Image
1000 ‎Rochester Hills Dr‎
Rochester Hills‎, ‎MI ‎
48309‎
(‎248‎) ‎656‎-‎4600‎
Home Page‎:  ‎
www‎.‎rochesterhills‎.‎org‎
Rochester Hills
Minutes
Zoning Board of Appeals
Chairperson Ernest Colling‎, ‎Jr‎.‎, ‎Vice Chairperson Gerard Verschueren‎
Members‎: ‎Deborah Brnabic‎, ‎Jim Duistermars‎, ‎Adam Kochenderfer‎,‎
Kenneth Koluch‎, ‎Michael McGunn‎
7:00 PM
1000 Rochester Hills Drive
Wednesday, April 11, 2012
CALL TO ORDER
Chairperson Colling called the Regular Meeting to order at ‎7‎:‎04 ‎p‎.‎m‎. ‎in the ‎
Auditorium‎.  ‎
ROLL CALL
Deborah Brnabic‎, ‎Ernest Colling‎, ‎Jim Duistermars‎, ‎Adam Kochenderfer‎, ‎
Kenneth Koluch and Gerard Verschueren‎
Present
6 - 
Michael McGunn
Absent
1 - 
Also present‎:  ‎James Breuckman‎, ‎Manager of Planning‎
                       Tim Hollis‎, ‎Building Department‎
                       Sandi DiSipio‎, ‎Recording Secretary‎
APPROVAL OF MINUTES
2012-0111
February ‎8‎, ‎2012 ‎Regular Meeting Minutes‎
 
A motion was made by Verschueren‎, ‎seconded by Kochenderfer‎, ‎that this matter ‎
be Approved as Presented‎. ‎The motion carried by the following vote‎:‎
Aye
Brnabic, Colling, Duistermars, Kochenderfer, Koluch and Verschueren
6 - 
Absent
McGunn
1 - 
 
COMMUNICATIONS
Planning ‎& ‎Zoning News February and March ‎2012 ‎issues‎
PUBLIC COMMENT
No members of the public came forward to speak on any non‎-‎agenda item‎.‎
NEW BUSINESS
2012-0112
PUBLIC HEARING ‎- ‎FILE NO‎. ‎12‎-‎004‎
Location‎:  ‎3488 ‎Hazelton Ave‎.‎, ‎located on the south side of Hazelton‎, ‎between ‎
S‎. ‎Livernois Rd‎. ‎and M‎-‎59‎, ‎Parcel Identification Number ‎15‎-‎34‎-‎176‎-‎014‎, ‎Zoned ‎
R‎-‎4‎, ‎One Family Residential‎.‎
 
Request‎:  ‎A ‎variance‎ of ‎169‎.‎9 ‎square feet from Section ‎138‎-‎10‎.‎102‎A ‎(‎Detached ‎
Accessory Structures‎) ‎of the Code of Ordinances‎, ‎which limits the combined ‎
floor area of all detached accessory structures located on a lot to the ground ‎
floor living area of the main building or ‎720 ‎square feet‎, ‎whichever is less‎.  ‎In ‎
this case‎, ‎the maximum permitted area for all accessory structures on the lot is ‎
720 ‎square feet‎.  ‎The existing garage is ‎710‎.‎4 ‎square feet and the proposed ‎
addition to the garage is ‎179‎.‎5 ‎square feet which would result in a total of ‎889‎.‎9 ‎
square feet‎, ‎requiring a variance of ‎169‎.‎9 ‎square feet‎.‎
 
Applicant‎:  ‎Daniel McNeil‎
                  3488 ‎Hazelton Ave‎.‎
                  Rochester Hills‎, ‎MI  ‎48307‎
(‎Reference‎: ‎Staff Report‎, ‎prepared by James Breuckman‎, ‎dated April ‎4‎, ‎2012 ‎
and associated documentation has been placed on file in the Planning and ‎
Economic Development Department and by reference became part of the ‎
record thereof‎.)‎
 
Chairperson Colling read the request for the record‎, ‎and invited the applicant to ‎
come forward to the presenter‎'‎s table‎, ‎state his name and address for the ‎
record‎, ‎and provide a brief summary of the request‎.  ‎
 
The applicant‎, ‎Mr‎. ‎Daniel McNeil‎, ‎3488 ‎Hazelton‎, ‎Rochester Hills‎, ‎MI ‎48307‎, ‎
came forward and summarized his request‎.  ‎He explained he has a small home ‎
built in ‎1949‎, ‎with no basement‎, ‎and no access for storage upstairs‎.  ‎As his ‎
family grew he needed storage‎.  ‎He called a contractor to obtain the permit to ‎
build a shed‎.   ‎The contractor was told a permit was not necessary for a shed in ‎
Rochester Hills‎.  ‎Mr‎. ‎McNeil questioned this and called the City‎.  ‎He was told a ‎
permit was not required for a shed‎.  ‎He came to the City and picked up a ‎
brochure about building sheds ‎-- ‎it said you don‎'‎t need a permit for a shed‎.  ‎It ‎
did not have an asterisk explaining the maximum total square footage allowed ‎
for detached structures on lots‎.  ‎Mr‎. ‎McNeil went ahead and built a really nice ‎
small shed‎.  ‎He said he takes very good care of his property and house‎.  ‎Once ‎
the shed was built‎, ‎the applicant thought he would like to slide the shed against ‎
the garage‎.  ‎So it was moved against the garage and nailed in place‎.  ‎The ‎
addition is beautiful with Anderson windows and a regular garage door that was ‎
cut to size to allow the tractor in‎.  ‎Mr‎. ‎McNeil explained when he leaves his lawn ‎
equipment outside it‎'‎s been damaged or stolen‎. ‎He needs a secure place to ‎
store lawn equipment‎.  ‎Mr‎. ‎Hollis from the Building Department then came to the ‎
house and explained he received a complaint that the applicant was building ‎
something‎.  ‎Mr‎. ‎Hollis came in the back yard‎, ‎measured everything and told the ‎
applicant he was over code‎.  ‎If the shed wasn‎'‎t attached to the garage‎, ‎it fits ‎
what he was told he could build ‎- ‎a shed not requiring a permit because it was ‎
less than ‎200 ‎square feet‎.  ‎Mr‎. ‎Hollis asked the applicant to file for a permit to ‎
apply for a variance‎, ‎which he did‎.  ‎The subject shed is against his neighbor‎'‎s ‎
fence and property and they are here in support of granting the variance‎. ‎Mr‎. ‎
McNeil spoke to his other neighbors about the issue and they weren‎'‎t even ‎
aware he built anything‎.   ‎The applicant has a good idea of who voiced the ‎
complaint against him‎, ‎but that person no longer lives in the neighborhood‎.  ‎He ‎
then displayed photographs of the properties adjacent to him‎, ‎explaining the ‎
excessive size and number of existing accessory structures on those lots‎.  ‎Mr‎. ‎
McNeil also displayed photographs of his back yard showing the garage and ‎
shed‎.  ‎He asked to be granted the small variance‎, ‎as he has tried to do ‎
everything according to the law‎, ‎went step by step and triple‎-‎checked the ‎
procedure he had to follow‎.  ‎
 
