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Chairperson Jason Thompson, Vice Chairperson Julie Granthen

Members:  Katherine Altherr-Rogers, Yousif Elias, Bryan Lemanski, Kelly Lyons, Michael McGunn, Dr. Richard Stamps, Charles Tischer

Youth Representative: Henry Hall

Chairperson Thompson called the Historic Districts Commission meeting to order at 7:00 p.m. Michigan time.

Katherine Altherr-Rogers, Yousif Elias, Julie Granthen, Kelly Lyons, Richard Stamps, Jason Thompson, Charles Tischer, Bryan Lemanski and Michael McGunn

Chris McLeod, Planning Manager

Kristine Kidorf, Kidorf Preservation Consulting

Janis Ferry, Historic Districts Study Committee

Jennifer MacDonald, Recording Secretary

March 14, 2024 HDC Meeting Minutes

A motion was made by Stamps, seconded by Lemanski, that this matter be Approved. The motion carried by the following vote:

Altherr-Rogers, Elias, Granthen, Lyons, Stamps, Thompson, Tischer, Lemanski and McGunn

None.

None.

Request for a Certificate of Appropriateness - File No. PHDC2024-0003 - to move the existing residence further from the road and to construct an addition at 947 E. Tienken Rd., zoned R-1 One Family Residential, Parcel No. 15-02-426-005, Designhaus Architects, Applicant

(Staff Report prepared by Kristine Kidorf dated 4-16-24, Application, Desighhaus Letter of 2-29-24, Plans dated 4-10-24, Location Map, HDC minutes of 1-11-24 and Draft HDC minutes of 3-14-24 had been placed on file and by reference became a part of the record.)

Present for the applicant was Ralph Putman, owner, and Mike Pizzola, Designhaus Architects.

Chairperson Thompson introduced this item and noted that it was a request for a Certificate of Appropriateness to move the existing residence at 947 East Tienken Road further from the road and construct an addition.  He invited the applicants to the table and requested Staff comments.

Mr. McLeod explained that earlier this week after the meeting packet was completed, Staff received plans from the applicant's architects relative to the placement of the barn.  He noted that this has been a source of conversation over the years with its proximity to Tienken Road.  He stated that this portion of the request would have to be handled by the Commission either as a continuation of this discussion at a future date or as a whole separate application.  He explained that Staff feels that it should be a part of the whole approach to the site; and noted that Ms. Kidorf already had her staff report completed and packets had been sent out by the time the plans arrived.  He suggested that the Commission could discuss them today.

Chairperson Thompson noted that he had big concerns not having the barn as a part of this request, and he commented that he was glad to hear there was movement on that issue.  He stated that his preference would be for the Commission to hold off until there is a whole packet; however, he invited the applicants to address their changes, or comment on what they are looking at for the barn.

Mr. Putman stated that the barn is completely on the right-of-way and is not on his property.  He expressed concern that he could spend a lot of money on the barn and the Road Commission might want to tear it down.  He added that he wanted to know who is liable for the barn because it is getting into poor shape and is right next to the road.  He noted that something needs to be done to the barn sooner rather than later.  He commented that he cannot go on with the project without a complete plan for a garage or some sort of parking inside, as it is too much money.  He stated that he is trying to save the house, but it is so close to the road.

Mr. Pizzola stated that with the house being moved and an addition constructed, there is no garage proposed.  They intend to move the barn on the property the best they can and utilize it for parking.  He discussed that they do not want to attach it to the house, but noted that then it becomes a question of being an accessory structure and would present challenges meeting setback requirements with an accessory structure in the front yard.  He asked if the 

Board might have the opportunity to waive the dimensional variance or if they would have to go before the Zoning Board of Appeals (ZBA) for a variance.  

