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1000 ‎Rochester Hills Dr‎. ‎
Rochester Hills, MI ‎
48309‎
(‎248‎) ‎656‎-‎4600‎
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www‎.‎rochesterhills‎.‎org‎
Rochester Hills
Minutes
Planning Commission
Chairperson William Boswell, Vice Chairperson Deborah Brnabic‎
Members‎:  ‎Gerard Dettloff, Dale Hetrick, Greg Hooper, Nicholas O‎. ‎Kaltsounis,‎
David A‎. ‎Reece, C‎. ‎Neall Schroeder, Emmet Yukon‎
7:00 PM
1000 Rochester Hills Drive
Tuesday, September 6, 2011
CALL TO ORDER
Chairperson William Boswell called the Regular Meeting to order at ‎7‎:‎33 ‎
p‎.‎m‎. ‎in the Auditorium‎.‎
ROLL CALL
 
William Boswell, Gerard Dettloff, Greg Hooper, David Reece, C‎. ‎Neall ‎
Schroeder and Emmet Yukon‎
Present
6 - 
Deborah Brnabic, Dale Hetrick and Nicholas Kaltsounis
Absent
3 - 
APPROVAL OF MINUTES
2011-0366
July ‎19‎, ‎2011 ‎Special Meeting‎
 
A motion was made by Yukon, seconded by Reece, that the Minutes dated July ‎
19‎, ‎2011 ‎be approved as presented‎.‎
Aye
Boswell, Dettloff, Hooper, Reece, Schroeder and Yukon
6 - 
Absent
Brnabic, Hetrick and Kaltsounis
3 - 
 
COMMUNICATIONS
 A‎)‎     Planning & Zoning News ‎(‎2‎) ‎dated July and August ‎2011‎
 B‎)‎     Letter from R‎. ‎Rilley, received August ‎30‎, ‎2011‎, regarding Public ‎
 Hearing on September ‎8‎, ‎2011‎ for a Charter Township of ‎
 Washington Master Plan Amendment‎
  
 There were no further Communications brought forward‎.‎
 
DISCUSSION
2011-0368
Avon and Livernois Bridge Optional Enhancements ‎- ‎Paul Davis, City Engineer‎
(‎Reference‎:  ‎Documents prepared by Paul Davis had been placed on file ‎
and by reference became part of the record thereof‎.)‎
 
Mr‎. ‎Davis advised that he was present to request input and direction from ‎
the Planning Commission on how Engineering should proceed with the ‎
Avon and Livernois Road bridge reconstruction projects, in coordination ‎
with the Road Commission‎’‎s ‎(‎RCOC‎) ‎efforts‎.  ‎He gave a short history and ‎
status of the project‎.‎
 
Mr‎. ‎Davis said that the RCOC officially posted weight limits on the Avon ‎
Road bridge, after a routine inspection, on September ‎10‎, ‎2009‎.  ‎At that ‎
point, they started looking closely at the condition of the bridge‎.  ‎
Engineering had notified them prior to that, indicating that the bridge ‎
appeared to be having structural failures‎.  ‎Under the bridge, there were ‎
some steel reinforcing strands hanging below the bridge‎. ‎It looked like ‎
there were potholes and areas the River could be seen through the ‎
pavement‎.  ‎The RCOC started doing more regular inspections‎.  ‎In ‎
January ‎2011‎, they posted the bridges down to ‎14 ‎tons‎. ‎The Avon bridge ‎
was currently the lowest rated bridge for weight of all the bridges in the ‎
RCOC network‎.  ‎He stressed that there was a very serious structural ‎
condition‎.  ‎The next step would be to close the bridge outright‎.  ‎He noted ‎
that a school bus could barely go over the bridge‎.  ‎On February ‎18‎, ‎2011‎, ‎
the RCOC put in lane restrictions and narrowed Avon and Livernois to two ‎
lanes‎.  ‎There were several subsequent steps, and City Council started ‎
getting involved‎.  ‎Because RCOC did not have money to fund the design ‎
plans for the replacement of the bridges, they asked Council whether it ‎
would consider participating in a ‎50‎% ‎cost share to move the project ‎
forward‎.  ‎While the bridge was being inspected and weight restricted, there ‎
was some effort on the RCOC‎’‎s part to submit the bridge for Local Bridge ‎
Program funding for the replacement‎.  ‎With the Local Bridge Program, ‎
95‎% ‎of the construction costs were paid with State or Federal money, and ‎
the RCOC only had to come up with ‎5‎% ‎to cover the construction‎.  ‎It was ‎
the same funding source that was recently used to reconstruct Tienken at ‎
Stony Creek and also the Parkdale bridge, which just opened to traffic in ‎
Rochester‎.  ‎Unfortunately, the funds were committed several years in ‎
advance, and Avon Road was selected for ‎2013 ‎funding through that ‎
program‎.  ‎The City wanted to press the issue and try to do whatever it ‎
could to do something, especially when the land restrictions went into ‎
effect with right turn lane closures‎.  ‎Staff took a request to Council for a ‎
cost participation agreement to commence the design for both roads‎.  ‎On ‎
March ‎21‎, Council approved an agreement, and on April ‎7‎, RCOC ‎
approved it‎.  ‎At that same time, RCOC hired a consultant and ‎
commenced a design for both bridge plans‎.  ‎Although Livernois was not ‎
currently funded officially, it had been submitted to the Local Bridge ‎
Program; however, the City and RCOC would not know whether it had ‎
been selected until October or November of this year‎.  ‎RCOC anticipated ‎
it being funded‎. ‎The RCOC could submit five bridges in any year to the ‎
Local Bridge Program, and Avon and Livernois were not selected‎.  ‎In the ‎
meantime, Livernois had deteriorated significantly more than at the initial ‎
submission‎.  ‎Out of the five submitted, Livernois was easily in the worst ‎
condition‎.  ‎It was expected that Livernois would get funding, but the ‎
approval would be for ‎2014‎.  ‎Because of stimulus monies and some of ‎
the other projects where bids came in lower than what was budgeted, there ‎
was an ability in MDOT‎’‎s Local Bridge Program to move some projects ‎
up‎.  ‎Although Avon was originally slated for ‎2013‎, it was moved up to ‎
2012‎, and he advised that the RCOC would construct it early next year‎.  ‎
He felt it could be the same for Livernois‎.  ‎There was a vacancy left by ‎
moving Avon up, and Staff would make a request to move it to ‎2013 ‎and ‎
possibly into ‎2012‎.  ‎It would be up to the RCOC to undertake rebuilding ‎
two bridges in the same construction season‎.  ‎The RCOC would let it as ‎
two separate projects‎.  ‎It might seem slow for the residents, but it was ‎
moving fairly quickly since the approval to do the design was given‎.  ‎A ‎
hydraulic study was completed in June of this year, and that set the ability ‎
to determine the new design or if any changes could be made to the ‎
configuration of the bridge to allow more flow downstream‎.  ‎There had ‎
been a problem with flooding; even in the last ten years, the City had ‎
pictures of flooding over Avon and Livernois‎.  ‎When the bridges were ‎
done, they should last ‎50 ‎years‎.  ‎He indicated that it was very unfortunate ‎
that the current ones failed prematurely‎.  ‎
 
