Image
1000 ‎Rochester Hills Dr‎
Rochester Hills‎, ‎MI ‎
48309‎
(‎248‎) ‎656‎-‎4600‎
Home Page‎:  ‎
www‎.‎rochesterhills‎.‎org‎
Rochester Hills
Minutes
Zoning Board of Appeals
Chairperson Ernest Colling‎, ‎Jr‎.‎, ‎Vice Chairperson Gerard Verschueren‎
Members‎:  ‎J‎. ‎Martin Brennan‎, ‎Deborah Brnabic‎, ‎Jim Duistermars‎,‎
Kenneth Koluch‎, ‎Michael McGunn‎
7:00 PM
1000 Rochester Hills Drive
Wednesday, September 14, 2011
CALL TO ORDER
Chairperson Colling called the Regular meeting to order at ‎7‎:‎00 ‎p‎.‎m‎. ‎in the City ‎
Hall Auditorium‎.‎
ROLL CALL
Jim Duistermars‎, ‎Deborah Brnabic‎, ‎Gerard Verschueren‎, ‎Ernest Colling‎, ‎
Michael McGunn and Kenneth Koluch‎
Present
6 - 
J. Martin Brennan
Absent
1 - 
Also Present‎:  ‎James Breuckman‎, ‎Manager of Planning‎
                        Sandi DiSipio‎, ‎Recording Secretary‎
APPROVAL OF MINUTES
 
2011-0395
July ‎13‎, ‎2011 ‎Regular Meeting Minutes‎
 
A motion was made by Verschueren‎, ‎seconded by McGunn‎, ‎that this matter be ‎
Approved as Presented‎. ‎The motion carried by the following vote‎:‎
Aye
Duistermars, Brnabic, Verschueren, Colling, McGunn and Koluch
6 - 
Absent
Brennan
1 - 
 
COMMUNICATIONS
Planning ‎& ‎Zoning News‎, ‎July ‎& ‎August ‎2011 ‎editions‎.‎
PUBLIC COMMENT
No members of the audience came forward with any comments on non‎-‎agenda ‎
items‎.‎
NEW BUSINESS
2011-0367
PUBLIC HEARING ‎- ‎FILE No‎. ‎99‎-‎028‎
Location‎:  ‎2020 ‎S‎. ‎Rochester Road‎, ‎location on the southwest corner of ‎
Rochester and Hamlin Roads‎, ‎Parcel Identification Number ‎15‎-‎27‎-‎226‎-‎012‎, ‎
zoned B‎-‎5‎, ‎Automotive Business‎.‎
Request‎:  ‎A request for a ‎variance‎ of ‎40 ‎feet from Section ‎138‎-‎5‎.‎100 ‎(‎Schedule ‎
of Regulations‎) ‎of the Code of Ordinances‎, ‎to reduce the required ‎50‎-‎foot rear ‎
yard setback from the west and south property lines to ‎10 ‎feet‎.  ‎The purpose of ‎
the request is to accommodate the demolition of the existing gas station ‎
building and the construction of a new building on the site‎.  ‎The existing gas ‎
pumps and canopies are proposed to remain in their current locations‎.‎
Applicant‎:  ‎Tarek Gayar‎
                  GS Gas‎, ‎Inc‎.‎
                  24472 ‎Northwestern Hwy‎.‎
                  Southfield‎, ‎MI  ‎48075‎
Chairperson Colling read the request into the record‎, ‎and asked the applicant to ‎
come forward‎, ‎introduce himself and explain his variance request‎.  ‎
 
