1000 Rochester Hills Dr. 
Rochester Hills, MI 
48309
(248) 656-4600
Home Page:  
www.rochesterhills.org
Rochester Hills
Minutes
Planning Commission
Chairperson William Boswell, Vice Chairperson Deborah Brnabic
Members:  Gerard Dettloff, Dale Hetrick, Greg Hooper, Nicholas O. Kaltsounis, David A. 
Reece, C. Neall Schroeder, Emmet Yukon
7:00 PM
1000 Rochester Hills Drive
Tuesday, October 5, 2010
CALL TO ORDER
Chairperson William Boswell called the Regular Meeting to order at 7:05 
p.m. in the Auditorium.
ROLL CALL
 
William Boswell, Deborah Brnabic, Gerard Dettloff, Greg Hooper, Nicholas 
Kaltsounis, David Reece, C. Neall Schroeder and Emmet Yukon
Present
8 - 
Dale Hetrick
Absent
1 - 
Quorum Present
 
Others present:  Ed Anzek, Director of Planning and Economic Dev.
                             Derek Delacourt, Deputy Director
                             Maureen Gentry, Recording Secretary
APPROVAL OF MINUTES
Corrections to Minutes:  Page 8, first paragraph, change "soles" to "souls."
2010-0398
July 27, 2010 Special Meeting
 
A motion was made by Schroeder, seconded by Kaltsounis, that this matter be 
Approved as Amended. The motion CARRIED by the following vote:
Aye
Boswell, Brnabic, Dettloff, Hooper, Kaltsounis, Reece, Schroeder and 
Yukon
8 - 
Absent
Hetrick
1 - 
 
COMMUNICATIONS
 A)     Planning & Zoning News (2) dated August and September 2010
 B)     Rochester Hills Business Report Volume 3
 C)     Letter from Community Planning & Mgmt. Dated September 25, 
 2010 re:  Washington Township Master Plan 
 
NEW BUSINESS
2010-0346
Request for Recommendation of Approval of the Final 
Preliminary Plat for Rochester Meadows (City File No. 
99-011), a 47-lot subdivision located on four parcels east of 
Rochester Rd., south of Avon, zoned R-3, One Family 
Residential, Rochester Meadows LLC, applicant.
(Reference:  Staff Report prepared by Derek Delacourt, dated 
October 5, 2010 and Final Preliminary Plat had been placed on file 
and by reference became part of the record thereof.)
 
Present for the applicant were Joseph Check, Rochester Meadows, 
LLC, 11684 Majestic Ct., Shelby Twp., MI 48315 and Jason Sutton, 
AR Decker & Associates, Inc., 920 E. Long Lake Rd., Suite 200, 
Troy, MI 48085. 
 
Mr. Delacourt recalled that most of the Commissioners had seen this 
item previously.  There had been several Extensions granted and the 
applicant had proceeded to the point of requesting Final Preliminary 
Plat, which was the second to last stage in the process.  He advised 
that the applicant had met all the requirements and would move to 
construction approval next.  The necessary easements and permits 
had been obtained, and nothing had changed the Tentative 
Preliminary Plat.  All items the Planning Commission reviewed were 
in compliance, and Staff was recommending approval.
 
Mr. Check summarized that it was a 47-lot subdivision, with an 
average lot width of 93 feet.  There would be 1.59 acres of open 
space, and they were trying to save trees.  He felt it would be a very 
nice subdivision for the community.
 
Mr. Schroeder noted that at the last approval, he had asked if they 
would consider saving certain trees.  He also mentioned the 
steepness of the slopes of the berms and questioned if that would be 
hard to maintain.  He did not see a condition in the motion about the 
trees.
 
Mr. Delacourt remembered that was discussed, but they decided not 
to add it as a condition of approval, since the applicant had to show 
them as removals.  The applicant was aware of the Planning 
Commission's recommendation, which stayed the same.
 
Mr. Check agreed, and stated that the Ordinance required trees 261 
and 280 to be shown as removals, but they would make every 
attempt to save them.  They were saving 38% of the trees and did not 
want to spend money to remove any they did not have to.  If any 
died, they would be replaced inch for inch, and he reiterated that they 
would do everything they could to save them.
 
Ms. Brnabic said that it had been awhile, but earlier in the process, 
there had been concerns about drainage.  She asked Mr. Check if he 
recalled a homeowner complaining about property damage because 
of the drainage.  Mr. Check advised that the property owner had 
since moved, but Mr. Check had gone out to the property and said he 
could barely see anything visible.  He had offered to meet with the 
homeowner, but the homeowner did not follow up, and he 
subsequently moved out of state.  Mr. Check added that he had 
worked out issues with Engineering.  Ms. Brnabic said she was glad 
to see that he had made the effort.
 
