Image
1000 ‎Rochester Hills Dr‎
Rochester Hills‎, ‎MI ‎
48309‎
(‎248‎) ‎656‎-‎4600‎
Home Page‎:  ‎
www‎.‎rochesterhills‎.‎org‎
Rochester Hills
Minutes
Planning Commission
Chairperson William Boswell‎, ‎Vice Chairperson Deborah Brnabic‎
Members‎:  ‎Gerard Dettloff‎, ‎Dale Hetrick‎, ‎Greg Hooper‎, ‎Nicholas O‎. ‎Kaltsounis‎,‎
David A‎. ‎Reece‎, ‎C‎. ‎Neall Schroeder‎, ‎Emmet Yukon‎
7:00 PM
1000 Rochester Hills Drive
Tuesday, October 23, 2012
CALL TO ORDER
Chairperson William Boswell called the Special Meeting to order at ‎7‎:‎00 ‎
p‎.‎m‎. ‎in the Auditorium‎.‎
ROLL CALL
 
William Boswell‎, ‎Deborah Brnabic‎, ‎Gerard Dettloff‎, ‎Dale Hetrick‎, ‎Greg ‎
Hooper‎, ‎David Reece‎, ‎C‎. ‎Neall Schroeder and Emmet Yukon‎
Present
8 - 
Nicholas Kaltsounis
Absent
1 - 
Quorum present‎
 
Also present‎:   ‎Ed Anzek‎, ‎Director of Planning and Economic Development‎
                         James Breuckman‎, ‎Manager of Planning‎
                         John Staran‎, ‎City Attorney‎
                         Maureen Gentry‎, ‎Recording Secretary‎
APPROVAL OF MINUTES
2012-0356
September ‎18‎, ‎2012 ‎Special Meeting‎
 
A motion was made by Schroeder‎, ‎seconded by Yukon‎, ‎that this matter be ‎
Approved as Presented‎. ‎The motion carried by the following vote‎:‎
Aye
Boswell, Brnabic, Dettloff, Hetrick, Hooper, Reece, Schroeder and Yukon
8 - 
Absent
Kaltsounis
1 - 
 
COMMUNICATIONS
 A‎)‎     Letter from Charter Township of Oakland‎, ‎dated ‎10/8/12‎ re‎:  ‎Master ‎
 Plan Update‎
 B‎)‎     Planning ‎& ‎Zoning News ‎(‎3‎) ‎dated July‎, ‎August and September ‎
 2012‎
 
NEW BUSINESS
2012-0062
Site Plan Discussion ‎- ‎City File No‎. ‎04‎-‎034‎.‎2 ‎- ‎A proposed ‎6‎,‎010 ‎square‎-‎foot‎, ‎
3500‎-‎ton Salt Storage Facility on ‎7‎.‎6 ‎acres next to the City‎'‎s DPS Facility on ‎
Auburn Road‎, ‎west of John R‎, ‎zoned R‎-‎4‎, ‎One Family Residential‎, ‎Parcel No‎. ‎
15‎-‎26‎-‎451‎-‎032‎, ‎City of Rochester Hills DPS‎/‎Engineering Department‎, ‎Presenter‎
(‎Reference‎:  ‎Site Plans prepared by OHM Advisors‎, ‎dated received ‎
October ‎19‎, ‎2012 ‎had been placed on file and by reference became part ‎
of the record thereof‎.)‎
 
Present for the applicant were Paul Davis‎, ‎City Engineer and Deputy ‎
Director of DPS‎/‎Engineering‎, ‎City of Rochester Hills‎, ‎1000 ‎Rochester ‎
Hills Dr‎.‎, ‎Rochester Hills‎, ‎MI  ‎48309 ‎and Wayde Hoppe of OHM Advisors‎, ‎
34000 ‎Plymouth Rd‎.‎, ‎Livonia‎, ‎MI  ‎48150‎.‎
 
Mr‎. ‎Davis recalled that the last time they spoke‎, ‎he advised that he would ‎
see the Commissioners again in about a month‎.  ‎He remarked that it had ‎
been about seven months‎, ‎and he was finally back‎.  ‎They had prepared ‎
the final engineering design plans and were pretty close to going out for ‎
bids‎.  ‎They wanted to come back before the Planning Commission to see ‎
if there was anything else they should incorporate into the plans‎.  ‎They ‎
hoped to get approval‎, ‎but if not at this meeting‎, ‎they would want to come ‎
forward for approval soon and go out for bids at the first of the year‎.‎
 
Mr‎. ‎Davis showed a drawing on the overhead and pointed out the westerly ‎
part of the campus‎, ‎where the older DPS building was situated‎.  ‎They ‎
used the campus for asphalt millings collected on road projects and for ‎
salt storage overflow‎.  ‎When they did not have the capacity within their ‎
seven units to store salt‎, ‎and they had to take delivery of a year’s worth of ‎
salt‎, ‎they put it in the overflow area‎.  ‎The campus also held aggregates for ‎
various materials‎, ‎including manhold adjustment rings‎, ‎fire hydrants‎, ‎
metal culverts‎, ‎scrap and equipment building buckets‎.  ‎
 
Mr‎. ‎Davis explained that the building was circulated for different ‎
purposes‎, ‎and they had a few objectives for the proposed salt storage ‎
facility‎.  ‎They wanted to combine two projects that had been in the Capital ‎
Improvement Plan ‎(‎CIP‎) ‎throughout various years‎.  ‎The first‎, ‎FA‎-‎04‎B‎, ‎
DPS Facility‎:  ‎Old DPS Garage Conversion to Cold Storage‎, ‎was ‎
currently in the CIP for year ‎2015‎, ‎but the project first occurred in the ‎
2010‎-‎2015 ‎CIP‎.  ‎The cost had always stayed the same at ‎$‎288‎,‎000‎.‎00‎.  ‎
Originally‎, ‎when the new DPS facility was being constructed‎, ‎it was ‎
planned that a new building for cold storage would be constructed‎.  ‎He ‎
explained that cold storage was for items such as valves on water ‎
systems‎, ‎barricades for roads or cones‎.  ‎They did not need to be in a ‎
heated facility‎, ‎but they did not want them exposed to the elements‎.  ‎As ‎
part as the first project‎, ‎the cold storage building was eliminated‎.  ‎They ‎
wanted to keep the northerly part‎, ‎which included seven of the existing ‎
bays‎, ‎and convert that to a cold storage building‎.  ‎The reason they were ‎
trying to combine it with the salt storage facility was that the southerly part ‎
of the building was proposed for demolition with the salt storage project‎.  ‎
They were trying to accomplish two tasks‎.  ‎The salt storage facility project ‎
first occurred in the ‎2010 ‎CIP‎, ‎similar to the cold storage conversion ‎
building‎, ‎but subsequent to the ‎2010 ‎CIP‎, ‎it had not shown up‎.  ‎The ‎
project had been carried over from a budgeting standpoint since then‎, ‎
however‎.  ‎It was expected that the project would have been constructed in ‎
2011‎, ‎but it had not‎, ‎but the monies ‎(‎$‎450‎,‎000‎.‎00‎) ‎were budgeted and ‎
carried over‎.‎
 
Mr‎. ‎Davis said that the main purpose of salt storage was to construct a ‎
facility that fit the campus in size‎, ‎shape and coloring and also to improve ‎
the City’s external services and internal efficiencies‎.   ‎He had previously ‎
talked about how they would be required to tarp salt piles which‎, ‎with an ‎
enclosed building and breaking up some of encrusted salt piles‎, ‎they ‎
would be able to eliminate with the new building‎.  ‎
 
Mr‎. ‎Davis discussed some of the changes that had occurred since they ‎
last met‎.  ‎In March‎, ‎they presented a conceptual plan‎. ‎They had wanted to ‎
construct a rectangular building to house ‎3500 ‎tons of salt material‎.  ‎At ‎
that time‎, ‎they had planned to have the building compartmentalized‎.  ‎It ‎
would be split in half and have two overhead doors‎, ‎so they could fully ‎
empty salt from each side and utilize that in the summertime in an empty ‎
condition or fill that side while they were working on the other side‎.  ‎They ‎
took the plans to the workers at the DPS garage‎.  ‎They hated the center ‎
wall‎, ‎and said it would really be a burden‎.  ‎They wanted the ability to ‎
circulate inside the building‎.  ‎They originally had the facility to the bottom ‎
of the truss at ‎20 ‎feet‎.  ‎They were also planning to pile the salt up to ‎20 ‎
feet‎, ‎and the workers said that would not work‎.  ‎The loaders raised the ‎
buckets too high‎.  ‎Even in the three‎-‎sided structure‎, ‎there were a number ‎
of dings on the wooden beams in the top when they tried to get to the top ‎
of a pile of salt‎.  ‎That was the basis for a couple of major changes‎.  ‎They ‎
also wanted the overhead doors widened‎.  ‎They initially proposed ‎14‎-‎foot ‎
wide doors‎, ‎but they were now proposed at ‎18 ‎feet‎.  ‎The minor changes ‎
would be to shift the drainage structures‎.  ‎When they got a delivery of salt‎, ‎
the plan would be to dump the load in front of the facility and then use a ‎
loader to push the salt into the structure‎.  ‎A typical truck would deliver ‎
about ‎50 ‎tons of material‎.  ‎To fill it to capacity would take about ‎70 ‎trucks‎.  ‎
After the initial fill‎, ‎they would get several deliveries a year‎, ‎and the bed of ‎
the truck was ‎22 ‎feet‎.  ‎He felt that they definitely made a good decision to ‎
run it through the people that would actually use the facility‎, ‎and the ‎
changes were well worth doing‎.  ‎Mr‎. ‎Davis asked if anyone had any ‎
questions‎.‎
 
Mr‎. ‎Schroeder mentioned the wall and asked if there would be other ‎
renovations inside‎.‎
 
Mr‎. ‎Hoppe said that they would cut the building off at a certain point‎.  ‎He ‎
agreed they had to rebuild a new wall on the end and a couple of feet on ‎
the east and west sides so they had enough room for the contractor to ‎
patch the roof and the concrete inside‎.  ‎It would continue to have electrical ‎
service so the lights and the crane would work‎.  ‎Everything south of the ‎
line would come down and the footings would come out‎.  ‎Mr‎. ‎Schroeder ‎
asked if there would be bathrooms‎, ‎and Mr‎. ‎Hoppe advised that there ‎
would be no sanitary or water‎.  ‎Mr‎. ‎Schroeder asked if the hydraulic lift ‎
would still be there‎, ‎and Mr‎. ‎Hoppe advised that it would no longer be ‎
operable‎, ‎but it would be in there‎.  ‎He added that the overhead rail crane ‎
would continue to operate‎.‎
 
Mr‎. ‎Hetrick suggested that for the south elevation‎, ‎he believed that there ‎
was space to put in a few trees to break that elevation up and look nicer‎.‎
 
Mr‎. ‎Hoppe said it was the request of the DPW that there should be as little ‎
green maintenance as possible because of the circulation of vehicles ‎
and the amount of equipment used‎.  ‎Material would be pushed and ‎
stored into what was a green space‎, ‎and eventually‎, ‎the green space ‎
would go away and weeds would grow around it‎.  ‎There was no one really ‎
dedicated to maintaining the green space‎, ‎and they were asked to ‎
minimize it on the site relative to the new construction‎.‎
 
Mr‎. ‎Hetrick said that he could understand that for the back‎, ‎but he did not ‎
think that the front facing the street would be prone to that‎.  ‎Mr‎. ‎Davis said ‎
that they were planning to pave the space by the building‎, ‎but he ‎
suggested that they could add trees in the berm by the street‎.  ‎They could ‎
add it to the budget or use the City’s Tree Fund‎. ‎
 
