1000 Rochester Hills Dr

Rochester Hills, MI 48309

(248) 656-4600

Home Page:  www.rochesterhills.org

Bryan Barnett, Steven Fite, James Mallon, Carol Morlan, Vern Pixley, 

Katharine Rogers, Heather Sellick, Joe Snyder, Suzanne Wiggins; 

Staff Advisor Pat McKay

Foundation Mission:  The mission of the Rochester Hills Museum Foundation is to further

the educational programs and purposes set forth by the

Rochester Hills Museum at Van Hoosen Farm.

Museum Mission:  To enhance understanding of the past through interpreting, preserving and collecting the history of the greater Rochester area for present and future generations.

Rochester Hills Museum at Van Hoosen

Farm - Dairy Barn

Chairperson Mallon called the Rochester Hills Museum Foundation Board Meeting to order at 7:35 a.m., Michigan Time.

Vern Pixley, Katharine Rogers, Joe Snyder, Suzanne Wiggins and Carol Morlan

Pat McKay, Museum Manager

Maria Willett, Chief Assistant to the Mayor

Mayor Barnett and Ms. Willett entered at 7:41 a.m.

None.

Approval of Meeting Minutes - August 20, 2021 

A motion was made by Wiggins, seconded by Snyder, that this matter be Approved as Presented. The motion carried by the following vote:

Resolved, that the Rochester Hills Museum Foundation hereby approves the minutes of the August 20, 2021 Regular Meeting as presented.

Mayor Barnett and Maria Willett entered at 7:41 a.m.

Bryan Barnett, Vern Pixley, Katharine Rogers, Joe Snyder, Suzanne Wiggins and Carol Morlan

Mr. McKay welcomed City Council Representative Carol Morlan to the Museum Foundation Board, noting that she would be taking the place of outgoing Council Representative Stephanie Morita.

Board Members welcomed Ms. Morlan, and provided a brief synopsis of their backgrounds and museum involvement over the years.

Mr. McKay explained that the Museum Foundation Board was formed around the time that the Calf Barn was rebuilt.  He noted that at the time while the Museum had a great relationship with the Community Foundation, there were private donors and entities that expressed a desire for the Museum to have funding allocated in its own name and not through a third party.  He explained that the Museum still has a relationship with the Community Foundation to help provide the paperwork and acknowledgement letters to donors.  He pointed out that grant funding goes through the City and private donations through the Community Foundation.

He noted that a powerpoint handout was distributed to accompany his Museum Update.  He commented that this had been a productive year with much work ongoing including the Dairy Barn roof and reconstruction of the Equipment Barn.  He stated that these were the last major improvements that have been noted through the City’s current Capital Improvement Plan.  He provided Ms. Morlan with the Museum’s Five-Year Plan highlighting programs, Museum campus improvements, and funding.  He thanked the Museum Foundation Board for its support as the Museum developed and executed the various projects listed in the Five-Year Plan.  

He mentioned that the reconstruction of the Equipment Barn has allowed the Museum to open two other buildings to the public, the Bull Barn and the Milkhouse.  

He explained that the Schoolhouse has been a labor of love and noted that its transfer to City ownership was a cooperative program between the Rochester Community Schools and the Museum.  

He noted that Mayor Barnett asked Mr. McKay to provide a “History Minute” in order to reinforce what the Foundation Board is all about.  He read a historical snippet from when Rochester’s population was only 700, and noted that an upbeat positive current counterpart could be written today about the community.  

Mr. McKay continued with a review of area photos, prominent residents, and historical events over the years.

He reviewed the charge for the Foundation Board, noting that the Board has 

already accomplished many of its goals for its Capital Improvement Projects.  He stated that this is a great opportunity for the Board to determine where it wants to go forward to continue to make an impact in the community.  He highlighted the original Goals for the Rochester Hills Museum Foundation Board:

-  The Foundation was organized in 2014 for the purpose of assisting in the development of the Museum’s educational activities and aid in securing funding and gifts supportive of the Museum’s educational programs, exhibits, events and collections.

