. ‎Ahmed if he sent the plan to MDOT for review ‎
and approval of the driveway‎.  ‎Mr‎. ‎Ahmad said he was not advised that it ‎
was required‎.  ‎Mr‎. ‎Schroeder said that he was‎, ‎and he explained that ‎
Auburn was an MDOT road‎, ‎and they had to get a permit for the driveway ‎
from MDOT‎.  ‎It was talked about at the last meeting‎.  ‎
 
Mr‎. ‎Ahmad said that the issues raised were not mentioned to him‎, ‎but he ‎
would hopefully bring back a complete plan to the next meeting‎.‎
 
 
2013-0190
Request for Site Plan Approval ‎- ‎City File No‎. ‎13‎-‎005 ‎- ‎Used car lot at ‎1927 ‎E‎. ‎
Auburn Rd‎.‎, ‎Syed Ahmed‎, ‎Applicant‎
 
Postponed
 
2012-0292
Public Hearing and Request for Rezoning Recommendation ‎- ‎City File ‎
No‎.‎12‎-‎010 ‎- ‎Rochester Retail‎, ‎an amendment to Chapter ‎138‎, ‎Zoning‎, ‎of the ‎
Code of Ordinances to rezone one parcel of land totaling approximately ‎.‎73 ‎
acre‎, ‎located at the southwest corner of Rochester and Auburn Rd‎. (‎gas ‎
station‎)‎, ‎Parcel No‎. ‎15‎-‎34‎-‎227‎-‎031 ‎from B‎-‎5‎, ‎Automotive Business to B‎-‎3‎, ‎
Shopping Center Business‎, ‎Rochester Auburn Associates‎, ‎LLC‎, ‎Applicant‎
(‎Reference‎:  ‎Staff Report prepared by James Breuckman‎, ‎dated May ‎17‎, ‎
2013 ‎and Site Plans had been placed on file and by reference became ‎
part of the record thereof‎.)‎
 
Present for the applicant were Doraid Markus‎, ‎Rochester Auburn ‎
Associates‎, ‎LLC‎, ‎4036 ‎Telegraph Rd‎. ‎Bloomfield Hills‎, ‎MI  ‎48302‎; ‎Mark ‎
Drane‎, ‎Rogvoy Architects‎, ‎32500 ‎Telegraph Rd‎.‎, ‎Suite ‎250 ‎Bingham ‎
Farms‎, ‎Michigan‎, ‎48025‎; ‎and Jim Butler‎, ‎PEA‎, ‎2430 ‎Rochester Ct‎.‎, ‎Suite ‎
100‎, ‎Troy‎, ‎MI  ‎48083‎.‎
 
Mr‎. ‎Breuckman stated that there were three agenda items before the ‎
Commissioners‎.  ‎The matter was before the Commission several times ‎
prior for a discussion‎.  ‎Since that time‎, ‎the applicant had worked diligently ‎
to revise the plans to address all of the significant concerns‎.  ‎In addition ‎
to redesigning the site to meet the B‎-‎3 ‎intent standards of the Zoning ‎
Ordinance‎, ‎the applicants also did significant work to address the traffic ‎
concerns‎.  ‎They went through numerous iterations with MDOT and with ‎
the City’s Traffic Engineers‎.  ‎MDOT had signed off on the access‎, ‎and the ‎
City’s Engineers were comfortable with the access‎.  ‎Staff was comfortable ‎
that the plans were compliant and ready for review‎.  ‎Mr‎. ‎Breuckman ‎
advised that the Conditional Land Use Recommendation was for the ‎
drive‎-‎thrus proposed‎.  ‎There were also Site Plan Approval and Rezoning ‎
Recommendation requests‎.  ‎The gas station on the corner was currently ‎
zoned B‎-‎5 ‎and needed to be rezoned to B‎-‎3‎.  ‎The site had previously ‎
been designed more as a B‎-‎2 ‎development‎, ‎but it was now designed for a ‎
B‎-‎3 ‎layout‎.  ‎The Rezoning request was first on the agenda‎.  ‎If the matter ‎
went to Council‎, ‎it would be handled in the same manner‎.  ‎Mr‎. ‎Breuckman ‎
added that the proposed B‎-‎3 ‎zoning was consistent with the future land ‎
use designation for the site‎.  ‎It was planned for Business Flexible Use ‎2‎, ‎
and B‎-‎3 ‎was consistent with that‎.  ‎He said that he would be happy to ‎
answer any questions‎.‎
 
