1000 Rochester Hills Dr

Rochester Hills, MI 48309

(248) 656-4600

Home Page:  www.rochesterhills.org

Chairperson Deborah Brnabic, Vice Chairperson Greg Hooper

Members:  Ed Anzek, Gerard Dettloff, Nicholas O. Kaltsounis,

Stephanie Morita, David A. Reece, C. Neall Schroeder, Ryan Schultz

Chairperson Deborah Brnabic called the Regular Meeting to order at 7:00 p.m. in the Auditorium.

Ed Anzek, Deborah Brnabic, Gerard Dettloff, Greg Hooper, Nicholas Kaltsounis, Stephanie Morita, David Reece, C. Neall Schroeder and Ryan Schultz

Quorum present.

Also present:    Sara Roediger, Director of Planning and Economic Dev.

                         Maureen Gentry, Recording Secretary

September 25, 2018 Regular Meeting

A motion was made by Schroeder, seconded by Reece, that this matter be Approved as Presented. The motion carried by the following vote:

Anzek, Brnabic, Dettloff, Hooper, Kaltsounis, Reece, Schroeder and Schultz

A)  Planning & Zoning news dated October 18, 2018

Ms. Morita entered at 7:05 p.m.

Request for Final Site Condominium Plan Recommendation - Woodland 

Crossing, a proposed 15-unit site condo development on five acres, located on Auburn Rd., east of John R, zoned R-4 One Family Residential, Parcel Nos. 15-25-352-017 and -018, MJC Woodland Crossing, LLC, Applicant

(Reference:  Staff Report prepared by Kristen Kapelanski, dated October 12, 2018 and site condo plans and elevations had been placed on file and by reference became part of the record thereof.)

Present for the applicant were Mario Izzi, MJC Companies, LLC, and Shamik Tripathy, Land Development Consulting, 46600 Romeo Plank, Macomb, MI  48044.

Ms. Roediger recapped that the Final Site Condo Plan for Woodland Crossing was being presented for consideration.  She noted that the Preliminary Plan had been before the Commissioners in February of 2018, and a Tree Removal Permit and Recommendation of the Preliminary Site Condo Plan were granted.  It was forwarded to City Council in March, and it was approved.  The site totaled five acres on the north side of Auburn, east of John R and west of the City’s fire station.  It was zoned R-4 One Family Residential, and the applicants were proposing a 15-unit single-family development.  The plans was essentially the same, and the additional details required for Final had been provided.  The plan was reviewed by staff, and it met Ordinance requirements, and all recommended approval.  She said that she would be happy to answer any questions.

Chairperson Brnabic asked the applicants if they had anything to add, which they did not.

Mr. Kaltsounis stated that when the Commissioners looked at the Final Plan, the Preliminary Plan had already been approved.  Their job was to confirm that what came for Final, after going through the process, appeared the same as the Preliminary.  Seeing that it met the requirements, he moved the following, seconded by Mr. Hooper:

MOTION by Kaltsounis, seconded by Hooper, in the matter of City File No. 17-035 (Woodland Crossing Site Condominiums), the Planning Commission recommends that City Council grants Approval of the Final Site Condominium Plan, based on plans dated received by the Planning Department on September 18, 2018, with the following four (4) findings and subject to the following six (6) conditions.

Findings

1.     Upon compliance with the following conditions, the proposed 

condominium plan meets all applicable requirements of the zoning ordinance and one-family residential detached condominium.

2.     Adequate utilities are available to properly serve the proposed development.

3.     The final plan represents a reasonable and acceptable plan for developing the property.

4.     The final plan is in conformance with the preliminary plan approved by City Council on March 12, 2018.

Conditions

1.     Engineering approval of all permits and agreements prior to issuance of a land improvement permit.

2.     Inspection and approval of tree protection and silt fencing by the City prior to issuance of a land improvement permit.

3.     Post a landscape and irrigation bond in the amount of $47,213 plus inspection fees, as adjusted as necessary by the City, prior to issuance of a land improvement permit.

4.     Submit an irrigation plan with a note specifying that watering will only occur between the hours of 12am and 5am prior to issuance of a land improvement permit.

5.     Payment of $3,000 into the tree fund for street trees prior to issuance of a land improvement permit.

6.     Compliance with the Building Department memo dated October 2, 2018 and Engineering Department memo dated September 27, 2018.

Mr. Anzek noted that he was not present for the Preliminary Plan.  He asked for clarification as to whether the T turnaround went onto unit eight.  Mr. Tripathy responded that there was a note on the plan stating that they could not build on that lot until the road was extended to the north.  Mr. Schroeder clarified that the sidewalk on Auburn would be replaced not removed.  Mr. Izzi explained that they had to remove a portion to put in the curb cut, but it would be replaced.  Another portion also had to be re-contoured for the detention pond.