Chairperson Colling called for an explanation of the staff report‎.‎
 
Mr‎. ‎Breuckman commented the applicant has done a very good job in ‎
explaining the facts in the case‎.  ‎This really is an instance where sheds under ‎
200 ‎square feet aren‎'‎t regulated by the building code‎.  ‎But when they are ‎
attached to a garage‎, ‎that‎'‎s what triggered the issue at hand‎.  ‎No building permit ‎
was required for this shed‎.  ‎The subject lot is in an older part of the City‎, ‎and the ‎
current codes don‎'‎t necessarily match up with the reality of the older ‎
developments in some of the neighborhoods‎.  ‎There is an established ‎
precedent on many lots in this neighborhood having multiple accessory ‎
buildings that exceed the ‎720 ‎square foot limit‎, ‎so this is by no means a unique ‎
situation in the area‎.  ‎Granting this variance would not be setting any precedent‎.  ‎
This one slipped‎, ‎to some extent‎, ‎through the cracks because of the ‎200 ‎square ‎
foot limit‎.  ‎A lot of the other accessory buildings in the area are older and were ‎
built before the current ordinance was in effect‎.  ‎That is how we got to where we ‎
are today‎.  ‎Mr‎. ‎Breuckman indicated he would answer any questions‎.  ‎
 
Chairperson Colling said it was mentioned that if the applicant had not attached ‎
the shed to the existing detached structure‎, ‎a permit would not be required ‎
because it was under ‎200 ‎square feet‎; ‎correct‎?  ‎
 
Mr‎. ‎Tim Hollis‎, ‎the building inspector for the City introduced himself and clarified ‎
that whether it‎'‎s attached to the existing garage or not really makes no ‎
difference‎, ‎because the applicant is limited to ‎720 ‎square feet of total detached ‎
accessory structures‎.  ‎
 
Chairperson Colling opened the Public Hearing at ‎7‎:‎20 ‎p‎.‎m‎.  ‎
 
A letter was received from George and Bonnie Milke‎, ‎3475 ‎Hazelton on March ‎
29‎, ‎2012 ‎stating they have no problem with granting the requested variance‎.  ‎
Chairperson Colling read the letter into the record‎. ‎
 
Paul Laske‎, ‎3496 ‎Hazelton‎, ‎Rochester Hills‎, ‎MI  ‎48307‎ ‎came forward and ‎
identified himself as the neighbor to the east of the applicant and probably has ‎
the clearest view of the structure in question‎.  ‎He complimented Mr‎. ‎McNeil on ‎
the great construction and pointed out that it perfectly matches the existing ‎
detached structure‎.  ‎The shed gives the applicant somewhere to put his lawn ‎
equipment so that the cars may be parked in the garage‎.  ‎With the lot being an ‎
acre in size‎, ‎the addition of a shed is not excessive‎.  ‎It makes the neighborhood ‎
look better‎.  ‎He has no issue with granting the variance‎.  ‎
 
George Snow‎, ‎505 ‎Harding‎, ‎Rochester Hills‎, ‎MI  ‎48307‎ ‎explained he does ‎
not want to influence the outcome of this case and did not want to speak until ‎
after this case was decided‎.  ‎Chairperson Colling explained if he wants to speak‎, ‎
it must be during the public hearing‎.   ‎Mr‎. ‎Snow came forward with concerns he ‎
dealt with when building his own home‎.  ‎He was very disappointed with how he ‎
was handled by the Building Department‎.  ‎The Chair indicated he is willing to ‎
speak with Mr‎. ‎Snow after the meeting if requested‎.  ‎
 
Chairperson Colling closed the Public Hearing at ‎7‎:‎25 ‎p‎.‎m‎. ‎and turned the ‎
meeting over to the Board for discussion‎.‎
 
Mr‎. ‎Kochenderfer stated he doesn‎'‎t have any problems with the current request‎, ‎
and to the gentleman who spoke in public comment‎, ‎if there are any other ‎
issues‎, ‎he is always welcome to apply to this Board where each request is ‎
addressed on a case‎-‎by‎-‎case basis for full consideration‎.  ‎
 
Chairperson Colling clarified that this isn‎'‎t the first time this type of case has ‎
been before the Board‎; ‎some have been approved and some have been denied‎.  ‎
He remembers one similar case in the Brooklands Subdivision where the wall ‎
was actually knocked out between the garage and the shed‎.  ‎This case went to ‎
court and was decided by a consent decree‎, ‎where the court awarded the ‎
variance and the applicant had to pay double all the fines and permits‎.  ‎Mr‎. ‎
Colling feels the mitigating circumstances in this case are that the neighborhood ‎
is old and has a lot of nonconforming oversized structures in the area‎.  ‎This ‎
applicant has this same situation on either side of him and there are at least four ‎
similar situations in the general area‎, ‎many with multiple structures‎.  ‎They are ‎
probably grandfathered in‎.  ‎In this particular case‎, ‎Mr‎. ‎Colling‎'‎s personal opinion ‎
is that the applicant tried to get a permit and went out of his way to the City and ‎
whether he got bad advice‎, ‎no advice or the wrong advice‎, ‎he built the shed and ‎
is now stuck in this situation‎.  ‎He assumes the City is half wrong in this case ‎
because appropriate information was not given to the resident‎.  ‎Under the ‎
zoning training provided by the State of Michigan‎, ‎whenever the benefit of doubt ‎
exists in favor of the resident‎, ‎the Board should generally rule in the favor of the ‎
resident‎.  ‎Chairperson Colling would stand by this precedent‎.  ‎
 
