1000 Rochester Hills Dr

Rochester Hills, MI 48309

(248) 656-4600

Home Page:  www.rochesterhills.org

Chairperson Bill Chalmers; Vice Chairperson Kenneth Koluch

Members: Deborah Brnabic, Jayson Graves, Dale A. Hetrick, Jason Sakis and Charles Tischer

Chairperson Bill Chalmers called the Regular Meeting to order at 7:00 p.m. in the Auditorium.

Bill Chalmers, Jayson Graves, Kenneth Koluch, Charles Tischer and Jason Sakis

Quorum present.

Also present:    Kristen Kapelanski, Manager of Planning

                         Maureen Gentry, Secretary

February 10, 2021 Regular Meeting

A motion was made by Koluch, seconded by Tischer, that this matter be approved.

Planning & Zoning News dated February through April 2021

Chairperson Chalmers opened Public Comment at 7:01 p.m.  Seeing no one wishing to speak, he closed Public Comment.

PUBLIC HEARING - FILE NO. 21-006

Location:    1608 Black Maple Dr., located at the southwest corner of Black Maple Dr. and Sugar Pine, Parcel No. 15-16-126-011, zoned R-2 One Family Residential.

Request:    A Variance of 9.67 feet from Section 138-5.100 (Schedule of Regulations) of the Code of Ordinances, which requires a 35-foot rear yard setback in the R-2 zoning district.  The application for a covered, screened porch shows a rear yard setback of 25.33 feet.

Applicant    Brian Brennan

                   906 Normandy

                   Royal Oak, MI  48073

(Reference:  Staff Report prepared by Ms. Kapelanski dated April 7, 2021 and application documents had been placed on file and became part of the record thereof).

Present for the applicant were Brian Brennan, 906 Normandy, Royal Oak, MI  48073 and Kerry Sutton, Oakland Design Group, 4110 Washington Crescent Dr., Troy, MI 48085.

Mr. Sutton stated that when they initially set out to do the project, they thought that the rear yard was to the north of the property, since it was the largest.  However, the rear yard could not be to the north, because it would have made the existing residence non-conforming.  He understood what happened during the site planning.  Their intent was to take the area that had been the owners’ outdoor deck and enclose it to make it a three-season room that would hold their large family.  He pointed out that the house was placed on an angle, but no one really knew why it had been done that way.  He suggested that when the subdivision was developed in the late 1970’s, the house was probably put on an angle because the owners wanted as much open visible area as they could get.  He claimed that the constraints of the site made it very difficult to put on any kind of an addition in any direction because of the setbacks, and that the only logical direction for the addition was off the rear where the existing deck was.  They wanted to utilize that space, but not make a bigger deck.  The rear triangular area of about nine feet at its widest point was why they were requesting the variance.  They wished to enclose the area as a rectangular space that matched the architecture of the home and provided the enjoyment of an enclosed room.  He said that the hardship was the shape of the lot, which made it impossible for them to be able to do anything that made architectural sense.  To go further to the north and east would land-lock the dining room and part of the family room where 

there would be no natural light.  It would also make the roofline really difficult, because there would be one big, massive roof.  They tried to be sympathetic with the architecture of the addition by dropping down the height and bringing in the sides so that it looked like a natural part of the house.  He reiterated that their request was relief from the rear yard setback for the nine-foot triangular area.  

Ms. Kapelanski felt that the applicant had done a good job of outlining the nine-foot variance request.  She advised that there were conditions under which the ZBA could grant the variance, and sample motions had been provided in the packet.  She related that the subdivision had been developed under the Open Space provisions, and reduced setbacks had been allowed as part of the original development of the subdivision.  

Chairperson Chalmers noted that Mr. Sutton said that the enclosed room would not be any bigger than the deck that was currently there, but he had observed that it would extend a little to the northwest. 

Mr. Sutton explained that the existing deck covered that same area as the proposed addition.  Chairperson Chalmers clarified that the footprint would stay the same, and they were enclosing what was there, but the deck would be removed.  Mr. Sutton agreed, and said that the deck was in desperate need of repair.

Chairperson Chalmers thanked Mr. Sutton for providing a good application package.  He said that it was nice to have a survey and engineered drawings to help the members analyze the request, and he indicated that Mr. Sutton had "done well" for his clients.

Vice Chairperson Koluch asked about the staff report when it said that if the home were built today, the side yard could be reduced to 25 feet because two front yard setbacks were no longer required.  It also said that it did not appear that it would have helped with the proposal because the side yard was on Black Maple.  He asked if that was suggesting that even if the home was rotated that it still would encroach.