-  The Foundation seeks to make the Museum’s resources more accessible to the public and to promote historic preservation in Rochester Hills and the surrounding area that benefit from the Museum’s educational operations.  

-  The Foundation receives and administers funds to promote and assist in the development of the Museum’s educational activities and programs and includes the development of board, public, private and volunteer support, identifying and making grant applications, and aiding in the securing of funding and gifts supportive of the Museum’s educational programs, exhibits, events and collections.

Vice Chair Wiggins noted that at the time that the Foundation was formed, the Museum was trying to finish the Calf Barn project.  She stated that the City invested in the Museum, but not nearly at the level of investment seen over the last number of years.  At the time, she, Chairperson Mallon, and Mr. McKay would meet periodically to review potential donors and strategies to encourage fundraising.  She noted that when there was a challenge or call for help, the entire Board has assisted and has continued to donate on an annual basis.  

She commented that the young professionals group have created an annual event that is beginning to raise some significant money.  She stated that while the Museum is now at a time when capital projects have come to a completion, there are still things that could be done in the future that will require new financial resources.  She mentioned accreditation, and pointed out that in order to have some of the things that make accreditation possible, there must be new financial resources.  She commented that she would like to see the Board work on how it can come together to move more in a focused way to determine how it can have more of a financial impact on the programs and future projects.  

She mentioned the Broomfield Leadership series, and commented that it never seemed to get going from a financial perspective.  She stated that something like the Big Green Tractor event attracts individuals of all ages and brings together new people as well as those who love the Museum.  She commented that perhaps in the Board’s future quarterly meetings it can focus more toward what it could do going forward that would have a financial impact for the future.

Mayor Barnett thanked Vice Chair Wiggins, noting that she has been there since the beginning.  He commented that when the Museum Foundation idea was born, the City was coming out of the economic challenges of 2009, 2010, and 2011.  Finding money to put into the Museum’s projects was difficult.  He 

mentioned that the idea behind the Mayor’s Business Council had been very successful in forming business relationships and raising funds, and he commented that it was thought that there were similar passionate people who could help the Museum tell its story and friend and fundraise for it.  He commented that the Museum Foundation Board is a small but mighty group that has been very successful from the very beginning, and have been a steady voice to approach Council to encourage their support and funding.  

He stated that he suggested Mr. McKay add a museum moment to each meeting to help tell the story and provide information for the Board to use as it goes into the community to advocate for the Museum.  He stated that the Board should look to how it can move forward.  He mentioned Innovation Hills and noted that the City has been able to raise over $4 million privately to support the development of that park.  

He noted that the Museum’s story will need to be told long after Mr. McKay, himself, and others are no longer involved.  He stated that this is why the group will need to determine how it will continue to tell the story in the future.  He stressed that the group has done an amazing job in supporting the Museum; however, there is much left to be done. 

Mr. McKay mentioned many of the projects and efforts accomplished over the years, including the following:

-  Acquiring and improvements made to the Schoolhouse, and setting up of the endowment fund which has grown to over $190,000.

-  Roof replacement to the Calf Barn, and its development as a multi-use facility, included raising nearly $800,000 in private donations.

-  Rebuilding of the Equipment Barn, allowing the Milk House and Bull Barn to open to the public, with the Museum able to provide $250,000 in private funding, or 25 percent of what was needed.

-  Ongoing efforts to pursue accreditation through the American Alliance of Museums.  

Mr. McKay noted that the events at the Calf Barn have become so successful that the catering contract has entered its next phase after providing over $50,000 in catering to those events this year.  He commented that having a backup generator has been extremely critical in the success of events during times when power was impacted in the area.  He added that the Museum has built great relationships with its neighbors and highlighted efforts to rebuild the Equipment Barn coordinating efforts with the City of Rochester.  