Chairperson Boswell asked what would happen with the Rezoning if ‎
something were to go wrong‎, ‎and he asked if the gas station would be o‎.‎k‎.  ‎
Mr‎. ‎Breuckman said that at that point‎, ‎the gas station would become a ‎
legal‎, ‎nonconforming use and could continue‎.  ‎If the gas station wanted to ‎
come in and change anything‎, ‎they might have a problem‎.‎
 
Chairperson Boswell opened the Public Hearing for the Rezoning request ‎
at ‎7‎:‎57 ‎p‎.‎m‎.  ‎Seeing no one come forward‎, ‎he closed the Public Hearing‎.‎
 
Mr‎. ‎Kaltsounis said that based on Staff’s comments that it was a ‎
downgrade‎, ‎and he also questioned what could happen to the gas station‎, ‎
he felt comfortable that they could still operate if needed‎.  ‎He moved the ‎
following motion‎:‎
 
MOTION‎ by Kaltsounis‎, ‎seconded by Yukon‎, ‎in the matter of City File No‎. ‎
12‎-‎010 ‎(‎Rochester‎/‎Auburn Rezoning‎) ‎the Planning Commission ‎
recommends approval ‎to City Council‎ ‎of the proposed rezoning of ‎
parcel no‎. ‎15‎-‎34‎-‎227‎-‎031 ‎from B‎-‎5 ‎to B‎-‎3 ‎with the following three ‎(‎3‎) ‎
findings‎.‎
 
 
 
Findings‎:‎
 
 1‎.‎     B‎-‎3‎ is an appropriate zoning district in areas designated for ‎
 Business‎/‎Flexible Use ‎2‎ on the Future Land Use Map‎.‎
  
 2‎.‎     Approval of the proposed rezoning will permit the unified ‎
 redevelopment of the approximately ‎5‎ acre combined parcel at the ‎
 southwest corner of Rochester and Auburn‎.‎
  
 3‎.‎     The proposed rezoning is consistent with the criteria for approval of an ‎
 amendment to the Zoning Map‎, ‎listed in Section ‎138-1.200‎.‎D of ‎
 the Zoning Ordinance‎.‎
A motion was made by Kaltsounis‎, ‎seconded by Yukon‎, ‎that this matter be ‎
Recommended for Approval to the City Council Regular Meeting‎,‎. ‎The motion ‎
carried by the following vote‎:‎
Aye
Boswell‎, ‎Brnabic‎, ‎Dettloff‎, ‎Hetrick‎, ‎Hooper‎, ‎Kaltsounis‎, ‎Reece‎, ‎Schroeder ‎
and Yukon‎
9 - 
 
Chairperson Boswell stated for the record that the motion had passed‎
 
2012-0293
Public Hearing and Request for Conditional Land Use Recommendation ‎- ‎City ‎
File No‎. ‎12‎-‎010 ‎- ‎Rochester Retail‎, ‎to construct drive‎-‎thrus in conjunction with a ‎
stand‎-‎alone restaurant and a restaurant in a retail building at the southwest ‎
corner of Rochestesr and Auburn‎, ‎Parcel No‎. ‎15‎-‎34‎-‎227‎-‎037 ‎, ‎zoned B‎-‎3‎, ‎
Shopping Center Business‎, ‎Rochester Auburn Associates‎, ‎LLC‎, ‎Applicant‎
Mr‎. ‎Breuckman noted that at the time he prepared the Staff Report‎, ‎
MDOT’s review had not been received‎.  ‎Since then‎, ‎MDOT had signed off ‎
and approved the plans‎.  ‎He had provided a potential motion to grant Site ‎
Plan Approval if the Commissioners were inclined‎.  ‎He said that most of ‎
the conditions in the Staff Report were detail‎-‎oriented regarding ‎
landscaping‎, ‎lighting and other departmental reviews‎.  ‎The Fire ‎
Department did deny the plans‎, ‎but he remarked that they usually denied ‎
everything‎, ‎and their conditions were easily addressable‎.  ‎
 
Mr‎. ‎Markus stated that they had been through quite a process to try to get ‎
before the Planning Commission with a presentable plan and one that ‎
was worthy of the City’s expectations‎.  ‎He hoped that they had the best ‎
Site Plan they possibly could bring‎.  ‎They took the comments they had ‎
heard previously and put them on paper‎.  ‎They moved the potential ‎
McDonald’s all the way to the west‎; ‎they changed the Site Plan to make it ‎
more pedestrian‎-‎friendly and gave it more of a downtown feel as B‎-‎3 ‎
called for‎.  ‎He said they would be happy to answer any questions about ‎
the site‎.‎
 
