City Council Regular Meeting
Rochester Hills
Meeting Agenda - Final Revised

1000 Rochester Hills Dr

Rochester Hills, MI 48309

(248) 656-4600

Home Page:  www.rochesterhills.org

Image

Susan M. Bowyer Ph.D., Kevin S. Brown, Dale A. Hetrick, James Kubicina, 

Stephanie Morita, Mark A. Tisdel and Thomas W. Wiggins

 

Vision Statement:  The Community of Choice for Families and Business

 

Mission Statement:  "Our mission is to sustain the City of Rochester Hills as the premier community of choice to live, work and raise a family by enhancing our vibrant residential character complemented by an attractive business community."

1000 Rochester Hills Drive
7:00 PM
Monday, December 5, 2016
 
 
CALL TO ORDER
ROLL CALL
PLEDGE OF ALLEGIANCE
APPROVAL OF AGENDA
COUNCIL AND YOUTH COMMITTEE REPORTS
RECOGNITIONS
2016-0521
Proclamation in Recognition of Eagle Scout Andrew Gordon

Attachments:

PRESENTATIONS
2016-0520

Presentation of the Spirit of Detroit Award to the City of Rochester Hills; Detroit City Council Member Scott Benson, presenter

Attachments:

PUBLIC COMMENT for Items not on the Agenda
CONSENT AGENDA

All matters under Consent Agenda are considered to be routine and will be enacted by one motion, without discussion.  If any Council Member or Citizen requests discussion of an item, it will be removed from Consent Agenda for separate discussion.

2016-0510
Approval of Minutes - City Council Regular Meeting - September 26, 2016

Attachments:

2016-0511
Approval of Minutes - City Council Regular Meeting - October 10, 2016

Attachments:

2016-0512
Approval of Minutes - City Council Special Meeting - October 24, 2016

Attachments:

2016-0513
Approval of Minutes - City Council Regular Meeting - October 24, 2016

Attachments:

2016-0514
Approval of Minutes - City Council Regular Meeting - November 14, 2016

Attachments:

The following three (3) Legislative Files are relative to Henry Ford Pharmacy
2016-0449

Request for Acceptance of a Watermain Easement granted by DD Rochester LLC, a Michigan limited liability company, for Henry Ford Pharmacy

Attachments:

2016-0450

Request for Acceptance of a Warranty Deed granted by DD Rochester LLC, a Michigan limited liability company, for Public Road Right-of-Way work for Henry Ford Pharmacy

Attachments:

2016-0451

Request for Approval of the Storm Water Maintenance Agreement between the City of Rochester Hills and DD Rochester LLC, a Michigan limited liability company, for Henry Ford Pharmacy

Attachments:

The following four (4) Legislative Files are relative to Brampton Parc Condominiums
2016-0452

Request for Acceptance of a Watermain Easement granted by Bparc, Inc., a Michigan Corporation, for Brampton Parc Condominiums

Attachments:

2016-0453

Request for Acceptance of a Sanitary Sewer Easement granted by Bparc, Inc., a Michigan Corporation, for Brampton Parc Condominiums

Attachments:

2016-0454

Request for Acceptance of a Storm Sewer Maintenance Agreement between the City of Rochester Hills and Bparc, Inc., a Michigan Corporation, for Brampton Parc Condominiums

Attachments:

2016-0455

Request for Acceptance of an Agreement for Maintenance and Repair of the Private Road between the City of Rochester Hills and Bparc, Inc., a Michigan Corporation, for Brampton Parc Condominiums

Attachments:

The following seven (7) Legislative Files are relative to Stonecrest at Rochester Hills
2016-0456

Request for Acceptance of the Agreement for Maintenance and Repair of the Off-Site Private Road for public and emergency vehicles between the City of Rochester Hills and G & V Investments, L.L.C., a Michigan Limited Liability Company, for Stonecrest at Rochester Hills

Attachments:

