Image
1000 ‎Rochester Hills Dr‎. ‎
Rochester Hills, MI ‎
48309‎
(‎248‎) ‎656‎-‎4600‎
Home Page‎:  ‎
www‎.‎rochesterhills‎.‎org‎
Rochester Hills
Minutes
Planning Commission
7:00 PM
1000 Rochester Hills Drive
Tuesday, March 17, 1998
CALL TO ORDER
Chairperson Eric Kaiser called the Regular Meeting to order at ‎7‎:‎30 ‎p‎.‎m‎. ‎in ‎
the Environmental Education Center, ‎1115 ‎West Avon Rd‎.‎, Rochester Hills, ‎
MI ‎48309‎.‎
ROLL CALL
Present PC‎:   ‎Chairperson Eric Kaiser‎
                         William Boswell‎
                         Paul Corneliussen‎
                        John Gaber‎
                         Eugene Nowicki‎
                         Christian Ramanauskas‎
                         James Rosen‎
                         Audrey Ruggiero‎
 
Absent PC‎:    ‎Paul Krupa‎
 
Quorum present‎
 
Also present‎:  ‎Patricia Goodwin, Planning Director‎
                        Penny Papke, Planning Technician‎
                        Robert Spaman, City Treasurer‎
                        Katherine Beebe, Katherine Beebe & Associates, Inc‎.‎
                        Barry Murray, JJR, Inc‎.‎
                        A‎. ‎Don Capobres, Katherine Beebe & Associates, Inc‎.‎
APPROVAL OF MINUTES
2000-1838
January ‎20‎, ‎1998 ‎Regular Meeting‎
Regular Meeting of January ‎20‎, ‎1998‎
Correction‎: ‎Page ‎5‎, first sentence in the first full paragraph, replace the word ‎
“‎neighborhood‎” ‎with ‎“‎use‎.‎”‎
 
MOTION‎ by Boswell, supported by Nowicki, ‎RESOLVED‎, that the minutes dated ‎
January ‎20‎, ‎1998 ‎be accepted as corrected‎.‎
 
 Ayes‎:‎     All‎
 Nays‎:‎     None     ‎MOTION CARRIED‎.‎
 
Approved as Amended
 
2000-1839
January ‎27‎, ‎1998 ‎Special Meeting‎
Correction‎:‎ ‎Page ‎7‎, fifth paragraph, first line, replace ‎“‎them‎” ‎with ‎“‎the applicant‎.‎”   ‎
Second line replace ‎“‎them‎” ‎with ‎“‎the city‎.‎”‎
 
MOTION‎ by Ruggiero, supported by Nowicki, ‎RESOLVED‎, that the minutes ‎
dated January ‎27‎, ‎1998 ‎be accepted as corrected‎.‎
 
 Ayes‎:‎     All‎
 Nays‎:‎     None    ‎MOTION CARRIED‎.‎
 
Approved as Amended
 
2000-1840
February ‎3‎, ‎1998 ‎Regular Meeting‎
Correction‎: ‎Page ‎9‎, second paragraph, eighth line, replace ‎“‎is not approved‎” ‎with ‎“‎is ‎
approved‎.‎”‎
 
MOTION‎ by Nowicki, supported by Ruggiero, ‎RESOLVED‎, that the minutes ‎
dated February ‎3‎, ‎1998 ‎be accepted as corrected‎.‎
 
Ayes‎:     ‎All‎
Nays‎:     ‎None‎
Absent‎:   ‎Krupa     ‎MOTION CARRIED‎.‎
 
 
Approved as Amended
 
COMMUNICATIONS
 A‎.‎     Letter from Mr‎. ‎& Mrs‎. ‎Collier dated received March ‎13‎, ‎1998‎ regarding ‎
 the widening of Hamlin Road for the Transportation Plan Update‎.‎
 
 B‎. ‎     Letter from Mr‎. ‎Norman Hyman dated received March ‎17‎, ‎1998‎ in ‎
 reference to revisions to the Master Land Use Plan‎.‎
 
 C‎.‎     Tentative Schedule for the Master Land Use Plan Update‎.‎
 
UNFINISHED BUSINESS
2000-1823
Master Land Use Plan Update ‎- ‎Presentation of Focus Area #‎1 ‎Issues‎
Ms‎. ‎Beebe introduced her associates; Mr‎. ‎A‎. ‎Don Capobres of Katherine Beebe & ‎
Associates and Mr‎. ‎Barry S‎. ‎Murray of JJR, Inc‎.‎
 
Ms‎. ‎Beebe explained that the scope of work will involve a lot of information and a lot ‎
of issues‎.  ‎It is Ms‎. ‎Beebe‎’‎s goal is to retrieve information and to not make any ‎
decisions on the outcomes‎.  ‎The workshop portion of the process will bring the ‎
information to the Planning Commission in a more distinct form‎.‎
 