Mr‎. ‎Kaltsounis noted that the elevations were different than previously ‎
shown‎.  ‎He asked about the colors and the look‎.  ‎At first‎, ‎the applicants ‎
said it would look like the development in Troy just down the street‎.  ‎He ‎
asked them to explain why they changed it‎.‎
 
Mr‎. ‎Drane related that he was not before the Commissioners for the first ‎
go‎-‎around‎.  ‎When that concept was brought to him‎, ‎as an architect‎, ‎he felt ‎
that it was a little overwhelming for the site‎.  ‎It was so tall‎, ‎and it had too ‎
many things going on‎.  ‎The architecture proposed was similar to the ‎
Adams Marketplace development‎.  ‎There would be brick on all four sides ‎
and facing the street‎, ‎there would be a lot of glass‎.  ‎There would be fabric ‎
and metal awnings to try to break up the façade and to get some ups and ‎
downs‎.  ‎He felt that it had a really nice street presence‎. ‎
 
Mr‎. ‎Kaltsounis said that the first applicant did not really listen to the ‎
concerns raised by the Commissioners‎, ‎but Mr‎. ‎Markus did‎.  ‎Mr‎. ‎
Kaltsounis thought that the building layout and curb cuts were much ‎
better than before‎.‎
 
Mr‎. ‎Hetrick agreed that the plans before them were significantly better ‎
than the first ones‎, ‎and they fit the B‎-‎3 ‎zoning‎.  ‎He noted the item about ‎
people driving through the site too fast‎, ‎and he wondered if it would be ‎
possible to put in speed humps or some type of traffic calming device‎, ‎
especially given that they wanted it to be a pedestrian‎-‎friendly ‎
environment‎.  ‎It looked like there were a lot of places they wanted to get ‎
foot traffic off of Rochester Rd‎. ‎into the site‎, ‎and he felt that it might be ‎
good to try to slow things down a bit‎.‎
 
Mr‎. ‎Drane noted the three curb cuts‎, ‎which were pared down from seven‎, ‎
and said that the way they were designed‎, ‎people would have to slow ‎
down‎.  ‎He was not a fan of speed humps‎, ‎and in the past they had brought ‎
the landscape material closer to the edge of the curb‎, ‎something with ‎
more of a hedge‎, ‎and that naturally made people slow down‎.  ‎He thought ‎
that there were several spots on the site they could do that‎.  ‎Mr‎. ‎Hetrick ‎
thought that anything along those lines would be great‎.  ‎If they were trying ‎
to make it pedestrian‎-‎friendly‎, ‎he agreed that landscaping would be nice‎.‎
 
Mr‎. ‎Hetrick referred to page eight‎, ‎and said that it looked as if people ‎
would be making a left turn into the site‎.  ‎He asked if that was expected or ‎
if they expected a truck coming in to make a right turn‎.‎
 
Mr‎. ‎Drane said that the purpose of the drawing was to show that a WB‎-‎50 ‎
truck was capable of making it in and around all curb cuts‎.  ‎It was not that ‎
the truck would be making a left hand turn on a regular basis‎, ‎although a ‎
driver was permitted to do that‎.‎
 
Mr‎. ‎Reece said that they had done a great job from where it was to where ‎
it was at today‎, ‎and he appreciated their patience with the ‎
Commissioners‎.  ‎The Commissioners also appreciated the opportunity of ‎
bringing the project into the City‎.  ‎He mentioned that the McDonald’s ‎
further north on Rochester Rd‎. ‎was rebuilt a year or so ago‎, ‎and the ‎
Commissioners had some comments about the elevations‎.  ‎Mr‎. ‎Reece ‎
asked if the elevations for the proposed McDonald’s would match that ‎
one‎, ‎noting that there had been minor comments‎.  ‎He asked if the ‎
proposed would be a standard McDonald’s‎, ‎and whether Staff could take ‎
a look at it for the sake of consistency within the City‎.  ‎The only concern ‎
he had with the Site Plan was with people turning right into the site off of ‎
Auburn to try to circumvent the light at Auburn and get out onto Rochester ‎
Rd‎.‎, ‎but he did not think it would be a significant issue‎.  ‎Regarding traffic ‎
calming devices‎, ‎he thought the suggestion to move landscaping was a ‎
good one‎, ‎and he would not do much more‎.  ‎He asked Mr‎. ‎Drane to put ‎
the elevations up for the overhead camera‎, ‎and he asked if the material ‎
at the top was a stone banding‎.  ‎Mr‎. ‎Drane had brought samples of the ‎
materials‎, ‎and he advised that it was a synthetic plaster or effis‎.  ‎He ‎
added that they only used that material where it could not be touched‎, ‎and ‎
that when it was that high‎, ‎it came off as a stone look‎.  ‎Mr‎. ‎Reece asked ‎
about the canopies‎, ‎and Mr‎. ‎Drane advised that they would be fabric‎, ‎
except for the gray ones over the taller windows‎, ‎which were aluminum‎.  ‎
Mr‎. ‎Reece questioned whether the gray band shown would be a stone‎, ‎
and Mr‎. ‎Drane said that it was a decorative‎, ‎smooth faced‎, ‎polished block‎.  ‎
Mr‎. ‎Reece asked if the glazing would be tinted‎, ‎and was informed that ‎
they generally did clear‎.  ‎
 
