1000 Rochester Hills Dr. 
Rochester Hills, MI 
48309
(248) 656-4600
Home Page:  
www.rochesterhills.org
Rochester Hills
Minutes
Planning Commission
Chairperson William Boswell, Vice Chairperson Deborah Brnabic
Members:  Gerard Dettloff, Greg Hooper, Nicholas O. Kaltsounis, Nathan Klomp, David A. 
Reece, C. Neall Schroeder, Emmet Yukon
7:30 PM
1000 Rochester Hills Drive
Tuesday, May 19, 2009
CALL TO ORDER
Chairperson William Boswell called the Regular Meeting to order at 7:30 
p.m. in the City Hall Auditorium.
ROLL CALL
Quorum Present.
 
Also Present:  Ed Anzek, Director of Planning and Development
                         Keith Sawdon, Director of Fiscal Operations
                         Roger Rousse, Director of Engineering Services
                         Maureen Gentry, Recording Secretary
William Boswell, Deborah Brnabic, Greg Hooper, Nicholas Kaltsounis, 
Nathan Klomp, David Reece, C. Neall Schroeder and Emmet Yukon
Present
8 - 
Gerard Dettloff
Absent
1 - 
APPROVAL OF MINUTES
2009-0194
April 21, 2009 Regular Meeting
 
A motion was made by Schroeder, seconded by Kaltsounis, that this matter be 
Approved as Presented.                                                                                                                                                                                             
The motion CARRIED by the following vote:
Aye
Boswell, Brnabic, Hooper, Kaltsounis, Klomp, Reece, Schroeder and 
Yukon
8 - 
Absent
Dettloff
1 - 
COMMUNICATIONS
A)  Planning & Zoning News dated April 2009
NEW BUSINESS
2009-0146
Request for Adoption of the 2010 - 2015 Capital 
Improvement Plan (Public Hearing)
(Memo and Draft CIP dated May 15, 2009 from Keith Sawdon, Fiscal 
Director, had been placed on file and by reference became part of the 
record thereof).
 
Chairperson Boswell explained the procedure for the Public Hearing and 
asked Mr. Anzek to begin the discussion.
 
Mr. Anzek recalled that at the April 21st meeting, Staff was before the 
Commission to present the new Capital Improvement Plan (CIP) projects 
and the status of the CIP program to date.  There had been questions and 
suggestions made by the Planning Commission, and he advised that Mr. 
Sawdon, the City’s Finance Director, would walk everyone through the 
changes as a result.   Mr. Anzek noted that three new projects had been 
added.
  
Mr. Sawdon advised that he had highlighted the questions raised at the 
meeting in his memo.  There were new items incorporated into the 
document, which were based on ideas from the Commissioners.  He 
referred to the water and sewer project WS-42A, M-59 Watermain 
replacement.  Mr. Schroeder had suggested that they use a 12-inch 
rather than an 8-inch pipe, and they increased the size, changing the cost 
from $61,800.00 to $72,100.00.  Mr. Sawdon noted the suggestion made 
by resident Melinda Hill to include the total costs for each project, along 
with the City’s share, which will be added to the new document.  Ms. Hill 
had also discussed water and sewer infrastructure and what areas in the 
City were not yet completed.  They took the suggestion further and 
generated maps for the City’s infrastructure for all pathways and for water 
and sewer.  It showed where they had infrastructure, what projects were 
being proposed, and what was left to do, which gave the reader a better 
picture.  There was a suggestion that during the rating process, the Team 
should look at not only energy savings, but also return on investment.  It 
was a little late to add it to the 2010 process, but it would be added to the 
rating criteria for next year.  They would look at how it benefitted the 
infrastructure and timing, and also what benefit the City would receive 
from energy savings and return on investment.  Mr. Sawdon referred to 
the Clinton River channel restoration project, for which a funding question 
had been raised.  The research showed that a portion was part of the 2009 
budget from the pathway construction fund, which was to be completed 
this year.  The riverbank stabilization would be done through the drain 
fund, and had been proposed for grants for the 2010 CIP.  
 
Mr. Sawdon referred to the Tieken Pathway discussion, during which Mr. 
Hooper recalled that an escrow account had been set up to build a 
pathway in the future for the Millstream Village development.  They 
researched it and found that almost $19,000.00 was available to offset 
some of the costs of the project.  
 
Related to the Tienken bridge replacement at Stony Creek, Mr. Sawdon 
said that it was estimated to cost $2.3 million; however, the Road 
Commission had not completed the design work.  The first $1.4 million 
would be covered by the Michigan Critical Bridge Fund, leaving 
$875,000.00 left, of which the City’s share would be 5%.  
 