2016-0457

Request for Acceptance of an Off-Site Watermain Easement granted by G & V Investments, L.L.C., a Michigan Limited Liability Company, for Stonecrest at Rochester Hills

Attachments:

2016-0458

Request for Acceptance of an Off-Site Sanitary Sewer Easement granted by G & V Investments, L.L.C., a Michigan Limited Liability Company, for Stonecrest at Rochester Hills

Attachments:

2016-0459

Request for Acceptance of a Warranty Deed granted by NP Rochester Hills, LLC, a Missouri Limited Liability Company, for Public Road Right-of-Way work for Stonecrest at Rochester Hills

Attachments:

2016-0460

Request for Acceptance of a Watermain Easement granted by NP Rochester Hills, LLC, a Missouri Limited Liability Company, for Stonecrest at Rochester Hills

Attachments:

2016-0461

Request for Acceptance of the Private Road Maintenance Agreement between the City of Rochester Hills and NP Rochester Hills, LLC, a Missouri Limited Liability Company, for Stonecrest at Rochester Hills

Attachments:

2016-0462

Request for Approval of the Storm Water Maintenance Agreement between the City of Rochester Hills and NP Rochester Hills, LLC, a Missouri Limited Liability Company, for Stonecrest at Rochester Hills

Attachments:

The following two (2) Legislative Files are relative to Griffin Claw Brewery
2016-0463

Request for Acceptance of an Amended Watermain Easement granted by Stolaruk Corporation, a Michigan Corporation, for Griffin Claw Brewery

Attachments:

2016-0464

Request for Approval of the Storm Water Maintenance Agreement between the City of Rochester Hills and ESM Properties, LLC, a Michigan limited liability company, for Griffin Claw Brewery

Attachments:

2016-0465

Request for Acceptance of the Amended Agreement for the Maintenance of the Storm Water Detention System between the City of Rochester Hills and South Boulevard Properties, LLC, a Michigan limited liability company, for Wellpointe Medical Parking Lot Expansion

Attachments:

2016-0441

Request for Purchase Authorization - MAYOR:  Blanket Purchase Order for governmental representation and consulting services in the amount not-to-exceed $54,000.00 through November 30, 2017; Midwest Strategy Group, Lansing, MI

Attachments:

2016-0471

Request for Purchase Authorization - Citywide:  Blanket Purchase Order for maintenance, hardware and building supplies in the amount not-to-exceed $50,000.00 through December 31, 2017; The Home Depot, Rochester Hills, MI

Attachments:

2016-0472

Request for Purchase Authorization - Citywide:  Blanket Purchase Order for office supplies and equipment in the amount not-to-exceed $55,000.00; OfficeMax, Boca Raton, FL

Attachments:

2016-0469

Request for Purchase Authorization - Parks:  Blanket Purchase Order for 2017 and 2018 Festival of the Hills and Light the Village Firework Displays in the amount not-to-exceed $90,000.00; Wolverine Fireworks Display, Kawkawlin, MI

Attachments:

2016-0475

Request for Purchase/Contract Authorization - FIRE:  Blanket Purchase Order/Contract approval for service plan contract for the fire department Stryker Ambulance Cots in the amount not-to-exceed amount of $50,981.25 and waiver of Section 2-273(b), the 3-year requirement for long-term contracts under section 2-281; Stryker, Portage, MI

Attachments:

2016-0517

Request for Purchase Authorization - Purchase of various Fire Department equipment for apparatus in the amount of $54,911.10; Safeware, Inc., Lanham, MD

Attachments:

LEGISLATIVE & ADMINISTRATIVE COMMENTS
ATTORNEY'S REPORT
NOMINATIONS/APPOINTMENTS
2016-0403

Nomination/Appointment of seven (7) Citizen Representatives to the Deer Management Advisory Committee, each for a one-year term to expire December 31, 2017

Attachments:

