Image
1000 ‎Rochester Hills Dr‎. ‎
Rochester Hills, MI ‎
48309‎
(‎248‎) ‎656‎-‎4600‎
Home Page‎:  ‎
www‎.‎rochesterhills‎.‎org‎
Rochester Hills
Minutes
Planning Commission
Chairperson William Boswell, Vice Chairperson Deborah Brnabic‎
Members‎:  ‎Gerard Dettloff, Dale Hetrick, Greg Hooper, Nicholas O‎. ‎Kaltsounis,‎
David A‎. ‎Reece, C‎. ‎Neall Schroeder, Emmet Yukon‎
7:00 PM
1000 Rochester Hills Drive
Tuesday, September 18, 2012
CALL TO ORDER
Chairperson William Boswell called the Special Meeting to order at ‎7‎:‎00 ‎
p‎.‎m‎. ‎in the Auditorium‎.‎
ROLL CALL
 
William Boswell, Deborah Brnabic, Gerard Dettloff, Greg Hooper, Nicholas ‎
Kaltsounis, David Reece, C‎. ‎Neall Schroeder and Emmet Yukon‎
Present
8 - 
Dale Hetrick
Absent
1 - 
Quorum present‎  ‎(‎Mr‎. ‎Hetrick entered at ‎7‎:‎30 ‎p‎.‎m‎.)‎
 
Also present‎:    ‎James Breuckman, Manager of Planning‎
                           Maureen Gentry, Recording Secretary‎
APPROVAL OF MINUTES
2012-0330
August ‎21‎, ‎2012 ‎Regular Meeting‎
 
A motion was made by Schroeder, seconded by Kaltsounis, that this matter be ‎
Approved as Presented‎. ‎The motion carried by the following vote‎:‎
Aye
Boswell, Brnabic, Dettloff, Hooper, Kaltsounis, Reece, Schroeder and ‎
Yukon‎
8 - 
Absent
Hetrick
1 - 
 
COMMUNICATIONS
 A‎)‎     Letter from Gregory Obloy, dated ‎09/14/12‎, re‎:  ‎HDSC Report for ‎
 Twist Drill site‎.‎
 B‎)‎     Email from Marc Matich, dated ‎09-10-12‎, re‎: ‎Speedbumps in ‎
 subdivisions ‎(‎Pine Trail‎)‎
 
NEW BUSINESS
2012-0324
Public Hearing and request for Conditional Land Use Recommendation ‎- ‎City ‎
File No‎. ‎12‎-‎008 ‎- ‎For a drive‎-‎through to be constructed at a proposed Tim ‎
Hortons restaurant on ‎.‎5 ‎acre located on Rochester Rd‎.‎, north of Avon ‎(‎formerly ‎
a Dunkin' Donuts‎)‎, Parcel No‎. ‎15‎-‎15‎-‎476‎-‎011‎, zoned B‎-‎2‎, General Business, ‎
Tim Hortons, Applicant‎
(‎Reference‎:  ‎Staff Report prepared by James Breuckman, dated ‎
September ‎12‎, ‎2012 ‎and Site Plans had been placed on file and by ‎
reference became part of the record thereof‎.)‎
 
Present for the applicant was Mark Kellenberger, Tim Hortons, ‎565 ‎East ‎
Grand River Ave‎.‎, Suite ‎101‎, Brighton, MI  ‎48116‎.    ‎
 
Mr‎. ‎Kellenberger stated that they were excited about the opportunity to ‎
present the proposed Tim Hortons redevelopment project‎.  ‎He noted that ‎
it was at the site of the vacant Dunkin‎’ ‎Donuts building on Rochester ‎
Road‎.  ‎They would like to redevelop the property, incorporating a ‎
drive‎-‎through‎.  ‎They had worked diligently with Staff to get a project that fit ‎
on the site and was in keeping with the City‎’‎s Ordinances‎.  ‎There were ‎
some things in the Staff Report that needed consideration‎.  ‎The most ‎
restrictive item was the front yard setback‎.  ‎When they met with Staff, they ‎
discussed the B‎-‎2 ‎zoning, but they decided to work with the FB‎-‎1‎, Flexible ‎
Business Overlay‎.   ‎If they used the normal setback from the right‎-‎of‎-‎way, ‎
the building would have to be placed too far back on the site‎.   ‎He advised ‎
that they had provided some pedestrian amenities ‎- ‎a bench, access to ‎
the sidewalk ‎- ‎and they would repave the sidewalk along the frontage‎.  ‎
They would provide better landscaping along Rochester Road‎.  ‎The other ‎
consideration regarded the parking setback‎.  ‎They provided what they ‎
could, given the layout and size of the parcel‎.  ‎They put the majority of the ‎
greenbelt on the south side and provided buffers‎.  ‎The existing site was ‎
paved almost from property line to property line with some small ‎
landscaped areas in the middle, and they were trying to improve upon ‎
that‎.  ‎He felt that they had done a decent job of trying to fit within the FB‎-‎1 ‎
Ordinance given the parameters of the property size‎.  ‎He referred to the ‎
dimensional standards, and said that as far as the building frontage ‎
requirement, they were at ‎21‎%‎, where ‎40‎% ‎was the desire‎.  ‎They tried to ‎
flip the building on its side, which would give better accommodation to the ‎
frontage requirement, but the drive‎-‎through would not work‎.   ‎The building ‎
was ‎56 ‎feet long, and if they turned the building parallel to Rochester Rd‎.‎, ‎
they could not get a good circulation pattern‎.  ‎They tried to provide more ‎
aesthetic qualities for the site, knowing they were a little short on the ‎
building frontage‎.  ‎He noted that they had provided a cross access as a ‎
future use‎.  ‎The owner to the north was not interested in it at this time, but ‎
they offered the easement‎.  ‎He concluded that he would be happy to ‎
answer any questions‎.‎
 