Mr. Rousse added that there had been a change to the description of the 
Tienken Road bridge project. That project was in the Plan for a long 
period, and money was now available for work to begin.  They talked 
about a two-lane bridge over a certain span, which was included in the 
original design.  In the last few weeks, there had been additional criteria 
looked at, and as a result, the bridge design had been modified.  The 
alternate design was the topic of intense discussions.  They talked about 
a two-lane bridge with two, twelve-foot lanes and two, four-foot shoulders 
with a ten-foot pedestrian walkway.  That substantially reduced the 
footprint of the bridge, and they would get additional information as the 
project moved forward.  
 
Mr. Anzek advised that the three new projects included MR-02F, the 
Hamlin Road rehab from Rochester to John R, which was added because 
of a pending grant application and the Dequindre rehab from Hamlin to 
Auburn.  This was being done in part with other Dequindre improvements.  
The third project involved installation of M-59 sound wall barriers.  The 
matter came up very quickly as part of the widening of M-59, and they put 
it in the CIP to be in a better position to get funding.  He informed that 
there would be a meeting in two days at the MDOT regional office and 
several staff members, as well as residents, would be in attendance to 
express their concern regarding the lack of sound walls.  The City was 
trying to work with MDOT to secure as much funding as possible.  They 
would like a re-analysis of the testing that was done by MDOT to 
determine where sound walls would go.  
 
Mr. Rousse advised that the last new project, Dequindre Road 
reconstruction, was a continuation of the work being performed by the 
Road Commission from Square Lake Road to Auburn.  It was a high 
priority project, which was to extend Dequindre another mile from Auburn 
to Hamlin.  He noted that the project was in the Master Thoroughfare 
Plan.
 
Mr. Anzek stated that Staff was requesting approval of the CIP if the 
Planning Commission was satisfied that they had addressed all of their 
concerns.  
 
Mr. Reece referred to MR-02F, and said that the estimated City share was 
listed at 20%.  20% of $2.45 million was $491,000.00, yet it was identified 
in the document as $1,015,000.00.  He questioned whether the math was 
wrong or if he needed clarification about the percentages.  Mr. Rousse 
said that the typical sharing cost was 80% Federal funding, 10% County 
on a County road and 10% City.  Hamlin was a City road, so they would 
consequently bear a larger proportion of the costs.   
 
Mr. Anzek believed that the road resurfacing was a shared 20% of 100% 
with the Road Commission.  The pathways would be a 100% cost, and the 
cost included retrofitting and improving the pathways that paralleled the 
corridors to bring them into ADA compliance.  He thought they would 
have to look at the cost, to see whether it needed to be clarified further.  
Mr. Reece said he would like to see a breakdown.
 
Chairperson Boswell opened the Public Hearing at 7:50 p.m.  He advised 
the audience that he would not limit each person’s speaking time, and 
explained that Staff and the Commissioners would address all comments 
after the Public Hearing.
 
Eric Ambrozaitis, 590 Thornridge Dr., Rochester Hills, MI Mr. 
Ambrozaitis stated that he was present because of his concern for the wall 
along the M-59 corridor.  With the Federal stimulus package coming in 
and the widening of M-59, he wanted to respectfully ask the Commission 
to go to the clubhouse at Country Club Village and sit and hear the 
incredible amount of noise.  As they moved forward, he believed that the 
City would face serious budget issues, and it would be important to spend 
money properly and wisely.  He asked the Commissioners to look at 
property values as the central theme in voting for the CIP.  Property 
values had not fallen everywhere, and he asked them to be mindful of 
that, because it was a very serious issue for Rochester Hills.  He asked 
them to please be mindful of the wall along M-59 and to ask themselves 
what they would do if they lived there.  He brought up the meeting 
scheduled in two days with MDOT, and said that he was counting on Mr. 
Anzek’s support regarding the wall, reiterating that it was very important to 
the residents.
 
Melinda Hill, 1481 Mill Race, Rochester Hills, MI Ms. Hill thanked Staff 
for the changes made that she had suggested over the last couple of 
years, and said that she was glad to see them being incorporated into this 
year’s Plan.  She still had a concern about the water and sewer projects 
for Mill Race and Carter (northeastern end of the City) being put into 
Pending Projects.  She did not feel they would get the appropriate review 
each year when they were put in that category versus being a part of the 
actual Plan.  The policy of the City was to complete sewer and water 
throughout the entire City.  She said she understood it when she was on 
the Policy Team and they changed the Community Center from the 
regular portion of the Plan into Pending Projects because it kept dropping 
further and further back in the ratings, and there was less interest.  She 
was pleased to see that they included maps of existing pathways and 
where sewer and water existed in the City, which she agreed gave a much 
better picture.  Regarding the Tienken Road bridge, she was glad to see 
that the description was updated; however, an eight-foot difference from a 
54-foot bridge to a 46-foot bridge was not the same as the existing 28-foot 
bridge.  There still were some issues about compatibility with the Historic 
District.  She did not want anyone to think they would be replacing a 
two-lane with a two-lane.  They would be replacing a 28-foot structure with 
a 46-foot structure.  Regarding the Dequindre Road reconstruction, 
Hamlin to Auburn, the description said they would reconstruct Dequindre 
as a five-lane cross-section.  She thought that was placed prematurely, 
since they were supposedly reviewing road cross-sections on a 
case-by-case basis.  All of a sudden, it had precedence, and the City had 
already decided to do five lanes. 
 
