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Chairperson Deborah Brnabic, Vice Chairperson Greg Hooper

Members:  Susan Bowyer, Sheila Denstaedt, Gerard Dettloff, Anthony Gallina, Marvie Neubauer, Scott Struzik and Ben Weaver

Youth Representative: Siddh Sheth

Chairperson Brnabic called the July 18, 2023 Planning Commission meeting to order at 7:00 p.m., Michigan Time.

Deborah Brnabic, Sheila Denstaedt, Gerard Dettloff, Anthony Gallina, Greg Hooper, Marvie Neubauer, Scott Struzik and Ben Weaver

Chris McLeod, Planning Manager

Jennifer MacDonald, Recording Secretary

Dr. Bowyer provided prior notice that she was unable to attend and was excused.

Chairperson Brnabic welcomed attendees to the July 18, 2023 Planning Commission meeting. She noted that if anyone would like to speak on an agenda item tonight or during Public Comment for non-agenda items to fill out a comment card, and hand that card to Ms. MacDonald. She noted that all comments and questions would be limited to three minutes per person, and all questions would be answered together after each speaker had the opportunity to speak on the same agenda item.

June 20, 2023 Meeting Minutes

A motion was made by Hooper, seconded by Neubauer, that this matter be Approved as Presented. The motion carried by the following vote:

Brnabic, Denstaedt, Dettloff, Gallina, Hooper, Neubauer, Struzik and Weaver

None.

Seeing no speaker's cards and no one wishing to speak, Chairperson Brnabic closed public comment.

Public Hearing and Request for Conditional Use Recommendation - File No. PCU2023-0005 - to operate a child care center within the R-4 One Family Residential District at the proposed Primrose School, located on the east side of Rochester Rd. and north of Eddington Blvd., zoned R-4 One Family Residential with an FB Flex Business Overlay, Parcel No. 15-23-301-018, Becky Klein, PEA Group, Applicant

(Staff Report dated 7/18/23, Reviewed Plans, PEA group letter 6/23/23, Fishbeck Engineers letter submitted 7/14/23, Development Application, EIS, Mechanical unit screening cut sheet, WRC letter of 2/23/23, Streets review 2/15/23, and Public Hearing Notice had been place on file and by reference became a part of the record hereof.)

Chairperson Brnabic introduced this item noting that it is relative to a conditional use recommendation to operate a childcare center in the R-4 One Family Residential District at the proposed Primrose School located on the east side of Rochester Road north of Eddington Boulevard, Zoned R-4 One Family Residential with an FB Flex Business Overlay.  She invited the applicant forward and asked for Staff’s report.

Present for the applicant was Dan Harris with 814 Services and Becky Klein, PEA Services.

Mr. McLeod explained that there are three different items on tonight’s agenda pertaining to this project, potential site plan approval, tree removal permit, and conditional use recommendation for the Primrose School.  He stated that the vacant site is on the east side of Rochester Road just north of Eddington Boulevard, and is an extension of the FB District in this area with the underlying zoning of R-4 One-Family Residential, and stated that it is being proposed to be developed as a conditional use within the R-4 One Family District and not the FB District.  The conditional use recommendation will ultimately go on to City Council.  He noted where the site is in relationship to the surrounding properties, pointing out the financial institutions to the south that started the realignment of Eddington with this common roadway, and then additional financial institutions and the Cedar Valley multiple family development to the north.  He explained that this development proposes to provide the connection between these two areas.  To the east and to the west is R-4 One Family Residential.  The overlay FB district is on the east side of Rochester Road, and NB Neighborhood Business is to the north.  

He noted the connection from Eddington Road, and the current alignment heading northward into Cedar Valley, creating at cross-connection between the two developments. He said there is a  two acre area provided for future potential development on the north side of the site, where no specific plans were provided.  He commented that at one point in earlier reviews there was a second building that was going to be a swim school; however that was left off of these plans, and he stated that it is his understanding that this is no longer an option for this site.  He pointed out the buffering along the east side that is actually on City-owned property, and he stated that this is consistent with the developments to the south where the City has allowed buffering to occur.  He mentioned that the hours of operation for the proposed use appear to now be 6:30 am to 6:30 pm which does comply with the conditional use requirements, which does limit overall hours of operation.  

He stated that the site has a number of trees on it, and the applicant is proposing to remove 14 regulated trees and five specimen trees.  A total of 20 replacement trees are being planted and 16 will then be paid into the City’s Tree Fund.  He explained that 80 deciduous trees are proposed to be planted throughout the site and 21 evergreen trees between this site as well as abutting City property that will serve as the buffering between this site and the adjacent residential properties to the east.

He explained that they are requesting to place a fence around their stormwater detention pond, based on the fact that their insurance company is requiring it since it is a children’s play area and children will be on the site on a regular basis. The applicant’s rationale is that for liability purposes, fencing would need to be provided there; otherwise an underground system would have to be provided if that fencing would not be allowed.

Mr. Harris stated that 814 Services is the developer and the tenant is Primrose Schools, a premier childcare facility.  He stated that it has been a pleasure to work with Mr. McLeod and the rest of the planning staff to get to this point.

Ms. Klein stated that the site definitely provides a few engineering challenges with the DTE transmission tower along the north line as well as the need to make connectivity from Eddington Drive at the south to the apartment buildings to the north, and with the shared access drive with the bank.  She explained that they have worked with City staff to make this project viable.  She commented that it has been a challenge, but she thinks that they have developed something that will work and look aesthetic and will serve the needs of the community well.

Chairperson Brnabic noted that the Planning Department requested additional masonry be added on each façade and she would agree that there is too much siding.

Mr. Harris responded that in response to that request, they have increased the amount of masonry quite a bit from the start of the project to now.  He explained that they are up over 20 percent on some wall faces of nearly 40 percent, or 39 percent on the portions that are facing Rochester Road.  He stated that the issue they are coming to is that they would like to try to preserve the way their building looks as this is their tenant’s style.  He added that in the interest of 

architectural appeal, they are having trouble trying to find where additional masonry could go and still provide an aesthetic-looking building given the overall design and intent of the tenant.

