Image
1000 ‎Rochester Hills Dr‎. ‎
Rochester Hills, MI ‎
48309‎
(‎248‎) ‎656‎-‎4600‎
Home Page‎:  ‎
www‎.‎rochesterhills‎.‎org‎
Rochester Hills
Minutes
Planning Commission
7:00 PM
1000 Rochester Hills Drive
Tuesday, June 15, 1999
CALL TO ORDER
Chairperson Kaiser called the Regular Meeting to order at ‎7‎:‎30 ‎p‎.‎m‎. ‎in the ‎
Auditorium‎.‎
ROLL CALL
Present PC‎:   ‎Chairperson Eric Kaiser‎
                        William Boswell‎
                        Paul Corneliussen‎
                        John Gaber‎
                        Greg Hooper‎
                        Leah Potere‎
       ‎
Absent PC‎:    ‎Chrstian Ramanauskas‎
                        James Rosen‎
                        Audrey Ruggiero‎
 
Quorum present‎
 
Also present‎:  ‎Patricia Goodwin, Director of Planning‎
                         Deborah Millhouse, Deputy Director‎
                         Tom Dohr, DPS Director‎
                         Belinda Peters, Financial Administrator‎
                         Kenneth Snell, Mayor‎
                         Robert Spaman, Treasurer‎
                         Susanne Vergeldt, Recording Secretary‎
COMMUNICATIONS
 A‎.‎     The Chair has received a letter from Carrie A‎. ‎Saksa, ‎79‎ Stark Road, ‎
 along with a petition signed by ‎64‎ residents of Juengel's Orchards ‎
 Subdivision opposing the possible rezoning of the portion of the ‎
 subdivision that runs along the west side of Rochester Road‎.‎
 B‎.‎     Letter from Pieter and Lori Vliet, ‎115‎ Stark Road, dated June ‎8‎, ‎1999‎ ‎
 opposing the possible rezoning of the portion of the Juengel‎’‎s ‎
 Orchards Subdivision that runs along the west side of Rochester ‎
 Road‎.‎
 C‎.‎     Regarding Agenda Item IV‎.‎A, File No‎. ‎98-051‎ (‎Hazelwood ‎
 Condominiums‎)‎, Planning Commissioners have received a confidential ‎
 letter from the city attorney‎.  ‎The applicant for Agenda Item IV‎.‎A‎. ‎has ‎
 acquiesced and supported the postponement of the item until July‎.‎
 
UNFINISHED BUSINESS
2000-1953
2000 ‎Capital Improvement Plan ‎(‎CIP‎) ‎Public Hearing‎
 Presentation of the proposed Year ‎2000 ‎Capital Improvement Plan ‎(‎CIP‎) ‎
 pursuant to State of Michigan Municipal Planning Act ‎285 ‎(‎see Preview and ‎
 Project books‎).‎
 
Present were Mayor Kenneth Snell, Financial Administrator Belinda Peters, Treasurer ‎
Robert Spaman, and DPS Director Thomas Dohr‎.‎
 
Mayor Snell stated that the Year ‎2000 ‎CIP is the third such plan that the city will have ‎
adopted to date‎.  ‎Most of the projects in previous CIPs have been implemented or ‎
are well under way‎.  ‎He hopes the current CIP projects will also be adopted and ‎
implemented‎.  ‎A Capital Improvement Plan, CIP, is a requirement under state law‎. ‎
The role of the Planning Commission is to review the outcome of the number of ‎
meetings spent in preparing the document‎.  ‎Adoption of the plan will not occur tonight‎.  ‎
Only discussion and input from residents will take place tonight‎.  ‎City Council will be ‎
taking up these items as part of the budgeting process once the plan is adopted‎.  ‎It is ‎
not the Planning Commission‎’‎s job to identify how the projects will actually be paid ‎
for, although the CIP suggests some potential funding sources for some projects‎.  ‎The ‎
Planning Commission‎’‎s job is to plan for the future and prioritize for the future‎.  ‎It is ‎
better to be proactive rather than reactive‎.  ‎The CIP is truly the embodiment of the ‎
health, safety and welfare of the community and an embodiment of all the city‎’‎s plans‎.   ‎
They all come together in the CIP‎.  ‎Cities are only as successful as their planning and ‎
their desire to implement those plans‎.  ‎The goal tonight is to take the input and ‎
evaluate it‎.‎
 