A motion was made by Kaltsounis, seconded by Hooper, that this matter be Recommended for Approval to the City Council Regular Meeting. The motion carried by the following vote:

Anzek, Brnabic, Dettloff, Hooper, Kaltsounis, Morita, Reece, Schroeder and Schultz

Chairperson Brnabic stated for the record that the motion had passed unanimously, and Ms. Roediger advised that the matter would be submitted for the November 12, 2018 City Council meeting.

Request for Revised Site Plan Approval - City File No. 90-262.4 - Leader Dogs for the Blind Parking Lot Addition - the addition of 102 parking spaces at the existing location on 13.61 acres, located at the southeast corner of Avon and Rochester Roads, zoned SP, Special Purpose, Parcel No. 15-23-101-028, Leader Dogs for the Blind, Applicant.

(Reference:  Staff Report prepared by Kristen Kapelanski, dated October 12, 2018 and site plans had been placed on file and by reference became part of the record thereof.)

Present for the applicant were Chris Bearup, Leader Dogs for the Blind, 1039 S. Rochester Rd., Rochester Hills, MI 48307 and Andy Wakeland, Giffels Webster, 1025 E. Maple, Suite 100, Birmingham, MI  48009.

Ms. Roediger noted that staff had been talking with the applicant for a while about their current parking situation.  They added parking not too long ago, but they had to use a gravel lot for overflow parking.  Leader Dogs had a number of volunteers and groups that came and went, which made the facility fairly unique.  They frequently ran into parking problems, and they wished to finalize the gravel lot and add 102 spaces.  The Ordinance required a certain number of parking spaces, so a modification would be required by the Planning Commission.  She stated that the plans complied with Ordinance provisions, and staff had recommended approval.  She said that she would be happy to answer any questions.

Chairperson Brnabic asked the applicants if they had anything to add, and they did not.

Ms. Morita mentioned that she had been through the facility, and she commented that it was amazing.  She asked how many days a week the additional parking would be used.

Mr. Bearup responded that the gravel lot had a few cars in it every day. He said that unfortunately, in the winter months, it was not a good place to park.  He said that out of the 102 spots, at least 20 would be used every 

day.  They currently had no place for visitors to park, and they got a lot of visitors.  Ms. Morita clarified that in addition to the 20 workers, they would need spots for visitors as well.  Mr. Bearup said that they had visitors every day and also volunteers.  People brought dogs for veterinary services.  They wanted people to be closer to the building, and they would rather not have to use a gravel lot.  Ms. Morita noted that people would be exiting onto the side street, and she thought that there was a resident who could be affected.  Mr. Bearup explained that the exit was past the resident’s home, and they did not anticipate that people would use that exit.  He believed that they would use the existing exit in front of the building.  Ms. Morita asked if the exit onto the side street was even needed.  

Ms. Roediger said that the applicants were encouraged to talk to the resident, which she believed they did, and there no objections to the access.  From a circulation and safety standpoint, both accesses were preferred.  Ms. Morita asked if staff preferred an access on the side street as opposed to Avon, which Ms. Roediger verified.

Mr. Hooper asked about the rain garden and what section of material would be installed.  Mr. Wakeland said that it would have a swale with vegetated, natural grasses.  Some of the rain water would be absorbed, but that would be defined during the engineering process.  Mr. Hooper asked if it would not be depressed.  Mr. Wakeland said that it would be, and the water would run through it to get to the basin at the south end of the swale.  Mr. Hooper asked if the outlet would be connected to the existing storm sewer system.  Mr. Wakeland agreed that was where it would go if it did not perk into the ground or be taken in by the plants.  

Hearing no further discussion, Mr. Hooper moved the following, seconded by Mr. Schroeder:

MOTION by Hooper, seconded by Schroeder, in the matter of City File No. 90-262.4  (Leader Dogs for the Blind Parking Addition), the Planning Commission approves the Site Plan, based on plans dated received by the Planning Department on September 20, 2018, with the following six (6) findings and subject to the following two (2) conditions.

Findings

1.     The site plan and supporting documents demonstrate that all applicable requirements of the Zoning Ordinance, as well as other City Ordinances, standards, and requirements, can be met subject to the conditions noted below.

2.     The proposed project will be accessed from Avon and Rainier, thereby promoting safety and convenience of vehicular traffic both within the site and on adjoining streets. Paths have been incorporated to promote safety and convenience of pedestrian traffic. 

3.     The off-street parking area has been designed to avoid common traffic problems and promote safety for the visitors.