He stated that Museum began the accreditation process through the American Alliance of Museums and was not accepted into the program; however, they did identify two things that the Museum needed to improve.  They suggested the Museum go through another organization’s process, the STEPS Program; and the Museum has begun working through a self-study workbook which will put the Museum in a position to revisit accreditation in 2023.  He stated that the Museum will be working on this self-evaluation in 2022.  He stated that the Division Plan highlights that the Museum will focus more toward raising endowment funds as there are no further Capital Projects at this time.  He 

commented that many museums make the mistake that they are able to construct the buildings; however, they cannot afford to run them.  He stated that the plan initially is to raise 25 percent of the Museum’s operating costs to take pressure off the 100 percent of support from taxpayer dollars.  He commented that at the end of the day, the Museum wants to be able to tell its story unlike any other community; however, it must also have the financial wherewithal to support it.  He stated that he would like to have the Five-Year Plan as a part of the discussion at every meeting.  He noted that the rest of the meeting could focus on discussing its goals, including increasing membership.  The goal was to hit 400 members and the Museum is currently at 440; and now the focus is to keep going.  He stressed that the goal is not just to focus on new members, but to retain the members that are there.  He noted that the Endowment Campaign should be strategic and impactful on what the Museum wants to do for fund raising.  

Vice Chair Wiggins suggested that the meeting agendas going forward should always have an item that allows time to discuss ideas or review progress, as it ties back to the original mission and purpose.  

Mr. Snyder stated that the endowment fund is currently at the Community Foundation.  He questioned whether it would be better off under the City’s umbrella.

Mr. McKay noted that it is still the Museum’s money.  He mentioned that the Community Foundation has its own investment committee which operates very conservatively.

Mr. Pixley commented that the Community Foundation operates conservatively and has professional money managers that invest and advise, balancing the risk with the objectives.  He stated that he believes the Community Foundation does a pretty good job managing the funds.  

Vice Chair Wiggins stated that if the Museum has an endowment, it would be looking to use the interest off of the fund which could be approximately three percent per year.  She questioned how large the endowment would have to be to be able to use three percent of it to support the Museum at 25 percent of annual operations.

Mr. Snyder stated that he wouldn’t be able to do the math in his head; however, it could be computed.  He commented that he would come up with some numbers for the next meeting.  He mentioned that he works with the Cemetery Perpetual Care Trust, and the goal of that Perpetual Care Trust is to grow to a point where it can fund the cemetery in perpetuity.  He commented that the trust for the cemetery would most likely be in the range of $5 to 7.5 million to generate enough money on an annual basis to not deplete the trust.  He stated that the City has a pretty good track record in setting things up and managing the plans.  He noted that he could also see a Museum perpetual care trust that would have the same goal.  He explained that for the cemetery, there is a percentage of every sale of an interment right that goes into the Perpetual Care Fund.  He commented that the Museum could look at a similar method of capturing a portion of every bit of revenue that came in to the endowment fund, perhaps 90 

percent to operating and 10 percent to the endowment fund.  He stated that he would look into it, commenting that he would review the legality of it.

Mayor Barnett stated that the City actually effected a change in State Law, using its lobbyists in Lansing to change the law to allow more investment.  

Mr. Snyder stated that initially $1.2 million was put into the Cemetery Trust, making essentially very little, and it has grown to $2.5 million thus far.  In seven years it has doubled.  He noted that the funds to purchase the right to use the plot go into the capital side and the burial opening and closing fees to the operating side.

Mayor Barnett pointed out that the City has two cemeteries, with no more revenue coming in for the oldest cemetery.  He commented that a perpetual care fund is needed as there is no more openings and closings for that cemetery.  He noted that there are other things that can be done in both the short term and the long term for goals for membership and fund raising.  He mentioned spring fund raising and membership efforts, Christmas gifts of museum membership, possibilities for auto-renewals, and other brainstorming ideas.  He commented that this community is so full of generous people that one never knows what one conversation can lead to.  He related stories of fund raising for Innovation Hills.

Mr. McKay commented that the membership program attempts to move into giving through the annual appeal, to move people from just being a member to being a major donor.  He asked Ms. Rogers how she viewed endowment funds.

