Image
1000 ‎Rochester Hills Dr‎
Rochester Hills‎, ‎MI ‎
48309‎
(‎248‎) ‎656‎-‎4600‎
Home Page‎:  ‎
www‎.‎rochesterhills‎.‎org‎
Rochester Hills
Minutes
Planning Commission
Chairperson William Boswell‎, ‎Vice Chairperson Deborah Brnabic‎
Members‎:  ‎Gerard Dettloff‎, ‎Dale Hetrick‎, ‎Greg Hooper‎, ‎Nicholas O‎. ‎Kaltsounis‎,‎
David A‎. ‎Reece‎, ‎C‎. ‎Neall Schroeder‎, ‎Emmet Yukon‎
7:00 PM
1000 Rochester Hills Drive
Tuesday, February 25, 2014
CALL TO ORDER
Chairperson William Boswell called the Regular Meeting to order at ‎7‎:‎00 ‎
p‎.‎m‎. ‎in the Auditorium‎.‎
ROLL CALL
William Boswell‎, ‎Deborah Brnabic‎, ‎Gerard Dettloff‎, ‎Greg Hooper‎, ‎David ‎
Reece‎, ‎C‎. ‎Neall Schroeder and Emmet Yukon‎
Present
7 - 
Dale Hetrick and Nicholas Kaltsounis
Absent
2 - 
Quorum present‎.‎
 
Also present‎:  ‎James Breuckman‎, ‎Manager of Planning‎
                         Maureen Gentry‎, ‎Recording Secretary‎
APPROVAL OF MINUTES
2014-0062
January ‎21‎, ‎2014 ‎Regular Meeting‎
 
A motion was made by Schroeder‎, ‎seconded by Brnabic‎, ‎that this matter be ‎
Approved as Presented‎. ‎The motion carried by the following vote‎:‎
Aye
Boswell, Brnabic, Dettloff, Hooper, Reece, Schroeder and Yukon
7 - 
Absent
Hetrick and Kaltsounis
2 - 
 
COMMUNICATIONS
 A‎)‎     Planning ‎& ‎Zoning News dated January ‎2014‎
 B‎)‎     Letter from City of Troy‎, ‎dated ‎2/10/14‎ re‎:  ‎Notice of Intent to ‎
 Prepare MLUP‎
 C‎)‎     Memo from M‎. ‎Gentry‎, ‎dated ‎2/21/14‎ re‎: ‎Correspondence about Tim ‎
 Hortons‎
 D‎)‎     Memo from DPS‎/‎Traffic‎, ‎dated ‎2/21/14‎ re‎: ‎Tim Hortons‎
 
NEW BUSINESS
2014-0063
Public Hearing and request for Conditional Land Use Recommendation ‎- ‎City ‎
File No‎. ‎13‎-‎024 ‎- ‎to construct a drive‎-‎thru at a proposed Tim Hortons restaurant ‎
at the northwest corner of Crooks and Avon Industrial Dr‎.‎, ‎south of Hamlin‎, ‎
Parcel No‎. ‎15‎-‎29‎-‎228‎-‎004‎, ‎zoned B‎-‎3‎, ‎Shopping Center Business‎, ‎Tim Hortons‎, ‎
Applicant‎
(‎Reference‎:  ‎Staff Report prepared by James Breuckman‎, ‎dated February ‎
21‎, ‎2014 ‎and Site Plans had been placed on file and by reference ‎
became part of the record thereof‎.)‎
 
Present for the applicant was Patrick Bell‎, ‎Tim Hortons‎, ‎565 ‎E‎. ‎Grand ‎
River Ave‎.‎, ‎Suite ‎101‎, ‎Brighton‎, ‎MI  ‎48116‎. ‎
 
Mr‎. ‎Bell stated that he was very pleased to be in front of the Commission ‎
to present a new proposed location for a restaurant at Crooks and Avon ‎
Industrial‎.  ‎He added that it would be one of their flagship restaurants‎, ‎and ‎
they had been redone over the years to make a more enjoyable dining ‎
experience with soft seating‎, ‎a fireplace‎, ‎flat screen t‎.‎v‎.‎, ‎and free wi‎-‎fi‎.  ‎
They also brought some of the baking activities out front so their guests ‎
could see them‎.  ‎The site would include outside patio seating‎, ‎and they ‎
were really looking forward to getting the site opened‎.‎
 
Mr‎. ‎Breuckman advised that a drive‎-‎thru use required a Conditional Land ‎
Use ‎(‎CLU‎) ‎recommendation and approval‎, ‎and the standards for CLU ‎
approval were listed in the Staff Report‎.  ‎Under Site Plan Review ‎
Considerations‎, ‎it was noted that Tim Hortons secured two Variances for ‎
the project‎, ‎which allowed it to be located as it was‎.  ‎The aerial map ‎
showed the proposed building in relation to the existing footprint of the ‎
Bank of America building‎, ‎which had been torn down‎.  ‎The Tim Hortons ‎
building was more perpendicular to Crooks‎.  ‎
 
Mr‎. ‎Breuckman said that Staff and the applicants went through a number ‎
of iterations to try to get the optimal layout‎.  ‎The proposed layout matched ‎
much better with the strip center behind it‎, ‎particularly the layout of the ‎
parking‎.  ‎When the bank was there‎, ‎the parking was rather odd‎, ‎and it did ‎
not have anything to do with the layout of the strip center and created poor ‎
circulation‎.  ‎The new layout would allow the circulation to flow much better ‎
between the Tim Hortons facility and the strip center‎.  ‎The bigger ‎
Variance was from Avon Industrial Drive‎.  ‎That allowed the applicant to ‎
push the building a little further to the south‎, ‎eliminating parking between  ‎
Avon Industrial and the building and adding parking to the north side‎, ‎
closer to the entrance and where most of the cars would enter‎.  ‎Regarding ‎
the Site Plan‎, ‎the applicants had met the critical requirements‎.  ‎There ‎
were a few things that had to be addressed‎.  ‎He noted that the fieldstone ‎
should continue along the entire base of the building‎, ‎similar to the ‎
Rochester Road site‎.  ‎That was provided on the colored elevations‎, ‎but ‎
on the black and white drawings stapled to the Site Plan‎, ‎it was not shown‎.  ‎
The dumpster enclosure detail needed to be provided‎.  ‎The note on the ‎
Plan talked about having a masonry wall to match the rear building wall‎, ‎
but there was no masonry on the rear building wall‎.  ‎
 
Mr‎. ‎Breuckman continued that the applicant was proposing to not ‎
construct a sidewalk along Avon Industrial at this time‎.  ‎Staff was not ‎
opposed to that‎, ‎because there was no sidewalk anywhere along Avon ‎
Industrial‎.  ‎Also‎, ‎there were a number of mature pine trees that would ‎
have to be cut down to put in a sidewalk‎.  ‎In this case‎, ‎Staff was ‎
suggesting that in lieu of‎, ‎a payment into the City’s Pathway Fund would ‎
be a reasonable way forward‎.  ‎It had been discussed with the applicant‎.  ‎
The cost was ‎$‎20 ‎per linear foot as the standard for a five‎-‎foot wide ‎
sidewalk‎, ‎which would come out to about ‎$‎4‎,‎680‎.‎00‎.  ‎Mr‎. ‎Breuckman ‎
advised that the landscape plan met all ordinance requirements‎.  ‎Due to ‎
County restrictions on tree planting in the right‎-‎of‎-‎way ‎(‎ROW‎)‎, ‎the ‎
applicant was proposing to pay into the City’s Tree Fund instead of ‎
planting eight ROW trees‎.  ‎An irrigation plan needed to be completed‎, ‎
which could be submitted for final approval by Staff‎.  ‎A photometric plan ‎
was also required‎.  ‎Having been through this with the Rochester Road ‎
site‎, ‎Staff was entirely confident that the applicant could meet the lighting ‎
requirements‎.  ‎He summarized that there were motions in the packet‎, ‎and ‎
that he would be happy to answer any questions‎.‎
 
Chairperson Boswell asked Mr‎. ‎Breuckman if the letter from the ‎
Engineering Department ‎(‎February ‎2014 ‎handed out with ‎
Communications‎) ‎had any bearing‎.  ‎Mr‎. ‎Breuckman did not feel it had ‎
any bearing on Site Plan Approval‎.  ‎It might be considered as to how Tim ‎
Hortons wanted to proceed with the site‎, ‎but it would not change the ‎
layout‎.  ‎It dealt with an existing driveway‎, ‎and that was something Tim ‎
Hortons needed to negotiate with the County Road Commission‎.  ‎He felt ‎
that they could proceed‎, ‎with the understanding that Tim Hortons needed ‎
to get a County Road permit‎, ‎which was not the City’s issue‎.‎
 
Mr‎. ‎Yukon said that in looking at the driveway off of Avon Industrial Drive‎, ‎
where cars would be queuing for the drive‎-‎thru‎, ‎it appeared that there was ‎
a ‎12‎-‎foot access shown between the driveway and the fourth car queued‎.  ‎
He asked if Staff felt comfortable with that distance‎.  ‎Mr‎. ‎Breuckman ‎
agreed it was as tight as it possibly could be‎, ‎but there was ‎12 ‎feet of ‎
ingress lane and another ‎10 ‎feet‎.  ‎There was a little extra width on the ‎
driveway as cars moved further through the lane‎.  ‎
 
Mr‎. ‎Dettloff asked Mr‎. ‎Breuckman if the proposed Tim Hortons would be ‎
the exact size as the one on Rochester Road‎.  ‎Mr‎. ‎Breuckman replied ‎
that it was much larger‎.  ‎Mr‎. ‎Dettloff asked the size of the Rochester Road ‎
location and Mr‎. ‎Bell advised that it was‎1‎,‎340 ‎s‎.‎f‎. ‎with seating for nine‎.  ‎
The proposed would be ‎1‎,‎950 ‎s‎.‎f‎. ‎with seating for about ‎32‎.  ‎
 
Chairperson Boswell opened the Public Hearing at ‎7‎:‎14 ‎p‎.‎m‎.  ‎He ‎
announced that if anyone wished to comment‎, ‎there were cards to be ‎
filled out and brought to the Secretary‎.  ‎Seeing no one come forward‎, ‎he ‎
closed the Public Hearing‎.‎
 