Mr‎. ‎Spaman stated that the CIP is designed to be a dynamic, living document‎.  ‎
Several improvements were made to the process for this year‎’‎s document‎.  ‎The Policy ‎
Team was expanded to include two members of the Planning Commission ‎-- ‎
Members Boswell and Rosen ‎-- ‎and one City Council member, which has proved ‎
very effective and productive‎.  ‎Other improvements included coordination of major ‎
projects, simplifying budgeting from the planning stage to closeout, assisting with ‎
planning and bidding projects as well as improved timing and staging of projects‎.  ‎
Other enhancements include more text, a final project application book, new project ‎
application forms, detailed spreadsheets, bundling of similar projects allowing for ‎
future cost savings, life cycle costing, and future impacts on operating costs‎.  ‎The ‎
process and outcomes have also helped build support and trust between departments ‎
and coordination with the Fiscal Team and Accounting‎.  ‎A storyboard was displayed ‎
at the rear of the auditorium which delineated the process and projects‎.  ‎It can easily ‎
be used at different sites in the city to keep the public better informed about future ‎
projects‎.  ‎In addition, the CIP contains a section on Companion Projects as well as ‎
future projects beyond the time scope of the CIP and major capital maintenance ‎
items‎.  ‎Future enhancements will include major road needs and the location of ‎
municipal facilities such as the community center‎.  ‎In October the Policy Committee ‎
plans to review the outcomes and evaluate what has been accomplished and the future ‎
direction of the CIP‎.   ‎The CIP helps to show the total picture of all the city‎’‎s plans ‎
and provides continuity and a link between the various plans‎.  ‎The CIP is used by ‎
management staff and City Council members on a regular basis, thus showing it is a ‎
useful tool for the city‎.‎
 
Mr‎. ‎Dohr explained that the most notable addition to this year‎’‎s CIP is the inclusion of ‎
water and sewer projects‎.  ‎In addition, ‎26 ‎major road projects and ‎3 ‎local road ‎
projects have been identified‎.  ‎Many other items have also been included, such as ‎
facility additions and improvements, parks and recreation projects, professional ‎
service contracts, and other capital outlays for internal services‎.  ‎Well coordinated in ‎
this document are the very complex capital improvements of the infrastructure‎. ‎
 
Mayor Snell reviewed the Policy Team Recommendation for the ‎2000‎-‎2005 ‎Capital ‎
Improvement Plan ‎-- ‎The need for local road improvement is recognized and ‎
reconciling the gap between need and lack of funding source must be moved to ‎
the forefront; All major road projects that are currently under way should ‎
continue until they are concluded; All internal service projects to improve ‎
customer service should continue; Priority projects with available funding ‎
should be advanced‎.‎
 
The Chair ‎opened‎ the public hearing‎.‎
 
No persons came forward to speak regarding the ‎2000‎-‎2005 ‎Capital Improvement ‎
Plan ‎(‎CIP‎).‎
 
The Chair ‎closed‎ the public hearing‎.‎
 
Member Gaber stated that the CIP is a very helpful tool to City Council in their annual ‎
budgeting process‎.  ‎The CIP makes it easier to understand the capital needs of the ‎
city‎.  ‎In the past the budgeting process was more haphazard as there was no such ‎
document that compiled capital needs to assist in the planning‎.‎
 
Member Gaber reflected on how City Council would use this document‎. ‎It will be ‎
easier to prioritize projects between different categories, and to determine if a road ‎
project should go forward before an internal service project or park project‎.  ‎Some ‎
categories by virtue of their nature have lower ratings, but they could be just as ‎
important‎.  ‎
 