Mr‎. ‎Tarek Gayar‎, ‎President of GS Gas‎, ‎Inc‎.‎, ‎24472 ‎Northwestern Hwy‎.‎, ‎
Southfield‎, ‎MI‎, ‎the applicant came forward and complimented staff ‎
administration on their research and presentation of a very professional staff ‎
report‎, ‎one of the best he has seen‎.  ‎He explained he is in the gas business and ‎
purchased the property on the corner of Hamlin and Rochester almost a year ‎
ago believing it was a good corner with enough traffic to support his business‎.  ‎
Mr‎. ‎Gayar indicated the store is not generating any income‎, ‎in fact it operates at ‎
a loss of approximately ‎$‎2‎,‎000 ‎per month‎.  ‎This puts the applicant behind with ‎
his lender‎.  ‎The only way out of this deficit is to enlarge the store‎.  ‎He ‎
approached lenders and put together business plans and financial studies‎.  ‎The ‎
only way to satisfy the lenders and be able to make the payments is to realize ‎
higher sales out of the store‎.  ‎The oil company controls the sale of gas and this ‎
is becoming a penny business‎.  ‎The profit margin on the gas barely pays for the ‎
utilities to keep the business open‎.  ‎What pays the rest of the expenses‎, ‎payroll ‎
included‎, ‎is the C‎-‎store‎.  ‎The structure today is no more than a kiosk fitting ‎
three people at a time and not enough items to sell to sustain the business‎.  ‎
There are a lot of beautiful buildings located in the intersection around this gas ‎
station‎.  ‎The station is an eyesore‎, ‎is not attractive or convenient‎, ‎and does not ‎
invite customers‎.  ‎Mr‎. ‎Gayar feels it is important to beautify the site and bring it ‎
up to code‎.  ‎To satisfy the lenders and to accommodate building codes‎, ‎Mr‎. ‎
Gayar is asking for a ‎15 ‎foot variance to allow the rebuild of a larger structure ‎
with a ‎10 ‎foot rear yard setback‎.  ‎He originally hoped for a zero setback‎, ‎but ‎
understands the City‎'‎s code for greenspace and setbacks‎.  ‎The applicant‎'‎s ‎
architect is on his way with renderings of the new building‎.  ‎
 
Chairperson Colling asked the applicant if there are other practical difficulties ‎
making the subject site different from other sites in the City‎, ‎other than the ‎
financial hardship mentioned above‎.  ‎
 
Mr‎. ‎Gayar explained the building does not look good at all‎, ‎and is an eyesore to ‎
the customers‎, ‎the City and to him as the owner‎.  ‎He wants to build a new ‎
structure with a nice facade‎, ‎and to beautiful the corner‎, ‎but needs relief from the ‎
setback requirements‎.  ‎Ten years ago‎, ‎money could be made just from the sale ‎
of gasoline‎, ‎the C‎-‎store was not important‎.  ‎Back then‎, ‎the station was properly ‎
paying it‎'‎s mortgage normally‎.  ‎Now‎, ‎there is hardly any profit from gas sales‎.  ‎
 
Chairperson Colling indicated he understands‎, ‎but is looking for an indication of ‎
a need for substantial relief in terms of competition ‎- ‎why is the site unique‎?  ‎He ‎
then turned the discussion over to staff‎.‎
 
Mr‎. ‎Breuckman summarized the staff report‎.  ‎There are a few attachments to ‎
the staff report for additional information ‎- ‎one is the colored chart‎/‎table‎, ‎a ‎
survey of all the B‎-‎5 ‎zoned stations in the City‎.  ‎The other is a graphic showing ‎
the expansion potential on the subject site with the ‎25 ‎foot setback as well as the ‎
requested ‎10 ‎foot setback‎.  ‎The table of B‎-‎5 ‎properties is sorted by site area ‎
from smallest to largest‎.  ‎The subject site is the sixth smallest B‎-‎5 ‎zoned site in ‎
the City and the fifth smallest gas station site‎.  ‎The table is color‎-‎coded to show ‎
the non‎-‎conforming situations where there is an existing building that doesn‎'‎t ‎
conform with ordinance standards‎.  ‎Nearly every B‎-‎5 ‎zoned site has a ‎
nonconforming status‎.  ‎Right now‎, ‎in the B‎-‎5 ‎district‎, ‎a front yard setback is ‎
required from any street frontage‎.  ‎The subject site is a corner lot‎, ‎so front yard ‎
setbacks of ‎75 ‎feet are required from the north and east property lines‎, ‎and rear ‎
yard setbacks of ‎50 ‎feet are required from the west and south property lines‎.  ‎
Footnote ‎"‎j‎" ‎to the schedule of regulations does allow the Planning Commission ‎
to reduce the rear yard setback to ‎25 ‎feet where the property lines abut a ‎
non‎-‎residential zoning district‎.  ‎The applicant is requesting a ‎40 ‎foot variance ‎
from the ‎50 ‎foot setback‎, ‎which if granted‎, ‎would allow the construction of a new ‎
building with ‎10 ‎foot rear yard setbacks‎.  ‎This issue was taken to the September ‎
6‎th Planning Commission meeting for discussion to gauge the Commission‎'‎s ‎
interest about granting the reduction to a ‎25 ‎foot rear yard setback‎.  ‎The ‎
minutes from that meeting are attached to the packet‎.  ‎Of the members who ‎
were present‎, ‎the Planning Commission unanimously expressed their ‎
willingness to go with a ‎25 ‎foot rear yard setback‎.  ‎This is not binding‎, ‎but it does ‎
lend a reasonable expectation that should the ZBA grant a ‎15 ‎foot rear yard ‎
variance‎, ‎the Planning Commission would reduce the setback to ‎25 ‎feet‎, ‎and ‎
then the applicant would have their ‎10 ‎foot ultimate setback from the rear ‎
property lines‎.  ‎With that‎, ‎the Board could reduce the variance granted from ‎40 ‎
feet to ‎15 ‎feet and have the same effect of a ‎10 ‎foot setback from the property ‎
line‎.  ‎
 