Mr. McLeod reviewed the plan that was submitted, noting the current location of the barn and the proposed location; and he stated that the architect is correct that it would be a conflict with the Zoning Ordinance regarding accessory structure in the front yard.  He pointed out that in speaking with Ms. Kidorf, there was an occurrence in 2010 in the Winkler Mill District where there was an accessory structure on a vacant piece of property that was moved.  He commented that while he cannot speak for the ZBA, this is a very unique situation; and one of the ZBA's missions is to decide on a case-by-case basis whether there are unique circumstances or practical difficulties.  He pointed out that this is a historic structure within the road right-of-way; and moving it would maintain essentially the same relationship pushed back.  He added that the ZBA would have to chime in on the matter and he would also bring the Building Department into the discussion to determine what their stance would be.

Chairperson Thompson asked whether the order would be to consider a Certificate of Appropriateness and then go before the ZBA, or for the HDC to wait to see what Building, Planning and the ZBA decides.

Mr. McLeod responded that the normal protocols for a Planning item would be for the ZBA to go first, then the Planning Commission if it is a non-historic property.  He commented that he would imagine the same sequence would apply here.  He suggested that the HDC could provide some guidance in terms of what they feel is appropriate from their perspective while not making an official decision.  Then it would move to the ZBA, and if successful or even not successful, it would come back to the HDC.

Mr. Tischer stated that he sits on the ZBA, and would say on first glance that there is a practical difficulty and a unique circumstance in that it is sitting in the right-of-way.  He commented that while there are multiple members on the ZBA, there are a number of factors that check the boxes for him personally as being a practical difficulty. 

Mr. Pizzola noted that when digging into the portion of the home that was going to be removed, Mr. Putman found that the flooring is actually in good shape and he stated that they want to try to save some of that floor and incorporate it into the new as best as they can.

Mr. Putman explained that the rear portion of the house was very unique and had a hand hewn beam around the top and bottom, and the joists are a beautiful white oak.  He noted that the structure and roof is really bad and he was just going to try to save the beams and four joists.

Mr. Pizzola added that new windows would be used to match and the new addition would be what is proposed.  He noted that with the change of the barn and the new circumstances they would come back with new renderings and an updated plan set.

Dr. Stamps asked if the applicant should withdraw or the HDC vote to postpone 

or deny, as it sounds like there will be changes.

Mr. McLeod responded that with the new information presented, the application will continue to evolve; therefore, it would be a simple postponement.

Dr. Stamps and Mr. Putman discussed the nature of the hand hewn beams and floor boards, and how that section was originally constructed.  Dr. Stamps thanked Mr. Putman for wanting to save, preserve, and protect this unique structure.  He mentioned a couple of structures, one on Woodward by Lone Pine, and Hunter House in Birmingham, noting that they have big verticals and there are not too many of those structures left.  He commented that anything the Commission can do to help preserve this would be smart; and he added that it is not just a farmhouse but a farm stead with barn, corn crib, and chicken coop.

Ms. Lyons commented on the rendering showing the new locations and roof lines, and commented that she would also like to see it from the other side.  She stated that she would support moving the barn back, which while they could not approve, they could comment that it is appropriate and she would vote to support that.

Mr. Putman mentioned that there is a big walnut tree and a historic shed in proximity that he would not be sure how close he could get to.

Ms. Lyons commented that they will need a more detailed site plan once they have all the information that shows what trees will have to come out.

Chairperson Thompson commented that they are making progress.  He stated that the remaining details need to be figured out, ZBA issues sorted out and Building consulted.  He noted that he could agree with Commissioner Lyons that he could support this and they are moving in the right direction. 

Mr. Tischer stated that he would echo his colleague's comments that they are moving in the right direction; and suggested from a ZBA viewpoint that they try to limit the number of variances needed to help their situation.

Mr. Putman mentioned that the when the house was restored or redone in the 1960s, much of the interior was torn out, and they are just trying to save beams, vertical boards and floor joists.  He and Mr. Pizzola invited the Commissioners to come out for a visit.

Ms. Altherr-Rogers asked if Mr. Putman was considered the owner of the barn.