2016-0404

Nomination/Appointment of three (3) Citizen Representatives to the Green Space Advisory Board, each for a three-year term to expire December 31, 2019

Attachments:

2016-0405

Nomination/Appointment of four (4) Citizen Representatives to the Historic Districts Commission, each for a three-year term to expire December 31, 2019

Attachments:

2016-0406

Nomination/Appointment of three (3) Citizen Representatives to the Historic Districts Study Committee, each for a two-year term to expire December 31, 2018

Attachments:

2016-0407

Nomination/Appointment of two (2) Citizen Representatives to the Human Resources Technical Review Committee, each for a one-year term to expire December 31, 2017

Attachments:

2016-0408

Nomination/Appointment of two (2) Citizen Representatives to the Liquor License Technical Review Committee, each for a one-year term to expire December 31, 2017

Attachments:

2016-0409

Nomination/Appointment of two (2) Citizen Representatives to the Older Persons' Commission, each for a three-year term to expire December 31, 2019

Attachments:

2016-0410

Nomination/Appointment of seven (7) Citizen Representatives to the Public Safety and Infrastructure Technical Review Committee, each for a one-year term to expire December 31, 2017

Attachments:

2016-0411

Nomination/Appointment of two (2) Citizen Representatives to the Rochester Hills Museum Foundation, each for a two-year term to expire December 31, 2018

Attachments:

2016-0412

Nomination/Appointment of one (1) Citizen Representative as a representative and one (1) Citizen Representative as an alternate to the Trailways Commission, each for a four-year term expiring December 31, 2020

Attachments:

2016-0413

Nomination/Appointment of seven (7) Citizen Representatives to the Water and Sewer Technical Review Committee, each for a one-year term to expire December 31, 2017

Attachments:

Election of City Council President and Vice-President
2016-0477
Election of City Council President for a one-year term to expire December 3, 2017

Attachments:

2016-0478
Election of City Council Vice-President for a one-year term to expire December 3, 2017

Attachments:

Council Appointments to Independent Boards and Commissions
2016-0479

Appointment of one (1) City Council Member to the Advisory Traffic & Safety Board for a one-year term to expire December 3, 2017

Attachments:

2016-0480

Appointment of one (1) City Council Member to the Avondale Youth Assistance for a one-year term to expire December 3, 2017

Attachments:

2016-0481

Appointment of one (1) City Council Member to the Brownfield Redevelopment Authority for a one-year term to expire December 3, 2017

Attachments:

2016-0482

Appointment of one (1) City Council Member to the Board of Trustees to the VanHoosen Jones Stoney Creek Cemetery Trust for a one-year term to expire December 3, 2017

Attachments:

2016-0483

Appointment of one (1) City Council Member to the Green Space Advisory Board for a one-year term to expire December 3, 2017

Attachments:

2016-0484

Appointment of one (1) City Council Member to the Board of Trustees to the Green Space Perpetual Care Trust for a one-year term to expire December 3, 2017

Attachments:

2016-0485

Appointment of one (1) City Council Member to the Rochester Hills Museum Foundation for a one-year term to expire December 3, 2017

Attachments:

2016-0486

Appointment of two (2) City Council Members to the Older Persons' Commission, each for a one-year term to expire December 3, 2017

Attachments:

2016-0487

Appointment of one (1) City Council Member to the Personnel Board for a two-year term to expire December 2, 2018

Attachments:

2016-0488

Appointment of two (2) City Council Members to the Pine Trace Committee, each for a one-year term to expire December 3, 2017

Attachments:

2016-0489

Appointment of one (1) City Council Member to the Planning Commission for a one-year term to expire December 3, 2017

Attachments:

2016-0490

Appointment of one (1) City Council Member to the Board of Trustees to the Retiree Health Care Trust for a one-year term to expire December 3, 2017

Attachments:

2016-0491

Appointment of one (1) City Council Member to the Rochester Area Youth Assistance for a one-year term to expire December 3, 2017