Mr‎. ‎Breuckman reported that the property was initially developed in ‎1970‎.  ‎In ‎
1970 ‎there were only three ‎"‎B‎" ‎zoning districts ‎- ‎there was no B‎-‎4 ‎or B‎-‎5 ‎at that ‎
time‎.  ‎From the table you can see that the site‎, ‎as it‎'‎s developed today‎, ‎easily ‎
complied with all of the requirements of the zoning ordinance at that time‎.  ‎The ‎
fact that the lesser setback requirements were in place meant that in the past ‎
you could have a much smaller site to support a gas station and still meet the ‎
setback requirements‎.  ‎So‎, ‎there are many smaller parcels that exist where gas ‎
stations are located than are feasible today‎.  ‎With the setback requirements of ‎
today‎, ‎a larger parcel is needed to accommodate a gas station‎.  ‎In ‎1977‎, ‎Avon ‎
Township adopted a new zoning ordinance which included the B‎-‎4 ‎and B‎-‎5 ‎
zoning districts ‎- ‎which have the familiar setbacks of ‎75 ‎feet from any street and ‎
50 ‎feet from a rear yard‎.  ‎When the zoning ordinance was amended in ‎2009‎, ‎the ‎
Planning Commission was given the ability to reduce rear yard setbacks to ‎25 ‎
feet because this is not the first gas station wanting to do work and not being ‎
able to because of the setback requirements‎.  ‎Most of the gas stations sites in ‎
the City are very old and there has not been a lot of reinvestment over the ‎
years‎, ‎mostly because it‎'‎s not feasible to expand the buildings within the current ‎
setbacks‎.  ‎
 
By way of analysis‎, ‎Mr‎. ‎Breuckman explained that nearly all gas stations in the ‎
City are non‎-‎conforming with respect to one or more of the dimensional ‎
requirements of the ordinance and it is clear that most gas stations in the City ‎
were developed prior to the existing B‎-‎5 ‎dimensional standards being in effect‎.  ‎
The requested ‎10 ‎foot rear yard setback is comparable to the existing side and ‎
rear yard setbacks to a number of existing gas stations in the City as evidenced ‎
in the table‎/‎chart‎.  ‎This request would not represent a unique or ‎
precedent‎-‎setting situation ‎- ‎the precedent already exists in the City‎.  ‎The ‎
variance would provide substantial relief to the applicant in light of the Planning ‎
Commission‎'‎s discussion‎.  ‎The plight of the applicant is due to circumstances ‎
that are unique to all sites that are zoned B‎-‎5 ‎and that were developed prior to ‎
1977‎.  ‎The applicant does wish to replace a functionally obsolete commercial ‎
building with a contemporary and economically viable building‎.‎
 
Chairperson Colling asked if the ZBA decides to grant the variance‎, ‎could a ‎
condition relative to Planning Commission‎'‎s approval to reduce the setbacks to ‎
25 ‎feet be placed on the approval‎.  ‎Mr‎. ‎Breuckman explained the Board could ‎
place a condition on the approval‎, ‎but it might be a moot issue‎.  ‎Even if the ‎
Planning Commission grants the setback reduction‎, ‎if the variance is not acted ‎
upon or the structure is not built within one year‎, ‎the variance lapses‎.  ‎
 