4.     The proposed improvements should have a satisfactory and harmonious relationship with the development on-site.

5.     The proposed development will not have an unreasonably detrimental or injurious effect upon the natural characteristics and features of the site or those of the surrounding area. 

6.     The Planning Commission has approved modifying the parking requirements based on the applicant’s explanation that less parking is needed for the operation of the facility and that additional parking is being add bringing the site closer to compliance with the requirements.

Conditions

1.     Address all applicable comments from other City departments and outside agency review letters, prior to final approval by staff.

2.     Provide a landscape performance bond for replacement trees, landscaping and irrigation in the amount of $53,085.00, plus inspection fees, as adjusted as necessary by staff, prior to temporary grade certification being issued by Engineering.

Mr. Kaltsounis asked for clarification about the parking, and Mr. Wakeland explained that they were proposing one per six occupants of the building, which was less, and which was correctly stated in the finding.

A motion was made by Hooper, seconded by Schroeder, that this matter be Approved. The motion carried by the following vote:

Anzek, Brnabic, Dettloff, Hooper, Kaltsounis, Morita, Reece, Schroeder and Schultz

Chairperson Brnabic stated for the record that the motion had passed unanimously, and she congratulated the applicants on getting more parking!

Neighborhood in Rochester Hills, 147 single-story, ranch style rental units with attached garages on 29.96 acres located near the southwest corner of Avon and Dequindre, zoned R-3 One Family Residential with a MR Mixed Residential Overlay, Parcel No. 15-13-476-005, Redwood USA, Applicant

(Reference:  Plans and cover letter, prepared by Bergmann Associates, had been placed on file and by reference became part of the record thereof.)

Present for the applicant were Richard Batt, Redwood Living and Paul Furtaw, Bergmann Associates, 7050 W. Saginaw Hwy., Suite 200, Lansing, MI  48917.

Ms. Roediger advised that staff met with the applicants for a concept review meeting at the end of September to go over proposed ideas for the site.  Because the site was somewhat challenging, they would like to use the Planned Unit Development (PUD) process.  She explained that the site was zoned R-3 One Family Residential with an MR Mixed Residential Overlay, but to accommodate what the applicants wished to do, they would propose a PUD.  Staff wanted to make sure that the Planning Commission was on board before the applicants went too far.  As part of the Master Plan, the City was looking at diversifying the types of housing offered in the City, and they had heard there was a need for ranches that were more affordable.  The idea seemed interesting, and staff felt that it merited some additional investigation.  

Mr. Batt stated that Redwood was an owner/developer/manager of single-story ranch-style apartment neighborhoods.  In the next couple of weeks, they would pass the 10,000th unit built, which he added would be in Michigan.  They had about 3,000 units in Michigan.  They were in Commerce Twp., White Lake Twp., Macomb, Shelby, Washington Twp. and Canton Twp.  They began in Michigan about six years ago, when he maintained that no one wanted to come to Detroit.  They felt that it was a great area, and they were very happy with how things had gone.  They owned the first unit they had ever built, and they had never sold anything.  They were long-term operators.  The company started in 1991, and they started doing ranches in 2002.  When he first came on board six years ago, they had 2,000 units, and now they were up to 10,000.  

Mr. Batt noted that the product was empty-nester targeted.  They did not age restrict, and the average age in the community was mid 50’s.  The people that were not empty nesters were typically millennials or local 

residents that wanted to stay in town.  They did not offer amenities such as a pool or courts, mainly because the residents came from within a three mile radius, and they already took part in those kinds of activities in the community.  When he first came to Michigan, he met with Rochester Hills’ planning staff, who were not sure there was a spot for them.  He advised that they would have an onsite property manager and a maintenance person, but there could be a third person with 150 units.  He stressed that they were not absentee landlords, and they controlled their neighborhoods.  There were pages of things people were not allowed to do, and if people became a disturbance, they would be evicted.  The owners were very big on peace and quiet.  Every unit had its own two-car garage, two bedrooms, two baths, private patio and full driveway - they were houses.  Every tenant would undergo a background and credit check.  He claimed that they did not normally have a problem with traffic, because their residents travelled in non-peak hours.  He realized that there was a lot of traffic in that area, but their statistics showed how much traffic their development would produce, and it was nowhere near what a regular single-family neighborhood with half the number of homes would produce.  They would have about 1.5 cars per unit and 1.7 residents per unit.  He maintained that even though the site plan looked somewhat dense, they were not dense with people.  Typically, there were not a lot of children in the neighborhood, so there would be a minimal impact regarding the schools.  He went over the usual renters’ occupations.  

