Image
1000 ‎Rochester Hills Dr‎. ‎
Rochester Hills, MI ‎
48309‎
(‎248‎) ‎656‎-‎4600‎
Home Page‎:  ‎
www‎.‎rochesterhills‎.‎org‎
Rochester Hills
Minutes
Planning Commission
7:00 PM
1000 Rochester Hills Drive
Tuesday, May 20, 1997
CALL TO ORDER
Vice Chairperson James Rosen called the Regular Meeting to order at ‎
7‎:‎30 ‎p‎.‎m‎. ‎in the Auditorium‎.‎
ROLL CALL
Present PC‎:   ‎Vice Chairperson James Rosen‎
                         William Boswell‎
                         John Gaber‎
                         Eugene Nowicki‎
                         Christian Ramanauskas‎
                         Gerald Robbins‎
                         Audrey Ruggiero‎
 
Absent PC‎:     ‎Chairperson Eric Kaiser‎
                         Paul Krupa‎
 
Quorum present‎
 
Also present‎:  ‎Patricia Goodwin, Planning Director‎
                         Paul Rizzardi, Planner‎
                         James Dietrick, City Engineer‎
                         Gerald Lee, Forestry Operations Manager‎
                         Linda Lemke, Woodlands Consultant‎
                         Eric Olson, Woodlands Consultant‎
                         John Staran, Assistant City Attorney‎
                         Susanne Vergeldt, Recording Secretary‎
APPROVAL OF MINUTES
2000-1734
April ‎1‎, ‎1997 ‎Regular Meeting‎
 MOTION‎ by Ruggiero, seconded by Nowicki, that the Minutes dated April ‎
 1‎, ‎1997 ‎be accepted as printed‎.‎
 
 Ayes‎:‎          All‎
 Nays‎:‎          None‎
 Absent‎:‎                 Kaiser, Krupa   ‎MOTION CARRIED‎.‎
 
Approved
 
COMMUNICATIONS
 A‎.‎     Planning & Zoning News, April ‎1997‎
 B‎.‎     Agenda, Historic Districts Commission Meeting May ‎8‎, ‎1997‎
 C‎.‎     Ordinance No‎. ‎200-89‎
 D‎.‎     Ordinance No‎. ‎200-90‎
 E‎.‎     Revised Planning Commission Roster‎
 F‎.‎     Letter From Kenneth D‎. ‎Snell to Kris Guillou dated ‎15‎ May ‎1997‎ ‎
 regarding Agenda Items IV‎.‎B & C‎.‎
 G‎.‎     City Council Minutes April ‎24‎, ‎1996‎ regarding Agenda Item IV‎.‎A‎.‎
 H‎.‎     City Council Draft Minutes May ‎7‎, ‎1997‎ regarding Agenda Item IV‎.‎A‎.‎
 
UNFINISHED BUSINESS
2000-1609
Request for Final Approval of the Preliminary Plat Recommendation ‎- ‎File No‎. ‎
89‎-‎156 ‎- ‎Clear Creek Subdivision, a ‎264‎-‎lot subdivision on ‎163‎.‎09 ‎acres, located ‎
north of Tienken, east of Sheldon, Parcel Nos‎. ‎15‎-‎02‎-‎200‎-‎006‎, ‎15‎-‎02‎-‎426‎-‎001‎, ‎
15‎-‎02‎-‎426‎-‎002‎, ‎15‎-‎01‎-‎351‎-‎001‎, ‎15‎-‎01‎-‎301‎-‎001 ‎and part of ‎15‎-‎01‎-‎351‎-‎029‎, ‎
zoned R‎-‎1‎, One Family Residential, Harry Terbrueggen, Elro Corporation, ‎201 ‎
W‎. ‎Big Beaver Rd‎.‎, Suite ‎720‎, Troy, MI ‎48084‎-‎5297‎, Applicant‎
(‎Reference‎:  ‎Staff Report prepared by Patricia Goodwin dated May ‎12‎, ‎1997 ‎has ‎
been placed on file and by reference becomes part of the record hereof‎.)‎
 
Ms‎. ‎Goodwin summarized the staff report‎.  ‎The preliminary plat was last reviewed by ‎
the Planning Commission on March ‎4‎, ‎1997‎.  ‎The only revision to the previously ‎
approved preliminary plat was the addition of phase lines to allow for four phases to ‎
the development‎.  ‎The plat is currently under construction plan review‎.  ‎Tentative ‎
approval of the revised preliminary plat was granted by City Council on May ‎7‎, ‎1997‎.‎
 
The Planning Department recommends approval of the final preliminary plat based on ‎
the three findings in the staff report dated May ‎12‎, ‎1997 ‎as well as the findings and ‎
conditions as stated in the City Council minutes of April ‎26‎, ‎1996 ‎for continuity‎.‎
 
Mr‎. ‎Harry Terbrueggen, executive vice‎-‎president of Elro Corporation, had nothing to ‎
add to Ms‎. ‎Goodwin‎’‎s statements‎.  ‎He pointed out that the final preliminary plat ‎
before the board this evening is the same plat that was before the board in March‎.‎
 
The Vice‎-‎Chair noted that there were no persons present wishing to speak on this ‎
matter‎.‎
 
Mr‎. ‎Terbrueggen answered commissioners‎’ ‎questions regarding  the proposed ‎
boulevard entrance‎.‎
 
MOTION‎ by Ruggiero, seconded by Nowicki, in the matter of File No‎. ‎89‎-‎156 ‎
(‎Clear Creek Subdivision‎)‎, that the Planning Commission ‎recommend final approval ‎
of the preliminary plat ‎ based on the preliminary plat drawings dated received by ‎
the City of Rochester Hills Planning Department ‎2‎/‎20‎/‎97‎, incorporating the five ‎
findings and three conditions from City Council minutes dated May ‎7‎, ‎1997 ‎as well as ‎
the findings in the staff report dated May ‎12‎, ‎1997‎.‎
 
FINDINGS‎:‎
 1‎.‎     The proprietor has submitted copies of the proposed plat to all authorities as ‎
 required by Sections ‎113‎ to ‎119‎ of the Subdivision Control Act‎.  ‎The ‎
 Planning Department has received a copy of the transmittal letters to these ‎
 agencies as required‎.‎
 
 2‎.‎     The proprietor has provided a Policy of Title Insurance as evidence of title to the ‎
 subject lands‎.‎
 
 3‎.‎     The proposed subdivision can be developed so as to meet all applicable ‎
 ordinance requirements of the City and is consistent and harmonious with the ‎
 goals and objectives of the Master Land Use Plan‎.‎
 
 4‎.‎     There are available and adequate utilities to serve the proposed development; ‎
 sanitary sewer is existing along Tienken Rd‎. ‎and a water main is to be ‎
 extended along Tienken and Sheldon Rds‎.  ‎A stormwater management plan ‎
 involving the two detention‎/‎sedimentation ponds and the ultimate discharge to ‎
 the Stony Creek with stipulations can be developed in accordance with city ‎
 standards and requirements‎.‎
 