Mr‎. ‎Breuckman said that Staff did meet with the applicant to discuss how ‎
to satisfactorily address the fact that there was a future right‎-‎of‎-‎way line ‎
that went through the site‎.  ‎It was skewed to the west side of Rochester Rd‎. ‎
near the Avon intersection‎.  ‎The future right‎-‎of‎-‎way line was there to ‎
accommodate a boulevard, which might happen someday, but he did not ‎
feel it was likely‎.  ‎Measuring the setback from the future right‎-‎of‎-‎way line ‎
resulted in a huge requirement in the front‎.  ‎The FB‎-‎1 ‎district gave the ‎
ability to address that in a way that made sense and justified the ‎
modification for the minimum frontage requirement‎.  ‎He advised that the ‎
proposed layout would not increase the amount of paving on the site, ‎
which he felt would justify the side yard parking reduction‎.  ‎There was also ‎
a drop‎-‎off and concrete wall along the north property line, so it was hard to ‎
justify landscaping along that property line‎.  ‎He noted that there were ‎
motions in the packet, and said that he would be happy to answer any ‎
questions‎.‎
 
Chairperson Boswell asked why the City had a ‎40‎% ‎requirement for the ‎
building frontage in the build‎-‎to area‎.  ‎Mr‎. ‎Breuckman said that ideally, ‎
what the Flex Business district was supposed to be doing was ‎
transitioning places to be more walkable‎.  ‎In this case, it would allow the ‎
City to address a somewhat unfortunate Ordinance requirement at the ‎
site‎.  ‎The reason for a minimum frontage was because if there were big ‎
gaps between buildings, it would erode walkability‎.  ‎People would walk ‎
about ‎75 ‎feet past a gap before they turned around, for instance‎.  ‎That ‎
was why the requirement was in the Ordinance‎.  ‎In the subject case, it ‎
would still function as a dimensional drive‎-‎through development, and he ‎
did not feel that the ‎40‎% ‎made much sense there‎.‎
 
Mr‎. ‎Yukon mentioned that he had considered that question also‎.  ‎He ‎
asked the hours of operation, and was told that it would be open ‎24 ‎hours‎.  ‎
Mr‎. ‎Yukon clarified that the project did not require an Environmental ‎
Impact Statement, which would have addressed things like that‎.  ‎He ‎
asked about the distance for the truck turning radius by the dumpster ‎
location‎.  ‎Mr‎. ‎Kellenberger said that he did not have it dimensioned ‎
angularly to the drive, but they put a garbage truck turning template on ‎
the Site Plan, and it made the turn and the travel pattern with a line of cars ‎
could be accommodated‎.   ‎Mr‎. ‎Yukon said that Mr‎. ‎Breuckman had ‎
stated that there would be a better layout using FB‎-‎1 ‎standards rather ‎
than B‎-‎2‎.  ‎He asked if Mr‎. ‎Breuckman could elaborate‎.‎
 
Mr‎. ‎Breuckman responded that B‎-‎2 ‎required a ‎50‎-‎foot front yard setback, ‎
and that would push the building really far back on the site‎.  ‎The effect of ‎
that was that the building would be pushed back behind the retail center to ‎
the north, and it could not be seen well‎.  ‎It would also cause the stack of ‎
cars in the drive‎-‎through to wrap further around the building, because ‎
there would be less stacking space behind the building‎.  .‎
 
Mr‎. ‎Hooper asked where the signage would be and if there would be a ‎
ground mounted sign‎.  ‎Mr‎. ‎Kellenberger agreed that there would be a ‎
ground mounted sign in the northeast corner of the site‎.  ‎Mr‎. ‎Hooper said ‎
that relative to parking, and he knew the company knew their business ‎
better, he wondered if they needed ‎20 ‎spaces‎.  ‎Mr‎. ‎Kellenberger said that ‎
they did expect a lot of drive‎-‎through traffic‎.  ‎The dining room ‎
accommodated nine seats, and there would be about five employees per ‎
shift‎.  ‎He believed that ‎20 ‎spaces would be appropriate‎.  ‎If they went too ‎
much under that, they would get into a pinch point‎.  ‎If they did well and did ‎
more of a dine‎-‎in business, that would take about ‎14 ‎spaces‎.  ‎He said ‎
they could look at reducing it if it was an issue‎.   ‎He added that ‎
operationally, they would prefer to have more parking than not enough‎.  ‎
Mr‎. ‎Hooper said that he liked the concept of adaptive reuse rather than ‎
taking a storefront, and he was supportive of getting something that ‎
worked‎.‎
 
Mr‎. ‎Schroeder felt that the proposal was the best they could do with the ‎
property‎.  ‎If they followed the restrictive rules, it would be a vacant lot for ‎
many years‎.  ‎He said that he was very familiar with the Tim Hortons in ‎
Troy, which was a much bigger restaurant with more walk‎-‎in people‎.  ‎He ‎
thought that the proposed project would mostly have drive‎-‎through ‎
business‎.  ‎Mr‎. ‎Kellenberger agreed that it would primarily be‎.  ‎The size of ‎
the property dictated that they could not fit a full parking ensemble with a ‎
full, larger restaurant‎.  ‎Mr‎. ‎Schroeder said that he noticed it would only ‎
have one bathroom‎.  ‎Mr‎. ‎Kellenberger agreed, and said that it was ‎
because of the small dining area‎.  ‎Mr‎. ‎Schroeder clarified that two were ‎
not required‎.  ‎
 
Ms‎. ‎Brnabic asked if there would be seating for nine people or nine ‎
tables‎.  ‎Mr‎. ‎Kellenberger said that there would be nine seats‎.  ‎Ms‎. ‎Brnabic ‎
stated that she would prefer to see more brick on the building, noting that ‎
there was a fractional amount‎.  ‎Ideally, she said she would like to see full ‎
brick on the south side of the front and south side of the drive‎-‎through, ‎
and perhaps something on the bottom of the front entrance‎.  ‎She said that ‎
she had seen Tim Hortons that were fully bricked, and it struck her that a ‎
minimal amount of brick was proposed‎.‎
 
Mr‎. ‎Kellenberger passed out some photos of another Tim Hortons‎.  ‎He ‎
related that about two years ago, they had a big undertaking‎.  ‎He sat ‎
through many marketing studies and focus groups to see what people ‎
thought of the business and product‎.  ‎He said that it was telling and ‎
disturbing at times and what came out of that was a rebranding for Tim ‎
Hortons Caf‎é ‎& Bake Shop‎.  ‎They tried to get back to the coffee shop ‎
feel‎.  ‎They were building the ‎1‎,‎340 ‎restaurant wherever they could with the ‎
siding‎.  ‎He felt it was a nice material with a nice look, and it gave a coffee ‎
shop feel and appearance‎.  ‎He noted that there were no design ‎
standards, and he understood it was a Conditional Use, but he said that ‎
they would like to propose the building as it was‎.‎
 