Mr. Schroeder moved the following motion:
 
MOTION by Schroeder, seconded by Dettloff, in the matter of City 
File No. 99-011 (Rochester Meadows Subdivision), the Planning 
Commission recommends to City Council Approval of the Final 
Preliminary Plat, based on plans dated received by the Planning 
Department on June 22, 2010, with the following two (2) findings and 
subject to the following eight (8) conditions.
 
 Findings:
  
 1.     The Final Preliminary Plat is consistent with the street and lot 
 layout of the previously approved Tentative Preliminary Plat.
 
 2.     The Final Preliminary Plat conforms to all applicable City 
 ordinances, standards, regulations, and requirements.
  
 Conditions:
  
1.     Address comments from the Parks and Forestry memo dated 
May 10, 2010, prior to Final 
         Approval by Staff.
 
 2.     Provide cash bond in the amount of $11,058.00 for 
 transplanting trees, prior to Final Plat Approval.
 
 3.     Provide a performance guarantee in the amount of 
 $116,856.00, as adjusted if necessary by Staff, to ensure the 
 proper installation of replacement trees and other landscaping, 
 prior to issuance of a Land Improvement Permit.
 
 4.     Payment by the applicant of $9,400.00, as adjusted if 
 necessary by Staff, for one street tree per lot. Such payment 
 to be provided prior to issuance of a Land Improvement Permit.
  
 5.     Address comments from the Public Services memos dated 
 August 2 and August 5, 2010, prior to Final Plat Approval.
  
 6.     Install tree protective fencing, as reviewed and approved by City 
 Staff, prior to issuance of the Land Improvement Permit.
  
 7.     Prior to issuance of the Land Improvement Permit, Submission of 
 a letter of Warranty to the City for the 12 regulated trees being 
 transplanted onsite, stating that the trees will be warranted for 
 a period of two years and if, at the end of the warranty period 
 the trees are dead or declining, they will be replaced on an 
 inch for inch basis.  The tag numbers of the transplanted trees 
 are to be listed in the letter (#243, 250, 322, 357, 515, 525, 
 620, 1007, 1077, 1080, 1090 and 1092). The letter will also 
 state that the City Staff has final approval on the inspection 
 and approval rights for the type, size and location for any 
 replacement trees necessary.
  
 8.     Payment into an escrow, amount to be determined by Engineering 
 Services prior to issuance of a Land Improvement Permit, to 
 remove temporary tee turnarounds on Robinson Dr. when it is 
 connected to future development.
 
Mr. Kaltsounis noted that things were slowly starting to pick up, and 
he appreciated the applicants bringing the development forward.  It 
was one of the first developments to come after what had happened 
with the economy, and he wished them luck obtaining funding.  He 
commented that the Planning Commission always advised people to 
make developments nice and friendly.  He recommended using the 
open space and adding things like benches and small park-like 
settings. A lot of residents in subdivisions asked for amenities like 
that, including those in his sub.  He wished Mr. Check good luck and 
asked him to "make the City proud."  He indicated that it had 
certainly been a long time since the Commission had seen a Final 
Preliminary Plat.
 
Mr. Dettloff agreed with Mr. Kaltsounis, and said it had been a long 
time coming, and it was nice to see it moving forward.  Regarding 
funding, he asked if they were working with a local bank.  Mr. Check 
said that they were, and they hoped to start construction in the spring 
of 2011.  Mr. Dettloff asked if the banks were cooperating, and Mr. 
Check said not too much, but they were working on it.  Mr. Dettloff 
thanked him for bringing the opportunity to the City.
A motion was made by Schroeder, seconded by Dettloff, that this matter be 
Recommended for Approval. The motion CARRIED by the following vote:
Aye
Boswell, Brnabic, Dettloff, Hooper, Kaltsounis, Reece, Schroeder and 
Yukon
8 - 
Absent
Hetrick
1 - 
 
Chairperson Boswell stated for the record that passed unanimously, and 
he also wished the applicants good luck.
2010-0379
Request for Conditional Land Use Recommendation (Public 
Hearing), City File No. 10-006, to allow an in-home day care 
for up to 12 children at 28 Montmorency, on the northwest 
corner of Montmorency and Rochester Road, Parcel No. 
15-27-276-025, Diane Kapanka and Kristen Parker, 
applicants.
(Reference:  Staff Report prepared by Derek Delacourt, dated October 5, 
2010 and documents supplied by the applicant had been placed on file 
and by reference became part of the record thereof.)
 