Attachments:

2016-0492

Appointment of one (1) City Council Member to the Rochester/Auburn Hills Community Coalition for a one-year term to expire December 3, 2017

Attachments:

2016-0493

Appointment of one (1) City Council Member to the Rochester-Avon Recreation Authority for a one-year term to expire December 3, 2017

Attachments:

2016-0494

Appointment of one (1) City Council Member to the Rochester Hills Government Youth Council for a one-year term to expire December 3, 2017

Attachments:

2016-0495

Appointment of three (3) City Council Members to the Sister City Committee/Auburn Hills, each for a one-year term to expire December 3, 2017

Attachments:

2016-0496

Appointment of three (3) City Council Members to the Sister City Committee/Rochester, each for a one-year term to expire December 3, 2017

Attachments:

2016-0497

Appointment of two (2) City Council Members to the Southeastern Oakland County Resource Recovery Authority (SOCRRA), each for a one-year term to expire December 3, 2017

Attachments:

2016-0498

Appointment of City Council Members as one (1) Delegate and one (1) Alternate to the Trailways Commission, each for a one-year term to expire December 3, 2017

Attachments:

2016-0499

Appointment of one (1) City Council Member to the Zoning/Sign Board of Appeals for a one-year term to expire December 3, 2017

Attachments:

Council Appointments to Technical Review Committees
2016-0500

Appointment of one (1) City Council Member to the Capital Improvement Project (CIP) for a one-year term to expire December 3, 2017

Attachments:

2016-0501

Appointment of one (1) City Council Member to the Cemetery Citizen Advisory Technical Review Committee for a one-year term to expire December 3, 2017

Attachments:

2016-0502

Appointment of two (2) City Council Members to the Deer Management Advisory Committee (DMAC), each for a one-year term to expire December 3, 2017

Attachments:

2016-0503

Appointment of two (2) to three (3) City Council Members to the Human Resources Technical Review Committee, each for a one-year term to expire December 3, 2017

Attachments:

2016-0504

Appointment of two (2) to three (3) City Council Members to the Liquor License Technical Review Committee, each for a one-year term to expire December 3, 2017

Attachments:

2016-0506

Appointment of three (3) City Council Members to the Strategic Planning and Policy Review Technical Review Committee, each for a one-year term to expire December 3, 2017

Attachments:

2016-0507

Appointment of two (2) to three (3) City Council Members to the Water and Sewer Technical Review Committee, each for a one-year term to expire December 3, 2017

Attachments:

NEW BUSINESS
2016-0467

Request to Authorize the Mayor and City Clerk to execute a two-year (Fiscal Year 2017 and 2018) Agreement with Oakland County Sheriff's Office for Law Enforcement Services

Attachments:

2016-0516

Request for Purchase Authorization - FLEET:  Purchase Authorization for one (1) sign maintenance truck for a total not-to-exceed purchase price of $124,384.00; Galeana Van Dyke Dodge, Warren, MI

Attachments:

2016-0470

Request for Purchase Authorization - Fiscal:  Blanket Purchase Order for FY 2017 City Attorney Services in the amount not-to-exceed $250,000.00; Hafeli, Staran & Christ, P.C., Sylvan Lake, MI

Attachments:

2016-0476

Request for Purchase Authorization - CLERKS:  Blanket Purchase Order for citywide records management services in the amount not-to-exceed $100,000.00 through December 31, 2018; DocuStore, Inc., Dearborn, MI

Attachments:

2016-0509
Adoption of the 2017 City Council Meeting Schedule

Attachments:

ANY OTHER BUSINESS
NEXT MEETING DATE
- Regular Meeting - Monday, December 12, 2016 - 7:00 p.m.
ADJOURNMENT
Note:

Anyone planning to attend the meeting who has need of special assistance under the Americans with Disabilities Act (ADA) is asked to contact the Clerk's Office at 248-841-2460 at least 48 hours prior to the meeting.