Mr‎. ‎Duistermars concluded that this situation is not self‎-‎created as the ‎
information from the City is what led the applicant to be in the situation that he is‎, ‎
through no fault of his own‎.  ‎
 
Mr‎. ‎Koluch has no additional comment and has heard everything there is to ‎
hear‎.  ‎He‎'‎s reviewed the brochure the applicant provided and agrees that he ‎
probably was provided incorrect information‎.  ‎It doesn‎'‎t seem to be the ‎
applicant‎'‎s fault‎.  ‎Mr‎. ‎Koluch is in favor of granting the request‎.  ‎
 
Ms‎. ‎Brnabic agrees and has no further comment‎.‎
 
Mr‎. ‎Verschueren asked if any variances have ever been granted for something ‎
after it has been grandfathered in‎.  ‎He commented he sees no hardship in this ‎
case‎.  ‎The applicant could have built the shed anywhere in the yard without a ‎
problem‎, ‎but decided to attach it to the garage near the property line causing the ‎
need for a variance‎.  ‎He could also move the shed‎.  ‎
 
Chairperson Colling clarified that it doesn‎'‎t matter whether or not the shed is ‎
attached to the garage‎, ‎that is not the problem‎.  ‎It‎'‎s the total square footage ‎
issue that is causing the need for a variance‎, ‎so moving it would not solve the ‎
issue‎.  ‎Mr‎. ‎Colling then mentioned two previous variance requests that the ‎
board heard relative to structures that were grandfathered in‎, ‎so precedence ‎
has been set‎.  ‎Chairperson Colling then stated he feels the hardship in this case ‎
is that the applicant went to the City a couple of times to gain the appropriate ‎
knowledge as to what he could build‎.  ‎He was told he didn‎'‎t need a permit to build ‎
a shed less than ‎200 ‎square feet in size and wasn‎'‎t told he couldn‎'‎t attach it to ‎
the garage‎.  ‎The applicant acted in good faith‎.  ‎Mr‎. ‎Colling personally interprets ‎
this as an unnecessary difficulty because the applicant spent time‎, ‎money and ‎
effort to build the structure‎, ‎and is guessing that with a good attorney‎, ‎Mr‎. ‎
McNeil could go into court and get a consent decree to keep the structure‎.  ‎
Rather than have this expense for the City and the applicant‎, ‎Chairperson ‎
Colling is inclined to grant the variance‎.  ‎
 
Mr‎. ‎Verschueren said he has nothing against granting the variance‎, ‎but wants to ‎
make sure the Board follows the rules for granting variances‎.  ‎
 
Mr‎. ‎Duistermars explained the case here is that when the applicant applied for ‎
permits‎, ‎he was told that no permits were required for structures less than ‎200 ‎
square feet ‎- ‎however nothing was explained or written about ‎"‎as long as the new ‎
structure when added to existing detached structures is less than ‎720 ‎square ‎
feet‎".  ‎This is more of a clerical error than anything else‎.  ‎
 
Chairperson Colling commented that a mistake was made and assumes a ‎
50‎/‎50 ‎split on the blame‎.  ‎Unfortunately the applicant built the shed before staff ‎
caught the error‎, ‎so should he be penalized and be made to tear down the ‎
structure after he tried to get the information‎?  ‎Chair Colling does not think this ‎
is a fair or appropriate thing to do‎. ‎The Board could rule against the applicant ‎
and he go to court‎, ‎but Mr‎. ‎Colling does not think that‎'‎s the right way to go either‎.  ‎
There is precedent enough here for the Board to solve the problem‎.  ‎
 
MOTION‎ by Koluch‎, ‎seconded by Duistermars‎, ‎in the matter of File No‎. ‎12‎-‎004‎, ‎
that the request for a variance from Section ‎138‎-‎10‎.‎102 ‎(‎Detached Accessory ‎
Structures‎) ‎of the Rochester Hills Code of Ordinances to grant a variance of ‎
169‎.‎9 ‎square feet‎, ‎at ‎3488 ‎Hazelton‎, ‎Parcel Identification No‎. ‎15‎-‎34‎-‎176‎-‎014‎, ‎
zoned R‎-‎4 ‎(‎One Family Residential‎)‎, ‎be ‎APPROVED‎ because a practical ‎
difficulty does exist on the property as demonstrated in the record of ‎
proceedings and based on the following findings‎:‎
 
1‎.  ‎Compliance with the strict letter of the restrictions governing the maximum ‎
area for detached accessory buildings will unreasonably prevent the owner from ‎
using the property for a permitted purpose because of the acreage of the ‎
property‎, ‎the age of the property‎, ‎the fact that the home was built prior to the ‎
current ordinances and that there are multiple detached accessory structures in ‎
the area‎.‎
 
2‎.  ‎Granting the variance will do substantial justice to the applicant as well as ‎
nearby property owners by permitting a use or development of land that is ‎
consistent with prevailing patterns in the nearby area‎.‎
 
3‎.  ‎A lesser variance will not provide substantial relief‎, ‎as that is not possible ‎
without tearing down the shed‎, ‎and would not be more consistent with justice to ‎
other property owners in the area‎.‎
 
4‎.  ‎There are unique circumstances of the property that necessitate granting the ‎
variance‎, ‎and that distinguish the subject property from other properties with ‎
respect to compliance with the ordinance regulations‎.  ‎Specifically‎, ‎the house ‎
was constructed with minimum storage space prior to the ordinance‎, ‎and the ‎
applicant did make a good faith attempt to try to comply with the ordinance in ‎
that he did go to the Building Department‎, ‎but the information he received may ‎
not have been correct‎.  ‎It was his belief that because the accessory structure ‎
was under ‎200 ‎square feet‎, ‎it would not be an issue and a permit was not ‎
necessary‎.  ‎Additionally‎, ‎the accessory structure is built in the back of the ‎
house and is not visible from the street‎.  ‎
 
