Administration and Information 
Services Committee
Rochester Hills
1000 Rochester Hills 
Drive
Rochester Hills, MI 48309
(248) 656-4660
Home Page:  
www.rochesterhills.org
Minutes
Jim Duistermars, Bob Grace, Barbara Holder, Brad Kinker, Pam Lee, Jane Leslie, Ashley 
McCormick, James Rosen, Camille Smith-Winberry, Gerard Verschueren, Jeff Wojcik
5:00 PM
1000 Rochester Hills Drive
Tuesday, November 14, 2006
CALL TO ORDER
Chairperson Holder called the Administration & Information Services (AIS)meeting to 
order at 5:02 PM.
ROLL CALL
Barbara Holder, James Rosen and Gerard Verschueren
Present:
Jim Duistermars and Brad Kinker
Absent:
Non-Voting Members Present: Bob Grace, Pam Lee, Jane Leslie, Camille 
Smith-Winberry and Jeff Wojcik
 
Non-Voting Members Absent:  Ashley McCormick
 
Others Present:  Council Member Ravi Yalamanchi
APPROVAL OF MINUTES
2006-0289
Special Meeting -  March 21, 2006
Special AIS DRAFT Minutes.pdf; Draft Resolution.pdf
Attachments:
A motion was made by  Verschueren, seconded by  Rosen, that this matter be 
Approved.  
 
Resolved that the Administration & Information Services (AIS) Committee hereby 
approves the Minutes of the Special Meeting of March 21, 2006 as presented.
 
The motion carried by the following vote:
Aye:
Holder, Rosen and Verschueren
Absent:
Duistermars and Kinker
2006-0376
Regular Meeting -  May 9, 2006
Draft Minutes.pdf; Draft Resolution.pdf
Attachments:
A motion was made by  Verschueren, seconded by  Rosen, that this matter be 
Approved.  
 
Resolved that the Administration & Information Services (AIS) Committee hereby 
approves the Minutes of the Regular Meeting of May 9, 2006 as presented.
 
The motion carried by the following vote:
Aye:
Holder, Rosen and Verschueren
Absent:
Duistermars and Kinker
2006-0446
Special Meeting -  May 23, 2006
DRAFT minutes - Special Mtg.pdf; Draft Resolution.pdf
Attachments:
A motion was made by  Verschueren, seconded by  Rosen, that this matter be 
Approved.  
 
Resolved that the Administration & Information Services (AIS) Committee hereby 
approves the Minutes of the Special Meeting of May 23, 2006 as 
presented/amended.
 
The motion carried by the following vote:
Aye:
Holder, Rosen and Verschueren
Absent:
Duistermars and Kinker
COMMUNICATIONS
None.
UNFINISHED BUSINESS
2006-0119
Review of City Council Rules of Procedures
082406 Memo Holder-recap Art VIII Sec 6.pdf; 092606 Kibby 
suggestions.pdf; 080806 Galeczka Memo-misc.changes.pdf; 070606 
Memo Galeczka - Written Comm.pdf; 030706 AIS Draft notes.pdf; 030306 
Memo Galeczka.pdf; 020206 Memo Holder.pdf
Attachments:
The Committee briefly discussed the suggested changes to Council's Rules of 
Procedure and noted the following:
 
*  The suggestions submitted by Mr. Kibby will be reviewed at a future time.  
 
*  Mr. Rosen commented that rules should not be made too rigid to follow.
Recommended for Approval to the City Council Regular Meeting
 Member Duistermars entered at 5:12 PM
Jim Duistermars, Barbara Holder, James Rosen and Gerard Verschueren
Present:
Brad Kinker
Absent:
2006-0377
Review of City Council Policy - Litigation / Public Hearing Policy
030706 AIS Draft notes.pdf
Attachments:
The Committee commenced discussion regarding the Litigation/Public Hearing Policy.  
 
Mr. Bob Grace, Director of MIS asked a question regarding a "list service" that is 
currently under review to be added to the City's web page whereby residents can 
register to receive email notifications on city topics.  Since the City will have to pay for 
each list, the question is how broad or how narrow should the topic be for which 
residents can sign up to receive notification of when the topic will be discussed at a 
Council meeting. Currently, if the list is focused on one project, when that project is over, 
the list cannot be reused; the City would have to purchase another list.  
 
Mr. Rosen commented that Council has decided to continue with the current way of 
notifying residents regarding litigation issues.  The Committee continued discussion and 
noted the following:
 
*  Some residents question why they are receiving an agenda in the mail because there 
is no explanation that goes along with it.
 
*  Perhaps it may be less expensive to use a standard postcard that could contain 
information stating something like, "... a possible litigation will be discussed by City 
Council..."  and provide a phone number where they can call to find out the meeting date 
or more information if desired.
 
Ms. Jane Leslie, City Clerk, gave an update that included the following:
 
*  A new ruling from the State of Michigan regarding if a mailing is to be made to an 
apartment or office building, the communications must be made with every unit and suite 
within that building.  Due to the new ruling, the City's Planning Department's cost for 
postage and time involved in identifying the occupant of each appartment unit or 
business suite with respect to mailing notifications has increased significantly.  
 
*  The Council Team maintain lists of residents who have requested to be notified on 
specific agenda items.  The residents currently receive agendas for Council meetings at 
which the specific item(s) will appear for discussion.  The most recent topics were 
related to the Hamlin/Adams area, Grand Sakwa or REI issues.  The Council Team lists 
are combined with lists from the Planning Department regarding the same agenda 
item(s).  Generally speaking, if an issue does not have a list of interested residents, the 
notice is published in the newspaper only.
 