Hearing no further discussion‎, ‎Mr‎. ‎Schroeder moved the CLU motion‎, ‎
which was seconded by Mr‎. ‎Dettloff‎.‎
 
MOTION‎ by Schroeder‎, ‎seconded by Dettloff‎, ‎in the matter of City File ‎
No‎. ‎13‎-‎024 ‎(‎Tim Hortons Crooks Road‎) ‎the Planning Commission ‎
recommends ‎to City Council‎ approval‎ of the ‎conditional land use‎, ‎
based on plans dated received by the Planning Department on February ‎
4‎, ‎2014‎, ‎with the following seven ‎(‎7‎) ‎findings‎.‎
 
Findings‎
 
 1‎.‎     The proposed building and other necessary site improvements meet ‎
 or exceed the standards of the Zoning Ordinance‎.‎
  
 2‎.‎     The expanded use will promote the intent and purpose of the Zoning ‎
 Ordinance‎.‎
  
 3‎.‎     The proposed building has been designed and is proposed to be ‎
 constructed‎, ‎operated‎, ‎maintained‎, ‎and managed so as to be ‎
 compatible‎, ‎harmonious‎, ‎and appropriate in appearance with the ‎
 existing and planned character of the hospital‎, ‎the general vicinity‎, ‎
 adjacent uses of land‎, ‎the natural environment‎, ‎and the capacity of ‎
 public services and facilities affected by the land use‎.‎
  
 4‎.‎     The proposal should have a positive impact on the community as a ‎
 whole and the surrounding area by further offering jobs and ‎
 another dining option‎.‎
  
 5‎.‎     The proposed development is served adequately by essential public ‎
 facilities and services‎, ‎such as highways‎, ‎streets‎, ‎police and fire ‎
 protection‎, ‎drainage ways‎, ‎and refuse disposal‎.‎
  
 6‎.‎     The proposed development should not be detrimental‎, ‎hazardous‎, ‎or ‎
 disturbing to existing or future neighboring land uses‎, ‎persons‎, ‎
 property‎, ‎or the public welfare‎.‎
  
 7‎.‎     The proposal will not create additional requirements at public cost for ‎
 public facilities and services that will be detrimental to the ‎
 economic welfare of the community‎.‎
 
Ms‎. ‎Brnabic asked Mr‎. ‎Bell if he agreed with all the conditions stated in ‎
the Staff Report with regard to the dumpster enclosure and the fieldstone ‎
base‎, ‎etc‎.  ‎Mr‎. ‎Bell said that he did‎, ‎and the only question he had was ‎
about the City’s Tree Fund because he did not know what the fee was‎.  ‎Mr‎. ‎
Breuckman advised that it was ‎$‎200 ‎per tree‎.  ‎Mr‎. ‎Bell indicated that they ‎
had no concerns with any of the conditions‎.  ‎Ms‎. ‎Brnabic confirmed that ‎
Mr‎. ‎Bell had received the full Staff Report‎, ‎and he concluded that there ‎
was nothing they felt they could not meet‎.‎
 
Chairperson Boswell asked if there was any further discussion‎.  ‎Seeing ‎
none‎, ‎he called for a vote‎.‎
A motion was made by Schroeder‎, ‎seconded by Dettloff‎, ‎that this matter be ‎
Recommended for Approval to the City Council Regular Meeting‎,‎. ‎The motion ‎
carried by the following vote‎:‎
Aye
Boswell, Brnabic, Dettloff, Hooper, Reece, Schroeder and Yukon
7 - 
Absent
Hetrick and Kaltsounis
2 - 
 
Chairperson Boswell stated for that record that the motion had passed‎.‎
 
2014-0064
Request for Site Plan Approval ‎- ‎City File No‎. ‎13‎-‎024 ‎- ‎Tim Hortons‎, ‎a proposed ‎
1‎,‎950 ‎square‎-‎foot restaurant with drive‎-‎thru located on Crooks‎, ‎south of Hamlin ‎
(‎former bank site‎)‎, ‎Parcel No‎. ‎15‎-‎29‎-‎228‎-‎004‎, ‎zoned B‎-‎3‎, ‎Shopping Center ‎
Business‎, ‎Tim Hortons‎, ‎Applicant‎
Mr‎. ‎Reece pointed out that the colored renderings showed an elevation ‎
for the dumpster enclosure on the last page‎.  ‎It looked as if it had lap ‎
siding‎, ‎and he asked if Staff wanted that changed to masonry‎.  ‎Mr‎. ‎
Breuckman said that typically‎, ‎masonry was the standard‎, ‎such as split ‎
face block‎.  ‎Mr‎. ‎Reece asked Mr‎. ‎Bell if that was a variance that would be ‎
acceptable‎.  ‎Mr‎. ‎Bell said they could do that‎, ‎but he suggested doing a ‎
stone to match the building‎.   ‎They could do the lap siding so it matched ‎
the building and add stone around the bottom‎.  ‎Mr‎. ‎Breuckman did not ‎
have a problem with that‎, ‎and Mr‎. ‎Reece and Chairperson Boswell ‎
thought it would look fine and match the building better‎.‎
 
Mr‎. ‎Reece wondered if the Commission had asked for an awning at the ‎
Rochester Road site on the drive‎-‎thru side‎.  ‎Mr‎. ‎Breuckman said that they ‎
did‎, ‎and it was over the second window for the drive‎-‎thru‎.  ‎
 
Hearing no further discussion‎, ‎Mr‎. ‎Schroeder moved the Site Plan motion ‎
adding condition nine below‎, ‎which was seconded by Mr‎. ‎Reece‎.‎
 
Mr‎. ‎Hooper said that following up on Mr‎. ‎Reece’s comments‎, ‎he thought it ‎
would be a great idea to add an awning to the southern exposure if the ‎
applicant was in agreement‎.  ‎Mr‎. ‎Bell said that it absolutely would not be ‎
an issue to do that‎, ‎and condition ten was added‎.‎
 
Mr‎. ‎Reece mentioned the amount of the landscape bond identified in one ‎
of the conditions‎, ‎and that the Fire Department had disapproved the first ‎
Site Plan‎.  ‎The Fire Department was looking for the location of a fire ‎
hydrant on Sheet TH‎-‎04 ‎and calculations that a fire flow of ‎1‎,‎500 ‎gpm ‎
could be provided‎, ‎and Mr‎. ‎Reece wanted to make sure the applicant was ‎
aware‎.  ‎Mr‎. ‎Bell said that they were aware of the bond‎, ‎and they already ‎
had the calculations from the Fire Department‎.  ‎Mr‎. ‎Schroeder and Mr‎. ‎
Reece both concurred with the additional conditions‎.‎
 
MOTION‎ by Schroeder‎, ‎seconded by Reece‎, ‎in the matter of City File ‎
No‎. ‎13‎-‎024 ‎(‎Tim Hortons Crooks Road‎)‎, ‎the Planning Commission ‎
approves ‎the ‎site plan‎, ‎based on plans dated received by the Planning ‎
Department on February ‎4‎, ‎2014‎, ‎with the following four ‎(‎4‎) ‎findings and ‎
subject to the following ten ‎(‎10‎) ‎conditions‎.‎
 
Findings‎
 
 1‎.‎     The site plan and supporting documents demonstrate that all ‎
 applicable requirements of the Zoning Ordinance‎, ‎as well as other ‎
 City ordinances‎, ‎standards‎, ‎and requirements‎, ‎can be met subject ‎
 to the conditions noted below‎.‎
 2‎.‎     Off‎-‎street parking areas have been designed to avoid common traffic ‎
 problems and promote safety‎.‎
  
 3‎.‎     The proposed improvements should have a satisfactory and ‎
 harmonious relationship with the development on‎-‎site as well as ‎
 existing development in the adjacent vicinity‎.‎
  
 4‎.‎     The proposed development will not have an unreasonably detrimental ‎
 or injurious effect upon the natural characteristics and features of ‎
 the site or those of the surrounding area‎. ‎
  
Conditions‎
 
 1‎.       ‎City Council approval of the conditional land use‎. ‎
  
 2‎.       ‎Addressing building comments noted in item ‎3 ‎under Site Plan ‎
 Review Considerations‎, ‎above‎.‎
  
 3‎.‎     Planning Commission approval of a sidewalk waiver‎, ‎and payment of ‎
 $4,680‎ into the City’s pathway fund in lieu of constructing the ‎
 sidewalk along Avon Industrial Drive‎.‎
  
 4‎.       ‎Payment into the City’s tree fund in lieu of ‎8 ‎required right‎-‎of‎-‎way ‎
 trees‎.‎
  
 5‎.‎     Provide a landscape bond for replacement trees in the amount of ‎
 $36,970.00‎, ‎as adjusted as necessary by Staff‎, ‎plus inspection ‎
 fees‎, ‎prior to issuance of a Temporary C of O for this development‎.‎
  
 6‎.‎     Submittal of an irrigation plan‎, ‎including irrigation of the Crooks and ‎
 Avon Industrial rights of way‎, ‎prior to final approval by staff‎.‎
  
 7‎.        ‎Submittal of a photometric plan prior to final approval by staff‎.‎
  
 8‎.‎     Addressing all applicable comments from other City departments and ‎
 outside agency review letters and securing all necessary City and ‎
 Road Commission permits‎.‎
  
 9‎.‎     The dumpster enclosure shall be made of the same materials as ‎
 the main building as approved by Staff‎.‎
  
 10‎.‎      Add a matching awning on the eastern‎-‎most window on the southern ‎
 elevation‎. ‎
 
Chairperson Boswell asked if there were any further comments‎.  ‎Hearing ‎
none‎, ‎he called for a vote‎.‎
A motion was made by Schroeder‎, ‎seconded by Reece‎, ‎that this matter be ‎
Approved‎. ‎The motion carried by the following vote‎:‎
Aye
Boswell, Brnabic, Dettloff, Hooper, Reece, Schroeder and Yukon
7 - 
Absent
Hetrick and Kaltsounis
2 - 
 
Chairperson Boswell stated for the record that the motion had passed‎.  ‎
Mr‎. ‎Dettloff asked the timeframe for the project‎.  ‎Mr‎. ‎Bell advised that they ‎
would like construction to start in April‎, ‎and he added that it would take ‎
about ‎80‎-‎90 ‎days to complete‎.  ‎Mr‎. ‎Dettloff asked how many jobs were ‎
expected‎, ‎and Mr‎. ‎Bell replied that there should be ‎20‎-‎25 ‎full and part ‎
time jobs‎.  ‎Mr‎. ‎Breuckman notified Mr‎. ‎Bell that the matter would be taken ‎
to City Council on March ‎17‎th‎.‎
 