Ms‎. ‎Beebe indicated that the city has been divided into five ‎“‎focus areas‎”‎ ‎for data ‎
collection, analysis and to facilitate the discussion‎.  ‎Once all of the areas have been ‎
reviewed by the Planning Commission, the focus areas will then be eliminated and ‎
Sub‎-‎Groups will be established for the city‎.  ‎
 
Ms‎. ‎Beebe then discussed Focus Area #‎1 ‎which encompasses the parcels that are ‎
west of Rochester Road, south of Hamlin and east of Adams Road‎.  ‎Six square miles ‎
of the city has been examined in order to build an understanding of what is physically ‎
in place, to update the land use map and to identify parcels that are susceptible to ‎
change‎.  ‎The GIS system required more than ‎500 ‎entries in sidwell numbers in order ‎
to get an accurate land use reading on a parcel by parcel basis‎.  ‎At the end of the ‎
three study sessions the city will have a complete and updated land use map of the ‎
city‎.‎
 
Continuing, Ms‎. ‎Beebe then detailed the information on the residual parcels and the ‎
areas susceptible to change largely from development pressures and would include the ‎
following‎:   ‎commercial corners ‎(‎16 ‎areas‎)‎, retail corridors ‎(‎2 ‎areas‎)‎, freeway visible ‎
(‎6 ‎areas‎)‎, parcels with long narrow lots ‎(‎8 ‎areas‎)‎, mixed zoning ‎(‎4 ‎areas‎) ‎and ‎
other‎/‎unique condition areas ‎(‎10 ‎areas‎).  ‎Over the long run it will become less ‎
economically viable for the parcels in these areas to remain in their current use‎.  ‎
 
Ms‎. ‎Beebe pointed out that  ‎53 ‎areas were identified throughout the city that could be ‎
described as residual parcels ‎(‎parcels susceptible to change‎).   ‎Ms‎. ‎Beebe then ‎
detailed the residual parcels located in Focus Area #‎1 ‎with the commission members‎. ‎
Ms‎. ‎Beebe also reported that the land use inventory has been completed and that ‎
about ‎20 ‎interviews have also taken place with people in the community‎.  ‎They have ‎
not yet completed the interviews with the business owners, community leaders, ‎
adjacent community planners,  and environmental interest groups‎.‎
 
Ms‎. ‎Beebe then reviewed Master Land Use Plan recommendations which were ‎
considered last year‎.  ‎Ms‎. ‎Beebe feels that senior housing is important and it has been ‎
noted that there are areas of senior citizen housing or areas zoned SP where it was not ‎
clear what the intention was of the zone district or the community towards senior ‎
housing‎.  ‎The city may want to think about where Rochester Hills wants to ‎
accommodate the needs of seniors with either independent living or in a facility‎.  ‎It is ‎
really not just assisted living and nursing homes‎.  ‎In addition to this, the older citizens ‎
properties that are independent are the housing stock for the young families‎.‎
 
In reference to the reuse‎/‎recycling of older properties, Ms‎. ‎Beebe noted that the older ‎
properties are long narrow lots that are in residual category D‎.  ‎These parcels are an ‎
issue because over time there will be pressures for these to change‎.  ‎Someone will ‎
eventually come along and buy the parcels up and they will then come in and want to ‎
change the zoning‎.  ‎These parcels will also become an issue because you have some ‎
parcels in areas which really need attention and maintenance‎.‎
 
Ms‎. ‎Beebe indicated that the recommendation in reference to general over‎-‎regulation ‎
has been discussed in three interviews‎.  ‎It appears that it is difficult to deal with the ‎
current processes and procedures‎.  ‎
 
Continuing, Ms‎. ‎Beebe emphasized that the continued development of Rochester ‎
Road still needs to be addressed and this item will be discussed during the next study  ‎
session for Focus Area No‎. ‎2 ‎in addition to a corridor study of Auburn Road from ‎
Adams to Dequindre‎.‎
 
Ms‎. ‎Beebe also noted that maintaining residential character along major roads is a real ‎
issue and will be reviewed during the study of each of the five focus areas‎.‎
 
In reference to the B‎-‎4 ‎Freeway Service District, there appears to be some confusion  ‎
between the freeway accessible and visible sites when the area is zoned for ‎
non‎-‎residential use‎.  ‎It still is not clear that freeway type uses such as a hotel or a ‎
business park type of development can go into this type of a zoned district‎.  ‎There ‎
needs to be some rationalizing between the zoning and the master plan‎.‎
 
Mr‎. ‎Nowicki reported that over the years the city has been trying to phase‎-‎out the ‎
B‎-‎4 ‎zoning‎.  ‎Initially, when this zoning classification was developed for the master plan ‎
it was really adopted for the M‎-‎59 ‎area but such development has not occurred‎.  ‎The ‎
city had problems with it and over the years it has been discussed to phase out the ‎
freeway service district because it wasn‎’‎t being used‎.‎
 