Chairperson Brnabic stated that there are plenty of opportunities to add stone or brick accents in between the doors and windows or go higher.  She mentioned that there is another school on Auburn near John R that is two story, and their first story is totally brick.  She pointed out that the Fifth-Third Bank is a brick building.  She stated that she is not happy with the look of the building, and she is not able to support it because something needs to be added to the building as far as masonry.  She commented that she would have liked to have seen a full color rendering of the entire development including proposed landscaping, parking, playground equipment and any other amenities on site.  She stated that the rendering provided gives her enough of an idea that there is not enough masonry; and that while the applicant states that this is high-end design, having so much siding on the façade is not considered high-end design.  She commented that she does not want it listed as a condition of approval because she wants to see what she is approving and wants an updated façade with more masonry.

Ms. Neubauer stated that she would concur with Chairperson Brnabic.  She noted that she looked at their school in Canton where she does not see anything but brick.  She noted that while Councilwoman Boyer is not here this evening, she described it perfectly, noting it looks like a pole barn the way it is now and it is not complementing the area around it.  She added that if there are plans submitted that include a pool and it is not now part of the project, they need to submit more detailed updated plans beyond a graphic and with exact precise design so the Commission knows what it is voting on.  She suggested the applicants look at their school in Canton which is almost brick to the top.

Mr. Harris stated that one of the conditions for conditional use for a daycare in this area is to take into account the abutting residential areas.  He pointed out to the east and also across Rochester Road all of the residential areas have siding incorporated into them.  He commented that it became challenging as to where to terminate the brick and still have an aesthetic appeal.

Mr. Neubauer suggested that she would go up to that middle line with the brick and around each of the windows and doors at a minimum.  She commented that 20 or 25 percent brick on the lower level is just not enough.  She stated that it needs to be compared to the commercial buildings around it and they are all brick.

Mr. Harris commented that he appreciates the direction that the Commission is providing, and stated that they were increasing the brick as they were submitting these plans.  He asked if full brick would be acceptable.

Mr. Neubauer commented that they would not present an argument if it is full brick.  She stated that if they wanted to put some siding in, it should be minimal because even many of the residential houses around there are solid brick.

Chairperson Brnabic stated that she would agree that there would not be an 

argument if it were full brick.

Mr. Harris mentioned the gable area where the signage would be located.

Ms. Neubauer stated that if that was the only part that would not be brick, she thought that would be acceptable to most of the Commissioners.  She commented that she is not an architect and mentioned keeping the stone and a triangle of siding.

Mr. Harris responded that they would like to preserve the architectural trend of a barnyard farmhouse.  

Ms. Neubauer stated that trends come and go, and the Commission wants something that is going to stay and be in keeping with the aesthetic of Rochester Hills.

Chairperson Brnabic stated that they could always look at it and decide if they wanted to include some accents, even if going with full brick.  

Mr. Dettloff stated that he would agree with what Chairperson Brnabic and Ms. Neubauer have suggested.  He asked Mr. McLeod if the traffic engineer has had a chance to review the trip generation comparison submitted on 7/13 from Fishbeck.

Mr. McLeod responded that Traffic did give it a cursory review and Mr. Depp provided an email late today that there was nothing that jumped as objectionable in terms of the numbers provided from the Fishbeck report.  He explained that this is a bit of a unique case from the standpoint that this is all internal roadway system and no new driveway is being proposed.  

Mr. Dettloff stated that he agreed on the aesthetic discussion, and commented that the applicant would never get an argument about full brick in this community.  He expressed appreciation to the applicant for bringing this to Rochester Hills.

Mr. Struzik stated he wanted to comment on some of the positive aspects of this project.  He pointed out that they will be filling in the pathway gap on Rochester Road which is a busy road in terms of cars and speed, and has a lot of pedestrians on it.  He commented that this will be one step closer to having a completed pathway from Hamlin to Avon.  He noted that the connection of Eddington to the north is a very positive aspect of this project and will give some of those businesses and apartments to the north the opportunity to make a left turn out onto Rochester Road with the assistance of a traffic light and would use the property as a cut-through to the light.  He mentioned that stormwater management will be an improvement, and he noted that he read that the water flows from west to east, and right now it flows naturally and the improvement would be that it will be collected and put into a pond as opposed to free-flow.  Another positive is that no new driveway is proposed on Rochester Road, a huge plus for this project, and this is something they like to avoid if possible.  He added that it will be great to have a new childcare option in the city.  

He stated that he agrees with the feedback Chairperson Brnabic and Ms. Neubauer gave about the siding, noting that in the neighborhood to the east there are quite a few homes that have a significantly higher percentage of brick than the proposed structure.  

Chairperson Brnabic noted that this item requires a public hearing, and noted that she had several speaker cards.

Michael Corless, 1590 Farnborough, stated that his property is immediately adjacent to this property on the corner of Farnborough and Eddington.  He noted that the cut-through traffic means a lot more traffic immediately behind his home, which he is not necessarily in favor of.  He mentioned that he sees a line of plantings and they have a berm there now that when they did the realignment of Eddington.  He noted that there were a significant amount of plantings as a buffer and he was curious what was on the east side of the plan for the road that cuts through.  He asked about the retention pond, and commented that if it fills with water they would have to put up with mosquitoes.  He mentioned that the property was once part of the Ferry Seed Farm, and asked if there might be contaminants in the area that have to be remediated.  He commented that any runoff from west to east may move disturbed contaminants downhill, affecting people living adjacent to the property.  He expressed that he was upset about the removal of all of the trees on the corner.

Vito Pampalona, Vito Anthony, 1235 N. Main, Rochester, stated that he is the broker that worked on the property for almost two years, and represents the sellers.  He commented that they have had many inquiries and have sat down with a number of developers and what is presented today is by far the best use they have seen.  He stated that this is really good for the community and the residential that surrounds it and a lot of families will take advantage of this.  He commented that he believed that he is sure that they will be up for a bit of an elevation tweak.

John Tenny, 2724 Emmons Ave., asked what the market for daycare is, noting that there was one about a quarter mile away.  He commented that he did not feel that there was a market for this kind of structure.

Dr. Lisa Winarski, stated that she had concerns about the style of building, and commented that it seems like every time a new building comes in, it looks cheaper and cheaper.  She noted that she appreciated the comments on keeping the aesthetics with the surrounding areas.  She asked where the stormwater would be hooking up to, and mentioned that Eddington Farms has ongoing litigation with the City of Rochester Hills regarding stormwater in their subdivision, and she stated that she does not know how this can go forward until that litigation is resolved.  She asked about the traffic engineering information and noted it is not included in the packet.  She mentioned headlights and stated they would go into the homes.  She commented that a chain link fence around the stormwater drain would not be pleasing to anyone and asked if the elevation of the property would be raised.  She stated that the developer should have a conversation with the Eddington Farms neighbors, and expressed concern regarding the play structures.  She noted that Holy Family South was not allowed to have play structures.

