Leisure Activities Committee
Rochester Hills
1000 Rochester Hills 
Drive
Rochester Hills, MI 48309
(248) 656-4660
Home Page:  www.
rochesterhills.org
Minutes
John Dalton, Jim Duistermars, Mike Hartner, Linda Raschke, Steven Swann, Sarah 
Warnick, Suzanne White
6:00 PM
Relocated to Spencer Park Boat House
Monday, July 19, 2004
CALL TO ORDER
Chairperson Duistermars called the meeting to order at 6:15 PM.
ROLL CALL
Jim Duistermars, Linda Raschke, Steven Swann and Suzanne White
Present:
John Dalton
Absent:
Non-Voting Members Present: Mike Hartner 
 
Non-Voting Members Absent: Sarah Warnick
 
Others Present:  Alan Buckenmeyer, Parks Operations Manager
APPROVAL OF MINUTES
2004-0450
Regular Meeting -  March 22, 2004
Draft Minutes.pdf; 0450 Resolution.pdf
Attachments:
A motion was made by  Raschke, seconded by  White, that this matter be 
Approved.  
 
Resolved that the Leisure Activities Committee hereby approves the Minutes of 
the Regular Meeting of March 22, 2004 as presented.
 
The motion carried by the following vote:
Aye:
Duistermars, Raschke, Swann and White
Absent:
Dalton
COMMUNICATIONS
None were presented.
UNFINISHED BUSINESS
2004-0137
Discuss Clinton River Trail Bridge and Intersection Improvement Project
Mr. Hartner gave a brief update that included the following:
 
*  The final plans for the new bridge behind Rochester College and the decking and 
railing for the smaller bridge behind City Hall have been submitted to MDOT with all the 
local approvals required
 
*  As soon as MDOT authorizes the final plans, the City can go out for bids
 
*  Then a  comprehensive project agreement will be submitted to City Council for 
approval
 
*  It is hopeful yet this year to work on the bridges
 
*  Construction for the large pedestrian safety island at Avon and Livernois Roads will 
probably start in the Spring 2005
 
Mr. Swann suggested that the height of any signs or lights hanging across Avon and 
Livernois Roads should be high enough to allow the winter salt trucks as well as other 
trucks to pass under safely.  Mr. Hartner asked Mr. Swann to advise him of the height of 
a winter salt truck.
Discussed
NEW BUSINESS
2004-0582
Youth Representative Appointments - 2004-2005
Youth Appt Agenda Summary 063004.pdf; Ahluwalia, Saran.pdf; Kinker, 
Brenton.pdf; Kosuda, Kelley.pdf; Youth Appt Resolution.pdf
Attachments:
A motion was made by  White, seconded by  Raschke, that this matter be 
Approved.  
 
Resolved that the Leisure Activities Committee (LA) concur with the 
recommendation of the Community Development & Viability Committee and 
appoint Saran Ahluwalia, Brenton Kinker and Kelly Kosuda as the 2004-2005 
Youth Representatives to the LA Committee for a term to begin September 1, 2004 
and end August 31, 2005.
 
The motion carried by the following vote:
Aye:
Duistermars, Raschke, Swann and White
Absent:
Dalton
The Committee recessed from 6:25 PM to 7:20 PM to tour the Spencer Beach House.
After the tour, the Committee reviewed the construction plans for the interior and exterior 
of the proposed new Beach House.
2004-0585
Request for Purchase Authorization - PARKS:  Construction Services for 
Spencer Park Beach House (Concession/Restroom), contract/blanket purchase 
order not-to-exceed  $337,500.00; Bernco, Inc., St. Clair Shores, MI
20040728 Agenda Summary.pdf; 20040714 Agenda Summary.pdf; 
Spencer Bid Tab.pdf; Spencer THA letter.pdf; Spencer - CDBG.pdf; 
Leisure Activities Res 20040719.pdf; 0585 Resolution.pdf
Attachments:
A motion was made by  Raschke, seconded by  White, that this matter be 
Recommended for Approval to the City Council.  
 