Ms‎. ‎Beebe also suggested that as a part of the B‎-‎4 ‎zoning phase out the city should ‎
also look at the Light Industrial, Heavy Industrial and the ORT zoned areas‎.‎
 
Continuing, Ms‎. ‎Beebe noted that the issues on the former landfill sites will studied  ‎
during the review of Focus Area ‎3‎.  ‎The commercial improvement district regulations ‎
will be used as one of the five sample sites‎.‎
 
Ms‎. ‎Beebe then began the review of the issue areas for Focus Area No‎. ‎1‎.  ‎
Specifically, the corners of Adams‎/‎Auburn, Crooks & South Blvd‎.‎, Crooks & ‎
Hamlin, M‎-‎59 ‎and Crooks, Rochester Golf Course area‎.  ‎
 
In reference to transportation concerns, Mr‎. ‎Murray indicated that the current ‎
revisions to the plan have been reviewed and the inclusions and exclusions to the plan ‎
and the past policies were reviewed‎.‎
 
Continuing, Mr‎. ‎Murray explained that the displayed drawing conveys the current ‎
improvements to the transportation plan‎.  ‎The improvements primarily seem to be four ‎
lane boulevards‎.  ‎The revision of the master plan will attempt to identify various ‎
corridors as they relate to the various issue areas‎. ‎
 
Mr‎. ‎Murray also pointed out that there is a railroad right‎-‎of‎-‎way that runs across the ‎
community which has the potential to be transported into a rails to trails corridor or as ‎
a traffic relief device by turning the railroad into a roadway that would run across the ‎
community‎.‎
 
Mr‎. ‎Nowicki added that this concept was discussed back in ‎1989‎, however, that ‎
railroad track is currently used for transporting items and is a principal connection to ‎
the Romeo Ford Plant‎.‎
 
Mr‎. ‎Murray also commented that it is not unusual that when there is only one major ‎
user, other alternative solutions may be explored‎.‎
 
Mr‎. ‎Rosen reported that there has been discussion along with the Crooks Road ‎
interchange to redesign the interchange at Crooks and M‎-‎59 ‎into a cloverleaf‎.  ‎Mr‎. ‎
Rosen suggested that this type of plan could also be considered for Adams Road‎.‎
 
Mrs‎. ‎Goodwin indicated that the state has agreed to fund this project in conjunction ‎
with the county and city projects to create a four lane boulevard through this area‎.  ‎
The design of this project is going to change from what was originally proposed and is ‎
going to be less costly‎.‎
 
Mr‎. ‎Murray also observed that the through streets don‎’‎t go through and the people ‎
cannot get through across the community‎. ‎Dealing with this also seems to be subject ‎
of great discussion in the transportation plan update‎.‎
 
Continuing, Ms‎. ‎Beebe remarked that there is another issue regarding the city‎’‎s tax ‎
base  and the use of property in the future related to business development‎.  ‎The City ‎
of Rochester Hills has developed over time and to date is coming out of the township ‎
development pattern‎.  ‎The ‎1992 ‎Master Plan viewed the City of Rochester Hills as a ‎
suburban residential bedroom community and a community where value was placed ‎
on managing development‎.  ‎There was also a reduction in the amount of land that was ‎
zoned for industrial use and for office‎/‎commercial use in the ‎1992 ‎plan‎.  ‎During this ‎
time there was the thinking that the community wanted to strengthen and increase the ‎
residential land area and put some controls on the non‎-‎residential development and at ‎
that time a lot of the community was not developed‎.  ‎Today, the city is at a different ‎
stage especially when looking at the tax base; ‎72 ‎percent of the tax base today comes ‎
from residential property which is a very high percentage‎.‎
 
Mr‎. ‎Nowicki then explained that the City of Rochester did annex a good portion of ‎
the city‎’‎s office and industrial base that was being planned for in the previous master ‎
plans‎.  ‎By annexing this portion of land, the city lost a lot of the office and industrial ‎
zoning in this area‎.  ‎The city then had to adjust the plan in order to pick up the office ‎
and industrial zoning in other parts of the city‎.  ‎Mr‎. ‎Nowicki also noted that there has ‎
always been a conscious decision to have a majority of residential zoning within the ‎
city‎.‎
 
Mr‎. ‎Capobres reported that he has conducted comparisons with tax bases ‎(‎assessed ‎
values‎) ‎from other communities; Novi is ‎58 ‎percent residential and ‎42 ‎percent ‎
non‎-‎residential, Sterling Heights is ‎59 ‎percent residential and ‎42 ‎percent ‎
non‎-‎residential, Troy is ‎50 ‎percent residential and ‎50 ‎percent non‎-‎residential, Shelby ‎
Township is ‎84 ‎percent residential and ‎16 ‎percent non‎-‎residential and Auburn Hills is ‎
20 ‎percent residential and ‎80 ‎percent non‎-‎residential‎.‎
 