Mark Kellenberger, 814 Services, 1695 Twelve Mile, Berkley, stated that he wanted to support Mr. Harris, noting that they were coming looking for direction tonight and did not have the design guideline.  He stated that it is pretty evident that a brick structure would be much more attractive and agreeable from the City’s perspective and they can absolutely do that.  He asked if they could move forward with a conditional approval and they would have no issue with adding brick to the elevation.

John Przybysz, 3120 Primrose Ave., stated that he lives behind Meijer and noted that a developer came in there, and sold their property, and he asked if they were planning on selling this property when they were done with it.  He stressed that this is residential property that should not be rezoned and he stated that this is about business and money and is not to the benefit of the residents.

Mr. Harris stated that he would like to address some of the comments.  He noted that walkability is something that Planning and other City staff have stressed to them.  He commented that having a daycare and a convenient traffic light will allow residents to safely walk, bike and use anything other than a car to make that journey.  He stated that walking kids to school in the morning will be good exercise and will be positive.  He stated that stormwater typically cannot leave a site and must be contained onsite and discharged appropriately, and in this case they are doing a good job because they are limiting the amount of underground storage and everything is surface draining.  He pointed out that it runs through the grass, through a concrete pipe to the detention pond, and then to outlets to the south in a controlled structure.  He stressed they will follow all the OCWRC standards as well as additional City requirements.  

He added that they have come to the understanding that the brick building is the way to go.  He commented that he is not aware of any stormwater litigation, and asked if Planning had any information.  He noted that they did a Phase 1 Environmental and it did not indicate any contaminants on the site.  He addressed questions regarding headlights, and commented that there are already plantings on the residents’ side of the berm and they are supplementing the plantings in existence in addition to having the berm.  He noted that there is a play structure plan.  

Ms. Klein addressed several comments.  Regarding drainage, she stated that Rochester Road sits at a higher elevation than most of the site, and then there is a drop between this site and the subdivision to the east.  She reviewed the drainage for the property, noting that there is an S-shaped bioswale that is at a split in the existing berm, and noted that all the water from this site is currently draining through that split in the berm and entering a catch basin in the subdivision.  She explained that they are not changing the onsite grade and are working with existing grades as much as they can so as not to raise or lower anything dramatically.  All the water that used to flow into that area will be run through one of two bioswales, the S-shaped one mentioned, and a second one that runs between the rows of parking.  She stated that those act as a primary detention system and are also a very eco-friendly way of cleaning the stormwater before it gets into the main detention pond.  The pond is 

bean-shaped at the southeast corner of the site, and the water will be held in that over time and released slowly.  The outlet for that is an existing structure in Eddington Boulevard.  She stated that she thinks it may improve things for the neighbors to the east because the water will not be dumping into their storm system and will be in a controlled basin that goes into the City system in the street.  She added that regarding mosquitoes, the pond and bioswales are designed to drain dry; they will hold water for 24 to 48 hours depending on how intense a given storm is, but over time that water will either soak into the ground or drain through the outlet system and the basins will be dry until the next storm.  They should not be big mosquito generators.

She stated that in terms of traffic, it will add some traffic to the neighborhood and most of it will happen between the hours of about 6:30 and 9 am, and then again in the afternoon around 3 to 6 pm; but this is a much lower impact than a lot of things that could go into the site.  She commented that any kind of store or restaurant would generate more trips.  She noted that with the differential between the elevation of this site and the neighbors, the ground floor windows will probably not get hit by much headlight activity.  She stated that considering second floor windows, there is an existing berm and line of trees there, and their landscaping will be in addition to the existing buffer trees, creating a fairly thick belt of foliage.  She commented that it would be up to the developer for a coordination meeting with the neighbors.

Mr. Harris noted that 101 trees and 200 shrubs are being proposed, with different levels of canopies and foliage to alleviate higher and lower headlights.

Ms. Klein added that regarding fencing around the play yard and pond, it will not be ugly chain link and will be a high quality wrought-iron look, ornamental safety fence.  She stressed that the fence around the pond is to satisfy insurance requirements and provide an extra level of safety for parents to ensure their child won’t get hurt.

Chairperson Brnabic asked who the point of contact would be to speak with the neighbors.

Mr. Harris responded that it could be his office.

Chairperson Brnabic stated that they always recommend a new developer speak with the neighbors and oftentimes they have questions that can be remedied.  She requested that they make an offer to talk to the neighbors, even if it is contacting the homeowners’ association, perhaps set up a meeting.

Mr. Harris agreed with that request.  

Chairperson Brnabic asked if someone looked at the trees and berm from the perspective of headlights.

Ms. Klein responded that they have not done a site profile.

Chairperson Brnabic recommended that they do that, and stated that she would like to know that if headlights are for some reason coming through and 

neighbors are concerned or complaining, it would be dealt with appropriately.  

Mr. Harris stated that he is trying to think of an opaque way to screen and stated that without going to something that is very manmade, vegetation is their best bet along with the berm.  He noted that if there is a gap in plantings or an issue, there is a maintenance bond that will be on the plantings and it could be alleviated appropriately.  

Ms. Klein commented that usually 80 percent opacity in a vegetative screen is considered good and typically that is aimed for about two years after the plantings are in place to allow them to get mature enough to provide screening.

Chairperson Brnabic commented that if it is actually only certain houses affected, they might consider larger plantings as nobody should have to wait two years if headlights are coming in their windows.

Mr. Harris stated that it is pretty evident where that area would be right in the intersection of where the north-south and east-west is occurring.  He noted that they can take a look at those plantings again.

Mr. McLeod stated that with Planning Commission and resident concerns, a hedgerow planted at that point could maybe be reconfigured to push slightly further east and perhaps change the type of juniper proposed to an upright juniper and carry them a little further to the south, to fully cover that drive.  

Ms. Klein stated that there is a taller species of dense hedge forming plants that could potentially be used, and that they will rearrange those to make sure it is tighter and covers that entire opening, and will be a species that will provide year-round screening.

Chairperson Brnabic asked if the traffic study will be available for a member of the public.

Mr. McLeod suggested that individual leave an email.  He noted that the study came in too late to amend the packet; but by all means any resident is welcome to that information.