Mr‎. ‎Dettloff recalled that when the gentleman representing McDonald’s ‎
was at one of the meetings‎, ‎Mr‎. ‎Dettloff had asked if it would be corporate ‎
or a franchise‎.  ‎The gentleman had replied that corporate would be in the ‎
fore front‎, ‎but they identified a franchise‎.   ‎Mr‎. ‎Dettloff asked if the ‎
franchisor would be the one involved with the other Rochester Rd‎. ‎
McDonald’s or one that was further south in Troy‎.  ‎Mr‎. ‎Markus said that ‎
McDonald’s did not discuss that with him‎.  ‎He had a suspicion‎, ‎knowing ‎
their model a little bit‎, ‎that they did offer it to a franchisee in the area first‎.  ‎
Mr‎. ‎Dettloff commended Mr‎. ‎Markus for taking things to heart and coming ‎
back with a first class plan‎.‎
 
Mr‎. ‎Reece asked Mr‎. ‎Markus where he was at with the phase one and ‎
phase two environmental‎.  ‎Mr‎. ‎Markus advised that they had done phase ‎
one and phase two on the gas station and the dealership‎.  ‎They filed a ‎
BEA‎, ‎and they were in the process of doing due care plans‎.  ‎Mr‎. ‎Reece ‎
wondered if they had come across any significant issues‎.  ‎Mr‎. ‎Markus ‎
stated that there were a few hot spots at the gas station that had to be ‎
cleaned up‎.  ‎There was some penetration into the dealership on the north ‎
end of the gas station to the parking lot of the dealership‎.  ‎They were ‎
things they would have to work through‎.  ‎Mr‎. ‎Reece clarified that Mr‎. ‎
Markus was comfortable knowing what was there‎, ‎and he answered that he ‎
absolutely was‎.‎
 
Mr‎. ‎Schroeder asked Mr‎. ‎Markus if he had looked into green building‎.  ‎
Mr‎. ‎Drane said that generally‎, ‎they designed buildings to be more energy ‎
efficient than what the standard code was‎.  ‎That had been their response‎, ‎
and he said that it had been very onerous to put all of the LEED items ‎
into a commercial retail building‎, ‎because a customer would be using the ‎
building‎.  ‎It was difficult to achieve a LEED‎-‎type project on that basis‎.  ‎Mr‎. ‎
Drane stated that they would make the building more energy efficient than ‎
they normally would‎.‎
 
Mr‎. ‎Kaltsounis asked about speakers for the drive‎-‎thrus‎.  ‎He knew that the ‎
City required a lighting plan ‎- ‎to show intensity of lighting ‎- ‎but he ‎
wondered if there was some type of sound plan for a drive‎-‎thru window in ‎
terms of what someone could hear and at what times from the speakers‎.  ‎
Mr‎. ‎Breuckman stated that light was easy‎, ‎but sound was almost ‎
impossible‎, ‎because there were many rating scales‎, ‎and sound acted ‎
differently on different sites‎.  ‎The Ordinance had performance standards ‎
which did set some decibel limits at property lines for what was acceptable ‎
or not‎.  ‎That was what they relied upon to regulate those uses‎.  ‎Mr‎. ‎
Breuckman commented that he was in no way qualified to speak about ‎
managing noise from speakers‎, ‎because it was complex‎.  ‎
 