Mr. Batt indicated that they were responsible developers.  They would develop around the wetlands.  He acknowledged that sometimes there might be some impact, but they tried to avoid them.  He advised that the rent would be $1,800-1,900 per month, which he thought was affordable for Rochester Hills.  He believed that there was a real need for their product in the community.  He asked if there were any questions.

Chairperson Brnabic observed that the information packet listed rents between $1,200 and $2,200 in their neighborhoods, and she noted that Mr. Batt said it would be $1,800 or $1,900 for Rochester Hills.  Mr. Batt said that was right.  The demographics in other communities did not support the higher rent, and they would lease for less other places for various reasons.  Chairperson Brnabic said that she liked the concept of ranch-style units, and she liked the floor plan.  She had viewed one of their developments in Shelby, although she was not able to look at the inside.  There seemed to be a decent amount of siding, and she saw a variation of mixed colors.  She asked if that was generally how their homes were designed - using four or five different colors of siding with stone.  Mr. Batt said that they did not always design that way, but he learned that people liked to say that they lived in the “green” house or in 

the “red” house, so there was a reason for that.  It helped people identify where they lived to others.  Chairperson Brnabic said that in her opinion, she would prefer to see a little more brick on the front facades.  Otherwise, she did not have a problem with the proposal, although she would rather see for sale than for lease units.  Mr. Batt thought that they could do some work on the brick, but they would try to maintain a balance of managing the costs to keep the rentals in the affordable range.  

Mr. Schroeder noted one unit that was uncolored.  Mr. Batt said that it was the maintenance garage.  Mr. Schroeder asked if the units had basements, which they did not.  

Mr. Kaltsounis said he realized that the plans had not been reviewed by staff, but he noticed that some of the homes went through the wetlands. He asked if that was the case.  Mr. Furtaw said that they were not sure yet, and they were doing due diligence and flagging the wetlands to get DEQ concurrence.  It had not been vetted.  Mr. Batt said that their wetland consultant had been to the site, and he indicated that there might be some tinkering with the plan.  Mr. Kaltsounis suggested that they were at the point where they could avoid the wetlands.  

Mr. Kaltsounis asked if there would be sidewalks.  Mr. Furtaw responded that sidewalks would be integral to the road, but they had not been detailed, and sidewalks would be proposed throughout the development.  Mr. Kaltsounis stressed that as a walkable community, sidewalks would be important.  People would want to walk to Yates.  Regarding Chairperson Brnabic’s comment about brick, he had been saying for many years that he could not stand the look of siding monsters.  He did like how the textures were alternated on the buildings.  Mr. Batt said that they could be building a six-plex, so their product had to evolve to something more pleasing.  They found that alternating the textures with stone and brick was very effective.  Mr. Kaltsounis asked if the project would be a PUD.

Ms. Roediger said that they had discussed what the best route would be.  The density being proposed exceeded the maximum for the MR district, so she stated that a PUD would be the likely route.  Mr. Kaltsounis said that some developers tried to cram a lot into a certain area where it should not be.  When he first looked at a proposed development, he looked to see what was around it.  For the subject site, there was a high density apartment to the north as well as open land to the south, so it would probably be the area he would put a denser development.  Mr. Batt said that their development would have about five units per acre, and the apartment complex had about 15.  Mr. Kaltsounis said that he 

appreciated that the proposal was not the typical tall townhouse development.

Mr. Reece asked Mr. Batt if their pro forma was based on 147 units, which was confirmed.  Mr. Reece asked if they would still strive for 147 units if the site plans came back showing wetlands.  Mr. Batt concurred that they would.  Mr. Reece said that he agreed about the brick.  He understood there was a balance between affordability and the City’s desire to have a little more brick on the facades, and he would be interested to see what was done to address that.  He asked if a traffic study would be completed, pointing out that the intersection was horrendous.  Mr. Furtaw said that Ms. Kapelanski talked with the City’s Engineer, and had clarified that there would be a traffic study required.  Mr. Reece asked the turnover rate or average length of a lease for the units.  Mr. Batt said that the average length was a year.  Typically, people stayed two or a little more, because empty nesters did not like to move often.  They had people who leased for up to ten years.  Regular apartment community turnover was a little less than a year.  Mr. Reece said that he found two years to be a short period of time even for empty nesters.  Mr. Batt said that he was not sure that they had enough experience because of how much they had built in five years.  He did not think their statistical population was quite there yet.  

Mr. Reece indicated that if a PUD was used, there would be some give and take.  He asked what would be in it for the City.  The developer would get to overbuild, but he wondered what the City would get out of it. 