Present for the applicant were Diane Kapanka and Kristen Parker, 28 
Montmorency, Rochester Hills, MI 48307.
 
Mr. Kaltsounis asked the Commission if he should be recused from the 
discussion.  His mother owned a daycare, for which he was a board 
member.  He felt it could technically be in competition, because it was 
three miles from the proposed daycare. 
 
Chairperson Boswell did not really see a great conflict.  The other 
Commissioners did not either, and Mr. Kaltsounis was not recused. 
 
Mr. Delacourt stated that the proposal was for something the 
Commissioners had not reviewed in the past.  The previous Ordinance 
prohibited more than six children, which was different than the State’s 
requirements.  When the Zoning Ordinance was redone, Staff looked at 
what the City could do for home occupations with 7-12 children, and it was 
decided to require a Conditional Land Use.  He advised that the 
requirements for a Conditional Land Use were the same as in the 
previous Ordinance. 
 
The applicant came to the Planning Department with a request for a 
home day care, not commercial.  The primary use of the residence was 
as a home, which separated it from the larger centers.  The applicant 
submitted paperwork showing that they could meet the Ordinance 
requirements for amount of play area, screening and fencing.  Mr. 
Delacourt noted that no Site Plan approval was required, although the 
applicant had submitted drawings and floor plans.  The matter was 
noticed as a Public Hearing, and Staff had not received any calls with 
concerns.  Staff recommended approval.
 
Ms. Parker advised that she and her mother would work out of the home.  
They would use the 1,300 square foot basement area for the daycare.  
They had approval from the Neighborhood Association for the use and 
for a fence, which would be chain link with slats with natural vegetation 
around it.  
 
Mr. Yukon asked if there were egress requirements for the basement, and 
Ms. Parker said that she had been in contact with the liaison for State 
licensing and the Fire Marshall.  There would be three exits from the 
staircase exit on the first floor.  They had special window variances from 
the Fire Marshall - stairs would go out of the basement windows.  
 
Mr. Delacourt said that he did not put in stringent site plan requirements 
because the applicants had to go through a review and approval process 
through the State.  That authority would exceed Staff’s in this matter.  
Ms.Parker agreed, and said there were several inspections required, but 
the permit from the City was required before getting licensed.
 
Mr. Yukon asked if the trampoline would be moved into the play area.  He 
was told it would be taken down.  He asked about the in-ground pool, and 
what provisions they would take to ensure safety for the children.
 
Ms. Kapanka advised that there would be locks on the door at the top of 
the fence around the pool, and it would always be locked.  There was a 
childproof gate.  Ms. Parker said that met the requirements of the State.  
Mr. Yukon asked what steps would be taken so the children would not 
wander into Rochester Rd.  He hoped every effort would be made to make 
sure the children were always watched.  Ms. Kapanka noted that she was 
a care giver in memory care and responsible for five elderly residents.  
She felt she could handle the children.
 
Ms. Brnabic had the same concerns.  She asked how high the fence 
around the pool was, and was told four feet.  She confirmed that to get to 
the play area, children would not have to go through the pool area.  She 
asked how many people would take care of the children.  Ms. Parker said 
that they were applying for 12 children, hoping to get eight.  If they grew 
out of the facility, they would seek to add more employees.  The State 
required one person for every six children at different age levels and 
different levels of training.
 
Ms. Brnabic said it looked as if they had done their homework, and it 
made her feel better, but she reminded that the Commissioners were the 
ones recommending a Conditional Land Use, and that was why they had 
to express any concerns.
 
Mr. Reece asked for clarification about whether the number of children 
over seven included up to 11 or 12, which was shown as less than 12 at 
one point in the Staff Report.  Mr. Delacourt said that the Ordinance 
included up to 12, including 12 children.  Mr. Reece commented that his 
biggest concern was not the ability to watch up to 12 children but rather 
the people trying to turn left onto Rochester Rd. at 5:30 p.m. in the 
evening.  
 
Ms. Kapanka said that her family did not do it; they went around.  Mr. 
Reece suggested that they make every effort to try and convince their 
customers not to try to turn left onto Rochester Rd. at that time.  
 
Mr. Dettloff noted that the hours of operation would not exceed 12 hours a 
day.  He asked if it would be Monday through Friday, which Ms. Parker 
confirmed.
 