Ms. Kapelanski said that it meant that if the home were developed under the current Ordinance, it could be a little closer to Black Maple.  Vice Chairperson Koluch asked if it would be close enough so that the applicants could do what they were requesting and be within the building envelope.  Ms. Kapelanski said that if the home as it sat was moved closer to Black Maple, it would still encroach in the rear.  However, it looked like there theoretically might be room to accommodate an addition on the side of the house facing Black Maple.  She was not sure 

how that might work in terms of the layout of the house.  

Vice Chairperson Koluch noted that he had been on the ZBA for eight or nine years, and a similar request had only come up a couple of times.  He looked at some prior decisions, where there was a porch or deck, and someone wanted to put on a roof or enclose it.  The one that stood out was from August 5, 2014 at 2930 Devondale.  He remembered that it was kind of similar, with an unusually shaped lot compared with some of the neighbors'.  The variance request in that case was for five feet, and the applicant had wanted to build a sunroom over a deck.  The request was denied, because even though there had been an unusual position of the house and lot, the understanding was that not allowing something to be built did not necessarily deprive the applicant of the ability to use the deck.  The deck could have been changed to add sides or new wood or stone; it just could not be covered.  He wanted to be careful not to create a precedent where anyone who decided to cover a porch could do so, even if it encroached into the setback.  His hesitancy to grant the variance was based on that.  He had not seen a situation in the last ten years where a similar variance was granted, and a denial of even five feet seemed par for the course.  He stated that property rights were not being deprived; the applicants could still use the back porch and even expand it a little.  They could just not add a roof.

Mr. Graves asked Mr. Sutton if he could go over the reasons why other locations on the house were not acceptable - either the northeast or southwest.  Mr. Sutton said that the proposed location was chosen because it was where the flow of the house would allow it.  If they went off the south side, they would be off the kitchen and utility spaces.  At the northeast side, there was a dining room and bedroom, and the roof would be extremely complicated to try to cram it into that corner.  The logical point was to use the existing deck space and bring its scale down so that its use worked at the minimal point possible.

Mr. Graves said that he heard Mr. Sutton say that it would be difficult, but not impossible.  Mr. Sutton said that they would essentially have to close off air and light to the dining room and bedroom.  He added that the roof would be a massive mess.  He claimed that the visual line would not be impacted, because they would be moving it farther away from both streets.  From Sugar Pine, it would not be seen.  They had been concerned about what the neighbors thought, but both were in favor and had no objection.  Chairperson Chalmers noted that there were two letters from the neighbors in the packet, and he thanked the applicants for supplying them.

Mr. Graves said that he was still having a hard time finding a practical difficulty.  He believed that there were solutions, and that the same square-footage could be provided in the building envelope.

Mr. Tischer said that he appreciated the thoroughness of the packet.  He also was struggling with practical difficulty, and he thought that there were other options.  He understood that if the enclosed porch was moved that it would block light into the house, but he stressed that there were other options.  He was concerned about setting a precedent, and he considered what the ZBA had done in the past.  

Mr. Sakis said that he did not have any questions, and he understood the issues.  He did not think that they would be setting a precedent because of the unique aspect of the property, but he was still debating how he might vote.  He asked if it would not work to put the porch above and to the right in the corner on the north.  He wondered if it was not possible or feasible or if it would not have the right chemistry or architectural look.  Mr. Sutton said that the last comments were more correct.  There was a dining room with a big bow window and a bedroom window in that space, and they needed to maintain egress for both.  There was a simple hip roof and gable function, and if they boxed that in, there would be a giant hip at a 3/12 pitch.  Mr. Sakis asked if the owners had put in the deck, and Mr. Sutton advised that it had been a previous owner.

Vice Chairperson Koluch asked if there had been any other similar variance requests in the neighborhood.  He wondered if there were any other examples in the area where there was a different shaped lot.  Ms. Kapelanski said that there were none that she knew of, but she would have to research it.  She said that the Ordinance had changed quite a bit from when the home was built in the 1970’s, and there might have been a similar type of setup, but she could not say for sure if variances had been granted or not. Vice Chairperson Koluch said that for the locations to the north and west, it did not look like either would have enough room to do what had been proposed.  

Chairperson Chalmers noted that he had walked the site, as he just lived across Walton in the Grosse Pines subdivision.  It did seem tight in the rear yard.  It helped getting letters from the neighbors, but it seemed tight.  He had fantasized about adding onto his home, and he lived on a similar lot.   Measuring ten feet from the house, he started hitting the setback line.  Knowing what he knew from being on the ZBA, he would not even fill out an application.  When he bought the home, learning about it had been part of his due diligence.  He stated that he had been swayed by Vice Chairperson Koluch’s research.  The ZBA did adhere to precedent 

at all times.  He asked for a little more information about Open Space developments.  