Mr‎. ‎Hoppe pointed out the footprint of the old building‎, ‎which was coming ‎
down‎, ‎and noted that there was a scale in that area‎.  ‎The request was that ‎
they made it so a vehicle could pass between the scale and the building‎.  ‎
If they had to add trees‎, ‎they could put them where the green space was ‎
now‎, ‎but that operation would have to be forsaken‎.  ‎
 
Mr‎. ‎Hetrick asked the reason for passing through‎, ‎and Mr‎. ‎Hoppe was not ‎
sure why the request was made‎, ‎and he wondered if it would be good to ‎
limit the access to the yard‎.  ‎Staff decided that the way they used the ‎
facility currently was to get as much access in back as possible‎.  ‎They ‎
made a clear avenue where the vehicles would go to get filled with salt‎, ‎
brine and fuel and go to the scale and then exit‎.  ‎They made it so things ‎
could operate in one very smooth and continuous route‎, ‎but it would only ‎
happen during the winter months and the rest of the year‎, ‎they wanted to ‎
use the site in a different way‎.‎
 
Mr‎. ‎Breuckman said that the area immediately to the south of the building ‎
appeared to be curbed‎.  ‎He asked what that was proposed to be‎.  ‎Mr‎. ‎
Hoppe advised that it would have grass in it because there was a fire ‎
hydrant‎.  ‎Mr‎. ‎Breuckman asked how deep it was‎, ‎and Mr‎. ‎Hoppe was not ‎
exactly sure‎, ‎but said it was under ten feet‎.  ‎Mr‎. ‎Breuckman felt that was ‎
an area that could easily accommodate a few trees if they were the right ‎
kind of trees‎.  ‎Columnar trees would break up the mass of the building ‎
and fit there without causing a lot of heartache‎.  ‎That would be an ‎
opportunity to incorporate some green‎, ‎to which Mr‎. ‎Hoppe agreed‎. ‎
 
Mr‎. ‎Dettloff asked the start and completion timeframe‎.  ‎Mr‎. ‎Davis said that ‎
if they got approved‎, ‎they would go out to bid in January of ‎2013‎.  ‎They ‎
probably did not want to be in the facility before the winter ended‎.  ‎They ‎
would probably start in April ‎2013‎.  ‎Mr‎. ‎Dettloff asked if would be fully ‎
functional in ‎2013‎, ‎and Mr‎. ‎Davis agreed they would want it completed ‎
and functioning for the ‎2013 ‎season‎.  ‎Mr‎. ‎Dettloff asked if there was a ‎
substantial supply left from last winter‎, ‎which was relatively mild‎, ‎or if that ‎
became obsolete‎.  ‎Mr‎. ‎Davis advised that salt did not become obsolete‎, ‎
and they still intended to use it‎.  ‎Every year they forecasted how much ‎
they would take‎, ‎and they generally asked for ‎5‎,‎500 ‎tons‎.  ‎They had to ‎
accept ‎70‎% ‎of that‎.  ‎If they did not take it to their facility‎, ‎they had to pay a ‎
rental fee elsewhere‎.  ‎He thought they had plenty of material leftover‎, ‎and ‎
they would still make a significant request for this year‎.‎
 
Mr‎. ‎Schroeder asked if they were still using the scale‎, ‎which Mr‎. ‎Davis ‎
confirmed‎.  ‎Mr‎. ‎Schroeder asked if they would monitor it from the new ‎
building‎, ‎which was also confirmed‎.  ‎Mr‎. ‎Schroeder brought up the drain ‎
by the material in the back‎.  ‎Mr‎. ‎Davis said that was a reason to start the ‎
project‎.  ‎Even though salt was placed on roads and there was deicing ‎
material that got into the catch basins and eventually into the streams‎, ‎the ‎
DEQ wanted to prevent salt piles from getting rained on and leeching into ‎
the storm sewer system‎.  ‎They felt that making sure the salt piles did not ‎
go into the storm sewers was something they could control‎, ‎and it initiated ‎
the project‎.  ‎They encouraged indoor storage‎, ‎but the three‎-‎sided storage ‎
they had was not good enough‎, ‎and that was why they had to tarp the ‎
piles‎.  ‎Mr‎. ‎Schroeder asked about the gas pumps‎.  ‎Mr‎. ‎Davis noted that ‎
they were in the fuel island‎, ‎and they were still used‎.‎
 
Mr‎. ‎Reece remarked that they got the award for the ugliest building of ‎
2012‎, ‎but he said it was what it was ‎- ‎a salt storage building‎.  ‎He asked the ‎
color of the split‎-‎face masonry material and siding on the building‎.  ‎Mr‎. ‎
Hoppe said that it would match the existing DPS building‎.  ‎Mr‎. ‎Reece ‎
asked if the doors would be white to match the existing‎, ‎which was ‎
confirmed‎.  ‎Mr‎. ‎Reece said that relative to the landscaping‎, ‎he felt it ‎
made sense to eliminate the green island and move the trees outside the ‎
fence line so there was not a maintenance issue in a highly industrialized ‎
space‎.  ‎He thought it would be hard to maintain anything in the island‎.  ‎
 
Chairperson Boswell agreed they should put the trees on the berm given ‎
what they were proposing‎.  ‎He reminded that if another applicant came ‎
forward with a project‎, ‎they would make them do something with trees‎. ‎
 
Mr‎. ‎Hooper agreed with the comments‎, ‎and relative to the trees‎, ‎he ‎
maintained that the money should come from the Tree Fund‎.  ‎For the ‎
525‎-‎foot area from the west property line to the entrance‎, ‎he suggested ‎
planting about ‎30‎, ‎10 ‎to‎12‎-‎foot tall evergreen trees staggered ‎20‎-‎feet on ‎
center as directed by the Forestry Manager‎, ‎to provide screening and ‎
buffering from the south face of the existing DPS building‎.  ‎He ‎
emphasized that those trees would eventually grow and provide adequate ‎
screening‎.‎
 
Chairperson Boswell asked if anyone disagreed with Mr‎. ‎Hooper or if ‎
there were any other comments‎.  ‎Hearing none‎, ‎he noted that nothing ‎
would be voted on tonight‎, ‎so the project should be brought back‎.  ‎Mr‎. ‎
Davis confirmed the date of the next meeting‎, ‎which was eventually ‎
scheduled for December ‎11‎.  ‎He said they could put a hold on the bids to ‎
delay the start‎, ‎and Mr‎. ‎Reece advised that they could hold the price for ‎
90 ‎days and still have plenty of time to construct‎.‎
Discussed
 
2000-0314
Request for Revised Site Plan Approval ‎- ‎City File No‎. ‎99‎-‎032‎.‎2 ‎- ‎Parking ‎
lot addition ‎(‎75 ‎spaces‎) ‎and restriping at the office building at ‎633 ‎E‎. ‎South ‎
Boulevard‎, ‎located on the north side of South Boulevard‎, ‎west of John R‎, ‎
zoned O‎-‎1‎, ‎Office Business‎, ‎Parcel No‎. ‎15‎-‎35‎-‎477‎-‎002‎, ‎Joseph Novitsky‎, ‎
Applicant‎
(‎Reference‎:  ‎Staff Report prepared by James Breuckman‎, ‎dated October ‎
19‎, ‎2012 ‎and Site Plans‎, ‎prepared by Joseph Novitsky Architecture had ‎
been placed on file and by reference became part of the record thereof‎.)‎
 
Present for the applicant were owner Vince Crispignani‎, ‎42512 ‎Hayes ‎
Rd‎.‎, ‎Suite ‎700‎, ‎Clinton Township‎, ‎MI  ‎48038 ‎and Joseph Novitsky‎, ‎
Joseph Novitsky Architecture‎, ‎1755 ‎Royal Ave‎.‎, ‎Berkley‎, ‎MI ‎48072‎.‎
 
Chairperson Boswell mentioned that before they started‎, ‎he had a couple ‎
of items that he was a little bothered by‎.  ‎He spent an hour or ‎
hour‎-‎and‎-‎a‎-‎half going over the site trying to figure things out‎, ‎and it finally ‎
dawned on him‎.  ‎There were three drawings in the packet‎.  ‎On the first ‎
drawing‎, ‎several of the light poles were in the wrong position‎.  ‎They looked ‎
to actually be six or eight feet from where they were shown on the ‎
drawings‎.  ‎Ordinarily‎, ‎that probably would not bother him that much‎, ‎
except for the problem with the detention pond and the elevations‎.  ‎Also‎, ‎
of the three drawings‎, ‎the first and the second were labeled S‎-‎1‎.  ‎He ‎
acknowledged that they were probably minor things‎, ‎but it made him ‎
wonder if there were major things he was not catching‎.‎
 
Mr‎. ‎Novitsky stated that it had been a year‎-‎long experience‎, ‎and it was an ‎
interim process to help Mr‎. ‎Crispignani get ‎300 ‎employees situated in ‎
Rochester Hills‎.  ‎They had a building that would adequately house his ‎
employees‎, ‎but it was radically underparked‎.  ‎They had been working ‎
very carefully with Staff to try and accomplish more parking‎, ‎and the ‎
journey had led to a major MDEQ decision‎, ‎revisions to drawings and ‎
additional drawings that had to be put together very quickly in order to ‎
meet the requirements of the multitudes of jurisdictions they had to ‎
accommodate‎.  ‎He said that he appreciated Chairperson Boswell’s ‎
comments‎.  ‎They were not going to put in any new lights on this phase‎.  ‎
Chairperson Boswell clarified that they were existing lights‎.  ‎Mr‎. ‎Novitsky ‎
explained that they were not touching the existing lights‎, ‎and they were ‎
only adding one as recommended by Staff‎.  ‎He agreed that he did not ‎
spend a lot of time checking to see if the surveyors and engineers had ‎
ultimately identified the lights accurately‎, ‎because they were not ‎
“messing” with them at all‎.  ‎He was much more concerned about the hard ‎
and soft surfacing and the delineation of what were considered wetlands‎, ‎
floodplains and setbacks and the relative elevations as they were ‎
changing throughout the County and State jurisdictions‎.  ‎He remarked ‎
that it was like chasing a herd of cats‎, ‎and it had been quite a journey for ‎
the last year‎.  ‎They were present for a temporary gesture to get Mr‎. ‎
Crispignani’s employees installed‎, ‎and they would petition the State to ‎
actually adequately handle their request‎.  ‎He asked the Commissioners ‎
to please bear with them‎; ‎they would make sure that before they were ‎
done‎, ‎the documents would be well pressed‎.‎
 
Chairperson Boswell noted that he was on the Commission ‎12 ‎years ago‎, ‎
and he remembered the property well‎, ‎and he understood Mr‎. ‎Novitsky’s ‎
frustration‎.  ‎He stated that it was frustrating ‎12 ‎years ago‎, ‎and was just as ‎
frustrating today‎, ‎especially dealing with bureaucracies‎.  ‎He said that he ‎
was nothing‎, ‎if not a capitalist‎, ‎and he loved the idea of more jobs coming ‎
into town‎.  ‎He did not want to stand in the way of that‎, ‎but it bothered him ‎
that there were some mistakes on the drawings‎.  ‎If he was looking at ‎
drawings and had to make decisions based on some that had mistakes‎, ‎
he just wanted to make sure there were not other mistakes he was ‎
missing‎.  ‎However‎, ‎he saw no reason not to proceed‎, ‎and reiterated that ‎
he was well aware of the property‎.‎
 
Chairperson Boswell asked Mr‎. ‎Breuckman if he had anything to add‎, ‎
and Mr‎. ‎Breuckman said that he wanted to let the applicant describe what ‎
the proposal was and the journey they had been through with the wetland ‎
delineation‎.  ‎
 