Ms‎. ‎Brnabic said that siding on the sides did not bother her; she said she ‎
would rather see more brick on the south side of the front and ‎
drive‎-‎through‎.  ‎She thought they could add some to the front and not ‎
necessarily go all the way to the top of the building‎.  ‎She felt it would be ‎
much more appealing‎.  ‎Mr‎. ‎Kellenberger indicated that the architectural ‎
character was kind of a personal thing‎.  ‎They liked it, and he would prefer ‎
to go with it‎.  ‎They had submitted plans to the Building Department, and ‎
they were trying to open, if approved, before December‎.  ‎If they had to ‎
resubmit, they would have to write that off, and it could not open this year‎.  ‎
 
Mr‎. ‎Breuckman asked Mr‎. ‎Kellenberger if they were proposing hardy ‎
board, which was confirmed‎.  ‎Mr‎. ‎Breuckman felt that was an important ‎
consideration‎.  ‎It was not vinyl, and it was a good representation of wood ‎
and true to the architectural style‎.  ‎Mr‎. ‎Kellenberger said that it was a fiber ‎
cement and a durable material‎.  ‎It had been very well received in other ‎
communities, and he did not feel that the architectural renderings did the ‎
building justice‎.  ‎
 
Mr‎. ‎Kaltsounis said that personally, he wanted to have something in the ‎
City that he would also like‎.  ‎He referred to ‎“‎siding monsters,‎” ‎and said it ‎
was something he did not feel the City needed‎.  ‎One thing that bothered ‎
him was the side of the building and what people were not seeing‎.  ‎Going ‎
north on Rochester Rd‎.‎, he would see an ugly side of the building fully ‎
exposed‎.  ‎One of the signs on one corner of the building would face a ‎
shopping center, which would be pretty much covered‎.  ‎He felt that Mr‎. ‎
Kellenberger did need to take it back to his architects to redo the south ‎
elevation‎.  ‎Mr‎. ‎Kaltsounis said that on the south side, the brick was ‎
stopped, and there was an expansive panel‎.  ‎If he drove up the street, he ‎
would not notice what was there‎.  ‎He felt they should add some awnings‎.  ‎
He stated that he could not vote for it because of what it looked like‎.  ‎He ‎
mentioned that McDonald‎’‎s made some changes, and they were up and ‎
running with a nice little building‎.  ‎He reiterated that driving north, people ‎
would see a slab of brown, and he felt that needed to be broken up ‎
somehow‎.  ‎He understood the applicants would like to get going in ‎
October, but he did not like the south side the way it was‎.‎
 
Mr‎. ‎Kellenberger said that they had added awnings in the area in front of ‎
the drive‎-‎through window at one time, but they kept getting ripped off by ‎
vehicles going through the drive‎-‎through‎.  ‎He said they could absolutely ‎
consider adding that‎.  ‎He asked if carrying the stone that was up front ‎
back further would work‎.  ‎Mr‎. ‎Kaltsounis suggested that they should carry ‎
the stone through to the back‎.  ‎
 
Mr‎. ‎Reece suggested that they eliminate the spandrel panels under the ‎
windows and replace them with stone‎.  ‎Mr‎. ‎Schroeder agreed that would ‎
look better‎.  ‎Mr‎. ‎Kaltsounis said that he would put a sign on the side of the ‎
building for more exposure‎.  ‎Mr‎. ‎Kellenberger did not think they were ‎
allowed to put it on the side without a Variance‎.‎
 
Mr‎. ‎Kaltsounis asked why they would have just three tables‎.  ‎Mr‎. ‎
Kellenberger said it was because of the size and layout‎.  ‎They had done a ‎
lot of research, and they came out with three new models about a year‎- ‎
and‎-‎a‎-‎half ago that were drive‎-‎through oriented‎.  ‎It was what they could fit ‎
while providing the necessities for baking and storage, etc‎.‎, and ‎1‎,‎340 ‎
square feet was the standard size‎.   ‎Mr‎. ‎Kaltsounis said he was curious ‎
about the trend towards drive‎-‎through and fewer seats‎.  ‎Mr‎. ‎Kellenberger ‎
said that their business model would not support not doing a ‎
drive‎-‎through, and the size and proximity determined that ‎30 ‎seats would ‎
not fit on the property‎.   ‎
 
Mr‎. ‎Kaltsounis referred to the lighting plan, which showed ‎24‎-‎foot poles, ‎
and said that the plan showed lighting going well beyond the site‎’‎s ‎
borders ‎- ‎in some cases up to ‎5‎.‎9 ‎footcandles‎.  ‎Mr‎. ‎Kellenberger said that ‎
on the north and south property lines the lights were in a small area ‎
between the curb and the property line‎.  ‎He said that they could adjust the ‎
lighting‎.  ‎Mr‎. ‎Kaltsounis asked about adding a condition regarding that‎.‎
 
Mr‎. ‎Breuckman said that it would be an additional condition, because the ‎
requirement for no light spilling over the property line only applied to ‎
residential properties, and there were none around the site‎.  ‎He said they ‎
could add a condition, but technically, the plan met the Ordinance as it ‎
stood‎.  ‎Mr‎. ‎Kaltsounis said that if that was the case, that was o‎.‎k‎.  ‎He ‎
acknowledged that they would probably help Miguel‎’‎s and Sanyo with ‎
lighting‎.  ‎He summarized the changes they had discussed‎.  ‎
 
Chairperson Boswell clarified with Mr‎. ‎Reece that every window should ‎
have brick work under it, and Mr‎. ‎Reece agreed‎.‎
 
Mr‎. ‎Dettloff said that given the size of the site, he felt the applicants had ‎
done a pretty good job with the layout‎.  ‎He noted the Dunkin‎’ ‎Donuts at ‎14 ‎
and Crooks, which had a similarly sized parcel‎.  ‎He said that it was ‎
impossible to maneuver, so he felt they had done a good job‎.  ‎He agreed ‎
with the modifications to the building‎.  ‎He asked if the business would be ‎
corporate or a franchise‎.  ‎Mr‎. ‎Kellenberger advised that everything in ‎
Michigan was franchise‎.  ‎From Tim Hortons‎’ ‎perspective, an individual ‎
business owner would run it, but it would have corporate oversight‎.  ‎There ‎
were district managers that corporately looked after the stores‎.  ‎They kept ‎
things up from a maintenance standpoint, and they stayed on top of the ‎
businesses, and they were there to help them out as well‎.  ‎Mr‎. ‎Dettloff ‎
asked if there would be a new owner or if he or she had other stores‎.  ‎Mr‎. ‎
Kellenberger said that he did not know; it would not be determined until ‎
they made it through the approval process‎.  ‎Mr‎. ‎Dettloff said that he was ‎
not familiar with hardy board, and he asked if it was a relatively low ‎
maintenance material‎.‎
 