Mr‎. ‎Davis said that the RCOC planned to complete the design plans in ‎
mid‎-‎September‎.  ‎They hoped to turn in plans to MDOT on September ‎
23‎rd, and that would allow them to target an MDOT letting, or a bid ‎
opening, in December of this year‎.  ‎The plan was to start construction in ‎
February ‎2012 ‎for Avon‎.  ‎With that aggressive schedule, there was not a ‎
way to find out whether Livernois could be approved for funding and ‎
inserted into a design set to match Avon‎.  ‎There were some hurdles, ‎
including utility relocation‎.  ‎There were some lines that had to be ‎
relocated even prior to February ‎2012‎, and Staff was currently meeting ‎
with the RCOC and the utility companies to try to coordinate that work‎.  ‎
 
Mr‎. ‎Davis apologized about giving out a lot of information at the last ‎
minute and asking for recommendations‎.  ‎They wanted to include any ‎
decisions that might be made at the meeting, or at a subsequent ‎
meeting, into the Livernois bridge project‎.  ‎They did not feel they had ‎
enough time to give Avon the discussion that was warranted, and other ‎
decisions regarding enhancements might be made at the Council level, ‎
so he wanted to target the Livernois project‎.  ‎In the packet, there were ‎
some drawings created by Spalding DeDecker‎.  ‎They were contracted to ‎
give the City an idea of what type of enhancements could be incorporated ‎
in the area, and he noted the Veterans Memorial Pointe park on the ‎
corner‎.  ‎The City owned the southwest and southeast corners, and ‎
through a Green Space dedication, part of the northeast corner‎.  ‎There ‎
were some things that the RCOC and MDOT would approve as part of the ‎
bridge design that really would not add additional cost to the project‎.  ‎The ‎
Local Bridge Program would pay to replace the bridge, but they would not ‎
add components like pedestrian lighting, decorative railings or stamped ‎
concrete, for example‎.  ‎One thing they could do was incorporate a pattern ‎
on the outside of the bridge‎.  ‎Mr‎. ‎Davis reminded that there were not only ‎
drivers or pedestrians to consider, but people who used the Clinton River‎.  ‎
There was an annual event, called Paddlepalooza, where people in ‎
canoes and kayaks exited the River by the Rivercrest Banquet Center‎.  ‎
Staff would like to propose some enhancements for people using the ‎
River for recreation‎.  ‎He showed a picture of what a decorative pattern ‎
could look like on the bridge‎.  ‎The RCOC could incorporate the pattern, ‎
which was a rectangular stone face of varying sizes, at no additional cost‎.  ‎
In some of the discussions, they talked about whether they should ‎
incorporate the City‎’‎s logo from the River or the road side‎.  ‎The Clinton ‎
River Watershed Council was on the southwest corner, and maybe they ‎
would want to add a canoe or fish logo or something that could be ‎
stamped into the bridge‎.  ‎That would be an extra cost the Planning ‎
Commission could decide to recommend‎.  ‎He showed a picture of a ‎
barrier railing, which would be part of the bridge‎.  ‎He next showed the ‎
Tienken bridge over Stony Creek, in the Historic District, which would be ‎
similar to what the RCOC was proposing‎.  ‎They wanted to close the ‎
openings in the railing because when they plowed snow, it got pushed ‎
onto the pathway‎.  ‎They did not have to go with the standard color or ‎
design for a railing on top of a concrete barrier for Avon‎.  ‎The RCOC ‎
included the Tienken railing, which was somewhat decorative and ‎
vintage‎-‎looking, which the Historic Districts Commission liked‎.  ‎It would ‎
not be proposed for the Avon bridge‎.  ‎He suggested they might want to ‎
consider a matching, decorative, colored railing for the River side for ‎
Avon‎.  ‎He would like input from the Commissioners about what type of ‎
railings should be associated with the bridge‎.  ‎He warned that the more ‎
decorative, the more costly it would be‎.  ‎The project would also have ‎
some pathway construction, and they would take the opportunity to ‎
complete a couple of links‎.  ‎There was a pathway project in the CIP to ‎
construct the pathway east of the limits of the bridge and to fill a gap on ‎
the north side to the Rivercrest driveway, which would also be done for the ‎
south side‎.  ‎He showed the wooden railing, which had garnered some ‎
complaints‎.  ‎It was the City‎’‎s typical pedestrian railing, and it was basically ‎
just to keep pedestrians on the pathway and not fall into a ditch or towards ‎
the roadway‎.  ‎He thought the Commissioners could weigh in on whether ‎
they wanted to do something other than wood‎.  ‎They could have ‎
decorative railing in other areas that were not part of the bridge or the ‎
project, but they would be more in line with what would be included with the ‎
bridge‎.  ‎
 