 5‎.‎     An acceptable Comprehensive Development Plan has been submitted, including ‎
 the proposed lot layout, street orientation, soils information, slope gradient ‎
 sketch and grading plans‎.  ‎The portion of Parcel B not included in this plat has ‎
 been designated on the drawings for future residential development‎.‎
 
 6‎.‎     A reasonable street and lot layout and orientation has been shown on the plans ‎
 utilizing the Open Space Plan Option as discussed herein‎.‎
 
 7‎.‎     The applicant has submitted the required environmental information concerning ‎
 wetlands, woodlands, and floodplain protection‎.‎
 
CONDITIONS‎:‎
 1‎.‎     Provide sufficient detail concerning the stormwater management plan for the site to ‎
 the satisfaction of the Engineering Services Division prior to the request for ‎
 final approval of the preliminary plat‎.‎
 
 2‎.‎     The ‎5.3‎ acres labeled ‎"‎excepted parcel‎" ‎are included in the legal description of the ‎
 property within the limits of the proposed plat‎.  ‎This acreage should be ‎
 included in the Open Space Plan as a private park for the benefit of the ‎
 homeowners in the Clear Creek Association‎. ‎The developer may wish to ‎
 dedicate a conservation easement to the MDEQ for the preservation of the ‎
 wetlands that are within the park area‎.‎
 
 3‎.‎     That the regional drainage study has been completed and reviewed by Engineering ‎
 Services‎.  ‎The proposed plat can be developed so as to accommodate the ‎
 anticipated flows from the regional detention basin facility through the subject ‎
 parcel in the Open Space area‎.‎
 
 Ayes‎:‎          All‎
 Nays‎:‎          None‎
 Absent‎:‎                 Kaiser, Krupa   ‎MOTION CARRIED‎.‎
 
(‎Reference‎: ‎Preliminary Plat drawings dated received by the City of Rochester Hills ‎
Planning Department ‎2‎/‎20‎/‎97‎, prepared by MCS Associates, Inc‎.‎; Staff Report dated ‎
May ‎12‎, ‎1997 ‎prepared by Patricia A‎. ‎Goodwin; City Council minutes dated ‎4‎/‎24‎/‎96 ‎
and ‎5‎/‎7‎/‎97‎.)‎
Recommended for Approval  to the City Council Regular Meeting
 
2000-1621
Request for Revised Site Plan Approval ‎- ‎File No‎. ‎95‎-‎045 ‎- ‎Church of Jesus ‎
Christ of Latter Day Saints, located on the east side of Brewster Rd‎.‎, south of ‎
Dutton, Parcel No‎. ‎15‎-‎055‎-‎200‎-‎014‎,zoned R‎-‎1‎, One Family Residential, City of ‎
Rochester Hills, Applicant‎
NOTE‎: ‎ITEMS IV‎.‎B AND IV‎.‎C WERE DISCUSSED TOGETHER AT THE ‎
MEETING‎.‎
(‎Reference‎: ‎Memo to Planning Commission prepared by Patricia Goodwin dated May ‎
13‎, ‎1997 ‎has been placed on file and by reference becomes part of the record ‎
hereof‎.)‎
 
Ms‎. ‎Goodwin summarized the memo to the Planning Commission‎.  ‎The two ‎
referenced projects were recently approved by the Planning Commission‎.  ‎During ‎
construction plan review it was determined by the Engineering Services staff that a ‎
center turn lane would better serve the maneuvering needs of the two contiguous ‎
developments and would cause less impact to the trees and vegetation in the ‎
surrounding area‎.  ‎The extension of the northbound lane from the church and Ashford ‎
Farms is caused by the proximity of the two entrances to each other‎.  ‎Design ‎
standards dictate that, when two deceleration or acceleration tapers are as close to ‎
each other as the subject ones, in order to avoid in‎-‎and‎-‎out traffic movements the ‎
road geometry is facilitated in the center turn lane‎.  ‎This change in geometry of ‎
Brewster Road will cause additional tree removal; the additional tree removal is along ‎
the west property line of the two developments‎.  ‎This removal is also needed to ‎
provide adequate area to construct all the land improvements associated with the two ‎
developments including the drive approaches halfway and the road itself‎.  ‎Although the ‎
additional tree removal is within the city‎’‎s right‎-‎of‎-‎way and is permitted through the ‎
Forestry Division, the plan is being presented to the Planning Commission for its ‎
review and comments regarding the change in road geometry from the plans that were ‎
originally approved by the Planning Commission‎.  ‎The developer cannot be required ‎
to bear that expense because they do not own the property on the west side of ‎
Brewster Road, nor does the city‎.  ‎It should be noted that the concept for this change ‎
was determined by staff after the final preliminary plat was approved‎.  ‎It did not ‎
become fully developed until the construction plans were approved‎.  ‎It should also be ‎
noted that a similar change in geometry of Brewster Road was recently approved by ‎
City Council for Avebury Dales Subdivision on the east side of Brewster Road ‎
between Walton Blvd and Tienken Road‎.‎
 
Regarding the Latter Day Saints Church, the Planning Department is recommending ‎
that the Planning Commission acknowledge the modifications to the road alignments as ‎
presented tonight‎. ‎The Planning Department finds that the construction plans have ‎
been approved and are in substantial compliance with the approved site plan‎.  ‎The ‎
construction plan is presented for the Commission‎’‎s review‎.  ‎The Planning ‎
Commission can pass a resolution accepting the revisions to the site plan, or it can find ‎
that there is substantial compliance with the approved site plans for the referenced ‎
projects and no further action would be necessary‎.  ‎
 
Regarding Ashford Farms Subdivision, the Planning Department is recommending that ‎
the Planning Commission recommend that the revised plat for Ashford Farms be ‎
approved by the City Council with the following findings‎:‎
 
 1‎.‎     The center turn lane better serves the maneuvering needs of the two abutting ‎
 developments; design standards dictate that when two deceleration or ‎
 acceleration tapers are as close to each other as the ones for the subdivision ‎
 and church entrances, they be connected in order to avoid in and out traffic ‎
 movements when utilizing that roadway‎.‎
 
 2‎.‎     Moving Brewster Road to the west is not feasible because the city does not own ‎
 the right of way on the west side, the city already has an easement on the east ‎
 side and the developer can be required to pay for the improvement on the east ‎
 side‎.‎
 
 3‎.‎     The overall cost of the project is lower as designed‎.‎
 
Present for the Church of Jesus Christ of Latter Day Saints were Chris Pyzik of Ann ‎
Arbor Architects Collaborative and Bishop James Clough, pastor of the Church of ‎
Jesus Christ of Latter Day Saints for the subject building‎.‎
 
No persons were present to represent Ashford Farms Subdivision‎.‎
 
Mr‎. ‎Pyzik displayed a drawing of the church site highlighting some of the trees that ‎
would be replaced along Brewster Road for the widening‎.  ‎He pointed out the existing ‎
trees to be removed for the road widening, and the proposed replacement trees to ‎
provide screening as required by the ordinance‎.  ‎To the south of the site they are ‎
extending the taper and replacing some trees that will be removed next to the bikepath ‎
as well‎.  ‎Also a retaining wall will be provided as the bikepath is routed around the ‎
existing culvert at Sargents Creek‎.‎
 