Ms. Hill stated that in the future, she hoped the Policy Team would 
reconsider including annually recurring expenditures, which they started 
doing for projects in 2008.  The primary criteria of the CIP Policy stated 
that, “A capital Improvement project is defined as a major nonrecurring 
expenditure that includes one or more of the following:  Any nonrecurring 
rehabilitation of all or part of a building, its grounds, a facility or 
equipment, provided that the cost is $25,000.00 or more and the 
improvement will have a useful life of three years or more.”  In 2008, they 
added several recurring projects.  One was MR-03, Major Road Slab 
Replacement and another was LS-03, Local Road Slab Replacement. At 
that point in time, the Local Roads program was a $55 million ongoing 
program.  In 2009 they added traffic calming at $25k a year and in 2010 
they added asphalt rehab, which was an offshoot of concrete slab 
replacement.  They also added enhancements for the SCADA system.  
She understood what was proposed and that the costs were recurring. 
However, she thought that they needed to be placed in a separate section 
of the CIP with a title such as “Annual Capital Enhancement Projects,” 
because when each one came on line, they were being rated and if they 
fell at the top of the scale, millions of City dollars were used every year to 
fund them.  They were not capital projects; they were more of an 
enhancement or maintenance-type project.  She understood the reason 
they wanted them in the CIP, but she felt that they should be in a separate 
section.  She had spoken with Mr. Rosen briefly about it (City Council 
member of the Policy Team), and he thought it had some merit.  She 
thanked Staff again for the improvements.
 
Noelle O’Neill, 3640 Winter Creek, Rochester Hills, MI Ms. O’Neill 
maintained that there was $5.8 million set aside for M-59 road 
improvements as a City share/match for when the M-59 widening project 
came to fruition.  She stated that the City should keep those dollars 
dedicated to improving the corridor along M-59.  She lived right there and 
was hammered by noise on a daily basis.  They had a legitimate concern, 
and an open offer to the Commissioners to come and check out the area 
and see what it truly was like to live or sell a home there.  They had tried 
for the last three years.  They have a lovely lot and lovely home, but 
everybody said it was too noisy, and that they knew M-59 would get 
widened some day.  Once M-59 became six lanes with a concrete barrier 
across the street from where they resided, it would hammer them with 
more noise projecting off of it, and they would be “up a creek” as far as 
property values.  The money was set aside for improvements to M-59 and 
regardless of any other project, they felt it should stay M-59 related.  The 
City was fortunate not to have to use any money toward the expansion of 
M-59 because it was Federally funded, but they needed the sound wall to 
protect property values.  She stated that the City needed to shelter the 
residents.  There were a handful present, representing a very large and 
growing number of concerned citizens along a one-mile stretch.  She 
reiterated that they must keep the money where it belonged - with M-59 
improvements.  They were not talking about just property values, but of 
tax revenues, future sustainability, cash flow and overall quality of life.  
She asked them to make the most of the Federal gift and put savings to 
increasing property values instead of deflating them.  The noise barrier 
was extremely important, and it was needed.  They currently had decibel 
levels reaching 69 - she asked them to come and see what that was like.  
She asked them to imagine someone turning that volume up.  There were 
many reports on the damage caused by extensive noise, especially to 
young children. That area was full of families who cared about their 
children, and she asked for help to keep them safe and healthy.  They 
wanted to be heard at the polls, and they wanted to smile and say they 
were very happy that their City government stood behind them, 
recognized their need and helped them get a barrier.  That was their goal.  
She stated that it was not right to apply that money to anything else, and 
they were asking that it be kept for "their" wall.
 
