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Chairperson Dahlvin Peterson, Vice Chairperson Darlene Janulis

Members:  Peter Beightol, Tim Gauthier, Jayson Graves, Philip Leach, Heidi Morris, 

Julia Rodriguez, Terry Stephens

Council Member Susan Bowyer Ph.D.

Youth Representatives: Mallory Boyd, Ramona Johnson and Audrey Weber

Vice Chairperson Darlene Janulis called the Green Space Advisory Board meeting to order at 6:00 p.m.

Peter Beightol, Tim Gauthier, Jayson Graves, Heidi Morris, Darlene Janulis, Philip Leach, Julia Rodriguez and Terry Stephens

Non-Voting Members Present:

Susan M. Bowyer, Ph.D. (Exited at 6:30 p.m.)

Mallory Boyd (Arrived 6:05 p.m.)

Lance DeVoe

Matt Einheuser

Non-Voting Members Absent:

Ken Elwert (with notice)

Ramona Johnson

Laurie Taylor

Audrey Weber

Others Present:

Sandra Nicks

Chairperson Dahlvin Peterson provided previous notice that he would be unable to attend and asked to be excused.

Approval of Minutes - Regular Meeting - February 27, 2018

Attachments:

Corrections to be made to the February 27, 2018 minutes were noted.  As Chairperson Peterson was absent, it was the consensus of the members that once the corrections were made, the minutes would be brought to the April meeting for approval.

Matt Einheuser presented a brief staff report, and he noted that in the future he would distribute the report with the previous meeting's minutes prior to the meeting for the members' review so that any questions could be addressed.  

He noted the following in his report:

-  He will be working with Lance DeVoe and Niswander staff to complete the final budget for the projects that have been voted on and approved.  A potential stream bank project at the RiverCrest will be reviewed.  The Ruby prairie installation will begin in May.

-  Niswander is clearing thick invasive brush to improve access at the Harding site.  Nice trails have been established.

-  He mentioned that a drone might be able to record some footage at the Harding site.

-  The Mayor's office has draft Green Space signage for review.  The proposed signage needs the Administration's approval before the signage can come before the GSAB.

Vice Chairperson Janulis presented a request to include a discussion on financial matters for the next agenda, along with a discussion of the Green Space Perpetual Care Trust Fund moving forward.

There were no communications to discuss.

Sandra Nicks discussed upcoming Arbor Day activities.  She noted that the City is going to donate a tree to Meadow Brook to be planted at the April 27, 2018 Arbor Day Ceremony.

Discovery Hike 2018

Member Graves reported that the City needs to update a press release, and he stated that once some information is complete, it will be sent out as soon as possible.  He noted that an A-frame sign would be set out at Avon Road the week before the hike.  It was mentioned that an e-mail blast containing the flyer for the event could be sent out.  Members discussed a checklist of things needed to prepare for the event including action items that must be completed by the City.

It was noted that on May 3 at 6:00 p.m., the week before the hike, any trash on the site will be bagged and picked up.  City staff will come and pick up the trash the next day.

Lance DeVoe discussed trash cans, tent and table needs, and banners for the hike.  

The board discussed who will be leading the hikes.  It was noted that setup should take place at 8:00 a.m.

Mallory Boyd noted that May 5 is the date that the Youth Council is hosting a Youth Summit at City Hall.  She commented that she would look into getting youth to volunteer for the trash pickup.

The board discussed which members would be able to attend.

Vice Chairperson Janulis provided an update on the hike sponsors, noting that there are sponsors returning for this year and discount cards have been provided.  She stated that raffle items have been donated.

Member Stephens reported that she contacted private schools and church groups  the schools and asked Rochester and Avondale School Districts and Member Janulis contacted Avondale and Rochester Public Schools to distribute the information to students.  It was discussed having the schools sponsor and perhaps allow a table to be set up with information.

Second Saturday Green Space Hikes

Member Morris stated that she would like to see the GSAB build on the idea of a Discovery Hike and schedule a semi-guided discovery hike on the second Saturday during warmer months (June to October).  Those interested could meet at City Hall and follow members to the trails.  Park availability and member availability was discussed.  It was mentioned that this hike could be scheduled from 10:00 a.m. to 11:00 a.m., and a name for the hikes should be determined.  Member Morris provided a write-up proposal for the program.

GSAB discussion followed, including parking and the time of the event.  Plantings at the Ruby property were discussed.

Member Rodriguez mentioned making the areas handicap-accessible.  

Mallory Boyd mentioned the Paint Creek Trail Labor Day Hike.  It was determined that the GSAB would discuss this at a later date.

Green Space By-Laws Update

Attachments:

The GSAB approved the draft of the By-Laws with the changes noted.

A motion was made by Graves, seconded by Stephens, that this matter be Approved. The motion carried by the following vote:

Beightol, Gauthier, Graves, Morris, Janulis, Leach, Rodriguez and Stephens

Resolved, that the Green Space Advisory Board approves the draft Green Space Advisory Board By-Laws as presented.

Green Space Ordinance Discussion

Matt Einheuser stated that conservation areas can be designated in parks, and explained that pets and bikes are usually not allowed in conservation areas.  He commented that the Green Space Ordinance will contain language very similar to that for conservation areas.

Discussion ensued.  It was noted that Green Space parcels are often used by pet owners.

Member Gauthier commented that there are disadvantages to prohibiting pets and bicycles.

Mr. DeVoe stated that it was easier to enforce rules prohibiting no pets and no bicycles.

Discussion ensued about the pros and cons of conservation areas.  It was the consensus of the GSAB members to support developing a draft GSAB ordinance for a future meeting.

None.

- Tuesday, April 24, 2018

There being no further business to discuss, Vice Chairperson Janulis adjourned the meeting at 7:10 p.m.

Minutes prepared by Beth Bartos.

Minutes were approved as amended at the April 24, 2018 Green Space Advisory Board Regular Meeting.

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Darlene Janulis, Vice Chairperson