The Vice‎-‎Chairperson accepted comments from the public‎.‎
 
 Ms‎. ‎Kris Guillou, ‎1644 ‎Brewster Road‎, lives north of the proposed ‎
Ashford Farms Subdivision on the excepted parcel, is very opposed to having the ‎
trees removed‎.  ‎The trees provide privacy, heat in the winter and shelter from wind, ‎
sun and noise‎.  ‎She circulated personal photographs of the area and the trees to be ‎
removed‎.  ‎She did not understand why the road widening was changed from the west ‎
side of Brewster Road to the east side just for a small church and a nine lot ‎
subdivision‎. ‎
 
There were no further comments from the public‎.‎
 
Responding to commissioners‎’ ‎questions, Ms‎. ‎Goodwin and Mr‎. ‎Pyzik explained that ‎
originally the site plans called for two separate passing lanes on the west side of ‎
Brewster Road to be paid for by the developers‎.  ‎The site plan approved March ‎26‎, ‎
1996 ‎for the church included widening on the west side of Brewster Road for the full ‎
width of the property along Brewster Road‎.  ‎At the north end of the property it was to ‎
meet a full‎-‎width lane at the Ashford Farms Subdivision‎.  ‎There was no taper on the ‎
east side of Brewster Road proposed‎.  ‎The same was true for the subdivision‎.  ‎The ‎
current changes, including bikepath modifications and extending the road widening ‎
farther to the south, would increase the cost to the church‎.‎
 
Member Gaber asked where the authority stems from to request this change in design ‎
since there already is an approved site plan‎.  ‎Ms‎. ‎Goodwin responded that what was ‎
approved at the plan level was based upon conceptual compliance with city and state ‎
subdivision standards‎.  ‎When construction plans are submitted to Engineering ‎
Services, there is a more detailed set of plans that are reviewed‎.  ‎Therefore, the ‎
preliminary plat is a concept plan that gets more refined as more land information ‎
becomes available through the entire process, such as grading information, utility ‎
information, right‎-‎of‎-‎way information‎.  ‎Some issues do not surface until construction ‎
plans are presented, so they cannot be addressed at the site plan approval stage‎.  ‎In ‎
addition, this problem did not become apparent until the two projects were reviewed ‎
side‎-‎by‎-‎side at the same time‎.  ‎Neither the city nor the developer owns any ‎
right‎-‎of‎-‎way on the west side of Brewster; whereas the city does own right‎-‎of‎-‎way on ‎
the east side‎.  ‎Therefore, neither the developer nor the city could have widened ‎
Brewster Road on the west side without right‎-‎of‎-‎way acquisition‎.  ‎This is the primary ‎
genesis for the current change as well as the adjacency of the two proposed ‎
developments‎.  ‎And it is a safety issue‎.  ‎It is common for safety issues to be in conflict ‎
with environmental issues‎.‎
 
Mr‎. ‎Rizzardi added that this change is consistent with City Council‎’‎s requirement for ‎
the proposed  Avebury Dales Subdivision just one mile south of the subject two ‎
developments‎.‎
 
Member Gaber asked for clarification of the environmental impact of removing trees ‎
on the east side of Brewster Road as opposed to the west side‎.  ‎Ms‎. ‎Goodwin ‎
responded that there are probably twelve or thirteen additional trees requiring removal ‎
in the city‎’‎s right‎-‎of‎-‎way on the east side of Brewster Road‎.  ‎A permit will be required ‎
to remove the trees; the Mayor is suggesting that those trees be replaced‎.  ‎A tree ‎
survey has not been done for the west side of Brewster Road‎.‎
 
Member Ramanauskas noted that the bikepath would be located approximately ‎15 ‎
feet from Ms‎. ‎Guillou‎’‎s house‎.  ‎Ms‎. ‎Goodwin added that the city has met several ‎
times with the resident of the excepted parcel attempting to resolve the problems‎.  ‎The ‎
city has a requirement under the nonmotorized pathway plan to require ‎8 ‎foot ‎
pathways adjacent to a ‎120‎-‎foot right‎-‎of‎-‎way where development is being proposed‎.  ‎
This is the only piece of pathway that has not been installed along Brewster Road‎.  ‎
The precise location of the pathway has not been determined‎.  ‎It will have to go either ‎
closer to the house or within ‎10 ‎feet of the right‎-‎of‎-‎way‎.  ‎This parcel was purchased ‎
from the developer of Ashford Farms and is party to the deed restrictions of Ashford ‎
Farms‎.  ‎The previous owner of this parcel gave a highway easement to the city‎.  ‎
 
Vice‎-‎Chair Rosen summarized the sequence of events‎.  ‎The Ashford Farms property ‎
including the current excepted parcel was one parcel‎.  ‎The excepted parcel was ‎
purchased before the plat was submitted to the city in ‎1994‎.  ‎Thus, it has always been ‎
shown as excepted‎.  ‎The right‎-‎of‎-‎way easement was ‎60 ‎feet in ‎1988 ‎on the east side ‎
of Brewster Road according to the records‎.  ‎
 
Ms‎. ‎Goodwin said that the differences in the safety factors between the original design ‎
and the modified design are explained in the Mayor‎’‎s letter dated May ‎15‎, ‎1997 ‎to ‎
Kris Guillou‎.  ‎There is a safety issue here, and that is one of the standards for the ‎
granting of a site plan in Section ‎21‎.‎16 ‎of Zoning Ordinance ‎200‎.‎
 
Continuing, Ms‎. ‎Goodwin explained that the road issue is not really a site plan issue‎.  ‎
The reason for bringing it to the Planning Commission was so they would know what ‎
is going on‎.  ‎Regarding design standards for roads, those are set and adopted by City ‎
Council‎.  ‎To the extent that the Planning Commission does not feel in a position to act ‎
one way or the other, it can acknowledge receipt of the information regarding the ‎
church site and leave it at that, since the standard of Section ‎21‎.‎16 ‎upon which the site ‎
plan was approved can still be met‎.  ‎The road change does not conflict with that ‎
standard; it is just a deeper level of detail‎.  ‎With respect to the Ashford Farms plat, ‎
the Planning Commission should make a recommendation regarding the revisions to ‎
City Council‎.‎
 
MOTION‎ by Gaber, seconded by Ramanauskas, ‎RESOLVED‎, in the matter of ‎
File Nos‎. ‎95‎-‎045 ‎(‎Church of Jesus Christ of Latter Day Saints‎) ‎and ‎94‎-‎448 ‎(‎Ashford ‎
Farms Subdivision‎)‎, that the Planning Commission ‎acknowledges‎ receipt of revised ‎
construction drawings regarding Brewster Road Improvements for File No‎. ‎95‎-‎045 ‎
and dated received by the City of Rochester Hills Planning Department ‎5‎/‎2‎/‎97‎; and ‎
File No‎. ‎94‎-‎448 ‎revised construction drawings for Brewster Road ‎"‎Paving Details‎" ‎
dated received by the City of Rochester Hills Planning Department on ‎10‎/‎14‎/‎96‎; and ‎
recommends‎ to City Council that City Council obtain additional information regarding ‎
(‎1‎) ‎the road design change and applicable safety standards, and ‎(‎2‎) ‎the environmental ‎
impact of the original road design and revised road design at the time the final plat for ‎
Ashford Farms is presented‎.‎
 