Michael Blake, 3665 Winter Creek, Rochester Hills, MI Mr. Blake 
thanked the Commission for a chance to speak.  He said that he had 
lived in Rochester Hills since 1982, when M-59 was a four-lane highway.  
There was very little traffic, and Lakeside and the Chrysler World 
Headquarters had not been developed.  Hundreds of businesses, office 
complexes, homes and condos had since been built, and traffic noise 
had increased over 100%.  He tried to sell his home about ten years ago, 
in a strong market, and people said they loved the house and forest, but 
they did not like the loud traffic of M-59.  That was ten years ago, and he 
did not sell his house.  In the past five years, they lost over $60,000.00 of 
the value of their home, not even considering today's bad economy.  He 
talked with realtors who told him that with the increase in noise from M-59 
being widened, his home could drop another 20-30%.  He was almost 62 
years old, and he would love to stay at his place and he also could not 
sell it.  He had a house that no one wanted, that he loved, and he had to 
stay there.  Their taxes had increased every year in the last three years, 
but the assessed value of his house had dropped every year.  If there was 
a sound wall on M-59, it would help the value of his home.  It would stop it 
from decreasing as rapidly as it had in value.  Most importantly, the 
health, safety and sanity of the residents would be insured.  He added that 
the children in the area needed the help, too.  It was difficult to see 
children walking down Nawakwa where they did not even know there was a 
car until it was on top of them.  They knew that there was money, and that 
the City had to set aside $5.8 million in the CIP to help fund the new M-59 
project as a percentage of the bill.  President Obama had graciously 
given them all the money for the project, and the City did not have to pay 
anything.  He asked why they could not use that $5.8 million to put up a 
barrier.  If they only put a barrier on one side and not the other, it would 
amplify the noise that bounced off the other side and kick it back to them.  
He lived approximately 500 feet from M-59, and there were only small 
shrubs in between.  He could not invite people over for a picnic, because 
they could not hear each other talking.  He reiterated that something had 
to be done.  He asked them to please respect the taxpayers in the area, 
help them out and show them they cared.  
 
Mary Blake, 3665 Winter Creek, Rochester Hills, MI Ms. Blake noted 
that she also lived at 3665 Winter Creek, about 500 feet from M-59.  Her 
husband talked about a lot of the financial reasons why they needed a 
barrier, but she maintained that she could not even hear her phone ring 
on high when she was outside and it was in her hand.  She remarked that 
it was very annoying.  Last week she was on her deck, and all of a sudden 
a man appeared, and no one heard him coming, and he said he had 
been calling.  It turned out that he was a solicitor, but he could have been 
a robber or even a murderer.  She did not think a gunshot could have 
been heard by her neighbors - let alone a call for help.  The traffic noise 
was loud enough now, but with new construction and no barrier wall on 
their side, it would be louder and potentially more dangerous.  If MDOT 
was not made to realize the danger of the noise, she stated that the ball 
would be back in the City’s court.  She asked them to “amend your CIP 
tonight to include our wall.” 
 
Allen Hague, 3660 Old Creek Rd., Rochester Hills, MI Mr. Hague noted 
that at recent City Council meetings, they had heard a number of 
residents who had to deal with the increasing sound from M-59 everyday.  
Issues regarding the safety of their children, declining property values, 
keeping a peaceful neighborhood and their ability to sell their homes 
were raised.  He pointed out that they had a large number of deer in their 
area, and a wall would keep them off of M-59, where he saw deer 
carcasses all the time.  Besides that, accidents would increase if the 
sound barrier was built on the south side of the freeway only.  He asked 
what would happen when a deer made it across six lanes, only to be 
turned back.  He encouraged them to limit the animals' access to M-59.   
He thought they would all agree that there would be a significant increase 
in noise due to the increased traffic, which would be compounded by the 
sound barrier wall already approved for the south side of the road.  The 
M-59 corridor project would affect Wildflower Subdivision, Country Club 
Village, and the homes that were built off of Nawakwa.  The increased 
sound would affect many more homes than the outdated MDOT analysis 
showed.  If MDOT did not agree that the wall was feasible, he would like 
City Council to include the cost of building the sound barrier added to the 
CIP.  He stated that the wall should be considered part of the corridor 
project and, therefore, should be paid by MDOT or with the $5.8 million 
already budgeted for the project.
 
Ron Lucas, 3635 Winter Creek Rd., Rochester Hills, MI Mr. Lucas said 
that he had lived in his house since November 1979, and he had seen 
quite a few changes.  The area he was in was one of the lowest points in 
the whole area.  Rochester Road was 20 feet higher than the Country 
Club Village clubhouse, so the roadbed for M-59 was directly level or 
slightly above the terrain.  He disputed that their sound readings were on 
par with other areas of M-59.  Most of the neighborhoods west of 
Rochester Road were higher than the expressway and that cut down on 
some of the sound.  He knew people who lived on the south side, and 
they said that the sound on his side was a lot louder than it was on the 
south side.  The homes were set back farther on the south side, but they 
were going to get a wall.  He also disputed the numbers by MDOT.  His 
next door neighbor was excluded, but he was in the count.  If someone 
went in his neighbor’s yard and could tell him the difference between the 
sound level there and at his house, he said he would pay that person 
$500.  There was an individual that lived on the street directly behind him 
who was not in the count.  There was another house on Nawakwa that was 
also not in the count.  The houses in Country Club Village, which were 
farther away, were counted.  There were homes that were closer than 
those that were not counted.  He thought the data was wrong, and he 
thought they were trying to get off cheap, because a wall on one side 
would be a lot less costly.
 