Mr‎. ‎Novitsky showed the proposed drawing‎, ‎and advised that they wanted ‎
to accommodate ‎300 ‎employees’ cars for a call center‎.  ‎They hired the ‎
best wetlands expert they could‎, ‎Brooks Williamson‎.  ‎Mr‎. ‎Novitsky stated ‎
that he was a delight to work with‎, ‎and he had a wealth of knowledge he ‎
respected‎.  ‎He had asked Mr‎. ‎Williamson if it was something they could ‎
achieve‎, ‎and Mr‎. ‎Williamson told him that they certainly could‎.  ‎He visited ‎
the site‎, ‎and said it was achievable‎, ‎but he told Mr‎. ‎Novitsky that he would ‎
not believe the process‎.  ‎They talked with the Planning Department Staff‎, ‎
whom Mr‎. ‎Novitsky said had been fabulous to work with‎.  ‎They discussed ‎
the wetlands‎, ‎and it seemed like there were a lot of people who had a say ‎
about the property‎, ‎except the landowner‎.  ‎The Planning Department said ‎
that they had some latitude‎, ‎by Ordinance‎, ‎regarding the setback‎.  ‎There ‎
could be relief from the ‎25‎-‎foot wetland buffer setback‎.  ‎They were told ‎
they could make smaller parking spaces ‎(‎restripe‎).  ‎They would just touch ‎
the ‎25‎-‎foot setback at the very north and middle portions‎.  ‎On the east ‎
side‎, ‎there was a detention pond to collect the water from the site‎.  ‎When it ‎
ultimately filled during a heavy rain‎, ‎the water spilled into a pipe and into ‎
the creek‎.  ‎It was a very effective settling pond‎.  ‎The water could not just ‎
spill into the creek until it got to the height of the stack‎.  ‎By that time‎, ‎it ‎
would be measurably deep‎, ‎and the siltation pond would be a wonderful ‎
mechanism to protect the runoff from the site‎.  ‎They surveyed the site to ‎
determine exactly how and what would be built relative to what was ‎
permitted‎.  ‎The space to the east was outside any restricted area in terms ‎
of its responsibility and‎/‎or elevation‎.  ‎It was simply flat land that had to be ‎
mowed‎.  ‎They needed it‎, ‎and they could put ‎22 ‎cars there without moving ‎
any lightpoles‎.  ‎They would just move the dumpster‎.  ‎On the south side‎, ‎if ‎
they pushed into the ‎25‎-‎foot setback for a little bit‎, ‎they could get an ‎
additional ‎30‎+ ‎cars‎, ‎and with the inclusion of the pocket at the north‎, ‎they ‎
could get an additional ‎75 ‎cars‎.  ‎They would be pushing into a ‎
reasonable proximity to where they could move the three locations Mr‎. ‎
Crispignani was running and consolidate them in Rochester Hills into one ‎
facility‎.  ‎They were still ‎40 ‎spaces short‎.  ‎They needed to go back to the ‎
State and ask them to go through the entire process all over again‎.   ‎They ‎
would be displacing a circle of about ‎12 ‎feet of wetland‎.  ‎He could not ‎
really tell where it was‎.  ‎The State knew‎, ‎but he did not‎.  ‎He saw ‎
woodlands‎, ‎not cattails and what he would perceive as wetland‎.  ‎The State ‎
had asked them to connect the lower area‎, ‎which he showed with hatch ‎
marks on the plan‎, ‎and the microspot in the middle of the area they were ‎
trying to redo‎.  ‎The entire south edge would be used for mitigation ‎
purposes‎, ‎and they were giving ten to one in perpetuity‎.  ‎That would give ‎
the building the amount of parking it needed to perform to its intended ‎
capacity and would give Mr‎. ‎Crispignani a chance to move in ‎300 ‎
employees and consolidate his business‎.  ‎Mr‎. ‎Novitsky said that they ‎
would like the Commission’s help to see what they could accomplish ‎
before the weather turned‎.  ‎He noted that a Building Permit had been ‎
issued some time ago‎, ‎and they were in desperate need of parking ‎
spaces‎.‎
 
Ms‎. ‎Brnabic said that she also visited the site‎, ‎and she estimated the ‎
current parking to be about ‎125‎.  ‎She asked for the actual number‎.  ‎Mr‎. ‎
Novitsky said that there were ‎155 ‎spaces‎.  ‎Ms‎. ‎Brnabic said that she had ‎
counted about ‎125‎.  ‎Mr‎. ‎Novitsky said that could be true‎; ‎they increased ‎
the number by inherently restriping them‎, ‎so he agreed that Ms‎. ‎Brnabic ‎
might be right‎.  ‎Ms‎. ‎Brnabic clarified that they would be creating ‎
additional spaces that did not interfere with the wetlands‎, ‎but she ‎
questioned how they could get ‎300 ‎by what she saw‎, ‎understanding that ‎
they would restripe‎. ‎
 
Mr‎. ‎Hetrick asked if they would move people into the building with phase ‎
one of the parking lot or if they would have to wait until phase two was ‎
done‎.  ‎Mr‎. ‎Crispignani said that they planned to bring in ‎125‎-‎150 ‎
employees as soon as they got occupancy‎, ‎which they were in the ‎
process of going through currently‎.  ‎Mr‎. ‎Hetrick said that there was some ‎
information about tree removal in the report‎, ‎and he wondered if they had ‎
talked with Staff about trees being removed to an existing woodland and ‎
about tree credits and so forth‎, ‎and whether the applicants had agreed to ‎
it‎.  ‎Mr‎. ‎Novitsky confirmed that they had‎.‎
 
Mr‎. ‎Yukon asked if he could assume it was a ‎24‎-‎hour call center‎.  ‎Mr‎. ‎
Crispignani said that it would not be‎.  ‎They were in the health care sphere‎, ‎
and they handled the Blues nationally‎.  ‎Their clients were in Michigan‎, ‎
New Jersey and Minnesota with Blue Cross and Blue Shield‎.  ‎They were ‎
currently in contract negotiations with operations in Montana‎, ‎Illinois‎, ‎
Massachusetts and Florida‎, ‎and that was why they were trying to get as ‎
much parking as they could‎.  ‎The operation would be from ‎8‎:‎00 ‎a‎.‎m‎. ‎until ‎
6‎:‎00 ‎p‎.‎m‎.  ‎If they had some west coast work‎, ‎they might be there until ‎9‎:‎00 ‎
p‎.‎m‎.  ‎Mr‎. ‎Yukon suggested that if they had a ‎24‎-‎hour call center‎, ‎they ‎
could rotate the employees‎.  ‎Mr‎. ‎Crispignani said that everything was ‎
inbound‎; ‎they handled the Federal and State Employee Program for New ‎
Jersey‎, ‎for example‎.  ‎If people had a question about their Blues plan‎, ‎they ‎
would call one of the Michigan call centers‎.  ‎Mr‎. ‎Yukon asked if a call ‎
came at ‎6‎:‎00 ‎p‎.‎m‎. ‎if it would be routed to another location‎.  ‎Mr‎. ‎
Crispignani said that it would basically be done at ‎6‎:‎00 ‎p‎.‎m‎.  ‎The Blues ‎
were only open until ‎5‎:‎00 ‎p‎.‎m‎.‎, ‎and they were open until ‎6‎:‎00 ‎p‎.‎m‎. ‎for ‎
Minnesota‎.‎
 
Mr‎. ‎Schroeder said that he sympathized with their plight‎.  ‎He noted that he ‎
had worked with Mr‎. ‎Williamson for many years when he started out‎, ‎and ‎
he was a very good person‎.  ‎Mr‎. ‎Schroeder said that he did not see a ‎
problem with mitigating‎.  ‎He appreciated that they were coming to ‎
Rochester Hills‎, ‎and he said that he would like to see what they could do ‎
to help them‎.  ‎Mr‎. ‎Crispignani said that the intent was not just to bring the ‎
employees‎, ‎but to make this location the corporate headquarters‎.  ‎The ‎
company did have facilities outside of the State‎, ‎but they were trying to ‎
expand as much as they could within the State‎.  ‎The way things looked ‎
with the negotiations‎, ‎the building would be full quickly‎, ‎and they might be ‎
looking for other locations‎.  ‎HIPPA laws prevented their work from going ‎
overseas‎.  ‎
 
Mr‎. ‎Schroeder asked if there were any plans to expand the building‎.  ‎Mr‎. ‎
Novitsky said they would not be able to get enough parking‎.  ‎Hearing no ‎
further comments‎, ‎Mr‎. ‎Schroeder moved the following motion‎, ‎seconded ‎
by Mr‎. ‎Hetrick‎:‎
 
MOTION‎ by Schroeder‎, ‎seconded by Hetrick‎, ‎in the matter of City File ‎
No‎. ‎99‎-‎032‎.‎2 ‎(‎633 ‎E‎. ‎South Boulevard Parking Lot‎)‎, ‎the Planning ‎
Commission ‎approves ‎the ‎Revised‎ ‎Site  Plan‎ based on plans dated ‎
received by the Planning Department on October ‎11‎, ‎2012‎, ‎with the ‎
following five ‎(‎5‎) ‎findings and subject to the following five ‎(‎5‎) ‎conditions‎.‎
 
Findings‎
 1‎.‎     The revised site plan and supporting documents demonstrate that all ‎
 applicable requirements the Zoning Ordinance‎, ‎as well as other ‎
 City ordinances‎, ‎standards‎, ‎and requirements‎, ‎can be met subject ‎
 to the conditions noted below‎.‎
 2‎.‎     The proposed parking areas will be accessed by required aisle way ‎
 widths‎, ‎thereby promoting safety and convenience of vehicular ‎
 traffic within the site‎.‎
 3‎.‎     The proposed landscaping and tree replacements should have a ‎
 satisfactory and harmonious relationship with the development ‎
 on‎-‎site as well as existing development in the adjacent vicinity‎.‎
 4‎.‎     The proposed development will not have an unreasonably detrimental ‎
 or injurious effect upon the natural characteristics and features of ‎
 the site or those of the surrounding area‎. ‎
 5‎.‎     The additional parking will serve the tenants of the building‎.‎
Conditions‎
 1‎.‎     Revision to the plans to address DPS‎/‎Engineering comments in a ‎
 manner which does not increase the developed area of the site ‎
 beyond what is shown on the plans dated ‎10-10-12‎.  ‎Any increase ‎
 in the area of development will require Planning Commission ‎
 approval at a future meeting‎.‎
 2‎.‎     Addition of ‎4‎ trees proximate to the parking area to meet the interior ‎
 parking lot landscaping requirements for the new pavement area‎, ‎
 and revision to the proposed tree plantings to provide for a ‎
 one‎-‎to‎-‎one replacement of trees to be removed ‎(‎min‎. ‎2‎” caliper ‎
 replacement trees‎).‎
 3‎.‎     Revision to the landscape cost estimate shown on the plans to ‎
 account for the revised replacement and landscape tree planting ‎
 list‎.‎
 4‎.‎     Provision of a bond for tree replacement based on the revised ‎
 landscape cost estimate prior to issuance of a Land Improvement ‎
 Permit‎.‎
 5‎.‎     City inspection and approval of replacement tree locations and tree ‎
 protection fencing prior to any tree removal or land balancing ‎
 occurring on‎-‎site‎.‎
Approved
Aye
Boswell, Brnabic, Dettloff, Hetrick, Hooper, Reece, Schroeder and Yukon
8 - 
Absent
Kaltsounis
1 - 
Chairperson Boswell stated for the record that the motion had passed ‎
unanimously‎.‎
 