Discussion on the Motion‎:‎
Ms‎. ‎Goodwin reassured Mr‎. ‎Pyzik that the church would not need additional approval ‎
from City Council; the final plat for Ashford Farms will be reviewed by City Council‎.‎
 
Roll call vote‎:‎
 Ayes‎:‎          Boswell, Gaber, Nowicki, Ramanauskas, Rosen, Ruggiero‎
 Nays‎:‎          Robbins‎
 Absent‎:‎                 Kaiser, Krupa   ‎MOTION CARRIED‎.‎
 
(‎Reference‎: ‎Revised construction drawings regarding Brewster Road Improvements ‎
for File No‎. ‎95‎-‎045 ‎and dated received by the City of Rochester Hills Planning ‎
Department ‎5‎/‎2‎/‎97‎; and revised construction drawings for Brewster Road ‎"‎Paving ‎
Details‎" ‎dated received by the City of Rochester Hills Planning Department on ‎
10‎/‎14‎/‎96 ‎for File No‎. ‎94‎-‎448‎; Memo to Planning Commission prepared by Patricia ‎
Goodwin dated May ‎13‎, ‎1997‎; City Council minutes of May ‎7‎, ‎1997 ‎and May ‎15‎, ‎
1996‎, April ‎24‎, ‎1996‎; Planning Commission minutes of April ‎2‎, ‎1996 ‎and March ‎26‎, ‎
1996‎; letter from Mayor Ken Snell dated May ‎15‎, ‎1997 ‎to Kris Guillou‎.)‎
Recommended for Approval  to the City Council Regular Meeting
 
2000-1556
Request for Revised Final Preliminary Plat Approval Recommendation ‎- ‎File No‎. ‎
94‎-‎448 ‎- ‎Ashford Farms Subdivision, a ‎9‎-‎lot subdivision on ‎5‎.‎90 ‎acres, loated on ‎
the east side of Brewster, south of Dutton, Parcel No‎. ‎15‎-‎05‎-‎200‎-‎015‎, zoned ‎
R‎-‎1‎, One Family Residential, City of Rochester Hills, Applicant‎
NOTE‎: ‎ITEMS IV‎.‎B AND IV‎.‎C WERE DISCUSSED TOGETHER AT THE ‎
MEETING‎.‎
(‎Reference‎: ‎Memo to Planning Commission prepared by Patricia Goodwin dated May ‎
13‎, ‎1997 ‎has been placed on file and by reference becomes part of the record ‎
hereof‎.)‎
 
Ms‎. ‎Goodwin summarized the memo to the Planning Commission‎.  ‎The two ‎
referenced projects were recently approved by the Planning Commission‎.  ‎During ‎
construction plan review it was determined by the Engineering Services staff that a ‎
center turn lane would better serve the maneuvering needs of the two contiguous ‎
developments and would cause less impact to the trees and vegetation in the ‎
surrounding area‎.  ‎The extension of the northbound lane from the church and Ashford ‎
Farms is caused by the proximity of the two entrances to each other‎.  ‎Design ‎
standards dictate that, when two deceleration or acceleration tapers are as close to ‎
each other as the subject ones, in order to avoid in‎-‎and‎-‎out traffic movements the ‎
road geometry is facilitated in the center turn lane‎.  ‎This change in geometry of ‎
Brewster Road will cause additional tree removal; the additional tree removal is along ‎
the west property line of the two developments‎.  ‎This removal is also needed to ‎
provide adequate area to construct all the land improvements associated with the two ‎
developments including the drive approaches halfway and the road itself‎.  ‎Although the ‎
additional tree removal is within the city‎’‎s right‎-‎of‎-‎way and is permitted through the ‎
Forestry Division, the plan is being presented to the Planning Commission for its ‎
review and comments regarding the change in road geometry from the plans that were ‎
originally approved by the Planning Commission‎.  ‎The developer cannot be required ‎
to bear that expense because they do not own the property on the west side of ‎
Brewster Road, nor does the city‎.  ‎It should be noted that the concept for this change ‎
was determined by staff after the final preliminary plat was approved‎.  ‎It did not ‎
become fully developed until the construction plans were approved‎.  ‎It should also be ‎
noted that a similar change in geometry of Brewster Road was recently approved by ‎
City Council for Avebury Dales Subdivision on the east side of Brewster Road ‎
between Walton Blvd and Tienken Road‎.‎
 
Regarding the Latter Day Saints Church, the Planning Department is recommending ‎
that the Planning Commission acknowledge the modifications to the road alignments as ‎
presented tonight‎. ‎The Planning Department finds that the construction plans have ‎
been approved and are in substantial compliance with the approved site plan‎.  ‎The ‎
construction plan is presented for the Commission‎’‎s review‎.  ‎The Planning ‎
Commission can pass a resolution accepting the revisions to the site plan, or it can find ‎
that there is substantial compliance with the approved site plans for the referenced ‎
projects and no further action would be necessary‎.  ‎
 
Regarding Ashford Farms Subdivision, the Planning Department is recommending that ‎
the Planning Commission recommend that the revised plat for Ashford Farms be ‎
approved by the City Council with the following findings‎:‎
 
 1‎.‎     The center turn lane better serves the maneuvering needs of the two abutting ‎
 developments; design standards dictate that when two deceleration or ‎
 acceleration tapers are as close to each other as the ones for the subdivision ‎
 and church entrances, they be connected in order to avoid in and out traffic ‎
 movements when utilizing that roadway‎.‎
 
 2‎.‎     Moving Brewster Road to the west is not feasible because the city does not own ‎
 the right of way on the west side, the city already has an easement on the east ‎
 side and the developer can be required to pay for the improvement on the east ‎
 side‎.‎
 
 3‎.‎     The overall cost of the project is lower as designed‎.‎
 
Present for the Church of Jesus Christ of Latter Day Saints were Chris Pyzik of Ann ‎
Arbor Architects Collaborative and Bishop James Clough, pastor of the Church of ‎
Jesus Christ of Latter Day Saints for the subject building‎.‎
 
No persons were present to represent Ashford Farms Subdivision‎.‎
 
Mr‎. ‎Pyzik displayed a drawing of the church site highlighting some of the trees that ‎
would be replaced along Brewster Road for the widening‎.  ‎He pointed out the existing ‎
trees to be removed for the road widening, and the proposed replacement trees to ‎
provide screening as required by the ordinance‎.  ‎To the south of the site they are ‎
extending the taper and replacing some trees that will be removed next to the bikepath ‎
as well‎.  ‎Also a retaining wall will be provided as the bikepath is routed around the ‎
existing culvert at Sargents Creek‎.‎
 