Ms‎. ‎Beebe added that when you have a community that is largely developed and such ‎
a large share of the development is in residential use with nice homes with the residents ‎
wanting quality streets, curbs and services you will have a struggle to provide these ‎
amenities within the current  tax base‎.   ‎You don‎’‎t have the same kind of contribution ‎
from the business side that other cities have‎.  ‎Ms‎. ‎Beebe feels that this is an issue that ‎
will continue to be discussed during the review of the master plan‎.‎
 
Mr‎. ‎Rosen asked for consideration of the idea that if Rochester Hills wasn‎’‎t the ‎
community they currently are, the city wouldn‎’‎t have the home values that it does‎.  ‎If ‎
the character of the community is changed, what will happen to the assessed values in ‎
the community‎.  ‎Does Rochester Hills really want to become a Warren or a Sterling ‎
Heights?  This concept should be kept in mind‎.‎
 
Ms‎. ‎Beebe indicated that  this is why some of freeway accessible and visible sites ‎
have been identified in Focus Area No‎. ‎1‎.   ‎If it were the goal to increase the amount ‎
of business development in the community, these are the areas that the marketplace ‎
finds most attractive for business development‎.  ‎It has been determined that ‎80 ‎
percent of the residents in the city work outside of Rochester Hills‎.  ‎Most of the jobs ‎
in the city are retail related and those tend to be lower end jobs and you don‎’‎t have as ‎
much integration as you could have between your residential population and jobs for ‎
that kind of a population in Rochester Hills‎.  ‎This then causes all the driving across and ‎
from within the community as well as from Shelby Township and over into Auburn ‎
Hills and Troy‎.  ‎It is very artificial to have corporate limits on a community‎.  ‎These are ‎
not the limits that the marketplace recognizes and they are not the limits that the state ‎
highway planners recognize at all‎.  ‎The city is really trying to deal with conditions that ‎
are really regional in an area where you only have control over your corporate limits‎.‎
 
Ms‎. ‎Beebe would like to see continued discussion on the opportunity for higher level ‎
employment within the community and if something should be done to create more ‎
opportunities for freeway accessible and visible uses within the community‎.  ‎Ms‎. ‎
Beebe then identified the conflicts between land use zoning within the Focus Area No‎. ‎
1‎.  ‎
 
The Adams and Auburn Road corner contains a single family residential community  of ‎
older homes and it is close to the freeway on the railway corridor adjacent to the ‎
LDFA area‎.  ‎This is an area in terms of land use that really should be an extension of ‎
the business development area or some type of a business park which allow for a ‎
series of businesses and give the economy a lot of diversity‎.  ‎It would make sense to ‎
treat this section as a business development area‎.  ‎This would also include the mobile ‎
home area‎.‎
 
Mr‎. ‎Nowicki commented that over the years the industrial zoning was along the ‎
railroad area and where the interchanges are on M‎-‎59 ‎and Adams Road‎.  ‎These were ‎
the corridors that were projected and zoned and master land use planned for industrial ‎
use‎.‎
 
Mr‎. ‎Nowicki also explained that over the years things changed somewhat with the ‎
railroad disappearing and since this is no longer a prime factor, some other uses have  ‎
occurred in this area‎.  ‎Concentration was made on the M‎-‎59 ‎freeway to try and keep ‎
it from being an industrial area while leaning toward residential use and buffering it ‎
from the expressway‎.  ‎The offices and businesses that have gone in were limited in ‎
their sign  area allocation because the city wanted this area to be a parkway versus a ‎
business corridor‎.   ‎The city didn‎’‎t want this area to look like some of the expressway ‎
areas in other communities‎.  ‎The industrial zoning which is adjacent to M‎-‎59 ‎is ‎
landscaped rather then having large signs fronting back onto the expressway‎.‎
 
Ms‎. ‎Beebe then discussed the area north of M‎-‎59 ‎between the railroad tracks and ‎
Hamlin Road where the area is zoned for single family, multiple family and office‎.  ‎In ‎
the master plan this area calls for single family and the use is currently commercial and ‎
single family‎.  ‎This area should be reviewed so that a decision can be made on ‎
whether or not the capacity for business related uses should be increased‎.‎
 