Mr‎. ‎Davis noted that Spalding DeDecker‎’‎s design keyed in on the ‎
southeast corner, and it included a retaining wall, stamped concrete for ‎
the pathway, rather than asphalt, pedestrian light poles, benches, bike ‎
racks, an interpretive sign and litter receptacles‎.  ‎Those items were also ‎
detailed in the excel spreadsheet included in the packet‎.  ‎His request was ‎
for the Planning Commission to give input on what type of aesthetic ‎
treatments should be incorporated into the project, if any‎.  ‎It was similar to ‎
what was done with the noise barriers on M‎-‎59‎.  ‎It seemed as if ‎“‎less is ‎
more‎” ‎was the tone‎.  ‎The pattern on the walls were decreased, and the ‎
street lighting for the roundabouts was less decorative‎.  ‎He talked about ‎
the roundabout at Hamlin and Livernois and the one proposed for ‎
Tienken and Livernois, and said that the Livernois and Avon intersection ‎
was in the middle; if there was a desire for some type of theme, he felt ‎
there was a way to have one‎.  ‎He mentioned the wooden pedestrian ‎
bridge over the Clinton River at the southeast corner, and he said that ‎
Staff was recommending that it be removed‎.  ‎The Local Bridge Program ‎
would allow the incorporation of pedestrian accommodations on each ‎
side of the bridges, and although that would bring users closer to the ‎
roadways, it would provide a redundancy on the southeast corner‎.  ‎The ‎
bridge was about ‎30 ‎years old, and they were starting to see more ‎
expense in maintenance, so they would like to remove it‎.  ‎That would be a ‎
non‎-‎participating cost‎.  ‎They had a grade inspection meeting with MODT ‎
the week previous, and he had requested that it be included in the project, ‎
but the RCOC determined that it did not need to be moved, and as a ‎
result, MDOT stated that they would not pay for that bridge to be removed‎.  ‎
There would be an opportunity for the City to have a crane onsite to ‎
relocate the bridge‎.  ‎He advised that the City planned to relocate the ‎
water main as part of the project to get things away from the busy ‎
intersection, which still needed to be coordinated with the utility ‎
companies‎.‎
 
Mr‎. ‎Hooper asked if the design elements Mr‎. ‎Davis showed were ‎
conceptually planned for treatments around the bridge‎.  ‎Mr‎. ‎Davis said ‎
they were just sample pictures of what was possible, but they were not ‎
proposed‎.  ‎A solid concrete wall was proposed along the bridge‎.  ‎Mr‎. ‎
Davis was hoping for a suggestion for a decorative pedestrian railing‎.  ‎Mr‎. ‎
Hooper said that he supported walkways on both sides of all the bridges, ‎
and he thought the City should invest some money and do some type of ‎
enhancement to improve the area, especially in light of Veterans ‎
Memorial Pointe‎.‎
 
Mr‎. ‎Davis suggested that one of the railings could be considered ‎
necessary for the pathway, so it could possibly come out of the Pathway ‎
Fund or the Major Road Fund and be associated with the City‎’‎s ‎
participation in enhancing either Avon or Livernois Road‎.  ‎Mr‎. ‎Hooper ‎
said he would rather shy away from wolmanized wood and have ‎
something of a more decorative nature‎.‎
 
Mr‎. ‎Yukon agreed with Mr‎. ‎Hooper regarding the wolmanized wood and ‎
thought they should look at metal or wrought iron‎.  ‎He emphasized that ‎
they should strive for consistency for the areas‎.  ‎Regarding the ‎
landscaping costs, he asked if the $‎162‎,‎600 ‎took into consideration all ‎
the improvements minus the bridge‎.  ‎Mr‎. ‎Davis agreed‎.  ‎Mr‎. ‎Yukon asked ‎
if the improvements would be scheduled to be done when the bridge was ‎
opened or if it would be a phased project‎.  ‎He asked if there would be ‎
vehicular traffic on the bridge while it was being worked on to finish the ‎
improvements‎.  ‎Mr‎. ‎Davis recommended, although he maintained that it ‎
could be changed, that if they wanted to do something with the corner, it ‎
should be included as part of the bid items for the Livernois bridge ‎
project‎.  ‎It was too late to try to come up with details for the Avon bridge ‎
project‎.  ‎Mr‎. ‎Yukon clarified that when the Avon bridge was completed, ‎
and work on the Livernois bridge was started, the improvements for Avon ‎
would be completed when Livernois was done‎.  ‎He asked how high the ‎
overlook area would be‎.  ‎Mr‎. ‎Davis was not sure at this point‎.  ‎Mr‎. ‎Yukon ‎
asked about the material, and Mr‎. ‎Davis believed it would be wood, ‎
although brick pavers could be an option for the patio portion‎.  ‎
 
