Community Development & Viability 
Committee
Rochester Hills
1000 Rochester Hills 
Drive
Rochester Hills, MI 48309
(248) 656-4660
Home Page:  www.
rochesterhills.org
Minutes
Ed Anzek, Bryan Barnett, Scott Cope, Frank Cosenza, Barbara Holder, Jim Duistermars 
Sahar Emambakhsh, Michael Kaszubski, Roger Rousse, Ann Ruggiero, Kathryn Tignanelli
5:30 PM
1000 Rochester Hills Drive
Wednesday, July 7, 2004
 SPECIAL JOINT MEETING WITH FINANCIAL SERVICES COMMITTEE
 Donald Atkinson, Bryan Barnett,  John Dalton, Kurt Dawson, Rajeev Gudipati,  
Melinda Hill, Julie Jenuwine, Lang Liu, Lee Zendel
CALL TO ORDER
Chairperson Barnett called the joint meeting to order at 5:30 PM
ROLL CALL
Bryan Barnett, Barbara Holder, Frank Cosenza, Michael Kaszubski, Melinda Hill 
and Lee Zendel
Present:
Jim Duistermars, John Dalton and Donald Atkinson
Absent:
CDV Non-Voting Members Present: Ed Anzek,  Ann Ruggiero 
 
CDV Non-Voting Members Absent:  Scott Cope, Roger Rousse, Sahar Emambakhsh,  
and Kathryn Tignanelli
 
FS Non-Voting Members Present: Kurt Dawson and Julie Jenuwine
 
FS Non-Voting Members Absent:  Rajeev Gudipati and Lang Lui
 
Others Present:  Mayor Pat Somerville; Former Mayor of Livonia, Jack Kirksey; Bill 
Costick, Orchard, Hiltz & McCliment; Mark Nottley, Rehmann Robson; Scott Hummon, 
Rochester Hills resident
UNFINISHED BUSINESS
2004-0469
Recommendation from Community Development and Viability Committee 
regarding Local Road Millage Initiative
081804 Agenda Summary.pdf; Local Street Millage Ballot Language.pdf; 
071404 Agenda Summary.pdf; RR Public Education Inititiative Outline & 
sample timeline 052704.pdf; 3.2 Mils - 10 yr w/o MRF transfer.pdf; 3.08 
Mils - 10 yr w/o MRF transfer.pdf; Residenti
Attachments:
Chairperson Barnett stated the purpose of the meeting was two-fold; (1) to receive the 
Final Report  from Rehmann Robson, and (2) to hear a presentation regarding Livonia's 
successful 2002 road millage campaign.
 
(1)  Evaluation of Funding Strategies for Local Road Reconstruction and Maintenance 
Final Report.  
 
Mr. Nottley from Rehmann Robson, gave a brief synopsis of the Final Report which was 
distributed to committee members.  The report contained the following sections:
 
*  Section I, the Executive Summary, contained the following goals:
 
    -  Determine the precise needs of the local streets network and related costs
 
    -  Evaluate all available funding options and agree on an appropriate mix
        of revenue - possibly to include a dedicated local streets millage
 
    -  Outline an approach for educating the public regarding the needs of the
        local streets system and the need to move quickly to address a growing
        problem that will affect quality of life, and potentially, residential property
        values
 
*  Section II, the Overview of the Local Roads Issue 
 
*  Section III, the Evaluation of Local Road Needs and Related Financial Requirements, 
included the following highlights: 
 
    -  The Pavement Management System (PMS) was used to analyze
         residential street conditions
 
    -  Twenty-five percent (25%) of residential streets are classified as in poor
         condition
 
    -  An estimated $103 million is needed for residential street over the next ten
        (10) years
 
*  Section IV, the Evaluation of Funding Options, contained the operating loss over the 
next ten (10) years due to cut backs of ACT 51 monies
 
    -  Rochester Hills has the lowest millage for city services when compared to
        other cities of the same population
 
Section V, the Outline for a Public Education Strategy, contained the following:
 
    -  Appoint a project manager
    -  Clearly define legal parameters
    -  Commission a community attitudinal survey (optional)
    -  Develop a specific public education message
    -  Develop an initial public education kit
    -  Develop a specific public education activities plan
 
Mr. Nottley stated the Final Report completed Phase I of the consulting services for the 
City.  Phase II would consist of Rehmann Robson providing marketing services, which is 
at the City's discretion.  However, Rehmann Robson will design a brochure as a gratis 
service.  
 
Chairperson Barnett thanked Mr. Nottley for the synopsis of the Final Report and 
opened the floor for discussion.  The recommendation made at the June 24, 2004 joint 
meeting of CDV and FS will move forward to City Council along with the Final Report at 
a Special City Council Meeting scheduled for July 14, 2004.
 
(2)  Livonia Experience 2002 
 
Mayor Somerville introduced Mr. Bill Costick, an engineer from Orchard, Hiltz & 
McCliment and Mr. Jack Kirksey, the former Mayor of Livonia.
 