Mr‎. ‎Breuckman said that it was‎.  ‎Mr‎. ‎Kellenberger said it was a colored ‎
product, similar to a lap siding‎.  ‎Mr‎. ‎Breuckman said that it was a good ‎
product that resulted in a really nice look‎.  ‎It had a very natural ‎
appearance, and it really resembled wood siding well‎.  ‎Mr‎. ‎Dettloff ‎
confirmed that it would not look weathered in a short period of time‎.  ‎Mr‎. ‎
Breuckman said that he liked that they presented the building with all the ‎
right details with the trim board, adding that vinyl siding lacked those ‎
details‎.  ‎
 
Mr‎. ‎Dettloff asked how many jobs would be created‎.  ‎Mr‎. ‎Kellenberger ‎
said that there would be ‎20‎-‎25 ‎jobs in a combination of management, full ‎
and part time‎.  ‎Mr‎. ‎Dettloff asked if there were any other sites on ‎
Rochester Road they were considering‎.  ‎Mr‎. ‎Kellenberger remarked that ‎
they would consider as many as they could‎.  ‎He had been with Tim ‎
Hortons about six years, and one of his first site tours was in and around ‎
Rochester Hills‎.  ‎It had taken this long to bring one forward, and they were ‎
happy with the site‎.  ‎They would love to add more in the future, but he did ‎
not have anything currently‎.  ‎Mr‎. ‎Dettloff knew they were in a growth mode, ‎
and he said that was great‎.  ‎Mr‎. ‎Kellenberger agreed that they had ‎
continued to grow, and they were building more this year than they had in ‎
the five previous, and each year had been more than the year before‎.  ‎He ‎
thought that was great in this economy‎.  ‎Mr‎. ‎Dettloff asked if it was the first ‎
Tim Hortons in Rochester Hills, which Mr‎. ‎Kellenberger confirmed‎.  ‎Mr‎. ‎
Dettloff thanked him for the opportunity of coming to Rochester Hills, and ‎
he said he was looking forward to working with him‎.‎
 
Chairperson Boswell explained that the first aspect of the site was a ‎
Recommendation to City Council of the Conditional Land Use, which ‎
required a Public Hearing‎.  ‎He opened the Public Hearing at ‎7‎:‎36 ‎p‎.‎m‎.  ‎
Seeing no one come forward, he closed the Public Hearing‎.‎
 
Hearing no further discussion, Mr‎. ‎Schroeder moved the Conditional ‎
Land Use in the packet‎. ‎
 
MOTION‎ by Schroeder, seconded by Dettloff, in the matter of City File ‎
No‎. ‎12‎-‎008 ‎(‎Tim Horton‎’‎s Rochester Road‎) ‎the Planning Commission ‎
Recommends ‎to City Council‎ Approval‎ of the C‎onditional Land Use‎, ‎
based on plans dated received by the Planning Department on August ‎8‎, ‎
2012‎, with the following seven ‎(‎7‎) ‎findings‎.‎
 
Findings‎
 1‎.‎     The proposed building and other necessary site improvements meet ‎
 or exceed the standards of the Zoning Ordinance‎.‎
 2‎.‎     The expanded use will promote the intent and purpose of the Zoning ‎
 Ordinance‎.‎
 3‎.‎     The proposed building has been designed and is proposed to be ‎
 constructed, operated, maintained, and managed so as to be ‎
 compatible, harmonious, and appropriate in appearance with the ‎
 existing and planned character of the hospital, the general vicinity, ‎
 adjacent uses of land, the natural environment, and the capacity of ‎
 public services and facilities affected by the land use‎.‎
 4‎.‎     The proposal should have a positive impact on the community as a ‎
 whole and the surrounding area by further offering jobs and ‎
 another dining option‎.‎
 5‎.‎     The proposed development is served adequately by essential public ‎
 facilities and services, such as highways, streets, police and fire ‎
 protection, drainage ways, and refuse disposal‎.‎
 6‎.‎     The proposed development should not be detrimental, hazardous, or ‎
 disturbing to existing or future neighboring land uses, persons, ‎
 property, or the public welfare‎.‎
 7‎.‎     The proposal will not create additional requirements at public cost for ‎
 public facilities and services that will be detrimental to the ‎
 economic welfare of the community‎.‎
A motion was made by Schroeder, seconded by Dettloff, that this matter be ‎
Recommended for Approval to the City Council Regular Meeting‎. ‎The motion ‎
carried by the following vote‎:‎
Aye
Boswell, Brnabic, Dettloff, Hetrick, Hooper, Kaltsounis, Reece, Schroeder ‎
and Yukon‎
9 - 
 
Chairperson Boswell stated for the record that the motion had passed ‎
unanimously‎.‎
 
2012-0325
Request for Site Plan Approval ‎- ‎City File No‎. ‎12‎-‎008 ‎- ‎Tim Hortons, a proposed ‎
1‎,‎393 ‎square‎-‎foot restaurant with drive‎-‎through on Rochester Rd, north of Avon‎
Chairperson Boswell noted that the motion in the packet contained six ‎
findings and five conditions, and he read the added conditions as the ‎
Commissioners discussed‎.‎
  
MOTION‎ by Schroeder, seconded by Kaltsounis, in the matter of City File ‎
No‎. ‎12‎-‎008 ‎(‎Tim Horton‎’‎s Rochester Road‎)‎, the Planning Commission ‎
approves ‎the ‎site plan‎, based on plans dated received by the Planning ‎
Department on August ‎8‎, ‎2012‎, with the following six ‎(‎6‎) ‎findings and ‎
subject to the following eight ‎(‎8‎) ‎conditions‎.‎
 