The Vice‎-‎Chairperson accepted comments from the public‎.‎
 
 Ms‎. ‎Kris Guillou, ‎1644 ‎Brewster Road‎, lives north of the proposed ‎
Ashford Farms Subdivision on the excepted parcel, is very opposed to having the ‎
trees removed‎.  ‎The trees provide privacy, heat in the winter and shelter from wind, ‎
sun and noise‎.  ‎She circulated personal photographs of the area and the trees to be ‎
removed‎.  ‎She did not understand why the road widening was changed from the west ‎
side of Brewster Road to the east side just for a small church and a nine lot ‎
subdivision‎. ‎
 
There were no further comments from the public‎.‎
 
Responding to commissioners‎’ ‎questions, Ms‎. ‎Goodwin and Mr‎. ‎Pyzik explained that ‎
originally the site plans called for two separate passing lanes on the west side of ‎
Brewster Road to be paid for by the developers‎.  ‎The site plan approved March ‎26‎, ‎
1996 ‎for the church included widening on the west side of Brewster Road for the full ‎
width of the property along Brewster Road‎.  ‎At the north end of the property it was to ‎
meet a full‎-‎width lane at the Ashford Farms Subdivision‎.  ‎There was no taper on the ‎
east side of Brewster Road proposed‎.  ‎The same was true for the subdivision‎.  ‎The ‎
current changes, including bikepath modifications and extending the road widening ‎
farther to the south, would increase the cost to the church‎.‎
 
Member Gaber asked where the authority stems from to request this change in design ‎
since there already is an approved site plan‎.  ‎Ms‎. ‎Goodwin responded that what was ‎
approved at the plan level was based upon conceptual compliance with city and state ‎
subdivision standards‎.  ‎When construction plans are submitted to Engineering ‎
Services, there is a more detailed set of plans that are reviewed‎.  ‎Therefore, the ‎
preliminary plat is a concept plan that gets more refined as more land information ‎
becomes available through the entire process, such as grading information, utility ‎
information, right‎-‎of‎-‎way information‎.  ‎Some issues do not surface until construction ‎
plans are presented, so they cannot be addressed at the site plan approval stage‎.  ‎In ‎
addition, this problem did not become apparent until the two projects were reviewed ‎
side‎-‎by‎-‎side at the same time‎.  ‎Neither the city nor the developer owns any ‎
right‎-‎of‎-‎way on the west side of Brewster; whereas the city does own right‎-‎of‎-‎way on ‎
the east side‎.  ‎Therefore, neither the developer nor the city could have widened ‎
Brewster Road on the west side without right‎-‎of‎-‎way acquisition‎.  ‎This is the primary ‎
genesis for the current change as well as the adjacency of the two proposed ‎
developments‎.  ‎And it is a safety issue‎.  ‎It is common for safety issues to be in conflict ‎
with environmental issues‎.‎
 
Mr‎. ‎Rizzardi added that this change is consistent with City Council‎’‎s requirement for ‎
the proposed  Avebury Dales Subdivision just one mile south of the subject two ‎
developments‎.‎
 
Member Gaber asked for clarification of the environmental impact of removing trees ‎
on the east side of Brewster Road as opposed to the west side‎.  ‎Ms‎. ‎Goodwin ‎
responded that there are probably twelve or thirteen additional trees requiring removal ‎
in the city‎’‎s right‎-‎of‎-‎way on the east side of Brewster Road‎.  ‎A permit will be required ‎
to remove the trees; the Mayor is suggesting that those trees be replaced‎.  ‎A tree ‎
survey has not been done for the west side of Brewster Road‎.‎
 
Member Ramanauskas noted that the bikepath would be located approximately ‎15 ‎
feet from Ms‎. ‎Guillou‎’‎s house‎.  ‎Ms‎. ‎Goodwin added that the city has met several ‎
times with the resident of the excepted parcel attempting to resolve the problems‎.  ‎The ‎
city has a requirement under the nonmotorized pathway plan to require ‎8 ‎foot ‎
pathways adjacent to a ‎120‎-‎foot right‎-‎of‎-‎way where development is being proposed‎.  ‎
This is the only piece of pathway that has not been installed along Brewster Road‎.  ‎
The precise location of the pathway has not been determined‎.  ‎It will have to go either ‎
closer to the house or within ‎10 ‎feet of the right‎-‎of‎-‎way‎.  ‎This parcel was purchased ‎
from the developer of Ashford Farms and is party to the deed restrictions of Ashford ‎
Farms‎.  ‎The previous owner of this parcel gave a highway easement to the city‎.  ‎
 
Vice‎-‎Chair Rosen summarized the sequence of events‎.  ‎The Ashford Farms property ‎
including the current excepted parcel was one parcel‎.  ‎The excepted parcel was ‎
purchased before the plat was submitted to the city in ‎1994‎.  ‎Thus, it has always been ‎
shown as excepted‎.  ‎The right‎-‎of‎-‎way easement was ‎60 ‎feet in ‎1988 ‎on the east side ‎
of Brewster Road according to the records‎.  ‎
 
Ms‎. ‎Goodwin said that the differences in the safety factors between the original design ‎
and the modified design are explained in the Mayor‎’‎s letter dated May ‎15‎, ‎1997 ‎to ‎
Kris Guillou‎.  ‎There is a safety issue here, and that is one of the standards for the ‎
granting of a site plan in Section ‎21‎.‎16 ‎of Zoning Ordinance ‎200‎.‎
 
Continuing, Ms‎. ‎Goodwin explained that the road issue is not really a site plan issue‎.  ‎
The reason for bringing it to the Planning Commission was so they would know what ‎
is going on‎.  ‎Regarding design standards for roads, those are set and adopted by City ‎
Council‎.  ‎To the extent that the Planning Commission does not feel in a position to act ‎
one way or the other, it can acknowledge receipt of the information regarding the ‎
church site and leave it at that, since the standard of Section ‎21‎.‎16 ‎upon which the site ‎
plan was approved can still be met‎.  ‎The road change does not conflict with that ‎
standard; it is just a deeper level of detail‎.  ‎With respect to the Ashford Farms plat, ‎
the Planning Commission should make a recommendation regarding the revisions to ‎
City Council‎.‎
 
MOTION‎ by Gaber, seconded by Ramanauskas, ‎RESOLVED‎, in the matter of ‎
File Nos‎. ‎95‎-‎045 ‎(‎Church of Jesus Christ of Latter Day Saints‎) ‎and ‎94‎-‎448 ‎(‎Ashford ‎
Farms Subdivision‎)‎, that the Planning Commission ‎acknowledges‎ receipt of revised ‎
construction drawings regarding Brewster Road Improvements for File No‎. ‎95‎-‎045 ‎
and dated received by the City of Rochester Hills Planning Department ‎5‎/‎2‎/‎97‎; and ‎
File No‎. ‎94‎-‎448 ‎revised construction drawings for Brewster Road ‎"‎Paving Details‎" ‎
dated received by the City of Rochester Hills Planning Department on ‎10‎/‎14‎/‎96‎; and ‎
recommends‎ to City Council that City Council obtain additional information regarding ‎
(‎1‎) ‎the road design change and applicable safety standards, and ‎(‎2‎) ‎the environmental ‎
impact of the original road design and revised road design at the time the final plat for ‎
Ashford Farms is presented‎.‎
 