Mr‎. ‎Dettloff confirmed that all the improvements would not be done until ‎
both bridges were completed‎.  ‎Mr‎. ‎Davis agreed it would have been nice ‎
to have it done with Avon‎’‎s project, but he thought it would be better to do ‎
it with the Livernois bridge‎.  ‎Mr‎. ‎Dettloff asked the timeframe to finish both‎.  ‎
Mr‎. ‎Davis said that it was expected that Avon would take four months ‎- ‎
February to June‎.  ‎One of the constraints was that there was a fish ‎
spawning season‎.  ‎They ran into that with the Tienken bridge over Stony ‎
Creek, and there would be the same thing with the Clinton River‎.  ‎They ‎
would have to schedule utility relocations, permit limitations and the ‎
construction seasons‎.  ‎Mr‎. ‎Dettloff asked if the City would be paying for ‎
the improvements, and he asked if the City or the RCOC would be ‎
required to maintain things‎.  ‎Mr‎. ‎Davis advised that the RCOC told the ‎
City that any type of maintenance, such as an overlay on the pattern on ‎
the bridge, would be the City‎’‎s responsibility‎.  ‎The RCOC would only do a ‎
concrete surface‎.  ‎Mr‎. ‎Dettloff said that he agreed with Mr‎. ‎Hooper and Mr‎. ‎
Yukon; there was an opportunity to do some enhancements‎.  ‎If the City ‎
added a decorative railing, he asked if it would be a low or high ‎
maintenance item‎.  ‎Mr‎. ‎Davis said that the decorative fencing on ‎
Livernois between Avon and Walton was paid for by the City‎.  ‎The ‎
maintenance costs were not really expensive, but it was a drain on the ‎
maintenance crews‎.  ‎They already had enough routine maintenance to ‎
take care of‎.  ‎Mr‎. ‎Dettloff asked if there were materials that could ‎
accomplish a great look aesthetically that were relatively lower ‎
maintenance items‎.  ‎Mr‎. ‎Davis thought they would be more expensive‎.  ‎
He gave wood decking as an example‎.  ‎The wooden railings on the ‎
pedestrian pathways needed boards replaced‎.  ‎Wrought iron might be ‎
more expensive, but it would probably last longer and need less ‎
maintenance‎.  ‎Mr‎. ‎Dettloff agreed that they should keep it consistent with ‎
Hamlin and Livernois and the proposed Tienken and Livernois ‎
roundabout‎.  ‎They were all high traffic areas, and he stated that they ‎
should be done the right way‎.  ‎Mr‎. ‎Davis added that the intersection was ‎
right in the heart of the City, and it was an area they could really make ‎
look nice‎.‎
 
Mr‎. ‎Schroeder strongly recommended that with a road project, they ‎
should take advantage and do anything they could to enhance the bike ‎
paths and property the City owned, and they should make it a priority‎.  ‎He ‎
brought up the storm sewer, and said that it was out of the easement when ‎
they built the subdivision to the north, but he realized they dug it up and ‎
knew where it was‎.  ‎He noted that a lot of lighting was proposed, and he ‎
also strongly recommended that the City did not get involved with Detroit ‎
Edison, as they did with the Hamlin roundabout‎.  ‎He felt it was a bad ‎
move, and he hoped it did not happen again‎.  ‎They needed to look at the ‎
long‎-‎term maintenance costs‎.  ‎A wooden railing might be less expensive, ‎
but it would have ongoing maintenance‎.  ‎It was better to pay a little more ‎
at the beginning rather than pay a lot in the future to maintain something‎.  ‎
He said that it broke his heart to hear that the bridge was being taken out‎.  ‎
It was a big project for him ‎30 ‎years ago, and the City paid about ‎
$‎30‎,‎000‎.‎00 ‎for it‎.  ‎He would be interested to see how much it would cost to ‎
remove and replace‎.  ‎Mr‎. ‎Davis said that it would probably cost that much ‎
to remove and transport it‎.  ‎The Pine Trace Golf Course was suggested ‎
as a place for it‎.  ‎Mr‎. ‎Schroeder asked if Avon Rd‎. ‎would be closed for ‎
four months, which Mr‎. ‎Davis confirmed‎.  ‎Mr‎. ‎Schroeder asked if the ‎
design for the project was done by the County or by a consultant‎.  ‎Mr‎. ‎
Davis said it was a consultant design‎.  ‎Livernois and Avon were being ‎
designed at the same time through Parsons Brinckerhoff‎.  ‎Mr‎. ‎Schroeder ‎
said he would go along with anything that was proposed ‎- ‎any ‎
enhancement to make it better‎.  ‎It was a showcase for the City, and he felt ‎
that they should do all they could to enhance it‎.‎
 
Mr‎. ‎Reece complimented Paul on his presentation‎.   ‎He recapped that ‎
they were building two bridges ‎(‎Avon and Livernois‎)‎; there was also the ‎
Tienken Rd‎. ‎bridge which was relatively new; there was a new bridge over ‎
M‎-‎59 ‎at Crooks and one at Parkdale in Rochester‎.  ‎He hoped they could ‎
gather some sense of continuity for all the designs‎.  ‎If there were some ‎
elements that worked well with the bridges just built, and those elements ‎
could be incorporated into the Avon‎-‎Livernois improvements, people ‎
could see continuity from a design standpoint when traveling through the ‎
City‎.  ‎They would have to study each one and see what could be done‎.‎
 