UNFINISHED BUSINESS
2012-0293
Rochester‎/‎Auburn Rezoning Discussion ‎- ‎City File No‎. ‎12‎-‎010 ‎- ‎Two parcels of ‎
land totaling approximately ‎5‎.‎2 ‎acres‎, ‎located at the southwest corner of ‎
Rochester and Auburn Rd‎.‎, ‎Parcel Nos‎. ‎15‎-‎34‎-‎227‎-‎037 ‎and ‎-‎031‎, ‎zoned B‎-‎3‎, ‎
Shopping Center Business and B‎-‎5‎, ‎Automotive Business‎, ‎Rochester Auburn ‎
Associates‎, ‎LLC‎, ‎Applicant‎
(‎Reference‎:  ‎Memo prepared by James Breuckman‎, ‎dated October ‎19‎, ‎
2012‎; ‎Site Plan prepared by AZD Associates Architects‎; ‎and Traffic ‎
Memo dated October ‎16‎, ‎2012‎, ‎prepared by Michael Labadie of Wilcox ‎
had been placed on file and by reference became part of the record ‎
thereof‎.)‎
 
Present for the applicant were Doraid Markus‎, ‎Rochester Auburn ‎
Associates‎, ‎LLC‎, ‎6750 ‎Oak Hills Dr‎.‎, ‎Bloomfield Hills‎, ‎MI ‎48304‎; ‎Tom ‎
Gergich‎, ‎McDonald’s USA‎, ‎LLC‎, ‎1021 ‎Karl Greimel Dr‎.‎, ‎Brighton‎, ‎MI  ‎
48116‎; ‎Mike Labadie‎, ‎Traffic Engineer‎, ‎Wilcox‎, ‎37871 ‎Interchange Dr‎.‎, ‎
Farmington Hills‎, ‎MI  ‎48335‎; ‎and Frank Zychowski‎, ‎AZD Associates‎, ‎
35980 ‎Woodward Ave‎.‎, ‎Suite ‎300‎, ‎Bloomfield Hills‎, ‎MI  ‎48304‎.‎
 
Mr‎. ‎Breuckman stated that the applicants wanted to come before the ‎
Planning Commission for a discussion item‎.   ‎He noted that they had ‎
revised the Site Plan‎, ‎and turned the discussion over to Mr‎. ‎Markus‎.‎
 
Mr‎. ‎Markus recalled that they had been before the Commissioners ‎
several months ago requesting a Rezoning and discussed a Conditional ‎
Rezoning‎.  ‎As a result‎, ‎they felt it would be best to revise the Site Plan ‎
and come back to talk about what the City would like to see and how the ‎
site could best be developed in partnership‎.  ‎The previous Site Plan ‎
showed a standalone drive‎-‎through building on Rochester Rd‎.‎; ‎adjacent ‎
retail centers totaling about ‎18‎,‎000 ‎square feet on Rochester Rd‎.‎; ‎a ‎
configuration for a McDonald’s on Auburn‎; ‎and a future building which ‎
could be medical‎, ‎but they were not sure yet‎.  ‎From some of the ‎
Commissioners’ comments‎, ‎they took to heart the fact that traffic and ‎
ingress and egress were issues‎.  ‎They considered those comments in ‎
formulating a Site Plan they felt was better working‎. ‎They eliminated the ‎
standalone Tim Hortons and added it to one of the two mirror image ‎
buildings on Rochester to give it a uniform flair and to match what he ‎
thought was B‎-‎2 ‎and B‎-‎3 ‎zoning‎.  ‎They hid the drive‎-‎through behind ‎
building D and gave it more stacking and better access for vehicle traffic‎.  ‎
They added a one‎-‎way drive around that building and added some ‎
angled parking‎.  ‎They pulled the buildings on Rochester Rd‎. ‎forward and ‎
added two rows of parking instead of the original three‎.  ‎The back of the ‎
proposed buildings B and C stayed the same‎.  ‎Regarding the traffic‎, ‎they ‎
did a couple of things‎.  ‎On Rochester Rd‎.‎, ‎they moved the access further ‎
south and also closed the gas station ingress‎/‎egress‎.  ‎They added a ‎
decel lane on Rochester Rd‎. ‎to help with traffic‎.  ‎He said that Mr‎. ‎Labadie ‎
would talk about the Auburn Rd‎. ‎accesses‎.  ‎The one toward the corner ‎
would be right‎-‎in‎, ‎right‎-‎out only‎, ‎and the westerly drive would remain full ‎
access‎.  ‎They took all the comments they heard‎, ‎and hoped they came ‎
up with a Plan the City would be happy with‎.‎
 
Mr‎. ‎Labadie advised that they had completed a fairly complete analysis ‎
of the traffic working with the City’s Traffic Engineer and MDOT‎.  ‎He ‎
advised that ‎80‎% ‎of the study was complete‎, ‎and it was contingent upon ‎
what kind of feedback they got from the Commission about driveway ‎
location‎, ‎and he felt that MDOT would like their input also‎.  ‎He provided ‎
the memo that showed existing conditions and the results that would drive ‎
where the access points would go‎.  ‎He assured that there would be a ‎
larger study provided‎.  ‎
 
Mr‎. ‎Labadie related that they moved the access on Rochester Rd‎. ‎as far ‎
south as they could‎.  ‎They added the decel lane‎, ‎and he was not sure a ‎
right‎-‎in‎, ‎right‎-‎out would work there‎, ‎but it could be difficult to turn north‎.  ‎
Northbound left turns to go west on Auburn would be somewhat of a ‎
protected movement from the left turn lane‎.  ‎The first time the plan was ‎
shown‎, ‎there were two full movement driveways on Auburn‎.  ‎The study ‎
indicated that the easterly drive would not work most of the time as a full ‎
movement‎, ‎so they made it right‎-‎in‎, ‎right‎-‎out only‎.  ‎MDOT’s criteria for ‎
driveway spacing would indicate that also‎.  ‎The westerly drive on Auburn ‎
would be full movement‎.  ‎The queues did not go that far back from the left ‎
turns and the through movements‎, ‎so he felt that a full movement ‎
driveway there would be o‎.‎k‎. ‎and would meet the MDOT criteria for ‎
spacing and distance from Rochester Rd‎.  ‎The challenges were the ‎
driveways on the north side of Auburn and not creating some sort of ‎
significant conflict with them‎, ‎although the two driveways on the north side ‎
of Auburn were fairly low volume movements‎.  ‎With his experience‎, ‎they ‎
tried to locate the new driveways as best as they could based on existing ‎
criteria‎.  ‎He thought they were in good spots based on the conflicts from ‎
the north side‎.  ‎Operationally‎, ‎the intersection was challenged in the p‎.‎m‎. ‎
peak hours and somewhat challenged in the morning‎, ‎but not as much as ‎
in the afternoon‎.  ‎In the morning‎, ‎the total number of vehicles entering the ‎
intersection during the peak hours of ‎7‎-‎9 ‎a‎.‎m‎. ‎was ‎4‎,‎020‎.  ‎In the ‎
afternoon‎, ‎between ‎4‎-‎6 ‎p‎.‎m‎.‎, ‎it was ‎4‎,‎832‎.  ‎The other hours they had data ‎
for‎, ‎lunch time and Saturday‎, ‎were less than that‎.  ‎During peak hours‎, ‎
there were a lot of queues that backed up in a lot of directions‎, ‎but it would ‎
work as well as a lot of intersections in the same environment‎.  ‎The ‎
impact of the development was a “grain of sand on the beach” in ‎
comparison to the ‎4‎,‎800 ‎trips‎.  ‎The morning peak hour would have ‎340 ‎
new trips and in the afternoon‎, ‎there would be ‎221 ‎new trips in and out of ‎
the site‎.  ‎The City had a future plan that showed a right turn lane for ‎
eastbound traffic to go south‎, ‎and that was the only approach that did not ‎
have a right turn lane‎.  ‎The City did not control those roads but eventually ‎
wanted to add that‎.  ‎He noted that MDOT planned to modernize the traffic ‎
signal at the intersection‎.  ‎If they added a right turn lane and signal and ‎
changed the timing and phasing‎, ‎the intersection would operate better ‎
than it currently did‎.  ‎He asked the Commissioners their thoughts on the ‎
location of the driveways and what they would like to see from the Site ‎
Plan so he could finish the study‎.‎
 
Chairperson Boswell was not sure about the western‎-‎most entrance onto ‎
Auburn‎, ‎because no matter where they put it‎, ‎they would have conflict with ‎
the left turners coming from the north side of Auburn‎.  ‎Mr‎. ‎Labadie ‎
maintained that if they could address those driveways on the north side ‎
down the road‎, ‎it would be something they should do‎.  ‎
 
Mr‎. ‎Yukon said that he had a concern with the left turn onto Auburn‎.  ‎He ‎
asked Mr‎. ‎Labadie if he could touch upon the traffic generation for that ‎
side‎.  ‎Mr‎. ‎Labadie said that he did not have that information‎, ‎but the traffic ‎
queues from the signal‎, ‎or eastbound traffic‎, ‎did not come back that far ‎
under existing and future conditions‎.   ‎That movement‎, ‎while someone ‎
had to fit in the gaps‎, ‎was not blocked by queued traffic‎.‎
 
Mr‎. ‎Yukon noted the shopping plaza to the west of the proposed ‎
development‎, ‎and said that from his personal experience‎, ‎even trying to ‎
make a left out of there was a big challenge‎.  ‎That was even farther west ‎
from the intersection than the proposed driveway would be‎.  ‎Mr‎. ‎Labadie ‎
agreed it was a challenge but not a unique condition on a high volume ‎
road‎.  ‎Mr‎. ‎Yukon said that he tried not to make a left out of there if he did ‎
not have to‎, ‎especially between ‎4‎:‎00 ‎and ‎6‎:‎00 ‎p‎.‎m‎.  ‎His concern was ‎
having a left out of the proposed development and his comfort level for ‎
drivers‎.  ‎Mr‎. ‎Yukon’s other concern was that on Rochester Rd‎.‎, ‎there ‎
would be a decel lane and a right‎-‎in and out and left in and out of that ‎
driveway‎.  ‎He asked if the restaurant on the end would have a ‎
drive‎-‎through‎, ‎which was confirmed‎.  ‎He said that even not knowing ‎
exactly how many cars would be there‎, ‎it appeared it could be very ‎
congested‎.  ‎
 
Mr‎. ‎Markus responded that they moved the stacking behind the building‎, ‎
and there would be a one‎-‎way directional sign separate from the ‎
drive‎-‎through to alleviate traffic concerns‎.  ‎There would be plenty of room ‎
to move cars and to back in and out of parking spaces‎.  ‎Mr‎. ‎Yukon said ‎
that if there were cars queuing up and another lane to the south of that ‎
queue had cars entering and exiting‎, ‎he would be concerned about the ‎
traffic there‎.  ‎Mr‎. ‎Yukon also mentioned pedestrian traffic‎, ‎and asked if the ‎
applicants planned to make it a walkable development‎.‎
 
Mr‎. ‎Markus stated that they were trying to make it as walkable as possible‎.  ‎
There would be red stamped concrete around the area to make it ‎
walkable‎.  ‎He said that unfortunately‎, ‎it would not be the most walkable ‎
environment because of the way the property was laid out‎.  ‎They were ‎
trying‎, ‎and they would connect the concrete between buildings and put in ‎
patios and benches in front of the buildings‎, ‎but they were somewhat ‎
limited‎.‎
 
Mr‎. ‎Yukon said that he would appreciate it if they would take a further look ‎
at his concerns‎.  ‎Mr‎. ‎Labadie said that the final traffic study would show ‎
the movements in and out of the driveways‎, ‎including the number of right ‎
and left turns in and out‎.  ‎He would provide a simulation that would show ‎
how the cars moved in and out as well‎.  ‎Mr‎. ‎Yukon concluded that he just ‎
wanted to make sure it was a safe site‎.‎
 