Ms. Holder suggested that it may be helpful to the residents, if at the beginning of a 
Council meeting, the Council President could announce any litigation issues that were 
set to be discussed at the next Council meeting.  Mr. Rosen agreed that was a good 
idea especially if the item has been set for the next agenda.
 
Mr. Grace and Ms. Leslie offered to investigate methods of using postcards that contain 
explanations for the notification in lieu of mailing meeting agendas to interested 
residents and also the costs involved.
 
The Committee consensus was that no changes were needed for the Litigation/Public 
Hearing Policy at this time.  The policy may be revisited in the future after Council has 
had a chance to use the suggestions made from this discussion.
Closed
2006-0720
Request from Council Member Yalamanchi to investigate removing the 
Accounting Division from the Clerk's Department and moving it under the 
Mayor's Office - Finance Department
Chpt VIII, Sec. 8.11 of City Charter.pdf
Attachments:
Chairperson Holder explained that Council member Yalamanchi was invited to the 
meeting to provide insight for the request to investigate moving the Accounting Division 
under the Mayor's Finance Department.   Mr. Yalamanchi gave a presentation from his 
point of view and noted the following:
 
*  Section 8.11, paragraphs 1, 2, 3 and 4 of the City Charter speak to the Clerk's Office 
as being a strong legislative branch of the City which includes paragraph 10 referring to 
a "chief accountant".
 
*  The accounting function is typically an administrative function under the executive 
area and not usually under the legislative branch.  This may be a "housekeeping" item 
that should be examined.  The issue is not who currently is occupying each position but 
rather placing the accounting function under the administrative/mayor area rather than 
the legislative/clerk's office area. 
 
*  Once an entity becomes a city, the administrative and legislative functions should 
mirror that of other cities.   
 
Ms. Jane Leslie, City Clerk, offered the following information about a township form of 
government:
 
*  Paragraph 10 contains the term "chief accountant" which is a standard term used by a 
township form of local government.  Townships do not typically have a separate finance 
division under a township supervisor.  The supervisor is elected as the chief executive 
officer and is responsible for the budget.  The clerk is also elected and is responsible for 
accounting function to create a separation of duties and balance of powers.
 
*  Generally, cities usually have a finance division of some type.
 
The Committee commenced discussion and noted the following:
 
*  Moving the Accounting Division under the Fiscal Department may be merely a change 
on paper.  There should not be any additional salary costs due to the City already 
having a Finance Director.
 
*  If the original charter members' intention of placing the Accounting Division under the 
Clerk's office was to support some sort of vital "check and balance", then the it should 
probably remain where it is.  
 
*  By having the accounting function separate from the budget function may be a better 
way to demonstrate the "checks and balances" to the community.
 
Ms. Pam Lee, Human Resource Director, noted that the concerns regarding the current 
organization structure have been expresses by both the current and previous finance 
directors.  
 
The Committee consensus was to continue discussion at a later date along with any 
other charter amendment concerns and to invite the Finance Director to any future 
meetings to participate in the discussions.
Closed
YOUTH COMMENTS
Regarding notification for public hearings, Ms. Winberry agreed that post cards may be 
a good way to provide notice to interested parties.
 Council member Yalamanchi exited at 5:53 PM.
ANY OTHER BUSINESS
2006-0788
Review of Chapter 82, Personnel Ordinance Amendments
Agenda Summary.pdf; 12/13/06 Agenda Summary.pdf; Ordinance 
Amendment.pdf; First Reading Agenda Summary.pdf; First Reading 
Resolution.pdf; 111406 AIS Minutes.pdf; 12/13/06 Resolution.pdf; 0788 
Resolution.pdf
Attachments:
Ms. Pam Lee, Human Resource Director provided an update regarding the amendments 
being presented to City Council for their review and vote.  She highlighted the changes 
and noted the following:
 
*  The personnel ordinance is the vehicle that provides rights and benefit provisions for 
to non-union employees. One of the proposed changes is to take out the reference to 
administrative and managerial employees and replacing it with the general language of 
"full-time non-union employees.
 
*  The Personnel Board provisions are being updated to reflect changes in which 
employee representatives are appointed.  It also provides the full-time non-union 
employees with a "just cause" status as opposed to "at will" status.
 
*  The provision for extending the probationary period has been updated. 
 
*  More general language is being suggested to describe pension vesting which should 
allow pension plan amendments to be adopted to the Personnel Ordinance more 
concisely. 
 
*  Any changes in the pension plan  will come to council for approval in December.
 
*  Insurance coverages have been updated which includes reference to retirees as a 
group and provides for employee premium contributions.
 
*  A major area of change has to do with specific references to ICMA as the provider for 
the City's 457 Benefit Plan which will allow for competitive quotes in the future.
 
Chairperson Holder asked for clarification regarding Section 82-64, paragraph (b) Plan 
amendment that reads:  "The pension plan may, from time to time, be modified or 
changed by a resolution duly adopted by the city council or by collective bargaining 
agreement."  The Committee discussed the meaning of the word "or" and asked that Ms. 
Lee provide more clarification when presenting the item to Council at the November 15 
meeting.  Ms. Lee agreed to provide more clarification.
Referred to the City Council Regular Meeting
Enactment No: RES0011-2007
NEXT MEETING DATE
Tuesday, December 5, 2006 - 5:00 PM.
ADJOURNMENT
There being no further business to discuss, Chairperson Holder adjourned the meeting 
at 6:10 PM.
 
Minutes prepared by Denise Mertz.
Minutes were approved as presented at the December 5, 2006 Regular Administration & 
Information Services Committee Meeting.