1000 Rochester Hills Dr

Rochester Hills, MI 48309

(248) 656-4600

Home Page:  www.rochesterhills.org

Jeremy Brown, Michael Damone, Michael Ellis, Darlene Janulis, Michael Kaszubski, Donald Price, Peter Provenzano, Stephan Slavik and John Stoner

Chairperson Stephan Slavik called the Regular LDFA Meeting to order at 7:30 a.m. in Conference Room 221.

Michael Kaszubski, Michael Damone, Michael Ellis, Darlene Janulis, Donald Price, Stephan Slavik and John Stoner

Quorum present

Others Present:

Ed Anzek, Director of Planning and Economic Development

Pamela Valentik, Manager of Economic Development

Kurt Dawson, Director of Assessing/Treasury

Paul Davis, Deputy Director, DPS/Engineering

Maureen Gentry, Recording Secretary

October 9, 2014 Regular Meeting

A motion was made by Janulis, seconded by Ellis, that this matter be Approved as Presented. The motion carried by the following vote:

There were no Communications presented.  Donald Price was introduced 

as a new member, and he briefly talked about his background and interest in the LDFA.

Request for approval of the 2015 LDFA Meeting Schedule

MOTION by Slavik, the Rochester Hills Local Development Finance Authority hereby establishes its 2015 meeting schedule at the April 9, 2015 Regular Meeting as follows:

ROCHESTER HILLS 

LOCAL DEVELOPMENT FINANCE AUTHORITY

2015 MEETING DATES**

January 8, 2015 (Cancelled)

April 9, 2015 

July 9, 2015

October 8, 2015

A motion was made by Slavik, seconded by Ellis, that this matter be Approved. The motion carried by the following vote:

Request for Election of Officers - Chairperson, Vice Chairperson, Secretary and Treasurer for a one-year term to expire at the first meeting in April 2016.

MOTION by Ellis, seconded by Janulis, the Rochester Hills Local Development Finance Authority hereby re-elects Stephan Slavik to serve as its Chairperson for a one-year term to expire at the annual meeting in April, 2016.

MOTION by Slavik, seconded by Damone, the Rochester Hills Local Development Finance Authority hereby re-elects Michael Ellis to serve as its Vice Chairperson for a one-year term to expire at the annual meeting in April, 2016.

MOTION by Slavik, the Rochester Hills Local Development Finance Authority hereby re-appoints Maureen Gentry to serve as its Secretary for 

a one-year term to expire at the annual meeting in April, 2016.

MOTION by Slavik, the Rochester Hills Local Development Finance Authority hereby re-elects Kurt Dawson to serve as its Treasurer for a one-year term to expire at the annual meeting in April, 2016.

Chairperson Slavik stated for the record that all motions had passed unanimously.

A motion was made  that this matter be Approved. The motion carried by the following vote:

Discuss re-implementation of Entranceway Beautification Grant Program

Chairperson Slavik commented that the infrastructure accomplishments in the City were amazing.  In the last ten years, major bridge work had been done, the connection to Adams (Technology Dr.) was made and there were a lot of road improvements.

Ms. Valentik gave a little history of the program in the LDFA area.  In 2009, the LDFA had decided to establish a Beautification Entryway Grant Program.  $10,000.00 was budgeted for technical and industrial parks within the LDFA capture area if they wanted to beautify or create a gateway to their parks.  It could be done through signage or landscaping or even lighting.  A park could apply for a matching grant, and the program was capped at $5,000.  

Ms. Valentik had included the original program guidelines in the packet, along with a copy of the old application and requirements.  The LDFA did one project for Rochester Hills Executive Park, which included Research and Technology Drives.  She noted that the entranceway for that grant was off Auburn and Technology, a landscaping area was created in the median, and they added a sign.  The same park approached her about a month ago, and said that they would like to do a similar sign on the other side of the park at Adams and Technology.  The LDFA had removed the Beautification Grant Program in 2014 because there was no activity.   Staff would like to discuss the potential of putting the program back in the budget.   The park would like to do something this year.  She asked if anyone had any changes for the guidelines, but none were presented.  