Mr‎. ‎Kaltsounis asked how the ‎10‎-‎foot landscape buffer would silence the ‎
noise at the drive‎-‎thrus for the neighbors‎.  ‎Mr‎. ‎Drane did not think the ‎
landscaping would stop the sounds‎.  ‎He thought an architectural element ‎
would be needed‎, ‎and there was a six‎-‎foot high wall to the south‎.  ‎The ‎
speakers on the boxes would get louder when the ambient noise level of ‎
the area got louder‎.  ‎It was self adjusting‎, ‎so at night when traffic was quiet ‎
and there were less people‎, ‎the box would be quieter‎, ‎but when there was ‎
heavier traffic or wind noise‎, ‎the volume would go up‎.  ‎Mr‎. ‎Kaltsounis ‎
asked if they would mind if a condition was added about that‎.  ‎Mr‎. ‎Drane ‎
suggested that they could add a condition about meeting the Sound ‎
Ordinance requirements at the property line‎, ‎but he could not commit as ‎
to what McDonald’s would do‎.‎
 
Mr‎. ‎Markus said that the deal with McDonald’s was kind of interesting‎.  ‎He ‎
really had no control over them‎; ‎he only had control of the property‎.  ‎They ‎
did not discuss what they would or would not do‎.  ‎Mr‎. ‎Kaltsounis said that ‎
he wished the gentleman from McDonald’s could have been there‎.  ‎Mr‎. ‎
Markus said that he actually was taking a big risk by getting the plan ‎
approved‎.  ‎He stated that McDonald’s could still walk‎, ‎and that would be a ‎
problem he would have to deal with‎.  ‎If he got Site Plan Approval‎, ‎he ‎
could go back to them‎.  ‎He had a meeting scheduled in Illinois to try to ‎
salvage things‎.  ‎They were not committed to being there until he had an ‎
approved Site Plan‎.  ‎Mr‎. ‎Drane said they were ‎95‎% ‎sure that McDonald’s ‎
would sign on‎.  ‎Mr‎. ‎Kaltsounis maintained that the way it was before‎, ‎the ‎
City would not approve it‎.  ‎Mr‎. ‎Markus said that was the situation‎; ‎
McDonald’s wanted them to get an approval‎, ‎and then they would finish ‎
the deal‎.‎
 
Chairperson Boswell said that in all the years he had been on the ‎
Commission‎, ‎he had heard one complaint about speakers at a drive‎-‎thru‎.  ‎
He did not think it would be a big problem‎.  ‎He reminded that there was a ‎
wall to buffer the neighbors to the south‎.‎
 
Mr‎. ‎Drane mentioned that they did the original building on the site in ‎
1991‎.  ‎It was monumental to him that what he built in the past was being ‎
torn down for something new‎.  ‎There were pagers at the car dealership‎, ‎
and they were not allowed to use speakers back then‎.‎
 
Chairperson Boswell opened the Public Hearing for the Conditional Land ‎
Use Recommendation at ‎8‎:‎21 ‎p‎.‎m‎.‎
 
Gretchen Komarzec‎, ‎3248 ‎Hickory Lawn‎, ‎Rochester Hills‎, ‎MI  ‎48307‎  ‎
Ms‎. ‎Komarzec stated that she lived adjacent to the property‎.  ‎Currently‎, ‎
there was an issue with a person jumping the wall from Wendy’s into the ‎
residential area and exposing himself‎.  ‎There were a lot of children in the ‎
neighborhood‎, ‎and she wanted to comment on the Ordinance for the wall ‎
size‎.  ‎She felt that the wall sizes were too low in Rochester Hills between ‎
businesses and residential‎.  ‎She asked for some better understanding of ‎
the landscape plan‎.  ‎The current wall stopped‎, ‎so the predator could go ‎
from the business into the neighborhood very easily‎.  ‎She was not sure ‎
that landscaping could reduce noise‎.  ‎She thought that it could‎, ‎and she ‎
said she would like to see if the landscape plan could be used as a buffer ‎
from the noise‎.  ‎They were also concerned about lighting and about the ‎
smell that would come from a fast food restaurant‎.  ‎She was not sure what ‎
the actual Ordinance for the walls was‎, ‎but she wished it could be ‎
considered going forward‎.  ‎There was an existing wall from the dealership ‎
that was higher than part of the wall that ran north‎/‎south‎.  ‎She wondered if ‎
the wall could be heightened to make it equal to the dealership wall‎.‎
 