Kelly Lawson, 607 Wade Ct., Rochester Hills, MI Ms. Lawson said that 
she was also present to talk about the sound barrier.  She moved from an 
area where her home backed up to I-75.  She assured that property 
values would go down when they widened M-59.  She saw it happen when 
they widened I-75 in Troy, and Rochester Hills would be no different.  The 
extra noise that came from two added lanes was incredible, and it would 
make a big difference.  It made the difference between whether or not her 
husband and her son could sleep at night, so they had to move.  She 
declared that it was not a problem for her.  She hoped that a City that had 
such high standards, by requiring the maintenance of the natural areas of 
Country Club Village, would want to preserve that natural beauty and 
maintain the property values by approving a sound barrier.  She 
commented that it would be a shame to lose the natural beauty, and to 
not be able to hear birds chirping.  It would also be a shame to lose the 
beauty that had grown in the neighborhood with everyone trying to move 
out, but she presumed that people would not even be able to sell their 
homes.  She could not sell her house in Troy.  Everyone loved it, but the 
noise was too loud.  She was asking the Commissioners to seriously 
consider the issue in the CIP and to help get the sound barrier up for 
them.
 
Chairperson Boswell closed the Public Hearing at 8:14 p.m.  Addressing 
a comment by Ms. Hill, he said he agreed that having a five-lane 
cross-section on Dequindre should perhaps be removed and the project 
described as being improved.  
 
Mr. Anzek responded that the City had a case-by-case basis policy, and 
with the recent issues involving Tienken, they looked again at the Master 
Thoroughfare Plan.  As adopted and approved by the Planning 
Commission, it called for various improvements throughout the City, 
including to Avon, Dequindre, Crooks and Livernois.  The general phrase 
used was a five-lane cross section, so they were being consistent with the 
text of the MTP.  The Plan worked as a total unit.  There was a lot of 
discussion currently about the width of Tienken Road, and it had been 
validated in the MTP that Tienken worked as a three-lane only if 
Dequindre was improved by adding more lanes.  The Team went through 
the modeling exercise numerous times to see how to get the best bang 
for the buck, and to safely move vehicles through the City, whether they 
were generated within or not.  They learned through the process that if the 
Dequindre/Avon/23 Mile bottleneck was improved, that it would serve as a 
relief valve for traffic coming down 26 Mile and heading south to M-59.  
He appreciated the comments, but if the project were to go forward, it 
would be evaluated at that time to see whether it should be three, four or 
five lanes.  He did not have a problem taking five lanes out, as long as 
the Planning Commission understood that the Thoroughfare Plan called 
for five-lane cross-section improvements.  He could speculate that 
Livernois would be a four-lane boulevard to match the current one, yet the 
MTP called for a five-lane cross section.  He explained that a five-lane 
cross section was four moving lanes with a center turn lane.  
 
Chairperson Boswell asked the Commissioners if they wanted to leave 
the five-lane cross-section in for Dequindre.  He concluded that five lanes 
would be fine, and he thought it would become a very important road for 
the people of the City.
 
Mr. Schroeder stated that a five-lane designation would not commit the 
City to anything; it was just a long-range plan that could be easily 
changed.  He had been doing this type of planning for 30 years.  He 
stressed that they should be consistent in all their documentation 
because when they got into the funding, especially with the Federal 
Government involved, inconsistencies could be a problem.  He reiterated 
that in no way would they be committed to a five-lane road by approving it 
as it was.  
 
Mr. Kaltsounis agreed.  They had charged a committee with the task of 
putting together a Plan that they would be throwing away at the first 
crossroad, and he was concerned about that.  
 
Mr. Hooper noted that at the previous night’s City Council meeting, there 
were about six or seven people who objected to a five-lane road for 
Tienken Road.  He asserted that it was not a secret Dequindre was going 
to be widened to five lanes up to Auburn Rd., which was in the planning 
process now and had been in the last two MTPs.  There had been a 
number of public meetings over the last 15 years regarding Dequindre, 
and about the City’s intention, and it was part of the overall MTP.  
 
Mr. Anzek thought it was important to understand that the City of 
Rochester Hills had about 20% of the responsibility for widening 
Dequindre.  The City of Rochester’s, the City of Shelby Township’s, and 
Macomb County’s Master Thoroughfare Plans also called for the 
widening of Dequindre.  All four entities recognized the need to have the 
road fixed, and there would be a mutual plan to pursue funding and more 
government officials involved.  The City’s portion would be minimal 
compared with the benefits gained for overall transportation movement.  
 