Ms. Roediger said that the Master Plan talked about offering different types of housing, and affordable housing was a priority for City Council.  The applicants would be developing a property on the edge of landfill property (although the subject property had come back clean).  The development would be the middle housing that was missing in the community.  They showed a dog park on the plans, and they would brainstorm about ways to improve pedestrian access in the area.  Mr. Reece asked the plan for the corner of Avon/Dequindre.  He wondered who owned it and if it would remain undeveloped.  He asked Mr. Batt if he had approached the owner.  Mr. Batt said they did, but the owner showed no interest, although Mr. Batt added that it would be tough to develop because of the topography.  Ms. Roediger said that she had not heard anything about it.  There had been interest in the past for some type of retail development at the corner.  Mr. Reece said that he agreed with Mr. Kaltsounis that it was a good location for the development, and they would see how the density came out after the engineering.

Mr. Dettloff said that Mr. Batt had mentioned no basements, and he 

wondered where there would be additional storage areas.  Mr. Batt said that it would be in the garages.  Mr. Dettloff thought that there would be stacked washers and dryers.  Mr. Batt advised that there would be a laundry alcove that did not need a stacked washer and dryer, so someone could have regular-sized.  Mr. Dettloff asked what the average square-footage was.  Mr. Batt said that there were a couple of different floor plans.   One unit was 1,294 s.f., and an end unit was 1,300.  The yellow units had sunrooms, and they got up to 1,700 s.f.  The other unit was 1,440 s.f.

Mr. Hooper believed that if they went the PUD route that 35% masonry was required.  Ms. Roediger reminded that the Planning Commission could modify that requirement.  Mr. Hooper thought that the guidelines showed 35% masonry on the front facades.  He would like to see how that came out.  He said that the number of units would be determined after the utilities, the wetlands and other things.  He did not think that people would be able to make a left turn out of the development.  He suggested that it would be right in, right out only.  He asked what seniors wanted as far as amenities in other communities.  Mr. Batt said that the City provided the best amenity, which was the Trail.  It was the most popular thing that empty-nesters used for exercise.  Mr. Hooper asked if the City owned the right-of-way to put in a pathway to the corner.  He wondered if a pathway could be connected around the southwest corner of Avon and Dequindre.  Ms. Roediger said that the right-of-way was challenging at that intersection.  She noted that there would be some improvements to Avon in the following year, so she believed that the Avon pedestrian access would be improved as part of that project.  Mr. Hooper asked about access across Avon to the kayak/canoe landing.  He knew it was a popular spot.  Mr. Batt was not sure how to accomplish that, and Mr. Hooper said that it was just an idea for different amenities.  He agreed with the statements about ranch units, and that there was a need.  Developers said they could not do them because of the price point and the value of the land being too expensive.  They needed two stories to be able to generate a good return on investment.  Mr. Batt said that the subject property was unique and gave them an opportunity.  Mr. Hooper said that he was encouraged to see it explored further.

Mr. Anzek felt that it was an interesting project, and he agreed that it would be very desirable in the City for empty-nesters.  He asked if they were planning to use the wetlands for water storage.  Mr. Batt said that they typically did not do that.  Mr. Anzek asked if the little basin they showed would be sufficient.  Mr. Furtaw said that it was purely conceptual, and they had not gotten into any detail.  Mr. Anzek observed that the topography would be challenging, and it would be challenging going east 

on Avon, which was why the access would be difficult.  People exiting would not see the traffic coming around the curve.  He asked about the maximum slope they could have to build units side by side.  Mr. Furtaw believed that the prototypical maximum was two feet between units.  Mr. Anzek considered that they could not just pour one big slab for six units.  Mr. Batt agreed.  They typically absorbed a lot of topography between buildings.  They were capable of building with steps, and they had to be in eight-inch increments.  One building could be two units and a step, for example.  They would probably not do it for every unit; it would be every other.  Mr. Anzek said that another concern would be that those types of developments with two-car garages looked like a neighborhood of garage doors.  That was all people would see, and the entrance got tucked away.  He would like to see, where feasible, that all the end units’ driveways were turned.  Mr. Batt said that they tried to do that.  The drawings had a limited amount of information.  They were doing actual surveys, and that would change things.  Mr. Anzek asked if they had any concerns that the western and southern property line was at a landfill.  Mr. Batt stated that they did not.  He said that it was not unusual for them to be near some things that were considered undesirable.  They had a lot of communities by highways or railroad tracks.  The big issue for them was whether a property was clean, and if it had to be designated as a facility and disclosed environmentally.  If it was a clean site where tenants would not get sick, they were o.k. with it.  He noted that there was a fairly substantial tree buffer between the development and the landfill, and they would not overlook the landfill.   He had walked the area and did not notice a smell.  Mr. Anzek recalled that the city had been involved in a long legal battle about the smell of the compost pile, so it might take more than a one or two-day visit.  Mr. Batt said that they would continue to visit.  Mr. Anzek said that he really liked the design and style and the fact that it would be a home for rent.  He thought that it would be ideal for empty-nesters, and he knew that there were a lot of them in town.