Chairperson Boswell closed the Public Hearing‎.  ‎He asked Mr‎. ‎
Breuckman what the Ordinance required for walls‎.  ‎Mr‎. ‎Breuckman said ‎
that six feet tall was required‎.  ‎Mr‎. ‎Anzek noted that a six‎-‎foot wall was ‎
shown‎.  ‎Mr‎. ‎Breuckman said that he believed the wall was six feet tall ‎
along the entire perimeter of the property‎.  ‎It might be shorter for ‎
properties to the south‎.‎
 
Chairperson Boswell referred to the landscape plan‎, ‎as mentioned by Ms‎. ‎
Komarzec‎.  ‎Mr‎. ‎Drane described that there was a considerable amount of ‎
evergreens in the greenbelt‎, ‎and the idea was to keep the mature trees ‎
and supplement with additional landscaping‎.  ‎Mr‎. ‎Schroeder cautioned ‎
that some trees shown could not be planted because of utilities‎.  ‎Mr‎. ‎
Breuckman said that the trees that could not be planted were not shown ‎
on the plans‎.  ‎They were required‎, ‎but because of utilities‎, ‎the applicant ‎
would have to pay into the tree fund‎.‎
 
Chairperson Boswell advised that the lighting plan showed no light ‎
escaping the property‎.  ‎Mr‎. ‎Breuckman said that was correct‎, ‎although it ‎
was not to say that there would be no light at the property line‎.  ‎The ‎
requirement was that there would be no lights generated by the applicant’s ‎
lights‎.  ‎The pole height was ‎20 ‎feet‎, ‎so the applicant has to update the ‎
photometric plan to show pole detail‎.  ‎The photometric plan itself was ‎
compliant‎.‎
 
Mr‎. ‎Kaltsounis pointed out that there were a lot of grown evergreen or ‎
arbor vitae trees in the buffer on the other side of the wall‎.  ‎He asked the ‎
plans for the larger trees on the applicant’s side‎.  ‎Mr‎. ‎Drane advised that ‎
they would remain‎.  ‎Mr‎. ‎Burton pointed out the asterisks between the ‎
circles on the landscape plan‎, ‎which represented the existing‎, ‎mature ‎
trees‎, ‎which would remain‎.  ‎They would add trees to supplement‎.  ‎
 
Mr‎. ‎Schroeder recommended that it would be a good idea if Mr‎. ‎Markus ‎
met with the resident who spoke to talk about the problem she brought up‎.  ‎
Mr‎. ‎Markus said that he understood the resident’s concern about the wall‎, ‎
but he could only really control what was on his property‎.  ‎The resident’s ‎
concern was about the Wendy’s three parcels to the south‎.  ‎He claimed ‎
that if it was his property‎, ‎he would do something about it‎.  ‎
 
Hearing no further discussion‎, ‎Mr‎. ‎Kaltsounis moved the following ‎
motion‎:‎
 
MOTION‎ by Kaltsounis‎, ‎seconded by Hetrick‎, ‎in the matter of City File ‎
No‎. ‎12‎-‎010 ‎(‎Rochester Retail‎) ‎the Planning Commission ‎recommends ‎
to City Council‎ approval‎ of the ‎conditional land use‎ to permit two ‎
drive‎-‎through facilities based on plans dated received by the Planning ‎
Department on May ‎3‎, ‎2013‎, ‎with the following seven ‎(‎7‎) ‎findings and the ‎
following one ‎(‎1‎) ‎condition‎.‎
 
Findings for Approval‎
 
 1‎.‎     The proposed building and other necessary site improvements meet ‎
 or exceed the standards of the Zoning Ordinance‎.‎
  
 2‎.‎     The expanded use will promote the intent and purpose of the Zoning ‎
 Ordinance‎.‎
  
 3‎.‎     The proposed development has been designed and is proposed to be ‎
 constructed‎, ‎operated‎, ‎maintained‎, ‎and managed so as to be ‎
 compatible‎, ‎harmonious‎, ‎and appropriate in appearance with the ‎
 neighboring development and the planned character of the area ‎
 and the capacity of public services and facilities affected by the ‎
 land use‎.‎
  
 4‎.‎     The proposal should have a positive impact on the community as a ‎
 whole and the surrounding area by further offering jobs‎, ‎shopping ‎
 alternatives and other dining options‎.‎
  
 5‎.‎     The proposed development is served adequately by essential public ‎
 facilities and services‎, ‎such as highways‎, ‎streets‎, ‎police and fire ‎
 protection‎, ‎drainage ways‎, ‎and refuse disposal‎.‎
  
