Financial Services Committee
Rochester Hills
1000 Rochester Hills 
Drive
Rochester Hills, MI 48309
(248) 656-4660
Home Page:  
www.rochesterhills.org
Minutes
Donald Atkinson, John Dalton, Kurt Dawson, 
Melinda Hill, Barbara Holder, Julie Jenuwine, Wayne Williams
5:00 PM
1000 Rochester Hills Drive
Thursday, September 8, 2005
CALL TO ORDER
Vice Chairperson Holder called the Financial Services Committee meeting to order at  
5:00 p.m.
ROLL CALL
Melinda Hill, Barbara Holder and Wayne Williams
Present:
John Dalton and Donald Atkinson
Absent:
Non-Voting Members Present: Kurt Dawson, Julie Jenuwine
 
Non-Voting Members Absent: 
 
Committee Member John Dalton provided previous notice he would be unable to attend 
and asked to be excused.
 
APPROVAL OF MINUTES
None Presented
COMMUNICATIONS
None Presented
UNFINISHED BUSINESS
2004-0122
Update regarding Water Reservoir Project.
Agenda Summary.pdf; Referal Report.pdf; Amendment to Water 
Distribution System Study January 2005.pdf; CDV Draft Min Excerpts 
012204.pdf; Water Distribution 012204.pdf; Water Distribution Outline & 
Presentation 042204.pdf; 0122 Resolution.pdf
Attachments:
Removed from Agenda
2005-0102
City of Rochester Hills Street Lighting Policy
Street Lighting Policy.pdf; Street Lighting Policy.Revised.pdf; Street 
Lighting Policy FS 101305.pdf
Attachments:
Removed from Agenda
NEW BUSINESS
None Presented
YOUTH COMMENTS
For Mr. Williams' understanding the Committee members discussed 2005-2006 
appointed Youth Representatives length of their term and attendance requirements.
 
 
ANY OTHER BUSINESS
2005-0573
Third Quarter 2005 Budget Amendment.
Agenda Summary.pdf; Public Hearing Notice.pdf; 2005 - 3rd Qtr Budget 
Amndmts.pdf; 090105 Jeuwine - Amndmnt Memo.pdf; 0573 
Resolution.pdf
Attachments:
Julie Jenuwine stated that basically the majority of Third quarter budget amendments 
are 2004 look backs which include the three (3) internal service funds MIS, Facilities and 
General Administration and noted the following:
 
*  City budgets for these services provided are based on the Departments annual 
budget and when the actual is submitted at the end of the year, adjustments are made.
 
*  All Departments had an MIS decrease.
 
*  The three (3) interfund charges are what the City charges out to departments for 
internal services they provide to departments.
 
*  Numerous reclassifications between office supplies and operating supplies.
 
In response to the Committee members questions, Ms. Jenuwine explained the 
numerous requests for millage analysis reports delayed Third quarter budget 
amendment reporting.  It was further explained that the Finance Department helps 
forecast city millages for independent bodies such as OPC, RARA etc., because 
Finance has all the history.
 
The Committee made mention of the $50,000 Road Education Plan noting the cost to 
hire Burgmerehead Consultant at approximately $13,000 and the cost for printing and 
mailings at approximately $36,000.
 
Mr. Dawson made mention of an unanticipated removal of a $4 (four) million taxable 
value due to the Lear Corporation not actually residing in Rochester Hills.
 
Ms. Jenuwine continued her review of the budget amendments as follows:
 
*  DPS Facilities was removed due to no construction costs projected through December 
31st.
 
*  Letica building sale was budgeted in 2004 and the money remains in fund balance.
 
*  Water System security enhancements (WS32) will carry over to next year.
 
*  Museum Farmhouse, Red House and Gazebo roof replacements came in higher than 
anticipated.
 
*  Red House and Museum Farmhouse basement water proofing encountered additional 
work.
 
*  MIS Imaging System monies were being used for the City wide Records Management 
System.
Discussed
Enactment No: RES0309-2005
2005-0528
Proposed 2006 Budget 
a.  Mayor's Presentation
b.  Adoption of Resolution acknowledging receipt of 2006 Proposed Budget   
    and setting the Budget Public Hearing for Wednesday, September 7, 2005
Agenda Summary.pdf; 0528 Resolution.pdf; 2006 Budget Supplemental 
Information.pdf
Attachments:
Committee members discussed the 2006 Budget noting the following:
 
Melinda Hill requested to hold a part meeting/part Work Session at the September 28, 
2005 Work Session to summarize everything discussed at budget workshops before the 
final budget approval in October.
 
Julie Jenuwine was in agreement.
 
Ms. Hill directed Ms. Jenuwine to have a conversation with Captain Smith regarding 
options and costs for an additional officer to enforce false alarm ordinance.
Discussed
NEXT MEETING DATE
Thursday, October 13, 2005 at 5:00 p.m.
ADJOURNMENT
There being no further business to discuss, Chairperson Holder adjourned the meeting 
at 5:57 p.m.
 
Minutes prepared by Sue Busam
Approved as presented at the May 4, 2006 Financial Services Committee Meeting.