Chairperson Brnabic asked the applicants if they had any questions for the Commission.  Mr. Batt said that they were good and had gotten some good information.  He thought that people had spoken positively, and he appreciated the process, which not every community had.  He remarked that he would much rather go through a discussion than walk in and get his head handed to him.

Chairperson Brnabic stated that the Commissioners appreciated the process as well.  It gave them the opportunity to give feedback to help eliminate problems, if any, down the road.

Master Plan Work Session -  Giffels Webster

(Reference:  Draft 2018 Master Land Use Plan, prepared by Giffels Webster, had been placed on file and by reference became part of the record thereof.) 

Present for the discussion were Rod Arroyo, Jill Bahm and Eric Fazzini of Giffels Webster, 1025 W. Maple, Birmingham, MI  48009.

Ms. Bahm stated that they were presenting the final working draft of the Master Plan update.  The next step in the process, if it met approval, would be for the Planning Commission to make a recommendation to City Council to release the draft plan to adjacent communities and required reviewing agencies for a 42-day comment period.  Subsequently, there would be a Public Hearing for the Planning Commission to adopt the Plan.  She reminded that it was a final draft, and the motion to recommend distribution would keep the ball rolling.  There would still be opportunities to refine, if necessary, before the final Plan was adopted.

Chairperson Brnabic noted page 80, Zoning District and Density Value where R-4 was listed at 3.6 units per acre, where currently in the Ordinance, it was 3.4.  All the other density values remained the same from the current Ordinance, and she questioned whether that was an error or if it was intentional.  Ms. Bahm stated that they did not change anything intentionally, so they would make sure they were all in alignment with the actual values.

Chairperson Brnabic referred to page 84, and she stated that she was taken aback to see the illustrations for a four-story building.  Before the Open House at The Village, Ms. Bahm had asked Commissioners their thoughts on the concept of the four-story style building.  They were going to include the concept in the presentation at The Village to get the community’s thoughts, but that did not happen.  When the Commissioners were asked about it, there was really no support, with the exception of Mr. Anzek.  Ms. Bahm agreed they had talked about it, and the graphic should have been replaced.  She had understood the feedback from the Commissioners at the last meeting.  They wanted it made clear that it was not intended to subvert the process in place with the Auburn Road Corridor Study.  She claimed that it was included with 

the materials at the Open House at The Village.  

Chairperson Brnabic asked Ms. Bahm if she could explain if there was a plan to accommodate up to 25 dwelling units per acre in the Auburn Rd. corridor.  If that was the vision, she wondered how it could be accomplished.  Ms. Bahm thought that it was something that should go through the Auburn Rd. committee process again to see if they were interested in exploring additional height to accommodate additional density at some point in the future.

Chairperson Brnabic pointed out page 61, third paragraph under Residential Districts.  It read, “It is intended that the development in the residential land use categories be tied to overall density in terms of units per net buildable acre rather than minimum lot sizes.”  She questioned that, because in the Ordinance, everything was generally tied to minimum lot sizes.

Mr. Arroyo explained that the Master Plan tended to set density levels, and zoning created lot sizes.  The City might keep an overall density for zoning through different techniques and lot sizes, but the Master Plan did not generally address lot sizes.  It was usually more appropriate to deal with it on a density basis in the Master Plan so a City could make decisions about lot sizes in the Zoning Ordinance, as long as it was within the density maximum.  Ms. Bahm added that it was consistent with previous Master Plans.

Chairperson Brnabic noted page 91, which talked about a rezoning request for 490 manufactured housing units in 2004.  She did not believe that it was that long ago, unless there had been a different request.  Ms. Roediger said they would confirm the year (later determined to be 2014).  Chairperson Brnabic continued that on page 93, it showed an area off of School Rd. as Residential 3, and she asked if that currently existed or if it was proposed.  Ms. Bahm said that it was existing and not changed.  Chairperson Brnabic suggested a correction to page 90, which read that in 2004, there was a home on Parke St. that had a fire, but it was actually an explosion.

Mr. Hooper mentioned page three, Plan Contents, which showed that the Executive Summary and Appendix were TBA, and he asked what that meant.  Ms. Bahm advised that there was an Introduction, but they were saving the Executive Summary for the end.  She explained that the Appendix was the public input and visioning.  There was so much information that took up a lot of the Plan, so they moved most of it to the Appendix.  Mr. Hooper suggested that it should be re-labeled, and Ms. 

