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Rochester Hills
Minutes - Final
Police and Road Funding Technical 
Review Committee
Don Cline, Jr., John Dalton, Dale Hetrick,
Tim Jacobson, Walter Johnson, Nancy Soisson, Ted Zellers
Council Members:  Greg Hooper, Michael Webber
Youth Member:  Amith Diwakar
6:00 PM
1000 Rochester Hills Drive
Wednesday, September 29, 2010
CALL TO ORDER
Chairperson Cline called the Police and Road Funding Technical Review 
Committee meeting to order at 6:13 p.m. Michigan Time.
ROLL CALL
 
Greg Hooper, Don Cline, Dale Hetrick, Nancy Soisson and Michael Webber
Present
5 - 
John Dalton, Tim Jacobson, Walter Johnson and Ted Zellers
Absent
4 - 
PUBLIC COMMENTS
None.
APPROVAL OF MEETING MINUTES
2010-0246
Approval of Meeting Minutes - May 5, 2010
050510 Minutes.pdf
050510 Minutes.pdf
Resolution.pdf
Resolution.pdf
Attachments:
 
A motion was made by Hetrick, seconded by Hooper, that this matter be 
Approved as Presented. The motion CARRIED by the following vote:
Aye
Hooper, Cline, Hetrick, Soisson and Webber
5 - 
Absent
Dalton, Jacobson, Johnson and Zellers
4 - 
Resolved, that the Minutes of the Police and Road Funding Technical Review Committee 
meeting held on May 5, 2010 be approved as presented.
2010-0318
Approval of Meeting Minutes - May 19, 2010
051910 Minutes.pdf
051910 Minutes.pdf
Resolution.pdf
Resolution.pdf
Attachments:
 
A motion was made by Hetrick, seconded by Hooper, that this matter be 
Approved as Presented. The motion CARRIED by the following vote:
Aye
Hooper, Cline, Hetrick, Soisson and Webber
5 - 
Absent
Dalton, Jacobson, Johnson and Zellers
4 - 
Resolved, that the Minutes of the Police and Road Funding Technical Review Committee 
meeting held on May 19, 2010 be approved as presented.
2010-0325
Approval of Meeting Minutes - June 9, 2010
060910 Minutes.pdf
060910 Minutes.pdf
Resolution.pdf
Resolution.pdf
Attachments:
 
A motion was made by Hetrick, seconded by Hooper, that this matter be 
Approved as Presented. The motion CARRIED by the following vote:
Aye
Hooper, Cline, Hetrick, Soisson and Webber
5 - 
Absent
Dalton, Jacobson, Johnson and Zellers
4 - 
Resolved, that the Minutes of the Police and Road Funding Technical Review Committee 
meeting held on June 9, 2010 be approved as presented.
DISCUSSION ITEM
2010-0063
Police and Road Funding Discussion
Police Road Recom 030711(1)(1).pdf
Police Road Recom 030711(1)(1).pdf
Rochester Hills Road Video outline (3).pdf
Rochester Hills Road Video outline (3).pdf
Rochester Hills Road Video outline-tlz-dah - r1 (3).pdf
Rochester Hills Road Video outline-tlz-dah - r1 (3).pdf
Rochester Hills Road Video outline-tlz-r1 (2).pdf
Rochester Hills Road Video outline-tlz-r1 (2).pdf
2010_PQI_Map_Locals.pdf
2010_PQI_Map_Locals.pdf
Gravel_Roads.pdf
Gravel_Roads.pdf
Street_Jurisdiction (2).pdf
Street_Jurisdiction (2).pdf
Assesrol.xls
Assesrol.xls
CC MTG_1994-01-25.pdf
CC MTG_1994-01-25.pdf
Decling Rate Methodology_1988-02-24.pdf
Decling Rate Methodology_1988-02-24.pdf
Flyer from 1998.pdf
Flyer from 1998.pdf
Local Rd Guidelines_1993-02-03.pdf
Local Rd Guidelines_1993-02-03.pdf
Local Rd Improvement Policy_1998-04-29.pdf
Local Rd Improvement Policy_1998-04-29.pdf
Local Rd Improvement_1998-05-08.pdf
Local Rd Improvement_1998-05-08.pdf
Local Rd Policy Purpose and Intent_1998-05-08.pdf
Local Rd Policy Purpose and Intent_1998-05-08.pdf
Paving Gravel Stds_1998-04-29.pdf
Paving Gravel Stds_1998-04-29.pdf
Questions_Local Rd Forum_1997-05-14.pdf
Questions_Local Rd Forum_1997-05-14.pdf
Road Repair Costs.xls
Road Repair Costs.xls
SAD Apportionment Ltr_1990-05-23.pdf
SAD Apportionment Ltr_1990-05-23.pdf
SAD Checklist.pdf
SAD Checklist.pdf
SAD Info_Jan-2001.pdf
SAD Info_Jan-2001.pdf
SAD Practices in MI_1994.pdf
SAD Practices in MI_1994.pdf
2010 Survey SAD.pdf
2010 Survey SAD.pdf
Preliminary Millage Forecast #2.pdf
Preliminary Millage Forecast #2.pdf
Spreadsheet Sorted by CC Ranking.pdf
Spreadsheet Sorted by CC Ranking.pdf
Spreadsheet Sorted by Area.pdf
Spreadsheet Sorted by Area.pdf
Spreadsheet Sorted by Timing.pdf
Spreadsheet Sorted by Timing.pdf
Spreadsheet Sorted by No Action Needed.pdf
Spreadsheet Sorted by No Action Needed.pdf
Purpose and Charge.pdf
Purpose and Charge.pdf
Mayor's memo w attachments.pdf
Mayor's memo w attachments.pdf
Attachments:
Chairperson Cline opened the discussion by asking if any of the Committee 
Members had comments regarding the August 3, 2010 election and the 
passage of the millage renewal.
 