Chairperson Brnabic noted that she believed all the questions were answered.  She stated that regarding comments whether they would sell the property or if it is the best use of the property; she would assume that if the developer did not feel that there was a market for the school, there would not be an investment in it.

Ms. Neubauer stated that she is aware that most of the daycares in Rochester Hills have a waiting list, so there is a demand for it.  She commented that it is an ongoing discussion among the moms in Rochester Hills.  She stated that with respect to ongoing litigation, unless there is a direct injunctive order provided to the Planning Commission, they have nothing to do with that.

Mr. McLeod noted that as they go through their administrative reviews, Engineering has been a part of each review and they have not raised any 

questions or any issue with how the stormwater is being proposed.  He stated that if some form of stoppage or injunctive relief comes through, that may impact things; however, as of now, Engineering has been reviewing this step-by-step and have not said anything to the contrary.

Ms. Neubauer stated that it was asked that they just move forward with the condition of extra brick being used, and she is not comfortable with that at this point.  She commented that she would want more specific detailed renderings of every inch of the development, including the fence being used, the brick being used, and how it would work.  She asked if the fire hydrant issue was resolved.

Ms. Klein responded that it couldn’t be done in this packet, but they did work out a location for the fire hydrants that satisfied the Fire Marshal.  It would be in the next set.

Ms. Neubauer asked that before they return to the Commission, they have a meeting with the neighbors.  She stated that she would rather postpone than move forward with conditions.

Mr. Struzik concurred with Ms. Neubauer’s comments.  He clarified that this is not a rezoning, but a conditional use and the proposal has nothing to do with changing the zoning of the property.  He stated that while Holy Family Regional South was mentioned as not having a playground, he stated that it has two and they abut residential areas and are not fenced off.  He noted that this playground would be fenced off and usable during their business hours.  

Mr. Weaver stated that he is happy to hear bantering back and forth about landscape changes.  He stated that with regard to headlights, there is an arborvitae hedge that looks like it is right at the end of the driveway and assuming that it will be maintained it will help immensely.  He suggested instead of deciduous trees at the end of the driveway that some larger evergreens be proposed that will do wonders for blocking headlights.  He noted that the fencing proposed is a typical standard black aluminum fencing, two rails at the top and circles in the middle, which is something seen around the neighborhood and the community.  He noted that there is seed mix proposed for the detention basin and asked if there was any maintenance plan for that because it tends to take two to three years to fill in and grow.  

Ms. Klein responded that the bioswales will be seeded with a natural regional bioswale mix, wildflowers and native grasses for this area of Michigan which will form the bulk of the filtering.  She mentioned that pond will have a pond seed mix which will typically take about six months to establish.  While that is ongoing, whoever has the landscaping contract will be responsible for watching it, adding plugs as needed and fixing any erosion areas.  

Mr. Weaver stated that if the contractor on board is willing to go out and spot treat weeds, that would be perfect.  He asked if the gap in the existing berm is intended to be filled.

Ms. Klein responded that there will be some earth moving in that area and the gap would effectively go away.  She noted that there are two separate bioswales 

that will both go into the detention pond.  The S-shaped one grabs the water from the north half of the site and the one in the middle of the parking area collects all the water off of the pavement and takes it into the pond.

Mr. Weaver asked if the soils are known.  He commented that on Auburn Road the very same thing was done to catch storm runoff, but down there a significant amount of sand helped infiltration.

Ms. Klein responded that they have not done the infiltration testing yet, and mentioned that Oakland County stormwater requirements now include a component of infiltrating some of the water.  She stated that this will have to be met during the engineering phase, and their tentative plan is to use those bioswales as infiltration beds.  She stated that they will be getting the soils tested.  She stated that if it comes back less than desirable they will wind up putting some filter fingers down in there creating more surface area for infiltration.

Ms. Densteadt noted that the trip generation comparison listed the times as six to six, with morning peak traffic going from six to a blank time am.  She echoed the Commissioners in wanting to see a meeting with the neighborhood.

Chairperson Brnabic stated that she is sure the applicant has taken notes on the discussion, with comments and concerns of what the Commission wants to see.  She noted that she wants to be clear that commissioners would like to see full color renderings of the entire development, including the proposed landscaping, parking, playground equipment, and any other amenities that would be on site. She noted this would include addressing the question on fencing, with an actual photo of what they are proposing to use.  She added that they would like to see an exact depiction of the updated façade of the building from every elevation.

Ms. Klein asked if it is typical that developers come in with a 3-D rendering of the whole site.

Chairperson Brnabic responded yes.  She stated that oftentimes even if it is included in the packet, a lot of them will do full pages so that there is a perspective of every elevation, perhaps two to a page, and then a page of the development itself from a different view, so they are seeing what is being proposed for landscaping, shrubs, and amenities.  She stated that they would like to see the playground proposed as well to have a good perspective of what they are going to approve.  She noted that they are moving toward a motion to postpone so that the applicant can work with the concerns, so that for the next meeting everything should be okay to move forward. She noted there is support for the project, however there are some concerns and things that need to be changed.

Mr. Harris asked for clarification of the site renderings and whether they are needed for the entire site or just the buildings.

Chairperson Brnabic responded that it should be something larger and adding building material to get a better closeup look.  She stressed it would be a 

drawing.

Ms. Neubauer suggested that they could stop into the Planning Department to look at other plans that have been submitted for a better example.  She noted that it is not saying that it has to be 3-D, but has to be a visual of each side of the building, the playground equipment, and the plantings  going in there.  

Mr. McLeod stated that a lot of different developments provide 3-D renderings with today’s architectural programs, and stated that the department can provide several different examples of what has gone before the Commission in the past.  He stated that he could email them tomorrow.  He noted that they have colored drawings of each façade, and snippets or cutouts of materials.  He commented that based on what is being described tonight, that will need to be upgraded in terms of amenities.

Chairperson Brnabic commented that they would like to know from a perspective what they would see in pulling in the front entrance.  She stated that she would like to see the drawings on a larger scale to see the details more clearly.  She commented that Ms. Neubauer had an excellent suggestion of contacting Mr. McLeod.  She asked if they had any questions.

Mr. Harris asked about the tree removal permit and some of the other items.

Chairperson Brnabic stated that as they are moving to postpone everything right now, they would not move forward to vote on anything.

Mr. Dettloff asked if the owners would lease to the Primrose.