5‎.  ‎Alternatives do not exist that would allow the intended and‎/‎or reasonable use ‎
of the property that would allow the requirements of the ordinance to be met‎, ‎as ‎
the applicant only has the choice to either remove the structure or leave it in ‎
place‎.  ‎
 
6‎.  ‎This variance is necessary for the preservation and enjoyment of a ‎
substantial property right possessed by any other property owner in the same ‎
zone or vicinity‎.  ‎Not granting this variance would cause undue hardship in ‎
having to tear down the structure based upon information received from the City ‎
indicating the structure could be built‎.‎
 
7‎.  ‎The granting of this variance would not be materially detrimental to the public ‎
welfare or existing or future neighboring uses‎.  ‎
 
8‎.  ‎Approval of the requested variance will not impair the supply of light and air to ‎
adjacent properties‎, ‎increase congestion‎, ‎increase the danger of fire‎, ‎or impair ‎
established property values in the surrounding area‎.‎
 
Condition‎:‎
1‎.  ‎The addition to the garage structure shall be inspected for compliance with ‎
applicable building code regulations and any deficiencies‎, ‎if found‎, ‎shall be ‎
corrected‎.‎
A motion was made by Koluch‎, ‎seconded by Duistermars‎, ‎that this matter be ‎
Approved‎. ‎The motion carried by the following vote‎:‎
Aye
Brnabic, Colling, Duistermars, Kochenderfer, Koluch and Verschueren
6 - 
Absent
McGunn
1 - 
 
2012-0113
PUBLIC HEARING ‎- ‎FILE NO‎. ‎12‎-‎003‎
Location‎:  ‎2666 ‎Leach Rd‎.‎, ‎located on the west side of Leach‎, ‎north of Auburn ‎
Rd‎.‎, ‎Parcel Identification Number ‎15‎-‎30‎-‎451‎-‎013‎, ‎Zoned I‎, ‎Industrial‎.‎
 
Request‎:  ‎A ‎variance‎ of five feet from Section ‎138‎-‎10‎.‎102‎B ‎(‎Detached ‎
Accessory Structures‎) ‎of the Code of Ordinances‎, ‎which states that a detached ‎
structure accessory to a residential building shall be located no closer than five ‎
feet to any side or rear lot line‎.  ‎The existing garage was cited by Ordinance ‎
Enforcement as being closer than five feet to the side property line‎.‎
 
Applicant‎:  ‎Tracy Parker‎
                  2666 ‎Leach Rd‎.‎
                  Rochester Hills‎, ‎MI  ‎48309‎
(‎Reference‎: ‎Staff Report‎, ‎prepared by James Breuckman‎, ‎dated April ‎4‎, ‎2012 ‎
and associated documentation has been placed on file in the Planning and ‎
Economic Development Department and by reference became part of the ‎
record thereof‎.)‎
 
Chairperson Colling read the request for the record‎, ‎and invited the applicant to ‎
come forward to the presenter‎'‎s table‎, ‎state his name and address for the ‎
record‎, ‎and provide a brief summary of the request‎.  ‎Mr‎. ‎Colling questioned ‎
staff as to why the Board is looking at a residential ordinance with regard to an ‎
industrial zoned parcel‎.  ‎Mr‎. ‎Breuckman explained the ordinance does not ‎
regulate‎, ‎in this case‎, ‎by zoning district ‎- ‎it regulates by use‎.  ‎This is a ‎
residential property located in an industrial zone‎. ‎The specific ordinance ‎
language referring to detached accessory structures‎, ‎states ‎"‎accessory to a ‎
residential building or use‎".  ‎
 
The applicant‎, ‎Mr‎. ‎Tracy Parker‎, ‎2666 ‎Leach Road‎, ‎Rochester Hills‎, ‎MI ‎48309‎, ‎
came forward and summarized his request‎.  ‎He explained that in ‎2004 ‎he had ‎
an existing shed on his property‎.  ‎He came to the City because he wanted to ‎
make it larger‎.  ‎The City went back into the file and found where the shed was ‎
surveyed‎.  ‎Mr‎. ‎Parker located the pins where the shed was surveyed‎.  ‎He ‎
stretched a string along the property line‎.  ‎The property line ended up being ‎
incorrect‎, ‎because the survey stakes were wrong‎.  ‎Prior to that‎, ‎the shed that ‎
was there was on the same exact concrete slab and had been there for ‎30 ‎
years‎.  ‎So all Mr‎. ‎Parker did was take down that shed and put up another one a ‎
little bit bigger than the one that was there‎.  ‎
 
Chairperson Colling asked if the existing lot line where the new shed was built ‎
was the same ‎- ‎i‎.‎e‎.‎, ‎the side of the structure toward the lot line that was in error ‎
because of the stakes ‎- ‎was it in the same place as the old shed‎?  ‎Mr‎. ‎Parker ‎
said he didn‎'‎t move the concrete slab ‎- ‎he built the new shed in the same spot ‎
adding a little to the north end of the shed‎.  ‎This does not affect the property line‎.  ‎
Mr‎. ‎Parker added if he would have known he had to have the property surveyed ‎
at that time‎, ‎he would have had it done himself‎.  ‎A survey done last January ‎
puts the applicant ‎13 ‎inches from the property line‎.  ‎
 