Mr. Klomp commented that he respected the Master Thoroughfare Plan 
process.  The residents were involved and the roads were surveyed, and 
there was a purpose and reason for why they chose the Plan.  He felt that 
the goal should be to remain consistent with results of the process.  They 
should work from the MTP, and he was comfortable moving forward with 
what they had planned and talked about.
 
Chairperson Boswell brought up the recurring and non-recurring 
expenses mentioned by Ms. Hill.  He felt she had a good point, and noted 
that she had brought it up for three years in a row.  He asked the 
Commissioners about the idea of a separate section in the CIP.  
 
Mr. Anzek thought it had merit worth exploring, and he recalled that the 
Policy Team discussed it.  The Pending Projects section was where they 
put the “dream” projects.  It used to be called the Compatibility section.  
The reason they had it was because they never wanted projects to drop off 
the radar screen.  They did not want to censure or edit any project 
submitted because something cold today could come back hot tomorrow.  
They wanted those projects in as references so that if funding fell in place, 
they could be re-reviewed.  He thought Ms. Hill’s suggestion was a good 
one, and he felt they should defer it to the Policy Team when they met 
again in January 2010.  
 
Chairperson Boswell asked Staff to go over the design of the M-59 
corridor and explain why MDOT was saying that the wall could not be put 
in on the north side. 
 
Mr. Anzek explained that the M-59 widening project had been 
fast-tracked.  The CIP projects were due February 20, before the stimulus 
money was announced.  They had no idea M-59 would be prioritized, and 
they were lucky that it was positioned; MDOT had been working over the 
past three years on the design, hoping funding would become available.  
MDOT capped the monies at $60 million for the widening.  The sound 
walls were not included in that cost.  MDOT conducted some sound 
studies, which were the crux of the debate.  There were two segments that 
qualified for sound walls, but residents believed that additional areas 
should qualify as well.  MDOT was holding a meeting about it in a few 
days.  Mr. Anzek advised that when it first came to their attention at the 
Council meeting two weeks ago, Mr. Hooper came into his office the next 
morning and said it was important, and that it should be in the CIP.  They 
put together the project quickly, and it was then rated.  If the Planning 
Commission was satisfied with what was presented, the members had 
done their part.  He reminded that the Commission members did not set 
policy on which funds to use; it was their job to evaluate projects, to look 
for coordination with other projects and to endorse what had been put 
forward as a technical document.  Typically, the first year of the CIP was 
used for budget purposes, but just because it was in the CIP, there was no 
guarantee it would get funded.  The Department Directors would submit 
numbers to Mr. Sawdon in the next three weeks, and he would then 
assemble a draft budget for the Mayor’s scrutiny.  Lastly, the Mayor would 
choose what to present to City Council.  City Council can accept things in 
the budget or not.  He reiterated that the Planning Commission’s position 
was not to weigh in on what funds to use or how to prioritize; that was the 
job of the elected officials.
 
Mr. Hooper agreed with Mr. Anzek.  He advised that there were 12 walls 
that MDOT evaluated, and two met the feasible and reasonable criteria 
and were in the CIP for $357,000.00 - the City share.  He thought they 
needed to modify the language so the potential existed for others.  For 
instance, for the MB-09 wall the residents wished to be added, they could 
modify it to say there might be other segments added, but they would not 
know the cost.  The way it was currently written was just for two segments.  
 