The Chairperson declared the public hearing open at ‎7‎:‎21 ‎p‎.‎m‎.‎, ‎calling for ‎
proponents and‎./‎or opponents who wished to speak‎.  ‎
 
Brian Bonkosky‎, ‎175 ‎Boyken Rd‎.‎, ‎came forward and said he lives one street ‎
over from the subject property‎.  ‎He submitted an aerial view of the subject ‎
property and explained there is a house in the subdivision that has a fence‎/‎wall ‎
along the property line‎, ‎which is the original lot line from when the land was ‎
platted back in the ‎50‎'‎s‎.  ‎There was a question if the subject property extended ‎
all the way to that fence and if the variance would allow something to be built ‎
within ‎10 ‎feet of the fence‎.  ‎Mr‎. ‎Bonkosky now understands that Walgreens ‎
owns the land behind the subject property‎, ‎so he is no longer concerned and ‎
has no objection to the requested variance‎.‎
 
There being no further comments‎, ‎the Chairperson declared the public hearing ‎
closed at ‎7‎:‎25 ‎p‎.‎m‎. ‎and opened the floor to Commissioner comments‎.‎
 
Ms‎. ‎Brnabic asked if the dumpster location will be moved‎.  ‎Mr‎. ‎Gayar explained ‎
the dumpster will be moved to the far south side‎.  ‎This location provides ample ‎
access for truck travel and pick‎-‎up‎. ‎A gate will also be provided around the ‎
dumpster‎.  ‎
 
Ms‎. ‎Brnabic then asked if fire truck access on the south side of the building ‎
would be provided through the Walgreen parking lot‎.  ‎Mr‎. ‎Breuckman clarified ‎
that a concept plan meeting was held with the applicant‎.  ‎The Fire Department ‎
had a chance to comment on the plans‎.  ‎Given the fact that there is a ‎
Walgreen‎'‎s parking lot that wraps around both sides‎, ‎the Fire Department was ‎
comfortable with the site layout‎.  ‎
 
Ms‎. ‎Brnabic commented that right now there is a second doorway through the ‎
building in the back and asked if the new building will also have a second access ‎
door‎.  ‎Mr‎. ‎Gayar confirmed there will be a second doorway in the new building‎.  ‎
Ms‎. ‎Brnabic asked where deliveries occur‎.  ‎Mr‎. ‎Gayar advised that grocery ‎
delivery will normally be through the front door‎.  ‎Chairperson Colling clarified that ‎
all deliveries must occur on the property owner‎'‎s lot‎, ‎not through Walgreen‎'‎s ‎
property‎, ‎so all deliveries will be through the front door once the new building is ‎
constructed‎.  ‎
 
Mr‎. ‎Gayar explained that trucks delivering gasoline enter off Hamlin Road and ‎
exit to Rochester Road‎.  ‎He also indicated that the second driveway off Hamlin ‎
Road closest to Rochester Road will be closed off‎.  ‎This will reduce accidents ‎
and inconvenience on the street‎.  ‎
 
Ms‎. ‎Brnabic questioned if the parking will remain on the north side of the site‎.  ‎
Mr‎. ‎Breuckman explained the staff has not reviewed a site plan yet‎, ‎but the ‎
concept plan that was reviewed had plenty of parking‎.  ‎There is no parking ‎
problem on the site‎.‎
 
Mr‎. ‎Duistermars commented that without the variance‎, ‎the building envelope is ‎
too small to build anything economically viable‎.  ‎
 
Chairperson Colling asked the applicant if he would agree to a condition that all ‎
deliveries made to the store would be through the property owner‎'‎s parking lot ‎
and through the front of the building‎.  ‎Mr‎. ‎Gayar agreed to this condition‎.  ‎Mr‎. ‎
Colling still would suggest a condition that if the building is not built within one ‎
year or if the Planning Commission does not agree to reducing the rear yard ‎
setback to ‎25 ‎feet‎, ‎that any variance approved by the ZBA would become null ‎
and void‎.  ‎
 
Mr‎. ‎McGunn asked if the size of the building was determined by an interior ‎
layout or a desire to maximize the amount of building that could be placed on ‎
site‎, ‎and then work with the interior layout‎.  ‎
 