Ms‎. ‎Beebe pointed out that the area south of the freeway which has been identified as ‎
freeway accessible is fairly similar north and south of Auburn Road‎.  ‎Because Auburn ‎
Road south to South Boulevard is all residential and new types of zoning is creeping ‎
up in the area, the area south of the boulevard could be strengthened over the long run ‎
as a residential community‎.  ‎When you look at the area north of Auburn, areas like this ‎
are very confused about where they are going because you have lots that are oriented ‎
more to the Auburn frontage in single family use and there is a gray area where you ‎
have single family and industrial wandering into each other‎.  ‎What the marketplace is ‎
currently doing is assembling some properties and not assembling others‎.  ‎Some of the ‎
homes that are in the worst condition are actually in the buffer areas between the ‎
industrial and residential use‎.  ‎This area should be looked at and the city should ‎
entertain doing some master planning that orients to the freeway and to Auburn Road‎.‎
 
In reference to the corners of Auburn and Crooks, the area is planned and zoned for ‎
commercial and also has some mixed use‎.  ‎All three corners in this area need to be ‎
looked at in terms of planning for the future and then the plan must make sure that the ‎
parcels work for that‎.  ‎Immediately looking south are the long narrow lots where there ‎
will be pressures for change‎.  ‎In all of these cases there are options to leaving them ‎
alone as single family or future candidates for senior housing because they lend ‎
themselves to the same kind of parceling located in other areas of the community‎.   ‎
This area could also be designed for multiple family use‎.  ‎It is unlikely you would look ‎
at office use but it could be a possibility‎.  ‎These are the areas which lend themselves to ‎
multiple family or senior housing‎.  ‎
 
Mrs‎. ‎Goodwin said that the city is already seeing this occurring‎.  ‎This is essentially ‎
what has happened with a recently proposed subdivision which was an assembly of ‎
long narrow lots or long lots combined with access from an existing residential street ‎
which are usually very different from the rest of the neighborhood‎.  ‎Something like this ‎
can destroy the character of an existing neighborhood‎.‎
 
Mr‎. ‎Rosen expressed his concern about assembling the long narrow lots and ‎
requesting zoning changes‎.  ‎
 
Ms‎. ‎Beebe indicated the change is really only dealing with the master plan‎.  ‎In the ‎
future this area needs to be looked at if the area should be master planned for single ‎
family use or should alternative uses be considered for the master plan in this area‎. ‎
 
These may be areas where rezonings would not be desired‎.  ‎The first issue is the ‎
master plan‎.‎
 
Mr‎. ‎Murray pointed out that the configurations of the parcels are single family they are ‎
just single family deep lots‎.  ‎The lots would not lend themselves very well to being ‎
subdivided in the traditional way like some of the other properties in the community ‎
because of their configuration‎.‎
 
Ms‎. ‎Beebe indicated that the frontage along M‎-‎59 ‎by the new County Club Village ‎
Subdivision is a very attractive area for business development and this same condition  ‎
also exists on the south side of this area‎.  ‎Ms‎. ‎Beebe feels that this area should be ‎
looked at‎.  ‎
 
In reference to the Auburn Road area, Ms‎. ‎Beebe pointed out that this area falls into ‎
two pieces, the commercial district and the conditions on the north side of Auburn ‎
over to John R‎. ‎where there might be some opportunities for multiple family use‎.  ‎
 
Mr‎. ‎Gaber suggested that the area near American House and Peachwood and South ‎
Boulevard and the possibility for extending the special purpose zoning north may also ‎
be an issue which should be revisited and could be considered as an area susceptible ‎
to change‎.‎
 
Mr‎. ‎Kaiser remarked that in the Focus Area #‎1 ‎he notices that along South Boulevard ‎
there are almost no areas that are identified as susceptible to change except at the ‎
intersections‎.  ‎
 
Ms‎. ‎Beebe added that south side of South Boulevard and the City of Troy has master ‎
planned this area residential‎.  ‎Ms‎. ‎Beebe also suggested that there really is a need for ‎
the communities of Troy and Rochester Hills to work together because there are so ‎
many cross boundary issues‎.  ‎With what Troy is doing there is nothing along South ‎
Boulevard in Focus Area No‎. ‎1 ‎that needs a lot of study except for the intersections‎. ‎
The City of Troy would like to see these areas go out of commercial use‎.   ‎
 
Ms‎. ‎Beebe said that the City of Auburn Hills is beginning the update of their master ‎
plan and the numbers on the amount of workers is increasing‎.  ‎In addition to this the ‎
mall which is going up in Auburn Hills will also be increasing the traffic flow through ‎
city‎.  ‎The plan will start out with basic guiding principles for the community for the ‎
future‎.  ‎There will be six to eight goals put in place and these will work into the ‎
principles‎.  ‎Focus Areas #‎2 ‎and #‎3 ‎will be discussed next‎.‎
     - - - - - - - - - - - - - - - - - -‎
 
     (‎The Commission recessed at ‎9:20‎ p‎.‎m‎. ‎and reconvened at ‎9:30‎ p‎.‎m‎.) ‎
Discussed
 