Member Boswell added that the policy team has been trying to solve the problem of ‎
some things inherently not getting a higher score‎.  ‎He has wrestled with this but has no ‎
solution‎.  ‎
 
Ms‎. ‎Goodwin reviewed the changes suggested at the June ‎1‎, ‎1999 ‎meeting regarding ‎
project descriptions, mapping, and the aggregate spreadsheet, which were listed in the ‎
packet‎.‎
 
Member Hooper asked for a listing of the $‎52 ‎million broken down by subdivision for ‎
local roads, LR‎-‎01‎.  ‎Member Hooper would like it incorporated into the document‎.  ‎
Mr‎. ‎Dohr indicated that would be possible‎.  ‎Mr‎. ‎Dohr cautioned that the CIP is a ‎
planning document, and it may be difficult to convince residents that it is not a schedule ‎
when they see their subdivision listed for a certain year‎. ‎
 
Member Corneliussen recommended that the CIP Review Sheet be included in the ‎
CIP document‎.‎
 
Ms‎. ‎Peters explained that internal service projects include data processing, desktops, ‎
fleet equipment fund, and facilities‎.‎
 
Member Gaber suggested that the Planning Commission may want to consider making ‎
a recommendation to City Council regarding prioritization across categories‎.  ‎For ‎
example, how does one determine whether to allocate money to a road project over a ‎
service project or a park project‎.  ‎Some projects by their very nature have lower ‎
ratings but might be a high priority within their category‎.  ‎Member Gaber requested ‎
that commissioners give it some thought‎.‎
 
The Chair referenced the Projects Withdrawn from the CIP section on the Review ‎
Sheet‎.  ‎The ice arena has been withdrawn from the CIP because one is being built in ‎
the City of Rochester‎.  ‎A project that was discussed at the June ‎1‎, ‎1999 ‎meeting was ‎
PK‎-‎15‎, Multi‎-‎Purpose Recreation Center‎/‎Family Aquatic Center‎.  ‎Unlike any other ‎
item on the spreadsheet, there are six years of no planned funding, yet there is an ‎
estimated cost of $‎15 ‎million‎.  ‎This item cannot be addressed without noting City ‎
Council‎’‎s recent action to put the project on hold‎.‎
 
Ms‎. ‎Goodwin explained that it is still a component of the Master Recreation Plan, ‎
which is also adopted by the Planning Commission‎.  ‎Inclusion of the project in the CIP ‎
is appropriate because it is derived from a major policy document that deals with land ‎
use and development‎.  ‎The issue is how to fund it‎.  ‎Removing it from the CIP would ‎
be a major shift from a policy document‎.  ‎The ice arena is also in the Master ‎
Recreation Plan‎.  ‎Mayor Snell recommended that the CIP not be changed at this point ‎
as City Council still holds a community center concept as a primary goal that they ‎
would like pursued‎.  ‎To the Chair the community center issue was more of location ‎
rather than funding‎.  ‎Since the source of private funding is not known, it cannot be ‎
shown for specific years‎.  ‎Yet the project should not be dropped‎.  ‎
 
Member Potere suggested labeling the community center ‎“‎TBD, To Be Determined‎”‎.  ‎
Since the CIP is a planning document, she would not want it removed‎.  ‎That may put ‎
the onus on City Council to make a commitment‎.  ‎It would not be fair for the Planning ‎
Commission to determine that $‎3 ‎million will be allocated each year‎.  ‎Mayor Snell ‎
suggested listing it as a Companion Project so it is not forgotten‎. ‎
 
The Chair recommended putting it in ‎2000 ‎which would send a strong message to ‎
City Council‎. ‎There was no strong resistance to that proposal by commissioners‎.  ‎Ms‎. ‎
Goodwin stated that perhaps the city should start putting aside funds so that it would ‎
remove the appearance of a commercial business operating what should be a city ‎
facility, which was the major objection by the public‎.  ‎Identifying the potential funding ‎
source as private funding is not responding to that objection‎.  ‎There should be some ‎
sort of combination of city funds and grants or capital improve fund to remove that ‎
impression‎.  ‎There should be a recognition that if people want it, they may have to be ‎
a partner in making it happen‎.  ‎The Potential Funding Source column could read ‎
Private‎/‎Public‎/‎Grants‎.  ‎But it will still be up to City Council to decide how to fund it‎.‎
 