2013-0357
Public Hearing and request for Conditional Land Use Recommendation ‎- ‎City ‎
File No‎. ‎13‎-‎012 ‎- ‎to construct two restaurant drive‎-‎thrus at a proposed ‎8‎,‎095 ‎
square‎-‎foot retail outlot building at the Campus Corners shopping center‎, ‎
located on the east side of Livernois‎, ‎between Walton and Avon‎, ‎Parcel No‎. ‎
15‎-‎15‎-‎101‎-‎024‎, ‎zoned B‎-‎3‎, ‎Shopping Center Business‎, ‎Campus Corner ‎
Associates‎, ‎Inc‎.‎, ‎Applicant‎
(‎Reference‎:  ‎Staff Report prepared by James Breuckman‎, ‎dated February ‎
21‎, ‎2014 ‎and Site Plans had been placed on file and by reference ‎
became part of the record thereof‎.)‎
 
Present for the applicant was Stuart Frankel‎, ‎Campus Corners ‎
Associates‎, ‎1334 ‎Maplelawn‎, ‎Troy‎, ‎MI  ‎48084‎. ‎
 
Mr‎. ‎Frankel stated that he was the owner of Campus Corners Phase II‎, ‎
which was the portion of the center from the CVS south‎.  ‎The proposed ‎
site was previously occupied by a Big Boy restaurant‎, ‎which was vacated ‎
a number of years ago‎.  ‎The building was not suitable for use‎, ‎so it was ‎
removed and they were proposing to build an ‎8‎,‎100 ‎s‎.‎f‎. ‎free‎-‎standing ‎
facility in approximately the same location the Big Boy was‎.  ‎He said that ‎
he would be happy to answer any questions‎.‎
 
Mr‎. ‎Breuckman noted that there were two drive‎-‎thrus proposed for the ‎
building‎.  ‎He advised that the proposed facility would occupy pretty much ‎
the cleared footprint of the Big Boy restaurant‎, ‎including the landscaped ‎
areas‎.  ‎They would use the existing driveways in and out of the site‎.  ‎The ‎
drive‎-‎thrus would be on the south and north sides of the building‎.  ‎The ‎
circulation patterns on and around the site that existed were by and large ‎
being preserved‎.  ‎The site met all parking and stacking requirements‎, ‎
and that was for the entirety of both phases of Campus Corners‎.  ‎
 
Mr‎. ‎Breuckman pointed out the Site Plan Review Considerations in the ‎
Staff Report‎.  ‎In terms of parking‎, ‎they still needed dimensions on the ‎
Plan for the bay of parking in between the building and the street‎, ‎showing ‎
18‎-‎foot parking spaces with a ‎24‎-‎foot wide circulation aisle‎.  ‎Cost ‎
estimates for landscaping were still needed‎.  ‎The landscape plan was ‎
fairly small‎, ‎because there was a lot of existing landscaping that met the ‎
City’s requirements‎.  ‎He added that an irrigation plan would also need to ‎
be submitted‎.  ‎Mr‎. ‎Breuckman said that building plans had been ‎
provided‎, ‎including a page with a colored rendering‎, ‎but the applicant ‎
needed to clarify the appearance of the rectangular elements behind the ‎
sign band and above the storefront glass system‎.  ‎A traffic impact study ‎
had been required by the City’s Traffic Engineers‎.  ‎The results were ‎
included in the packet‎, ‎and they were also discussed in the Engineering ‎
review memo‎.  ‎Mr‎. ‎Breuckman indicated that he had no particular ‎
concerns with traffic‎.  ‎He referred to the Engineering review dated ‎
February ‎4‎, ‎2014‎, ‎which did not recommend approval‎, ‎but he clarified that ‎
the comments regarding underground detention could be addressed ‎
without impacting the site design‎.  ‎It was forwarded to the Commissioners ‎
because that issue could be addressed during Construction Plan review‎.  ‎
He noted the motions in the packet‎, ‎and mentioned that condition three of ‎
the Site Plan motion should include posting of the required landscape ‎
bond‎.‎
 
Mr‎. ‎Schroeder asked if Staff reviewed the drive‎-‎up window with one lane ‎
for two restaurants‎.  ‎He thought there could be the potential of one window ‎
holding up traffic for the other‎.‎
 
Mr‎. ‎Breuckman agreed that Staff did review it‎, ‎and the Plan met the ‎
required ten stacking spaces‎.  ‎He reminded that Conditional Land Uses ‎
were discretionary‎, ‎but having met the Ordinance requirements‎, ‎Staff did ‎
not see a reason to hold up the project or require anything above and ‎
beyond until the Planning Commission could review it‎.‎
 
Mr‎. ‎Schroeder asked Mr‎. ‎Frankel if he had considered having a dual lane ‎
going up to the end of the building so if there were cars stacked up to the ‎
window on the south side‎, ‎people could go around to the window on the ‎
north side‎.  ‎Mr‎. ‎Frankel responded that there were two lanes behind the ‎
building‎.  ‎There was a stacking lane and circulation behind the stacking ‎
lane‎.  ‎Mr‎. ‎Schroeder was satisfied that had answered his question‎.‎
 
Chairperson Boswell announced that a Conditional Land Use ‎
recommendation to City Council required a Public Hearing for anyone ‎
that wished to speak on this issue‎, ‎and he then opened the Public ‎
Hearing at ‎7‎:‎35 ‎p‎.‎m‎.  ‎Seeing no one come forward‎, ‎he closed the Public ‎
Hearing‎.‎
 
Hearing no further discussion‎, ‎Mr‎. ‎Schroeder moved the CLU motion‎, ‎
seconded by Mr‎. ‎Yukon‎.‎
 
MOTION‎ by Schroeder‎, ‎seconded by Yukon‎, ‎in the matter of City File No‎. ‎
13‎-‎012 ‎(‎Campus Corners Outlot Retail Building‎) ‎the Planning ‎
Commission ‎recommends ‎to City Council‎ approval‎ of the ‎conditional ‎
land use‎ to permit two drive‎-‎through facilities based on plans dated ‎
received by the Planning Department on February ‎20‎, ‎2014‎, ‎with the ‎
following ‎5 ‎findings‎.‎
 
Findings‎
 
 1‎.‎     The traffic generated by the proposed development is not expected to ‎
 be detrimental‎, ‎hazardous‎, ‎or disturbing to existing or future ‎
 neighboring land uses‎, ‎persons‎, ‎property‎, ‎or the public welfare‎.‎
  
 2‎.‎     The proposed building and other necessary site improvements meet ‎
 the standards of the Zoning Ordinance‎.‎
  
 3‎.‎     The proposed building has been designed and is proposed to be ‎
 constructed‎, ‎operated‎, ‎maintained‎, ‎and managed so as to be ‎
 compatible‎, ‎harmonious‎, ‎and appropriate in appearance with the ‎
 existing and planned character of the hospital‎, ‎the general vicinity‎, ‎
 adjacent uses of land‎, ‎the natural environment‎, ‎and the capacity of ‎
 public services and facilities affected by the land use‎.‎
  
 4‎.‎     The proposed development is served adequately by essential public ‎
 facilities and services‎, ‎such as highways‎, ‎streets‎, ‎police and fire ‎
 protection‎, ‎drainage ways‎, ‎and refuse disposal‎.‎
  
 5‎.‎     The proposal will not create additional requirements at public cost for ‎
 public facilities and services that will be detrimental to the ‎
 economic welfare of the community‎.‎
  
Mr‎. ‎Reece clarified that they were approving two drive‎-‎thru locations‎.  ‎
 
Mr‎. ‎Schroeder asked Mr‎. ‎Frankel if he would eliminate one drive‎-‎thru if ‎
there was only one restaurant that required a drive‎-‎thru‎.  ‎Mr‎. ‎Frankel said ‎
that he had one agreement in place with a restaurant that required a ‎
drive‎-‎thru‎, ‎and they were talking to two other restaurants that required a ‎
drive‎-‎thru‎.  ‎He maintained that in order to be competitive in today’s ‎
marketplace‎, ‎drive‎-‎thrus were becoming an important part of the ‎
merchandising scheme‎.  ‎He needed to provide a competitive location‎.  ‎
He agreed that if someone did not need one‎, ‎it would not be installed‎.‎
 
Chairperson Boswell asked the Commissioners if they had ever seen a ‎
building with two drive‎-‎thrus‎.  ‎Mr‎. ‎Reece said he had not‎, ‎and that was why ‎
he asked the question‎.  ‎He thought that the layout was somewhat forced ‎
and contrived by having one drive‎-‎thru exiting where people were entering ‎
the other drive‎-‎thru‎.  ‎He said that he would support one drive‎-‎thru‎, ‎but not ‎
the layout as it was currently‎.‎
 
Chairperson Boswell said that in answer to Mr‎. ‎Schroeder’s question‎, ‎for ‎
the southern drive‎-‎thru‎, ‎people could pull out and around‎, ‎but it appeared ‎
to Chairperson Boswell that if someone wanted to pull in to the second ‎
(‎north‎) ‎drive‎-‎thru at the same time that someone wanted to pull out of the ‎
first ‎(‎south‎) ‎drive‎-‎thru‎, ‎there would be a conflict‎.  ‎Mr‎. ‎Reece stated that ‎
was exactly what he was concerned about‎.  ‎Chairperson Boswell asked if ‎
there were comments from any other Commissioners‎.‎
 
Mr‎. ‎Schroeder indicated that if one were a McDonald’s‎, ‎which had ‎
tremendous drive‎-‎thru traffic‎, ‎it probably would not work out‎.  ‎Mr‎. ‎Frankel ‎
said that he did not anticipate a restaurant being larger than ‎3‎,‎000 ‎s‎.‎f‎.‎, ‎
and it would be mainly for breakfast or coffee‎.‎
  
Chairperson Boswell called for a roll call vote‎:‎
 
Ayes‎:‎           Hooper‎, ‎Schroeder‎, ‎Yukon‎
Nays‎:‎          Boswell‎, ‎Brnabic‎, ‎Dettloff‎, ‎Reece‎
Absent‎     Hetrick‎, ‎Kaltsounis‎                   ‎                        ‎MOTION FAILED‎
 