Mr‎. ‎Davis said that was a good point‎.  ‎Under the pavement surfaces, ‎
there was a retaining wall which was called out as a vinyl sheet with railing‎.  ‎
He suggested that perhaps it should not be a vinyl sheet‎.  ‎The retaining ‎
wall on Tienken by Stony Creek was decorative block‎.  ‎They could match ‎
the color and style of that block‎.  ‎Mr‎. ‎Reece agreed that was what he was ‎
alluding to ‎- ‎common elements they could use throughout the City without ‎
adding significant costs‎.  ‎He would strongly look at incorporating those ‎
elements into the bridge design‎.  ‎He suggested that they should look ‎
carefully at the materials for the deck overlook, because wood was a ‎
long‎-‎term maintenance item‎.  ‎He offered that it might be cheaper to use ‎
synthetic wood in the long run‎.  ‎He would be concerned about using brick ‎
pavers in the intersection from a maintenance standpoint‎.  ‎There would ‎
be a lot of snow and salt‎.  ‎He suggested a decorative stamped concrete ‎
material rather than stained, which would only last about three weeks‎.  ‎
They had talked about having seasonal flowers in front of the wall, which ‎
were nice, but he felt that a shrub that constantly bloomed might be a ‎
better way to approach it‎.  ‎He knew there would be a lot of debate from ‎
citizens about spending $‎162‎,‎000‎.‎00 ‎when there were roads falling apart, ‎
so the Council would have to be prepared to address that‎.  ‎He felt that it ‎
looked great from an architectural standpoint, but they had to make the ‎
right choices from a continuity and long‎-‎term maintenance perspective ‎
versus short‎-‎term costs‎.  ‎He clarified that the cost of the wood bridge ‎
removal was not included in the $‎162‎,‎000‎, reminding that it would be an ‎
added cost that was not reflected‎.  ‎Mr‎. ‎Davis said that they were not ‎
committed to doing that yet, but they wanted to include it as a bid item for ‎
Livernois and would decide whether to proceed then‎.  ‎Mr‎. ‎Reece asked if ‎
the Veterans Pointe park would get impacted from a short‎-‎term ‎
construction perspective or from a long‎-‎term, main relocation project‎.  ‎Mr‎. ‎
Davis said that everything would stay, and in the short term, there would ‎
be heavy equipment relocating the water main and cutting the pathway‎.  ‎
He noted that there were a lot of brick pavers associated with the park‎.  ‎
They could build on that or do stamped concrete or something different‎.  ‎
Mr‎. ‎Reece thought that the brick pavers in the park area worked fine, but ‎
putting them on a major intersection might be a different set of ‎
circumstances‎.  ‎He mentioned street lighting, and said that he thought ‎
they should also be thinking about continuity for the bridges‎.  ‎Mr‎. ‎Davis ‎
said they would recommend going with the SiteLink pole, which was what ‎
the roundabout had‎.  ‎For the Tienken bridge, they had a stamped ‎
concrete paver design by the refuge island, crossing Tienken Rd‎.  ‎They ‎
could do that with all four corners as part of the Avon‎-‎Livernois projects‎.  ‎
They could have walkways going across the road, which would be an ‎
additional cost‎.   ‎
 
Mr‎. ‎Reece asked Mr‎. ‎Davis if he wished to have a formal ‎
recommendation, and Mr‎. ‎Davis replied that he wanted input on ‎
long‎-‎term maintenance and about consistent themes, which he did get, ‎
but he still needed to know whether the Commission would like him to ‎
look at costs to do something different for the crosswalks on Avon and ‎
Livernois‎.  ‎Mr‎. ‎Reece asked if the west side of Livernois would be taken ‎
care of with the bridge design project‎.  ‎Mr‎. ‎Davis said it could be, but he ‎
was talking about the northwest and northeast corners‎.  ‎Mr‎. ‎Hooper ‎
thought they would have to do all four corners together because of ADA ‎
requirements‎.  ‎
 
Mr‎. ‎Schroeder did not recommend putting brick pavers in the right‎-‎of‎-‎way ‎
with snow plowing and salt, and he thought stamped concrete would be a ‎
better idea‎.  ‎In considering the railing, he thought they should consider ‎
something they knew in ten or ‎20 ‎years would still be available‎.  ‎He ‎
reiterated that Detroit Edison lighting was terribly expensive‎.  ‎They had to ‎
be paid to do the design; it had to be bought from them; they would have it ‎
for ‎20‎-‎40 ‎years; and the City would pay excessive maintenance costs‎.  ‎
He stressed that it did not make sense‎.  ‎He thought that they could buy ‎
and maintain the lighting by hiring an electrical contractor at a minimum ‎
cost‎.‎
 
Mr‎. ‎Schroeder thought that everything looked great, and that the City ‎
should do the enhancements‎.  ‎He felt that it was a good idea to do it with ‎
the Livernois project, so there was not two different contractors at the ‎
same time‎.  ‎He asked if there would be a problem shifting the sidewalk ‎
participation from the Avon project to the Livernois project‎.  ‎Mr‎. ‎Davis ‎
thought there would be‎.  ‎Mr‎. ‎Davis asked about vinyl versus steel fencing‎.  ‎
Mr‎. ‎Reece said he would stay away from vinyl; he thought it would get cold ‎
and brittle, and that it would break easily‎.  ‎He noted the vinyl along ‎
Square Lake Road between Woodward and Telegraph, and said that it ‎
was getting replaced all the time in the last year or two, either from trees ‎
falling on it or cars running into it‎.  ‎He would go with galvanized metal or a ‎
material that would be the most durable from a long‎-‎term maintenance ‎
standpoint‎.  ‎Mr‎. ‎Schroeder mentioned the vinyl fencing on Livernois, ‎
which was a RCOC project, and he said the mistake was that they did not ‎
specify a color for the vinyl, so the contractor bought a less expensive ‎
white fence and painted it‎.  ‎
 
Chairperson Boswell asked Mr‎. ‎Davis if there was anything further he ‎
needed from the Commissioners‎.  ‎He summarized that they would like to ‎
see continuity along the whole Livernois stretch, and to try to incorporate ‎
items from the other bridges and roundabouts‎.  ‎They maintained that it ‎
would be best to pay the higher price now to get less maintenance later‎.  ‎
Mr‎. ‎Davis said he was still unsure about the extent of pedestrian lightning ‎
incorporation, and whether they wanted to include some of it on the bridge ‎
structure itself‎.  ‎He believed that the plan that Spalding prepared showed ‎
a couple of additional poles, not necessarily on the bridge, but near the ‎
pathway‎.  ‎Mr‎. ‎Schroeder said it would be a lot less expensive, and it would ‎
be easier to eliminate a pole in the park if they wanted, rather than on a ‎
bridge‎.  ‎Mr‎. ‎Davis had told the RCOC that as part of the Avon Rd‎. ‎design, ‎
they should add two, three‎-‎inch conduits for the bridge so it would be ‎
covered for the bid‎.  ‎Mr‎. ‎Reece agreed that conduits were inexpensive to ‎
put in, and they could always install lighting‎.  ‎Mr‎. ‎Hooper questioned ‎
whether they even needed lighting on the bridge‎.  ‎Mr‎. ‎Davis indicated that ‎
it was subjective‎.  ‎Mr‎. ‎Reece said he would rather see it in the areas the ‎
pedestrians traveled‎.  ‎He thought that the lighting shown on the plans ‎
made sense and was not excessive, and he agreed that they did not ‎
necessarily need it on the bridge‎.  ‎
 