Mr‎. ‎Labadie said that he also had to meet with the City’s Traffic Engineer ‎
and with MDOT’s Traffic Engineer to go over everything‎.  ‎He had spoken ‎
with them briefly‎, ‎but they wanted to wait to comment until they had a ‎
chance to see the whole study‎.  ‎
 
Mr‎. ‎Hooper remembered Mr‎. ‎Labadie from the Papa Joe’s and City Walk ‎
developments‎, ‎noting that he had done the traffic studies for those also‎.  ‎
He indicated that there was a major improvement to the Tienken and ‎
Rochester intersection‎.  ‎Mr‎. ‎Labadie had done a full simulation model at ‎
that time‎, ‎which resulted in two additional left hand turn lanes in all ‎
directions‎.  ‎In Mr‎. ‎Hooper’s opinion‎, ‎that eliminated the traffic bottleneck ‎
there‎, ‎and it was a significant improvement‎.‎
 
Mr‎. ‎Labadie claimed that simulation models were even better now‎.  ‎Mr‎. ‎
Hooper suggested that a full traffic study with a simulation model would ‎
be needed‎.  ‎Mr‎. ‎Labadie said it would be done in a couple of weeks‎.  ‎He ‎
did not want to spend time finishing it and having to redo it after ‎
comments from the Planning Commission‎.‎
 
Mr‎. ‎Hooper asked about the ‎24‎-‎hour trip generation for the development ‎
as proposed‎.  ‎Mr‎. ‎Labadie said that in and out would be ‎3‎,‎546‎.  ‎Mr‎. ‎
Hooper asked if that corresponded with the a‎.‎m‎. ‎and p‎.‎m‎. ‎peak of ‎340 ‎
and ‎221‎, ‎which Mr‎. ‎Labadie confirmed‎.  ‎Mr‎. ‎Hooper clarified that the ‎
southbound deceleration lane would be part of the development‎.   ‎Mr‎. ‎
Markus said that they anticipated it‎.  ‎They understood the traffic concerns‎, ‎
and they felt it was the best way to alleviate traffic when people turned right ‎
into the development from Rochester and southbound traffic could ‎
continue on Rochester Rd‎.  ‎He reminded that it would all still be subject ‎
to MDOT’s approval‎.  ‎Mr‎. ‎Hooper observed that the City had been ‎
successful with MDOT in the past‎, ‎citing Tienken and Rochester as a ‎
main example‎.  ‎He noted the suggestion to have a dedicated right turn ‎
only onto Auburn Rd‎.‎, ‎but he did not see it on the Plan‎.  ‎He asked if they ‎
were proposing that‎.  ‎
 
Mr‎. ‎Markus said that recently came up‎.  ‎He said he did not have an ‎
answer‎, ‎but they were investigating it‎, ‎and they would talk to MDOT‎.  ‎If it ‎
would help the Site Plan move forward‎, ‎they would definitely take a look at ‎
it‎, ‎but they did not have all the information yet‎.  ‎If it was something the City ‎
wanted‎, ‎they would take a long‎, ‎hard look at it and see what they could ‎
come up with‎.  ‎At this point‎, ‎they did not know how it would work or what ‎
effect it would have on their ingress and egress‎.  ‎It was definitely ‎
something that was on the table‎, ‎so they could work together and get ‎
something that benefitted everyone‎.‎
 
Mr‎. ‎Hooper referred to conclusion number four of the technical memo ‎
from Mr‎. ‎Labadie‎.  ‎He commented that the cynic in him would have one ‎
determination‎.  ‎He read‎, ‎“Existing vehicle demands at the intersection of ‎
Rochester Road ‎& ‎Auburn Road currently exceed capacity‎.  ‎The ‎
proposed project will not significantly impact existing traffic operations‎,‎” ‎
and it appeared that they did not need to do anything‎.    ‎Mr‎. ‎Labadie said ‎
that was not exactly how it should be interpreted‎.  ‎He said that the reason ‎
they felt comfortable saying that was because when they looked at ‎
models proposed and the traffic assigned the way they discussed earlier ‎
in the memo‎, ‎there was not a big impact based on traffic queues‎.  ‎For the ‎
p‎.‎m‎. ‎peak hour‎, ‎which was the worst‎, ‎the trip generation was less than ‎3‎% ‎
of the total number of trips going through the intersection‎.  ‎The difference ‎
in delay for an eastbound trip was very small ‎- ‎a couple of seconds‎.  ‎He ‎
indicated that they would be adding to an already existing problem‎, ‎but ‎
anything that was built would also‎.   ‎He stated that it would not be a ‎
significant impact‎, ‎and it would not change the level of service or anything ‎
like that‎.‎
 
Mr‎. ‎Hooper asked Mr‎. ‎Labadie if he was familiar with the previous plan ‎
that was put together‎, ‎and he said he was not‎.  ‎Mr‎. ‎Hooper said that it ‎
showed the existing condition of the auto dealership and the gas station ‎
and the suggestion of a B‎-‎2 ‎zoning and a B‎-‎3 ‎zoning and what the trip ‎
generation would be‎.  ‎Mr‎. ‎Labadie said that he did not see that‎, ‎but did his ‎
own analysis regarding the same things‎.  ‎He made an assumption of the ‎
previous uses as all retail as a comparison‎.  ‎Mr‎. ‎Hooper asked what he ‎
showed for a ‎24‎-‎hour trip generation‎.  ‎Mr‎. ‎Labadie said that for the former ‎
uses‎, ‎he showed ‎2‎,‎045 ‎trips in ‎24 ‎hours‎.  ‎Half were in and half out‎.  ‎If it ‎
were all retail‎, ‎it would be ‎2‎,‎438‎.  ‎Mr‎. ‎Hooper said that it was previously ‎
published as ‎2‎,‎357‎, ‎so he was in the ballpark for conditions as presently ‎
developed for ‎24‎-‎hour trip generation‎.  ‎What they were proposing now ‎
would be a ‎75‎% ‎increase in traffic‎.  ‎Mr‎. ‎Labadie said that daily‎, ‎that would ‎
be true‎.  ‎Mr‎. ‎Hooper said that the p‎.‎m‎. ‎peak would be close‎, ‎going from ‎
204 ‎to ‎221 ‎cars daily‎.  ‎The biggest difference was the a‎.‎m‎. ‎peak‎, ‎which ‎
would double from previously published trips going from ‎170 ‎to ‎340 ‎with ‎
the proposed development‎.  ‎Mr‎. ‎Hooper stated that he had nothing ‎
against the development‎, ‎against McDonald‎'‎s or Tim Hortons and ‎
nothing against having either developed in the City‎.  ‎He had no problem ‎
having the site redeveloped‎, ‎and he wanted the site redeveloped‎; ‎it was ‎
just that by increasing the traffic‎, ‎they would be adding fuel to the fire‎.  ‎He ‎
encouraged that they either had to address that or develop it ‎
appropriately so they did not exasperate a problem they already knew ‎
they had‎. ‎
 
Mr‎. ‎Labadie responded that they were trying to do that in some ways by ‎
getting the driveways located properly to make sure they did not conflict‎.  ‎
He understood that Mr‎. ‎Hooper would like to have it operate at least as ‎
well as it did today‎.  ‎Mr‎. ‎Hooper agreed‎, ‎and said it should not get any ‎
worse‎.  ‎Mr‎. ‎Markus added that their hope was that when MDOT changed ‎
the signals‎, ‎and with the decel lane and the change in driveways‎, ‎that they ‎
would be contributing to a fix and not to the problem‎.  ‎He felt that the ‎
biggest hurdle would be getting the State of Michigan to fix the signals at ‎
the intersection‎.  ‎He thought that would change a lot of what was going on ‎
there‎.  ‎He pointed out that he did not create the backups‎.  ‎He agreed that ‎
no matter what was put there‎, ‎and it would not be a dealership‎, ‎there would ‎
be more traffic created‎.  ‎He could only do so much towards a fix‎, ‎which ‎
was adding a decel lane and aligning the driveways‎.  ‎He offered that they ‎
were open to suggestions and to working with the City to address the ‎
problem‎.‎
 
Chairperson Boswell suggested that lowering the number of driveways‎, ‎
especially on Rochester Rd‎.‎, ‎and adding a deceleration lane would ‎
mitigate a lot of the problems the intersection had‎, ‎although there was a ‎
Verizon store right across the street‎.  ‎He stated that he would never turn ‎
left out of that store‎, ‎but if someone did have the nerve to and someone ‎
was coming left out of the  proposed driveway for the development‎, ‎they ‎
could hit‎.  ‎He realized they wanted to get the driveway as far south as they ‎
could‎.  ‎Mr‎. ‎Labadie said that MDOT would also ask them to do that‎.  ‎
Chairperson Boswell said that he understood that‎, ‎but he cautioned that it ‎
would be in direct conflict with the Verizon driveway‎.‎
 
Mr‎. ‎Labadie said they had talked about it‎.  ‎He suggested that they waited ‎
to see where it went with the City’s Engineer and MDOT‎.  ‎If they moved it ‎
north‎, ‎MDOT was liable to say it did not meet their criteria‎.  ‎Mr‎. ‎Markus ‎
said that they were kind of stuck between a rock and a hard place no ‎
matter where they moved the entrance‎.  ‎They were trying to do the best ‎
they could to fix things‎.  ‎There were things going on across the street ‎
which they could not fix‎.  ‎Mr‎. ‎Labadie said that if there were a silver lining‎, ‎
when their driveway peaked‎, ‎Verizon would not even be open‎.  ‎He agreed ‎
it would not be a ‎100‎% ‎fix‎, ‎but if they started prohibiting turns‎, ‎people ‎
would go in different directions‎, ‎and the traffic problem would be moved ‎
someplace else or the development would fail‎.  ‎They had to find the ‎
balance‎, ‎and they would try to find that‎.  ‎He said that he understood ‎
Chairperson Boswell’s concern exactly‎.‎
 
Mr‎. ‎Schroeder said that the westerly driveway on Auburn was a concern‎.  ‎
He asked Mr‎. ‎Labadie where he got his traffic data‎.  ‎Mr‎. ‎Labadie said that ‎
they counted it‎.  ‎Mr‎. ‎Schroeder asked on what days‎.  ‎Mr‎. ‎Labadie said it ‎
was Tuesday to Thursdays‎, ‎no Mondays‎, ‎Fridays‎, ‎holidays or school ‎
vacation days‎.  ‎They did it according to what MDOT and the City asked‎.  ‎
 
Mr‎. ‎Schroeder asked about the dark bars that appeared to be over the ‎
interior sidewalks‎.  ‎Mr‎. ‎Markus said that to make it a more walkable area‎, ‎
there would be canopies or arches between the two buildings on ‎
Rochester and there would be the same effect on Auburn ‎- ‎an archway ‎
that might be named Meadowbrook‎, ‎for example‎.  ‎It would be to give the ‎
look of an outdoor mall‎.  ‎Mr‎. ‎Schroeder stressed that they needed a full ‎
study with MDOT‎.  ‎He thought that it would be preferable to move the ‎
driveway on Auburn more westerly‎.  ‎Mr‎. ‎Markus said that they had done ‎
about ‎20 ‎Site Plans to try to make it work the best‎.  ‎They tried to put ‎
McDonald’s in the west location‎, ‎but they did not want it‎, ‎and they could ‎
not get the development off the ground without them‎.  ‎If they did not have ‎
McDonald’s‎, ‎they did not have a development‎.  ‎At one point‎, ‎they were ‎
going to tell McDonald’s they did not need them‎, ‎but there were no other ‎
tenants‎.  ‎He had owned the property for over a year‎.  ‎McDonald’s had ‎
bent over backwards and took the second position‎, ‎when they really ‎
wanted to be on Rochester Rd‎.  ‎He did not think they could move the ‎
westerly driveway more to the west‎, ‎but he asked that they be allowed to ‎
try to tweak it and come back‎.‎
 