Ms. Valentik said that she was not with the City in 2010, but it appeared that an application would come in and be reviewed by a sub-committee.   Ms. Janulis asked who was on the committee.  Mr. Anzek thought it was Mr. Davis and Mr. Casey, the former liaison to the LDFA, and he was not sure who else.  Ms. Valentik noted that the LDFA had to give a written acceptance or refusal of the application within two weeks of receipt, and she questioned that timeframe.

Mr. Ellis asked if Ms. Valentik could anticipate a total cost per year.  Ms. Valentik advised that it was the only park that had asked to participate even though she had shared the program with many businesses when it was in the budget.  She felt that the Rochester Hills Executive Park was a little more organized and they had an association to manage the park.  She did not envision more than two parks in a year, and it would be $5,000 per project.

Ms. Janulis thought that the Beautification Program was a good idea.  She rode by there a lot on her bike, and she drove by there recently and went through the park.  She personally liked to see well maintained parks in her community, which RH Executive Park was.  The facades and landscaping were beautifully done.  From a more practical standpoint, people came around a turn on Adams, and she could see where an entranceway would get more truck traffic to Technology Dr., which she felt could better manage it than Auburn.   She felt that it would help take truck traffic off of Auburn Rd.  

Ms. Valentik said that the association had also proposed including lighting within the signage.  Their concern was with people using the Trail in the evening and going across Technology.   Ms. Janulis felt it would be beneficial for everybody.  Ms. Valentik said that Staff would like a motion from the LDFA to put the Beautification Program back in the budget.  She was not sure if another project would come along or not.

MOTION by Janulis, seconded by Ellis, the Rochester Hills Local Development Finance Authority hereby re-establishes the Entranceway Beautification Grant Program in the amount of $10,000.00 to be added to the 2016-2018 budget.

Ayes:            All

Nays:        None

Absent:    Brown, Provenzano                                MOTION CARRIED

A motion was made by Janulis, seconded by Ellis, that this matter be Approved. The motion carried by the following vote:

Discuss potential funding of LDFA projects

Mr. Anzek recalled that the LDFA was going to start a sidewalk program for the industrial parks a couple of years ago.  They had just started talking to some of the owners when word of the elimination of the personal property tax got out.  The LDFA discussed backing down on the less substantive bricks and mortar projects so it could advance utilities that would best serve the parks.   He felt that if they had gone forward with the sidewalks, they would have had more interest in the Beautification Program.  He noted that Mr. Davis would be talking about a pathway program in the same park.  The president of the association met with Mr. Davis and the General Manager of Hi-Lex.  They wanted to freshen up the park.  A lot of people were walking through Hi-Lex’s property and over a portion of the manufactured housing park property to access the Clinton River Trail.  Hi-Lex did not mind, but they were concerned about people walking through their parking lot because of traffic and liability.  They wanted to build a pathway, but then it would go through City-owned land (the trailway), which was 100 feet wide.  The LDFA would be the logical body to fund that portion of the pathway.   Mr. Davis and the Pathway Committee had also identified the need for a pathway on Technology Drive from Auburn to Adams.  He observed that all the restaurants in Adams Marketplace were packed at lunchtime.

Chairperson Slavik asked where the proposed path would go.  Ms. Valentik pointed out the location for the proposed sign, which would be near the Trail, and the association talked about adding benches or other amenities.   The association wanted to do an open house/5k for employees and families in the park to use the Trail.  They had a lot of ideas of how to get engaged with the Trail system.