Mr‎. ‎Davis asked the Commissioners if he should come back with a more ‎
detailed design, noting that he would have to go before Council ‎
eventually for approval‎.  ‎He would bring some samples for the next ‎
meeting and get into some more details of what things would look like‎.  ‎
Mr‎. ‎Schroeder pointed out that it would be good to have the ‎
Commission‎’‎s support when Mr‎. ‎Davis took it to Council‎.  ‎Mr‎. ‎Hooper ‎
recommended showing the current lighting in Veterans Memorial Pointe‎.  ‎
He observed that it was lit fairly well now‎.  ‎Mr‎. ‎Davis said that they might ‎
only add some accent lighting if there were some signs put up‎.  ‎Mr‎. ‎
Hooper would like to see the footcandles there now to get an idea‎.  ‎Mr‎. ‎
Davis said that one of the issues was that an easement was needed from ‎
the Rivercrest Banquet Center, and they were considering removing a ‎
pole that was very close to where the proposed bridge would be expanded ‎
on the southeast corner‎.  ‎They were thinking of putting a pole on the north ‎
side on the Banquet Center property‎.  ‎Hearing no further comments, he ‎
thanked the Commissioners‎.‎
Discussed
 
2011-0367
Reduction of rear yard setback for proposed gas station demo and rebuild, ‎
located at ‎2020 ‎S‎. ‎Rochester Road, on the southwest corner of Rochester and ‎
Hamlin, Parcel No‎. ‎15‎-‎27‎-‎226‎-‎012‎, zoned B‎-‎5‎, Automotive Business, Tarek ‎
Gayar, GS Gas, Inc‎.‎, Applicant ‎
(‎Reference‎:  ‎Memo and backup documents prepared by James ‎
Breuckman, dated September ‎1‎, ‎2011 ‎had been placed on file and by ‎
reference became part of the record thereof‎.)‎
 
The applicant was not present for the discussion‎. ‎
 
Mr‎. ‎Breuckman advised that the property owner had applied for two ‎
Variances from the Zoning Board of Appeals ‎(‎ZBA‎).  ‎The owner wished to ‎
demolish the existing, older, convenience store portion of the gas station ‎
and rebuild with approximately twice the square footage‎.  ‎The challenge ‎
was the setback requirement of the Zoning Ordinance, and the applicant ‎
hoped to get Variances allowing two ‎10‎-‎foot setbacks ‎(‎50 ‎feet normally ‎
required‎).  ‎When Staff looked up language to notice the ZBA meeting, ‎
they realized that the Planning Commission had the authority to reduce a ‎
rear yard setback in a B‎-‎5 ‎district to ‎25 ‎feet‎.  ‎Mr‎. ‎Breuckman then talked ‎
about it with the Chairman of the ZBA, who suggested that it be brought to ‎
the Planning Commission for a discussion‎.   ‎It was not ready for any ‎
formal action because there was no Site Plan to review‎.  ‎The ZBA wanted ‎
to get the Commission‎’‎s input and agreement, in principal, to a ‎
willingness to reduce the rear yard setback from ‎50 ‎to ‎25 ‎feet‎.  ‎He ‎
advised that the Planning Commission could do that when a B‎-‎5 ‎zoned ‎
site abutted any non‎-‎residential zoning district‎.  ‎The site was surrounded ‎
on both the west and south sides by the Walgreen parcel‎.  ‎The Variance ‎
requests were noticed for ‎40 ‎feet; the ZBA could choose to grant ‎15‎-‎foot ‎
Variances, and if the Planning Commission allowed a ‎25‎-‎foot reduction, it ‎
would create ‎10‎-‎foot setbacks‎.  ‎
 
Mr‎. ‎Breuckman had provided visual aids in the packet that showed the ‎
impact of the reduction, and he noted that it was quite significant‎.  ‎
However, without the ‎25‎-‎foot reduction, it would not really be feasible to do ‎
an improvement to the building, because there would not be much ‎
additional square footage‎.  ‎He asked if there were any questions‎.‎
 
Mr‎. ‎Dettloff clarified that the applicant only wished to tear down the ‎
building, not dig out the tanks or anything else, which Mr‎. ‎Breuckman ‎
confirmed‎.  ‎He added that the canopies, tanks and pumps would stay ‎
intact‎.  ‎Mr‎. ‎Dettloff thought that in the current market, the applicant would ‎
be trying to make money with the convenience portion, because gasoline ‎
did not have much of a margin any longer‎.  ‎He indicated that he did not ‎
have a problem with the reduction‎.  ‎He noted that the applicant had stated ‎
that the design of the building would look like others in the area, and Mr‎. ‎
Dettloff wondered what that actually meant‎.‎
 
Mr‎. ‎Breuckman said that the applicant had submitted some concept ‎
plans, but they were not concrete enough to submit to the ‎
Commissioners‎.  ‎Staff was not asking for a formal decision, so the ‎
Commissioners had leverage for anything that came forward that was not ‎
acceptable‎.  ‎If the ZBA only granted a ‎15‎-‎foot Variance and the ‎
Commissioners did not like the Site Plan, they could negotiate ‎
improvements‎.  ‎Mr‎. ‎Dettloff said that he would like to see the applicant ‎
grow his business, and he did not think the reduction would impact things ‎
that much, because there was really only a driveway in back‎.  ‎He asked ‎
about the trash receptacle‎.  ‎Mr‎. ‎Breuckman said that he had discussed ‎
that with the applicant‎.  ‎The receptacle could stay almost in the exact ‎
place, and it would still be accessible but hidden by the building‎.  ‎He ‎
assured that it was a design consideration he talked about with the ‎
applicant‎.   ‎
 
