1000 Rochester Hills Dr

Rochester Hills, MI 48309

(248) 656-4600

Home Page:  www.rochesterhills.org

Bryan Barnett, Steven Fite, James Mallon, Stephanie Morita, Vern Pixley, 

Katharine Rogers, Heather Sellick, Joe Snyder, Suzanne Wiggins; 

Staff Advisor Pat McKay

Foundation Mission:  The mission of the Rochester Hills Museum Foundation is to further

the educational programs and purposes set forth by the

Rochester Hills Museum at Van Hoosen Farm.

Museum Mission:  To enhance understanding of the past through interpreting, preserving and collecting the history of the greater Rochester area for present and future generations.

Rochester Hills Museum at Van Hoosen

Farm - Calf Barn

Chairperson James Mallon called the Rochester Hills Museum Foundation meeting to order at 7:30 a.m. Michigan Time.

Pat McKay, Museum Manager

Cathy Fitzpatrick, Museum Program Coordinator

None.

Approval of Meeting Minutes - February 19, 2021

A motion was made by Pixley, seconded by Rogers, that this matter be Approved as Presented. The motion carried by the following vote:

Resolved, that the Rochester Hills Museum Foundation hereby approves the minutes of the February 19, 2021 Regular Meeting as presented.

Mr. McKay thanked everyone for their attendance in person this morning.  He stated that as of June 1, 2021, capacity of the Calf Barn would be able to go up to 50 percent, or up to 75 people.  He noted that many of the events have cancelled out, with the exception of a couple of graduation parties.  He stated that as of July 1, 2021, full capacity will resume; and he commented that hopefully the summer will pick up dramatically.

He stated that at the last meeting, the Board discussed the update to the Museum Division Plan.  He noted that an emphasis has been placed on membership, and stated that Jenna Raschke has been sending out 50 to 60 invitations each week for people to become members of the Museum.  He added that anyone signing up for Museum programming through the Eventbrite site who is not yet a member also receives an invitation.  He commented that the Division Plan is not intended to be a document that just sits on the shelf; it is being used as a working document over the next five years.  

Mr. McKay gave an overview of the Barn Project progress, and noted that the best part of the project is that there have been no injuries while anyone was working.  He stated that the crew has paid great attention to safety.  He commented that there had been COVID-19 challenges, and pointed out that the crew worked in groups of three to minimize the risk of spread to the entire crew.  He mentioned that there were numerous instances where the groups of three were out due to infection by or exposure to COVID-19.

(Morita enters 7:35 a.m.)

He noted that the cost of the Dairy Barn reconstruction was budgeted at $2.5 million, and thus far remains under budget and either right on, or just ahead of schedule.  He commented that construction shortages have not affected the project severely, although the Equipment Barn project was affected by the shortage of rough-sawn cedar.  He mentioned that the Equipment Barn project was earlier estimated at $600,000, and ended up being a $1 million project as water and sewer was added.  He stated that both of these projects have been done the right way.

Ms. Morita noted that she has one more meeting as Council's representative to the Foundation Board as she is term-limited, and commented that Council has been willing to support more money to do things right the first time as opposed to spending less for a substandard product that will need even more money later to correct things.

Mr. McKay commented that it was great that both projects had the unanimous support of City Council.  He pointed out that the agreement was that the City would expend 75 percent of the cost for the Equipment Barn and the Museum 

would raise 25 percent.  He added that the upper level will store City equipment and the lower level will have Museum exhibits.  He mentioned that a donor panel for the Equipment Barn is a long list with almost 400 names.  He added that the Museum received a $50,000 grant from the Michigan Council for Arts and Cultural Affairs (MCACA). 

He pointed out that the Barn will be efficient with occupancy sensors in every room so lights will not be left on, LED lighting in place, and a backup generator installed.  He mentioned that the addition of backup generators protects private rentals from being affected by power outages as well as protects our archives at all times.  He noted that the Dairy Barn attic has had upgraded insulation added.  He reported that a final cleaning of the Dairy Barn will be undertaken Tuesday, lightning protection was completed yesterday, and gutters still need to be installed on the Equipment Barn.  

He mentioned that the mastodon bones will require a 14-foot ceiling to accommodate the display case that will cover the display, and the lobby will be the place that can provide that clearance for installation.

He noted that the Museum was featured on the OPC Vintage View's cover, and received coverage from the Michigan Barn Preservation Network.  He mentioned that the Museum's newsletter will be printed today, and he noted that they held off picking a date for the grand reopening as they were uncertain what the occupancy levels would be.  He added that PBS will be showing the Museum's movie again on June 12 at 3:30 p.m.

Dr. Sellick questioned the status of the archival information and archivist agreement with the City of Rochester.

Mr. McKay responded that the archivist intern started in January, and explained that Samantha Lawrence is the Museum archivist and works 28 hours a week.  He explained that the agreement with the City of Rochester is that Rochester provides $10,000 a year, of which $7,200 of that goes to pay an intern $15 an hour, and $2,800 is used for archival supplies.  He noted that the 2022 budget is currently in development, and he is requesting that the Museum archivist position to go full-time as the backlog is not going away and gets larger every day.  He commented that the archives are only as valuable as the items that are catalogued and digitized and are of no use to the Museum sitting in a box.

Ms. Fitzpatrick stated that not only is there a backlog, but there is a need to clean up the existing digital archives so they are easier and more efficient to access.  

Mr. McKay noted that in the collections manual and Museum policies it says that an inventory should be done every ten years and stated that the Museum has never done one.  He commented that the City is asking to add 12 hours of archival employee time for approximately a $20,000 increase in the budget.  Various innovative funding options will be explored.

Ms. Morita questioned whether there was any new capital projects for the Museum upcoming.

Mr. McKay noted that there was not.  He mentioned that the rebuilding of the big barn would be a significant expense and has to be justified.  He commented that they reviewed the position for archivist and stated that the Museum is exploring using the archivist as a significant outreach opportunity into the community.  He stated that while it is requested, he was not certain that it would be approved and will need to be balanced with many other needs in our City budget.

Ms. Morita stated that if the need was there for a 1.5 or 2 staff members for that position, it should be requested now when there is not another large request in the budget for the Museum.

Mr. McKay stated that he appreciates the support for more personnel by the Foundation Board but reminded everyone that he wants the Board to focus on fund raising and membership to provide funds to complement City funds.

Mr. McKay commented that he would be presenting the status of the archivist intern program to the Rochester City Council on next Monday night, May 24.

Ms. Morita stressed that the request for staffing should be made now.

Dr. Sellick stated that she had some questions regarding the Big Barn.

Mr. McKay offered to add that discussion to a future agenda.

Dr. Sellick questioned the status of national accreditation.

Mr. McKay responded that the Foundation Board will be asked to help with the self-evaluation preparation in advance of pursuing accreditation through the American Association of State and Local History (AASLH).  He commented that he would like to see the self-evaluation completed by the end of this year and accreditation pursued next year.  He stressed that once construction is complete, staff will be extremely busy with the exhibits throughout the summer.  

The Board adjourned to a walking tour of the Museum at 8:02 a.m.

The Board reconvened after the walking tour at 8:32 a.m.

None.

Friday, August 20, 2021, 7:30 a.m.

There being no further business to discuss, Chairperson Mallon adjourned the 

meeting at 8:33 a.m.

Minutes prepared by Mary Jo Pachla.

Minutes were approved as presented at the August 20, 2021 Regular Rochester Hills Museum Foundation Board Meeting.

______________________________

James Mallon, Chairperson