Mr. Kirksey distributed various handouts regarding Livonia's successful road millage 
campaign conducted in 2002 (electronically attached to Legislative File #2004-0469) 
and explained their millage campaign which included the following:
 
*  Livonia was faced with the same situation as Rochester Hills and had the lowest 
millage of any city in Wayne County
 
*  Livonia has had two (2) years of experience with the implementation of their road plan; 
it is going very well
 
*  Livonia has the third (3rd) highest SEV in the State of Michigan; to levy a mil yields a 
great deal of money
 
*  Livonia launched a millage campaign in a two (2) month period prior to a primary 
election
 
*  Livonia wrestled a long time about the actual millage amount and ended up with .89 
mils for a ten (10) year duration; the amount also included replacing sidewalks and city 
trees due to damage
 
*  Millages can be passed at either a Primary or a General Election, but a Primary 
Election would be the preferred time to place a millage on a ballot
 
*  Livonia had a strong consensus from the "major players" such as the mayor, city 
council and citizens groups.  They were comfortable with it and really believed in it 
 
*  Livonia has a sixty percent (60%) residential base and a forty percent (40%) 
commerical base
 
*  Livonia preached a two-fold message to residents: that there were "two (2) major 
players in town" - the residents and the business community.  They tried to make the 
businesses, who are the corporate citizens, feel valued rather than always hearing 
complaints about truck traffic or noise, etc. 
 
*  Livonia conducted the following promotional activities:
 
    -  Editorial Boards - went to them early and sold them on the reasons for
        launching the millage campaign (an example of a positive editorial was
        included)
 
    -  Civic Associations, Senior Citizens and Other Public Meetings - attended
        many throughout the community
 
    -  City-wide Newsletter - mailed to 45,000 households and businesses that 
        zeroed in on information rather than trying to promote a "yes vote" on the
        millage
 
    -  Local TV - created three (3) one-half hour presentations on roads that
       zeroed in on information rather than trying to promote a "yes vote" on the
       millage
 
    -  Council meetings - Mayor Kirksey would have an "audience
        communication" and provide an update on a weekly basis
 
    -  Block Parties, etc. -  communicated with people on a "grass roots" level 
 
*  Livonia conducted Surveys that included the following:
 
    -  Volunteer callers that conducted the phone survey were residents who
        lived on various types of streets (asphalt, concrete, poor condition,
        excellent condition).  They were given a detailed explanation of the results
        of the scientific road survey including the implications of the whole financial
        picture with the goal of getting them involved as citizens who would do
        something about it   
 
    -  Volunteer callers asked residents specific questions to determine the
        position of public support and to talk one-on-one with people during the
        phone survey
 
*  Livonia solicited feedback from the volunteer callers who conducted the phone survey   
 
*  Residential streets were listed on a web site with an index from the scientific road 
survey, so residents and businesses could see what kind of repair or attention would be 
promised to their particular road 
 
*  Livonia formed a committee that was headed by an upstanding citizen known for 
bringing people together and selling ideas.  Duties and obligations were explained along 
with a calendar and a budget.  The campaign budget was approximately $7,000.00 
which included newsletters, letters to editors and an organized letter writing campaign 
with assigned topics.  The goal was to achieve a constant flow of letters each week.  
The millage passed by fifty-three percent (53%)  
 
*  Livonia's campaign committee never met at their city hall or used their city phones 
which is extremely important to adhere to the law regarding this issue
 
Chairperson Barnett thanked Mayor Kirksey for his presentation and the
opened the floor for questions which resulted in the following discussion:
 
*  Livonia spent approximately one (1) year conducting surveys, gathering data and 
selling people on the millage idea; the actual millage campaign was started two (2) 
months prior to a primary election
 
*  A campaign that becomes too extenstive time-wise loses its momentum and the 
urgency which needs to be there
 
*  Livonia developed the campaign committee in two (2) phases:  
 
    -  Phase 1 consisted of soliciting residents to become part of an exploratory
       committee regarding the road conditions
 
    -  Phase 2 consisted of asking those in the exploratory committee to become
       part of the millage committee which then became a citizens advisory
       committee 
 
    -  The advisory committee continues to meet with the professionals, i.e. road
        engineers, etc. and select the roads that will receive repairs one (1) year in
        advance 
 
*  Livonia did not give specific finish dates of when residents' roads would be repaired; 
they clarified that by saying "sometime within the ten (10) year period
 
*  Livonia tried to increase their SADs, and even thought the process works, it is such a 
cumbersome and slow moving process that it could never catch up with the rate of road 
deterioration
 
*  Mayor Kirksey and his office organized the majority of the campaign and developed 
most of the materials, etc.  because he has had a lot of experience regarding millages.  
However, there was solid support from Livonia's City Council for the millage and when 
talking to various groups, etc. 
 
*  Livonia used a list of residents from their Clerk's Office who voted at the last four (4) to 
five (5) primary elections, to determine if the street on which they resided needed 
repairs and targeted them for support
 
*  Even though Livonia residents and businesses are traditionally supportive of millages, 
they also have aggressive anti-tax groups.  Livonia asked their anti-tax groups for a plan 
to repair roads if taxes were not raised, as well as, explaining that property values are 
directly related to the condition of the streets in front of their residences or businesses
 
*  Livonia's road repair needs should not be nearly as great ten (10) years from now 
because part of the millage was for maintenance that was not being performed.   
 
*  Livonia's $7,000 budget for mailing flyers, etc. was from private money collected.  The 
newsletter was used twice and was a budgeted expense dedicated for educational 
materials
 
*  It was suggested that it would be very beneficial to place the millage proposal 
describing which roads will be addressed on an easel board at the local library for 
people to view because people who use libraries tend to vote
 
Chairperson Barnett and the Committee members thanked Mayor Kirksey for his very 
informative presentation.
Discussed
Enactment No: RES0279-2004
ANY OTHER BUSINESS
There was none presented.
NEXT MEETING DATE
Joint Meeting - Thursday, July 22, 2004 - 5:30 PM
ADJOURNMENT
There being no further business to discuss, Chairperson Barnett adjourned the meeting 
at 6:55 PM
 
Minutes prepared by Denise Mertz.
Minutes were approved as presented at the September 23, 2004, Joint Community 
Development & Viability/Financial Services Committee Meeting.