Findings‎
 1‎.‎     The site plan and supporting documents demonstrate that all ‎
 applicable requirements of the Zoning Ordinance, as well as other ‎
 City ordinances, standards, and requirements, can be met subject ‎
 to the conditions noted below‎.‎
 2‎.‎     The development meets the intent and standards of the Flex ‎
 Business ‎1‎ overlay district, inclusive of a modified frontage ‎
 requirement as part of this approval‎.‎
 3‎.‎     The reduced side yard parking setback is justified based on existing ‎
 conditions on neighboring sites‎.‎
 4‎.‎     Off‎-‎street parking areas have been designed to avoid common traffic ‎
 problems and promote safety‎.‎
 5‎.‎     The proposed improvements should have a satisfactory and ‎
 harmonious relationship with the development on‎-‎site as well as ‎
 existing development in the adjacent vicinity‎.‎
 6‎.‎     The proposed development will not have an unreasonably detrimental ‎
 or injurious effect upon the natural characteristics and features of ‎
 the site or those of the surrounding area‎. ‎
  
Conditions‎
 1‎.‎     City Council approval of the conditional land use‎. ‎
 2‎.‎     Provide a landscape bond for replacement trees in the amount of ‎
 $5,748‎ prior to issuance of a land improvement permit for this ‎
 development‎.‎
 3‎.‎     Submittal of an irrigation plan, including irrigation of the Rochester ‎
 Road right of way‎.‎
 4‎.‎     Submittal of a cross‎-‎access easement for City review and approval, ‎
 and filing of the easement with the Register of Deeds‎.‎
 5‎.‎     Addressing all applicable comments from other City departments and ‎
 outside agency review letters‎.‎
6‎.        ‎Continue the stone work along the south elevation from the front of ‎
the building to the rear of the  ‎
           building‎.‎
 
 7‎.        ‎Eliminate the spandrel and replace it with stone work under each of ‎
 the windows‎.‎
  
 8‎.‎     Add an orange ornamental feature above the front window on the ‎
 south fa‎ç‎ade between the pick up window and the front of the ‎
 building‎.‎
A motion was made by Schroeder, seconded by Kaltsounis, that this matter be ‎
Approved‎. ‎The motion carried by the following vote‎:‎
Aye
Boswell, Brnabic, Dettloff, Hetrick, Hooper, Kaltsounis, Reece, Schroeder ‎
and Yukon‎
9 - 
 
Chairperson Boswell stated again for the record that the motion had ‎
passed unanimously‎.  ‎He thanked Mr‎. ‎Kellenberger, and said that the ‎
proposal was a vast improvement over a vacant building‎.  ‎Mr‎. ‎Dettloff ‎
asked if Tim Hortons owned the site and if it would be a land lease, and ‎
Mr‎. ‎Kellenberger said that he would have to check with the real estate ‎
office‎.‎
 
2008-0663
Request for Review and Recommendation of the Historic Districts Study ‎
Committee Report for the Twist Drill properties, located at ‎6841 ‎and ‎6875 ‎N‎. ‎
Rochester Rd‎.‎, at the northeast corner of Rochester Rd‎. ‎and Tienken, zoned I, ‎
Industrial, Parcel Nos‎. ‎15‎-‎02‎-‎300‎-‎004 ‎and ‎-‎015‎, as they relate to the City's ‎
Master Land Use Plan‎. (‎Eric Mozer and Fred Ferber, property owners‎)‎
(‎Reference‎:  ‎Memo prepared by James Breuckman, dated September ‎
14‎, ‎2012 ‎and Preliminary HDSC Report had been placed on file and by ‎
reference became part of the record thereof‎.)‎
 
Chairperson Boswell asked if it was the duty of the Planning Commission ‎
to simply say that this would have no effect on the City‎’‎s Master Land Use ‎
Plan, or if the Commissioners had the option of making their opinions ‎
known‎.‎
 
Mr‎. ‎Breuckman advised that under State Law, the Historic Districts Study ‎
Commission ‎(‎HDSC‎) ‎was required to transmit the Report to the Planning ‎
Commission for information only‎.  ‎There was no requirement that the ‎
Planning Commission had to send anything back to the HDSC‎.  ‎It was ‎
sent for the Commission‎’‎s information so the potential historic ‎
designation could be incorporated into the Master Plan‎.  ‎If the ‎
Commission felt compelled to send some type of communication back to ‎
the HDSC, it could‎.   ‎The HDSC had a very specific charge and very ‎
specific set of criteria under the law about the worthiness of a site being ‎
designated as an historic district‎.  ‎The next step in the HDSC‎’‎s process ‎
was to hold a Public Hearing‎.  ‎The Report had also been transmitted to ‎
the State‎’‎s Historic Preservation Office for review and comment‎.  ‎
Ultimately, it would be up to City Council to decide whether or not to ‎
designate all, none or part of the property as an historic district‎.  ‎
Chairperson Boswell clarified that the motion should talk about a ‎
delisting, and Mr‎. ‎Breuckman agreed that it should say listing or ‎
designation‎.  ‎He added that the Commissioners did not, however, ‎
technically even need to adopt a motion‎.‎
 
Mr‎. ‎Kaltsounis stated that he had a very hard time palliating it‎.  ‎He ‎
understood there were some historic ramifications about the building‎.  ‎
One of the things that concerned him was how the building would relate to ‎
future uses‎.  ‎There was an office building in front, which was probably the ‎
most historic part because of its look, but their review needed to ‎
determine what type of things could be done in the building and how ‎
could it relate to the future‎.  ‎He saw an empty shell in the future‎.  ‎There ‎
were things going on behind the building, such as the warehouse, which ‎
he did not think was part of the building‎.  ‎The site was a very critical part of ‎
the City, and there had to be more studies for it, as to different options ‎
and how it would fit in with the Master Plan before they moved forward and ‎
locked something in place‎.  ‎His vote today would be no because they ‎
needed to do more work‎.‎
 
Mr‎. ‎Breuckman asked to what his answer no would be‎.  ‎Chairperson ‎
Boswell said that there was nothing for them to answer no or yes to, and ‎
that was his problem with it‎.  ‎Mr‎. ‎Kaltsounis said that if he were to give a ‎
recommendation to Council, it would be to not designate, because it was ‎
not a house‎.  ‎It was a very large building that it could be detrimental to if ‎
they said yes‎.  ‎Chairperson Boswell said that if it were an historic district, ‎
the outside of the building would have to be left as it was or reviewed for ‎
changes, but the inside could be changed‎.  ‎
 
Mr‎. ‎Kaltsounis brought up utilities, and he questioned whether the ‎
building could get modern utilities, such as air conditioning or other ‎
modern amenities people wanted, and he maintained that those were ‎
things they had to look into‎.‎
 