Mr. Schroeder indicated that he had pools all his life, and that they were 
very dangerous.  He did not feel a four-foot fence meant anything to a 
little kid who wanted to climb it.  He asked if they planned to have a child 
proof cover on the pool - one someone could walk on.  Ms. Kapanka said 
it would be a trampoline- type cover.  Mr. Schroeder asked if it was 
electrical and if it had a lock button.  Ms. Kapanka said that it was 
attached with bolts, with no way for someone to get under it.  She 
acknowledged that they would leave it open in the summertime, which Mr. 
Schroeder did not feel was acceptable.  He did not feel that a four- foot 
fence with an open pool would be good at all for little kids.  He did not feel 
the applicants could watch 12 kids every minute of the day, and he felt it 
would be a major problem.  Ms. Parker said that when they were in the 
daycare center there would be a gate so they could not go upstairs.  She 
suggested that they could also get door alarms to install in the house.  
Mr. Schroeder stressed that it would be much safer if they had an 
electrically operated cover - one that would be fastened at the sides and 
that adults could walk on.  There was no way kids could get in the pool 
once it was closed, and he hoped they would look into that.
 
Chairperson Boswell opened the Public Hearing at 7:35 p.m.  Seeing no 
one come forward, he closed the Public Hearing.
 
Mr. Hooper welcomed the applicants.  He asked if Buttons and Bows was 
a corporation or just the name they came up with.  Ms. Parker said it was 
a corporate name and they were filing for an LLC.  Mr. Hooper felt there 
was an obvious need for the center because Rochester Hills was a 
residential community of families.  He asked if they had operated a day 
care in their home for less than six children.   Ms. Parker said she had 
babysat for six and that she was a camp counselor and ran a hotel for 150 
people.  Mr. Hooper thought it was a great location, but he was surprised 
they built a home there.   He never thought there would be a residence on 
Rochester Road and now there also were two State licensed group homes 
down the street.  He recalled that the deed restrictions for the land kept 
certain things from being built, but a home daycare was allowed.  He 
wished the applicants good luck.
 
Mr. Schroeder moved the following motion:
 
MOTION by Schroeder, seconded by Reece, in the matter of City File 
No. 10-006 (Buttons and Bows Day Care), the Planning Commission 
recommends to City Council approval of the Conditional Land Use, 
based on plans and information dated received by the Planning 
Department on September 13, 2010, with the following five (5) findings.
  
 FINDINGS:
  
 1.     The use is consistent with the intent and purpose of the Zoning 
 Ordinance in general, and of Section 138-4.300 in particular.
 
 2.     The proposed development has been designed to be compatible, 
 harmonious, and appropriate with the existing character of the 
 general vicinity and adjacent uses of land.
 
 3.     The proposed development is served adequately by essential 
 public facilities and services, such as highways, streets, police and 
 fire protection, drainage ways, and refuse disposal.
 
 4.     The development should be not detrimental, hazardous, or 
 unreasonably disturbing to existing land uses, persons, property, 
 or the public welfare.
 
 5.     The development does not create additional requirements at 
 public cost for public facilities and services that will be detrimental 
 to the economic welfare of the community.
A motion was made by Schroeder, seconded by Reece, that this matter be 
Recommended for Approvalto the City Council Regular Meeting. The motion 
CARRIED by the following vote:
Aye
Boswell, Brnabic, Dettloff, Hooper, Kaltsounis, Reece, Schroeder and 
Yukon
8 - 
Absent
Hetrick
1 - 
 
Chairperson Boswell stated for the record that the motion had passed 
unanimously, and he wished the applicants good luck.
 
ANY OTHER BUSINESS
The Commissioners discussed the new roundabout at Hamlin and 
Livernois.  It was seen as a positive for traffic flow and the future for 
intersections in the City.  
 
Ms. Brnabic asked if the Commission could have placed a condition 
about the pool cover for the previous agenda item.  Mr. Anzek agreed that 
they could have because it was a discretionary decision based on the 
health, safety and welfare of the community.  Mr. Delacourt read Section 
138-2.300 of the Ordinance: “Conditions shall be designed to protect the 
natural resources, the health, safety welfare and social and economic well 
being of those who will use the land or use an activity under 
consideration.”  Ms. Brnabic said that she wished she had added the 
condition, and Mr. Delacourt reminded that the matter would still go 
before City Council.
 
Mr. Reece commented that a family could have eight or ten kids and no 
one on the Commission would require a different pool cover.  He felt that 
the parents who took their children there had to make their own decisions 
about whether it was the right or wrong thing to do.  He did not think it was 
the Commission’s place to do something State law did not require.  
 