The Chair‎’‎s inclination would be to leave the funding source as written but identify the ‎
it for the Year ‎2000‎.  ‎Member Gaber thought that may be a good way of approaching ‎
it, and he would support that proposed treatment‎.  ‎Member Potere could not support ‎
that‎.  ‎It would be putting the city in a box and we need to keep our options open‎.  ‎The ‎
Chair pointed out that the Master Recreation Plan, which has contained this project ‎
for many years, has always listed it as private‎.  ‎To add public funding or grants would ‎
be a big change‎.‎
 
The Chair summarized the following additional changes to the ‎2000‎-‎2005 ‎Capital ‎
Improvement Plan‎:‎
 
 ·‎     On the spreadsheet PK‎-15‎ should reflect ‎$15‎ million for the estimated cost, the ‎
 other columns remain the same, under the Year ‎2000‎ this project should be ‎
 identified for funding‎.‎
 
 ·‎     "‎Policy Team Recommendation‎" ‎should be changed to ‎"‎Planning Commission ‎
 Recommendation‎". ‎
 
 ·‎     LR‎-01‎, Local Roads, list ‎$52‎ million broken down by subdivision and incorporate ‎
 into document‎.‎
 
 ·‎     Include the CIP Review Sheet in the document‎.‎
 
 ·‎     Label the community center ‎"‎TBD, To Be Determined‎"‎, or list it as a Companion ‎
 Project‎.‎
 
 ·‎     Add changes submitted by Members Ruggiero, Rosen, Kaiser, and Potere as ‎
 identified in their copies of books submitted to the Fiscal Team, to be returned ‎
 to these parties once all changes are documented‎.‎
 
(‎Ref‎:  ‎2000‎-‎2005 ‎Capital Improvement Plan Preview dated June ‎1‎, ‎1999 ‎prepared ‎
by the City of Rochester Hills Fiscal Team, and ‎2000‎-‎2005 ‎Capital Improvement ‎
Project Book dated May ‎1999 ‎prepared for the City of Rochester Hills CIP Policy ‎
Team; ‎1999‎-‎2004 ‎CIP Review dated ‎6‎/‎1‎/‎99‎; Enhancements to Capital Improvement ‎
Program Fiscal Year ‎2000‎; Draft Resolution; Notes from the Planning Commission ‎
Workshop ‎- ‎June ‎1‎, ‎1999 ‎prepared by Patricia A‎. ‎Goodwin; ‎2000‎-‎2005 ‎Preview ‎
Capital Improvement Plan Project Synopsis; Capital Improvement Plan ‎(‎CIP‎) ‎
Process Flow Chart; Notice of Public Hearing on the Proposed ‎2000 ‎Capital ‎
Improvement Plan‎.)‎
Discussed
 
2000-1661
Request for Re‎-‎Issue of a Tree Removal Permit ‎- ‎File No‎. ‎96‎-‎010 ‎- ‎Hazelwood ‎
Subdivision, a ‎35‎-‎lot subdivision on  ‎19‎.‎52 ‎acres, located at the southwest ‎
corner of Auburn and M‎-‎59‎, Parcel Nos‎. ‎15‎-‎34‎-‎126‎-‎001 ‎thru ‎-‎009‎, zoned R‎-‎4‎, ‎
One Family Residential, Socks & Associates Development, ‎54259 ‎
Queensborough, Shelby Township, MI ‎48315‎, Applicant‎
With the applicant‎’‎s acquiescence the Chair ‎postponed‎ discussion on the requests to ‎
Reissue a Tree Removal Permit, Recommendation to Reissue a Wetland Use Permit, ‎
Reissue a Natural Features Setback Modification, and Preliminary Site Condominium ‎
Plan Approval for File No‎. ‎98‎-‎051 ‎(‎Hazelwood Condominiums‎) ‎until late July or ‎
early August to allow time for Planning Commissioners to review and study written ‎
confidential correspondence from the city attorney‎.‎
 