Mr‎. ‎Gayar explained he is trying to please the financial lender‎.  ‎The feasibility ‎
study that was completed‎, ‎the walk‎-‎in cooler minimum standards and ‎
maneuverability throughout the store also determined the proposed size of the ‎
building‎.  ‎There is a formula using projection numbers that distributors use to ‎
design the buildings‎; ‎this information is shared with the lenders‎.  ‎Mr‎. ‎Gayar ‎
indicated he was going to ask for a zero setback‎, ‎but is trying to accommodate ‎
the ordinance and the professionalism of the City‎.  ‎He understands the need for ‎
the greenbelt to beautify the area surrounding the building‎.  ‎
 
The Board was in recess from ‎7‎:‎45 ‎p‎.‎m‎. ‎until the meeting was reconvened at ‎
7‎:‎49 ‎p‎.‎m‎.‎
 
MOTION‎ by Duistermars‎, ‎seconded by Verschueren‎, ‎in the matter of File No‎. ‎
99‎-‎028‎, ‎that the request for a variance from Section ‎138‎-‎5‎.‎100 ‎(‎Schedule of ‎
Regulations‎) ‎of the Rochester Hills Code of Ordinances to allow a ‎15 ‎foot rear ‎
yard variance for a proposed building at ‎2020 ‎S‎. ‎Rochester Road‎, ‎Parcel ‎
Identification Number ‎15‎-‎27‎-‎226‎-‎012‎, ‎zoned B‎-‎5 ‎(‎Automotive Business‎)‎, ‎be ‎
APPROVED‎ because a practical difficulty ‎does‎ exist on the property as ‎
demonstrated in the record of proceedings and based on the following findings‎:‎
 
1‎.  ‎Granting the variance will do substantial justice to the applicant as well as ‎
nearby property owners by permitting a use or development of land that is ‎
consistent with prevailing patterns in the nearby areas and with existing ‎
conditions on other sites zoned B‎-‎5 ‎throughout the City‎.‎
 
2‎.  ‎A lesser variance of ‎15 ‎feet would provide substantial relief and would be ‎
more consistent with justice to other property owners in the area‎.‎
 
3‎.  ‎The circumstances necessitating the variance were not self‎-‎created by the ‎
applicant‎.  ‎Rather‎, ‎the site was created and developed according to zoning ‎
standards in effect at the time and subsequent zoning actions by Avon ‎
Township‎, ‎precursor to the City of Rochester Hills‎, ‎eliminated redevelopment ‎
possibilities at this and other B‎-‎5 ‎sites developed prior to ‎1977 ‎by enacting ‎
larger setback requirements‎.‎
 
4‎.  ‎Alternatives do not exist that would allow the reasonable improvement of the ‎
property that meet the requirements of the Ordinance‎.‎
 
5‎.  ‎The granting of this variance would not be materially detrimental to the public ‎
welfare or existing or future neighboring uses‎.‎
 
6‎.  ‎Approval of the requested variance will not impair the supply of light and air to ‎
adjacent properties‎, ‎increase congestion‎, ‎increase the danger of fire‎, ‎or impair ‎
established property values in the surrounding area‎.‎
 
Condition‎:‎
1‎.  ‎All deliveries will be accommodated within the boundaries of the site‎.  ‎
A motion was made by Duistermars‎, ‎seconded by Verschueren‎, ‎that this matter be ‎
Approved‎. ‎The motion carried by the following vote‎:‎
Aye
Duistermars, Brnabic, Verschueren, Colling, McGunn and Koluch
6 - 
Absent
Brennan
1 - 
 
ANY OTHER BUSINESS
No other business was brought before the Board‎.  ‎
NEXT MEETING DATE
Chairperson Colling reminded the Board that the next Regular Meeting is ‎
scheduled for October ‎12‎, ‎2011‎.‎
ADJOURNMENT
Hearing no further business‎, ‎and upon motion by McGunn‎, ‎seconded by ‎
Verschueren‎, ‎Chairperson Colling adjourned the meeting at ‎8‎:‎00 ‎p‎.‎m‎.‎
 
 
 
 
 
 
 
_______________________________‎
Ernest Colling‎, ‎Jr‎.‎, ‎Chairperson‎
Zoning Board of Appeals‎
City of Rochester Hills‎
 
 
 
_______________________________‎
Sandi DiSipio‎, ‎Recording Secretary‎