Mr‎. ‎Breuckman noted that the Master Plan designated the site as Flex ‎
Business ‎1‎, which permitted office and residential uses, and it was zoned ‎
Industrial‎.  ‎The question was if an historic district listing would change how ‎
it was planned‎.  ‎How future development might happen at the site was a ‎
policy decision at Council about whether to designate all, some or none ‎
of the property‎.  ‎Those questions would not be solved at the Planning ‎
Commission level; they needed to go through the process‎.  ‎Part of the ‎
issue was that the site had been on the potential historic districts list for ‎
years‎.  ‎They were at a step in the process to finally resolve that question‎.  ‎
There was really not much to debate, and it was not really the ‎
Commission‎’‎s bailiwick‎.   ‎Mr‎. ‎Kaltsounis concluded that he would leave it ‎
as his opinion‎.  ‎
 
Chairperson Boswell said that going through the history of Twist Drill was ‎
very good reading, and there was a fascinating story‎.  ‎He agreed with Mr‎. ‎
Kaltsounis about the building itself, but all they could say about it was that ‎
they received the Study from the HDSC‎.  ‎They could say that it had no ‎
deleterious affect on the Master Plan if they wanted‎.‎
 
Mr‎. ‎Breuckman explained that the purpose of forwarding it to the ‎
Commissioners was to make them aware‎.  ‎There could be a situation ‎
where the Master Plan was calling for redevelopment of the site or a ‎
change in use‎.  ‎Forwarding it to the Commission was to make aware that ‎
there was potentially an historic district being established, and then it ‎
would not be possible to knock something down there and redevelop, for ‎
example‎.  ‎The Commissioners should determine whether a designation ‎
would change what the planned uses were for the site‎.  ‎In this case it ‎
would not‎.  ‎There was economic development, and there was historic ‎
preservation‎.  ‎The potential uses on the site could potentially be ‎
accommodated in the buildings‎.  ‎That was what the real question before ‎
the Commission was about‎.‎
 
Mr‎. ‎Hetrick commented that it was interesting because when Mr‎. ‎
Breuckman said the site was zoned Industrial, Mr‎. ‎Hetrick realized that ‎
designating it as historic would absolutely have an impact on the ‎
property, but then Mr‎. ‎Breuckman said it would not‎.  ‎He asked how ‎
creating an historic district could not impact the zoning as an Industrial ‎
site‎.  ‎He felt it would have a direct impact‎.  ‎
 
Mr‎. ‎Breuckman said that an historic district only impacted the outside of ‎
buildings, so the use inside the buildings, whether industrial or something ‎
else, could stay the same‎.  ‎He added that the uses that could occur ‎
inside the building would not be impacted by an historic district ‎
designation‎.  ‎Mr‎. ‎Hetrick clarified that an impact would be that a property ‎
could not be razed, for example‎.  ‎If there were functionally obsolete parts ‎
of the building, that would become an impact‎.  ‎Mr‎. ‎Hetrick recalled ‎
someone talking about the water tower there that was ready to fall down‎.  ‎It ‎
was part of the district, and he felt that would become somewhat ‎
problematic‎.  ‎They could not let the water tower fall down, but it was going ‎
to‎.  ‎That seemed to suggest a bit of a challenge that existed‎.  ‎Mr‎. ‎
Breuckman reminded that it was part of the process, and City Council was ‎
ultimately the board with the discretion‎.  ‎There was not much discretion to ‎
the process until it got to Council‎.‎
 
Mr‎. ‎Schroeder felt that the designation would have a tremendous impact ‎
on the property if it were designated historic‎.  ‎In his opinion, there was ‎
nothing historic about an old factory building‎.  ‎He was ready to make the ‎
motion stating that it would have an impact‎.  ‎He also mentioned that there ‎
was some environmental impact on the property years ago, but he was ‎
not sure if that had been cleaned up‎.‎
 
Chairperson Boswell opened the discussion to public comments‎.‎
 
Eric Mozer, ‎6875 ‎N‎. ‎Rochester Rd‎.‎, Rochester Hills, MI ‎48306‎  ‎Mr‎. ‎
Mozer said that he thought the Commissioners‎’ ‎opinions were very ‎
important‎.  ‎If it was designated as historic, it would definitely limit what ‎
could be done with the property‎.  ‎If someone wanted to build a heart ‎
center or medical office, they could not use the property‎.  ‎He pointed out ‎
that the Study Committee was calling the whole area historic‎.  ‎The ‎40 ‎
acres would be untouchable on the outside, even telephone poles that ‎
were bent over‎.  ‎There were some outbuildings in the Report‎.  ‎He advised ‎
that he was the trustee of the Rein Mozer Trust, which owned ‎6875 ‎N‎. ‎
Rochester Rd‎.  ‎He was requesting that the Twist Drill site be removed ‎
from the potential historic list‎.  ‎They have had the property up for sale for ‎
a year‎-‎and‎-‎a‎-‎half, and being on the list was affecting their ability to sell ‎
the building‎.  ‎Developers were talking to people at the City, who were ‎
required to say that it was on the potential list‎.  ‎People that were interested ‎
in the property were walking away scared, because they did not know what ‎
they could do with the property‎.  ‎Someone might want to use the nice ‎
office in front and do something different in the back‎.  ‎Their part of the ‎
property was built in ‎1946‎.  ‎It was not part of World War II, and it had no ‎
historic significance‎.  ‎His dad passed away over a year ago, and he had ‎
extended part of the building in ‎1982 ‎and ‎1997‎.  ‎That was part of the ‎
Study too, but he did not understand why‎.  ‎In the past ‎10 ‎years, his father ‎
had requested that the property be removed from the list‎.  ‎Five years ago, ‎
he had thought that it was removed five years before that‎.  ‎At that time, the ‎
building was ‎30‎% ‎occupied, but now the front part of the building was ‎
empty‎.  ‎It had not paid rent in four years‎.  ‎He had to evict people because ‎
they were not paying rent‎.  ‎He received a $‎13‎,‎000 ‎gas bill that he was still ‎
fighting‎.  ‎It was a financial struggle for them‎.  ‎He noted that his mother ‎
passed away last month, but before that, he had hoped to sell the building ‎
and buy her a condo in Michigan‎.  ‎Now that she had passed away, he did ‎
not know what he would do‎.  ‎He stated that it was getting very frustrating, ‎
and it had been frustrating for his father‎.  ‎Mr‎. ‎Mozer said that he and his ‎
wife created Race Rochester, a go‎-‎cart track in the building, because that ‎
19‎,‎000 ‎square feet was sitting empty for five years‎.  ‎He told his father that ‎
they had to do something to get revenue from the building‎.  ‎They had run ‎
the business for five years without any profit or salaries‎.  ‎It was just to help ‎
his parents keep the building going‎.  ‎Now they were fighting the historic ‎
district issue, and it was getting tiring‎.  ‎He said that if the Commissioners ‎
had a recommendation, he was just asking them to please express it to ‎
City Council‎.  ‎He was at the HDSC meeting a week prior, and they wanted ‎
to reject the historic designation basically, but they were told that they ‎
could only approve or reject the Report and have no opinion‎.  ‎He wished ‎
they would have rejected the Report, and said that they did not want the ‎
site designated‎.  ‎He asked the Commissioners to please let City Council ‎
know how they felt‎.  ‎If someone came in and liked the architecture, that ‎
would be fine ‎- ‎they could buy the building‎.  ‎He had a leaky roof and he ‎
had to pay for heat in the winter‎.  ‎He would have to store cars there just to ‎
pay for the heat‎.  ‎He related that he worked at Chrysler full time, he had a ‎
go‎-‎cart track, and now he would have to start another business just to pay ‎
for the heat in the building‎.  ‎At some times, he felt like walking away‎.  ‎He ‎
reiterated that the Commissioners could give their opinions, and state ‎
that the site should not be designated as historical‎.  ‎
 