Chairperson Boswell said that he had actually anticipated that happening‎, ‎
but he did not anticipate what he would do next‎.  ‎It was something that ‎
they had never seen before‎, ‎and it bothered him that there would be traffic ‎
conflict‎.  ‎He understood that everything met Ordinance requirements‎, ‎but ‎
he thought that there was too much opportunity for conflict‎.  ‎He asked if ‎
any other designs were brought forward‎.‎
 
Mr‎. ‎Breuckman said that the applicant had always been striving to get two ‎
drive‎-‎thrus‎, ‎and Staff worked with him to get a technically compliant plan ‎
to bring forward‎.  ‎He was not sure if Mr‎. ‎Frankel wanted to go back to the ‎
drawing board and come back with something else or if the Commission ‎
should just make its recommendation to City Council‎, ‎and they would see ‎
what the decision was ultimately‎.‎
 
Mr‎. ‎Frankel stated that they had worked diligently with the Planning ‎
Department to come up with a number of alternatives to solve the ‎
problem of having two drive‎-‎thrus‎.  ‎The one he had presented was the ‎
best approach that they had collectively agreed upon that met the ‎
Ordinance for ‎10 ‎stacking cars and for circulation around the building‎.  ‎
 
Chairperson Boswell knew‎, ‎from Mr‎. ‎Frankel having come before the ‎
Planning Commission previously‎, ‎that he had done the best he could‎. ‎
However‎, ‎personally‎, ‎Chairperson Boswell was bothered by it‎.  ‎They could ‎
send it to Council and see what they had to say‎.  ‎Mr‎. ‎Breuckman said that ‎
Mr‎. ‎Frankel probably wanted to‎, ‎and Mr‎. ‎Breuckman did not feel there was ‎
any sense in delaying it‎.  ‎If they sent a recommendation to deny‎, ‎it would ‎
be appropriate for the Commission to add a finding or two describing why ‎
they were recommending denial‎. ‎He explained that it would be important ‎
to have findings in the motion‎.‎
 
Mr‎. ‎Hooper referred to the southeast corner‎, ‎where the conflict was‎, ‎and ‎
he asked if there was a way to add some type of curb or island to force the ‎
eastbound drive‎-‎thru to turn to the south and the northbound drive‎-‎thru ‎
would have to come in at an angle so the cars would not have a conflict‎.  ‎
He wondered if there was a workable solution such as that‎.  ‎
 
Mr‎. ‎Breuckman thought that could be done‎, ‎but in order to make the ‎
ten‎-‎space stacking requirement work‎, ‎those windows had been pushed to ‎
the far southeast and northwest corners of the buildings‎, ‎and the one on ‎
the south side of the building would have to be pulled west‎.  ‎That would ‎
back all of the stacking spaces up‎, ‎and the tail end of the drive‎-‎thru ‎
window would go into the circulation aisle‎.  ‎It was possible to reduce the ‎
stacking requirements‎, ‎but that would be subject to providing some kind ‎
of evidence based on who the user was‎.  ‎They would need to demonstrate ‎
what the stack was during peak times‎.  ‎On a speculative basis‎, ‎the ‎
Planning Commission could not really reduce the stacking requirement‎.  ‎
 
Mr‎. ‎Hooper said that for the northern drive‎-‎thru‎, ‎if the stacking was ‎
reduced and some kind of curb element was introduced in the southeast ‎
corner so the cars had to go around a curb in order to come back in‎, ‎the ‎
east bound lane could leave and there would be no conflict‎.  ‎He felt that ‎
was feasible‎, ‎but there would have to be a waiver of the stacking ‎
requirements‎.  ‎Mr‎. ‎Breuckman thought they would have to reduce one of ‎
the drive‎-‎thrus by two spaces or each by one‎.  ‎Mr‎. ‎Hooper asked Mr‎. ‎
Frankel if he had any thoughts regarding that‎.‎
 
Mr‎. ‎Frankel was not sure how the Commissioners wanted him to respond‎.  ‎
Mr‎. ‎Hooper said that he was just trying to find a solution‎, ‎and Mr‎. ‎Frankel ‎
said that he appreciated it‎.  ‎He did not have a user for the north drive‎-‎thru ‎
presently‎.  ‎He had Potbelly’s for the south side‎, ‎which was a national ‎
sandwich shop‎.  ‎He had not asked them what their requirements were for ‎
stacking‎.  ‎Mr‎. ‎Hooper suggested that when Mr‎. ‎Frankel sought tenants‎, ‎
that he could tell them that there was an eight car stacking requirement‎.  ‎
Mr‎. ‎Frankel said he could live with that‎.  ‎Mr‎. ‎Dettloff thought that was ‎
reasonable‎.  ‎Mr‎. ‎Frankel said the same thing could work on the south ‎
side‎.  ‎He could perhaps make both tens nines or one ten eight and leave ‎
the other at ten‎, ‎depending on who the drive‎-‎thru user was‎.  ‎Mr‎. ‎Hooper ‎
added that a curb or landscaped island element could be used to ‎
physically separate the two‎, ‎and Mr‎. ‎Frankel said that he would be happy ‎
to do that‎.‎
 
Mr‎. ‎Reece said that if the use dictated that there could be less stacking‎, ‎
he would still be concerned that the north side drive‎-‎thru primary stacking ‎
lane would be up against the service entrance of the building‎.  ‎He ‎
assumed that would be the same entrance where deliveries would be ‎
made‎.  ‎He asked where the delivery trucks would park to make deliveries ‎
into the individual tenants‎, ‎noting that the drive‎-‎thru lane would ‎
essentially be right at the service door‎.‎
 
Mr‎. ‎Frankel suggested that deliveries could be made through the front as ‎
opposed to the rear‎, ‎and they would probably be very early in the morning ‎
before the restaurants opened‎.  ‎Typically‎, ‎deliveries were made on a daily ‎
basis‎, ‎usually between four and five o’clock in the morning‎.  ‎There would ‎
not be deliveries for those types of facilities at nine or ten o’clock in the ‎
morning‎.  ‎Sometimes they were done at midnight when the stores were ‎
closed‎.  ‎He saw that with Jimmy John’s and many other restaurants‎.  ‎
 
Mr‎. ‎Hooper believed that with previous CLU approvals‎, ‎the Commission ‎
had put restrictions on delivery times‎, ‎specifically for drive‎-‎thrus‎.  ‎Mr‎. ‎
Frankel thought that would be a workable solution‎.  ‎Chairperson Boswell ‎
indicated that some places were open ‎24 ‎hours a day‎, ‎but he did not think ‎
that was the type of client Mr‎. ‎Frankel was looking for‎.  ‎Mr‎. ‎Hooper also ‎
did not think there would be ‎8 ‎cars stacked from ‎12‎:‎00 ‎a‎.‎m‎. ‎to ‎6‎:‎00 ‎a‎.‎m‎.‎
 
Ms‎. ‎Brnabic commented that deliveries did not usually occur through ‎
front doors‎.  ‎She thought they could work with delivery times‎, ‎though‎.  ‎Mr‎. ‎
Frankel said that they would be happy to do that‎.  ‎Mr‎. ‎Schroeder ‎
suggested restricting deliveries to times when stores were not open‎.  ‎Mr‎. ‎
Yukon said they would have to be careful‎, ‎with multiple tenants‎, ‎so that ‎
they operated at the same hours‎.  ‎Mr‎. ‎Frankel said that some stores got ‎
deliveries through UPS‎, ‎and those would come through the front door‎.  ‎
He said that he would be happy to agree to some restrictions on the ‎
restaurant use‎, ‎including the possible elimination of a stacking space for ‎
each drive‎-‎thru or for two at either end if that was satisfactory to the ‎
Planning Commission‎.  ‎
 
Chairperson Boswell asked Mr‎. ‎Breuckman if that was possible‎.  ‎Mr‎. ‎
Breuckman advised that the Ordinance gave the Commission the option ‎
to waive the ten‎-‎space stacking requirement‎, ‎but certain conditions ‎
needed to be met before it could be approved‎.  ‎Mr‎. ‎Breuckman said that ‎
technically‎, ‎the easiest way forward would be to ask for some type of ‎
analysis for Potbelly and what their drive‎-‎thrus did‎.  ‎Mr‎. ‎Schroeder asked ‎
if they could put in a condition stating that it would be worked out at the ‎
time the tenant was known‎.  ‎Mr‎. ‎Breuckman said that if the Commission ‎
was comfortable delegating Staff to review the evidence at the time a ‎
tenant was identified‎, ‎they could do that‎.  ‎
 
Chairperson Boswell said that if Potbelly were to scoff at the idea of ever ‎
having ten cars in the stacking lane‎, ‎he would like to see the pickup ‎
window moved back so the conflict was eased a little bit‎.  ‎He knew that Mr‎. ‎
Frankel wanted to get busy on his building‎, ‎and he would not know where ‎
to put the pickup window‎.  ‎If Potbelly said they often had ten cars‎, ‎they ‎
would have an issue again‎.  ‎
 
Mr‎. ‎Dettloff suggested that as a way of not bogging things down‎, ‎Staff had ‎
heard the Commissioners’ concerns‎, ‎and he would feel comfortable ‎
having Staff deal with it‎.  ‎Mr‎. ‎Breuckman felt that he had a good handle on ‎
the concern‎, ‎and he asked if Mr‎. ‎Frankel could provide a revised Site ‎
Plan showing the island that would push the traffic coming out of the south ‎
driveway back to the south and for the north driveway coming in to ‎
separate the conflict point‎.  ‎If there was a condition when the tenants were ‎
identified that Mr‎. ‎Frankel had to demonstrate that they would not be over ‎
stacking the site based on evidence from other similar sites‎, ‎Staff could ‎
review that‎.  ‎
 
Chairperson Boswell said that he doubted that Potbelly would have ten ‎
cars stacking‎, ‎and he hoped he would not hear them say they had ten ‎
cars all the time‎.  ‎He asked if they would install an island with the window ‎
so close‎.  ‎Mr‎. ‎Breuckman agreed that the window would have to be ‎
pushed back to get the island there‎.  ‎Mr‎. ‎Breuckman said they would end ‎
up with eight or nine stacking spaces‎.  ‎Mr‎. ‎Reece said that the window ‎
location was usually predicated on the kitchen layout‎, ‎and they were ‎
generally in the back half of the stores‎, ‎not up front‎, ‎where the window ‎
would have to be moved‎.‎
 