Chairperson Colling called for an explanation of the staff report‎.‎
 
Mr‎. ‎Breuckman summarized ‎- ‎we do have a situation where the building was ‎
built approximately one foot from the property line‎.  ‎He notes that many ‎
properties along Leach Road have detached buildings‎, ‎and that aerial ‎
photographs indicate that the detached accessory buildings likely have less ‎
than five foot side yard setbacks‎.  ‎The word ‎"‎likely‎" ‎is used because there is an ‎
inherent difficulty in interpreting aerial photographs with lot lines because there is ‎
a built‎-‎in margin of error with the location of lot lines on the GIS system‎.  ‎There ‎
is a timeline of events in the summary section of the staff report that explains ‎
how the situation evolved‎.  ‎The last paragraph in the staff report is important ‎
because it explains that once a building is located closer than five or three feet ‎
to a property line‎, ‎different construction requirements come into play‎.  ‎Mr‎. ‎
Breuckman went through the case analysis‎.  ‎Compliance with the strict letter of ‎
the restrictions governing setback would require the garage to be relocated four ‎
feet to the north‎.  ‎There is room on the property to move the structure ‎
notwithstanding the cost to pour new foundations and move the structure‎.  ‎In ‎
terms of substantial justice or granting a special benefit ‎- ‎this would not create a ‎
unique situation along Leach Road as detached structures exist with setbacks ‎
less than five feet‎.  ‎We can‎'‎t say with any degree of accuracy if there are any ‎
that have one foot side yard setbacks‎, ‎but there are many detached structures ‎
in the area that do not comply with setback requirements‎.  ‎In terms of granting a ‎
lesser variance‎, ‎it would not grant substantial relief because the applicant would ‎
still have to move the structure‎.  ‎There are no unique circumstances of the ‎
property itself‎.  ‎In terms of the problem being self‎-‎created‎; ‎the applicant erected ‎
the garage and this can be considered self‎-‎created‎.  ‎The consideration of ‎
locating the accurate property lines on this site is another issue‎.  ‎Granting the ‎
requested variance would allow for a detached accessory structure with a one ‎
foot side yard setback‎, ‎and so consideration of the variance must take into ‎
account the potential for the variance to spur similar requests on surrounding ‎
properties‎.  ‎Mr‎. ‎Breuckman indicated he will answer any questions‎.  ‎
 
Chairperson Colling opened the Public Hearing at ‎8‎:‎04 ‎p‎.‎m‎.‎
 
A telephone call was received March ‎27‎, ‎2012 ‎from Mr‎. ‎Mark Cushman‎, ‎2678 ‎
Leach Road‎, ‎indicating his opposition to granting the variance‎.‎
 
Ms‎. ‎Leah Allen‎, ‎2666 ‎Leach Road‎, ‎Rochester Hills‎, ‎MI ‎48309‎ ‎came forward ‎
and indicated the hardship in this case is that a requirement to move the garage ‎
would be extremely expensive and an enormous job‎.  ‎She asked the Board take ‎
this into consideration as well‎.  ‎
 
Rev‎. ‎Mark Cushman‎, ‎3188 ‎Willet‎, ‎Rochester Hills‎, ‎MI ‎48309‎ ‎came forward ‎
and established he was the individual who filed a complaint in this case‎.  ‎He ‎
indicated he was putting up a fence at ‎2678 ‎Leach in ‎2005 ‎or ‎2006 ‎when Mr‎. ‎
Parker stated the fence was on his property‎.  ‎Rev‎. ‎Cushman had a survey done ‎
to make sure where the fence was being installed would not be violating the ‎
property line‎.  ‎In the meantime‎, ‎boulders and outdoor equipment were parked on ‎
his property‎.  ‎Brush was also placed on his property‎.  ‎He asked Mr‎. ‎Parker to ‎
remove these items‎.  ‎After the survey was done it was discovered that Mr‎. ‎
Parker‎'‎s shed was not in compliance and‎, ‎in fact‎, ‎the overhangs on the shed ‎
come eight inches over the property line‎.  ‎Rev‎. ‎Cushman showed photographs ‎
of the encroachment‎.  ‎The church bought the property in the early ‎1980‎'‎s for ‎
expansion‎, ‎and if the shed next door hangs over the property line and is ‎
decreasing the property value‎, ‎Rev‎. ‎Cushman has a problem with it‎.  ‎There has ‎
been no communication about what can be done to rectify the issue‎.  ‎
 
Chairperson Colling commented the only issue relevant to this case is that the ‎
shed overhang is over the property line‎.  ‎
 
Rev‎. ‎Cushman provided a photograph showing the overhang to the lot line‎.  ‎
There is a string hung between the survey posts showing the property line and ‎
how much the shed overhang is beyond the lot line‎.  ‎
 
Chairperson Colling closed the Public Hearing at ‎8‎:‎13 ‎p‎.‎m‎. ‎and turned the ‎
meeting over to the Board for discussion‎.‎
 
Ms‎. ‎Brnabic asked for clarification ‎- ‎at the time of the application‎, ‎back in ‎2004‎, ‎
there was no City requirement to submit a survey of the property along with the ‎
drawings or plans that were submitted for the garage‎?‎
 
Mr‎. ‎Hollis confirmed there is no requirement for a certified survey from a civil ‎
engineer‎.  ‎The applicant did provide the Building Department with a plot plan that ‎
he drew with incorrect dimensions‎.  ‎
 
Ms‎. ‎Brnabic noted the applicant stated that he had drawn the plot plan with the ‎
7‎.‎5 ‎feet as the setback based on where the prior survey stakes were located‎.  ‎
When were these survey stakes placed‎?‎
 
Mr‎. ‎Parker responded the stakes were placed in ‎1993‎.  ‎He measured from the ‎
existing stakes‎.  ‎They are concrete stakes with an orange tab on top of them‎.  ‎
 
Chairperson Colling wants some chronology ‎- ‎he is hearing from the applicant ‎
that there is a garage on that exact concrete slab‎, ‎based upon the lot line that he ‎
is claiming he measured from‎, ‎that was in error for ‎30 ‎years‎.  ‎For ‎30 ‎years there ‎
was an incorrect lot line‎.  ‎Staff and City never questioned this at any time‎, ‎and ‎
there was never any dispute until recently‎.  ‎For all practical intents and ‎
purposes‎, ‎when this new structure permit was granted‎, ‎was the City satisfied ‎
that the dimensions given based upon the existing building‎, ‎were going to be on ‎
the same lot line as the old one to be replaced‎?  ‎
 
Mr‎. ‎Hollis indicated he does not know if the new building is exactly in the same ‎
location as the old one‎.‎
 
Chairperson Colling said the applicant has stated the garage is on the existing ‎
slab‎, ‎and the plans that were submitted for approval showed an existing slab‎.  ‎
 