Mr. Davis said that Hi-Lex initially approached Ms. Valentik and said that there were a lot of people that wanted to get to the Clinton River Trail during break time.  They were finding that a lot of people were walking through the Hi-Lex parking lot to access the Trail.  He pointed out a man-made path used over the years, and there was a concern about liability.  Hi-Lex was interested in creating a pathway to direct people out of the parking lot but still allow access to the Trail.   Mr. Davis noted a 

triangular area by the Trail, and he said that the property belonged to the manufactured housing development to the east.  Currently, people trespassed over their property, and the City could not construct something across their property without permission.  They would have to re-route the Trail.  The project would require coordination of two different efforts.  The City would not be initiating a project on private property, but Hi-Lex said that they would agree to the work.  The City owned a portion within the Clinton River Trail right-of-way, and it would be where the City or the LDFA could participate.  One of the other groups that had a stake in the project was The Friends of the Clinton River Trail. They were trying to look at the Trail throughout several communities and bring it to a first class status and implement common themes along the Trail, regardless of the community.  They would want to see that the City was consistent in how they did the work.  Ms. Valentik had asked him to do a cost estimate, and he did not think it would be bid as a separate project if the LDFA wanted to move forward.  He said that they would probably add it into another project.  He noted that it had been done with the asphalt repair program.  The resurfacing of the Clinton River Trail was in with the asphalt program.  When the Trail was first improved, the City took a lot of the asphalt millings and pulverized them to a smaller aggregate size and put that surface material on the Trail.  The City would do that again this year.   They could add the pathway project into the asphalt project and have the contractors prepare the area.  Instead of paving a portion to the Trail, they would probably want to stay consistent with the material.  There could also be some way finding signage.  

Mr. Davis advised that there had been a project in the Capital Improvement Program for about five years to construct an asphalt pathway along Technology from Auburn to the Clinton River Trail.  It would be similar to the pathway seen on the mile roads.  It would give another north/south linkage to allow users to get to the Trail and to Auburn.  It would prevent someone from going down Adams out of the way.  It might go forward, but a lot would depend on cooperation with the businesses along Technology.  

Chairperson Slavik commented that terminating the Trail would take it into a driveway.  He wondered why it would not be taken down to the right-of-way and they could look at future sidewalks there.  Mr. Davis said that ADA was an issue, and that was why they did not take it to the roadway.  If it went to the roadway, they would technically need to have a receiving ramp on the other side of the road, but there was no sidewalk there.  He thought that the Pathway Millage might fund a link along Technology, but they could not use the funds to construct sidewalks 

throughout the Park.

Mr. Ellis asked where the people were coming from that used the cut-through.  

Mr. Anzek said that it was mostly employees of the Park.  Mr. Ellis thought he had heard that people were coming from the mobile home park and cutting through.  Mr. Davis said that they could, but it would be a little difficult.  Mr. Valentik said that Bond St. connected to the park, but it was not technically in the park, and she thought that a lot of the employees came from Bond St.  

Ms. Janulis asked if Leach was part of the LDFA, which Mr. Anzek confirmed.  She noticed that it was not paved, and it looked quite depressed.  Mr. Anzek said that the LDFA had always questioned that.  It was on the project list for paving, but the City started seeing properties often transferred.  Residents were selling out to landscape companies.  They had talked to some of the businesses that abutted it, and some were interested in buying on Leach and expanding.  They would not want to put down asphalt to have it torn up because of the changing dynamics.

Mr. Anzek indicated that putting in a pathway along Technology from Auburn to Adams would not only serve the park, but it would serve the residents on the south side of Auburn to get to the Trail.  He had observed people after hours using the path by Hi-Lex.  He noted that in the last Master Thoroughfare Plan, there was a section dedicated to second generation connections to the Trail systems, and he hoped that the Trail would become a secondary choice of getting to downtown Rochester or other places.

Mr. Stoner wondered if they would be making an attractive nuisance, in that people might want to park there, and he questioned whether the businesses were open to letting other people use their lots in off hours.

Mr. Davis responded that there were parking facilities along the Trail.  He said that there was one on Adams, but he did feel that it was a good question.  If Technology went forward with a pathway, it could go two ways.  The owners might not want to encourage people to walk in front of their businesses from Auburn, but the more people that used it would give additional sets of eyes watching the area.