 6‎.‎     The proposed development should not be detrimental‎, ‎hazardous‎, ‎or ‎
 disturbing to existing or future neighboring land uses‎, ‎persons‎, ‎
 property‎, ‎or the public welfare and should mitigate potential traffic ‎
 impacts by eliminating curb cuts and improving adjacent ‎
 roadways‎.‎
  
 7‎.‎     The proposal will not create additional requirements at public cost for ‎
 public facilities and services that will be detrimental to the ‎
 economic welfare of the community‎.‎
  
Conditions‎
 
 1‎.‎     Planning Commission approval of the Site Plan‎.‎
A motion was made by Kaltsounis‎, ‎seconded by Hetrick‎, ‎that this matter be ‎
Recommended for Approval to the City Council Regular Meeting‎,‎. ‎The motion ‎
carried by the following vote‎:‎
Aye
Boswell‎, ‎Brnabic‎, ‎Dettloff‎, ‎Hetrick‎, ‎Hooper‎, ‎Kaltsounis‎, ‎Reece‎, ‎Schroeder ‎
and Yukon‎
9 - 
 
2013-0192
Request for Site Plan Approval ‎- ‎City File No‎. ‎12‎-‎010 ‎- ‎Rochester Retail‎, ‎a ‎
32‎,‎191 ‎square‎-‎foot‎, ‎four building retail and restaurant development on ‎5‎.‎2 ‎
acres‎, ‎zoned B‎-‎3‎, ‎Shopping Center Business and B‎-‎5‎, ‎Automotive Business‎, ‎
Parcel Nos‎. ‎15‎-‎34‎-‎227‎-‎037 ‎and ‎15‎-‎34‎-‎227‎-‎031‎, ‎Rochester Auburn Associates‎, ‎
LLC‎, ‎Applicant‎
MOTION‎ by Kaltsounis‎, ‎seconded by Yukon‎, ‎in the matter of City File No‎. ‎
12‎-‎010 ‎(‎Rochester Retail‎)‎, ‎the Planning Commission ‎approves ‎the ‎site ‎
plan‎, ‎based on plans dated received by the Planning Department on May ‎
3‎, ‎2013‎, ‎with the following five ‎(‎5‎) ‎findings and subject to the following ‎
eleven ‎(‎11‎) ‎conditions‎.‎
 
Findings for Approval‎
 
 1‎.‎     The development meets the intent and standards of the B‎-‎3‎ Shopping ‎
 Center district and the Rochester Road Access Management Plan‎.‎
  
 2‎.‎     Off‎-‎street parking areas have been designed to avoid common traffic ‎
 problems and promote safety‎.‎
  
 3‎.‎     Closure of existing access drives on Rochester and Auburn should ‎
 mitigate potential traffic impacts‎, ‎as reviewed and approved by ‎
 MDOT‎.‎
  
 4‎.‎     The proposed improvements should have a satisfactory and ‎
 harmonious relationship with the development on‎-‎site as well as ‎
 existing development in the area‎.‎
  
 5‎.‎     The proposal should have a positive impact on the community as a ‎
 whole and the surrounding area by further offering jobs‎, ‎shopping ‎
 alternatives and other dining options‎.‎
  
Conditions‎
 
 1‎.‎     City Council approval of the rezoning for the B‎-‎5‎ portion of the ‎
 property to a B‎-‎3‎ designation‎.‎
  
 2‎.‎     City Council approval of the conditional land use‎.‎
  
 3‎.‎     Addition of a typical detail on the photometric plan of the proposed ‎
 poles along with a note that the maximum mounting height for ‎
 pole‎-‎mounted fixtures is ‎20‎ feet‎.‎
  
 4‎.‎     Addition of a note on the photometric plan stating that all exterior light ‎
 fixtures will be fully shielded and downward directed with flat lenses‎.‎
  
 5‎.‎     Addition of ‎2-3‎ trees in landscape islands where no trees are currently ‎
 proposed‎.‎
  
 6‎.‎     Addition of landscape cost estimates on the landscape plans‎.‎
  
 7‎.‎     Submittal of an irrigation plan‎, ‎including irrigation of the Rochester ‎
 Road right of way‎.‎
  
 8‎.‎     Payment of ‎$9,800‎ into the City tree fund in lieu of the ‎49‎ required ‎
 trees which cannot be accommodated on‎-‎site‎.‎
  