Mr‎. ‎Schroeder asked if there would be sufficient parking for a store‎.  ‎Mr‎. ‎
Breuckman confirmed that there would be‎.  ‎Mr‎. ‎Schroeder asked if the ‎
drive behind the building would be eliminated, which Mr‎. ‎Breuckman also ‎
confirmed‎.  ‎Mr‎. ‎Schroeder thought it was a good idea to be able to drive ‎
behind the building, but he did not know if it would be a requirement‎.  ‎Mr‎. ‎
Breuckman said that for fire access, there was the Walgreen parking lot‎.  ‎
For simple site circulation, it might be a little challenging, but trucks did ‎
not go behind the building now‎.  ‎Cars would still be able to drive ‎
underneath the canopies‎.  ‎Mr‎. ‎Schroeder said that other than that, he did ‎
not have a problem with it‎.‎
 
Mr‎. ‎Hooper asked if there was a door for deliveries on the west face of the ‎
building‎.  ‎Mr‎. ‎Breuckman was not sure, but Mr‎. ‎Hooper believed that there ‎
was‎.  ‎Mr‎. ‎Hooper said that he had no problem with a ‎25‎-‎foot reduction‎.  ‎
The issue with going down to ‎10 ‎feet was the access from the building‎.  ‎
He was not sure if the Fire Department would have an issue or not or if ‎
access from Walgreen would be acceptable to them‎.  ‎Mr‎. ‎Breuckman ‎
reminded that Staff had a concept review with the applicant, in which the ‎
Fire Department was involved, and they did not raise any objections‎.  ‎The ‎
concept plan showed the ‎10‎-‎foot setbacks‎.  ‎He could check to see if there ‎
was a memo submitted from the Fire Department, but they did not try to ‎
stop anything from moving forward‎.  ‎Mr‎. ‎Hooper thought that even with a ‎
25‎-‎foot setback, the applicant could double the size of the building‎.  ‎Mr‎. ‎
Breuckman said that it was calculated, and the applicant could only get ‎
about a ‎37‎% ‎increase ‎- ‎about ‎500‎-‎600 ‎square feet‎.  ‎Mr‎. ‎Hooper ‎
questioned whether an access from the rear of the building was ‎
necessary‎.  ‎He recalled that people could not drive behind the Sunoco at ‎
M‎-‎59 ‎and Rochester Rd‎.  ‎Mr‎. ‎Breuckman stated that as a practical ‎
matter, if the site was zoned B‎-‎3 ‎or B‎-‎2‎, the Planning Commission could ‎
reduce a setback to ten feet‎.  ‎If it was a ‎7‎-‎Eleven, which operated in the ‎
same manner as a lot of gas stations, there would generally be no ‎
problem reducing the setback to ten feet ‎- ‎there just happened to be a ‎
canopy in front of the gas station building‎.  ‎
 
Mr‎. ‎Hooper referred to the list of gas stations provided by Mr‎. ‎Breuckman, ‎
and commented that he was struck by the fact that every one had ‎
received a Variance‎.   ‎He questioned whether the Ordinance was wrong to ‎
begin with‎.  ‎Mr‎. ‎Breuckman agreed, and said that was why he was even ‎
willing to bring the matter before the Commissioners‎.  ‎He thought it could ‎
be looked at‎.‎
 
Mr‎. ‎Reece said that he likened the site to the Speedway at Tienken and ‎
Rochester Rd‎. ‎which did not have any access behind the building‎.  ‎It was ‎
almost in Lino‎’‎s‎’ ‎parking lot, and was a similar situation, where there was a ‎
building on a corner surrounded by commercial uses‎.  ‎He would question ‎
the purpose of the little bit of green space that would be left between the ‎
parking lots‎.  ‎He wondered whether, from a site circulation standpoint, if ‎
what would be left would serve in the City‎’‎s best interest‎.  ‎He encouraged ‎
looking at a Master Plan for the entire area‎.  ‎The applicant could perhaps ‎
get even a bigger building by creatively coming up with site circulation ‎
without islands that would have un‎-‎maintainable grass or shrubs that ‎
could not even be seen‎.  ‎Walgreen was put next to the gas station with ‎
green spaces in between and there was a lot of parking that did not get ‎
utilized‎.  ‎He would support a creative solution to let the applicant get the ‎
best bang for his buck from an expansion standpoint that would serve the ‎
City‎’‎s best interest for the site‎.  ‎He did not want to just rip everything down ‎
and pave it, but looking at the logistics of what would be left in the back, ‎
surrounded by parking, it did not seem to make a lot of sense from a ‎
planning standpoint‎.  ‎He supported the ten‎-‎foot setbacks, or something ‎
even more creative, if it were possible‎.  ‎The building now was another ‎
eyesore at a major intersection‎.‎
 
Mr‎. ‎Breuckman added that the City had to turn a lot of gas station ‎
applicants away who wanted to improve or expand their buildings ‎
because the B‎-‎5 ‎setbacks handcuffed them‎.  ‎The City was stopping ‎
people from improving their sites, and a lot of the gas stations looked ‎
terrible‎.  ‎Mr‎. ‎Reece reiterated that he would look at the Speedway on ‎
Tienken and Rochester Rd‎. ‎as an example, and also the new ‎
McDonald‎’‎s, which had a five‎-‎foot piece of grass between two parking lots, ‎
which was a little absurd as far as circulation‎.‎
 
Mr‎. ‎Yukon supported the other Commissioners‎’ ‎thoughts‎.  ‎He pointed out ‎
that in the cover memo under Background ‎2‎, it referenced Auburn Rd‎.‎, ‎
rather than Hamlin‎.  ‎Other than that, he was fine with the request‎.‎
 