Mr. Hooper emphasized that the Planning Commission had no funding 
responsibility.  The CIP was a five-year plan for which projects and costs 
were evaluated.  He noted that there were a few comments about the City 
having $5.8 million sitting in a bank someplace, which he stated was 
simply not true, and he wanted everyone to understand that.  There were 
$98 million of total projects in the CIP, and the City would never be able 
to fund that entirely. The $5.8 million resided in the $98 million.  Last year 
it was shown in the CIP for the year 2014, and it was very fortunate that the 
City would not incur that cost in 2014.  They realized that there would be 
some funding responsibilities someday, but how the City paid would be 
determined at that time.  He did not want anyone to walk out with the 
impression that the City had always had that money set aside designated 
for the M-59 project.  City Council did stand ready, willing and able, and 
they were going to the MDOT meeting to try and get the study 
re-determined to add the walls.  He felt there were a number of flaws with 
MDOT's study.  He thought the house count was wrong and he 
questioned the cost, the reasonable criteria, the elevation difference, the 
sound bouncing off the wall on the other side and their value of the 
clubhouse.  If they had a cohesive, strong, professional argument with a 
united front and reasonable criteria for the above, he felt there would be a 
strong possibility that they could convince MDOT to fund the project.  The 
wall would be $2.6 million, and the City’s share would be another 
$300,000.00.  If it were not funded by MDOT, he wondered if the residents 
would be desirous of the City spending $2.6 million.  He wanted to make 
sure that everyone understood the roles of City Council and the Planning 
Commission.  
This matter was Discussed
2009-0222
Mr. Kaltsounis thanked the residents who showed up for the Public 
Hearing, noting that he had worked on the CIP process for five or six 
years, and this was the first time he had seen anyone other than Ms. Hill.  
He clarified that the wall listed in the CIP was for the south side of M-59, 
but the residents wanted it on the north side.  Mr. Anzek said it would be in 
combination.  Mr. Kaltsounis said that he had lived in that area, on the 
south side of M-59.  He heard the noise and the jig brakes all night long.  
He heard trucks getting off the road, and they heard noise when sitting on 
their back porch.  When he purchased the house, the person who sold it 
paid a penalty, which he did pass along when he sold it.  They needed to 
try to restrict the penalty from becoming even larger, and that was how the 
wall could help.  It did not make sense to put the wall in where it was shown 
because of the trees.  There were a lot of trees on the south side and on 
the north side it was cleared.  He agreed that the sound would bounce off 
the south wall and go straight across towards Auburn Rd. and the trees 
would not get to work.  He hoped the engineers would consider what they 
could do to make it as quiet as possible.  He recommended that the north 
wall be added because the residents wanted it considered, and he 
believed that City Council would try hard to get the money.
 
Mr. Anzek advised that the projects were put together rather quickly two 
weeks ago so the information would be prepared for the Public Hearing.  
He suggested that if the Commission approved the CIP, that Staff could 
re-write the section to be more generic and expansive and not limiting in 
terms of dollars.  It would incorporate all of the residential components of 
the M-59 widening project.  They did not want to put in a number that was 
wrong, and it should be written so that proper sound studies were done.  
 
Mr. Klomp thanked the residents for coming to the meeting and 
expressing their opinions.  He had watched how the Council meetings 
transpired, and he understood how they felt.  He lived near the area and 
ran through the neighborhoods.  Even with an Ipod on, he could hear the 
traffic.  He indicated that the Planning Commission’s role was not to try to 
talk City Council into making a move or changing the outcome; it was to 
provide a tool for the decision making process.  He hoped they would get 
positive news from MDOT, and he thought there was a good chance 
things would work in the City’s favor.  He appreciated the residents 
coming and being active, and he hoped the tool provided would allow the 
City to make good decisions.  
 
The Commissioners discussed changes to the motion, including adding 
a category for the sound walls, and Mr. Kaltsounis moved the following 
motion:
 
MOTION by Kaltsounis, seconded by Klomp, that the Rochester Hills 
Planning Commission Approves the Capital Improvement Plan that has 
been proposed for the years 2010-2015.  The Rochester Hills Planning 
Commission has determined the following:
 
WHEREAS, the Municipal Planning Act, Act 285 of Public Acts of 1931, 
as amended, requires the Rochester Hills Planning Commission to 
annually accept a Capital Improvement Plan for the benefit of the health, 
safety and welfare of the community as those criteria relate to the physical 
development of Rochester Hills; and
 
WHEREAS, the Rochester Hills Fiscal Office has consulted with the 
City's professional staff who carry on the business of planning for and 
providing for the present and future needs and desires of the citizens of 
Rochester Hills; and
 
WHEREAS, the Capital Improvement Plan is meant to consider the 
immediate and future needs and goals of Rochester Hills, as identified by 
the public, City Boards and Commissions, and the Mayor's staff, in light 
of existing projects and plans and anticipated resources; and
 
WHEREAS, the Capital Improvement Plan is a flexible document, 
necessarily meant to be reevaluated and amended each year, to project 
into the six (6) succeeding years, and further amended as needed to 
address practical realities as they relate to policies and philosophies of 
relevant Boards, the City Council and the Mayor's office.
 
WHEREAS, the Capital Improvement Plan is a guide and forum to aid 
the Rochester Hills Mayor's Office and the Rochester Hills City Council in 
making decisions regarding the physical development and infrastructure 
maintenance of the City and determining what, if any, resources can or 
should be available to carry out City Council's policies and budgetary 
decisions; and
 
WHEREAS, the components of the Capital Improvement Plan have been 
subject to public hearings, public review, and constant citizen committee 
reviews over the course of several years and a duly noticed full Public 
Hearing on May 19, 2009 and further previous invitation for public input 
on April 21, 2009; and
 
WHEREAS, the components of the Capital Improvement Plan were 
arrived at through a point system using variables that included, among 
other things, whether the project has begun, funds committed, sources of 
funds, prior City Council decisions, Planning Commission or 
administrative recommendations and decisions.
 