Mr. Harris responded that they would develop this for the Primrose and they would be the operator.

Mr. Dettloff noted that the owners are referenced in the application as 814 services.  

Mr. Harris responded that their tenant is Primrose, a corporate entity that has many childcares and is trying to expand into Michigan.

Mr. Gallina concurred with the previous comments.  He noted that updated renderings and visuals would help the Commission and the neighbors have a better understanding.  He commented that hopefully with updated renderings and meeting with the neighbors they will be able to answer all of the questions and concerns. 

Chairperson Brnabic asked for a motion to postpone all three items.  The motion to postpone all three items relative to this request was made by Ms. Neubauer, seconded by Mr. Struzik.  After a voice vote, Chairperson Brnabic noted that the motion passed unanimously. 

A motion was made by Neubauer, seconded by Struzik, that this matter be Postponed. The motion carried by the following vote:

Brnabic, Denstaedt, Dettloff, Gallina, Hooper, Neubauer, Struzik and Weaver

Resolved, that the Rochester Hills Planning Commission hereby postpones the Request for Conditional Use Recommendation for the Primrose School development until further notice, to allow the applicant to come back with notes, corrections and updates.

Request for Site Plan Approval - File No. PSP2023-0009 - to construct a new building for Primrose School, located on the east side of Rochester Rd. and north of Eddington Blvd., zoned R-4 One Family Residential with an FB Flex Business Overlay, Parcel No. 15-23-301-018, Becky Klein, PEA Group, Applicant

See Legislative File 2023-0321 for discussion.

A motion was made by Neubauer, seconded by Struzik, that this matter be Postponed. The motion carried by the following vote:

Brnabic, Denstaedt, Dettloff, Gallina, Hooper, Neubauer, Struzik and Weaver

Resolved, that the Rochester Hills Planning Commission hereby postpones the Request for Site Plan Approval for the Primrose School development until further notice, to allow the applicant to come back with notes, corrections and updates.

Request for Tree Removal Permit Approval - File No. PTP2023-0007 - to remove fourteen (14) regulated trees and five (5) specimen trees and provide twenty (20) replacement trees with the sixteen (16) remaining trees to be paid into the city's Tree Fund for Primrose School, a proposed child care center located on the east side of Rochester Rd. and north of Eddington Blvd., zoned R-4 One Family Residential with an FB Flex Business Overlay, Parcel No. 15-23-301-018, Becky Klein, PEA Group, Applicant

See Legislative File 2023-0321 for discussion.

A motion was made by Neubauer, seconded by Struzik, that this matter be Postponed. The motion carried by the following vote:

Brnabic, Denstaedt, Dettloff, Gallina, Hooper, Neubauer, Struzik and Weaver

Resolved, that the Rochester Hills Planning Commission hereby postpones the Request for Approval of a Tree Removal Permit for the Primrose School development until further notice, to allow the applicant to come back with notes, corrections and updates.

Rochester Hills Gateways and Streetscapes Master Plan

(McLeod memo of 7/18/23, RH Gateways and Streetscapes Master Plan, MEDC Grant, City Council Minutes of 8/15/22 and 10/24/22 had been placed on file and by reference became a part of the record hereof.)

Present was Rachel Bush, Planner, with OHM Advisors.

Mr. Weaver recused himself from this item and left the dais due to his association with the project.

Chairperson Brnabic introduced this item and invited Mr. McLeod to begin.

Mr. McLeod stated that staff is looking for a potential endorsement of the 2023 Gateways and Streetscape Master Plan.  He explained that this is an envisionment of creating a document that not only will provide a uniform branding signage to announce when someone enters into the community from all different directions but also will provide a branding opportunity for the streetscape plan where design elements can be brought in as part of any public improvement as well as potentially private improvements providing a uniformity in terms of overall development.  He stated that it will reinforce the fact that when stepping into Rochester Hills, certain design elements are carried through development, roadway projects, and public improvements.

He explained that staff, along with the steering committee of Planning Commissioners, City Council Members, and City staff have been developing this plan which ultimately will be sent forward to City Council, which is scheduled for next week, in the hope that the Planning Commission will send its endorsement.  

Ms. Bush stated that it was a wonderful experience to work with the Engineering, Parks, and Planning Departments as well as City Council and the Planning Commission to put this together.  She stated she would provide an overview of what will be covered this evening, including project background, what went into creating the plan presented here, the Gateways Master Plan, the Streetscapes Master Plan, how they work together, and the next steps for implementing both plans.  She explained that this plan is the culmination of several efforts, starting with the 2003 Gateways Master Plan as well as recent roundabout and road reconfiguration projects like the Auburn Road Corridor Project.  The gateway sign outside of Chase Bank (at South Boulevard) is the only product that materialized from the 2003 Gateways Master Plan.  She noted that along the way, Rochester Hills has undergone a rebranding effort with the logo, four primary brand colors, the Bebb Oak and the tagline, “Innovative by Nature”; and that brand element has been introduced to other forms in the community such as the City Hall sign and Fire Department buildings, and the four primary brand colors coordinated or integrated into the Auburn Road Corridor district sign.

She stated that what they are presenting today will guide these branding elements for the future.  She explained that the overall purpose of the master plan is to design new gateway features, update the gateway feature outside of the Chase Bank, provide new gateway feature designs and streetscape standards and create a sense of place that advances Rochester Hills’ presence as a desirable place to live, study, work and play.  She noted that the investigation phase of the project consisted of an existing conditions assessment where traffic volumes and available public right-of-way helped identify potential gateway locations, as well as recording furnishings and materials already found in streetscapes.  She stated that the second phase of the project assessed the character of potential gateway sites to develop a family 

of gateways, scaling them up or down depending on available space, desired impact and character of the area.  Streetscape standards were developed that maintain furnishings and materials already found in the community.  She stated that the final phase of the project includes coming to an agreement on funding and the implementation approach, generating a detailed landscaping planting plan for each gateway, and integrating the gateway themes with park signage and roundabout gateway concepts.