Bahm said that it would be prefaced with a cover sheet and include the public hearing notice, minutes and resolutions.  Mr. Hooper commented that they did a very good job.

Ms. Morita thanked the consultants for providing a bigger Future Land Use map.  She noted that the southeast corner of Rochester and Tienken was shaded green for private recreation.  She pointed out that the corner had been developed as City Life.  She asked if it was still the appropriate color for that corner.  Ms. Bahm asked if there was open space, and Mr. Hooper advised that it was a developed PUD.  Ms. Bahm said that they would change it.  Ms. Morita next noted Tienken east of Clear Creek Dr. where the Rochester Hills Museum was, which came up to Tienken Road.  It was shown as multiple family, but she did not think the City intended to have the museum property redeveloped as that.  Ms. Roediger agreed that everything east of the creek should be yellow.

Mr. Kaltsounis thanked the consultants for “putting up” with the Commissioners.  Hearing no further discussion, he moved the following, seconded by Ms. Morita:

MOTION by Kaltsounis, seconded by Morita that the Rochester Hills Planning Commission hereby recommends that City Council authorizes distribution of the Draft 2018 Master Land Use Plan as presented at the Planning Commission meeting of October 16, 2018 with corrections as noted during the meeting.

Chairperson Brnabic asked the consultants if they had anything else.  Mr. Arroyo said that they had been covering the materials from meeting to meeting, and he felt that there had been some great discussions.  At this point, it would just be buttoning up items to be ready for the next steps.

Chairperson Brnabic also thanked the consultants. She felt that they had done a wonderful job, and said that they had been a pleasure to work with.  She was impressed by the finished product.  

Mr. Anzek commented that he liked four-story buildings when they were appropriate, such as in the middle of a Bordine’s site.  It might not be appropriate for Auburn Rd.  He thought that rather than taking it out that it needed to be qualified.  He noted that he had looked at or written a lot of land use plans as a consultant.  He thought that Giffels’ was extremely well done.  He had read it cover to cover and found it quite interesting - the way it was written, the manner it was put forward - and he felt that it worked very well.  He indicated that most plans were boring, and people got tired half way through.  He stated that it was a very good piece of work.  

He pointed out page 68, which talked about The Village being the only development not in the form of a conventional mall, but he reminded that City Life, at the southeast corner of Tienken and Rochester, was meant to be a lifestyle center.  It was broken up to be more resident/pedestrian-friendly.  He added that there was a four-story apartment building there.  He just did not want them to singularly state that The Village was the only non-conventional.  He also noticed that Map 11, page 79, Age of Housing had numerous commercial, industrial and other developments included and colored as to what year they were built.  He thought that Ms. Roediger could look at it and see what should be removed, since it was about residential.  He noted that Adams Marketplace was on it, as was commercial up and down Rochester Rd., including Twist Drill at the northeast corner of Rochester and Tienken.  He reiterated that they had done a great job.  He thought that the outreach and visioning and working with the youth gave some great insights and perspectives.  Ms. Bahm agreed that they had enjoyed that part of it, and she said that staff had been great with its outreach effort.  The outreach might not have shown in the number of people who came, but she maintained that it was not for a lack of trying.  Mr. Anzek considered that the level of interest was very high from the people who did come, and they did not see that at previous forums.

Mr. Reece thanked them for a great effort.  He was not sure if it was their intent for the Plan to be primarily used in an electronic format.  He observed that the colors were very vibrant with that, but the print version was completely different, especially when trying to see the difference between Residential 2 and 4.  It was almost impossible to differentiate, because the print was so washed out.  Ms. Bahm suggested that they needed to refine it a little more, and they would keep working on it.  

A motion was made by Kaltsounis, seconded by Morita, that this matter be Recommended for Approval to the City Council Regular Meeting. The motion carried by the following vote:

Anzek, Brnabic, Dettloff, Hooper, Kaltsounis, Morita, Reece, Schroeder and Schultz

Chairperson Brnabic stated for the record that the motion had passed unanimously, and she thanked the consultants.  

Chairperson Brnabic asked if the Planning Commission could be given more frequent updates about the Auburn Rd. corridor.  She observed that the plan seemed to continually be evolving in a positive way, and she had 

recently found out things she had not been aware of.  The committee had not met in a year, so she felt that it would be informative if the Commission got an update every couple of months.  She commented that she would rather hear about any updates from the source, and Mr. Dettloff agreed that it was a good idea.