Mr‎. ‎Labadie added that if they moved the drive to the west‎, ‎they would be ‎
in conflict with the other drive‎.  ‎They had some counts for the driveways ‎
they would bring the next time‎.  ‎
 
Ms‎. ‎Brnabic agreed that it might be pretty crazy to try to make a left out of ‎
Verizon‎.  ‎She noted the comment that there would not be a conflict ‎
because of the hours of operation for Verizon‎, ‎but she believed that ‎
Verizon was open until ‎8‎:‎00 ‎p‎.‎m‎. ‎on weekdays‎.  ‎Mr‎. ‎Labadie said that he ‎
was referring to mornings‎.  ‎Their south driveway in the morning would ‎
have more cars than in the afternoon‎.  ‎Their highest number would ‎
probably be exiting the site when Verizon was closed in the morning‎.‎
 
Mr‎. ‎Hetrick asked if there was a requirement that they have a restaurant ‎
on the south side of the development‎.‎
 
Mr‎. ‎Markus said that when they got the development off the ground‎, ‎they ‎
got McDonald’s as their first tenant‎, ‎but they needed a little more because ‎
they bought the gas station‎, ‎which was very expensive‎.  ‎He needed ‎
another deal to get financing to get it going‎, ‎and Tim Hortons stepped up‎.  ‎
They were originally going to build a bigger type of café and bake shop‎.  ‎
They took the Tim Hortons site and absorbed it into one big building with ‎
a restaurant and drive‎-‎through‎.  ‎He added that it would probably be about ‎
1‎,‎800 ‎square feet‎.  ‎
 
Mr‎. ‎Reece asked if there was any thought given about approaching the ‎
property owner to the west to try and make the development more ‎
driveable‎.  ‎Mr‎. ‎Markus said that was an interesting point‎, ‎but he had not‎.  ‎
He did not feel it would work for McDonald’s‎.  ‎They needed the drive for ‎
their stacking‎.  ‎They had been through many Site Plans to try to make ‎
McDonald’s fit and work‎, ‎and it really had to be the way it was‎.  ‎They had ‎
made a lot of concessions‎, ‎so he could not take away their drives‎. ‎
 
Mr‎. ‎Reece summarized that the question was whether there was a ‎
compelling reason to switch the zoning to B‎-‎2‎.  ‎Mr‎. ‎Markus said that he ‎
did not care what it was zoned at the end of the day‎, ‎as long as they got it ‎
developed‎.  ‎He noted that he had done developments in other cities ‎
where the zoning was not completely clear to him‎.  ‎He really did not see a ‎
difference in the B‎-‎3 ‎and B‎-‎2 ‎zoning‎.  ‎There was almost identical ‎
language or only a slight differentiation in the language‎. ‎He said the City ‎
could zone it Industrial‎; ‎he did not care as long as he was allowed to ‎
develop‎.‎
 
Mr‎. ‎Reece said that he mentioned that the last time Mr‎. ‎Markus was there‎, ‎
but it seemed that McDonald’s was driving the development‎.  ‎For the ‎
Commissioners‎, ‎it was not about what was good for McDonald’s‎, ‎but what ‎
was good for the community and getting people in and out of the site ‎
safely‎.  ‎They challenged Mr‎. ‎Markus last time to put kids in his car and try ‎
to turn left out of the development at ‎5 ‎p‎.‎m‎.  ‎
 
Mr‎. ‎Markus replied that regarding that‎, ‎they were trying to give the ‎
community something that‎, ‎when they drove down Rochester Rd‎.‎, ‎was a ‎
great gateway to their City‎.  ‎He did not want the gateway to be a ‎
McDonald’s on Rochester Rd‎.  ‎He wanted to put in two buildings of high ‎
quality‎, ‎with brick and limestone‎, ‎and put McDonald’s in the back‎.  ‎He ‎
reiterated that he could not get the development off the ground without ‎
them‎.  ‎Rochester Hills already had almost every tenant‎, ‎and he got lucky ‎
to find the two he did‎.  ‎If one of them walked away‎, ‎the City would be stuck ‎
looking at the gas station and a closed down dealership‎.  ‎In two or three ‎
years he might get someone else‎, ‎but he could not wait for that‎.  ‎He ‎
understood it was the “tail wagging the dog‎,‎” but from his perspective‎, ‎they ‎
had someone on the hook‎, ‎and they would like to build a beautiful site‎.  ‎
He agreed the Commission challenged him to take a left turn at ‎5‎:‎00 ‎p‎.‎m‎. ‎
onto Rochester and Auburn roads‎.  ‎They were trying to do everything they ‎
could to alleviate problems‎, ‎although some could not be alleviated by ‎
him‎.  ‎For example‎, ‎the traffic control signals on Rochester Rd‎.  ‎He could ‎
add a decel lane and a one‎-‎way in and out‎.  ‎He could provide the best ‎
situated entrance he could on Auburn because no matter where he ‎
moved it‎, ‎he was in conflict with some place‎.  ‎He was trying to get a happy ‎
medium‎, ‎and keep McDonald’s as a tenant and still service the needs of ‎
the center and make the City and MDOT happy‎.  ‎He was not trying to ‎
force anything down anyone’s throat‎.  ‎He was trying to convey that he was ‎
working diligently‎, ‎and he had utilized every weapon at his disposal to try ‎
to get the right Site Plan‎.  ‎He hoped that by taking the Commission’s ‎
comments into consideration that it would get them to the finish line‎.  ‎He ‎
appreciated Mr‎. ‎Reece’s comments‎, ‎and they were trying to alleviate the ‎
concerns‎.‎
 
Mr‎. ‎Labadie said that he did not want people to think he would lie about ‎
how well the intersection would work‎, ‎and he liked the idea of putting kids ‎
in the car and turning left at ‎5‎:‎00 ‎p‎.‎m‎.‎, ‎but he felt that went on everywhere‎.  ‎
If that was the criteria he was working for‎, ‎he would fail‎.  ‎
 
Mr‎. ‎Reece stated that the Commission’s request was that the developer ‎
did not make it any worse than it was today‎.  ‎Mr‎. ‎Labadie asked at where ‎
any worse he was referring‎.  ‎The ability to make a left turn out to any of the ‎
roads was not going to change‎, ‎whether they built the right turn lane or ‎
they prohibited McDonald’s where it was‎, ‎or anything else‎.  ‎Whatever was ‎
built there‎, ‎the ability to make that left turn at ‎5‎:‎00 ‎p‎.‎m‎. ‎would still be the ‎
same‎.‎
 
Mr‎. ‎Reece observed that it was a function of what was put on the site‎.  ‎Mr‎. ‎
Labadie disagreed‎, ‎and said that the number of people that might want to ‎
make that left turn was a function of what went on the site‎, ‎but the ability to ‎
make the left turn was a function of the gaps in the traffic on the two roads‎, ‎
and he could not influence that‎.  ‎They could make it as safe as possible‎, ‎
given the site they had‎, ‎and the developer could change the number of ‎
people that might want to make that left turn during a certain time‎.  ‎It could ‎
go from ten to eight or three‎, ‎but the ability at ‎5‎:‎00 ‎p‎.‎m‎. ‎to make that left ‎
turn did not change ‎- ‎it was the same‎.  ‎He stated that he could not use that ‎
as a criterion because he would fail‎.  ‎Mr‎. ‎Markus added that the traffic was ‎
there already‎.  ‎Mr‎. ‎Labadie said that it would be one thing if they had a ‎
gigantic impact on the operation of the intersection of Auburn and ‎
Rochester by itself‎.  ‎They could mitigate that impact to some extent‎.  ‎That ‎
was what the right turn lane would do and that was what traffic signal ‎
modernization did‎.  ‎That did not influence the un‎-‎signalized driveways ‎
that served the site or any of the other sites up and down Auburn or ‎
Rochester Rd‎.  ‎It was the gaps in the through traffic that did‎.  ‎His point was ‎
that to address the concern about ‎5‎:‎00 ‎p‎.‎m‎. ‎turns with kids in the car‎, ‎and ‎
to try to meet the City’s and MDOT’s standards for driveway spacing and ‎
driveway design‎, ‎etc‎.‎, ‎the best they could do would be to reduce access ‎
points‎, ‎reduce the number of conflicts and add a decel lane‎.  ‎
 
Chairperson Boswell said that none of them liked it particularly that the ‎
intersection was an F‎, ‎which was difficult‎.  ‎The applicants had done some ‎
things that‎, ‎as far as he was concerned‎, ‎were probably the most they ‎
could‎.  ‎They reduced the access points‎, ‎they added a decel lane on ‎
Rochester Rd‎.‎, ‎and they showed right‎-‎in‎, ‎right‎-‎out on Auburn’s easterly ‎
drive‎.  ‎He was not sure what else they could possibly do‎, ‎but that was what ‎
had them all worried‎.  ‎Mr‎. ‎Labadie said that he understood the concern‎.  ‎It ‎
would not make the community better if sites were developed that did not ‎
operate correctly‎.  ‎He referred to a comment by Mr‎. ‎Yukon about the ‎
potential for congestion at the south driveway on Rochester given the use‎, ‎
and said that it was a legitimate question that they could perhaps ‎
influence in some ways‎.  ‎The fact of the matter was that they could not fix ‎
the fact that there were cars on those two roads and the demand‎, ‎but they ‎
would be adding less than ‎3‎% ‎traffic‎.  ‎That was not the issue‎; ‎it was getting ‎
in‎-‎between‎.  ‎If they prohibited all left turns‎, ‎he did not think they would be ‎
doing the right thing‎, ‎either‎, ‎because the development would be destined ‎
for failure‎.   ‎Chairperson Boswell thought that most people would not turn ‎
left anyway‎, ‎and he certainly would not‎.  ‎
 
Mr‎. ‎Anzek told Mr‎. ‎Markus that he felt the plan was a big step in the right ‎
direction‎.  ‎Mr‎. ‎Markus said that was “music to his ears‎.‎”  Mr‎. ‎Anzek said ‎
that it was what he and Mr‎. ‎Breuckman were trying to communicate ‎
previously‎.  ‎They needed to build the prominent building that would ‎
dictate the style for the entire site that would make it a B‎-‎3 ‎and unified ‎
development‎.  ‎He still had questions about McDonald’s being plopped ‎
into the center‎.  ‎He explained that he used that term because they were ‎
disjointed and disconnected with different angled parking‎.  ‎He realized ‎
that was their standard‎, ‎cookie‎-‎cutter operation‎.  ‎He asked if Building C in ‎
the traffic impact study was shown as straight retail and if a bank was out ‎
of the question‎, ‎or if the traffic study considered a bank‎.   ‎Mr‎. ‎Labadie said ‎
it was shown as retail‎, ‎and that a bank would have less traffic‎.  ‎Mr‎. ‎Anzek ‎
said that the plans were dropped off last week‎, ‎and Staff had not had a ‎
chance to really look them over‎.  ‎He could see a few design issues‎, ‎but ‎
he would hope there could be design solutions for them‎, ‎and several of ‎
the Commissioners had touched on them already‎.  ‎He always tried to ‎
imagine a fire truck moving around the site‎, ‎and he thought there would ‎
be problems on the south end of building D‎.  ‎Those were details that ‎
could be worked out as they went forward‎.  ‎He felt that it would be critical in ‎
the next step to get the complete traffic impact study‎, ‎to talk with MDOT ‎
and find out their dictates‎, ‎if different‎, ‎and to reflect any design changes ‎
accordingly‎.  ‎He added that it would still be great if McDonald’s could be ‎
part of the architectural theme‎.  ‎He understood that they had their own ‎
design‎, ‎and he had looked at their elevations‎.  ‎He thought that the way ‎
the buildings were set on Rochester Rd‎. ‎was step in the direction they all ‎
tried to convey previously‎.‎
 