She explained that the goals set for the Gateways Master Plan are to not only guide the development of the concepts, but to help evaluate the overall success of the plan; strengthen the sense of place with unique gateway features that communicate the updated brand; and provide an implementation framework for the City and identify what is achievable in the next three to five years.  She explained that the Chase Bank gateway was the product of a public-private partnership, and there is plenty of potential for partnership to implement gateways in streetscape projects that follow the themes and concepts of this plan.  Finally, the goal is for available funding sufficient to accomplish all of the gateways identified in the plan.  Her presentation noted the following:

-  The locations of the gateways as well as the hierarchy breakdown, higher level impact, secondary, and then tertiary.  Dots on the presentation showed city boundary signage, showing consistent utilization of the Rochester Hills primary brand colors, the Bebb Oak logo, aluminum paneling and textured concrete.  Brand elements were also incorporated into roundabout gateway concepts and park signage.  

-  Two primary gateway features placed at the city’s most traveled entry points:

   -  Northeast corner of Rochester Road and the M-59 interchange, daily traffic is almost 40,000 motorists.  Total width of the gateway is about 46 feet with a height of 12 feet.  Illuminated nighttime perspective and negative space in the aluminum paneling creatively reflect the Bebb Oak and Rochester Hills brand.  Large decorative concrete walls with exposed textures and rolling surfaces. 

   -   Walton Boulevard in the median at the city boundary across from the Oakland University rock wall sign.  Median location will have 10 feet of clearance on either side of the gateway.  Dimensions of this gateway are 9-1/2 feet wide, 6-1/2 feet tall.  This gateway will catch eastbound traffic from Auburn Hills and Pontiac, those going to Meadowbrook Amphitheater, the Village of Rochester Hills, and Busch’s shopping center.  This gateway will be an internally lit cabinet.

-  Six proposed secondary gateways.  The last secondary gateway shown is a roundabout gateway which has a separate concept.  The vertical orientation of the tertiary gateway is due to right-of-way constraints or enhanced experience visibility.  The lightest touch and smallest footprint of the gateway family, it still announces one’s arrival into Rochester Hills, whether entering from Oakland Township at Adams and Dutton, or Walton Boulevard east of Livernois Road.  

-  There are 27 total existing signs with four signs intended to be removed because there will be a gateway treatment nearby, leaving 23 total locations to replace with a slightly larger sign.  The signs will have increased visibility for motorists moving at higher speeds, and the signposts will be wrapped in black to help distinguish the signs from other speed limit and traffic signs.

She displayed the various locations, including the concept prepared for Avon 

Road/Dequindre and the 23 Mile Road roundabout.  Future gateways will mirror this design, and a similar form is proposed for the roundabout at Tienken Road, Runyon Road and Washington Road, but with materials that complement the historic nature of the area.  Park signage will reflect each of the primary brand colors, and secondary park signage mirror the tertiary gateways.  

She reviewed the next steps, nothing that the survey, grading, and electrical drop utility work still needs to be done.  She commented that in terms of implementation, the next step will be to get this work done and generate construction documents.  Ideally, this would happen this fall and open to an RFP to bid for the actual fabrication of the gateway and park signage, followed by construction of the gateways and park signage as early as summer of next year.

Ms. Bush moved on to the Streetscape Master Plan, noting that the Auburn Road Corridor project is a demonstration and a standard of excellence that can be applied to more streetscape projects in Rochester Hills.  She commented that its purpose is to guide both public projects and private developments with these standards.  She added that the point is not to say that every street should look like Auburn Road or look like each other, but to communicate the Rochester Hills brand with timeless and premium streetscape materials and furnishings, creating a unified cohesive set of streetscapes and maintaining streetscape harmony as priority number one as well as ensuring flexibility in the master plan to support neighborhood and commercial character, and making sure these are standards that are realistic and achievable for implementation.  She explained that components of the Streetscape Master Plan are broken down into pedestrian zone amenities (curb to sidewalk) and active zone amenities (curb to curb).    

She explained that inspiration was drawn from the "Innovative by Nature" tagline.  Instead of committing to use one streetscape furniture palette, two palettes were developed to respond to the character of the area:

-  An Innovative streetscape meant to be implemented in commercial office or spaces characterized by retail and emphasize function and flexibility.  The language of the plan is meant to demand creativity from developers if they can supply their own set of furnishings of similar or like quality.  

-  The Nature streetscape palette employs more composite wood accents to add warmth and reflect Rochester Hills’ natural resources in the selection of furnishings.  Lessons were learned from the Auburn Road Corridor, such as providing shade for benches, dark sky-approved pedestrian lighting, and a desire for more bike racks.  Sustainability is in mind with the selection of furnishings, resistant to decay, damage and weather and easily customizable to reflect the brand, and ability to be powder coated to almost any finish and color.

-  Active zone standards encompass everything from curb to curb and the standard striping crosswalk is becoming more and more prolific in communities, especially trying to meet requirements for a safe routes to schools plan.  There was a desire to promote civic pride and even school pride through coloring and painting custom colors in the crosswalk.  And also the steering committee noted the importance of making the trail crossings and mid-block crossings more comfortable for users and safer for maintenance workers.  Mast arm street traffic signal posts can reduce overhead utility line clutter; black wrap on the 

mast arm sign is encouraged for these items.  There is an impression of the Rochester Hills logo in the concrete wall, logo impressions and barriers are recommended for bridges, guardrail, concrete basis, noise barrier walls, and where there is any sort of relief is possible.

She explained that the plan also talks about the future and is attempting to anticipate streetscape solutions and challenges.  Branded banner arm signage and street signage at major intersections are concepts developed by the team.  She added that the benefit is that those street signs can be produced in-house by the Rochester Hills Sign Shop.  Other considerations discussed were that developers may be incentivized by the State to include EV charging stations in site plans; and that requires a conversation of what Rochester Hills’ standards are for EV charging stations.  Bike share and public transit service providers may also have their own branding elements so that will warrant a conversation regarding how that will reflect the Rochester Hills brand.  She added that the implementation framework for the Streetscape Master Plan looks a little different than the Gateway Master Plan because it is more of a guide for future projects and there is not a spatial basis for it.  She stated that the next steps are to update City Ordinances regarding fencing materials and parking lot buffer standards to incorporate the recommendations of the Streetscape Master Plan, as well as coordinating with MDOT and RCOC to incorporate recommendations in future projects in Rochester Hills.   

Mr. Hooper asked for the total number of primary, secondary and tertiary signs and how much was in the budget now.

Ms. Bush responded that there were 10 gateway signs, 10 park signs, and 23 city boundary signs.  She explained that there was funding allocated from Planning and Economic Development and Parks to implement these signs.  