Discussion on the Motion‎:‎
Ms‎. ‎Goodwin reassured Mr‎. ‎Pyzik that the church would not need additional approval ‎
from City Council; the final plat for Ashford Farms will be reviewed by City Council‎.‎
 
Roll call vote‎:‎
 Ayes‎:‎          Boswell, Gaber, Nowicki, Ramanauskas, Rosen, Ruggiero‎
 Nays‎:‎          Robbins‎
 Absent‎:‎                 Kaiser, Krupa   ‎MOTION CARRIED‎.‎
 
(‎Reference‎: ‎Revised construction drawings regarding Brewster Road Improvements ‎
for File No‎. ‎95‎-‎045 ‎and dated received by the City of Rochester Hills Planning ‎
Department ‎5‎/‎2‎/‎97‎; and revised construction drawings for Brewster Road ‎"‎Paving ‎
Details‎" ‎dated received by the City of Rochester Hills Planning Department on ‎
10‎/‎14‎/‎96 ‎for File No‎. ‎94‎-‎448‎; Memo to Planning Commission prepared by Patricia ‎
Goodwin dated May ‎13‎, ‎1997‎; City Council minutes of May ‎7‎, ‎1997 ‎and May ‎15‎, ‎
1996‎, April ‎24‎, ‎1996‎; Planning Commission minutes of April ‎2‎, ‎1996 ‎and March ‎26‎, ‎
1996‎; letter from Mayor Ken Snell dated May ‎15‎, ‎1997 ‎to Kris Guillou‎.)‎
Recommended for Approval  to the City Council Regular Meeting
 
NEW BUSINESS
2000-1099
Request for Disproportionate allocation among all tenants of total allowable sign ‎
area ‎- ‎File No‎. ‎95‎-‎004 ‎- ‎Winchester Mall, located at the southwest corner of ‎
Avon and Rochester Rd‎.‎, parcel No‎. ‎15‎-‎22‎-‎226‎-‎018‎, zoned B‎-‎3‎, Shopping ‎
Center Business, Andy Shaw, Sherr Development, ‎31555 ‎W‎. ‎14 ‎Mile Rd‎.‎, Suite ‎
101‎, Farmington Hills, MI ‎48334‎, Applicant‎
(‎Reference‎:  ‎Staff Memo prepared by Paul Rizzardi dated April ‎12‎, ‎1997 ‎has been ‎
placed on file and by reference becomes part of the record hereof‎.)‎
 
The Vice‎-‎Chair referenced the colored drawing of the proposed signs which was ‎
distributed at the meeting‎.‎
 
Mr‎. ‎Rizzardi reminded the commissioners that a recent Zoning Ordinance amendment ‎
transferred the authority for granting disproportionate sign area allocations from the ‎
Zoning Board of Appeals to the Planning Commission‎.  ‎He explained the reason for ‎
requesting disproportionate allocation is to equalize the sizes of signs between large ‎
and small tenants within Winchester Mall‎. ‎A variance was granted last week by the ‎
Sign Board of Appeals for the second monument entrance sign‎.‎
 
Present for the applicant were Mr‎. ‎I‎. ‎William Sherr, ‎31555 14 ‎Mile Rd‎. ‎#‎101‎, ‎
Farmington Hills, Michigan ‎48334‎, partner in the project; Andy Shaw, partner, at the ‎
same address; David Snyder, ‎25800 ‎Northwestern Hwy, Suite ‎1000‎, Southfield ‎
48075‎, attorney for the developer‎.  ‎Mr‎. ‎Shaw corrected an error in the Sign Area ‎
Allocation Table‎.  ‎Twenty‎-‎five square feet of Desired Allocation Road Front should ‎
be moved from J‎-‎1 ‎Noodle Kidoodle to J‎-‎3‎Cost Plus‎. ‎As such, the Total Desired ‎
Allocations for Noodle Kidoodle and Cost Plus become ‎200‎.‎00 ‎square feet and ‎
225‎.‎00 ‎square feet respectively‎.‎
 
The Vice‎-‎Chair summarized the results of the Sign Board of Appeals meeting last ‎
week‎.‎
 
Mr‎. ‎Shaw briefly described the rationale for appropriating the sign areas, based on ‎
distance from Rochester Road, square footage of store space, presence of tag lines, ‎
etc‎.‎
 
MOTION‎ by Robbins, seconded by Ruggiero, in the matter of File No‎. ‎95‎-‎004 ‎
(‎Winchester Mall‎)‎, that the Planning Commission ‎approve the Disproportionate ‎
Sign Area Allocation‎ citing the drawing dated received May ‎20‎, ‎1997‎, plus the sign ‎
allocation table dated received February ‎5‎, ‎1997 ‎as amended by the applicant, plus ‎
the reasons in the Staff Memo dated April ‎12‎, ‎1997‎.‎
 
FINDINGS‎:‎
 1‎.‎     Winchester Mall is a business center use that mixes large anchor tenants with ‎
 smaller retail spaces‎.‎
 
 2‎.‎     The proposed allocation plan will help the aesthetics of the site by permitting ‎
 building signs to be consistent in size among all tenants‎.‎
 
 3‎.‎     The same amount of total sign area is being allocated on a disproportionate basis ‎
 as allowed under a proportionate basis‎.‎
 
 Ayes‎:‎          All‎
 Nays‎:‎          None‎
 Absent‎:‎                 Kaiser, Krupa   ‎MOTION CARRIED‎.‎
 
(‎Reference‎: ‎Winchester Shopping Center Sign Area Allocation dated received by the ‎
City of Rochester Hills Planning Department ‎2‎/‎5‎/‎97‎;  a colored drawing of the ‎
proposed sign dated received May ‎20‎, ‎1997 ‎by the City of Rochester Hills Planning ‎
Department;‎)‎
Approved
 
2000-1735
Request for a Tree Removal Permit ‎- ‎File No‎. ‎95‎-‎015 ‎- ‎Total Petroleum Station, ‎
a gasoline service station and convenience store on ‎.‎89 ‎acre, located at the ‎
northeast corner of  Auburn and Livernois, Parcel No‎. ‎15‎-‎27‎-‎351‎-‎008‎, zoned ‎
B‎-‎5‎, Automotive Service Business, Tech Express Corporation, ‎16801 ‎
Newburgh Rd‎.‎, Suite ‎112‎, Livonia, MI ‎48154‎, Applicant‎
(‎Reference‎:  ‎Staff Report prepared by Paul Rizzardi dated May ‎12‎, ‎1997 ‎has been ‎
placed on file and by reference becomes part of the record hereof‎.)‎
 