Ms‎. ‎Brnabic indicated that she would like to see the Plan come back‎, ‎
because there were quite a few question marks‎, ‎even with all the things ‎
they just discussed‎.  ‎She was a little concerned about the policies with ‎
deliveries‎.  ‎The Commissioners could ask for deliveries to stop at ‎6‎:‎00 ‎
a‎.‎m‎.‎, ‎but it depended on the business and its own policy and regulations‎.  ‎
She thought that perhaps they could have a condition regarding it‎, ‎but ‎
with the way the vote went‎, ‎she thought there should be more thought ‎
given to it‎, ‎and that a revised plan should be submitted for review by the ‎
Commissioners‎.‎
 
Mr‎. ‎Frankel said that it would create the chicken and egg theory‎, ‎which ‎
meant that he would have to get all the tenants lined up before he could ‎
determine how they should operate‎.  ‎That would not allow him to build the ‎
building on a timely basis‎.  ‎He would like to be able to build it and work ‎
out the mechanics of the drive‎-‎thrus with the Planning Department‎.  ‎At ‎
least he could get one tenant in for sure and work through the second ‎
one‎.  ‎That was important to him‎.  ‎If he had to wait to find a tenant for the ‎
north end of the building‎, ‎there was a possibility that it might not be a ‎
restaurant that needed a drive‎-‎thru‎.  ‎For example‎, ‎it could be a coney ‎
island‎, ‎which did not need a drive‎-‎thru‎.  ‎He had laid out the plan for the ‎
worst case scenario‎, ‎and if he got to the point where he got two drive‎-‎thrus ‎
and then had a problem with the stacking‎, ‎he would like to work with the ‎
Planning Department to see what they could do to accommodate the site ‎
to make it work‎.  ‎If he could not work it out with the Planning Staff‎, ‎he could ‎
not‎, ‎but at least he could get the building up and operating‎.‎
 
Chairperson Boswell said that at the present time‎, ‎they would not need to ‎
know if anyone or who was in the north facility‎.  ‎They needed to know if ‎
Potbelly ever had ten cars stacked in a drive‎-‎thru‎.‎
 
Mr‎. ‎Frankel said that he had not asked them that‎.  ‎Mr‎. ‎Breuckman ‎
suggested that if it was close‎, ‎even if they pushed the drive‎-‎thru window ‎
back on the north side of the building to a more reasonable location‎, ‎he ‎
thought they could get eight cars stacking and nine on the south side ‎
pretty comfortably‎.  ‎He also suggested that they could put some criteria ‎
around what Staff could approve‎, ‎and when the tenant came‎, ‎they could ‎
show the drive‎-‎thru stats from three comparable locations‎.  ‎If it was clear ‎
that the demand would not outstrip the number of stacking spaces‎, ‎Staff ‎
would approve it‎.  ‎He explained that if it was close‎, ‎they would bring it ‎
back to the Planning Commission for review‎. ‎If it was clear‎, ‎he had no ‎
problem approving it‎, ‎but if it was close‎, ‎Staff would not be comfortable ‎
approving it‎.  ‎He indicated that it was a potential way to address it‎. ‎
 
Mr‎. ‎Hooper summarized three potential conditions‎.  ‎The first would be to ‎
restrict rear door deliveries for the interior tenants to non‎-‎operating hours ‎
of drive‎-‎thru restaurants‎.  ‎The second would be to reduce stacking for ‎
drive‎-‎thrus to eight on the northbound drive‎-‎thru and nine on the southern ‎
drive‎-‎thru‎, ‎with proof for the specific tenant‎, ‎as approved by Staff‎.  ‎The ‎
third would be to place an island at the southeast corner to separate ‎
drive‎-‎thru conflicts‎, ‎as approved by Staff‎.‎
 
Mr‎. ‎Reece suggested that as a possible solution to move things forward‎, ‎
he asked Mr‎. ‎Frankel if he would consider the motion being revised to ‎
permit a drive‎-‎thru on the south elevation and make a condition of ‎
approval that should he have a tenant on the north elevation that desired ‎
a drive‎-‎thru‎, ‎he would come back for Site Plan approval based on that ‎
tenant and its impact on the site‎. ‎That would allow him to get the building ‎
built‎.  ‎He would not be putting a window in yet because he did not have a ‎
tenant to even design around‎.  ‎If that north tenant had a drive‎-‎thru‎, ‎the ‎
Planning Commission could look at the impacts on the site‎.‎
 
Mr‎. ‎Frankel said that if he could satisfy the three conditions Mr‎. ‎Hooper ‎
mentioned as criteria‎, ‎he would be happy to do that‎.  ‎If he could ‎
demonstrate that his tenant only needed eight‎, ‎he would be happy to do ‎
that‎.  ‎He just did not want to have another set of criteria so that in three to ‎
four months they had to revisit the issue‎.  ‎As long as he knew what he had ‎
to work with‎, ‎he could live with it‎.‎
 
Mr‎. ‎Reece clarified that Mr‎. ‎Frankel’s preference was that the motion ‎
remained with two drive‎-‎thrus based on Mr‎. ‎Hooper’s recommendations‎.  ‎
Mr‎. ‎Frankel agreed‎, ‎and said that he would accept one drive‎-‎thru now‎, ‎
and if he needed a second drive‎-‎thru and satisfied Mr‎. ‎Hooper’s three ‎
conditions‎, ‎it could be approved‎.  ‎He reiterated that he was just trying to ‎
avoid another set of criteria‎.  ‎Mr‎. ‎Reece said that he could appreciate ‎
that‎, ‎but the Planning Commission was trying to avoid a bad site layout ‎
situation that would cause accidents‎.  ‎Mr‎. ‎Frankel said that he ‎
understood‎.  ‎Mr‎. ‎Dettloff reminded that Mr‎. ‎Frankel might or might not ‎
have a tenant that would require a drive‎-‎thru‎.‎
 
Hearing no further discussion‎, ‎Mr‎. ‎Schroeder moved the CLU motion in ‎
the packet‎.‎
 
Ms‎. ‎Brnabic clarified that with the new motion‎, ‎they would still be ‎
approving two drive‎-‎thrus‎, ‎but the northern drive‎-‎thru would be reviewed ‎
by Staff‎, ‎and if they felt there was still too much of a question mark‎, ‎it ‎
would return to the Planning Commission‎.  ‎Chairperson Boswell agreed‎.  ‎
Mr‎. ‎Hooper felt that was accurate‎, ‎and that the applicant had the ability to ‎
reduce the stacking lane to eight cars‎, ‎with proof‎, ‎and they would add an ‎
island to separate conflicts‎.‎
 
Ms‎. ‎Brnabic confirmed that no matter what‎, ‎the northern drive‎-‎thru would ‎
be reviewed in the future‎.  ‎There was currently no tenant‎, ‎but once one ‎
was secured‎, ‎she wanted to make sure that the northern drive‎-‎thru would ‎
go through a review process‎.  ‎Chairperson Boswell added that the ‎
northern tenant would have to demonstrate that the restaurant could get ‎
by with eight stacking cars‎.‎
 
There was a question about whether the Commissioners should be voting ‎
on the Site Plan motion‎.  ‎Mr‎. ‎Breuckman believed they were voting on the ‎
CLU motion‎.  ‎Chairperson Boswell said that they had voted on the CLU ‎
recommendation‎, ‎and unless one or more of the no votes wanted to ‎
change their vote and ask for a re‎-‎vote‎, ‎they could not vote on the CLU‎.  ‎
Mr‎. ‎Breuckman felt that it would be better if they had an affirmative ‎
recommendation‎.  ‎They really did not have a recommendation on the ‎
CLU‎; ‎they had a motion that failed‎.  ‎The three new conditions were really ‎
more appropriate being attached to the CLU‎.  ‎Chairperson Boswell asked ‎
if any of the no votes wished to call for a re‎-‎vote‎.‎
 
Mr‎. ‎Dettloff called for a re‎-‎vote on the CLU‎.  ‎Ms‎. ‎Brnabic advised that ‎
without a CLU approval‎, ‎Mr‎. ‎Frankel would not be permitted to have any ‎
drive‎-‎thrus‎, ‎even if they approved the Site Plan‎.  ‎Chairperson Boswell ‎
called for a re‎-‎vote‎, ‎and Mr‎. ‎Schroeder moved that the Planning ‎
Commission have a re‎-‎vote for the Conditional Land Use ‎
recommendation‎, ‎seconded by Mr‎. ‎Dettloff‎.  ‎Chairperson called for a ‎
voice vote‎:‎
 
Ayes‎:‎          All‎
Nays‎:‎          None‎
Absent‎:‎     Hetrick‎, ‎Kaltsounis‎                         MOTION CARRIED‎
 
Chairperson Boswell stated that the motion had passed‎.  ‎Mr‎. ‎Schroeder ‎
then moved the following‎, ‎seconded by Mr‎. ‎Yukon‎.‎
 
MOTION‎ by Schroeder‎, ‎seconded by Yukon‎, ‎in the matter of City File No‎. ‎
13‎-‎012 ‎(‎Campus Corners Outlot Retail Building‎) ‎the Planning ‎
Commission ‎recommends ‎to City Council‎ approval‎ of the ‎conditional ‎
land use‎ to permit two drive‎-‎through facilities based on plans dated ‎
received by the Planning Department on February ‎20‎, ‎2014‎, ‎with the ‎
following five ‎(‎5‎) ‎findings and subject to the following three ‎(‎3‎) ‎conditions‎:‎
 
Findings‎
 
 1‎.‎     The traffic generated by the proposed development is not expected to ‎
 be detrimental‎, ‎hazardous‎, ‎or disturbing to existing or future ‎
 neighboring land uses‎, ‎persons‎, ‎property‎, ‎or the public welfare‎.‎
  
 2‎.‎     The proposed building and other necessary site improvements meet ‎
 the standards of the Zoning Ordinance‎.‎
  