Mr. McLeod stated that there is about $750,000 between the gateway signage implementation and the park signage allowance.  He commented that the grand total is enough to account for implementing the 10 main signs as outlined in the plan.  

Mr. Hooper commented that this is a multi-million dollar project and $750,000 will not accomplish it.

Mr. McLeod stated that they would ensure that the budgetary numbers were going to be accurate, and pointed out that the 23 boundary signs would be done in-house over time.  He stated that there would be a total of 20 signs between general gateway and park signage, and he commented that the budget allotted to this point and the budget estimates provided sync up.  He noted that it will depend on the designs that were put there as well as materials utilized and efficiency of the design that will allow the budget to be kept in check.  

Mr. Hooper stated that he works in construction, and there will be significant cost to electrifying the locations.  He commented that it will look beautiful, but that it would be over a million dollars.

Mr. McLeod pointed out that only eight signs will be illuminated, with none of the 

park signs illuminated with the exception of maybe Innovation Hills which is still to be determined.

Mr. Hooper commented that the typicals show all to be illuminated.

Ms. Bush stated that the two primary gateways and six secondary gateways will have illumination and the tertiary gateways will not.

Mr. Hooper mentioned that City of Auburn Hills and Berlin Township signage along I-75 and asked if there was an opportunity to work with MDOT to get signage.

Ms. Bush responded that this was an opportunity discussed at length with the steering committee and is certainly a possibility, but noted that those signs were coordinated with bridge improvements and the bridge will have to be able to bear the weight of the feature.  She commented that the alternative was the gateway at Rochester Road and M-59 entering Rochester Hills.  

Mr. McLeod stated that this is not to say that something couldn’t be done, but in terms of the physical presence on a bridge or into a bridge it would ultimately need to be part of a bridge improvement.  He stated that when the time comes, the City will dive in and potentially expand it.

Mr. Hooper stated that something like what Auburn Hills did would take some engineering, but Berlin Township’s did not add any weight in what they did.  He commented that this is a great job by all and it is exciting to see this move forward even though he thinks the budget is yet to be rectified.

Mr. Struzik mentioned that the freeway sign was something that the steering committee thought about.  He stated that he really likes what they have here, with the sign coming over the bridge on Rochester Road north of M-59.  He stated that when he moved to Rochester Hills 10 years ago he remembers knowing that he arrived somewhere and realizing Rochester Hills has so many great things to offer with all of the shops and great residential neighborhoods.  He commented that seeing the City’s brand, logo, and colors on something significantly sized is a fantastic way to welcome people into the city.  He noted that he was on the steering committee, and wanted to give those who were not on the committee a little idea of what went into this.  He stated that they had many meetings with two Council members, three Planning Commissioners, City staff from Parks, DPS and the Mayor’s Office, as well as Mayor Barnett all giving input.  He explained that there was a lot of passion, analysis and revision, and the individuals on the steering committee were picky about the details, big and small.  He commented that he loves the idea of two street palettes to allow elements that best reflect the character of the city.  

He stated that he is proud of the work that has been produced as a result of the efforts and thinks it is a great plan and helps tie into and builds on the identity that is cultivated here in Rochester Hills and will help differentiate between the city and surrounding communities.  

Mr. Gallina stated that although he was not on the committee, he was excited to 

have a fresh look at the plan as he is a nerd for marketing and branding.  He mentioned that certain cities have lanterns with a circular puck sign with branding, and each city has something unique.  He stated that the Bebb Oak logo is something the city is proud of, City officials wear the pin, and Innovation Hills has the glow in the dark Bebb Oak on the stones.  He commented the steering committee and everyone else involved in this did the job well using the color palette.  He stressed that with the logo, the tree and the tagline, when you think about marketing, consistency and longevity is important.  He commented that he was worried at first that there might be a new logo, tree, color palette or tagline, but instead the plan doubles down on that.  He stated that there might be some financial hurdles along the way, but he is really hoping that it can get as close at it can to this plan.

Chairperson Brnabic stated that she obviously supports this as well and agrees with previous comments that it is very well done and very thought out, and in a way overdue.  She noted that this originally started with an idea or concept to move forward 20 years ago, and the city is in a place and time where this would be really nice, and it is nice.

Ms. Neubauer stated that everyone did a great job and she cannot wait to see it implemented.  She moved the motion in the packet to endorse the Rochester Hills Gateway and Streetscapes Master Plan.  Mr. Gallina seconded the motion.

After calling for a voice vote, Chairperson Brnabic announced that the motion passed unanimously.

A motion was made by Neubauer, seconded by Gallina, that this matter be Recommended for Approval to the City Council Regular Meeting,. The motion carried by the following vote:

Resolved, that the Rochester Hills Planning Commission hereby endorses the 2023 Rochester Hills Gateways and Streetscape Master Plan. 

Mr. McLeod stated that he was hoping to have a brief conversation about something that came up at the Zoning Board of Appeals meeting the other night and will be coming up again at the next ZBA meeting.  He explained that the Board has two different cases for the keeping of chickens.  He stated that he knows that this has been discussed in the past, but it is coming to light at this point.  He noted that the current standard is one acre size parcels, and up to 12 chickens or 12 poultry at that particular location.  The cases that are being made now, is if they have a number proportional to that, if that is something the City would be acceptable of via the ZBA.  He commented that as it was discussed in the past, it seemed like it was somewhat 50/50 in terms of that consideration, and nothing ever came forward.  Staff thought they would raise the question again, asking if this was something the Planning Commission 

would ultimately want to take on.  He suggested that it was not to say that the ordinance would change, but whether at least a discussion or draft presentation could take place of what some amendments could be.  He stated it is a question whether there could be a proportional standard where if they could have six chickens on a half acre versus 12 on a full acre, making sure the chickens or poultry are fully contained on the site, because right now they do not have to be contained and they can run free.  He added that the other item that comes up, and it is somewhat self-regulating, they can technically have a rooster right now, which is typically the noisemaker.  He pointed out that the ordinance does have a nuisance provision, and if it does become a nuisance, then there is probably one chicken or one rooster that would end up going.  He asked if the Commission would have a quick conversation to see if it was something that they would entertain.

Mr. Struzik stated that this is something that came up in the past and he had expressed an interest in entertaining whether or not they could accommodate this on smaller lot sizes.  He commented that he knows there are already some lots in the city that are smaller and have chickens, and that does not seem to be an issue with the neighbors because it if was, there would be complaints to the City and they would be gone.  He stated that there may be an opportunity to open this up.  He stated that there probably has to be a minimum lot size, but he even has a relative that lives in Royal Oak on a 50-foot wide lot and they have two to three chickens in their backyard on what is maybe 1/10th of an acre.

