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Services Committee
Rochester Hills
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Minutes
John L. Dalton, Bob Grace, Katie Hauswirth, Melinda Hill, Barbara Holder, Bev Jasinski, 
Andrew Kenzie, Pam Lee, Gerard Verschueren
CALL TO ORDER
Chairperson Hill called the meeting to order at 8:02 a.m. on February 3, 2004.
ROLL CALL
Melinda Hill, Barbara Holder, John Dalton and Gerard Verschueren
Present:
Non-Voting Members Present: Grace,  Lee
Non-Voting Members Absent: Jasinski, Hauswirth and Kenzie
APPROVAL OF MINUTES
No minutes for approval.
COMMUNICATIONS
Ms. Hill noted that the Committee would be using the new system of projecting the 
meeting packet on a screen and it is the responsibility of the members to print and bring 
any materials they deem necessary.
2004-0048
Property Maintenance Report
Scott Cope, Building Department Director discussed Property Maintenance with the 
following highlights
 
*  Property maintenance committee formed to investigate the need for an ordinance.
 
*  For communities to use a property maintenance code, the community has to adopt it 
by ordinance separately. 
 
*  Conducted a windshield survey which consisted of different areas.
 
*  Used 2001 numbers.
 
* Checked where the non-conforming structures are located.
 
* Tracked previous complaints made.
 
*  Major issues are things you can see.
 
*  Minor issues are existing problems, but are not known for certain.
 
          *20,566 single-family homes 
          *22 single-family rental properties 
          *32 Apartment complexes (5,362 units)
               *Woodside
               *Essex of Hampton
               *Timberline
               *Tienken Court
 
*  Overall, apartments are in good condition, kept up with no major issues.
*  27 rental properties have minor - major violations.
*  8 owner occupied homes have property maintenance issues.
 
Mr. Cope discussed residential complaints:
 
*  1,632 complaints looked at from 1999 - 2001.
*  76 of those complaints were property maintenance codes.
*  GIS map indicates the majority of complaints are located in southern part of City.
 
Mr. Cope briefly noted that commercial structures have minor to major violations.
 
Discussed State Legislature (summary obtained from internet):
 
*  The Governor signed two bills which give the communities the right to establish an 
Administrative Hearing Bureau who would hear property maintenance issues brought 
before them.
 
*  It is not known how many people need to be on the Administrative Hearing Bureau.
 
* The purpose of the Administrative Hearing Bureau is to reduce the time frame to gain 
compliance with a proactive type of enforcement; this will take additional staff.
 
*  City needs additional staff to put into service an Administrative Hearing Bureau.
 
*  Reviewed this issue with the Mayor in order to implement a course of action.
 
Discussed current City procedure:
 
*  Current procedure takes 4 -6 weeks.
     *  City writes a compliance notice.
     *  Resident has 7 - 10 days to comply.
     *  If non-compliance, City issues a civil infraction with a fine of $70 - $500.
     *  2nd non-compliance, City issues a citation and it is sent to Court.
     *  Court issues have taken as long as 12 - 18 months to gain compliance.
 
Discussed comparable communities surveyed:
 
*  Surveyed other communities' actions and enforcement all have a property 
maintenance code that they have adopted by ordinance.
 
          *West Bloomfield
          *Farmington Hills
          *Sterling Heights
          *Novi (enforced on a complaint driven basis)
          *Troy
 
*  Not any of these communities have full-time staff. 
 
*  A number of communities use a resale inspection as a means to maintain code 
compliance.
 
Conclusion analysis was:
 
*  There is not a need for proactive property maintenance ordinance.
*  There are not a great number of buildings that require maintenance.
*  76 complaints could be dealt with by enacting an ordinance which would:
 
*  Recommend Council adopt the property maintenance code.
*  Then allow the Building Department to deal with the complaint.
 
*  Recommendation to do this on a reactive basis.
 