Mr‎. ‎Rizzardi summarized the staff recommendations for this project and updated the ‎
staff report‎.  ‎The subject plan meets all ordinance requirements including some ‎
engineering requirements‎.  ‎Therefore, staff has no conditions to recommend‎.‎
 
Present for the applicant was Jay Kaatz with Tech Express Corp‎.‎, ‎16801 ‎Newburgh ‎
Rd‎.‎, Livonia, representing Total Petroleum summarized details of the site including ‎
storm water drainage, grading, and tree replacement‎.‎
 
There were no comments from the public‎.‎
 
The Vice‎-‎Chair stated that this has been a difficult site to develop due to the loss of ‎
the nonconforming nature of the structure when it was demolished and the storm water ‎
drainage issues‎.‎
 
1‎.  ‎Tree Removal Permit‎
MOTION‎ by Boswell, seconded by Robbins, in the matter of File No‎. ‎95‎-‎015 ‎
(‎Total Petroleum‎) ‎that the Planning Commission ‎grant the Tree Removal Permit‎ , ‎
referencing the letter from Linda Lemke dated March ‎4‎, ‎1997‎, including a tree ‎
replacement bond, and noting that all ordinance requirements have been met‎.‎
 
CONDITIONS‎:‎
 1‎.‎     The applicant shall provide a tree replacement plan guarantee in the form of a ‎
 bond, letter of credit or surety in the amount of ‎$10,250‎.‎
 
 
 Ayes‎:‎          All‎
 Nays‎:‎          None‎
 Absent‎:‎                 Kaiser, Krupa   ‎MOTION CARRIED‎.‎
Granted
 
2000-1736
Request for Site Plan Approval ‎- ‎File No‎. ‎95‎-‎015 ‎- ‎Total Petroleum Station‎
MOTION‎ by Robbins, seconded by Boswell, in the matter of File No‎. ‎95‎-‎015 ‎
(‎Total Petroleum‎)‎, to ‎grant Site Plan Approval,‎ based on the site plan dated ‎
received May ‎13‎, ‎1997‎, citing the five findings in the Staff Report dated May ‎12‎, ‎
1997‎, including a landscape bond‎.‎
 
 
FINDINGS‎:‎
 1‎.‎     The site plan indicates that all ordinances can be met‎.‎
 
 2‎.‎     The proposed rebuild of the site will be compatible with buildings and uses in the ‎
 general vicinity‎.  ‎Furthermore, the rebuild of the property will reduce the ‎
 nonconforming setback of the station to Auburn Road‎.‎
 
 3‎.‎     The proposed parking layout is expected to provide safe pedestrian and vehicular ‎
 circulation‎.‎
 
 4‎.‎     The proposed traffic impact will improve traffic movement and safety at the ‎
 intersection of Auburn and Livernois because the applicant is removing two ‎
 curb cuts, moving the other two curb cuts farther from the intersection, and ‎
 widening the intersection of Auburn and Livernois‎.‎
 
 5‎.‎     The development is not expected to have any harmful effects on natural features ‎
 and characteristics of the site as documented in the applicant‎’‎s Environmental ‎
 Impact Statement‎.‎
 
CONDITION‎:‎
 1‎.‎     The applicant shall provide a landscape plan guarantee in the form of a bond, ‎
 letter of credit or surety in the amount of ‎$8,140‎.‎
 
 
 Ayes‎:‎          All‎
 Nays‎:‎          None‎
 Absent‎:‎                 Kaiser, Krupa   ‎MOTION CARRIED‎.‎
 
(‎Reference‎:  ‎Site Plan dated received by the City of Rochester Hills Planning ‎
Department on ‎5‎/‎13‎/‎97 ‎prepared by Tech Express; letter from Linda C‎. ‎Lemke & ‎
Associates dated March ‎4‎, ‎1997‎; Environmental Impact Statement ; Minutes from ‎
Zoning Board of Appeals meeting ‎4‎/‎28‎/‎97‎; Minutes from Planning Commission ‎
meeting ‎6‎/‎20‎/‎95‎; Staff Memo prepared by Paul Rizzardi dated May ‎12‎, ‎1997‎)‎
                                      _______________________________________‎
 
[ ‎Recess ‎9‎:‎03 ‎p‎.‎m‎. - ‎9‎:‎16 ‎p‎.‎m‎. ]‎
_______________________________________‎
 
 Enter James Dietrick, City Engineer ‎(‎9‎:‎16 ‎p‎.‎m‎.)‎
 Enter Gerald Lee, Forestry Operations Manager ‎(‎9‎:‎16 ‎p‎.‎m‎.)‎
 Enter John Staran, Assistant City Attorney ‎(‎9‎:‎16 ‎p‎.‎m‎.)‎
Approved
 
DISCUSSION
2000-1737
Tree Conservation Ordinance‎
Ref‎: ‎Staff Memo prepared by Patricia A‎. ‎Goodwin dated May ‎13‎, ‎1997 ‎has been ‎
placed on file and by reference becomes a part of the record hereof‎.)‎
 
 
Ms‎. ‎Goodwin introduced the above people who are the core team involved in the tree ‎
preservation and tree removal process for the city‎.  ‎All involved people are committed ‎
to tree preservation‎.  ‎The mission tonight is to lay out the issues and concerns of tree ‎
conservation faced by various city departments under the current ordinance‎.‎
 
Mr‎. ‎Rizzardi described how the Tree Ordinance is becoming administratively a ‎
burdensome ordinance to deal with‎.  ‎Tree Removal Permits are undergoing four ‎
separate reviews instead of just one as was originally intended‎.  ‎The Planning ‎
Department is the first stage of the tree process in the development of a parcel of land‎.  ‎
Preparation of the conceptual tentative preliminary plat, includes a general review of ‎
the Wetlands Ordinance and Tree Ordinance to identify key features that should be ‎
preserved on the site‎.  ‎Details of tree conservation are done when the first  full set of ‎
plans is submitted‎.  ‎The tentative preliminary plat process typically takes  four to six ‎
months before the plans are ready for the Planning Commission‎.  ‎Due to the inherent ‎
difficulties of the remaining vacant parcels in the city, staff and consultants are spending ‎
an increased amount of  time studying the trees‎.  ‎Developers typically focus only on ‎
the ‎37 ‎percent tree preservation figure at the beginning of the development process ‎
and fail to leave sufficient room for additional tree removals that may be discovered ‎
later in the development process‎.  ‎
 
Before the second stage the plans undergo review by state and county agencies as ‎
well as utilities and are modified as each agency requires‎.  ‎
 
The second stage of final preliminary plat  identifies the location of storm sewers, ‎
additional grading information ‎-- ‎all which impact the trees that will be affected‎.  ‎The ‎
number of revised tree removal permits is increasing at this stage‎.  ‎As more ‎
information enters the picture, more trees are affected‎.‎
 
The third stage is construction plan review in which still more information is provided, ‎
which entails another review of the tree issue‎.  ‎Tree violations are becoming more ‎
prevalent as a result of changes in the field‎.‎
 