Mr. McLeod stated that they did ask the Building Department and Code Enforcement as they are the ones who typically field these calls, and there realistically is probably up to 10 calls per month in terms of inquiries of whether people can keep chickens or not.  He noted that front staff typically gets three to five calls.  Jodi Welch, who is code enforcement, ultimately gets three to five calls a month in terms of whether people can keep them or not.  He stated that the inquiries are there and it is a common question.

Ms. Densteadt asked how HOAs play into the question, noting that she had a neighbor who wanted to have a chicken coop and the HOA did not allow it.

Mr. McLeod responded that the City does not enforce private regulations through an HOA.  He explained that if they met the City’s requirements, it would be up to whether the HOA had a specific provision that says they could only keep domestic animals.  The City would only enforce its ordinances.  The City could, as a part of the ordinance, require a sign-off from the HOA prior to getting some sort of annual permit.  If that was applicable, the City would have to ask for verification of that sign-off.  He mentioned that many HOAs have regulations on accessory structures, sizes or fences.

Ms. Neubauer stated that she does not think that they should do anything that says the HOA would have to sign off, noting there are often conflicts between HOAs.

Mr. Weaver asked if the calls are whether people can purchase a chicken or whether they are reporting neighbors for owning chickens.

Mr. McLeod stated that they get both, and noted that over the course of the last year there have been 13 to 14 enforcements.  He noted that the case in front of the ZBA was the result of a neighbor not wanting them to have chickens, so they made a complaint.

Mr. Weaver asked if the complaints were that they were loud, or messy.

Mr. McLeod responded that there are some that are that way.  He stated that what code enforcement would do in that situation is determine that there is a nuisance, then the ZBA can take away all the chickens.  He stated that typically most hens would not make a nuisance and typically if code enforcement gets involved, the resident will simply say they will get rid of the rooster or roosters.

Mr. Weaver asked if there had to be rooster and hens for egg production, noting that he was not familiar with chickens.

Ms. Neubauer noted that West Middle School keeps chickens as a part of their science program, and the kids hatch them, nurture them, collect eggs and then sell or donate eggs into the community.  She stated that most of the people she knows who covertly have chickens have them for the eggs, and most don’t care if there is a rooster.

Mr. McLeod stated that there does not have to be a rooster for eggs.

Mr. Weaver asked if people were granted permission to get chickens if a coop would come into play as an accessory structure.

Mr. McLeod responded that the technical answer is that if the coop is large enough it would.  He commented that right now the ordinance does not necessarily say that a coop is required.  He stated that in Michigan, odds are that they would need to be kept in the house or would have to have some form of a coop within the garage, or detached garage.  He commented that ultimately it would get into yard coverage or accessory structures.  He noted that typically a coop is relatively small, requiring perhaps five square foot per chicken as a general ratio.

Mr. Weaver stated that he does not know chickens and asked if they have to be confined to a backyard and what that would mean to the grass.  He asked what the neighbors would be looking at.  He agreed that he does not think that the City should get involved in any HOA designation or enforcement.  He stated that his general thought is if the neighbors do not care, why should the City.

Mr. McLeod stated that much of the commentary is in terms of where chickens can be kept and where they can run, and he noted that all of this can be written into an ordinance.  He mentioned a couple things that could be considered, such as if there should be no visual evidence on the site from any neighbor, if six foot fences should be required, and if they need to be in the backyard.  He stated that it is important to ensure that they are not creating nuisances or issues for neighbors.

He commented that this issue will not be solved tonight, but stated that it is 

trendy now to raise chickens and urban farming is a thing whether it is crops or herbs or chickens.  He stated that people are inquiring and if the answer is still no at least they can simply say that it has been discussed.  He noted that it seems to be more frequently asked and staff wants to make sure that this is still the direction of the Planning Commission, and then ultimately City Council.  He noted that the ordinance has a current provision that says if they become a nuisance, the Zoning Board of Appeals is the one tasked to either say something must be done to mitigate it or they totally lose the right to have chickens on the site.  He pointed out that in the case the other night, they were considered as pets, the eggs were a byproduct, and it was designed as a way to teach a child how to ultimately bond and deal with raising an animal.  He stated that in these two cases, the sites are not large enough so that is why they are in front of the Zoning Board of Appeals, and they are asking for variances for lot size.

Mr. Hooper noted that they just discussed this during the ordinance revisions.

Mr. McLeod noted that it was almost a year-and-a-half, when the City covered home occupations and that whole grouping of text amendments.  He stated that it was discussed and then nothing went further.

Mr. Hooper stated that he remembers talking about it and nothing has changed from that perspective.  He commented that he is not opposed to looking at it.  He stated that typically raising chickens should be in a more rural-type environment and the City is urban for the most part.  He stated that his HOA would for sure never entertain it.

Chairperson Brnabic stated that she would agree, and noted that she sits on the ZBA.  She commented that her opinion is with what they are seeing and hearing from the departments about the phone calls is that it might be a new trend because groceries are up or eggs are expensive.  She stated that she is sure that some people were always interested in having chickens, but there is probably a larger volume now.  She commented that looking at the big picture it would only be fair for the Commission to review the ordinance.  She stated that it is at one acre now and it sounds like that could use a little bit of tweaking.  She noted that the Commission could have the discussion, regulations will be put in place, and obviously with an ordinance update it not only would go through Planning Commission review but would go to City Council for finalization.  She stated that there is enough interest in a request, and for some people it is a pet that is teaching children how to care for an animal, and it would be fair to review it, and have the Planning Department bring something forward, a proposed new ordinance and a review of the current ordinance.  Whatever is decided, whether yes or no, the process would be on record that they took an interest in reviewing it.

Ms. Neubauer stated that she would agree to do a review, and make a decision based on an informed presentation and move forward from there.

Chairperson Brnabic asked if the Commissioners would concur.

There was agreement among the Commissioners.

- August 15, 2023

Hearing no further business to come before the Planning Commission and upon motion by Neubauer, seconded by Denstaedt, Chairperson Brnabic adjourned the Regular Meeting at 9:15 p.m.

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Deborah Brnabic, Chairperson

Rochester Hills Planning Commission

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Marvie Neubauer, Secretary