The members discussed road updates for the Tienken Road bridge, 
Crooks and M-59 interchange and Auburn Rd. resurfacing.  
 
Mr. Anzek advised that Crittenton Hospital has decided to proceed with its 
second tower, but in order to begin the site prep, they would like to move 
the oxygen tanks.  He wanted to find out if the Commission objected to an 
administrative approval for that, and suggested that screening could be 
required when it came in for Site Plan approval.  Mr. Schroeder asked the 
height of the tanks, which are ten feet.  Mr. Yukon asked if there had been 
options for screening discussed.  Mr. Anzek said they had just discussed 
moving the tanks, but he could make screening a condition of 
administrative approval.  
 
Mr. Reece said he would be concerned about trees around the oxygen 
tanks, which might not be allowed.  Mr. Anzek did not think there were any 
there now.  Mr. Reece cautioned that once the tanks were in, that was it, 
because of underground lines. 
 
Mr. Kaltsounis recalled that some of Crittenton’s past plans had been 
highly contested by residents.  If they moved a potential hazard in front of 
someone’s home where there might not be buffering or screening, he 
wondered if it would hurt the City when the hospital tried to put in the tower.  
 
Mr. Hooper indicated that they had to go someplace, and he wondered 
where else they could be put.  Ms. Brnabic asked the distance they would 
be from the property line.  Mr. Anzek said about 180 feet.  Ms. Brnabic 
asked how far it would be from the wooded wetlands, and Mr. Anzek said 
about 100 feet.  
 
Chairperson Boswell asked if the architects had any other ideas of where 
the tanks should be put.  Mr. Anzek said that they never focused on the 
relocation of the tanks as they were shown on the Master Plan.   Mr. 
Schroeder said he did not see a problem with the location. Mr. Hooper felt 
that if there were screening issues, the Commissioners could resolve 
them when the tower came back for Site Plan review.  
 
The members next discussed the upcoming medical marihuana forum 
for October 26th.  
 
Mr. Schroeder said that Auburn Hills just said no to allowing medical 
marihuana.  Mr. Anzek added that other communities were starting to 
lean that way, too.  Chairperson Boswell stated that 62% of people in town 
voted for it, and the idea of just saying no seemed against the will of the 
majority of those voters.  
 
Mr. Schroeder did not see how they could turn down an individual that had 
a card, but he did not feel that the City needed parlors.  Mr. Anzek 
advised that the use of dispensaries was the crux of the debate occurring 
at the State and local level.  State law never acknowledged them, and the 
County Prosecutor stated that because the law did not provide for it, they 
could leave it as an illegal operation.  There were some models being put 
forward that took the home occupation approach.  A caregiver could grow 
12 plants for each patient (up to five) in his home.  
 
Mr. Kaltsounis said he would cringe if the day came that he could drive by 
a store with a large marihuana leaf on the sign.  He would not like to see 
dispensaries.  He liked the idea of a home occupation, but he would not 
want to be a neighbor mistaken for having pot.  He stated that it was a 
tough issue, and that there were a lot of variables.
 
Mr. Anzek said that a lot of care givers had to deliver to disabled people.  
Mr. Kaltsounis said that they had to make sure that if someone sold to 
someone illegally that they would never be allowed to sell in the City 
again.  He wondered about a commercial property with multiple tenants; 
there could be 20 caregivers with many pot plants.  He questioned if it 
might be viable in a commercial district.
 
Mr. Schroeder said it would be nice to know how many patients there were 
in the City, although that was private information.  Mr. Anzek agreed that 
was confidential information, and he noted that the police departments 
could not even get it.
 
Mr. Delacourt said that he and Mr. Anzek had been discussing allowing it 
as a home occupation with a Conditional Land Use.  They could put 
distance requirements in between operations, have no employees, and 
the primary use of the house would stay residential. 
NEXT MEETING DATE
Upon learning that there would only be five members at the Special Meeting 
scheduled for October 26, 2010, the Planning Commission requested that 
the meeting be rescheduled.  Staff will follow-up with a new date.
ADJOURNMENT
Hearing no further business to come before the Commission, and upon 
motion by Kaltsounis, the Chair adjourned the Regular Meeting at 8:27 
p.m., Michigan time.
 
 
 
 
_____________________________
William F. Boswell Chairperson
Rochester Hills Planning Commission
 
 
 
 
_____________________________
Maureen Gentry, Recording Secretary