(‎Reference‎: ‎Site Condominium Plan prepared by Urban Land Consultants dated ‎
received by the City of Rochester Hills Planning Department December ‎22‎, ‎1998‎;  ‎
Staff Report prepared by Patricia A‎. ‎Goodwin dated June ‎9‎, ‎1999‎; Notice of ‎
Meeting regarding Tree Removal Permit and Wetland Use Permit; Memo from ‎
Patricia Goodwin dated April ‎15‎, ‎1999‎; City Council Resolution ‎1998‎-‎0333 ‎adopted ‎
at a regular City Council meeting held on August ‎5‎, ‎1998‎; Memo from James Dietrick ‎
dated January ‎13‎, ‎1999‎; Memo from Stephen Dearing dated January ‎12‎, ‎1999‎; Staff ‎
Report prepared by Paul Rizzardi dated December ‎16‎, ‎1997‎; Letter dated December ‎
22‎, ‎1998 ‎from LeRoy Asher; Letter dated April ‎12‎, ‎1999 ‎from John Staran; Letter ‎
dated April ‎12‎, ‎1999 ‎from John Griffen; Complaint for Declaratory Judgment, ‎
Injunctive and Other Relief; Letter dated July ‎28‎, ‎1998 ‎from Joseph Galvin; Letter ‎
dated ‎9 ‎June ‎1998 ‎from J & L Consulting Services; Letter dated ‎27 ‎May ‎1998‎, Rev‎. ‎
June ‎4‎, ‎1999 ‎from J & L Consulting Services; MDEQ Wetland Use Permit No‎. ‎
97‎-‎10‎-‎1394 ‎issued February ‎27‎, ‎1998‎; Environmental Impact Statement dated ‎
received by the City of Rochester Hills Planning Department December ‎22‎, ‎1998‎; ‎
Planning Commission Meeting Minutes of April ‎20‎, ‎1999 ‎and December ‎16‎, ‎1997 ‎
and August ‎20‎, ‎1996‎; City Council Meeting Minutes of August ‎5‎, ‎1998 ‎and ‎
November ‎5‎, ‎1997 ‎and November ‎20‎, ‎1996‎; Site Plan‎/‎Subdivision Plat Application ‎
Form; Wetland Use Permit Application‎.)‎
Postponed
 
2000-1662
Request for Re‎-‎Issue of a Wetland Use Permit ‎- ‎File No‎. ‎96‎-‎010 ‎- ‎Hazelwood ‎
Site Condominiums, a ‎35‎-‎unit residential development on ‎19‎.‎52 ‎acres, located ‎
at the southwest corner of Auburn and M‎-‎59‎, Parcel Nos‎. ‎15‎-‎34‎-‎126‎-‎001 ‎thru ‎
-‎009‎, zoned R‎-‎4‎, One Family Residential, Hazelwood Associates, ‎54259 ‎
Queensborough, Shelby Township, MI ‎48315‎, Applicant ‎(‎A tentative preliminary ‎
plat for Hazelwood SUBDIVISION was approved by City Council on ‎8‎/‎5‎/‎98‎.  ‎The ‎
proposed condominium plan is identical to the previously approved plat‎)‎
 
Postponed
 
2000-1663
Request for Preliminary Site  Condominium Plan approval ‎- ‎File No‎. ‎96‎-‎010 ‎- ‎
Hazelwood Site Condominiums‎
 
Postponed
 
2000-1818
Request for a Re‎-‎Issue of a Natural Features Setback Modification ‎- ‎File No‎. ‎
96‎-‎010 ‎- ‎Hazelwood Site Condominiums‎
 