2000-1733
1999 ‎Capital Improvement Plan ‎(‎CIP‎) ‎Project Timing‎
Mrs‎. ‎Goodwin introduced the members of the CIP Policy Team; Patricia A‎. ‎
Goodwin, Director of Planning, Robert A‎. ‎Spaman, City Treasurer, James Rosen, ‎
Planning Commissioner and William Boswell, Planning Commissioner‎.‎
 
The purpose of the discussion this evening is to ensure that the Planning Commission is ‎
comfortable with the process that the city is going through and to answer any ‎
questions that the commissioner‎’‎s may have on the plan‎.  ‎The next step will be for the ‎
policy team to review and recommend how projects should be prioritized, for funding ‎
and be presented as part of the ‎1999  ‎budget‎.  ‎Mrs‎. ‎Goodwin then detailed the CIP ‎
schedule and the three project books containing the detail for each of the projects and ‎
the spreadsheets which were in the commissioner‎’‎s packet‎.‎
 
Continuing, Mrs‎. ‎Goodwin highlighted the new projects proposed under the ‎1999 ‎
CIP‎.  ‎Mrs‎. ‎Goodwin also reminded the commissioners that at the meeting on ‎
December ‎7‎, ‎1997 ‎they received a process flow chart which outlined how the process ‎
works‎.  ‎Last time, one of the issues was community input and how the city would ‎
stretch in order to be sure that there was public participation throughout the process‎.  ‎
It was also noted that at the master plan level  this is a prime time for public ‎
participation because the master plan then translates into the CIP in the form of actual ‎
projects‎.  ‎In addition to this, public hearings were held for the transportation plan ‎
update‎.  ‎There will also be story boards at the library which detail the CIP and a web ‎
site is being considered‎.‎
 
Mrs‎. ‎Goodwin also reported that announcements have been sent out to the other ‎
boards and commissions asking for their input‎.  ‎Ms‎. ‎Peters indicated that she has only ‎
received one telephone call in reference to this matter from Mr‎. ‎Nowicki in reference ‎
to the plans for the Barclay Circle improvements‎. ‎
 
Mr‎. ‎Spaman then talked about the changes in the projects from ‎1998 ‎to ‎1999 ‎in each ‎
of the projects‎.‎
 
Mr‎. ‎Spaman remarked that there were some projects that were deleted and others ‎
were deferred‎.  ‎The projects that were deferred will be listed in the book as future ‎
projects‎. ‎Anything beyond the year ‎2004 ‎will be listed as a project that is known but ‎
not planned within the time limit of the six years‎.  ‎Most of the projects that were in the ‎
1998 ‎book are still in the new book‎.  ‎There have also been several additions to the ‎
list; Bloomer Park Water‎/‎Sewer, Museum‎-‎Water, Riverbend Park‎-‎Water‎/‎Sewer, ‎
Adams Road Park‎-‎Water, DPS Garage Storage Building, City Hall ‎
Storage‎/‎Workshop Building, VanHoosen Jones Cemetery Development‎.  ‎Mr‎. ‎
Spaman also pointed out that projects have been added for the years ‎1999 ‎through ‎
the year ‎2000‎.‎
 
In the rehabilitation area new projects consist of the following‎: ‎City Hall north end ‎
addition, City Hall Customer Service Station, Museum Office Construction and the ‎
Van Hoosen Jones Cemetery Fencing and Entrance Project‎.‎
 
Under new equipment new projects consist of the Deep Time Aerator, Type Deko ‎
Character Generator for Channel ‎55‎, Sony PWW Cameras for Channel ‎55 ‎and ‎
Department Photocopiers‎.‎
 
Under professional services new projects are for the Computer Hardware‎/‎Software ‎
Platform change and the City‎-‎Wide ‎2‎-‎Way Radio Changeout Fund Reserve‎.‎
 
Mr‎. ‎Rosen ascertained that the process form chart has helped to explain how the ‎
process works‎.  ‎Changes were also made in the evaluation criteria based on some of ‎
the previous comments‎.   ‎It was also noted that there is no funding as part of the rating ‎
system and that is why the next step is to look at projects that will be proposed as ‎
part of the budget process for ‎1999‎.‎
 
The idea of funding and rating will be combined into a ‎“‎can do‎”‎ ‎and ‎“‎will be able to‎ ‎
do‎”‎ ‎project list so that the City Council can make some specific decisions‎.  ‎All of the ‎
projects and ratings will be inserted into the time window together‎.  ‎The policy team ‎
also participated in the rating process‎.‎
 
Mr‎. ‎Rosen also indicated that the companion projects ‎(‎projects beyond the time ‎
window‎) ‎are not indicated on the spreadsheet‎.  ‎The Planning Commission has also ‎
been asked to look at the relative ranking of the projects to see if they make sense ‎
and fit together‎.‎
 