Ms. Kapelanski said that in exchange for saving a certain amount of open space, they were allowed to have smaller lots with reduced setbacks.  The applicant’s subdivision had been developed with an Open Space plan.  In R-2, the rear yard setback was 35 feet.  The reduced setbacks would have been allowed for the other yards.  Chairperson Chalmers asked if something was developed pursuant to an Open Space option, if the setback would be less than 35 feet.  Ms. Kapelanski advised that the front and side setbacks could be reduced, and that would have been set by the original plat.  The setback in the rear would have to stay at 35 feet.  Chairperson Chalmers clarified that if it was 35 feet under R-2 and R-3, they did not have a reduction for the rear yard even with the Open Space option. Ms. Kapelanski said that since so much time had passed since the original plat and the current Ordinance had changed, she felt that things could have shifted.  Chairperson Chalmers thought that the Open Space Plan would not have applied to the setbacks, and Ms. Kapelanski stated that it would not for the rear yard setback.  The applicant had mentioned a hardship with all the setbacks, but some had been allowed to be reduced.

Hearing no further discussion, Vice Chairperson Koluch moved the following, seconded by Mr. Tischer:

MOTION by Koluch, seconded by Tischer, in the matter of File No. 21-006, that the request for a variance of 9.67 feet from Section 138-5.100 of the Rochester Hills Code of Ordinances to allow an enclosed, rear porch to be located 25.33 feet from the property line for1608 Black Maple Dr., Parcel Identification Number 15-16-126-011 be DENIED because a practical difficulty does not exist on the property as demonstrated in the record of proceedings and based on the following findings:

1.     Compliance with the strict letter of the restrictions of the Zoning Ordinance will not prevent the owner from using the property for a permitted purpose in a reasonable manner without encroaching into the required rear yard setback, and no practical difficulty has been demonstrated for this property. 

2.     Granting the variance will not do substantial justice to nearby property owners as it would confer a special benefit on the applicant that is not enjoyed by other property owners in the vicinity. 

3.     There are no unique circumstances of the property have been identified by the applicant that necessitate granting the variance.

4.     The granting of the variance would be materially detrimental to the public welfare by establishing a precedent that could be cited to support similarly unwarranted variances in the future. The granting of this variance could encourage further incursions upon the Zoning Ordinance which would result in further variances being considered by the Zoning Board of Appeals and could be construed as removing the responsibility of meeting the Zoning Ordinance from applicants.

Chairperson Chalmers stated that unfortunately, the motion had been denied for the variance.  The board encouraged the applicants to work with the Building Dept. to come up with a plan and footprint that better conformed to the Ordinance.

Request for Election of Officers - Chairperson, Vice Chairperson and Secretary for a one-year term to expire the first meeting in April 2022

MOTION by Koluch, seconded by Sakis, the Rochester Hills Zoning Board of Appeals hereby appoints William Chalmers to serve as its Chairperson for a term to expire the first meeting in April 2022.

Roll Call Vote 

All Ayes                                          MOTION CARRIED

MOTION by Chalmers, seconded by Graves, the Rochester Hills Zoning Board of Appeals hereby appoints Kenneth Koluch to serve as its Vice Chairperson for a term to expire the first meeting in April 2022.

Roll Call Vote

All Ayes                                        MOTION CARRIED

MOTION by Koluch, seconded by Tischer, the Rochester Hills Zoning Board of Appeals hereby appoints the Planning and Economic Department (currently with Maureen Gentry as Planning Specialist) to serve as its Secretary for a term to expire the first meeting in April 2022.

Roll Call Vote

All Ayes                                       MOTION CARRIED

Request for Approval of the 2021 Meeting Schedule

MOTION by Tischer, seconded by Koluch, the Rochester Hills Zoning Board of Appeals hereby establishes its 2021 meeting schedule at the April 14, 2021 Regular Meeting as follows:

January 13, 2021            May 12, 2021            September 8, 2021

February 10, 2021          June 9, 2021             October 13, 2021

March 10, 2021              July 14, 2021            November 10, 2021

April 14, 2021                August 11, 2021        December 8, 2021

A motion was made by Tischer, seconded by Koluch,  that this matter be Approved . The motion PASSED by an unanimous vote.

ANY FURTHER BUSINESS:

Chairperson Chalmers noted that April 14, 2021 marked the 15-year anniversary of Bryan Barnett being Mayor of Rochester Hills.  He thanked the Mayor for his 15 years of wonderful service and dedication to the community.  He indicated that the Mayor was very talented with great leadership skills, and having served as the President of the U.S. Conference of Mayors had been a wonderful benefit to the community. 

Chairperson Chalmers reminded the Board members that the next Regular Meeting was scheduled for May 12, 2021 (subsequently cancelled).

Hearing no further business to come before the Zoning Board of Appeals, Chairperson Chalmers adjourned the Regular Meeting at 7:31 p.m.

_____________________________

William Chalmers, Chairperson

Rochester Hills

Zoning Board of Appeals

_____________________________

Maureen Gentry, Secretary