Postponed
 
NEW BUSINESS
2000-1954
Request for Site Plan Approval ‎- ‎File No‎. ‎99‎-‎003 ‎- ‎Rochester Hills Executive ‎
Park Lot ‎32‎, a ‎33‎,‎300 ‎square‎-‎foot industrial building on ‎3‎.‎8 ‎acres, located on ‎
Technology Drive, west of Bond, Parcel No‎. ‎15‎-‎30‎-‎477‎-‎001‎, zoned I‎-‎1‎, Light ‎
Industrial, A‎. ‎Raymond, Inc‎.‎, ‎3091 ‎Research Drive, Rochester Hills, MI ‎48309‎, ‎
Applicant‎
(‎Reference‎: ‎Staff Report prepared by Patricia A‎. ‎Goodwin dated June ‎7‎, ‎1999 ‎has ‎
been placed on file and by reference becomes part of the record hereof‎.) ‎
 
Messrs‎. ‎John Foltz of A‎. ‎Raymond, Inc‎. ‎and Shawn Squires of Smith & Schurmann ‎
were present‎.                            ‎
 
Ms‎. ‎Goodwin reviewed the staff report and provided an aerial photograph‎.  ‎Ms‎. ‎
Goodwin added that the A‎. ‎Raymond company currently occupies an existing building ‎
in the same industrial park‎.  ‎The applicant proposes to operate three shifts for five ‎
days per week in the proposed building‎.  ‎A further expansion of the building is ‎
anticipated in the future to add another ‎36‎,‎000 ‎square feet, bringing the total employee ‎
count from ‎12 ‎to ‎62 ‎persons‎.  ‎The aerial photograph showed the relationship of the ‎
existing building to the proposed building on Lot ‎32‎.  ‎The access and circulation is ‎
from both Technology Drive and Research Drive‎.  ‎Sixty‎-‎five parking spaces are ‎
proposed for the initial development with no apparent adverse effects to the proposed ‎
circulation‎.  ‎There are no regulated wetlands on the site‎.  ‎The property is exempt from ‎
the requirements of the Tree Conservation Ordinance as it is a platted subdivision‎.  ‎
The site plan does propose landscaped parking islands as well as a greenbelt ‎
improvement along the east property line where it adjoins an existing industrial building ‎
development‎.  ‎The Planning Department is recommending approval of the proposed ‎
site plan‎.  ‎Ms‎. ‎Goodwin pointed out that the applicant has agreed to provide a ‎
cross‎-‎access easement which would allow for potential fire access to the adjacent site, ‎
which has been included in the packet‎.  ‎The applicant is agreeable to the ‎
recommended landscape bond in the amount of $‎16‎,‎124 ‎which should be a condition ‎
of approval‎.‎
 
Mr‎. ‎Foltz stated that the projected time line for the expansion is five years tops ‎-- ‎
maybe less‎.‎
 
Regarding the landscaping, Mr‎. ‎Squires explained that the original intent was to not ‎
provide a drive extending from the parking to the south of the building to the west of ‎
Technology Drive shown on the plan‎.  ‎City staff has indicated it was desired, so it has ‎
been provided‎.  ‎The original intent was to provide trees only on the west side of the ‎
building‎.   ‎The two trees shown close to the building flanking the drive would become ‎
parking lot trees in Phase ‎2‎.   ‎
 
Mr‎. ‎Squires explained the landscaping to be provided in Phase ‎1‎: ‎all the landscape ‎
trees shown in the parking area, all the trees to the north of the building to the point ‎
designated on the landscape plan just west of the northwest corner‎.  ‎The balance of ‎
the trees along the remainder of Research Drive and Technology Drive would be ‎
provided during Phase ‎2‎.  ‎As part of the initial phase the entire parcel would be ‎
seeded and irrigated‎.  ‎In essence they will be irrigating the periphery around the Phase ‎
2 ‎building‎.‎
 