Mr‎. ‎Hollis doesn‎'‎t think the plans that were submitted to him showed an existing ‎
slab‎.  ‎He did not complete the actual review‎, ‎but based on the documents that ‎
he has‎, ‎there is nothing on the plot plan that shows there was an existing slab‎.  ‎
 
Chairperson Colling is trying to establish how long this has been assumed to ‎
have been the correct lot line for the subject lot‎.  ‎Mr‎. ‎Hollis does not have an ‎
answer for that‎.‎
 
Mr‎. ‎Verschueren referred to the photographs submitted by Rev‎. ‎Cushman‎, ‎and ‎
asked who put the property lines on the photograph‎, ‎the applicant‎, ‎the neighbor ‎
or the City‎?  ‎The City should know if that is the correct lot line‎.‎
 
Chairperson Colling explained the photograph submitted by Rev‎. ‎Cushman was ‎
after he paid to have a survey done to determine the lot line‎.  ‎The applicant‎'‎s ‎
plan for the structure was based upon an existing building‎, ‎which it is assumed ‎
was torn down and rebuilt upon the site‎, ‎based upon a stake that was in error for ‎
a garage that existed for ‎30 ‎years prior to being torn down‎.  ‎
 
For the record‎, ‎Mr‎. ‎Parker indicated he paid to have a survey done in January ‎
2012‎.  ‎
 
Chairperson Colling asked the applicant if the stakes shown in Rev‎. ‎Cushman‎'‎s ‎
photograph are in the correct position based upon the January ‎2012 ‎survey‎?  ‎
Mr‎. ‎Parker responded yes‎.  ‎
 
Mr‎. ‎Koluch asked the applicant if the ‎1993 ‎survey was the one he indicated later ‎
down the road‎, ‎a surveyor told him it incorrect‎.  ‎Mr‎. ‎Parker replied yes‎.  ‎Mr‎. ‎
Koluch then asked if the monument markers ever moved between the two ‎
surveys or is there a legal description where it was measured wrong‎?  ‎He ‎
doesn‎'‎t understand how it would be incorrect from one survey to another‎.  ‎Mr‎. ‎
Parker explained the survey company he hired measured from Auburn Road‎, ‎
and that they had indicated the earlier survey was not correct‎.  ‎Mr‎. ‎Koluch ‎
commented there is a note on the ‎1993 ‎survey that states ‎"‎wrong ‎- ‎never was ‎
there in ‎1993‎" (‎pointing at the shed‎)‎, ‎but if the structure had been there for ‎30 ‎
years‎, ‎it must have been there in ‎1993‎.  ‎
 
Chairperson Colling asked Mr‎. ‎Parker if he has any documented proof that the ‎
shed has been in place for ‎30 ‎years‎.  ‎
 
Mr‎. ‎Parker said his family has been in the house since ‎1932‎.  ‎He does not know ‎
when the original shed was built‎.  ‎
 
Mr‎. ‎Kochenderfer is trying to understand the disparity between the ‎7‎.‎5 ‎feet on ‎
the permit and reality‎.  ‎That‎'‎s a pretty big number we‎'‎re talking about‎.  ‎There ‎
have been several inspections on the structure‎, ‎but no final inspection‎.  ‎He ‎
asked if the City would have had any readily available information that it would ‎
have been able to figure out what the true number was during those inspections‎.  ‎
 
Mr‎. ‎Hollis replied that the City does not require an official site plan for a ‎
detached structure such like was built‎.  ‎He explained that if he goes out to a site ‎
and there‎'‎s something that looks like it‎'‎s questionable‎, ‎the City may ask for an ‎
official survey at that time‎.  ‎But if you look at the site based on the aerial ‎
photographs‎, ‎the existing property line actually runs down the middle of the ‎
applicant‎'‎s driveway‎, ‎so if you assume that their driveway is on their property ‎
and looked down the property line‎, ‎it doesn‎'‎t look like there is a question of the ‎
distance‎.  ‎
 
Ms‎. ‎Brnabic commented that if there had been an existing shed built ‎30 ‎years ‎
ago in that location‎, ‎that at this point in time today it would matter‎, ‎because ‎
years ago in older areas certain structures were permitted under the previous ‎
ordinances‎.  ‎A new structure was built and that‎'‎s what makes it different‎.  ‎
 
What Chairperson Colling is trying to establish is that even though the ‎
structures weren‎'‎t necessarily in conformance with code‎, ‎the assumed lot line ‎
for this structure has been in error for quite some time‎.  ‎What this is coming ‎
down to for Mr‎. ‎Colling is that we have a situation where a lot line was assumed ‎
to have been correct‎, ‎the permits were granted as a result of that‎, ‎the structure ‎
was built‎, ‎and it was only after the structure was completed are we finding out ‎
that the lot lines are in error‎.   ‎
 
Ms‎. ‎Brnabic asked Mr‎. ‎Parker if the ‎1993 ‎survey was requested or paid for by ‎
him‎.  ‎The applicant responded no‎, ‎he received a copy of the survey from the ‎
City‎.  ‎Ms‎. ‎Brnabic then commented that the applicant was relying on information ‎
that wasn‎'‎t requested or paid for by him‎, ‎so he made an assumption‎, ‎and ‎
because it wasn‎'‎t a requirement of the City that a survey be submitted when you ‎
build a structure‎, ‎the assumption was made that the information submitted on ‎
the plot plan by the property owner was correct to the best of the owner‎'‎s ‎
knowledge‎.  ‎
 
Chairperson Colling pointed out that on the ‎1993 ‎survey‎, ‎the client was the ‎
church next door to the applicant‎, ‎so the church paid for the survey and survey ‎
was in error‎; ‎the lot line was established at that time‎.  ‎The applicant went to the ‎
City using a survey that was paid for by the church in ‎1993 ‎to establish the lot ‎
line‎, ‎because this survey was already on file with the City‎.  ‎The point being that ‎
the survey was paid for in ‎1993 ‎by the other property owner‎, ‎and now we have a ‎
situation where we‎'‎ve got two surveys in conflict‎; ‎and the Board really doesn‎'‎t ‎
know what the answer is‎.  ‎It‎'‎s not known if either survey is correct‎.  ‎
 