Chairperson Hill recommended:
 
*  Continue to look at what the State provides.
*  Discuss at future Committee meeting when there is additional information.
*  Review further to see whether this may be viable and cost effective.
*  City is not heavily burdened with property maintenance issues.
 
Committee members discussed specific property in need of maintenance
 
*  Homeowner knows and is following the ordinances.
 
*  This is why Building Department cannot address complaints.  If Rochester Hills were 
to adopt the property maintenance code, it would hasten the process with these building 
type issues.
 
*  Other maintenance areas have coverage in the ordinances.
 
*  Property Maintenance Code does not change the ability to enforce.
 
*  Property Maintenance Code gives the City the ability to enforce more building code 
related issues.
 
*  If the City were to form an Administrative Hearing Bureau, it would hasten the 
process.
 
Committee members discussed home based businesses.
 
*  City ordinance states homeowners are not allowed a home based business which 
adversly affects the surrounding neighborhoods.
 
*  City ordinance restricts:
 
     *  Commercial vehicles parked on property
     *  Paid employees coming/going
     *  Deliveries made
Discussed
2004-0037
Memo from Clerk's Office - New Agenda/Minutes Format
Memo Galeczka 20040126.pdf
Attachments:
*Memo about revised format using with Legistar.
Received and Filed
2004-0038
Amendments to Bylaws
Memo Galeczka 20040126.pdf; Bylaws Final 20040121.pdf
Attachments:
Meme regarding updated Bylaws
Received and Filed
UNFINISHED BUSINESS
2004-0034
Policy for Review of Performance Appraisals for City Council Appointed 
Department Directors
Agenda Summary.pdf; policy.pdf; Self Evaluation Form.pdf; Draft.pdf; 
2004-0034 Master Report.pdf; Memo Lee 030404.pdf; Dawson 
Self-Evaluation.pdf; Jasinski Self-Evaluation.pdf
Attachments:
Committee members discussed self-evaluation form.
 
*   Consensus to approve and utilize new form
 
*   Ms. Lee will copy appraisals, distribute questionnaires, forward to City Council
 
*   The City Council Liaison will notifiy Council Members of new procedure. 
 
*   Once procedure is in operation, evaluations would be provided under confidential 
cover to Council.
Enactment No: RES0077-2004
2004-0039
Revised Liquor License Ordinance
Agenda Summary.pdf; Minutes CC Reg Mtg 050703.pdf; Minutes AIS 
071503.pdf; Farmington Hills Agreement.pdf; Minutes AIS 080503.pdf; 
Letter Staran 080803.pdf; Minutes AIS 120203.pdf; Letter Staran 
012804.pdf; Minutes AIS Draft 020304.pdf; First Revisions Ch
Attachments:
Committee reviewed revisions to the ordinance provided by John Staran, City Attorney, 
noting the following: 
 
*  Confidentiality of financial records of applicants.
 
*  Page 16 "Liquor Committee" should be changed to "Administration and Information 
Services Committee (AIS)"
 
*  Ms. Jasinski and Ms. Leslie will be working a new application form.
A motion was made by  Holder, seconded by  Verschueren, that this matter be 
Recommended for Approval to the City Council.  
 
Resolved that the Administrative & Information Services Committee recommends 
that City Council accept for First Reading an ordinance to amend Section 6-38 of 
Chapter 6, Alcoholic Liquor, to modify and add factors to be considered by City 
Council in processing liquor license applications, repeal conflicting ordinances, 
and prescribe a penalty for violations.
 
The motion carried by the following vote:
Aye:
Hill, Holder, Dalton and Verschueren
Enactment No: RES0162-2004
NEW BUSINESS
2004-0049
Liquor License Annual Review
Memo Leslie 20040128.pdf; Class C License List.pdf; Memo Cope 
20040127 & Inspection list.pdf; Liquor Inspection forms.pdf; Master 
Report.pdf
Attachments:
Liz Braddock, Health Inspector for Oakland County, provided a brief report discussing 
the following:
 
*  Restaurant inspection procedures.
     *  229 restaurants
     *  inspected every six (6) months
     *  cross contamination issues
     *  temperature problems
     *  plumbing issues
     *  consumer advisory issues
 
*  After 10 days of non-compliance
     *  $55 reinspection fee
     *  Request for facility to attend a pre-hearing meeting for plan-of-action.
     *  First step in license revocation
 
*  If no plan-of-action implemented, revocation of license is manually given.
     *  Facility has seven (7) days to appeal.
 