Ms‎. ‎Goodwin clarified that the submitted landscape plan is basically a master ‎
landscape plan as it applies to Phase ‎1 ‎and Phase ‎2‎. ‎The applicant is contemplating ‎
providing an installation and maintenance bond for Phase ‎1 ‎only of $‎16‎, ‎000‎.  ‎Phase ‎2 ‎
would then require a revised site plan incorporating additional landscaping for $ ‎
5‎,‎290‎.‎
 
Mr‎. ‎Squires explained the exterior elevations, referencing the existing building across ‎
the street which will still function as the administrative headquarters containing the bulk ‎
of the offices as well as visitor reception areas‎. ‎The proposed building on Lot ‎32 ‎is ‎
considered an off‎-‎site addition providing additional manufacturing space and some ‎
very minimal office space accommodations‎.  ‎The proposed building will match all the ‎
materials on the existing facility across the street‎.  ‎The metal siding will be the same in ‎
material and color; the brick facing Research Drive will be the same; the facades ‎
facing Research and Technology Drive including Phase ‎2 ‎will match the existing ‎
building‎.  ‎The Chair recommended this be made a condition of any approval‎.‎
 
The Chair confirmed with the applicant that no approvals are being request at this time ‎
for Phase ‎2‎.  ‎In any approval it should be made clear that Phase ‎2 ‎is not included in ‎
the approval‎.  ‎The applicant was agreeable to such a condition‎.  ‎Mr‎. ‎Squires added ‎
that it eases the approval process by not including Phase ‎2 ‎at this time‎.  ‎They plan to ‎
resubmit another request for site plan approval for Phase ‎2‎.‎
 
The applicant was agreeable to using painted block on the dumpster enclosure near ‎
the loading zone on the south side to match the proposed building‎.‎
 
Member Gaber requested a condition to the effect that the exterior building materials ‎
and colors would substantially match the A‎. ‎Raymond building across the street‎
 
Planning Commissioners were in general agreement that the handicap parking ‎
accommodations were satisfactory‎.‎
 
Mr‎. ‎Squires explained that the gray door adjacent to the truck well is for vehicular ‎
access‎. ‎There is another gray door at the southeast corner of the building which is to ‎
remove a large recycling bin‎.  ‎There is also an exit door in the area‎.  ‎There is no need ‎
for handicap parking in this area‎.‎
 
MOTION‎ by Corneliussen, seconded by Hooper, in the matter of File No‎. ‎99‎-‎003 ‎
(‎Rochester Hills Executive Park Lot ‎32‎)‎, to ‎grant Site Plan Approval‎ pertinent to ‎
Phase ‎1‎, incorporating the five findings and three conditions in the staff report dated ‎
June ‎7‎, ‎1999‎, based on site plans dated received May ‎18‎, ‎1999‎.‎
 
FINDINGS‎:‎
 1‎.‎     The requirements of Zoning Ordinance ‎200‎ can be met as depicted on the ‎
 referenced site plan‎.‎
 
 2‎.‎     The proposed plan can promote safe and efficient circulation and minimize traffic ‎
 congestion within the subdivision and on the site‎.‎
 
 3‎.‎     There appears to be a satisfactory and harmonious relationship between the ‎
 proposed development and adjoining properties within the industrial park; a ‎
 cross access easement has been submitted with the site plan by the applicant, ‎
 and a ‎4‎ foot greenbelt has been depicted on the plan on the east side between ‎
 the parking area and the adjoining property‎.‎
 
 4‎.‎     The proposed development is consistent with the goals and policies stated in the ‎
 city's Master Plan concerning industrial development, particularly within ‎
 planned industrial parks‎.‎
 
 5‎.‎     The proposed development will not have a detrimental or injurious effect on the ‎
 natural features of the parcel being developed and the larger area of which the ‎
 parcel is a part; there are no regulated trees or wetlands on the site‎.‎
 
CONDITIONS‎:‎
 1‎.‎     The material and color palette to substantially match the existing A‎. ‎Raymond ‎
 facility across the street‎.‎
 2‎.‎     Revise the dumpster enclosure detail to be a painted block material to match the ‎
 building facade on the rest of the building‎.‎
 