Mr‎. ‎Gaber then asked if the rankings can be compared across all of the categories?  ‎
Are the rankings comparable or are they just ranked within the categories‎.  ‎
 
Mr‎. ‎Rosen remarked that they are all rated on the same scale and criteria‎.  ‎However, ‎
if the items were regrouped by over ‎100 ‎or ‎90 ‎to ‎100 ‎they would fall into separate ‎
categories‎.  ‎The projects are generally comparable; but are not compared with each ‎
other in precise detail‎.‎
 
Mr‎. ‎Spaman noted that sometimes the service projects really take a beating because ‎
one of the high ratings is the health, safety and welfare of the projects‎.‎
 
Mr‎. ‎Rosen also noted that historically Parks & Forestry have taken a hit because the ‎
linkage is not as straight forward and you are not solving an immediate problem‎.  ‎This ‎
is a flaw of evaluating the projects in general‎.  ‎
 
Mrs‎. ‎Goodwin also reviewed the maps that identify the projects by category and ‎
where they are located‎.  ‎It would be a good idea to keep these maps with the ‎
information that the Planning Commission is using for the Master Plan update‎.‎
 
Mr‎. ‎Gaber commented that in comparing ‎1998 ‎to ‎1999‎, the issue on major roads is  ‎
strung out a year‎.  ‎If you take everything that was going to be done in ‎1998 ‎or ‎1999 ‎in ‎
last years spread sheet and you look at it in the most recent spreadsheet, it looks as ‎
though nothing is being done in ‎1998 ‎and that everything is delayed by one year‎.  ‎Mr‎. ‎
Gaber is trying to understand the reasoning for this; it looks like nothing is being ‎
accomplished for ‎1998‎.  ‎Mr‎. ‎Gaber would like an explanation on this issue‎.  ‎Mr‎. ‎
Gaber also ascertained that in the event the rezoning for the school district goes ‎
through, Sheldon, Tienken and Mead should also be considered as being items that ‎
need to be looked at between now and the year ‎2004‎.‎
 
Ms‎. ‎Ruggiero pointed out that on the map for the Park‎/‎Recreation‎/‎Facility, project ‎
PS‎-‎2 ‎should be changed to PK‎14‎B and it should be relocated one mile north on ‎
Adams Road‎.‎
     ‎
In reference to the section on Companion Projects, Mrs‎. ‎Goodwin said that this ‎
section has been added to provide continuity between last years CIP and the future ‎
CIP‎.  ‎The thought was that by attaching this text it would better refer to the master ‎
thoroughfare plan as the source to capture the funds‎.  ‎The master plan will contain the ‎
entire planned improvement‎.  ‎It may be desirable at some time to use the spreadsheet ‎
to recognize the total project by including it whether it is proposed for funding within ‎
the funding period that is indicated on the report‎.  ‎
 
Mr‎. ‎Kaiser is interested in knowing why he would be encouraged to vote to adopt the ‎
CIP that announces that funding is being projected for certain projects in ‎1999‎.‎
 
Mr‎. ‎Gaber indicated that the projects in the CIP for ‎1999 ‎are looked at as projects to ‎
be completed or undertaken in ‎1999 ‎but there are no funding sources that have been ‎
identified to do that‎. ‎The priority of the projects has not been clarified‎.‎
 
Mr‎. ‎Kaiser remarked that he needs some way to rationalize not just for himself but for ‎
the public the he is not just indicating that he would like an ice arena and an aquatic ‎
center in the city and he will just select ‎1999 ‎to come up with the funding‎.  ‎What really ‎
needs to drive the decisions that are being made for the selection of funding projects‎.  ‎
 
Mr‎. ‎Gaber mentioned that a lot of the decision making is really arbitrary‎.  ‎It is a way ‎
to try and direct the future and for the administration to make some plans‎.‎
 
Mr‎. ‎Rosen indicated that the next step of the process is to take a wider look at what is ‎
now available in order to make the recommendations on what should be funded for ‎
1999 ‎which is what the committee is looking for feedback on‎.‎
 
Mrs‎. ‎Goodwin pointed out that this is one of the reasons why the city is embarking on ‎
the project for the Strategic Plan‎.  ‎The community has not really articulated any ‎
priorities and the Planning Commission has articulated community needs and an ‎
agenda for land use and development‎.  ‎However, the community has not come forth ‎
and expressed to the City Council any clear priorities and that is the missing piece‎.‎
 
Mr‎. ‎Gaber, agreeing with Mrs‎. ‎Goodwin, said that this is why he often refers to the ‎
city survey because this is one objective piece of information that the city has which ‎
explains how the community thinks and feels‎.‎
 