Mr. Pizzola stated that he would have Reichert survey to dig deeper into this; he commented that he assumed that the original property went to the center line of the road.  He asked if there was anything that could be available funding-wise, grants or historical preservation credits that might help cover the cost of some of this work.  

Ms. Kidorf responded that there is a State Historic Tax Credit; however, she did not know if it would be available in this instance because there would be a move 

and an addition.  She stated that in her mind it would meet the Secretary of Interior Standards, but she did not know if it would meet the standards in the State Historic Preservation Office's mind as they are pretty strict and getting stricter by the second.  She explained that most of the grants are for nonprofits, and are unfortunately not for private homeowners.  She suggested that Mr. Putman explore online what may come up.  She asked if the HDC decided to postpone the application, whether they would have the materials ready to come back for the June meeting.

Mr. Pizzola responded that Reichert may be four to six weeks out, so they would most likely need more time.

Ms. Kidorf stated that the HDC needs to be careful of the 60-day rule; and suggested that the applicant agree in writing to a full postponement to a later date or they could withdraw the application and come back with a full application.

Chairperson Thompson added that they would still need to go to the ZBA first.

Ms. Kidorf stated that she would suggest withdrawing the application for now and resubmitting with a more complete application when ready.

Extensive discussion ensued as to whether to act on this submission as part one or to wait for a full packet as the plans may change.  Mr. Putman stressed that he was trying to get things going as quickly as he can because he needs to get the roof replaced on the original to make it more sound and not leak.

Ms. Kidorf noted that she did not want to see vinyl siding on the moved part of the wing and wanted to see the wood siding carried over for all parts of the house that are moved.  As such, she suspects it will look different in the renderings.  She noted that there were also questions on whether the roof of the one-story portion would stay the same as the whole roof; or if the profile would change to accommodate the full-width front porch. She stated that they just do not have enough information.

Ms. Lyons stated that she would like to see the whole package, especially since changes are being discussed.  She commented that one thing that has not been said yet tonight is the first submission was for a very large house, and she feels the new design incorporates the Commission's feedback very well.  She thanked the applicant for doing an amazing job.  She stated that there are a lot of moving pieces giving her concern in thinking about a vote today.

Mr. Tischer asked if they might be prepared to come back in June with new renderings for the house itself and the barn would have to wait for the ZBA.

Mr. McLeod stated that he would not have an issue if they came back in June with changes being made, and the barn in its current location.  

Dr. Stamps suggested that he had some questions regarding the roofing, vinyl siding and windows, and asked if that should be discussed tonight.  He commented that the vinyl siding does not go well.  

Discussion moved on to the siding, windows and chimney for the original one-and-a-half story.  Ms. Kidorf also noted that it is proposed to reuse the original siding as best as possible and pointed out that the drawings show vinyl windows.  She stated that the windows should be wood, and original windows kept if they are repairable.  She added that there was a proposal for cementitious trim board soffit and fascia, which is also not appropriate and should be wood.  She noted that this should be the same for the one-story portion since that is now being moved and should have wood siding and windows.  She stated that the cedar or wood shingle roof has deteriorated beyond repair and the Commission should determine whether they will accept an asphalt shingle that looks like a wood shingle; and she commented that she would recommend that this is probably fine in this instance.  She discussed siding on the addition which is proposed to be vertical board and batten and cementitious siding, which she thinks is compatible and shows that it is an addition to the original house, along with the use of new materials for the porch columns all a part of the addition.  She suggested that it would be her recommendation for the foundation of the 1-1/2 story any of the rubble or stone on the existing be salvaged and used to face the new concrete or concrete block. 

Chairperson Thompson stated that the proposed conditions Ms. Kidorf just reviewed would have to be included for him to move forward.  He noted that he wanted to emphasize that this is going in the right direction, and he would fully support postponing.

Mr. Tischer moved a motion to postpone the request for certificate of appropriateness and direct the applicant to come back with updated plans as discussed in the meeting this evening.  The motion was seconded by Mr. Lemanski.  