 3‎.‎     The applicant shall provide a landscape plan guarantee in the form of a bond, ‎
 letter of credit or surety in the amount of ‎$16,124.00‎.‎
 
 Ayes‎:‎     All‎
 Nays‎:‎     None‎
 Absent‎:‎     Ramanauskas, Rosen, Ruggiero    ‎MOTION CARRIED‎.‎
 
(‎Reference‎:  ‎Site Plans prepared by Nowak & Fraus dated received May ‎18‎, ‎1999 ‎
by the City of Rochester Hills Planning Department; Sheet L‎-‎1 ‎prepared by James C‎. ‎
Scott and Associates, Inc‎.‎; Staff report prepared by Patricia A‎. ‎Goodwin dated June ‎
7‎, ‎1999‎; Staff report prepared by McKenna Associates dated May ‎26‎, ‎1999‎; Letter ‎
from John Foltz of A‎. ‎Raymond, Inc‎. ‎dated May ‎17‎, ‎1999‎; Dedication of Easement ‎
undated with Exhibits A, Exhibit B; Letter dated April ‎27‎, ‎1999 ‎from Linda C‎. ‎Lemke ‎
& Associates; Letter dated March ‎25‎, ‎1999 ‎Revised April ‎6‎, ‎1999 ‎from Linda C‎. ‎
Lemke & Associates; Letter from John Foltz received January ‎18‎, ‎1999‎; Site ‎
Plan‎/‎Subdivision Plat Application Form; Tree Conservation Ordinance ‎"‎No Affected ‎
Regulated Trees‎" ‎Affidavit; Environmental Impact Statement dated received January ‎
18‎, ‎1999‎.)‎
Granted
 
ANY OTHER BUSINESS
 A‎.‎     Workshop with Mark Wyckoff‎
 
Deputy Director Millhouse announced that a special workshop has been scheduled for ‎
August ‎24‎, ‎1999 ‎with Mark Wyckoff‎.  ‎Ms‎. ‎Millhouse asked each Planning ‎
Commissioner to inform her about any particular issues they would like to have him ‎
discuss‎.‎
 
 B‎. ‎Marriott PUD Proposal ‎(‎Special Joint Meeting With City Council‎)‎
 
Ms‎. ‎Goodwin announced that the Special Joint Meeting with City Council is ‎
scheduled for Wednesday, June ‎23‎, ‎1999 ‎to discuss the proposed Marriott Planned ‎
Unit Development ‎(‎PUD‎) ‎project‎.  ‎This will be the city's first PUD application under ‎
the new ordinance‎.  ‎A full presentation will be made, but they are not seeking any ‎
approval of the plan at that meeting‎.  ‎The purpose would be for the joint body to give ‎
the applicant some direction as to what kinds of issues should be address in the ‎
preliminary development agreement, what kinds of things they might expect to have ‎
discussion on when a final site plan comes forward‎.  ‎Ms‎. ‎Goodwin reviewed that the ‎
PUD is an overlay; it's actually an ordinance amendment‎.‎
 
Ms‎. ‎Millhouse added that the staff report will be more lengthy than usual because it ‎
will be an attempt to walk both bodies through the process; and because of the way ‎
the ordinance is structured, it infers some comment and direction to provide a ‎
complete view of the PUD process‎.   ‎
 
The Chair clarified that Planning Commission Member Gaber would be chairing the ‎
special meeting since it will be a regularly scheduled City Council meeting‎.  ‎The Chair ‎
gave notice that he would be absent from that meeting‎.‎
NEXT MEETING DATE
Chairperson Kaiser reminded Commissioners that the next Regular Meeting is ‎
scheduled for June ‎29‎, ‎1999‎.‎
 
ADJOURNMENT
Hearing no further business to come before the Planning Commission, Chairperson ‎
Kaiser adjourned the regular meeting at ‎9‎:‎26 ‎p‎.‎m‎. ‎Michigan time‎.‎