 9‎.‎     Submittal of a cross‎-‎access easements for City review and approval‎, ‎
 and filing of the easements with the Register of Deeds prior to the ‎
 City’s issuance of a land improvement permit‎.‎
  
 10‎.‎     Address all applicable comments from other City departments and ‎
 outside agency review letters‎.‎
  
 11‎.‎      Add landscaping for traffic calming‎, ‎to be approved by Staff prior to ‎
 Final Approval‎.‎
A motion was made by Kaltsounis‎, ‎seconded by Yukon‎, ‎that this matter be ‎
Approved‎. ‎The motion carried by the following vote‎:‎
Aye
Boswell‎, ‎Brnabic‎, ‎Dettloff‎, ‎Hetrick‎, ‎Hooper‎, ‎Kaltsounis‎, ‎Reece‎, ‎Schroeder ‎
and Yukon‎
9 - 
 
Mr‎. ‎Dettloff asked Mr‎. ‎Markus the anticipated timeframe for the project‎.  ‎
Mr‎. ‎Markus said that he would like to start this year‎; ‎he was meeting with ‎
the Construction Manager and his banker the next day‎.  ‎He said that it ‎
would depend upon how fast they got in front of City Council‎.  ‎He was not ‎
sure if it would be realistic to start this year‎, ‎although he would like to get it ‎
off the ground as soon as possible‎.  ‎Mr‎. ‎Dettloff wished him good luck and ‎
thanked him for investing in Rochester Hills‎.‎
 
Mr‎. ‎Breuckman said that the applicants should be able to get on the first ‎
City Council meeting in June‎.  ‎Mr‎. ‎Hooper informed the applicants that ‎
they had done a nice job‎.‎
 
Chairperson Boswell asked how long after finishing the first three ‎
buildings Mr‎. ‎Markus would start phase two‎.  ‎Mr‎. ‎Markus said that if ‎
McDonald’s was a done deal‎, ‎they would like to start demolishing this ‎
year and perhaps get McDonald’s up and going this year‎.  ‎They would do ‎
all three buildings simultaneously‎. ‎
 
Mr‎. ‎Schroeder asked if they had any proposed tenants yet‎.  ‎Mr‎. ‎Markus ‎
advised that he was working on a few and that some were confidential‎.  ‎He ‎
stated that there was a tremendous amount of interest‎, ‎and that a lot of ‎
retailers wanted to be on that corner‎.  ‎
 
Mr‎. ‎Reece asked Staff to make sure that the resident’s comment about ‎
the “predator” was passed along to the Sheriff’s department‎.‎
ANY OTHER BUSINESS
Mr‎. ‎Kaltsounis wondered if there were any exciting programs in the ‎
hopper‎, ‎and Mr‎. ‎Schroeder asked what was going up on the Grand Sakwa ‎
(‎Adams and Marketplace Circle‎) ‎property‎.  ‎Mr‎. ‎Anzek advised that it was ‎
a Bank of America‎, ‎and that a Flagstar was also going in‎.  ‎Mr‎. ‎Schroeder ‎
asked if the hotel was going in‎.  ‎Mr‎. ‎Anzek related that they were having ‎
problems with construction details‎, ‎and the owner was doing another one ‎
somewhere else‎, ‎so he had put it on hold for now‎.‎
 
Mr‎. ‎Kaltsounis noticed that Chapman’s Mill ‎(‎Crooks and M‎-‎59‎) ‎had gone ‎
out of business‎, ‎and he asked if anything else was planned‎.  ‎Mr‎. ‎Anzek ‎
thought that a hamburger place might locate there‎.  ‎Mr‎. ‎Kaltsounis ‎
remembered the Mexican restaurant that was there before Chapman’s ‎
Mill‎, ‎and he remarked that it was going gangbusters before they lost their ‎
lease‎.  ‎
 
NEXT MEETING DATE
Chairperson Boswell rerminded the Commissioners that the next Regular ‎
Meeting was scheduled for June ‎18‎, ‎2013‎.‎
ADJOURNMENT
Hearing no further business to come before the Planning Commission‎, ‎and ‎
upon motion by Reece‎, ‎Chairperson Boswell adjourned the Regular ‎
Meeting at ‎8‎:‎40 ‎p‎.‎m‎.‎
 
 
 
 
_____________________________‎
William F‎. ‎Boswell‎, ‎Chairperson‎
Rochester Hills Planning Commission‎
 
 
 
 
_____________________________‎
Nicholas O‎. ‎Kaltsounis‎, ‎Secretary‎
Rochester Hills Planning Commission‎