 3‎.‎     The proposed building has been designed and is proposed to be ‎
 constructed‎, ‎operated‎, ‎maintained‎, ‎and managed so as to be ‎
 compatible‎, ‎harmonious‎, ‎and appropriate in appearance with the ‎
 existing and planned character of the hospital‎, ‎the general vicinity‎, ‎
 adjacent uses of land‎, ‎the natural environment‎, ‎and the capacity of ‎
 public services and facilities affected by the land use‎.‎
  
 4‎.‎     The proposed development is served adequately by essential public ‎
 facilities and services‎, ‎such as highways‎, ‎streets‎, ‎police and fire ‎
 protection‎, ‎drainage ways‎, ‎and refuse disposal‎.‎
  
 5‎.‎     The proposal will not create additional requirements at public cost for ‎
 public facilities and services that will be detrimental to the ‎
 economic welfare of the community‎.‎
  
Conditions‎
 
 1‎.‎     Deliveries to the restaurants’ back doors will be restricted to ‎
 non‎-‎operating hours‎.‎
  
 2‎.‎     Reduce the stacking lanes for the northern restaurant to eight spaces ‎
 and to the southern restaurant to nine spaces based upon proof ‎
 provided to and approved by staff or brought back to the Planning ‎
 Condition for review to ensure those numbers are satisfactory‎.‎
  
 3‎.‎     Place an island on the southeast corner of the building to reduce ‎
 traffic conflict‎.‎
A motion was made by Schroeder‎, ‎seconded by Yukon‎, ‎that this matter be ‎
Recommended for Approval to the City Council Regular Meeting‎,‎. ‎The motion ‎
carried by the following vote‎:‎
Aye
Boswell, Brnabic, Dettloff, Hooper, Schroeder and Yukon
6 - 
Nay
Reece
1 - 
Absent
Hetrick and Kaltsounis
2 - 
 
Chairperson Boswell stated for the record that the motion passed six to ‎
one‎
2013-0358
Request for Site Plan Approval ‎- ‎City File No‎. ‎13‎-‎012 ‎- ‎Campus Corners Outlot ‎
Retail Building‎, ‎a proposed ‎8‎,‎095 ‎square‎-‎foot multi‎-‎tenant retail and restaurant ‎
building on Livernois‎, ‎south of Walton Blvd‎.‎, ‎Campus Corners Associates‎, ‎Inc‎.‎, ‎
Applicant‎
A motion was made by Schroeder‎, ‎seconded by Dettloff‎, ‎that this matter be ‎
Approved‎. ‎The motion carried by the following vote‎:‎
Aye
Boswell, Brnabic, Dettloff, Hooper, Schroeder and Yukon
6 - 
Nay
Reece
1 - 
Absent
Hetrick and Kaltsounis
2 - 
 
Mr‎. ‎Frankel thanked the Commissioners‎.  ‎Mr‎. ‎Breuckman advised that ‎
the matter should be on the March ‎17‎, ‎2014 ‎City Council meeting‎.‎
 
2008-0053
Request for Adoption of the Rochester Hills Architectural Design Standards ‎
- ‎James Breuckman‎, ‎Manager of Planning‎
(‎Reference‎:  ‎Memo dated February ‎20‎, ‎2014 ‎and Architectural ‎
Guidelines dated February ‎25‎, ‎2014‎, ‎prepared by James Breuckman‎, ‎
had been placed on file and by reference became part of the record ‎
thereof‎.)‎
 
Mr‎. ‎Breuckman stated that the packet included two versions of the ‎
Guidelines‎; ‎one was the clean version or the form to be used if approved‎, ‎
and the other was a redline version to show where changes and updates ‎
were made‎.  ‎There were a couple of changes made to the administrative ‎
standards‎, ‎clarification to some graphics and diagrams and percentages ‎
added for the amount of vinyl building material that would be allowed‎.  ‎Mr‎. ‎
Breuckman noted that on the back of his memo was a resolution of ‎
adoption for consideration‎, ‎which would then become part of the guideline ‎
packet‎.  ‎
 
Chairperson Boswell asked if there was any further discussion‎.  ‎Hearing ‎
none‎, ‎Mr‎. ‎Dettloff moved the motion in the packet to approve the ‎
Architectural Guidelines‎.  ‎He thanked Mr‎. ‎Breuckman for his hard work‎, ‎
noting that the Planning Commission had looked at it quite a lot‎, ‎and that ‎
Mr‎. ‎Breuckman had done a great job‎.  ‎Mr‎. ‎Reece seconded the motion‎, ‎
which Chairperson Boswell read into the record‎:‎
 
MOTION‎ by Dettloff‎, ‎seconded by Reece‎, ‎the Rochester Hills Planning ‎
Commission decrees‎:  ‎
 
WHEREAS‎,‎ ‎on April ‎20‎, ‎2009 ‎the City Council of the City of Rochester ‎
Hills adopted a new Zoning Ordinance ‎(‎Chapter ‎138 ‎of the Code of ‎
Ordinances‎).‎
 
WHEREAS‎,‎ ‎Section ‎138‎-‎2‎.‎203 ‎references building design guidelines ‎
establishing criteria for the review of building design and architecture‎.  ‎
The adoption of the new ordinance necessitates the need for ‎
comprehensive guidelines by which to evaluate development and design ‎
proposals‎.‎
 
NOW THEREFORE BE IT RESOLVED‎,‎ ‎that the Planning Commission ‎
of the City Of Rochester Hills hereby approves and adopts the ‎
Architectural Design Guidelines effective February ‎25‎, ‎2014‎. ‎
A motion was made by Dettloff‎, ‎seconded by Reece‎, ‎that this matter be Approved‎. ‎
The motion carried by the following vote‎:‎
Aye
Boswell, Brnabic, Dettloff, Hooper, Reece, Schroeder and Yukon
7 - 
Absent
Hetrick and Kaltsounis
2 - 
Chairperson Boswell stated that the Architectural Guidelines effective ‎
February ‎25‎, ‎2014 ‎were adopted‎, ‎and he thanked Mr‎. ‎Breuckman‎.‎
 
ANY OTHER BUSINESS
2014-0083
Request for discussion ‎- ‎proposed residential Planned Unit Development called ‎
Sanctuary at Rivers Edge‎, ‎north of Avon‎, ‎east of Livernois and accessed from ‎
Harding‎, ‎6‎.‎16 ‎acres‎, ‎zoned RCD‎, ‎One Family Cluster‎, ‎Parcel No‎. ‎
15‎-‎15‎-‎403‎-‎010‎, ‎MJ Ridgepoint‎, ‎LLC‎, ‎Applicant‎
(‎Reference‎:  ‎Memo dated February ‎21‎, ‎2014‎, ‎prepared by James ‎
Breuckman and Concept Plan‎, ‎prepared by Design Team Plus had been ‎
placed on file and by reference became part of the record thereof‎.)‎
 
Present for the applicant were Jim Polyzois‎, ‎part owner of MJ Ridgepoint‎, ‎
LLC‎, ‎64155 ‎Van Dyke‎, ‎Suite ‎269‎, ‎Washington Township‎, ‎MI  ‎48095 ‎and ‎
Ralph Nunez‎, ‎Landscape Architect‎, ‎Design Team Plus‎, ‎975 ‎E‎. ‎Maple ‎
Rd‎.‎, ‎Suite ‎210‎, ‎Birmingham‎, ‎MI  ‎48009‎.‎
 
Mr‎. ‎Breuckman advised that the applicants were presenting a concept ‎
plan that Staff had been discussing with them for some time‎.  ‎He stated ‎
that it was an interesting site that backed to the Clinton River Trail‎, ‎
approximate to the Clinton River‎, ‎and it would be accessed off of ‎
Helmand‎.  ‎The site was zoned RCD‎, ‎One Family Cluster‎, ‎and the ‎
applicants’ plan was to go forward with a Planned Unit Development ‎
(‎PUD‎) ‎for a single‎-‎family development with ‎60‎-‎foot wide lots‎.  ‎The idea ‎
was to capitalize on two major location elements ‎- ‎proximity to downtown ‎
Rochester and to the Clinton River Trail‎.  ‎Mr‎. ‎Breuckman mentioned that ‎
there were a couple of things to note‎.  ‎Castell‎, ‎which was a dirt road and ‎
which connected off of Harding to Helmand‎, ‎was not a standard ‎
right‎-‎of‎-‎way‎.  ‎It was about ‎25 ‎feet wide‎, ‎and they would have to carefully ‎
look at that‎.  ‎Castell was part of the development‎, ‎and it would be handled ‎
through the PUD process and would most likely be closed‎, ‎because it was ‎
not an appropriate place for traffic‎.  ‎One neighbor Staff had talked with ‎
was Mr‎. ‎Miller‎, ‎who was present‎.  ‎Mr‎. ‎Breuckman pointed out a spot on the ‎
northwest portion of the property‎, ‎which was Mr‎. ‎Miller’s house‎.  ‎Mr‎. ‎Miller ‎
had some concerns‎, ‎all of which Mr‎. ‎Breuckman believed could be ‎
handled‎.  ‎There was also a little notch on the west side of Mr‎. ‎Miller’s ‎
property that was dedicated right‎-‎of‎-‎way‎.  ‎Mr‎. ‎Miller would like to see that ‎
vacated if the development went forward‎, ‎because there was likely no use ‎
for it in the future‎, ‎and Mr‎. ‎Miller maintained it‎.   ‎
 
Mr‎. ‎Breuckman summarized that as always with PUDs‎, ‎Staff liked to bring ‎
the concept forward for discussion before entering a formal review ‎
process‎, ‎which was helpful to Staff and the applicant‎.  ‎He noted that Staff ‎
had encouraged the applicant to consider the types of homes they were ‎
presenting‎.  ‎The applicants had identified some good examples that ‎
gave a flavor of the character they were anticipating‎.  ‎He turned the ‎
discussion over to Chairperson Boswell‎, ‎and said that he would be happy ‎
to answer any questions‎.‎
 
