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Rochester Hills
Minutes - Final
Police and Road Funding Technical 
Review Committee
Don Cline, Jr., John Dalton, Dale Hetrick,
Tim Jacobson, Walter Johnson, Nancy Soisson, Ted Zellers
Council Members:  Greg Hooper, Michael Webber
Youth Member:  Ishan Patel
6:00 PM
1000 Rochester Hills Drive
Wednesday, June 9, 2010
CALL TO ORDER
Chairperson Cline called the Police and Road Funding Technical Review 
Committee meeting to order at 6:07 p.m. Michigan Time.
ROLL CALL
 
Greg Hooper, Tim Jacobson, Don Cline, Walter Johnson, Nancy Soisson 
and Michael Webber
Present
6 - 
John Dalton, Dale Hetrick and Ted Zellers
Absent
3 - 
PUBLIC COMMENTS
None.
Others Present:
C. Neall Scroeder
Jamie Smith, Media Specialist
APPROVAL OF MEETING MINUTES
2010-0246
Approval of Meeting Minutes - May 5, 2010
050510 Minutes.pdf
050510 Minutes.pdf
Resolution.pdf
Resolution.pdf
Attachments:
 
Postponed.
Resolved, that the Minutes of the Police and Road Funding Technical Review Committee 
meeting held on May 5, 2010 be approved as presented.
DISCUSSION ITEM
2010-0063
Police and Road Funding Discussion
Police Road Recom 030711(1)(1).pdf
Police Road Recom 030711(1)(1).pdf
Rochester Hills Road Video outline (3).pdf
Rochester Hills Road Video outline (3).pdf
Rochester Hills Road Video outline-tlz-dah - r1 (3).pdf
Rochester Hills Road Video outline-tlz-dah - r1 (3).pdf
Rochester Hills Road Video outline-tlz-r1 (2).pdf
Rochester Hills Road Video outline-tlz-r1 (2).pdf
2010_PQI_Map_Locals.pdf
2010_PQI_Map_Locals.pdf
Gravel_Roads.pdf
Gravel_Roads.pdf
Street_Jurisdiction (2).pdf
Street_Jurisdiction (2).pdf
Assesrol.xls
Assesrol.xls
CC MTG_1994-01-25.pdf
CC MTG_1994-01-25.pdf
Decling Rate Methodology_1988-02-24.pdf
Decling Rate Methodology_1988-02-24.pdf
Flyer from 1998.pdf
Flyer from 1998.pdf
Local Rd Guidelines_1993-02-03.pdf
Local Rd Guidelines_1993-02-03.pdf
Local Rd Improvement Policy_1998-04-29.pdf
Local Rd Improvement Policy_1998-04-29.pdf
Local Rd Improvement_1998-05-08.pdf
Local Rd Improvement_1998-05-08.pdf
Local Rd Policy Purpose and Intent_1998-05-08.pdf
Local Rd Policy Purpose and Intent_1998-05-08.pdf
Paving Gravel Stds_1998-04-29.pdf
Paving Gravel Stds_1998-04-29.pdf
Questions_Local Rd Forum_1997-05-14.pdf
Questions_Local Rd Forum_1997-05-14.pdf
Road Repair Costs.xls
Road Repair Costs.xls
SAD Apportionment Ltr_1990-05-23.pdf
SAD Apportionment Ltr_1990-05-23.pdf
SAD Checklist.pdf
SAD Checklist.pdf
SAD Info_Jan-2001.pdf
SAD Info_Jan-2001.pdf
SAD Practices in MI_1994.pdf
SAD Practices in MI_1994.pdf
2010 Survey SAD.pdf
2010 Survey SAD.pdf
Preliminary Millage Forecast #2.pdf
Preliminary Millage Forecast #2.pdf
Spreadsheet Sorted by CC Ranking.pdf
Spreadsheet Sorted by CC Ranking.pdf
Spreadsheet Sorted by Area.pdf
Spreadsheet Sorted by Area.pdf
Spreadsheet Sorted by Timing.pdf
Spreadsheet Sorted by Timing.pdf
Spreadsheet Sorted by No Action Needed.pdf
Spreadsheet Sorted by No Action Needed.pdf
Purpose and Charge.pdf
Purpose and Charge.pdf
Mayor's memo w attachments.pdf
Mayor's memo w attachments.pdf
Attachments:
Chairperson Cline began the discussion noting that the Committee has to 
finish the Educational Program Brochure (brochure) this evening to meet the 
deadline requirements for the printing, copies and delivery to the mail 
distribution center.  He noted that Member Johnson had sent an e-mail with 
some questions regarding language contained in the brochure.  He stated that 
the Committee's next goal would be to prepare the outline and the video to be 
distributed on the City's cable and the Educational Program web site.  He 
suggested that Member Johnson discuss the questions he has regarding a 
portion of the brochure.
 