Member Hooper commented that he was heartened by the overwhelming 
positive response of the millage passing by over 70%.
 
The Committee Members discussed the election results and the passage of the 
Older Persons Commission millage item on the ballot.
 
Member Webber spoke about the distribution of Educational Program 
Brochures, yard signs and the collective efforts made by Committee Members, 
the Mayor and Council Members as well as many other people to aide in the 
passage of the millage.  He added that it was his understanding that all seven 
Council Members had contributed to the costs of the yard signs.
 
Member Hooper noted that he had worked for a couple of hours at one of the 
polling places talking with residents about the millage.
 
The Committee Members shared various response experiences from residents 
regarding the ballot question.  The Members then discussed the approximate 
amount that would be generated from the passage of the millage and noted that 
the amount had been included in the 2011 Budget.  The Committee Members 
then discussed that the time frame would be too short to submit any ballot 
proposals for the November 2010 ballot and that there would still be a shortfall of 
funds necessary to maintain the City's roads.  Discussion ensued about the 
mechanisms of governmental accounting and then turned to status updates of 
the Tienken Road Project - the proposed 3-lane road design with a dual lane 
roundabout at Tienken and Livernois, the completion delays of the Tienken 
Road Bridge, and the completed roundabout at Hamlin and Livernois.  Various 
experiences of drivers learning how to traverse the new roundabout were 
shared.  The Committee Members discussed the various current and upcoming 
road projects:  the overlay on Walton Road, M-59 Road Widening, the patching 
of Rochester Road from M-59 to South Boulevard, and the need for work to be 
done on the Crooks-59 Bridge and on both of the bridges at Avon and Livernois.
 
Chairperson Cline noted that the Committee should continue discussing road 
funding ideas but suggested that since nothing further can be done in regard to 
ballot questions for road millage until next year, the Committee should begin its 
police funding discussions.
 
Member Hooper mentioned that the Mayor had proposed the elimination of 
three officers which had passed thereby removing the incremental increase in 
the police budget.
 
Member Webber discussed the police contracts being typically one-year 
contracts with no pay increases, that health care, retirement costs and similar 
costs add to the cost increases.  He expressed the concerns that he and 
Member Hooper have regarding the loss of two of the officers and suggested 
that Captain Johnson could provide more information as to the officers and their 
responsibilities which includes enforcement of the City's false alarm ordinance, 
a community liaison type position and day time patrol.  He continued further that 
there appears to be a reduction in the number of officers from 60 to 55 in a 
three-year time period and that the Committee should meet with Captain 
Johnson to discuss the challenges the Oakland County Sheriffs Office (OCSO) 
face with the reduction in manpower.  He referenced the City Council's past 
negotiation issues with the OCSO in regard to contract language and that it had 
been suggested that a Request For Proposal (RFP) bids be solicited to 
research options that may or may not be available to the City.
 
The Committee Members then discussed possible bidding entities that would 
most likely respond to the City's proposal solicitation such as the Cities of 
Auburn Hills, Troy or Rochester Police Departments.  It was the consensus of 
the Committee Members that it would not necessarily mean that there would 
any be changes made to the City's current law enforcement services by 
seeking solicitation of proposals.  The Committee determined that meeting with 
Captain Johnson would provide valuable information to aide in the RFP process.  
The indemnification language in the OCSO contract was discussed as being an 
ongoing concern of City Council.  
 
Member Webber commented that there is a notification requirement in the 
Oakland County contract about any decisions the City would make and 
suggested the importance of the Committee moving to this discussion as 
quickly as possible.
 