Ms. Roediger advised that there was a site on the City’s webpage for the Auburn Rd. project as well as the Legacy project (Hamlin and Adams).  Staff had received plans for the Legacy the week before.  She put the Auburn Rd. site on the overhead.  There were graphics from a public meeting held a month or two ago, and the most updated plan was there.  Over the last four months, two property owners had donated land to the City.  The City also acquired a parcel on the northeast corner of Emmons and Auburn.  The purpose for the parcels was to have concentrated parking for the district.  Staff met with businesses all up and down the corridor.  Their number one concern was how they would accommodate parking for the future growth in the area.  The City was improving the alley network.  Some were overgrown.  The City was going to pave the alleys to give access to the businesses from the rear.  The old precinct building gravel lot was going to be developed, along with a portion of Emmons that would be closed to become a public plaza.  They envisioned fountains coming up from the ground, seating, landscaping and lights.  They were working on the streetscape details, in which the Mayor was heavily involved.  There would be two roundabouts with some artistic features and landscaping in the middle.  There would be a landscaped narrow median and on-street parking.  The City acquired its last right-of-way easement the previous week.  It had been a significant effort working with businesses to acquire temporary and permanent easements along the properties.  A number of driveways needed to be closed, and businesses had been hesitant to agree to that.  They had all the signatures, and the payment and acquisition requests were going to Council on November 12th.  They had been in discussions with MDOT, and they were looking to bid the projects early next year.  At this point, it had been more of a road project that Planning took over than a planning project.

Mr. Dettloff clarified that staff was meeting with businesses and residents.  Ms. Roediger said that she and Ms. Valentik (Manager of Economic Development) had met with each property owner half a dozen times.  They were meeting with the residents that abutted the alleys.  She and Mr. Paul Davis (Deputy Director of DPS/Engineering) had gone door to door.  The City was envisioning, between the alleys and the residents on both the north and south sides, installing a solid screening fence along the entire width of the alleys.  She indicated that the fence would cost about $300,000.  Mr. Reece asked the material, and Ms. Roediger advised that 

it would be a synthetic (not masonry).  She noted that the alleys had a lot of overgrowth and infringement with private fences built into the alleys that would have to be cut down or moved back.  There would be a lot of utility work next year.  DTE poles would have to be relocated out of the alleys, and the brush would have to be removed.

Mr. Reece asked Ms. Roediger if she had talked with the residents that surrounded the proposed parking lot.  Ms. Roediger said that she had.  Mr. Reece asked how they felt about it.  Ms. Roediger said that it was mixed.  She pointed out that the homeowners who would have a fence on two sides were happy they were getting a solid screening fence, because they presently had several fences that were falling down.  

Chairperson Brnabic stated that a lot had changed from the original proposal.  The committee took it to residents and local businesses, and at that time, the roundabouts had not even been proposed.  They had discussed traffic and parallel parking, and she felt that the roundabouts would work out well and slow traffic.  She recommended that if the vision was towards increasing building height that it should go back to the committee.  That would be a substantial difference - going from two to three or four stories.  They had not represented that to the residents and business owners.  She thought that the committee should reconvene if the vision was changing.  Ms. Roediger said that the committee was formed for the purpose of figuring out how to develop the road design.  Staff had a lot of ideas in working with the businesses of how they could continue to invest in the corridor, such as with façade improvements.  She felt that it would be a good idea to form a committee of businesses and residents with a focus on the Brooklands’ longevity and how to evolve into the new Brooklands.  Chairperson Brnabic agreed, and she knew that there were meetings about the roads, but the committee did propose a look for the area.  There were a lot of other things included besides the road, and that was why they had asked the business owners and local residents for their opinions.  Whatever the committee was called, she recommended that if things progressed to where something would really stand out or there was a big difference that it should reconvene.

Ms. Roediger showed some iterations for the roads, rain gardens, landscaping islands and decorative light poles.  They would look into speakers for the holiday season and a lot of other things.   She explained that it was a three-phase project.  They were working on the alleys first to improve access and parking in the rear.  Eastbound traffic would always be maintained.  When they started on the north side of the road first, the south side would maintain an eastbound direction.  When they worked on the south side, the north side would maintain an eastbound direction.

Mr. Kaltsounis asked the status on the cremation ordinance.  Ms. Roediger advised that the City had let it go.

Chairperson Brnabic reminded the Commissioners that the next Special Meeting was scheduled for November 7, 2018.

Hearing no further business to come before the Planning Commission and upon motion by Mr. Kaltsounis, seconded by Mr. Reece, Chairperson Brnabic adjourned the Regular Meeting at 8:39 p.m.

_____________________________

Deborah Brnabic, Chairperson

Rochester Hills Planning Commission

_____________________________

Nicholas O. Kaltsounis, Secretary