Chairperson Boswell asked the applicants if they had anything to add‎.  ‎
Mr‎. ‎Nunez recapped that the Clinton River and the Clinton River Trail ‎
were to the south of the property‎, ‎and noted that the property to the west ‎
had recently been purchased by the City‎.  ‎He pointed out that there was a ‎
significant grade‎.  ‎There were three homes adjacent on the north ‎
(‎including Mr‎. ‎Miller’s‎) ‎and homes to the west and east‎.  ‎Mr‎. ‎Nunez ‎
advised that they had gone through a number of concept plans‎.  ‎Staff had ‎
been very helpful and suggested that they look at different home styles‎.  ‎
They did look extensively at homes to the north in Rochester‎.  ‎Some were ‎
good examples‎, ‎and some were not what they really wanted to do‎.  ‎They ‎
came up with a plan with a few more units‎, ‎but they found that they would ‎
rather do quality home sites versus going to a cluster‎-‎type of ‎
development‎.  ‎The property was relatively flat up to lot seven‎, ‎and then ‎
there was a grade drop to a plateau at the bottom‎.  ‎They looked at the ‎
trees‎, ‎and there were a handful of really quality trees with two big species ‎
for which they were checking their health‎.  ‎They looked at the different ‎
zoning districts‎, ‎and they came up with building pads that were ‎45 ‎x ‎65 ‎
feet‎.  ‎There were ‎30‎-‎foot rear yards throughout the perimeter‎.  ‎They ‎
created a setback requirement of ‎25 ‎feet from the road right‎-‎of‎-‎way‎.  ‎The ‎
other road was a ‎50‎-‎foot private drive‎.   ‎Mr‎. ‎Nunez indicated that the ‎
homes would not be one standard with a couple of different finishes‎.  ‎
Each lot would be a little different‎.  ‎He referred to lot ‎19‎, ‎which was a ‎
larger‎, ‎flatter site‎, ‎and they were talking to an individual who was looking ‎
for a ranch‎.  ‎The majority of the other building pads were different ‎
because of the configuration‎.  ‎The homes would be unique‎.  ‎They were ‎
currently working with an architectural firm that was developing a number ‎
of different elevations‎.  ‎They would have ‎8‎-‎10 ‎different homes‎.  ‎They ‎
would be looking at the new design criteria recently adopted to make sure ‎
the homes conformed and exceeded the quality of building materials ‎
required‎.‎
 
Mr‎. ‎Nunez commented that they were concerned about the adjacent ‎
neighbors‎.  ‎Regarding Mr‎. ‎Miller’s concern‎, ‎there were no plans to extend ‎
the right‎-‎of‎-‎way south‎, ‎and there was no need to do that‎.  ‎They left a green ‎
space between Mr‎. ‎Miller’s home and lot one because they were ‎
concerned about the distance from the back of his garage to his property ‎
line‎.  ‎Also‎, ‎in the back of lots one and two‎, ‎which abutted up to the ‎
adjacent neighbor‎, ‎they wanted to make sure they added green space‎.  ‎
Lots three through eight were up against the City’s property‎, ‎which would ‎
stay as open space‎.  ‎He pointed out the detention facility and the forebay‎, ‎
which were conceptual and still needed to be designed by their engineer‎.  ‎
It would stay as open space‎.  ‎There was green space between lots ‎10 ‎and ‎
11 ‎that went up to lot ‎18‎, ‎where they were hoping to save trees‎.  ‎If they had ‎
to replace those higher quality trees‎, ‎they would place them along that ‎
area to create a stronger buffer‎.  ‎They also proposed a gated entrance ‎
with a key pass to get to the Clinton Trail and also one at the entrance to ‎
the private drive‎.  ‎He showed some photos of some of the homes‎.  ‎The ‎
architects were using them as templates‎, ‎with recessed garages‎.  ‎They ‎
would bring material boards down the line‎, ‎but they wanted to give an idea ‎
of the style they were looking at‎.  ‎He concluded that the footprint would be ‎
29 ‎feet for two stories‎.‎
 
Mr‎. ‎Polyzois stated that they were very fortunate to be working with a ‎
unique piece of property‎, ‎and they spent a lot of time analyzing the ‎
optimum scenario that would benefit the site and incorporate the unique ‎
architecture‎.  ‎They were proposing ‎19 ‎home sites‎, ‎and there could be ten ‎
different elevations and different materials to have a diverse ‎
neighborhood and take advantage of the surrounding area‎.‎
 
Mr‎. ‎Dettloff asked Mr‎. ‎Polyzois about the price points‎.  ‎Mr‎. ‎Polyzois ‎
advised that the homes would start at ‎$‎550‎,‎000‎.‎00‎.  ‎Mr‎. ‎Dettloff said that it ‎
appeared that they were already in communication with the neighbors‎.  ‎
Mr‎. ‎Polyzois said that he had spoken with one neighbor‎, ‎and he had ‎
talked with about ‎30 ‎people in the surrounding communities that had ‎
expressed an interest in moving into the subdivision‎.  ‎Mr‎. ‎Dettloff asked if ‎
he could assume that the financing was in place‎.  ‎Mr‎. ‎Polyzois assured ‎
that it was not a problem‎.‎
 
Chairperson Boswell noticed that several people were in the audience‎, ‎
and he announced that if anyone wished to speak on this item‎, ‎that they ‎
should fill out a card and turn it in to the Secretary‎.  ‎He called Mr‎. ‎Miller‎, ‎
who had previously filled out a card‎, ‎to the microphone‎.‎
 
Jeffrey Miller‎, ‎501 ‎S‎. ‎Castell Ave‎.‎, ‎Rochester Hills‎, ‎MI  ‎48307‎  ‎Mr‎. ‎
Miller agreed that he spoke with Mr‎. ‎Polyzois‎.  ‎Mr‎. ‎Miller said that Mr‎. ‎
Polyzois also had a real estate person come and strong arm him to try to ‎
get him to sell his property‎.  ‎The real estate person told Mr‎. ‎Miller that his ‎
property would be devalued if he did not sell it‎.  ‎Mr‎. ‎Miller told him that his ‎
houses would not be very good if it would devalue his ‎(‎Mr‎.‎Miller’s‎) ‎home‎.  ‎
One of the neighbors’ concerns was that Castell would have to be blocked ‎
off because of the development’s entrance‎.  ‎He wanted to know where it ‎
would be blocked off and if it would still be maintained by the City or if the ‎
neighbors would have to take care of it like they did years ago‎.‎
 
Chairperson Boswell said that he looked down Castell from Harding and ‎
thought it was Mr‎. ‎Miller’s driveway ‎- ‎he did not realize it was a street‎.  ‎Mr‎. ‎
Breuckman indicated that it was still very preliminary‎.  ‎They did not want ‎
people accessing the development off of Harding via Castell‎, ‎but where ‎
the break would be still had to be discussed with the Fire Department‎.  ‎If ‎
the Fire Department wanted to have two points of access‎, ‎they would have ‎
to figure out how to make that happen‎, ‎and Mr‎. ‎Breuckman was not sure ‎
how at this point‎.  ‎They might have to block Helmand in between Mr‎. ‎
Miller’s driveway and the new road to funnel folks down Peach‎.  ‎He ‎
acknowledged that it was a detail that they still had to work out‎.‎
 
Mr‎. ‎Miller said that his other concern was that the proposed property used ‎
to have wetlands‎, ‎and he asked if wetlands had anything to do with ‎
development anymore‎.‎
 
Mr‎. ‎Breuckman said that they did‎, ‎but Staff looked at the site and it did not ‎
appear there were wetlands‎, ‎and it might have changed over time‎. ‎He was ‎
not sure if the applicants had done any type of studies‎.  ‎Mr‎. ‎Nunez ‎
pointed out two small pockets of wetlands‎.  ‎He had not calculated the ‎
square footage‎, ‎but he said that they were relatively small in size‎.‎
 
Cleaton Lindsey‎, ‎368 ‎Helmand‎, ‎Rochester Hills‎, ‎MI  ‎48307‎.  ‎Mr‎. ‎
Lindsey said that he lived directly across from Mr‎. ‎Miller‎.  ‎He had ‎
researched Planned Unit Developments‎, ‎which he said should promote ‎
health‎, ‎safety and welfare and protect the residents‎, ‎and he did not see ‎
how the proposed development would do that‎.  ‎There were two access ‎
points currently‎, ‎but they would be limiting it to one access point for the ‎
neighbors‎.  ‎He found that troubling‎, ‎and said that Castell was ‎
non‎-‎conforming and could absolutely not handle an additional ‎19 ‎homes‎.  ‎
He did not see how that would fit within the guidelines of promoting health‎, ‎
safety and welfare in that area‎.  ‎In addition‎, ‎the area was high on the list ‎
for natural areas‎, ‎and the residents paid for green space‎, ‎and he felt the ‎
subject site was a very desirable and optimal location for green space‎, ‎
given that it backed up to the Trail‎.  ‎He remarked that instead‎, ‎the ‎
applicants would go in and put in a bunch of homes‎.  ‎As much as the ‎
design liked to suggest that there would be open space‎, ‎there would be a ‎
couple of trees‎, ‎but they would be taking an entire wooded area and ‎
destroying it‎.  ‎He reiterated that it was on the list of the parcels the City ‎
would like to buy‎, ‎and the residents paid a millage for that‎, ‎and it seemed ‎
as if the development would be in direct opposition to what the City ‎
wanted to do‎.‎
 