Mr‎. ‎Markus stated that he really wanted the Commissioners to ‎
understand that he had done everything he could to try to keep ‎
McDonald’s out‎.  ‎He had tried to find other tenants and tried to other ‎
things‎, ‎but they were not there‎.  ‎If they were‎, ‎he would bring them forward ‎
tomorrow and build something the Commission would stamp approved‎.  ‎
He wanted to get it off the ground as fast as the City wanted it off the ‎
ground‎.  ‎Building C‎, ‎the future building‎, ‎could not be leased‎.  ‎He had ‎
asked doctors‎, ‎medical personnel‎, ‎banks and everyone else‎, ‎but they did ‎
not want to go there‎.  ‎He would be sitting on that site‎, ‎and he would have ‎
to market it like crazy to get someone in there‎.  ‎If he had even a slight ‎
inclination that Building C could lease now‎, ‎he would tell McDonald’s that ‎
they were going to move in a different direction‎.  ‎He said that he had ‎
called every contact in his rolodex to try to get something going there‎, ‎
and it would not happen‎.  ‎When things were built and the center was ‎
active‎, ‎he thought that might change‎.  ‎If the Commission said no to the ‎
development‎, ‎he might sit on it and something might come in a year from ‎
now‎, ‎but all he had was McDonald’s and Tim Hortons‎, ‎and they were ‎
driving the development and helping get the money to put the project ‎
vertical‎.  ‎He said that he really needed the Commission to consider that‎.‎
 
Mr‎. ‎Anzek asked if the project would be built in phases‎.  ‎Mr‎. ‎Markus said ‎
that the closing date on the gas station would be July ‎31‎, ‎2013‎.  ‎On ‎
August ‎1‎, ‎they planned to have all the permits to start demolition and start ‎
building‎.  ‎They planned to be bricked before winter to work on the ‎
interiors‎.  ‎McDonald’s would move at its own pace right away‎.  ‎If they got ‎
permits in January ‎2013‎, ‎they could start building in March‎, ‎because they ‎
were not prohibited by the gas station‎.  ‎The only thing that would not be ‎
demolished was the gas station‎, ‎which had a tenancy until July ‎31‎, ‎2013‎.  ‎
He recapped that McDonald’s might build first‎, ‎and they would build the ‎
center right after that‎.  ‎Mr‎. ‎Anzek clarified that Buildings A and D would be ‎
built first‎.  ‎Mr‎. ‎Markus advised that A and D would be built at the same ‎
time‎, ‎and if they had a tenant for C‎, ‎it would go up at the same time as ‎
McDonald’s‎.  ‎If he did not have a tenant‎, ‎it would be a future use building‎.  ‎
Mr‎. ‎Anzek asked if they were locking Building C into retail or if they would ‎
keep the option open that it might be a bank‎.  ‎Mr‎. ‎Markus said that it ‎
could be a bank or a medical office‎; ‎he really did not know‎, ‎because he ‎
was not getting any interest‎.  ‎His choice would be a medical office ‎
building‎, ‎such as a Henry Ford or William Beaumont medical office‎.  ‎Mr‎. ‎
Anzek thought that would be an excellent use for it‎.  ‎
 
Ms‎. ‎Brnabic said that they discussed that there would be less traffic ‎
generation with a bank than retail‎, ‎but she referred to the Chase on ‎
Barclay‎, ‎and said that there was a constant trip generation‎, ‎not only from ‎
the drive‎-‎through‎, ‎but in and out of the bank‎.  ‎Mr‎. ‎Labadie agreed that it ‎
would be less overall‎, ‎but a typical ‎4‎,‎000 ‎square‎-‎foot retail would generate ‎
a few more trips than a bank at ‎4‎,‎000 ‎square feet‎.  ‎They were both closed ‎
during the morning peak hour‎, ‎which was a good thing‎, ‎but there would be ‎
more of a challenge in the p‎.‎m‎. ‎peak hour‎.  ‎While everyone might like ‎
medical office‎, ‎that was a high generator during the worst times of the day‎.  ‎
Ms‎. ‎Brnabic thought that depending on the bank‎, ‎the traffic could be more ‎
consistent‎.  ‎With retail‎, ‎people parked and spent more time in a store ‎
than in a bank ‎- ‎people shopped longer‎.  ‎Mr‎. ‎Labadie concluded that ‎
square‎-‎foot for square‎-‎foot‎, ‎retail had a few more trips‎.‎
 
Mr‎. ‎Hooper questioned what would happen if they went to MDOT‎, ‎and ‎
MDOT said they had to do something more regarding the intersection ‎
than just signalization‎, ‎such as having to add dual left‎-‎hand turns‎.  ‎Mr‎. ‎
Labadie said that he had never seen MDOT request that‎, ‎but it could be a ‎
first‎.  ‎He wondered what the basis would be for that request‎, ‎because they ‎
would only be adding ‎3‎% ‎to the intersection‎.  ‎There were already existing ‎
problems there that MDOT needed to address‎.  ‎He did not think the ‎
development would be creating enough for dual left turns‎, ‎and their ‎
mitigation would not require them‎.  ‎Mr‎. ‎Hooper remembered the ‎
developments at Tienken and Rochester‎, ‎which gave rise to the same ‎
argument‎.  ‎If there were dual left hand turn lanes‎, ‎the problem of an F ‎
intersection would be eliminated‎, ‎and it would be taken to an A or B‎.  ‎Mr‎. ‎
Labadie said that would be true‎, ‎but the magnitude of the number of trips ‎
would be quite different‎, ‎and the Rochester and Tienken intersection was ‎
quite a bit different than this one‎.  ‎He did not see MDOT asking for that‎.  ‎
He had seen them do that in situations where walking in‎, ‎there was a ‎
Meijer proposed‎, ‎and he knew he had to fix the intersection and Meijer ‎
wanted to fix it too‎, ‎because it would not work if they did not‎.  ‎He had never ‎
seen MDOT request it for a development like they were proposing‎, ‎where ‎
the additional traffic was such a small piece of the overall‎.  ‎If they did ‎
request it‎, ‎they would be back‎, ‎of course‎, ‎but he doubted it‎.‎
 
Mr‎. ‎Dettloff asked the length of the leases for McDonald’s and Tim ‎
Hortons‎.  ‎Mr‎. ‎Markus said that McDonald’s would have a ‎20‎-‎year lease ‎
and Tim Hortons would be a ‎10‎-‎year‎, ‎with four‎, ‎five‎-‎year options‎.  ‎He ‎
added that McDonald’s had options as well‎.  ‎Mr‎. ‎Dettloff asked‎, ‎even ‎
highly marketing the site‎, ‎what was driving the reason for not getting ‎
tenants‎.  ‎Mr‎. ‎Markus said that they would have no problem filling ‎
Rochester Rd‎.‎, ‎because everyone wanted to be on Rochester Rd‎.  ‎He ‎
could not get any interest for Auburn Rd‎.  ‎McDonald’s was the only one ‎
that would take Auburn if they got drive‎-‎throughs‎, ‎access and driveways‎.  ‎
He went down the list of tenants that were not in the area‎, ‎and they all said ‎
to call them if Rochester became available‎.  ‎To answer Mr‎. ‎Dettloff’s ‎
question‎, ‎it was a function of tenancy‎, ‎and it was because no one wanted ‎
to be on Auburn‎, ‎although he was lucky to have an A‎+ ‎tenant willing to go ‎
on Auburn in terms of capitalization rates and market value‎.‎
 
Mr‎. ‎Anzek recalled that when the Rochester and Tienken developments ‎
were done‎, ‎there were five different property owners involved on the ‎
northwest corner‎, ‎and the only way to deal with everything was through a ‎
Planned Unit Development ‎(‎PUD‎).  ‎When the southeast corner stepped ‎
up almost concurrently‎, ‎there were multiple parcels involved‎, ‎and the City ‎
asked for a PUD for that development‎.  ‎Using the PUD entitled the City to ‎
require whatever improvements were necessary for the intersection‎.  ‎At ‎
that time‎, ‎Mr‎. ‎Hooper wished to see it be traffic neutral‎, ‎and if it would ‎
increase the traffic‎, ‎it had to be alleviated through traffic improvements‎.  ‎It ‎
was a little different than with a straight Rezoning‎, ‎where the City could not ‎
really get into too many offsite improvements‎.  ‎The taper lane regarded a ‎
safety issue for the applicants‎, ‎and it was to their advantage to add it‎.‎
 
Mr‎. ‎Markus asked if the Commissioners saw the site as a B‎-‎3 ‎or B‎-‎2 ‎
development‎.  ‎He was still not clear as to what was expected for a B‎-‎3 ‎
versus a B‎-‎2‎.  ‎If the Commissioners told him it looked like a B‎-‎3 ‎
development‎, ‎he would obviously not have to ask for a Rezoning‎, ‎and he ‎
would just proceed with a B‎-‎3 ‎development‎.  ‎If he was told it was more ‎
akin to a B‎-‎2‎, ‎he would know which direction to go‎.‎
 
Chairperson Boswell said that if Mr‎. ‎Markus were to come back with a set ‎
of conditions they wanted with which to build and called it a Conditional ‎
Rezoning‎, ‎it would not matter to him whether it was B‎-‎2 ‎or B‎-‎3‎.  ‎His main ‎
concern was that he wanted to know what was going in there‎.  ‎He would not ‎
want to agree to Rezone it to one thing and then have something happen ‎
he did not expect‎.‎
 
Mr‎. ‎Markus said that his dilemma was that there really was not much ‎
difference between a B‎-‎2 ‎and a B‎-‎3‎.  ‎He asked Mr‎. ‎Anzek to explain the ‎
difference‎, ‎because all he could discern was that across Rochester Rd‎.‎, ‎
there was a ‎200‎,‎000 ‎square‎-‎foot Target‎.  ‎His site was zoned B‎-‎3‎, ‎but he ‎
was not building a Target‎-‎type power center‎.  ‎He would like to get ‎
guidance that what he was building could be either‎.  ‎If he was told he had ‎
to get a Rezoning to B‎-‎2‎, ‎he would know how to present it‎, ‎but he was not ‎
sure where to go regarding a Rezoning at this point‎.  ‎It was his opinion ‎
that because they had made it into a walkable area that was ‎
pedestrian‎-‎friendly‎, ‎and because they added archways to give it an ‎
outdoor mall feel‎, ‎that it was a B‎-‎3 ‎development‎.  ‎He also thought it could ‎
be a B‎-‎2 ‎development‎, ‎but in order to make the process easier‎, ‎he would ‎
like to be able to propose a B‎-‎3 ‎development and move forward‎.   ‎He ‎
indicated that it did not matter‎, ‎but he needed to know how to proceed‎.‎
 