Ms‎. ‎Leah Allen‎, ‎address previously given‎, ‎came up to explain the garage has ‎
been there since ‎2004‎, ‎and it hasn‎'‎t been an issue with the Community Church‎.  ‎
The issue is coming down to the brush on the church‎'‎s property that came from ‎
Rev‎. ‎Cushman‎'‎s house on Willet‎.  ‎Ms‎. ‎Allen feels this is being vindictive of the ‎
church‎, ‎when both property owners were getting along fine until the end of last ‎
year‎.  ‎
 
Chairperson Colling clarified that the Board can‎'‎t take into account any conflict ‎
between the applicant and the neighbors‎.  ‎Chairperson Colling then asked why ‎
is this case before the Board tonight when the garage was built in ‎2004‎?  ‎Is it ‎
because of a complaint from the church about being too close to the lot line‎?  ‎
How did this violation come to the City‎'‎s notice‎?‎
 
Mr‎. ‎Hollis confirmed it was a complaint from the church‎.  ‎The survey that has ‎
the church‎'‎s name on it was not in the City files when the application was made ‎
for the building permit‎.  ‎The date the survey was received in the Building ‎
Department is November ‎10‎, ‎2011‎.  ‎
 
Chairperson Colling verified with staff that the church is the client that started the ‎
survey in ‎1993‎; ‎Mr‎. ‎Hollis agreed‎.  ‎Mr‎. ‎Colling stated this is the survey with the ‎
incorrect lot line that was measured off of for this garage that was built in ‎2004‎.  ‎
Based upon the ‎1993 ‎survey‎, ‎the garage is five feet off the lot line‎.  ‎If it‎'‎s an ‎
error in the ‎1993 ‎survey‎, ‎we have a problem‎.  ‎His question has not been ‎
answered ‎- ‎what is the state of the ‎1993 ‎survey with regard to the lot line‎?‎
 
Mr‎. ‎Hollis replied that ‎30 ‎years ago there was not the equipment they have ‎
today to properly locate property lines‎.  ‎The permit was granted based on the ‎
information provided by the applicant‎, ‎which is apparently incorrect based on the ‎
survey we have now‎.  ‎
 
Chair Colling continued‎.  ‎The applicant has stated he used the survey to ‎
determine the lot line to where the garage was placed and that the permit stated ‎
that he was building on the existing concrete structure‎.  ‎Now if the applicant built ‎
on the existing concrete structure for the new garage‎, ‎that concrete was there in ‎
2004‎.  ‎He may have added to it on the north side‎, ‎but the concrete was there‎.‎
 
Mr‎. ‎Hollis commented he does not believe the garage was built on the existing ‎
concrete because the original complaint that was responded to by Mr‎. ‎Sage‎, ‎
Ordinance Inspector of the Building Department‎, ‎was that there were footings ‎
being put in without a permit‎.  ‎
 
Chairperson Colling pointed out the applicant said he increased the size‎, ‎but not ‎
the portion along the lot line in question‎.  ‎
 
Mr‎. ‎Hollis said if the applicant is saying he built the garage based on the ‎1993 ‎
survey‎, ‎the survey shows that the shed was already on the property line‎, ‎not ‎
five feet off the line‎.  ‎The most recent complaint about the shed being on or over ‎
the property line was received on January ‎3‎, ‎2012‎.  ‎
 
Chairperson Colling confirmed with staff the permits to build the new structure ‎
were taken out in ‎2004‎, ‎and asked if all approvals at that point in time were given ‎
by the City ‎- ‎if everything had passed inspection‎.  ‎Mr‎. ‎Hollis replied no‎.  ‎Mr‎. ‎
Colling asked what needed to be remediated and commented that an ‎
occupancy permit is not granted until final inspection is approved‎, ‎so this ‎
makes the structure illegal‎.  ‎Mr‎. ‎Hollis indicated the City never passed a final ‎
inspection ‎- ‎there were several items that were still outstanding‎.  ‎The last ‎
inspection was made March ‎22‎, ‎2005‎, ‎and there were three issues at that time ‎- ‎
the header was not properly installed over the service door‎, ‎a header was ‎
required above the rear door and all the anchor bolts had to be exposed for ‎
inspection and must be ‎1‎/‎2 ‎inch diameter minimum‎.  ‎Chairperson Colling asked ‎
why‎, ‎seven years later‎, ‎the City has not done anything about this‎?  ‎Mr‎. ‎Hollis ‎
explained the applicant never requested another inspection‎.  ‎Mr‎. ‎Colling finds it ‎
incredible that the City knew there were problems and would let it go seven ‎
years without a follow‎-‎up‎.  ‎It‎'‎s not always up to the applicant to request an ‎
inspection ‎-- ‎it‎'‎s up the building enforcement officers to see that time has ‎
elapsed and go forth and do something‎.  ‎Mr‎. ‎Colling feels the applicant should ‎
have called for a final inspection when everything was completed‎, ‎and finds the ‎
City at fault for not following through‎.  ‎Mr‎. ‎Hollis explained the general procedure ‎
is to wait for the property owner to call for a re‎-‎inspection as the City does not ‎
know when the outstanding issues have been taken care of‎.  ‎
 
Mr‎. ‎Kochenderfer indicated in the future‎, ‎the City should follow up on these final ‎
inspection situations as there may be safety issues involved and the building ‎
could be illegally occupied to the detriment of the property owner and‎/‎or the ‎
neighbors‎.  ‎Chairperson Colling added there is also an issue of de facto ‎
acceptance‎.  ‎
 
Chairperson Colling feels it would behoove the City to have a property ‎
inspection done by a certified professional to fully establish the lot lines in this ‎
case‎, ‎and bring this information back to the Board‎.  ‎Mr‎. ‎Colling wants a ‎
notarized‎, ‎certified survey completed at the City‎'‎s expense to determine the lot ‎
lines between these two properties so that the Board can have a starting place ‎
that is accurate‎.  ‎Mr‎. ‎Colling also requested that staff record all history on these ‎
two properties‎, ‎especially regarding construction of the existing garage‎.  ‎He also ‎
asked that a final inspection be conducted on the garage to determine ‎
compliance‎.  ‎When this comes back to the May meeting‎, ‎Chairperson Colling ‎
wants answers from staff ‎- ‎and he expects facts‎.  ‎
 