George Snow‎, ‎505 ‎Harding Ave‎.‎, ‎Rochester Hills‎, ‎MI  ‎48307‎  ‎Mr‎. ‎Snow ‎
stated that he was the neighbor just to the west‎, ‎and he said that no one ‎
had approached him about the project‎.  ‎He said that he had a lot of ‎
issues‎.  ‎He echoed what Mr‎. ‎Lindsey said about the green space‎.  ‎He ‎
built his house and made a substantial investment‎, ‎and he planned to ‎
live there the rest of his life‎.  ‎He came to Rochester Hills for the green ‎
space‎, ‎and he voted for the millage‎.  ‎As Mr‎. ‎Lindsey mentioned‎, ‎it was on ‎
the list of desirable properties to be purchased by the Green Space ‎
Committee‎.  ‎Mr‎. ‎Snow mentioned that he was on the Clinton River Trail ‎
every day‎, ‎either running or walking his dog‎.  ‎Someone could go from ‎
Crooks and Hamlin all the way to Dequindre‎, ‎and with very few ‎
exceptions‎, ‎there were no homes or subdivisions‎.  ‎When he went to a ‎
Rochester City Council meeting concerning putting in apartments at the ‎
old paper mill site‎, ‎one gentleman said that he came all the way from ‎
Harper Woods so he could get on the Trail‎.  ‎Mr‎. ‎Snow felt that it would be ‎
a huge travesty to take a large‎, ‎undeveloped piece of property with a lot of ‎
beauty and plop a subdivision on it‎.  ‎He was not sure if the applicants ‎
were aware that the property the City purchased next door was sold by Mr‎. ‎
Chirco for ‎$‎1‎.‎2 ‎million‎.  ‎Mr‎. ‎Snow felt that the voters had voiced opinions‎, ‎
and the project would be going against that‎.  ‎He believed that going to a ‎
PUD from RCD would be a variance change from what was planned in the ‎
Master Plan ‎(‎he said R‎-‎3‎)‎, ‎and he did not see anything that met the ‎
criteria to change to a PUD‎. ‎He read one criterion‎, ‎“preserve and ‎
dedicate open space‎,‎” and he thought this would be doing the opposite‎.  ‎
He knew the applicants mentioned preserving space between lots one ‎
and Mr‎. ‎Miller’s house‎, ‎but it was only a few feet‎.  ‎He read‎, ‎“environmental ‎
and ecological significance‎,‎” and he said that the proposed site had that ‎
as it was‎, ‎and adding a subdivision would go against that‎.   ‎He read ‎
number seven‎, ‎“encourage redevelopment or change of use where an ‎
orderly transition was desirable‎.‎”  He remarked that he did not see where ‎
the project would be desirable other than for the investors or specific ‎
people who wanted to live there‎.  ‎He believed that a lot of the parcel was ‎
in a floodplain‎, ‎and he said that if any of the applicants had spent a lot of ‎
time in the City‎, ‎they would remember that in May ‎2004‎, ‎a big chunk of ‎
the property was flooded‎.  ‎He did not know how people moving in there ‎
would want to deal with that‎, ‎but in the spring of ‎2004‎, ‎they closed the ‎
Avon and Livernois intersection for a few days‎. ‎Mr‎. ‎Snow stated that all ‎
the trees would have to be clear cut‎.  ‎There were a lot of walnuts‎, ‎and they ‎
would basically have to take them all out‎.  ‎He had concerns about traffic‎.  ‎
They had already talked about the ‎25‎-‎foot access point‎, ‎and he agreed ‎
that it would somehow have to be limited‎.  ‎Every time the City plowed‎, ‎
they took another little chunk of his property‎. ‎In the last year‎, ‎two people ‎
had lost control of their cars‎, ‎had come onto his property and took out ‎
trees‎.  ‎He found remains of a black Volvo a couple of months ago‎, ‎
because people came around the corner driving too fast‎, ‎and he believed ‎
that adding more traffic would make it even worse‎.  ‎He did not see how ‎
they could provide access with a non‎-‎conforming road‎.‎
 
Chairperson Boswell closed the public comments at ‎8‎:‎55 ‎p‎.‎m‎.  ‎He ‎
advised that the plan was still in its infant state‎.  ‎The reason Mr‎. ‎
Breuckman spoke of closing Castell was that it was a non‎-‎conforming ‎
road‎, ‎and there would probably be a gate that the Fire Department could ‎
access‎, ‎but no one else could‎.  ‎The Fire Department would also come ‎
down Peach‎.  ‎The Fire Department would review the plans and tell the ‎
applicants whether or not they could build it as it was depicted‎.  ‎Regarding ‎
the site being desirable‎, ‎he agreed that a green space millage was ‎
passed‎, ‎and the City did have its eye on several properties‎; ‎however‎, ‎the ‎
City did not own the subject property ‎- ‎the applicants did‎.  ‎If the applicants ‎
wanted to sell it‎, ‎the City would have to pony up the money‎.  ‎He indicated ‎
that they all probably moved to Rochester Hills for the open areas‎, ‎green ‎
spaces and wildlife‎, ‎but that did not mean that other people should not be ‎
allowed to move here because people did not want them in their ‎
backyards‎.  ‎He stated that development happened‎, ‎and he emphasized ‎
that it was the Commission’s job to control that development in a way that ‎
was advantageous for the entire City‎.‎
 
Mr‎. ‎Breuckman felt that it was important to keep in mind that the site was ‎
zoned RCD‎, ‎so by right‎, ‎the applicant could put in four‎-‎unit attached ‎
buildings‎.  ‎The PUD was a way to allow for single‎-‎family on smaller lots‎, ‎
consistent with the in‎-‎town Rochester feel‎.  ‎He noted that if someone ‎
wanted to do single‎-‎family by right in the RCD district‎, ‎it would require ‎
compliance with the R‎-‎3 ‎zoning district‎, ‎which would require bigger lots‎.  ‎
The PUD was a way of achieving a density that was similar or less than ‎
what could be done in the RCD district‎, ‎in a way that was sympathetic with ‎
the way that in‎-‎town Rochester had developed‎.  ‎The PUD would not be ‎
giving anything away in terms of density‎, ‎and it was a more design‎-‎driven ‎
concept to get an equivalent or lesser density that what could be done by ‎
right‎.‎
 
Mr‎. ‎Cleaton asked why they had to put so many houses in such a tiny ‎
space‎.  ‎He indicated that if there were five or six homes‎, ‎that would be ‎
awesome‎, ‎and it would maintain the beauty of the site‎.  ‎He commented ‎
that they would just be “slamming” ‎19 ‎homes in there‎.  ‎He understood that ‎
the City did not own the property‎, ‎but he maintained that the City also did ‎
not have to approve the project‎.‎
 
Mr‎. ‎Snow pointed out that they were not in Rochester‎.  ‎He added that the ‎
house to the east was on ‎2‎.‎7 ‎acres‎; ‎Mr‎. ‎Miller was on a third of an acre‎; ‎
Mr‎. ‎Snow was on ‎1‎.‎2 ‎acres‎; ‎Mr‎. ‎Lindsey was on almost half an acre and ‎
so was Mr‎. ‎Bennett ‎(‎next to Mr‎. ‎Lindsey‎).‎
 
Chairperson Boswell pointed out that when he moved to town‎, ‎he had two ‎
acres and an orchard in his backyard‎, ‎and he was on a dirt road‎.  ‎That dirt ‎
road was now a three‎-‎lane road‎, ‎and the homes behind the house were ‎
now covering the orchard‎, ‎and he commented that it did happen‎, ‎because ‎
it happened to him‎.‎
 
Chairperson Boswell asked the Commissioners if they had any ideas or ‎
thoughts‎.‎
 
Mr‎. ‎Schroeder asked if the utilities‎, ‎such as sewer and water‎, ‎were ‎
available‎.  ‎Mr‎. ‎Nunez replied that they were‎.‎
 
Mr‎. ‎Reece asked Mr‎. ‎Breuckman if he could clarify a statement he made ‎
that if the project was developed as single‎-‎family within the confines of the ‎
RCD district that it would have to be done as R‎-‎3‎.‎
 
Mr‎. ‎Breuckman explained that the RCD district provided for single‎-‎family ‎
by right‎, ‎but it had to meet all the requirements of the R‎-‎3 ‎district‎.  ‎Mr‎. ‎
Reece asked what size development they could get if the applicant ‎
developed under R‎-‎3‎.  ‎Mr‎. ‎Breuckman advised that there would be ‎
90‎-‎foot wide lots and ‎12‎,‎000 ‎square‎-‎foot minimum lot areas‎.  ‎Mr‎. ‎Reece ‎
clarified that the proposed lots‎, ‎on average‎, ‎would be ‎60 ‎feet wide‎.‎
 
Mr‎. ‎Snow asked if the plans were to pave Helmand‎, ‎which was confirmed‎.  ‎
Chairperson Boswell added that it would be proposed as part of the PUD‎.‎
 
Mr‎. ‎Polyzois said that Mr‎. ‎Miller referenced that a real estate agent ‎
approached him about selling his home‎.  ‎Mr‎. ‎Polyzois said that it was not ‎
someone he commissioned to approach Mr‎. ‎Miller‎.  ‎This agent had ‎
approached Mr‎. ‎Polyzois about buying his piece‎, ‎and the agent asked if ‎
Mr‎. ‎Polyzois would buy any surrounding properties from him ‎(‎the agent‎) ‎if ‎
he could secure them‎.  ‎That was the extent of it‎, ‎and Mr‎. ‎Polyzois said ‎
that he did not dictate anything to him either way‎.‎
 
Hearing no further comments‎, ‎Mr‎. ‎Nunez thanked the Commissioners‎.‎
Discussed
 
2014-0070
Recommendation of a Planning Commission Representative to the Zoning ‎
Board of Appeals for a one‎-‎year term to expire on March ‎31‎, ‎2015‎.‎
The one‎-‎year appointment of the Planning Commission Representative ‎
to the Zoning Board of Appeals ends on March ‎31‎, ‎2014‎.  ‎The Planning ‎
Commission is required to make a recommendation to City Council prior ‎
to this date‎.  ‎After confirming that Ms‎. ‎Brnabic would again like to serve‎, ‎
Mr‎. ‎Schroeder moved the following‎, ‎seconded by Mr‎. ‎Yukon‎:‎
 
MOTION‎ by Schroeder‎, ‎seconded by Yukon‎, ‎the Rochester Hills ‎
Planning Commission hereby recommends to City Council that Deborah ‎
Brnabic shall serve as its representative on the Zoning Board of Appeals ‎
for a one‎-‎year term to expire March ‎31‎, ‎2015‎.‎
 
A motion was made by Schroeder‎, ‎seconded by Yukon‎, ‎that this matter be ‎
Recommended for Approval to the City Council Regular Meeting‎. ‎The motion ‎
carried by the following vote‎:‎
Aye
Boswell, Brnabic, Dettloff, Hooper, Reece, Schroeder and Yukon
7 - 
Absent
Hetrick and Kaltsounis
2 - 
 
NEXT MEETING DATE
Chairperson Boswell reminded the Commissioners that the next Regular ‎
Meeting was scheduled for March ‎18‎, ‎2014‎.‎
ADJOURNMENT
Hearing no further business to come before the Planning Commission and ‎
upon motion by Brnabic‎, ‎Chairperson Boswell adjourned the Regular ‎
Meeting at ‎9‎:‎05 ‎p‎.‎m‎.‎
 
 
 
 
_____________________________‎
William F‎. ‎Boswell‎, ‎Chairperson‎
Rochester Hills Planning Commission‎
 
 
 
 
_____________________________‎
Nicholas O‎. ‎Kaltsounis‎, ‎Secretary‎