Ms. Valentik pointed out that it was the association that agreed to pay to put in a pathway on Hi-Lex, and they would insure it.  It was just the final 

piece into the Trailways property that the City’s permission was needed.   Mr. Ellis asked if Staff would like a motion.  Mr. Anzek agreed, but he wanted the members to understand that it would involve a slope and adding a culvert.  Mr. Davis thought it would cost between $6,000 and $7,500 to do a 55-foot connection within the Clinton River Trail right-of-way.  It might be cheaper if they were able to wrap it into a larger project.

Mr. Ellis asked if the Friends of the Trailways would split the cost.  Mr. Anzek said that the LDFA would bear the cost.  The Friends were lean on corporate donations, and it was hard for them to even come up with money for signage along the Trail.  Mr. Anzek asked for $10,000 to have a little cushion.

Ms. Janulis asked if the Friends knew that the grade would change.   Mr. Davis said that there were wetland areas, and the area they were discussing was really muddy and wet.  He felt that pushing it back further to the west would make it a little drier.  It would not be a narrow path; it would transition a little, and they might have to re-route the ditch.   He did not think it would be a big change, but he felt that it would make the area more useable.   

Mr. Damone asked if it would need fencing.   He wondered about the difference between the grade of the path and the grade of the ground and if someone could fall off and get hurt.  Mr. Davis explained that it was about six feet from the southerly part of the Clinton River Trail, and they would be filling in the area to get a culvert in.  He did not think that the Friends would want fencing.  Mr. Damone had just wondered if there would be a safety hazard.  Mr. Davis said that they would place an embankment to make it a flatter area if necessary.

Ms. Janulis said that the Friends had used a split rail fence before.    Mr. Damone cautioned that they did not want to create a potential safety hazard.

MOTION by Ellis, seconded by Kaszubski, that the Rochester Hills Local Development Authority hereby authorizes up to $10,000 to complete the pathway to the Clinton River Trail being initiated by Hi-Lex Corporation, located in the Rochester Hills Executive Park.

Ayes:           All

Nays:       None

Absent:   Brown, Provenzano                                     MOTION CARRIED

 Mr. Davis indicated that the project could happen fairly quickly.  The City had already bid the asphalt program, and resurfacing the Trail was included.  He would ask that contractor to do the LDFA portion.  He added that it might even be done before the next meeting.

Ms. Janulis asked if Leach was still a no as far as doing any improvements.  Mr. Anzek agreed it was low on the priority list.  Ms. Janulis guessed that there were a lot of violations on that street with regards to storage and other things.  Mr. Anzek said that it was an area in transition, and the City did not want to spend a lot of money for something that might not be there long.  Ms. Janulis suggested that paving it might increase exposure, and people would have more concern about cleaning it up.  She remarked that being on that road was like being in another world.  It looked so different than the properties on Technology.   Mr. Davis estimated that it would cost about $300,000 to pave the gravel portion of Leach.

A motion was made by Ellis, seconded by Kaszubski, that this matter be Approved. The motion carried by the following vote:

Road Updates - Paul Davis, Deputy Director, DPS/Engineering

Mr. Davis advised that a lot was planned this summer.  He remarked that roadwork was like a two-edged sword.  It was nice that the City could get funding and work with other agencies to get the roads repaired, but the roads were in terrible condition.   

Mr. Davis stated that the 2015 concrete rehab program was opened.  Included in that were two areas within the LDFA district - one on Technology and one on Research Dr.  That project would be going to Council on April 20 for award.  The duration of the project would be May to September.  He commented that concrete prices had come in a lot higher this year, and the engineers estimated much lower going by previous years.  They had been hearing about the higher prices from the Road Commission as well.  The City had funding available for those areas, but throughout the City, the program might be scaled back. They were making a recommendation to Council to stay within the current 2015 

budget, but another option would be to do the original project as planned, which would add $1.4 million to the cost.