Member Johnson commented that he did not think the Committee had clarified 
the purpose of the expiring millage.  
 
Discussion between members of the Committee ensued regarding how best to 
clarify the language contained in the brochure.  Agreement was reached by the 
members that language stating that the expiring millage was related to park land 
purchase and acquisition.  
 
Member Hooper commented that he had forwarded the e-mail regarding the 
proposed clarification of the expiring millage to the City Attorney for his approval 
and had received that approval.
 
The Committee Members then discussed the steps to have the brochure 
printed including the color and format so that labels could be attached to the 
actual brochure.  The mail distribution facility could then finalize the brochure for 
mailing.  It was determined by the Members to have approximately 10,000 
brochures printed, sent to the Absentee Voters and distribute the remaining 
brochures to as many voters as possible.  
 
Member Hooper stated he is a resident of the City and asked fellow City 
residents Mr. Schroeder and Mr. Smith their opinions as to the informational 
content of the brochure.  
 
Mr. Neall responded that in his experience with the City, it has always been an 
uphill battle with anti-tax citizens.  He stated that this is an important issue worth 
the effort.
 
Mr. Smith commented that the brochure information is pretty dry and probably 
would go over the heads of 90% of the people.  He suggested that perhaps there 
would be a way to humanize it to make it more understanding for people.  He 
asked when the print deadline would be.
 
Member Hooper responded that the Committee Members should have the 
completed brochure before the Absentee Voter ballots are distributed, 
approximately July 1st which would include the Absentee Ballots being sent to 
the City's residents serving in the military.
 
Mr. Smith asked if he could take the current factual brochure format and 
content and work on it to make it more palatable to the general audience.
 
Member Johnson stated his concern that the current draft of the brochure is a 
good informational piece, that he does not want it 'dumbed down' and that his 
initial desire had been to distribute the Educational Program through the City's 
schools. 
 
Mr. Smith responded that his intention was to put the information in 
understandable terms that people could relate to.
 
Member Johnson suggested that perhaps Mr. Smith could do that on the video 
and website information.
 
The Committee Members concurred that a reference directing people to the 
video and website information should be inserted into the brochure.  The 
Members discussed the purpose of the picture on the brochure and how it could 
best draw people's attention to the similarity of the conditions of their residential 
streets.  Discussion then turned to effective use of bullet points to alert 
residents to the seriousness of the condition of the City's roads.  The Members 
discussed the difference between informing the residents of the City's 'clean' 
audit reports, efficient operations of the City and that people will still believe what 
they want to believe.
 
Member Johnson discussed a blog from another City and Chairperson Cline 
commented that many people can blog without being factually correct.  
Chairperson Cline stated that the Committee's proposed article in the Post, 
the City's Herald newspaper and the brochure would be the best way to reach 
the City's residents.
 
Mr. Smith concurred stating that different people accept information in different 
ways.
 
Member Soisson noted that it would be a good point to inform residents that the 
City's tax millage is low in comparison to other cities.
 
Member Hooper suggested that he would like to forward the revised brochure 
to the City Attorney for approval after Mr. Smith has made his revisions.  He 
cautioned that the revisions would have to be minor otherwise the brochure 
project would be paralysis by analysis.
 
The Committee then concluded that the brochure finalization deadline should be 
by the end of June to allow time for the City Attorney to review it, the print and 
mail facilities to process it, and to allow for sufficient distribution time.  
Discussion then moved to the two draft versions of the outline for the video 
presentation that were in circulation.  
 
Member Soisson then inquired as to the status of discussion of a potential 
parks millage which could provide relief to the operating fund.
 
Chairperson Cline stated that the Committee could add that item to the list if it 
is the consensus of the Committee to do so.
 
Discussion then turned to the material to be highlighted in the informational 
video to be televised on the City's cable and possibly as a link in the website.  
The Committee and Mr. Smith set a deadline of Monday, June 14, 2010 for 
taping the video and for its subsequent review and approval.  The Committee 
concluded that the first video airing would be at the League of Women Voters - 
Candidate Forum, during the break in between the candidates for State Senate 
District 12 and County Commissioner Districts 11 and 12.  Committee 
Members made arrangements with Mr. Smith for participation in the creation of 
the informational video.
 
The Committee Members discussed that it would be necessary to schedule the 
next meeting in the event the ballot question does not pass.  Member Hooper 
explained that it would give the Committee time to make its presentation to City 
Council for inclusion on the November ballot.
ANY OTHER BUSINESS
None.
NEXT MEETING DATE
Wednesday, August 4, 2010 - 6:00 p.m.
ADJOURNMENT
There being no further business before the Police and Road Funding Technical 
Review Committee, Chairperson Cline adjourned the meeting at 7:25 p.m.
 
 
 
____________________________________
DON CLINE, JR., Chairperson
 
Prepared by Christine A. Wissbrun
Administrative Secretary, City Clerk's Office