Robert Carson, ‎4111 ‎Andover, Bloomfield Hills, MI ‎ Mr‎. ‎Carson stated ‎
that he represented Corporate Park of Rochester Hills, Inc‎.  ‎It was the ‎
northern portion of the site and was ‎33 ‎acres‎.  ‎He said that most of the ‎33 ‎
acres were vacant, and it was all part of the historic designation‎.  ‎It ‎
included the warehouse‎.  ‎The question before the Commissioners was ‎
whether the designation affected the Master Plan‎.  ‎He felt that there was ‎
no doubt whatsoever that it would negatively affect the Master Plan‎.  ‎It ‎
could not allow the development of most of the acreage for the intended ‎
uses, and it would have a detrimental affect, not only on the structures that ‎
existed and the prospects for them, but it would essentially prohibit the ‎
development of the property ‎(‎all ‎42 ‎acres‎) ‎as designated in the Master ‎
Plan‎.  ‎The circumstance before the Commissioners, the HDSC and then ‎
Council, was that this matter had been pending for years, and there had ‎
been a request to have it removed from the list‎.  ‎The potential list ‎
designation essentially would dampen the prospects for any activity with ‎
respect to the site and would wipe out the economic benefit‎.  ‎From a ‎
planning standpoint, it would obviously have a detrimental effect upon the ‎
potential uses as designated by the Master Plan for the site‎.  ‎He stated ‎
that it was imperative for the owners of the property, and also for the City, ‎
to move this improper potential designation‎.  ‎He added that it should ‎
have come off a long time ago‎.  ‎He claimed that it had negatively affected ‎
the planning for the site to date, and it would in the future‎.  ‎He felt that it ‎
was appropriate for the Commission to make that recommendation and to ‎
move on‎.‎
 
Ms‎. ‎Brnabic said that she understood the process and the motion‎.  ‎It was ‎
not the first time something like this had come before the Commission, ‎
and she had stated her opinion in the past‎.  ‎She felt that an historical ‎
designation should not take place without the approval of the current ‎
property owner‎.  ‎If people purchased a property that was already ‎
designated, they had the appropriate obligation, and they should carry on ‎
the designation‎.  ‎She had watched Council meetings over the years when ‎
this type of matter came before them, and it caused the property owners a ‎
hardship and a negative impact‎.  ‎
 
Chairperson Boswell asked Mr‎. ‎Breuckman if the property would stay on ‎
the potential list if City Council turned down the historic designation‎.  ‎Mr‎. ‎
Breuckman explained that the question would be resolved at that point, ‎
and it would be removed‎.  ‎
 
Mr‎. ‎Kaltsounis believed that designating the property as historic could be ‎
detrimental‎.  ‎He moved the following motion‎:‎
 
MOTION‎ by Kaltsounis, seconded by Reece, Resolved, that the City of ‎
Rochester Hills Planning Commission has reviewed the Historic Districts ‎
Study Committee Report regarding the creation of a locally designated ‎
historic district at the National Twist Drill site, and has determined that the ‎
listing ‎will‎ have an impact on the property with respect to the City‎’‎s Master ‎
Land Use Plan or any other development‎-‎related issues‎.‎
 
Mr‎. ‎Hetrick agreed with Ms‎. ‎Brnabic that property rights of the owners ‎
should not be trampled by historic designation‎.  ‎He had seen it before, ‎
and he felt that there had to be a way to get some consensus as to how to ‎
make those properties useful on both sides of the equation‎.  ‎If property ‎
owners could not see having the designation, he could not either‎.  ‎He ‎
added that there had to be some support for people that owned the ‎
property‎.‎
 
Mr‎. ‎Reece agreed that listing the property as historic would cause a ‎
serious negative impact‎.  ‎Chairperson Boswell felt that Ms‎. ‎Brnabic‎’‎s ‎
comments were the strongest argument‎.   ‎Further to that, there were ‎
underlying reasons that he would not call it an historic district‎.‎
 
Mr‎. ‎Dettloff said that he considered himself to be a very pro‎-‎development ‎
individual‎.  ‎He asked if there would be a potential loss of tax credits such ‎
as brownfield or historic by going to a delisting‎.  ‎He believed that historic ‎
tax credits were available at the Federal level‎.‎
 
Mr‎. ‎Breuckman was not sure that tax credits at the Federal level were ‎
likely, but at the State level, with the new placemaking for economic ‎
development incentives, brownfield and historic preservation incentives ‎
were being offered‎.  ‎In the past, something qualified for State level historic ‎
tax credits if it met the State criteria, and one of those was that a whole ‎
property had to be designated‎.  ‎With the new criteria, doing selective ‎
historic preservation at the Twist Drill site would score a lot of points ‎
towards incentives‎.  ‎The fact that there was a brownfield and the ‎
opportunity for historic designation might be attractive, and it might be ‎
possible to get funding to help clean the site‎.  ‎
 