Ms‎. ‎Lemke described the woodlands consultant‎’‎s role in inspections and violations, ‎
and problems encountered as consultants‎.  ‎They have participated in environmental ‎
pre‎-‎construction meetings in an attempt to simplify the process of tree preservation‎.  ‎
She concurred that the developers target the ‎37 ‎percent preservation figure which ‎
causes problems later in the development process‎.  ‎When they review a plan they try ‎
to identify high quality woodlands areas on a site that should be preserved‎.  ‎Not all ‎
communities have a minimum percentage of trees that need to be preserved, and she ‎
believes that makes it easier to save a greater number of high quality trees‎.  ‎They have ‎
started doing engineering reviews because of the impact on trees of grading changes ‎
and location of utilities, etc‎.  ‎She recommended that the tree fund be used to a greater ‎
extent‎. ‎Monitoring of tree protection is critical to saving trees‎. ‎Ms‎. ‎Lemke showed ‎
slides of older subdivisions as examples in which trees were preserved‎. ‎
 
Mr‎. ‎Olson echoed Ms‎. ‎Lemke‎’‎s comments and elaborated on the value of ‎
pre‎-‎construction meetings‎.  ‎They also conduct inspections after snow fencing is ‎
installed‎.  ‎Once construction is complete they make another inspection and determine ‎
exactly how many trees have been removed and if an adequate number have been ‎
replaced‎.  ‎They make appropriate recommendations for correcting tree violations‎. ‎
 
Mr‎. ‎Dietrick explained that there is no development in the city that complies ‎100 ‎
percent with the Tree Conservation Ordinance‎.  ‎There are problems with every one, ‎
and the problems are not readily apparent‎.  ‎During the construction phase, which is ‎
the first ‎"‎reality phase‎"‎, many variables arise that could not have been foreseen earlier ‎
in the process‎.  ‎And these variables impact tree preservation‎.  ‎There needs to be a ‎
balance between the concept, construction, the city, and the developer‎.‎
 
 
Mr‎. ‎Lee described his role in the administration of the Tree Conservation Ordinance ‎
and shared his observations about what occurs‎.  ‎He made the following ‎
recommendations‎: ‎1‎) ‎Final engineering plans should be returned to the Planning ‎
Department to determine if the plan is in compliance with the tree ordinance; ‎2‎) ‎
Adequate inspection and consistent enforcement are pivotal to implementing the ‎
ordinance; ‎3‎) ‎Place more responsibility on the developer for lots less than ‎1‎/‎3 ‎acre‎.  ‎
This would eliminate an additional tree removal permit; ‎4‎) ‎Combine issuance of Tree ‎
Removal Permit with Building Permit; ‎5‎) ‎Develop a real incentive to save trees; make ‎
it worthwhile not to cut trees down‎.  ‎Mr‎. ‎Lee showed slides of examples of saved ‎
trees, trees which have not survived, and common construction practices which ‎
negatively impact trees‎.  ‎He believed the Forestry Division could be more effective in ‎
assisting the Planning Department at the plat and site plan approval stages rather than ‎
issuing large numbers of tree removal permits to builders for single trees on individual ‎
lots‎.  ‎Manpower shortages limit the ability to inspect sites‎.‎
 
Ms‎. ‎Goodwin summarized the team‎’‎s presentation by stating that tree preservation ‎
efforts under the current ordinance are inadequate in terms of the tree‎-‎for‎-‎tree ‎
replacement basis, the ‎37 ‎percent preservation minimum, and the definition of ‎
"‎buildable area‎" ‎based on setbacks‎.  ‎She would like to find a better way to ‎
accomplish tree preservation‎.‎
 
The Vice‎-‎Chair accepted comments from the public‎.‎
 
 Edward Droptiny, ‎2780 ‎Roundtree Ct‎.‎, Troy,‎ an individual property ‎
owner and a builder, perceived that the Rochester Hills Tree Ordinance was intended ‎
 for developers, not individual property owners‎.  ‎There does not appear to be any ‎
relief for individual builders‎.  ‎He wondered why more trees have not been planted out ‎
of the tree fund‎.   ‎
 
 Ms‎. ‎Goodwin responded that the money in the tree fund has not been spent ‎
 because staff has not had the time to prepare a plan‎.‎
 
There were no more comments from the public‎.‎
 
Member Gaber raised three issues for possible inclusion in the ordinance‎: ‎some kind ‎
of relief for an individual property owner who finds himself subject to the Tree ‎
Conservation Ordinance and the resultant financial hardship; house clearing limits for ‎
large lot subdivisions; situations in which a long period of time elapses between plat ‎
approval and land improvements not the fault of the developer such as drainage ‎
installations, causing the developer to no longer be in compliance with the tree permit‎.  ‎
 
Other commissioners made the following suggestions‎.  ‎Also perhaps require up to ‎45 ‎
percent tree preservation at the preliminary‎/‎concept plan level in order to guarantee ‎37 ‎
percent by the end of construction‎.  ‎Developers and individuals should be treated ‎
equally‎.  ‎Due to staff constraints, possibly contract out tree inspections‎.  ‎A united ‎
effort is required by all involved parties‎.‎
 
Ms‎. ‎Goodwin stated that staff has studied the house clearing limits concept, and would ‎
like more input from the Planning Commission‎.  ‎Mr‎. ‎Rizzardi added that, as staff and ‎
the Planning Commission gain a different perspective of trees, many different issues ‎
will surface, such as the ones mentioned this evening‎.  ‎Different approaches could ‎
include woodstands and open spaces, which he believed would resolve many of the ‎
issues mentioned‎.‎
 
(‎Reference‎: ‎Staff Memo prepared by Patricia A‎. ‎Goodwin dated May ‎13‎, ‎1997‎; Staff ‎
Memo prepared by Paul Rizzardi dated February ‎14‎, ‎1997‎; Outline of Tree ‎
Preservation Ordinance for Planning Commission May ‎20‎, ‎1997 ‎prepared by Linda ‎
C‎. ‎Lemke;  Tree Conservation Ordinance Problem Analysis for the City of Rochester ‎
Hills dated February ‎13‎, ‎1997 ‎prepared by Linda C‎. ‎Lemke & Associates; Tree ‎
Conservation Ordinance Analysis of Selected Plats from ‎1992 ‎- ‎1997 ‎prepared by ‎
the Planning Department staff; Memo from Gerald Lee dated February ‎10‎, ‎1997‎)‎
Discussed
 
ANY OTHER BUSINESS
There was no other business to come before the Planning Commission‎.‎
 
NEXT MEETING DATE
Chairperson Kaiser‎ Vice‎-‎Chairperson Rosen reminded Commissioners that the next ‎
Regular Meeting is scheduled for June ‎3‎, ‎1997‎.‎
 
ADJOURNMENT
Hearing no further business to come before the Planning Commission, ‎Chairperson ‎
Kaiser‎ Vice‎-‎Chairperson Rosen adjourned the regular meeting at ‎11‎:‎34 ‎p‎.‎m‎. ‎
Michigan time‎.‎