After calling for a roll call vote, Chairperson Thompson announced that the motion passed unanimously. 

Ms. Kidorf noted that submission should be by made May 28th and include the barn in order to have enough time to make the next meeting.

A motion was made by Tischer, seconded by Lemanski, that this matter be Postponed. The motion carried by the following vote:

Altherr-Rogers, Elias, Granthen, Lyons, Stamps, Thompson, Tischer, Lemanski and McGunn

Resolved, in the matter of File No. PHDC2024-0003, that the Historic Districts Commission POSTPONES the request for a Certificate of Appropriateness for moving of the house back from the road and constructing an addition as proposed at 947 E. Tienken Road, Parcel Identification Number 70-15-02-426-005, to allow the applicant to come back with updated plans as discussed in the meeting this evening.

Chairperson Thompson noted that the Commissioners received information regarding historical markers.

Mr. McLeod stated that Janis Ferry, new member on the Historic Districts Study Committee, brought forward an idea of whether the City wanted to initiate a placard or historical plaque program.  She had mentioned to Staff that a number of communities do this and wanted to bring forward information from those communities.  This is being brought to the HDC as a general discussion or informational item to get the conversation rolling.  

Ms. Ferry displayed a plaque that was previously placed on a home on Tienken in the historic district when it was Avon Township, and would like to propose that the Committee create a plaque for Rochester Hills that would be inclusive of all homes and properties in the district, regardless of age.  She reviewed the information she provided to the Commissioners, noting that Rochester's requirements are for homes 50 years or older.  She mentioned that the State of Michigan's plaques are for 100 years or older.  She commented that after reading that people wanted to stay in the Winkler Mill District, she would suggest that it would be inclusive of all properties within the district.

Ms. Lyons commented that it would be great if they could get all of the designated properties to be labeled so potential home buyers are immediately aware of the district status.

Dr. Stamps concurred, and stated that he was not sure that everyone could afford a price of $250 as that is paid by the homeowner.

Ms. Ferry responded that she has seen homeowner contribution of as little as $75 and as much as $400.

Mr. Tischer asked if signage such as this might violate any ordinance regulations.

Mr. McLeod stated that he would think not; however, a provision could be included in the Ordinance that exempts historical markers.

Chairperson Thompson stated that he thinks it is a great idea, but would have to think about if from the perspective of the homes in the contiguous district that are non-contributing.

Mr. Tischer added that he would not want the marker to be too large.

Mr. McLeod suggested that a slight deviation could be made for contributing or non-contributing homes such as color or other distinguishing factor on the sign.

Mr. McGunn commented that it would be optional at the owner's cost.

Funding possibilities were discussed for any properties coming before the HDC for improvements.

Mr. McLeod stated that the HDC should discuss whether it wants to go down this road; and then the design would dictate the cost.  The question would then become how the program would get implemented.  He reiterated that tonight's 

discussion was a generalized conversation to get the ball rolling.

Chairperson Thompson stated that he would be in favor of exploring it.  He asked Ms. Kidorf if she had anything to add of her experiences with other communities.

Ms. Kidorf stated that she works with the City of New Baltimore, and they have a historic plaque program.  Their Commission approves the plaques, and as people apply they must show evidence of the date their house was constructed.  She added that it is not an elaborate plaque.

Chairperson Thompson asked if there was a general consensus to explore this further.

Dr. Stamps stated that anything that will encourage awareness of the fact that there is a historic district, or provide an increased sense of pride is worth exploring.

Mr. McLeod stated that the next step would be to place this back on an agenda and have further conversation on how this could be applied.  He noted that at some point City Council would have to take a peek at the idea.

Chairperson Thompson added that he would like it to be part of the discussion whether to open it to any designated property within the City, not just within the districts.  