Mr. Davis talked about the annual asphalt rehab program.   There were a number of subdivision roads they planned to overlay.  That project was also going to Council on April 20 and would go from May to July, with the exception of Kings Cove.  That development was within the limits of the Tienken Rd. project currently going on, and they wanted the contractor to finish before they tried to get into Kings Cove.  

Mr. Davis noted that a lot of the mile roads in the City were still under ownership by MDOT or the Road Commission.  Hamlin and John R were owned by the City.  This year, Hamlin would be resurfaced between Hamlin Ct. and Dequindre, or about 2.8 miles.  The bid letting for that project was May 1st.  The cost estimate was $5.3 million.  Between Rochester and Dequindre, there would mostly be just an overlay of the existing road and construction of pathway on the north side.  They would upgrade traffic signals at Rochester Rd. and John R.  He stated that the bulk of the work would be between Hamlin Ct. and Rochester.  They would widen it to three lanes and a portion by Hamlin Elementary would go to a four-lane section.  There would be a second westbound lane from Rochester to the school entrance by Juengel.  There would also be a water main replaced, and they were paving Crestline and repaving Regency Dr.   Tree removals were occurring now,  and a lot of those were between Hamlin Ct. and Rochester.  He commented that the corridor would look a lot different in a couple of weeks.  

Mr. Davis advised that the Road Commission had two projects on Tienken.  One was for the stretch between Livernois and Rochester.  That total project cost was $7.8 million.  The target date to open the road to traffic was September 3rd.  He informed that it would be done in four phases, and it would be open to local traffic, but it would be a little harder for local traffic when they cut the seven-foot hill.  The other project would be between Adams and Livernois.  It was following the same time frame as the City’s Hamlin Rd. project.  The bid opening was May 1st through MDOT.  He added that if the City did not step up and prefund the project, it would not get done for several years.

Mr. Ellis asked about the bridges in the City.  Mr. Davis said that there were only four, and most were pretty new.  The one on Adams Rd. over the Clinton River was not in bad shape, and they kept looking at them.

ANY FURTHER BUSINESS

Chairperson Slavik noted that property values had gone up.  Mr. Dawson agreed that values in industrial property were up 27% and commercial was also higher.  There were not a lot of sales higher than assessments, and LDFA capture was up 3 mills.  He believed it would continue to increase except for personal property tax.

Ms. Valentik advised that a new business came into the SmartZone called Northern Stampings.  They bought the building and have 35 employees.  She noted that Rayconnect had constructed a 30,000 s.f. addition.  She recalled that in 2009, the LDFA paid for the extension of Austin to Devondale with the idea that Rayconnect would build a 70,000 s.f. building.  It was a two-phase project, and now the building was over 100,000 s.f.  She noted that they would be having a ribbon cutting in June, and that the company was celebrating 150 years.  She related that it was a 5th generation company with 180 employees.

Ms. Valentik had attended a Select USA Summit recently put on by the U.S. Department of Commerce.  It invited foreign business owners to grow in the U.S., and  Michigan was a Silver sponsor.  A lot of the decision makers were there from foreign owned businesses.  It was part of the City’s economic strategy to bring foreign investment to the City.  She noted that there was only a 2.6% vacancy rate in the tech parks, which was the lowest it had been in ten years.

Chairperson Slavik asked about the City owned property on Hamlin.  Ms. Valentik advised that Staff had talked with a German company in March but had not heard back. The property had been looked at by a lot of prospects, but most wanted 20 acres, and the City property was 15.6 acres.  She had shared the property with other economic developers to promote.

Chairperson Slavik reminded the LDFA Board that the next Regular Meeting was scheduled for July 9, 2015.

Hearing no further business to come before the LDFA Board, and upon motion by Janulis, seconded by Kaszubski, Chairperson Slavik adjourned the Regular LDFA Meeting at 8:39 a.m.

Respectfully Submitted,

___________________________________

Stephan Slavik, Chairperson

Rochester Hills

Local Development Finance Authority

___________________________________

Maureen Gentry, Recording Secretary