Ms. Rogers responded that there needs to be a connection, such as someone being married here, or enjoying the wonderful programs the Museum offers for families and kids.  She commented that the Museum needs to keep doing what it is doing.  

Vice Chair Wiggins noted that planned gifts have not been talked about.  She commented that for people who have had life-long relationships with the Museum, the literature could suggest that someone who is making plans for their estate consider contributing toward the endowment.  

Mr. McKay responded that this is a good opportunity to pivot in that direction.  Now that the boxes have been checked off for the various projects and needs, now is the chance to start looking toward long-term gifts.  He commented that it is mentioned in a lot of the Museum’s literature.

Vice Chair Wiggins commented that when she was at the Humane Society, they actually had envelopes at every single funeral home so that if no one designated a donation, there was an envelope for the Humane Society.  She stated that they received so many funeral gifts and they made it so easy by printing envelopes and developing relationships with the various funeral homes.  She suggested that the Museum might even consider something similar.  

Mr. McKay commented that he is aware of approximately six estates that the Museum is a part of.  

Vice Chair Wiggins stated that there have been some great ideas raised and suggested that this be continued as a standing agenda item going forward.  

Mayor Barnett questioned when the annual giving requests would go out and suggested that the Museum try to focus on that for the short term.

Vice Chair Wiggins mentioned that an organization that she is a part of agreed to match all of the donations received during their “Giving Tuesday” program.  She explained that Giving Tuesday is an international social media campaign by nonprofits that encouraged donations.  She suggested that the Board consider something like this for the future.  She suggested the Board walk away and think about their personal financial situation and whether they would be in agreement.  The Board would discuss this by email to ensure that everyone was on board.  

Mr. McKay noted that this type of challenge was undertaken in conjunction with funds from the families with connections to the Museum, mentioning the Taylor family in Ohio.  He noted that this was critical in funding for the reconstruction of the Equipment Barn.  

Mayor Barnett noted that the Broomfield family has been very generous, contributing hundreds of thousands of dollars, and the Knollenbergs have been generous.

Mr. McKay noted that the Broomfield family has sold the house and has placed the collection in storage and are still looking toward what to do with the items.  He commented that the Museum may know what the intent is for the collection in the near future.  

He presented the Board members with a small gift - a calendar from the Michigan Barn Preservation Network with the Van Hoosen Dairy Barn on the cover, noting that one of the strategies is to look toward how the Museum can market itself statewide.  He mentioned stories in the local papers and getting the word out into the national trust magazine and other statewide publications.  He commented that once the Museum begins getting the recognition throughout Michigan it can encourage people to visit from all over the state. 

He mentioned that the Museum would host a volunteer and donor reception on December 10, 2021, to recognize its volunteers and donors.  He mentioned a couple of member-only programs under review for next year, one of which would be a tour of Comerica Park, culminating in a lunch at Hockeytown Café and a program about baseball.  He commented that the members-only programs can build and embrace the relationship that the Museum hopes will be long term.

He thanked the Board for their efforts this year, knowing that it has been a challenging year for many.  He commented that the Museum’s decorations have not been out of the box for over a year, and next Friday the holiday season will begin.

Mr. McKay mentioned several of the upcoming Museum programs.  

He noted that the Museum has several new staff members including an intern 

funded in part through the City of Rochester.  He explained that Tabitha Masters is a Master’s Candidate at Wayne State University.  He mentioned a seasonal employee is a high school senior that lives right in the Village and is helping the Museum on the weekends through the end of the year.  He added that the Museum just hired a part-time interpreter, Dylan Foss, who has a Bachelor’s Degree in Public History with a Museum Studies minor.  He mentioned that the Museum did not get to open back up for operations until July of this year.  

None.

February 18, 2022

There being no further business to discuss, Chairperson Mallon adjourned the meeting at 8:50 a.m.

Minutes prepared by Mary Jo Pachla.

Minutes were approved as presented/amended at the February 18, 2022 Regular Rochester Hills Museum Foundation Meeting.

______________________________

James Mallon, Chairperson