Mr‎. ‎Dettloff clarified that if a portion of the property remained on the list, it ‎
could qualify under the new incentives‎.  ‎Mr‎. ‎Breuckman said that he ‎
believed so‎.  ‎From what he had read, there were no hard and fast rules for ‎
historic preservation and brownfield credits‎.  ‎It was all bundled up in the ‎
placemaking effort‎.  ‎Mr‎. ‎Dettloff said that it did not necessarily mean that ‎
if the site was torn down that there was not some type of incentive out ‎
there that could be used‎.  ‎He asked Mr‎. ‎Mozer if incentives through the ‎
State would be a consideration in the redevelopment of the property‎.   ‎Mr‎. ‎
Mozer said that it would be up to whoever bought the property‎.‎
A motion was made by Kaltsounis, seconded by Reece, that this matter be ‎
Accepted‎. ‎The motion carried by the following vote‎:‎
Aye
Boswell, Brnabic, Dettloff, Hetrick, Hooper, Kaltsounis, Reece, Schroeder ‎
and Yukon‎
9 - 
 
Chairperson Boswell stated for the record that the motion had passed ‎
unanimously, and he advised that the matter would go before the Historic ‎
Districts Study Committee on November ‎15‎th for a Public Hearing‎.‎
 
ANY OTHER BUSINESS
 
2012-0142
Master Land Use Plan Update Discussion‎
(‎Reference‎:  ‎Memo prepared by James Breuckman, dated September ‎
14‎, ‎2012 ‎and documents regarding the Master Land Use Plan ‎2012 ‎had ‎
been placed on file and by reference became part of the record thereof‎.)‎
 
Mr‎. ‎Breuckman related that this discussion was a continuation of one ‎
from July‎.  ‎There were three major things they were looking at‎:  ‎Adopting ‎
the M‎-‎59 ‎Corridor and the Rochester Road Access Management Plans ‎
into the Master Land Use Plan ‎(‎MLUP‎)‎; adding language about the ‎
Complete Streets Policy; and looking at some options for the former Sikh ‎
Gurdwara Temple property on Old Orion Court‎.  ‎The Sikh property was ‎
currently planned for residential with no real option for anything else‎.  ‎
There was language about the existing site conditions; there was a ‎
wetland and the site was located on a major road‎.  ‎The City had received ‎
a number of inquiries about the site, none of which were to use it for ‎
residential purposes‎.   ‎Staff felt that the site lent itself to something ‎
non‎-‎residential‎.  ‎Options for the site included Flex Business ‎1‎, office ‎
development and retaining it as residential and hoping someone would ‎
build a house there‎.  ‎In looking at the permitted uses, he believed that ‎
Flex ‎1 ‎was the way to go, because it would give flexibility and would keep ‎
the door open for residential use, perhaps an attached development or ‎
mixed‎-‎use‎.  ‎He suggested that platted lots ‎16‎-‎19 ‎be planned for ‎
non‎-‎residential‎. ‎Lot ‎15 ‎was part of the property, but it would be retained as ‎
residential, because it had frontage on a residential street and had a ‎
buildable lot‎.  ‎He thought it could be split off from the other parcels and ‎
serve as a natural buffer to the non‎-‎residential use‎.  ‎He mentioned that ‎
Staff had been in discussions with members of the Neighborhood House, ‎
who were looking quite seriously at the site to consolidate their ‎
administrative offices‎.  ‎He asked if there were any comments regarding ‎
this‎.‎
 
Chairperson Boswell agreed with Flex ‎1‎, and no one else spoke up at that ‎
point‎.  ‎
 
Mr‎. ‎Breuckman continued that he added a descriptor on page ‎7‎.‎3 ‎of the ‎
MLUP‎.  ‎There was currently quite a long description of what the Regional ‎
Employment Center was supposed to be‎.  ‎They would edit most of it out, ‎
because it had laid the groundwork for the M‎-‎59 ‎Corridor Plan, and they ‎
would adopt the M‎-‎59 ‎Corridor Plan by reference‎.  ‎
 
The Rochester Road Access Management Plan and the Complete ‎
Streets Policy were in a new section on page ‎7‎.‎11‎, which talked about ‎
transportation‎.  ‎The Access Management Plan would be adopted into the ‎
MLUP‎.  ‎There would be language about the Complete Streets Policy to ‎
guide the development of the Master Thoroughfare Plan when it was ‎
updated‎.‎
 
Mr‎. ‎Breuckman advised that the next step would be to send out notices ‎
and prepare the amendments‎.‎
 
Mr‎. ‎Kaltsounis asked if they could add some type of verbiage to the ‎
MLUP about recommending a change to the Tree Conservation ‎
Ordinance‎.  ‎Properties platted many years ago did not have to save ‎37‎% ‎
of the trees, but some had many trees that needed to be protected in the ‎
event a new subdivision or development should occur‎.   ‎Mr‎. ‎Kaltsounis ‎
pointed out that a lot of redevelopment would occur on pre‎-‎platted ‎
property, and applicants would not currently have to follow the Tree ‎
Ordinance‎.  ‎Mr‎. ‎Breuckman asked if everyone else agreed, which they ‎
did, and he said he would prepare language regarding that‎.‎
 
Mr‎. ‎Schroeder mentioned an article he had read about vehicle charging ‎
stations‎.  ‎He thought they should consider that when a site was ‎
developed, a conduit from the building to the appropriate place should be ‎
added‎.  ‎That way in the future, if there was a charging site planned, the ‎
ground would not have to be dug up‎.  ‎Mr‎. ‎Breuckman noted that Auburn ‎
Hills added an Ordinance regarding that‎.‎
 
NEXT MEETING DATE
Chairperson Boswell reminded Commissioners that the next Regular ‎
Meeting was scheduled for October ‎2‎, ‎2012‎.‎
 
ADJOURNMENT
Hearing no further business to come before the Planning Commission, and ‎
upon motion by Kaltsounis, seconded by Hetrick, Chairperson Boswell ‎
adjourned the Special Meeting at  ‎8‎:‎30 ‎p‎.‎m‎.‎, Michigan time‎.‎
 
 
 
_____________________________‎
William F‎. ‎Boswell, Chairperson‎
Rochester Hills Planning Commission‎
 
 
 
_____________________________‎
Maureen Gentry, Recording Secretary‎