Funding was discussed.  Mr. McLeod noted that the discussion with Council would be easier if funding ideas were presented.  He stated that step one would be to determine who would qualify, how many, and what the sign would look like.  That would also begin to dictate price and dollars.  

Ms. Altherr-Rogers asked if there was any record of how the Avon Township plaques were funded or given out.

Mr. McLeod stated that he would explore that; however, the records may not go back that far.

Ms. Kidorf suggested talking to Pat McKay.  She also suggested an ad-hoc committee of commission and committee members so Ms. Ferry might be able to participate in the discussion.

Chairperson Thompson noted that the HDSC cannot do anything without the direction of Council as it would be outside of the Committee's scope.

Mr. McLeod stated that there should not be a quorum of either the HDC or HDSC participating. 

Vice Chairperson Granthen suggested to ask the Rochester-Avon Historical Society if they would consider providing a grant for any signs.

Chairperson Thompson asked for HDC volunteers, and asked if Ms. Ferry was 

interested in participating.  She indicated she was, and he noted that Ms. Lyons and Ms. Ferry would work together and craft a plan along with a policy and procedure on how to move forward to bring back to the HDC.

Mr. McLeod stated that there should be a plan, policy, and funding suggestion for the HDC and Council to approve.  

Chairperson Thompson stated that he looked forward to seeing what Ms. Lyons and Ms. Ferry come up with and hopes it can move forward.

Dr. Stamps asked whether there had been information gathered regarding the total number of structures in Rochester Hills, and how many were historic.

Mr. McLeod stated that he did not have a full number yet, and would ask if he also wanted full properties or accessory structures as well.  He commented that it is just about 100 properties.  He stated that he did not have information on total structures and would see if the Assessing Department could pull that data.  He questioned what structures to include.

Dr. Stamps responded that he wanted houses, barns, or detached garages; and stated that a good definition would be building permits.

He asked if there was any update on the Lorna Stone house on Adams.

Mr. McLeod responded that he sent a note to the contact at Priya and has not heard back.  As they did not respond their site plan is null and void at this point.  He mentioned that there has been no transfer of the property.  He noted that if something begins to happen with the structure, the City can step in and tell them to ensure that the building remains viable.

Vice Chairperson Granthen stated that she wanted to alert the HDC that there are a lot of upset neighbors about the O'Neill-Pottery location on Crooks.  She asked how a building for 12 could be constructed without the City knowing as opposed to a six-person facility.  

Mr. McLeod noted that Staff have fielded a number of phone calls as well.  He explained that the owner is the same as originally came through previously.  He stated that there are actually eight bedrooms.  He noted that their license is for up to six residents, and if the extra rooms were used for other purposes, the City and it's Building Department could not do anything.  He stressed that the Planning Commission and City Council will review the request as a brand new application.  He stressed that as if it is a six-and-under license, it is deemed by the State as a single family residence in the eyes of the law.  He added that anyone has the right to bring that application forward, whether it is for that property or any other within the city.  He stressed that the Building Department approved plans but it was not from the premise that it was a 12-person facility; it was a six-person licensed residential facility.  He stressed that the purpose of the condition use is to review the proposal to ensure that it fits within the surrounding character of the area.  He stated that the Planning Commission and City Council will take that on starting in a couple of weeks.

He commented that one of the things that will come up is the barn.  If promises were made relative to restoring a barn and that has not happened, that concern should come up and be a part of the conversation. 

Discussion ensued that part of the certificate of appropriateness that was approved was based on maintaining and caring for the barn.

Mr. McLeod noted that presentation of the Earl Borden Award will be at the May 20th City Council Meeting and invited anyone from the Commission to attend.  

- June 13, 2024 Regular Meeting

There being no further business to discuss, it was moved by McGunn, seconded by Lyons, to adjourn the meeting at 8:21 p.m.

Minutes were prepared by Jennifer MacDonald.

Minutes were approved as presented at the August 8, 2024 Regular Historic Districts Commission Meeting.

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Jason Thompson, Chairperson