The Committee Members discussed that the City's funding for police services 
are budgeted through approximately 2013 or 2014 and not committed to a 
specific contract.  It was discussed that it was highly unlikely that any proposed 
millages would be submitted for the ballot in 2011 as it will be an election year for 
the Mayor and four Council Members.  The discussion then turned to the trends 
in the City's crime statistics and that the year 2012 would be the goal to submit 
proposed millage questions for the ballot in order to prepare for the 2014 year.  
There was an inquiry made if there had been any further discussion regarding 
the proposed tax collection fee and it was suggested that the Committee should 
return to some of its earlier proposed ideas as to the possibility of combined 
millages.
 
Member Hooper suggested various proposed ballot questions to replace the 
expiring police millage or the possibility of amending the City's Charter for 
inclusion of funding similar to the fire fund which is a permanent tax.  He stated 
that police services are a core function of local government and asked why 
should the City need to have special millages to fund those services.  
 
Chairperson Cline suggested that he and Member Soisson were interested in 
the discussion of a proposed park millage as well.
 
Member Hooper commented that it was his personal opinion that the 
Committee should ask two questions that should appear on the same ballot:  a 
parks millage that would address ongoing park maintenance and operation 
needs and a second parks millage in regard to capital improvements that would 
address more football fields, improvements to Nowicki, Borden and Spencer 
Parks.  He stated that it could be viewed as a wish list but also as an investment 
in the quality of life for the residential family-oriented community as a whole.
 
Member Hetrick commented that renewal millages have passed but that no 
'new money' has been solicited.  He stated further that the challenges for 
funding police and park capital improvements will be requesting 'new money' for 
funding police services, maintenance and operation services of the parks and 
capital improvements to the parks.
 
Chairperson Cline suggested that a meeting or two could be spent on park 
discussions but that the Committee should have Captain Johnson come to the 
next meeting to refresh the Committee on the City's current status regarding its 
police services, the cost, officers and other pertinent information necessary for 
the Committee to formulate its recommendations to City Council.
 
Member Hetrick asked if there is anything that could be done to support getting 
an officer back into the City's budget such as the pursuit of grant proposals and 
other similar possibilities.
 
Member Hooper responded that the City Administration and the Chief 
Assistant to the Mayor, Tara Beatty could offer suggestions and 
recommendations since the City has been in the pursuit of many grants.  He 
reported that a cops grant application had been submitted but was not 
successfully obtained.  
 
Chairperson Cline relayed his opinion that he was not sure how City residents 
would perceive City of Auburn Hills police services patrolling through the City 
whereas OCSO is an Oakland County law enforcement entity and more likely to 
patrol the City.
 
The Committee discussed that contracted officers would be utilizing City's 
substation, what the title name of the entity contracted to perform police 
services in the City would be and that if a contract was made with another's 
city's law enforcement department (for example, City of Auburn Hills), the 
contracted city's police vehicles would not necessarily be used for performance 
of police services in the City but rather the City would have to purchase vehicles 
to be used in the City.  It was noted that the fees paid for the services of OCSO 
are inclusive of the Sheriffs vehicles and that Captain Johnson could provide 
information as to the specific police service or services that consume the most 
time.  The discussion then turned to traffic accident reduction methods.
 
Member Hetrick commented that his company could do a pilot of an additional 
camera that is mounted on the top of poles that recognizes vehicles in an 
intersection and alerts the driver about vehicle congestion due to stopped 
vehicles or waiting vehicles making left turns at busy intersections.  He stated 
this could be performed at no cost because the company is in the process of 
proving its technology.
 
Member Hooper suggested that Captain Johnson might be interested in 
hearing about the camera technology and that Paul Shumejko, the City's 
Transportation Engineer would have the statistical data on the City's intersection 
accidents.
 
Member Webber reported that there will be approximately 26 speed radar signs 
installed at 13 locations throughout the City obtained through a grant to the City.  
 
The Committee discussed the pros and cons of using a parked patrol car at 
different speeding 'hot spots' throughout the City.  The Committee then 
discussed the challenges faced by many cities performing police services with 
reduced law enforcement officers and virtual police officers.
 
The Committee plans to bring Captain Johnson to the next meeting for the 
City's police enforcement status update and discussion.  Then the Committee 
plans to have Mike Hartner, Director of Parks and Forestry to participate in its 
discussion regarding the parks.
ANY OTHER BUSINESS
None.
NEXT MEETING DATE
Wednesday, November 3, 2010 - 6:00 p.m.
ADJOURNMENT
There being no further business before the Police and Road Funding Technical 
Review Committee, Chairperson Cline adjourned the meeting at 6:55 p.m.
 
 
____________________________________
DON CLINE, JR., Chairperson
 
Prepared by Christine A. Wissbrun
Administrative Secretary, City Clerk's Office