Whereas, the Leisure Activities Committee toured the concession/restroom 
structure at Spencer Park during their meeting held on July 19, 2004, to view the 
current condition and deterioration of the existing structure, and thoroughly 
understand the limitations of the existing structure and observed some of the 
deterioration that impact safety and health codes, and
 
Whereas, Spencer Park is a reflection of the whole City park system and the 
quality of services that the City provides to the residents of Rochester Hills, and
 
Whereas, the Parks & Forestry Department is delaying other projects in order to 
transfer funds to the construction of a new concession/restroom structure at 
Spencer Park, and
 
Whereas, the Leisure Activities Committee concur that it would be more cost 
effective to rebuild rather than renovate the entire concession/restroom structure, 
and
 
Be It Further Resolved, that the Leisure Activities Committee recommends that 
City Council authorize a contract/blanket purchase order not-to-exceed $337,500.
00 to Bernco, Inc., St. Clair Shores, MI, for the construction services for a new 
concession/restroom struction at Spencer Park.  
 
The motion carried by the following vote:
Aye:
Duistermars, Raschke, Swann and White
Absent:
Dalton
Enactment No: RES0246-2004
2004-0587
Request for Purchase Authorization - PARKS:  Construction Services for Vault 
Toilets and Accessible Pathways at Veterans Memorial Pointe and Bloomer 
Park through Community Development Block Grant Funded Program, contract/
blanket purchase order not-to-exceed $95,406.00; Cedroni Associates, Inc., 
Utica, MI
20040721 Agenda Summary.pdf; Spencer - CDBG.pdf; 20040714 Agenda 
Summary.pdf; Bid Tab.pdf; 20040628 Letter, THA.pdf; 0587 Resolution 
Ver 1 dtd 070904.pdf; 0587 Resolution Ver 2 dtd 071404.pdf; 0587 
Resolution Ver 3 dtd 071904.pdf
Attachments:
Mr. Buckenmeyer gave a brief recap that included the following:
 
*  Community Development Block Grant (CDBG) funds can only be used for certain 
programs benefiting low to moderate income residents; providing handicapped 
accessibility in parks can qualify whereas, constructing a new concession/restroom 
building at Spencer Park does not qualify for CDBG funds
 
*  The proposed vault toilet at Bloomer Park would allow handicapped accessibility year-
round since the water is turned off to the other buildings during the winter.  Bloomer 
Park is used year-round by the public.  
 
*  The proposed pathway at Bloomer Park would be constructed from the Hilltop Shelter 
parking lot to the top of the sledding hill.   The Parks Department allows snowmobiles or 
utility vehicles to take people up and down the hill as a handicap accommodation 
because the sledding hill is not handicapped accessible.  The proposed pathway will 
allow easier plowing which will also provide safety benefits to the general public.
 
*  The proposed path at Yates Park will be constructed from the parking lot to a solid 
location at the river 
 
*  The proposed vault toilet at Veterans Memorial Pointe (VMP) will also be near the 
Clinton River Trail at Livernois Road in oder to serve the public in both areas
A motion was made by  Raschke, seconded by  White, that this matter be 
Recommended for Approval to the City Council.  
 
Whereas, the Leisure Activities Committee reviewed the information at their 
meeting held on July 19, 2004, and
 
Resolved that the Leisure Activities Committee recommends that City Council 
authorize construction services for vault toilets and accessible pathways at 
Veterans Memorial Pointe and Bloomer Park in an amount not-to-exceed $95,406.
00 with funds provided by the Community Development Block Grant Program for 
Cedroni Associates, Inc., Utica, MI
 
The motion carried by the following vote:
Aye:
Duistermars, Raschke, Swann and White
Absent:
Dalton
Enactment No: RES0233-2004
ANY OTHER BUSINESS
2004-0134
Election of Vice Chairperson
A motion was made by  White, seconded by  Swann, that this matter be Approved.  
 
Resolved, that a unanimous ballot be cast and Linda Raschke be elected as Vice 
Chairperson of the Leisure Activities Committee for 2004.
 
The motion carried by the following vote:
Aye:
Duistermars, Raschke, Swann and White
Absent:
Dalton
NEXT MEETING DATE
Monday, August 16, 2004 - 6:00 PM
ADJOURNMENT
There being no further business to discuss, Chairperson Duistermars adjourned the 
meeting at 7:50 PM
 
Minutes were prepared by Denise Mertz.
Minutes were approved as presented at the September 20, 2004 Regular Leisure 
Activities Committee Meeting.