Mr‎. ‎Anzek responded that they needed to visit history a bit‎.  ‎The first time ‎
they met and discussed the corner‎, ‎the plan showed four distinct ‎
buildings with four distinct drive‎-‎throughs‎, ‎and Staff said it was not a B‎-‎3 ‎
development‎.  ‎They were basically creating four independent uses‎.  ‎B‎-‎3 ‎
was directed more toward the larger community‎; ‎broad‎-‎based‎, ‎designed ‎
and functioning as one development‎, ‎with shared parking‎, ‎shared access ‎
and basically‎, ‎shared everything‎.  ‎That was not what they saw on the first ‎
concept‎.  ‎He let Mr‎. ‎Markus know his dissatisfaction and concerns‎, ‎and ‎
that he did not think it fit a B‎-‎3 ‎mold‎.  ‎In a discussion shortly thereafter‎, ‎
Mr‎. ‎Markus asked what he could do to make the four drive‎-‎throughs ‎
happen‎.  ‎He was told that the only way it could happen was to Rezone the ‎
site to B‎-‎2‎, ‎although Staff did not support B‎-‎2‎. ‎He noted that B‎-‎3 ‎normally ‎
required five‎-‎acre parcels with ‎400 ‎feet of frontage‎.  ‎A filing was made for ‎
B‎-‎2‎, ‎not at Staff’s insistence‎, ‎but to support Mr‎. ‎Markus’ pursuit of having a ‎
separate McDonald’s and Tim Hortons and a possible‎, ‎separate ‎
drive‎-‎through bank on the west side‎.  ‎That was what the Commissioners ‎
viewed at the last meeting‎.  ‎Since that time‎, ‎there had been some finite ‎
tweaking to the Site Plan‎, ‎which they received last week‎.  ‎He reiterated ‎
that it was a big step from what they saw previously‎, ‎as far as creating a ‎
unified development‎.  ‎They put the buildings on Rochester so as to ‎
function as one‎.  ‎He still had a question about whether McDonald’s fit in ‎
the theme as a unifying force‎, ‎which he felt would be a discretionary call ‎
by the Commission‎.  ‎The fact that it was a drive‎-‎through restaurant would ‎
be reviewed and scrutinized again as a Conditional Land Use‎, ‎and they ‎
would take up the question of safety again‎.  ‎That was another step ‎
McDonald’s had to go through‎.  ‎It was his opinion that if Mr‎. ‎Markus had ‎
come in with the new plan back in March‎, ‎they probably could have ‎
worked on tweaking it and keeping it as a B‎-‎3‎.‎
 
Mr‎. ‎Breuckman stated that the difference between a B‎-‎3 ‎and a B‎-‎2 ‎was ‎
partially art and partially science‎.  ‎There were three kinds of development ‎
uses in the B‎-‎3 ‎districts‎.  ‎There were auto dealerships‎, ‎large box stores ‎
and power centers‎.  ‎The key characteristic for those was the fact that when ‎
someone saw the building‎, ‎it was oriented wide to the street‎.  ‎Depending ‎
on whether there were one‎, ‎two‎, ‎three or four rows of parking in front‎, ‎the ‎
building would be filling most of the frontage relative to the street‎.  ‎That ‎
created a unified development‎.  ‎It was true that some centers had outlots‎, ‎
but behind the outlots‎, ‎there were always the buildings with the wide ‎
frontage relative to the street which created a coherence in the B‎-‎3 ‎district‎.  ‎
What were not in the B‎-‎3 ‎district were lots of separate buildings that were ‎
turned with a long dimension perpendicular to the street‎.  ‎That was a ‎
relationship to the street that was found in the B‎-‎2 ‎district‎.  ‎There might be ‎
several separate parcels that had narrower frontages and perhaps ‎
drive‎-‎throughs lined up next to each other‎.  ‎The percentage of the ‎
building that faced the street was much lower than in the B‎-‎3 ‎district‎.  ‎That ‎
was the fundamental difference between B‎-‎2 ‎and B‎-‎3‎.  ‎The plans ‎
previously were for a B‎-‎2 ‎development‎, ‎because the buildings were all ‎
perpendicular to the street and the drive‎-‎throughs were separate ‎
ownerships‎.  ‎The McDonald’s had a completely different layout than the ‎
rest of the site‎.  ‎He agreed with Mr‎. ‎Anzek that the new plans were a ‎
definite evolution towards something that could be compatible in the B‎-‎3 ‎
district‎.  ‎They were not there yet‎, ‎but it was a definite evolution‎.  ‎On ‎
Rochester Rd‎. ‎now‎, ‎they would be building the relationship of wide and ‎
facing the street‎.  ‎Creating that situation with a higher percentage of ‎
building width frontage facing the street could be accomplished‎.  ‎They ‎
could take Building C and rotate it so the long end faced the street‎.  ‎There ‎
were six separate circulation aisles that ran perpendicular to Auburn‎:  ‎
There were aisles on the west and east sides of Building C‎; ‎on the east ‎
and west sides of McDonald’s‎; ‎and both in front of and behind Building A‎.  ‎
He felt that there was an opportunity for McDonald’s‎, ‎which would require ‎
some flexibility‎, ‎not to change its building or how it was oriented‎, ‎to ‎
change how the site laid out around its building‎.  ‎The fundamental ‎
drive‎-‎through layout did not have to change‎, ‎but perhaps changing the ‎
parking rows and the circulation aisles to combine some or make better ‎
use of some would allow a different relationship with a more consistent ‎
frontage facing Auburn Rd‎.  ‎To him‎, ‎that was the fundamental difference ‎
between B‎-‎3 ‎and B‎-‎2‎.  ‎If they could start to hit some of those marks on ‎
Auburn Rd‎. ‎and refine the plans‎, ‎then he felt it could maybe be a B‎-‎3 ‎
plan‎, ‎and they would not need to ask for a Rezoning‎.  ‎There would still be ‎
Conditional Land Uses for the drive‎-‎throughs and traffic issues to ‎
address‎, ‎but those would be issues no matter what they did‎.‎
 
Mr‎. ‎Markus commented that there was a lot of subjectivity to the matter‎, ‎
and he could not quite put his arms around it‎.  ‎He said that they would ‎
work with the City to come to a resolution and get a plan that worked for ‎
everyone‎.‎
 
Mr‎. ‎Breuckman was not sure if the Commission agreed with his ‎
explanation‎, ‎but if people looked around town at the sites that were zoned ‎
B‎-‎3 ‎and B‎-‎2‎, ‎it would show his explanation of the fundamental differences‎.  ‎
Chairperson Boswell said that Mr‎. ‎Hetrick had pointed out that from ‎
Rochester Rd‎.‎, ‎the development looked like B‎-‎3 ‎and from Auburn‎, ‎it ‎
looked like B‎-‎2‎.  ‎
 
Chairperson Boswell asked if there were any other comments or if Mr‎. ‎
Markus had anything to add‎.  ‎Mr‎. ‎Markus said that he appreciated the ‎
input‎, ‎and Mr‎. ‎Labadie said that he was very happy‎.  ‎Mr‎. ‎Markus said that ‎
they did not feel like they were trying to hit a moving target‎.  ‎They would ‎
meet with Staff to try to get a plan that worked for everyone‎.  ‎He felt that ‎
they had gotten a lot of great comments and that hopefully‎, ‎they would be ‎
before them next time for an approval‎.‎
 
Chairperson Boswell asked Mr‎. ‎Labadie if he knew when he would have ‎
the traffic study completed and forwarded to the City’s Traffic Engineer for ‎
review‎.  ‎Mr‎. ‎Labadie asked the date of the next Planning Commission ‎
meeting‎, ‎in the event that they were on the course to get approval as soon ‎
as possible‎.  ‎He asked when he would have to have it done to be on that ‎
agenda‎.  ‎Mr‎. ‎Anzek said that it was not having it done as much as having ‎
MDOT’s approval for the curb cuts‎.   ‎He would check with Mr‎. ‎Shumejko‎, ‎
the City’s Traffic Engineer‎, ‎to see how long he would need to review the ‎
study‎.  ‎He asked Mr‎. ‎Labadie to invite Mr‎. ‎Shumejko to meetings with ‎
MDOT‎.  ‎Mr‎. ‎Labadie agreed that would save time‎.  ‎
 
Mr‎. ‎Markus asked when the plans would have to be submitted to Staff to ‎
make the next meeting‎.  ‎Mr‎. ‎Anzek said that the Fire‎, ‎Engineering and ‎
Building Departments had not even seen the plans‎, ‎and they had to go ‎
through a technical compliance review‎, ‎which usually took three weeks‎.  ‎
He felt that the next meeting ‎(‎previously scheduled for November ‎20‎) ‎
would be fairly aggressive‎.  ‎If they could work out a lot of the details‎, ‎refine ‎
the concept and take some of Mr‎. ‎Breuckman’s points to help tweak the ‎
plans‎, ‎they would forward them to the other departments ‎- ‎especially Fire ‎
to see how their trucks could maneuver‎.  ‎Mr‎. ‎Labadie said that they had a ‎
lot of the analysis finished for the traffic study‎, ‎and he presumed that it ‎
would take a couple of weeks before they were ready to show it to MDOT ‎
and Mr‎. ‎Shumejko‎.  ‎
2012-0142
Master Land Use Plan Update Review‎
(‎Reference‎:  ‎Memo prepared by James Breuckman‎, ‎dated October ‎17‎, ‎
2012 ‎and associated MLUP documents had been placed on file and by ‎
reference became part of the record thereof‎.)‎
 
Mr‎. ‎Breuckman noted the write‎-‎up in the packets‎, ‎which covered what they ‎
discussed at last month’s meeting‎.  ‎He also added some language for the ‎
Tree Conservation Ordinance per Mr‎. ‎Kaltsounis’ request‎.  ‎He advised ‎
that the next step would be for the Planning Commission to formally ‎
submit the information to City Council for their approval for distribution for ‎
comment from adjacent communities‎.  ‎There was a ‎42‎-‎day comment ‎
period ‎, ‎and then they would hold a Public Hearing and move forward with ‎
the approval process‎.‎
 
Chairperson Boswell said that he was comfortable with the ‎
documentation‎, ‎and he asked if anyone wished to make a motion‎.‎
 
MOTION‎ by Schroeder‎, ‎seconded by Hetrick‎, ‎the Rochester Hills ‎
Planning Commission hereby approves forwarding the proposed Master ‎
Land Use Plan updates to City Council for approval to distribute same to ‎
adjacent communities for the review and comment period in accordance ‎
with State Law‎.‎
 
A motion was made by Schroeder‎, ‎seconded by Hetrick‎, ‎that this matter be ‎
Approved‎. ‎The motion carried by the following vote‎:‎
Aye
Boswell, Brnabic, Dettloff, Hetrick, Hooper, Reece, Schroeder and Yukon
8 - 
Absent
Kaltsounis
1 - 
 
Chairperson Boswell stated for the record that the motion had passed‎.‎
 
ANY OTHER BUSINESS
Mr‎.  ‎Schroeder asked about the openings of Crooks and Livernois‎.  ‎Mr‎. ‎
Hooper advised that Crooks would open one lane in each direction the ‎
following day‎, ‎and the full opening would be around November ‎6‎th‎. ‎He ‎
noted that there would be a four‎-‎phased signal until then‎.  ‎He added that ‎
Livernois would open on November ‎5 ‎at ‎11 ‎a‎.‎m‎.‎, ‎and Rochester Rd‎. ‎
would open just before Thanksgiving‎.‎
 
Chairperson Boswell reminded everyone to vote on November ‎6‎th‎.‎
 
NEXT MEETING DATE
Chairperson Boswell announced that the next Regular Meeting was ‎
scheduled for November ‎20‎, ‎2012‎. ‎
ADJOURNMENT
Hearing no further business to come before the Commission‎, ‎and upon ‎
motion by Hetrick‎, ‎Chairperson Boswell adjourned the Special Meeting at ‎
9‎:‎15 ‎p‎.‎m‎.‎
 
_____________________________‎
William F‎. ‎Boswell‎, ‎Chairperson‎
Rochester Hills Planning Commission‎
 
_____________________________‎
Maureen Gentry‎, ‎Recording Secretary‎