*  Sensory Board then approve the revocation or authorizes re-opening of facility.
 
*  Article 4 of Oakland County states that every facility is required to have a certified 
food manager by November 15, 2004.
 
*  A two (2) eight (8) hour day course offered every month through the Health 
Department.
 
*  The State gives the owner  ninety (90) days to replace a Certified Food Manager.
 
*  Michigan Restaurant Association can provide information on State test.
 
*  The County verbally informs facilities of this State requirement.
 
*   A license is revoked for facility that does not comply with State requirement.
 
*  State requires that the public health is protected.
 
Committee discussed offering a certified food management course at City Hall.
 
*  Committee members inquired about requirements to host a class.
*  Health Department will provide instruments needed to conduct class.
*  Health Department can notify facilities of class schedule at City Hall.
*  Committee member added several City businesses not in compliance.
 
Committee members continued discussion on Alcoholic Liquor Licenses
 
*  City has six (6) new licenses and several in escrow
*  Escrows reviewed annually
*  New restaurant establishments are required to bring their own license or obtain one 
that is in escrow.
 
Committee members discussed the process of transferring a license out of escrow and 
the remaining six (6) available Class "C" licenses. 
 
It was noted that Council members have determined that want to be selective in 
awarding the remaining six (6) licenses.
 
Ms. Leslie added:
 
*  State was unresponsive to request for a Class "C" license list.
*  State website list was lacking information.
*  State field report via phone call was lacking information.
 
Mr. Cope indicated that he cannot confidentially say from the Building Department's 
perspective that all businesses are in compliance.  He noted there are still some 
outstanding inspections which will be completed this week.  However, there are no 
guarantees the businesses will pass inspection.  
 
Chairperson Hill stated that if the businesses do not pass inspection, there is a process 
to address this issue prior to taking it to Council and the appropriate AIS meeting will be 
scheduled if deemed necessary.
ANY OTHER BUSINESS
UPCOMING SALARY DISCUSSION
Ms. Lee discussed:
 
*  MML annual survey for Director salaries and other positions.
*  Request for information regarding MML survey for March meeting.
SIGN ORDINANCE ENFORCEMENT ISSUES
Committee members discussed sign ordinance and enforcement.
 
*  Numerous weekend signs displayed.
*  Ordinance enforcement officers have been working weekends with Mayor's 
authorization
*  Looking into fining the advertiser.
LAPTOP COMPUTERS AND CITY WEB PAGE
Committee members discussed returning laptops and WEB RFP
 
*  Several Council members expressed a desire to retain their laptops.
*  WEB RFP - a way to inform residents and to increase turnout.
*  Upgrades for ADA compliance for vision impaired residents.
CPR TRAINING
Committee members discussed CPR training
 
*  Employees requested CPR, First Aid, AED training
*  Two day session from 8:00 am - 12:00 PM
OPC FEES
Committee members discussed OPC fees
 
*  Residents/non-residents complaining about the high fees.
*  OPC board is addressing this issue.
*  OPC is funded by a millage.
*  Optional Grand Opening Ceremony was a fund raiser at a cost of $25.00.
*  Number of non-residents using facility is unclear.
*  Policy: non-residents $120.00 plus 30% additional fee per class cost.
NEXT MEETING DATE
March 2, 2004
ADJOURNMENT
There being no more business before the Administration and Information Services 
Committee, Chairperson Hill adjourned the meeting at 9:50 a.m.
 
 
Minutes prepared by Sue Busam.
 
 
Minutes were approved as presented at the May 4, 2004 Regular Administration & 
Information Services Committee Meeting.