RESOLVED, that the Capital Improvement Plan presented for review on 
April 21, 2009, and presented with changes as referenced in the 
document from Keith Sawdon, the City’s Fiscal Director dated May 15, 
2009 (on file) and with changes including the addition of MR-42E, 
involving wall segments for M-59, and changes to the description share of 
the City amount of MR-O2F, as reviewed and determined on May 19, 
2009, is adopted by the Rochester Hills Planning Commission; and
 
BE IT FURTHER RESOLVED, that this Plan should be published and 
attested to according to law.
 
Mr. Klomp recalled that at the Council meeting a few weeks ago there was 
some discussion about the Pending Projects section of the CIP and a 
park project that was taking place.  He thought most understood why 
projects were put there, but he asked for clarification for members of the 
audience.  Outside of the lack of funds, he noted that most projects under 
Pending Projects were very far from ever being commenced or from 
being a high priority to them as CIP planners.
 
Mr. Anzek explained that there were several reasons projects were put 
there.  Sometime they were so expensive that the City did not foresee 
funds being available in six or seven years.  Rochester Hills had been 
preparing a CIP for 13 years, unlike many other communities.  They had 
learned over time never to censure a project.  There was no project so 
bad that it was not worth considering.  The City was very unique in inviting 
residents and businesses in the community to submit projects for 
consideration and sometimes those in the Pending section were difficult, 
but they did not want to lose track of them in case situations changed. 
A motion was made by Kaltsounis, seconded by Klomp, that this matter be 
Approved.                                                                                                                                                                                             
The motion CARRIED by the following vote:
Aye
Boswell, Brnabic, Hooper, Kaltsounis, Klomp, Reece, Schroeder and 
Yukon
8 - 
Absent
Dettloff
1 - 
Chairperson Boswell stated for the record that the motion had passed 
unanimously.  Mr. Anzek thanked the Commissioners for their diligence, 
noting that each year the CIP got better and more thorough, and 
Chairperson Boswell also thanked the residents who came out to the 
meeting. 
 
UNFINISHED BUSINESS
2009-0207
Meeting Start Time - Proposed time change to 7:00 p.m.
(Memo by Ed Anzek, dated May 15, 2009 had been placed on file and by 
reference became part of the record thereof).
 
Chairperson Boswell advised of the proposed change to the meeting start 
time from 7:30 p.m. to 7:00 p.m., as discussed at the previous meeting.  
Mr. Schroeder moved the following motion:
 
MOTION by Schroeder, seconded by Yukon, the Rochester Hills 
Planning Commission hereby resolves that its Regular Meetings shall be 
held in the Rochester Hills City Auditorium at 7:00 p.m., unless the time 
and or place is changed by a vote of the Planning Commission, and 
notice of such change, as required by the Open Meetings Act, is given.  
 
A motion was made by Schroeder, seconded by Yukon, that this matter be 
Approved.                                                                                                                                                                                             
The motion CARRIED by the following vote:
Aye
Boswell, Brnabic, Hooper, Kaltsounis, Klomp, Reece, Schroeder and 
Yukon
8 - 
Absent
Dettloff
1 - 
2009-0216
Approval of Planning Commission schedule for remaining of 
the year with meetings starting at 7:00 p.m.
MOTION by Kaltsounis, seconded by Yukon, the Rochester Hills 
Planning Commission hereby approves the meeting schedule for the 
remainder of 2009, as amended.
 
A motion was made by Kaltsounis, seconded by Yukon, that this matter be 
Approved.                                                                                                                                                                                             
The motion CARRIED by the following vote:
Aye
Boswell, Brnabic, Hooper, Kaltsounis, Klomp, Reece, Schroeder and 
Yukon
8 - 
Absent
Dettloff
1 - 
Chairperson Boswell stated for the record that the motions had passed 
unanimously.  
 
Ms. Brnabic commented that she was glad the City’s CIP process was 
unique, but she felt that it was somewhat adverse.  She thought that 
everyone should have the opportunity afforded to the residents of 
Rochester Hills, so they could stay apprised of what was going on in their 
communities.  
 
NEXT MEETING DATE
The Chair reminded the Commissioners that the next Regular Meeting was 
scheduled for June 16, 2009 at 7:00 p.m.
ADJOURNMENT
Hearing no further business to come before the Commission, and upon 
motion by Kaltsounis, the Chair adjourned the Regular Meeting at 9:00 
p.m., Michigan time.
 
 
_____________________________
William F. Boswell, Chairperson
Rochester Hills Planning Commission
 
 
_____________________________
Maureen Gentry, Recording Secretary