Mr‎. ‎Schroeder said that Mr‎. ‎Reece had mentioned Lino‎’‎s‎.  ‎Mr‎. ‎Schroeder ‎
noted that it was an old site that was way overbuilt with totally inadequate ‎
parking‎.  ‎When the shopping center ‎(‎Papa Joe‎’‎s‎) ‎went in, the owner of ‎
Lino‎’‎s entered into an agreement with the developer‎.  ‎Mr‎. ‎Schroeder ‎
suggested that it would be nice if the gas station and Walgreen could ‎
enter into a parking agreement for overlap use‎.  ‎Mr‎. ‎Breuckman agreed‎.‎
 
Chairperson Boswell summarized that Mr‎. ‎Breuckman could tell the ZBA ‎
that the Commissioners did not have a problem reducing the setback to ‎
25 ‎feet‎.  ‎Mr‎. ‎Breuckman advised that the Minutes would be submitted to ‎
the ZBA, and they could make a determination‎.  ‎Chairperson Boswell ‎
restated that of the six Commissioners in attendance, he did not believe ‎
there were any objections‎.  ‎
Discussed
 
2011-0365
Introduction of potential Zoning Ordinance Amendments ‎- ‎James Breuckman, ‎
Planning Manager‎
(‎Reference‎:  ‎Documents were passed out by Mr‎. ‎Breuckman at the ‎
meeting and were placed on file for reference‎).‎
 
Mr‎. ‎Breuckman commented that the proposed amendments were a ‎
combination of old and new‎.  ‎There were some ‎“‎housekeeping‎” ‎items ‎
brought before the Commission about a year‎-‎and‎-‎a‎-‎half ago, which he ‎
had resurrected, and he also added a few new items Staff had run across‎.  ‎
He referred to the list of amendments in the cover memo, and said that it ‎
would be up to the Commissioners as to how much they wanted to ‎
discuss, but his intent was to let everyone review them later and come up ‎
with any comments or questions at a future meeting‎.  ‎For each ‎
amendment, he wrote up an issue‎/‎discussion‎/‎potential amendment ‎
format‎.  ‎He noted the reasons why they might want to amend the ‎
Ordinance and why the current standards did not work‎.  ‎He mentioned ‎
handicap accessible parking, which was an issue that Ms‎. ‎Brnabic raised ‎
about requiring and incentivizing additional accessible spaces for people ‎
with mobility limitations, not necessarily completely having ADA needs‎.  ‎
He noted that there was redundancy in the drive‎-‎thru requirements, and ‎
that there were two different sets of standards‎.  ‎Regarding alternate ‎
parking lot surfacing, and he referred to ‎1081 ‎W‎. ‎Auburn, where the ‎
applicant preferred a limestone parking area, the Ordinance did not ‎
currently permit it‎.  ‎He felt there was a case to be made for situations ‎
where they might want to allow the Planning Commission control of that‎.  ‎
Parking space striping requirements was an old amendment‎.  ‎The B‎-‎5 ‎
district setback requirements were new ‎(‎as discussed earlier in the ‎
evening‎).  ‎There were miscellaneous corrections from a year‎-‎and‎-‎a‎-‎half ‎
ago, including to the RMH, Manufactured Housing District‎.  ‎There were ‎
codification corrections; things such as typos and places where the cross ‎
references in Muni‎-‎Code were wrong, and those would be fixed without ‎
needing an amendment‎.  ‎
 
Chairperson Boswell had called Mr‎. ‎Breuckman earlier in the week to ‎
request that handicap parking be added, so he was pleased to see that it ‎
already had been‎.  ‎He recalled that one of the first things former ‎
Commissioner Gene Nowicki used to evaluate was handicap parking‎.  ‎At ‎
the time, Chairperson Boswell thought it was peculiar, but now he ‎
understood, being involved with a disabled person‎.  ‎Ms‎. ‎Brnabic dealt ‎
with two handicapped parents‎.  ‎He stated that things were not adequate ‎
(‎there were not enough spaces‎) ‎in many developments‎.  ‎He had been ‎
places where there were six parking spaces and one handicap, and he ‎
wondered why they were not located by the door‎.  ‎He had visited Partridge ‎
Creek in Macomb Township, which was billed as a walkable mall, and ‎
found that the handicap spots were far away, and someone had to walk all ‎
the way into the middle of the mall to find a store they were looking for‎.  ‎
 
Mr‎. ‎Reece agreed that it made sense to look into the handicap parking ‎
requirements‎.  ‎People were living longer, but getting more ailments, and ‎
it would only get worse‎.  ‎Chairperson Boswell pointed out that there were ‎
handicap spaces at Meijer, and they were in front of the door, but they ‎
were always full‎.  ‎Mr‎. ‎Schroeder guessed that some people using them ‎
were not handicapped‎.  ‎Chairperson Boswell said he would speak up if he ‎
noticed that, but he observed that most people who parked there did have ‎
handicap stickers‎.  ‎
 
Chairperson Boswell asked if there were any further comments about the ‎
amendments, and he asked Mr‎.  ‎Breuckman when it would come back ‎
before the Commission‎.  ‎Mr‎. ‎Breuckman advised that they would take it ‎
up at the next meeting‎.  ‎
Discussed
 
ANY OTHER BUSINESS
There was no further business to come before the Planning Commission‎.‎
NEXT MEETING DATE
Chairperson Boswell reminded the Commissioners that the next Regular ‎
Meeting was scheduled for October ‎4‎, ‎2011‎.‎
ADJOURNMENT
Hearing no further business to come before the Commissioners, and upon ‎
motion by Reece, Chairperson Boswell adjourned the Regular Meeting at ‎
8‎:‎25 ‎p‎.‎m‎.‎, Michigan time‎.‎
 
 
 
______________________________‎
William F‎. ‎Boswell, Chairperson‎
Rochester Hills Planning Commission‎
 
 
 
______________________________‎
Maureen Gentry, Recording Secretary‎