Mrs‎. ‎Goodwin also noted that the Department of Parks & Forestry has also ‎
conducted a survey to determine what people want in the way of recreation and park ‎
amenities‎.  ‎It has been noted that the Aquatic Center ranked very high‎.  ‎However, this ‎
project has not been compared to roads, pathways or anything else‎.  ‎The staff, policy ‎
team, City Council and the Planning Commission need to offer their opinion about ‎
which project should come first and the community has not really expressed their ‎
project preferences‎.‎
 
Mr‎. ‎Nowicki added that the surveys are not all done at the same time‎.  ‎You can take ‎
a survey today on parks and you can take a survey tomorrow on roads and they will ‎
all come out in first place‎.  ‎Can surveys really be balanced‎.‎
 
Mr‎. ‎Kaiser said that if you put the ice arena in ‎1999 ‎instead of ‎2002‎, you are implying ‎
a priority‎.  ‎Mr‎. ‎Kaiser does not believe that the priority setting should be out of pure ‎
fantasy or be purely arbitrary‎.‎
 
Mr‎. ‎Gaber indicated that the Planning Commission may just be realizing one of the ‎
limitations of this particular process‎.  ‎It tells the commission that the real strength of the ‎
process is to identify and rank the items as opposed to trying to define which year ‎
each project will be funded‎.‎
 
Mr‎. ‎Kaiser then pointed out that the Municipal Planning Act states that after the ‎
Master Land Use Plan has been completed, a Capital Improvement Plan needs to be ‎
put in place to find ways to fund the plan or to direct ways for the funding authority to ‎
do the projects‎.‎
 
Mr‎. ‎Boswell indicated that when the application was filled out, the funding information ‎
was included‎.  ‎The funding for the Aquatic Center will not come from the city it will be ‎
completely private sector funding‎.  ‎Mr‎. ‎Boswell also has problems with the way some ‎
of the items are written‎.‎
 
Mrs‎. ‎Goodwin mentioned that Ms‎. ‎Peters has suggested if anyone has questions in ‎
reference to this matter, you may want to have Mr‎. ‎Hartner come to a meeting and ‎
explain the planning of his projects‎.‎
 
Mr‎. ‎Rosen added that the next step in this project is to determine what projects ‎
should be done with the recommendation whether to include it in the budget submittal ‎
to City Council‎.  ‎It is still up to the administration to put the budget submittal together ‎
and it may or may not include everything that the Planning Commission and the CIP ‎
says should be done‎.  ‎It is a staged process‎.‎
 
Mr‎. ‎Kaiser said that he would like to see a meeting with all of the department heads in ‎
attendance if they are the individuals fostering the projects‎.  ‎You could then obtain all ‎
of the answers at one time‎.  ‎Mr‎. ‎Kaiser wants to know why he is putting certain ‎
projects in certain areas, information on the project costs and congruence between the ‎
text and the chart on who is funding the projects‎.‎
Discussed
 
ANY OTHER BUSINESS
Mr‎. ‎Nowicki reported that the berm near the east side of the Meijer‎’‎s property is at ‎
736‎, ‎737‎.  ‎The parking lot that is paved in front of Meijer‎’‎s up to the small berm at ‎
the end of the parking lot is ‎738‎.  ‎There is a dip in between and if this area is being ‎
developed, it will have to be brought up to the level of the parking lot at Meijer‎’‎s or ‎
somewhere in between‎.  ‎It is something that the commission may want to think about‎.‎
 
Mrs‎. ‎Ruggiero said that the outdoor pool at the fitness center at Rochester Road and  ‎
Tienken has been completed‎.  ‎A banner has been erected indicating the completion of ‎
this project‎.‎
 
Mr‎. ‎Rosen reported that the Marathon at Tienken and Rochester Road has erected ‎
their new sign‎.  ‎The area is well lighted and looks very nice‎.‎
 
Mrs‎. ‎Goodwin asked that all requests for information or requests on the Master Land ‎
Use Plan be forwarded to her attention‎.  ‎Mrs‎. ‎Goodwin will be clearing house on this ‎
matter‎.  ‎
 
Mr‎. ‎Kaiser made reference to the letter from Mr‎. ‎Norman Hyman regarding Focus ‎
Area #‎1‎.‎
 
Mrs‎. ‎Goodwin said that the Transportation Plan Update will be coming back to the ‎
Planning Commission on April ‎21‎, ‎1998‎.  ‎The transportation system forecast model is ‎
being revised based on the changes requested by the Planning Commission at their ‎
meeting on January ‎27‎, ‎1998‎.‎
NEXT MEETING DATE
The next meeting is scheduled for Tuesday, March ‎24‎, ‎1998‎.‎
 
ADJOURNMENT
There being no further business to come before the Planning Commission, ‎
Chairperson Kaiser adjourned the special meeting at ‎10‎:‎45 ‎p‎.‎m‎. ‎Michigan time‎.‎