Mr‎. ‎Hollis indicated he is not quite clear what the Board is asking for as far as a ‎
certified survey‎, ‎when staff already has a sealed certified survey‎.‎
 
Chairperson Colling clarified he wants a survey done at the City‎'‎s expense ‎
because right now‎, ‎he doesn‎'‎t believe either of the surveys on file‎.  ‎If the new ‎
survey corroborates the newer one on file‎, ‎fine‎.  ‎Right now there are two ‎
separate surveys from two separate professional organizations with notarized ‎
State of Michigan seals on them ‎- ‎they both can‎'‎t be right and they both can‎'‎t be ‎
wrong‎.  ‎Mr‎. ‎Colling added he wants staff to take measurements based upon the ‎
lot line as to where the building truly sits‎, ‎and wants staff to complete the final ‎
inspection on this building‎.  ‎The Chair stated he does not have enough ‎
information to decide this case‎.  ‎
 
MOTION‎ by Verschueren‎, ‎seconded by Brnabic‎, ‎in the matter of File No‎. ‎
12‎-‎003‎, ‎that the request for a variance from Section ‎138‎-‎10‎.‎102 ‎(‎Detached ‎
Accessory Structures‎) ‎of the Rochester Hills Code of Ordinances to reduce the ‎
side yard setback requirement by ‎4 ‎feet‎, ‎Parcel Identification Number ‎
15‎-‎30‎-‎451‎-‎013‎, ‎Zoned I ‎(‎Industrial‎)‎, ‎be ‎POSTPONED ‎until the May meeting or ‎
for a maximum of ‎60 ‎days if the information can not be provided in time for the ‎
May meeting‎.  ‎
 
Ms‎. ‎Brnabic asked if there was anything on record about the prior inspections of ‎
the subject garage that has not been provided to the Board‎.  ‎Mr‎. ‎Hollis replied ‎
not to his knowledge‎.  ‎Ms‎. ‎Brnabic then asked what fire and safety issues are ‎
involved given the current location of the garage‎.  ‎Mr‎. ‎Hollis explained that ‎
assuming the latest survey is correct‎, ‎there are several things that the Michigan ‎
residential code require‎.  ‎The staff report lists the code requirements that have ‎
to be met when a structure is less than ‎3 ‎feet to the property ‎- ‎including fire ‎
rating the exterior walls and eave projections‎.  ‎The structure currently does not ‎
meet these conditions‎, ‎and if the variance is granted the structure will have to be ‎
upgraded to meet these conditions‎.  ‎
 
Chairperson Colling is disappointed that he doesn‎'‎t have anything to hang his ‎
hat on as to where this structure really exists today other than photographs ‎
provided by the applicant and the neighbor that depict where they think the ‎
structure is located‎.  ‎Another issue is that the structure was built in ‎2004 ‎and ‎
hasn‎'‎t had a final inspection completed‎, ‎and the Commission does not know the ‎
status of this inspection‎.  ‎Mr‎. ‎Colling commented that irrespective of the ‎
structure‎'‎s closeness to the property line‎, ‎the eaves of the garage definitely ‎
hang over the property line based upon the photos submitted‎.  ‎The location of ‎
the lot line and the garage‎'‎s respective positioning upon it‎, ‎and if the eaves are ‎
actually over the property line‎, ‎have a very distinct bearing on this case‎.  ‎Mr‎. ‎
Colling relies on staff to bring incontrovertible facts‎, ‎and he feels like he doesn‎'‎t ‎
have this today‎.  ‎How can we grant a variance for an architectural projection that ‎
hangs over another‎'‎s property‎?  ‎Mr‎. ‎Breuckman confirmed granting a variance ‎
to allow this could not be done‎.  ‎
A motion was made by Verschueren‎, ‎seconded by Brnabic‎, ‎that this matter be ‎
Postponed‎. ‎The motion carried by the following vote‎:‎
Aye
Brnabic, Colling, Duistermars, Kochenderfer, Koluch and Verschueren
6 - 
Absent
McGunn
1 - 
ANY OTHER BUSINESS
Election of Officers‎
Chairperson Colling opened the floor for nominations‎.‎
 
MOTION‎ by Verschueren to nominate Mr‎. ‎Colling as Chairperson‎.  ‎Mr‎. ‎Colling ‎
accepted the nomination‎.‎
 
MOTION‎ by Duistermars to close nominations and appoint Mr‎. ‎Colling as ‎
Chairperson‎.‎
Ayes‎:  ‎All     Nays‎:  ‎None                                        ‎MOTION CARRIED‎.‎
 
MOTION‎ by Colling to nominate Mr‎. ‎Verschueren as Vice‎-‎Chairperson‎.  ‎Mr‎. ‎
Verschueren accepted the nomination‎.  ‎
 
MOTION‎ by Duistermars to close nominations and appoint Mr‎. ‎Verschueren as ‎
Vice‎-‎Chairperson‎.‎
Ayes‎:  ‎All     Nays‎:  ‎None                                        ‎MOTION CARRIED‎.‎
 
Vice‎-‎Chairperson Verschueren moved to retain the Planning and Economic ‎
Development Department Staff as Secretary‎.‎
 
MOTION‎ by Duistermars to close nominations and appoint City Staff as ‎
Secretary‎.‎
Ayes‎:  ‎All     Nays‎:  ‎None                                       ‎MOTION CARRIED‎.‎
 
There was no further business to come before the Board‎.‎
NEXT MEETING DATE
Chairperson Colling reminded the members the next Regular Meeting is ‎
scheduled for May ‎9‎, ‎2012‎.‎
ADJOURNMENT
Hearing no further business‎, ‎Chairperson Colling adjourned the meeting at ‎8‎:‎55 ‎
p‎.‎m‎.‎
 
 
 
 
 
 
 
 
 
_______________________________‎
Ernest W‎. ‎Colling‎, ‎Jr‎.‎, ‎Chairperson‎
Zoning Board of Appeals‎
City of Rochester Hills‎
 
 
 
_______________________________‎
Sandi DiSipio‎, ‎Recording Secretary‎